Regler och anvisningar för tjänsteresor

Karolinska Institutet Regler och anvisningar för tjänsteresor Regler och anvisningar för tjänsteresor Gäller från och med, 2017-05-01 Ersätter resereglemente från 2010-07-01

Karolinska Institutet Regler och anvisningar för tjänsteresor Regler för tjänsteresor Dnr 1-447/2017 INNEHÅLL 1 Syfte... 1 2 Tillämpningsområde... 1 3.1 Definitioner... 2 3.1.1 Tjänsteresa... 2 3.1.2 Tjänsteställe... 2 3.1.3 Verksamhetsorten... 2 3.1.4 Traktamente... 2 3.1.5 Lönetillägg... 2 4 Allmänt... 2 5 Beslut om tjänsteresa... 2 6 Beställning av tjänsteresa... 3 7 Reseräkning... 3 7.1 Delad reseräkning... 3 7.2 Utbetalning via Internet Bank... 3 8 Traktamente och resekostnadsersättningar... 3 9 Val av färdmedel och logi... 4 9.1 Kollektivtrafik... 4 9.2 Typ av färdmedel... 4 9.3 Flyg... 4 9.4 Tåg... 4 9.5 Båt och färjor... 5 9.6 Transport till och från flygplats, tågstation mm... 5 9.7 Taxi... 5 9.8 Hyrbil... 5 9.9 Eget fordon... 5 9.10 Hotellrum... 5 10 Beställning och betalning... 6 10.1 Bonusprogram... 6 10.2 Betalkort och fakturering... 6 10.3 Reseförskott... 6 10.4 SMS-biljetter för lokaltrafik... 7 11 Tjänstereseförsäkring... 7 12 Försäkring vid utlandsstationering... 7 13 Fördjupad information... 7

Karolinska Institutet Regler och anvisningar för tjänsteresor Diarienummer: 1-447/2017 Dnr för föregående version: 3400/2010-200 Beslutsdatum: 2017-04-19 Giltighetstid: Gäller tillsvidare fr.o.m. 2017-05-01 Beslut: Universitetsdirektören Handläggs av avdelning/enhet: HR-avdelningen Dokumenttyp: Regler Beredning med: Universitetsförvaltningen Revidering med avseende på:

Karolinska Institutet Regler och anvisningar för tjänsteresor 1 (7) 1 Syfte Dessa regler och anvisningar syftar till att tjänsteresor och möten ska kunna genomföras på ett kostnadseffektivt sätt utan att verksamheten eftersätts. En bra planering av tjänsteresor och möten förutsätts även bidra till att minimera resandets negativa miljöpåverkan. Reglerna innebär en anpassning av KI:s verksamhet till svensk lagstiftning om skatter och upphandling samt ifråga om kollektivavtal och andra regelverk. 2 Tillämpningsområde Dessa regler gäller 1) Anställda vid KI 2) Personer som har forskningsmedel som förvaltas av KI i den mån dessa används till resor Bestämmelserna om resekostnadsersättning, milersättning och traktamente gäller också för resor som utförts för KI:s räkning avseende a) Externa, i Sverige bosatta, föreläsare b) Externa, i Sverige bosatta, ledamöter och deltagare i KI:s styrelser, nämnder och arbetsgrupper c) Opponenter och sakkunniga, bosatta i Sverige. Punkterna a c gäller under förutsättning att dessa gör övervägande delen av arbetet i bostaden Försökspersoner - som lämnar prov på t ex vävnad, blod etc 1. - vid, s.k. inställelseresa. (endast resekostnadsersättning). Ledsagare till försökspersoner. Personer som av KI kallats till anställningsintervju och har rest mellan två platser inom EU (endast resekostnadsersättning). Studenter som reser i studierna på uppdrag av KI. Mentorer för forskningsstuderande avseende kostnadsersättning för utlägg efter överenskommelse i samband med antagningsseminarium och halvtidskontroll (ersättning utgår inte vid disputation). 1 Se vidare Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda, dnr 1782/06-200

