Sid 1 (17) PROJEKTPLAN Delprojekt teknik Utveckling och införande av intranät för Umeå universitet, etapp 1 Webbadress http://www.it.umu.se/ Projektnamn, delprojekt teknik Fastställt av Dokumentansvarig Dokumentidentitet Version 0.4 Datum Status Utkast
Sid 2 (17) Dokumenthistorik Version Datum Ändrad av Utförda förändringar 0.1 2013-04-16 FH Första utkast 0.2 2013-05-13 FH Uppdaterad efter kommentarer från IT-enheten 0.3 2013-05-28 FH Uppdaterad efter kommentarer från IT-enheten 0.4 FH Uppdaterad efter kommentarer från IT-enheten, inför presentation på styrgruppsmöte.
Sid 3 (17) Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 4 2 Beskrivning... 4 2.1 Omfattning... 4 2.2 Omfattning etapp 1... 4 2.3 Avgränsning... 5 2.4 Metod... 5 2.5 Verktyg... 5 2.6 Tidplan... 5 2.7 Kostnad... 5 2.8 Avslutskriterier... 8 2.9 Avvikelser... 8 3 Beroenden... 8 4 Organisation delprojekt teknik... 9 4.1 Organisationsskiss inkl. bemanning... 9 4.2 Beskrivning av ansvar... 9 5 Genomförande... 11 5.1 Projektuppstart... 11 5.2 Implementation etapp 1... 12 5.3 Uppföljning/Rapportering... 14 5.4 Acceptanskriterier... 14 5.5 Versionshantering... 14 5.6 Projektstöd... 14 5.7 Samordning med första supportlinjen... 14 6 Leverabler... 15 6.1 Dokumentation... 15 7 Påverkan på/av projektet... 15 8 Nyckelantagande... 15 9 Samverkan... 15 10 Kommunikation... 16 10.1 Inom delprojektet... 16 10.2 Kommunikationsplan... 16 11 Kvalitetsplan... 16 11.1 Test... 16
Sid 4 (17) 1 Bakgrund Umeå universitet önskar ett universitetsgemensamt intranät för att kunna dela information, kommunicera och samarbeta. Projektet syftar till att implementera ett intranät enligt den förstudie som slutfördes hösten 2012. I etapp 1 ska en ny publik internwebb med basinformation utvecklas med ny struktur och design samt mottagaranpassat innehåll. Utgångspunkten är delar av det lösningsförslag och den kravspecifikation som togs fram i förstudien med eventuella tillkommande revideringar. Innehållet på den gamla webbplatsen www.anstalld.umu.se ska omarbetas och migreras. Den nya internwebben ska designas för att fungera för olika skärmupplösningar och med nödvändiga integrationer mot andra system i enlighet med lösningsförslag och kravspecifikation. Innehåll/sidor ska kunna läggas skyddat bakom inloggning. 2 Beskrivning Den tekniska projektplanen är underställd den övergripande projektplanen och de ansvarsfrågor som regleras där gäller även teknikprojektet. 2.1 Omfattning Denna projektplan beskriver plan för och omfattning av etapp1, men för att kunna ge en helhetsbild av projeket presenteras planen för projektets samtliga tre etapper i kapitel 5. Även i andra kapitel kan det finnas referenser till etapp 2 och etapp3. I etapp 1 kommer en ny och till största delen publik internwebb att lanseras med ny struktur, layout och mottagaranpassat innehåll. I etapp 2 lanseras det personaliserade vyn med Min sida, aktivitetsflöden, moduler, enhets- och gruppytor. I etapp 3 kompletteras med ytterligare funktionalitet, moduler och snabbverktyg. Projektets kravlista lagras på projektets yta, se kap 5.8. 2.2 Omfattning etapp 1 Huvudprojektplanen beskriver tre etapper varav denna projektplan beskriver den första etappen för delprojekt teknik. Delprojekt teknik etapp 1 omfattar projektets kravlista intranät o Integrationer mot externa system för autentisering, roller, sök, nyheter och kalendarium Rekommendationer produktionsmiljö Skapa strukturer och funktioner för innehåll enligt dagens intranät/anställdawebb