Karolinska Institutet Regler och anvisningar för tjänsteresor 2 (7) 3.1 Definitioner 2 3.1.1 Tjänsteresa En tjänsteresa är en resa föranledd av att resenären har behov att utföra en förrättning (tjänstgöring) på annan plats än tjänstestället. 3.1.2 Tjänsteställe Tjänstestället är Den plats där arbetstagaren utför huvuddelen av sitt arbete. (12 kap IL 8 ) För arbetstagaren kan detta innebära att tjänstestället även kan vara i SLL:s lokaler om arbetstagaren utför huvuddelen av sitt arbete inom dessa lokaler. 3.1.3 Verksamhetsorten Med verksamhetsort avses ett område inom 50 kilometer från den skattskyldiges tjänsteställe. Som vanlig verksamhetsort behandlas också ett område inom 50 kilometer från den skattskyldiges bostad. (12 kap IL 7 ) 3.1.4 Traktamente Med traktamente avses ersättning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa som medfört övernattning och som företagits utanför verksamhetsorten. Ersättningsanspråk görs vid upprättande av reseräkning i det system som KI har för reseräkningar. Traktamente utgår i enlighet med Skatteverkets bestämmelser. 3.1.5 Lönetillägg Lönetillägg utges till anställda vid endagsförrättning samt som tilläggsersättning till inrikes traktamente enligt lokalt villkorsavtal. Dessa lönetillägg är skattepliktiga. 4 Allmänt I KI:s verksamhet är externa kontakter en viktigt och nödvändig del av arbetet.. I första hand ska video- eller telefonkonferens användas för möten som annars skulle ha medfört tjänsteresor. I den mån en tjänsteresa bedöms som nödvändig ska den förläggas till sådana tider så att det inte uppstår några onödiga merkostnader för övernattningar, traktamenten och restid. Samtliga resor och hotell ska beställas via KI:s avtalsresebyrå. Detta gäller även då KI betalar reseersättning till personer som inte är anställda t.ex. i samband med rekrytering och olika gästföreläsningar. Endast resor som bokas via KI:s avtalsresebyrå ersätts av arbetsgivaren. Undantag från reglerna ovan kan göras i de fall då hotell redan är utvalda av kongress- och konferensarrangörer. KI:s reseräkningssystem ska användas för reseräkningar och reseorder. 5 Beslut om tjänsteresa Rätt att besluta om tjänsteresa följer av gällande delegationsordning. Den som har rätt att besluta om tjänsteresa ansvarar för att dessa regler följs och för att de anställda som reser i tjänsten känner till vad som gäller vid tjänsteresor. 2 Se även Lokalt Villkorsavtal för Karolinska institutet

Karolinska Institutet Regler och anvisningar för tjänsteresor 3 (7) 6 Beställning av tjänsteresa Innan resebeställning genomförs ska resan ha sanktionerats av närmaste chef. För att säkerställa att den planerade tjänsteresan är beordrad ska en reseorder upprättas av resenär (gäller såväl för anställda som för personer med forskningsmedel förvaltade av KI om dessa medel bekostar resan). Reseordern ska godkännas av överordnad chef och bifogas reseräkningen efter resans genomförande. Beställning ska ske i så god tid som möjligt före avresan. Resan ska, med beaktande av miljöpåverkan, tidsåtgång och säkerhet, företas med det mest kostnadseffektiva alternativet. Eventuella avsteg från dessa kriterier ska godkännas av överordnad chef genom e-post där orsaken anges. Eventuella krav från finansiärer på hur medel ska användas ska beaktas inom ramen för dessa regler. 7 Reseräkning Efter återkomsten från en tjänsteresa/förrättning ska reseräkning snarast upprättas i KI:s reseräkningssystem. Den färdiga reseräkningen ska lämnas underskriven antingen till attestant eller till granskare på institutionen i enlighet med respektive institutions handläggningsordning. Överföring av reseräkning för registrering i Primula ska ske elektroniskt. En resenär får inte attestera egen resa. Reseräkning ska inlämnas snarast efter hemkomsten, dock senast inom tre månader. Reseräkning som inkommer senare än 3 månader efter avslutad resa ska inte godkännas. Till reseräkningen ska bifogas: Konferensprogram/deltagarlista eller annat dokument som styrker att resan företagits Kvitto på logikostnader som inte fakturerats KI Kvitton på utgifter för taxi eller annat färdmedel om KI ska stå för kostnaderna Kvitton på representationsmåltider med angivet syfte samt deltagarförteckning Kvitton på alla övriga utlägg som tillhör resan och för vilka ersättning yrkas Alla kvitton ska vara i original. 7.1 Delad reseräkning Om endast en del av resekostnaderna ska betalas av KI, fakturerar KI den andra parten för del av kostnaden och endast KI:s del kostnadsförs. 7.2 Utbetalning via Internet Bank Utbetalning via Internet Bank får endast ske till personer som bor i utlandet där utbetalning inte kan ske via Primula. 8 Traktamente och resekostnadsersättningar Vid tjänsteresa och förrättning har resenären rätt till traktamente samt vid inrikes resa dessutom lönetillägg. KI och resenären kan i förväg komma överens om att inget eller reducerat traktamente ska utgå.

Karolinska Institutet Regler och anvisningar för tjänsteresor 4 (7) För ytterligare information om avtal, regler, tider och ersättningsbelopp, se hänvisningar under länk Traktamenten och resekostnadsersättningar i detta dokument. Från traktamentet ska måltidsavdrag göras för alla måltider som resenär inte betalar själv med undantag för måltider ombord på allmänna transportmedel. Kostförmån ska tas upp för alla måltider som KI betalat med undantag för frukost som ingår i hotellrumspriset, måltider ombord på allmänna transportmedel och måltider vid intern kurs/utbildning samt vid representation. Observera att även om inget traktamente utgår ska kostförmån tas upp till beskattning, exempelvis om KI har betalat konferensavgift där måltid ingår i priset. I dessa fall behöver inte en reseräkning upprättas utan blanketten Förmånsbeskattning ska användas och lämnas till granskare. Resekostnadsersättning utbetalas mot kvitto för gjorda utlägg för resa med färdmedel som bestämts när resan beordrades. Ersättning får inte utgå för längre färdväg än vad som är motiverat av förrättningen. Om taxi eller hyrbil används ska skälet uppges. 9 Val av färdmedel och logi 9.1 Kollektivtrafik Vid alla tjänsteresor ska den lokala kollektivtrafiken användas i första hand. I vissa länder och vissa städer kan dock taxi vara ett bättre och säkrare alternativ. Inom Stockholm stad och närområde ska kollektivtrafiken användas om inte särskilda skäl finns. Mellan Solna och Flemingsberg ska KI-bussen användas när turlistan så tillåter. 9.2 Typ av färdmedel Inrikes resor ska normalt företas med tåg framför flyg i största möjliga utsträckning. Inrikes resor med flyg ska särskilt motiveras för respektive resa. 9.3 Flyg KI:s avtalsresebyrå ska alltid föreslå mest kostnadseffektiva pris samt i förekommande fall alternativa restider och resvägar enligt dessa regler. I undantagsfall, till exempel vid längre resor utom Europa, får resenär välja dyrare biljetter i de fall särskilda skäl föreligger. Detta kan vara aktuellt t.ex. vid nattflyg i kombination med att uppdraget sker direkt efter ankomsten. Säkerhetsaspekter, hälsoskäl, restid, resvägar etc. kan också vara sådana särskilda skäl. Innan bokning görs ska ett sådant avsteg särskilt motiveras av resenären och godkännas av närmaste chef. 9.4 Tåg Inom Sverige och vid kortare resor utomlands ska normalbiljett bokas. Med normalbiljett avses 2:a klass förutsatt att det är det billigaste alternativet. Första klass får väljas om arbete behöver utföras under huvuddelen av resan. Vid tågresor nattetid får singel sovkupé bokas.