Sid 5 (17) Medverka i arbetet med utforming av förvaltningsorganisation och acceptanskriterier för överlämning till förvaltning. Följande skall projektet leverera i etapp 1: Ett intranät med möjlighet till inloggning, nyheter och sökmöjlighet Möjlighet att nå viss information utan inloggning Efter migrering av innehåll ska lösningen kunna ersätta anställdawebben Förvaltningsbar lösning enligt acceptanskriterier för förvaltning 2.3 Avgränsning etapp 1 Personalisering ingår ej i etapp 1 Gästkonton ingår ej i etapp1 Integration mot extern autentisering, sökmotor, nyheter och kalendarium ingår i etapp 1. Eventuella övriga integrationer kommer i senare faser Upprättande av supportorganisation för framtida förvaltning ingår ej i delprojekt teknik Extern granskning, annat än av universitetets EA-arkitekt, ingår ej i teknikprojektet 2.4 Metod Projektet bedrivs enligt den agila systemutvecklingsmetoden Scrum. Boken Scrum and XP from the Trenches skriven av Henrik Kniberg används som handbok och stöd för att initialt ge en gemensam syn på valt arbetssätt. Utvecklingsprojektets omfattning och kalendertid under etapp 1 ger 6-8 personer som en lämplig storlek på utvecklingsgruppen. 2.5 Verktyg För att stötta projektet och underlätta överlämning till förvaltning kommer Jira att användas som projektstöd och TFS används för versionshantering av kod och dokument. Microsoft Visual Studio används som utvecklingsmiljö. Visio och Word används för dokumentation. SharePoint används som lagringsyta för projektinterna dokument. 2.6 Tidplan Delprojekt teknik, etapp 1 startar 2013-05-01 och avslutas 2013-10-25 Utifrån ovanstående kalendertid för etapp 1 och givet att många av de projektmedlemmar som reserverats till projektet endast kommer att kunna jobba deltid i projektet planeras tre femveckorssprintar under etapp 1. En sprint innan semestern och två efter semestern. En given del i abetssättet är dock ständiga utvärderingar av arbetssättet varför t ex sprintlängden kan komma att ändras. 2.7 Kostnad Arbetet i teknikprojektet under etapp 1 har en budget på 2 108 656 kronor varav 295 760 kronor är omkostnader och 1 532 000 personalkostnader genom konsulter från ITS och 342 400 genom personalkostnader från KIR. I budgeten för etapp 1 ingår inte kostnader för support, förvaltning och ev. personalkostnader utanför ITS och KIR. Personalkostnader fördelas över etapp1 enligt bemanningsplanen nedan. Se kapitel 4.2 för beskrivning av roller.
Sid 6 (17) Budget delprojekt teknik etapp 1 Teknik och utveckling, Etapp 1 Utveckling (ITS) Utvecking via ITS (extern konsult) Utveckling (KIR) Server, drift och licenser Integrationer 1 Teknisk support Förvaltning av driftsatta delar GEM (20% på extern konsult a 800kr/timme) Summa teknik och utveckling inkl. GEM Kostnad i kronor 1 121 120 342 400 280 896 295 760 0 0 0 68 480 2 108 656 Omkostnader enligt nedan Kostnadspost Servrar Epi server Prod Servrar Epi server Test Servrar SP server Prod Servrar SP server Test Servrar DB server prod Servrar DB server test (webbhotell) Server/drift Kostnad i kronor 29 167 17 969 0 0 29 629 1 995 78 760 SQL- server Epi (1 site, 2 servrar) EPiServer Connect for SP SharePoint (SP) Buffert Licenser 0 162 000 25 000 30 000 217 000 Total 295 760 Omkostnaderna är beräknade efter nedanstående miljöbeskrivning som beskriver tänkt utvecklingsmiljö, testmiljö/stagemiljö och produktionsmiljö under 2014. 1 Kostnad för integrationer ingår i kostnadspost utveckling.