Karolinska Institutet Regler och anvisningar för tjänsteresor 5 (7) 9.5 Båt och färjor Om det finns behov av hyttplats får enkelhytt av normal standard utnyttjas. 9.6 Transport till och från flygplats, tågstation mm Tåg eller flygbuss ska i första hand användas vid resa till/från flygplats. Taxi väljs när det saknas lämpliga tåg eller flygbuss förbindelser till flygplats eller till lokal destination på reseorten, eller när det annars finns särskilda skäl (se nedan) att åka taxi. 9.7 Taxi Taxiresa ska väljas när det saknas lämpliga allmänna kommunikationer eller när det annars finns särskilda skäl att åka taxi. Som särskilda skäl räknas att tungt och skrymmande bagage ska fraktas för KI:s räkning, att flera tjänsteförrättande passagerare medföljer i bilen och/eller att tidsvinst görs. Taxiresor ska om möjligt ske med miljötaxi. Taxi får också användas när säkerhetsläget så kräver eller när det är komplicerat att på egen hand finna vägen till resmålet. 9.8 Hyrbil Vid hyra av bil ska miljöbil om möjligt väljas. Bilen ska därtill vara utrustad med antisladdsystem och krockskydd. Hyrbilar bokas med de statliga hyrbilsavtalen enligt avropa. Generellt gäller B-kategori. Om större bil behövs med hänsyn till antalet resande och/eller mycket bagage eller om säkerheten kräver det, får C- eller D-kategori användas. 9.9 Eget fordon Eget fordon får användas vid inrikes tjänsteresa vid särskilda skäl. Som särskilda skäl räknas att tungt och skrymmande bagage ska fraktas för KI:s räkning, att flera tjänsteförrättande passagerare medföljer i bilen och/eller att tidsvinst görs. KI ersätter trängselskatt för tjänsteresor där eget fordon har använts i enlighet med ovan särskilda skäl. Kvitto vid autogiro kopia av kontoutdrag- ska bifogas reseräkningen. Ersättning för resa med egen bil utgår enligt gällande kollektivavtal. Om resa företas med eget fordon trots att det inte kan anses vara lämpligaste färdmedel utgår ersättning motsvarande billigaste färdsätt. Eget fordon ska inte användas vid utrikes tjänsteresa. Undantag kan göras i undantagsfall och ska särskilt motiveras av resenären och godkännas i förväg av närmaste chef. Vid sådant undantag beräknas traktamente och nattlogi från ankomsttiden till förrättningsorten. Drivmedel eller väg-, bro-, och färjeavgifter ersätts inte i dessa fall. 9.10 Hotellrum Hotell i samband med resa ska bokas genom KI:s avtalsresebyrå. I första hand ska hotellavtal som tecknats genom ramavtal utnyttjas. En förteckning över sådana hotell finns på www.avropa.se. Bokningen ska göras i så god tid att priset inte blir onormalt högt med hänsyn till prisläget på orten eller andra omständigheter. Hotellstandard bör anpassas till resans art och i normalfallet bör