Sid 7 (17) Bemanningsplan etapp 1
Sid 8 (17) 2.8 Avslutskriterier Projektet bedrivs i enlighet med projektplanen och aktiviteterna inom etapp 1 avslutas senst 25 oktober 2013. Acceptanskriterier för överlämning till förvaltning ska mötas för att projektet ska kunna överlämnas till IT-enheten för teknisk förvaltning. Inga kvarstående hindrande fel får kvarstå. 2.9 Avvikelser Mindre avvikelser kan hanteras av delprojektledaren genom omprioriteringar inom delprojektet samt genom avrapportering till projektets huvudprojektledare. Större avvikelser rapporteras skyndsamt till huvudprojektledaren som i sin tur fattar beslut om eventuella åtgärder. 3 Beroenden Projektet har beroenden till nedanstående externa system: För autentisering ADFS och molntjänsten Office365 Google Search Appliance (GSA), om den används som sökmotor Projektet Kardia för profilinformation. Profilinformation är aktuell först i etapp 2 och 3, delvis pga Kardias tidplan med planerad första leverans senhösten 2013 InfoGlue nyhetskälla och kalendarium ITS instans av SharePoint. Integration mot SharePoint aktuell först i etapp 2. Under etapp 1 måste projektet förhållas sig till migrering av nuvarande SP-lösning in till intranätet. Tas beslut om migrering av nuvarande lösning måste migreringsplan tas fram.
Sid 9 (17) 4 Organisation delprojekt teknik Organisation delprojekt teknik. Se projektets projektplan för huvudprojektets organisation. 4.1 Organisationsskiss inkl. bemanning PL Delprojekt verksamhet Delprojekt teknik PL Fredrik Hedlund 4.2 Beskrivning av ansvar Den tekniska projektplanen beskriver endast rollerna i delprojektet. Övriga roller beskrivs i projektplanen. 4.2.1 Delprojektledare teknik Ansvarar för genomförande av delprojekt teknik. Rapporterar till projektledaren. 4.2.2 Alla projektmedlemmars ansvar Scrum master Magnus Ericsson (ITS) IT- arkitekt Erik Jonsson (ITS) Utvecklare Johan Norberg (ITS, konsult) Magnus Ericsson (ITS) Kerstin Persson (ITS) Webbdesign Hugo Börjesson (KIR) Jonas Lampe Persson (KIR) Test Vakant Integratörer Magnus Ericsson Magnus Jonsson Resurser Projektmedlemmarna skall bistå med tid och kompetens för att utföra projektet på bästa sätt. Om specifika ansvarspunkter krävs definieras detta av delprojektledaren. 4.2.3 Scrum master Fungerar som coach för teamet. Säkerställer efterlevnad av processen, synkroniserar mellan aktörer samt avlägsnar hinder för utvecklargruppen
Sid 10 (17) 4.2.4 IT-arkitekt Ansvarar för systemarkitekturen i projektet. Ska ta stöd av och förankra systemarkitekturen med IT-arkitekt vid UmU Upprättar tekniska dokumentation Medverkar i projektmöten och samverkar med övriga projektresurser 4.2.5 Utvecklare.net Utvecklar och testar funktioner i EpiServer och SharePoint enligt krav och i dialog med övriga projektmedlemmar Kommenterar och dokumenterar programmet/koden på ett professionellt sätt Ansvarar för enhetstester Upprättar nya och uppdaterar eventuella befintliga tekniska dokument Medverkar i projektmöten och samverkar med övriga projektresurser 4.2.6 Webbdesign Designar och testar webbytor enligt krav och i dialog med övriga projektmedlemmar Kommenterar och dokumenterar på ett professionellt sätt Upprättar nya och uppdaterar eventuella befintliga tekniska dokument Medverkar i projektmöten och samverkar med övriga projektresurser 4.2.7 Testare Ansvarar för att utvecklade funktionaliteter testas utgående från krav Ansvarar för funktionella tester, integrationstester, automatiska tester och prestandatester Upprättar testplan, testslutrapport och följer ITS testorganisations standarder och metodik Medverkar i projektmöten och samverkar med övriga projektresurser. Väljer tillsammans med framtida förvaltare lämpligt verktygsstöd för funktionellatester och regressionstest. 4.2.8 CM Upprättande av CI-miljö i samråd med resursperson CM och drift Dokumentation av CI-miljö (i SAD) Ansvarar för branchningsstrategi 4.2.9 Integratörer 4.2.9.1 InfoGlue - Stöttar projektet med integration mot InfoGlue (nyhetsflöde, kalendarium) - Kommenterar och dokumenterar på ett professionellt sätt - Medverkar i projektmöten vid behov 4.2.9.2 Sökmotor (GSA) - Stöttar projektet med integration mot GSA - Kommenterar och dokumenterar på ett professionellt sätt - Medverkar i projektmöten vid behov