Karolinska Institutet Regler och anvisningar för tjänsteresor 6 (7) hotell av god mellanklass väljas när detta finns. Hotell som är miljömärkta, miljöcertifierade eller som på annat sätt kan påvisa ett aktivt miljöarbete ska väljas där så är möjligt så länge som det inte är i strid med bestämmelserna ovan. Vid längre vistelser ska andra alternativ, som t ex hyra av mindre lägenhet, om möjligt användas. Undantag från reglerna ovan kan göras i de fall då hotell redan är utvalda av kongress- och konferensarrangörer. Hotell ska i normalfallet betalas med betalkort med personligt betalningsansvar eller s.k. E-voucher. På många hotell utomlands krävs att betal- eller kontokortsnummer samt kortets giltighetstid anges redan vid bokningen. Om en resenär under en tjänsteresa har en medföljande som inte reser i tjänsten för KIs räkning ska kostnaderna för den medföljande inte betalas av KI. Om en resenär delar hotellrum med en medföljande som inte deltar i förrättningen, ska kostnaden för den medföljande anses utgöra 25 % av priset för ett dubbelrum. 10 Beställning och betalning 10.1 Bonusprogram Anställda som reser tåg mera frekvent ska teckna medlemskap i SJ:s lojalitetsprogram SJ PRIO. Alla typer av rabatter, bonus, fribiljetter, kontanta ersättningar och liknande som t ex flygbolag och hotell lämnar i samband med tjänsteresa är KIs egendom och får endast användas vid andra tjänsteresor. Möjligheten att tjäna in bonuspoäng får inte styra valet av reseleverantör. 10.2 Betalkort och fakturering De som reser mer frekvent i tjänsten bör skaffa betalkort med personligt betalningsansvar. Vid användande av betalkort minskar eller elimineras behovet av reseförskott. Beslut om tilldelning av betalkort med personligt betalningsansvar fattas av Prefekt eller Administrativ chef på delegation (se EA handboken). Företagskort tilldelas endast om det finns synnerliga skäl. För att få ersättning för egen betald E-biljett ska det styrkas att resan faktiskt företagits och till vilken kostnad. 10.3 Reseförskott Reseförskott utbetalas endast undantagsvis, t ex vid resa till resmål där betalkort inte kan användas eller när resan sträcker sig över en lång tidsperiod. Reseförskott betalas högst ut med belopp för uppskattat traktamente och hotellkostnad som inte kan faktureras och lägst med fyrahundra (400) kronor. Reseförskott utbetalas via Internet bank från ett speciellt reseförskottskonto och på särskild blankett för reseförskott. Reseförskott får utbetalas tidigast en månad före avresan. Erhållet reseförskott som inte redovisats med reseräkning senast tre månader efter hemkomsten dras på nästkommande lön. Om det inte är möjligt krävs resenären på återbetalning.

Karolinska Institutet Regler och anvisningar för tjänsteresor 7 (7) 10.4 SMS-biljetter för lokaltrafik Reseanteckningar ska föras vid användande av SMS som betalning för lokala biljetter. Reseanteckningar ska innehålla uppgift om kostnad, betalningssätt, resans tidpunkt och transportmedel (buss/tåg etc.). Reseanteckningarna ska bifogas reseräkningen. 11 Tjänstereseförsäkring KI har tecknat tjänstereseförsäkring som gäller vid tjänsteresor. Se vidare under punkt 13 vad som gäller om resan är en utlandsstationering. Vid resor till EU/EES-länder ska Europeiskt sjukförsäkringskort (EU-kort) från Försäkringskassan medtas. EU-kortet berättigar till akut sjukvård inom den allmänna vården i alla EU/EES-länder. Endast patientavgift ska erläggas. Vid tjänsteresa till övriga länder ska ett personligt försäkringskort, som utfärdas av respektive institution, medtas. Tjänstereseförsäkringsvillkoren ska också medtas på resan för att resenären ska veta vilka åtgärder som ska vidtas på plats om skada uppstår. Villkor om tjänstereseförsäkring finns på Kammarkollegiets hemsida under Försäkringar/Resor - http://www.kammarkollegiet.se/ 12 Försäkring vid utlandsstationering URA-försäkringen är till för utlandsstationerad personal. Den innehåller ett personskadeskydd och ett försäkringsskydd som motsvarar skyddet i en reseförsäkring. KI tecknar URA-försäkring för varje enskild utlandsstationerad. Vid tecknande av försäkring ska följande uppgifter finnas med: - Namn och personnummer på dem som ska omfattas (barn som fyllt 19 år omfattas inte) - Försäkringstiden - Den utländska stationeringsorten - Fakturaadress och fakturareferens Försäkringen innehåller inte något egendomsskydd men det går att teckna en kompletterande egendomsförsäkring. 13 Fördjupad information KI riktlinjer representation Lokalt Villkorsavtal URA Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor Avtal om ersättning m.m. vid tjänsteresa och förrättning utomlands, 2005:5 Skatteverket Skatteverket traktamente Skatteverket sökord A-Ö