Sid 11 (17) 4.2.10 Resurser 4.2.10.1 Resursperson - IT-arkitekt UmU - Stöttar projektet med teknikval vid integration med andra system inom UmU - Granskar Software Architecture Document (SAD) för att säkerställa den ligger i linje med målarkitektur - Medverkar i projektmöten vid behov 4.2.10.2 Resursperson CM och drift - Stöttar projektet med configuration management, speciellt för att underlätta överlämning till förvaltning 4.2.10.3 Övriga resurspersoner - Stöttar projektet med integrationer mot system inom UmU 5 Genomförande För att ge en helhetsbild av teknikprojektet beskrivs i detta kapitel de planerade tre etapperna, trots att detta dokument endast berör etapp1. Beslutspunkter beskrivs endast i övergripande projektplanen. Delprojekt teknik delas upp i tre etapper vilka avslutas med leveranser till delprojekt verksamhet. Etapp 1 Etapp 2 Etapp 3 Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Leverans etapp 1 till delprojekt verksamhet Leverans etapp 2 till delprojekt verksamhet Leverans etapp 3 till delprojekt verksamhet I genomförandefasen följer projektet den agila utvecklingsmetodiken Scrum. Många av termerna nedan är direkt hämtade från Scrum. 5.1 Projektuppstart Indokument: Prioriterad kravlista Delprojektledaren Upprättar teknisk projektplan Omfattningsanlys utifrån kravlista Sätter samman en projektorganisation och föreslår lämplig bemanning Tar fram acceptanskriterier för överlämning till förvaltning tillsammans med tilltänkt teknisk förvaltare. IT-arkitekt
Sid 12 (17) Upprättar SAD Ansvarar för teknisk dokumentation enligt gällande mallar och riktlinjer vid integrationer Testare Upprättar testplan 5.2 Implementation, interativt i sprintar Utbildning av projektmedarbetare i agila metoder inför första sprint. Projektet går inför varje sprint igenom projektets prioriterade kravlista, nedtecknad i Jira, tillsammans med delprojektledare för verksamhetsprojektet, även kallad produktägare, och väljer vilka uppgifter som ska färdigställas under sprinten. Implementation genomförs i ett antal iterationer, kallade sprintar, troligen minst tre stycken, enligt nedan. Efter varje sprint levereras produktionsfärdig, testad och granskad kod och dokumentation till verksamhetsdelen av projektet. 5.2.1 Sprintplanering Projektet väljer krav att implementera under sprinten från av produktägaren prioriterad kravlista Projektet detaljerar kraven i sprinten tillsammans med produktägare 5.2.2 Sprintar Implementera, testa och dokumentera överenskommna krav Skapa relevanta automatiska testfall Dokumentation till supportorganisation 5.2.3 nstrationer Överenskommna krav demonstreras för projektets intressenter Skapa relevanta automatiska testfall Samla in kommentarer och skapa eventuellt nya krav utifrån dessa Delprojektledaren Bokar in demonstrationsdatum Bjuder in intressenter 5.2.4 Retrospektiv Projektet utvärderar senaste sprinten Förbättringsförslag utvärderas Av projektet utvalda förbättringsförslag tas med i nästa sprint 5.2.5 Utformning av förvaltningsorganisation och förvaltningsplan Genomförs som aktivitet under sprint
Sid 13 (17) Delprojektledaren Stöttar huvudprojektet i arbetet att sätta samman och förbereda förvaltningsorganisation Säkrar fortlöpande att acceptanskriterier för överlämning till förvaltning uppfylls Tar fram förslag på förvaltningsorganisation och förvaltningsplan. 5.3 Överlämning etapp 1 till förvaltning IT-arkitekt Uppdaterar SAD efter förankringsarbete med universitetets EA-arkitekt Uppdaterar övrig teknisk dokumentation Testare Uppdaterar testslutrapport och övrig testdokumentation Överlämnar testleverabler till förvaltningen Delprojektledaren Säkerställer att samtliga moment för etappen är avslutade. Överlämnar överenskommna leverabler för etapp 1 till huvudprojektet Övrigt Förvaltningsorganisationen påbörjar sitt arbete 5.4 Överlämning etapp 2 till förvaltning IT-arkitekt Uppdaterar SAD efter förankringsarbete med universitetets EA-arkitekt Uppdaterar övrig teknisk dokumentation Testare Uppdaterar testslutrapport och övrig testdokumentation Överlämnar testleverabler till förvaltningen Delprojektledaren Säkerställer att samtliga moment för etappen är avslutade. Överlämnar överenskommna leverabler för etapp 2 till huvudprojektet 5.5 Projektslut, överlämning etapp 3 till förvaltning Överlämning av etapp 3 till förvaltning markerar projektslut för delprojekt teknik
Sid 14 (17) IT-arkitekt Färdigställer SAD efter förankringsarbete med universitetets EA-arkitekt Färdigställer övrig teknisk dokumentation Testare Färdigställer testslutrapport och övrig testdokumentation Överlämnar samtliga testleverabler till förvaltningen Delprojektledaren Säkerställer att samtliga moment i projektet är avslutade. Skriver slutrapport över teknikprojektet som överlämnas till huvudprojektet Överlämnar överenskommna leverabler för till huvudprojektet 5.6 Uppföljning/Rapportering Uppföljning inom projektet sker i form av löpande tvåveckors avstämningsmöten med huvudprojektledaren. Rapportering till andra intressenter sker vid behov. 5.7 Acceptanskriterier Acceptanskriterier för överlämning till förvaltning tas fram inom delprojektet tillsammans med kommande teknikförvaltare. Acceptanskriterierna omfattar punkter såsom dokumentation, kompetensöverföring till förvaltning och testtäckningsgrad. 5.8 Utvecklingsmiljö Som utvecklingsmiljö används Microsoft Visual Studio. 5.9 Versionshantering TFS kommer att användas för versionshantering av kod och produktdokumentation. Projektdokumentation lagras på projektets yta i SharePoint. Ytan versionshanteras upp till 10 versioner. 5.10 Projektstöd Under projektet kommer Jira att användas som projektstöd och agilt samarbetsverktyg. Projektet avser använda koppling mellan Jira och versionshanteringssystemet TFS för ökad spårbarhet vid ändringar i systemet. Även testresultat och testfallsbeskrivningar avses lagras i Jira. 5.11 Samordning med första supportlinjen Delprojekt teknik för under projektet en dialog med supportorganisationen på ITS. Delprojektet kommer att leverera dokumentation till supporten i form av en First contact resolution list och lösningar på vanligt förekommande problemställningar till Kunskapsdatabasen. Ett avstämningsmöte med supporten är planerat till hösten där riktlinjer för en utbildningsinsats tas fram. Nuvarande antagande är en utbildningsinsats från teknikprojektets sida om 2*2 timmar för
Sid 15 (17) personalen i första supportlinjen. Personalkostnaden för utbildningsinsatsen ingår i budgetberäkningarna i kap 2.7. 6 Leverabler Leverabel Ansvarig Klart Teknisk projektplan Delprojektledare 20 juni 2013 Acceptanskriterier för överlämning till förvaltning Delprojektledare Projektslut Software Architecture Dokument (SAD) IT-arkitekt Projektslut Testplan Testare 30 sept 2013 Testslutrapport Testare Projektslut Leverans av kod Delprojektledare etappslut First contact resolution list IT-arkitekt etappslut Uppdaterad kunskapsdatabas Delprojektledare etappslut Utbildningsinsats första supportlinjen Delprojektledare 25 okt 2013 Förslag på förvaltningsorganisation Delprojektledare 30 sept 2013 Förslag på förvaltningsplan Delprojektledare 30 sept 2013 Slutrapport Delprojektledare teknik Projektslut 6.1 Dokumentation Dokument i delprojekt teknik lagras, med versionshstorik (10 senaste versionerna) påslagen, på projektets samarbetsyta i SharePoint. 7 Påverkan på/av projektet Införandet av ett nytt intranät kommer medföra nya arbetsuppgifter både verksamhetsmässigt och tekniskt som måste åläggas någon. Intranätet kommer medföra årliga driftskostnader. 8 Nyckelantagande Projektdeltagare och resurspersoner får tid avsatt att jobba i projektet när projektet behöver dem. Leveranstidpunkt för etapp 1 beräknas till slutet oktober 2013. Etapp 1 beräknas pågå 4 kalendermånader, semester borträknat. 9 Samverkan Utöver projektgruppen och övriga personer inom projektet kommer samverkan att ske mellan KIR, ITenheten och ITS.
Sid 16 (17) 10 Kommunikation 10.1 Inom delprojektet Kommunikationen mellan delprojektledaren, uppdragsgivaren, projektgruppen och övriga intressenter sker muntligt, per e-post, och via Webben. Delprojektledare teknik och projektledaren har avstämningsmöten varannan vecka. Delprojekt teknik samlokaliseras i ITS lokaler i förvaltningshuset, plan3. Arbetssättet scrum innebär att kommunikation är i fokus och tillmäts stor betydelse. 10.2 Kommunikationsplan Kommunikationsplan tas fram vid behov av delprojektledaren. Aktivitet Hur ofta Vilka Avstämning mellan huvud- och delprojektledare. Avstämning med IT-arkitekt UmU Avstämning med förvaltare av system där intranätet önskar integration eller har andra beroenden Varannan vecka Vid behov Vid behov Delprojektledare teknik och berörda systemägare nstrationer av funktionalitet Var femte vecka Teknikprojektet och delar av verksamheten Sprintplanering Var femte vecka, v21, v34, 39 Teknikprojektet och produktägare Retrospektiv Var femte vecka Teknikprojektet 15 minuters stå-upp Var 8e arbetad timme Teknikprojektet 11 Kvalitetsplan Kvalitetssäkring sker genom dokumentation, uppföljning, informationsflöden samt att intranätet testas mot kraven, dels av testresurser inom projektet, dels av företrädare för verksamheten. Via verksamhetsprojektet kommer slutanvändare testa systemet, se huvudprojektplanen. CI-miljö tas fram av CM i projektet och beskrivs i SAD. 11.1 Test 11.1.1 Avgränsningar Inga avgränsningar görs förutom att acceptanstester och användbarhetstester genomförs av verksamhetsprojektet. Test sker utifrån inom projektet bestämd prioriteringsordning.
Sid 17 (17) 11.1.2 Testmiljöer och testverktyg Test genomförs manuellt direkt i det färdiga gränssnittet. Projektet kan använda åtgärdssystemet JIRA för att logga fel. För enhetstester och automatiska tester används Micosoft Visual Studio. 11.1.3 Konfigurationer Test sker på de terminaler projektet ska stödja såsom datorer, surfplattor och smarta telefoner. Webbläsare som testas är senaste versionerna av Safari, Firefox och Explorer. Operativsystem som testas är Windows 7 och OS X Mountain Lion. 11.1.4 Typer av test 11.1.4.1 Systemtest Funktionella tester ska utföras på den funktionalitet som utvecklas och den dokumentation som skrivs. 11.1.4.2 Utvecklartester Kodgranskning och utvecklartester ska göras. Enhetstester skrivs på de delar där det är möjligt. 11.1.4.3 Acceptanstester Acceptanstester genomförs av verksamhetsföreträdare. 11.1.4.4 Automatiska tester För att regressionstesta produkten används automatiska testfall som kan exekveras utan manuella inslag. De automatiska testerna verifierar tidigare levererad funktionalitet med jämna mellanrum, t ex vid nightly build. 11.1.4.5 Prestandatester Prestandatester efter behovsprövning.