STYRELSEPROTOKOLL 1(17) TORNBERGET Fastighetsförvaltnings AB i Haninge PROTOKOLL STYRELSESAMMANTRÄDE Närvarande Fackliga repr Övriga deltagande: John Glas, ordförande Jan Andersson, vice ordförande Kjell Lindgren, ledamot Eva Sandgren, tjg. Lennart Daleke, suppleant Bertil Moberg, suppleant Staffan Holmberg, suppleant Hans Lekberg, arbetstagarrepresentant SKTF Rolf Thäpp, arbetstagarrepresentant KOMMUNAL Bo Andersson, fastighetschef Ingemar Svanberg, driftchef Sven-Ove Andersson, byggchef Margareta Gustavsson, städchef Johnny Näsholm, VD Mats Johanson, vvd, ekonomichef Hannele Heikkinen, sekreterare Underskrifter:... Hannele Heikkinen, sekreterare... John Glas, ordförande... Jan Andersson, justerare
STYRELSEPROTOKOLL 2(17) 61 Sammanträdet öppnas Ordföranden hälsade de närvarande välkomna och förklarade sammanträdet öppnat.
STYRELSEPROTOKOLL 3(17) 62 Val av justeringsperson Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utsågs Jan Andersson.
STYRELSEPROTOKOLL 4(17) 63 FÖRSLAG TILL DAGORDNING Styrelsen för TORNBERGET Fastighetsförvaltnings AB i Haninge Torsdag den 25 oktober 2007 1. Val av justeringsmän 2. Godkännande av dagordning Information 3. Kommunens säkerhetsansvarige gästar styrelsemötet (muntligt) Rapporter 4. Upphandlingar (muntligt) 5. Pågående investeringar (muntligt) 6. VD-rapport (muntligt) 7. Ekonomisk rapport (utsändes) Beslutsärenden(utsändes) 8. Medborgarförslag Årsta slott (utsändes) 9. Verksamhetsplan 2007-08 (utsändes) 10. Budget 2008-09 (utsändes) 11. Plan för lika behandling (utsändes) 12. Mötestider 2008 Övrigt 13 Övriga frågor 14. Nästa sammanträde Styrelsen godkänner ordförandens förslag till dagordning.
STYRELSEPROTOKOLL 5(17) 64 Kommunens säkerhetsansvarige gästar styrelsemötet Kommunens säkerhetsstrateg Bo Jensen informerade om kommunens systematiska brandskyddsarbete. Styrelsen godkänner informationen.
STYRELSEPROTOKOLL 6(17) 65 Upphandlingar Byggchef Sven-Ove Andersson och städchef Margareta Gustavsson informerade styrelsen om aktuella upphandlingsärenden. Bygg/Gräskobben (utsänt) -Rörarbeten för upprustning Gräskobben: Anbudsförfrågan annonserades. Vid anbudstidens utgång hade 1 st. anbud angivits. Efter utvärdering av inkomna anbud kontrakterades Vendelsö VVS AB till 861.200 skr. (utsänt) -Styr- och reglerarbeten för upprustning Gräskobben: Anbudsförfrågan annonserades. Vid anbudstidens utgång hade 2 st. anbud angivits. Efter utvärdering av inkomna anbud kontrakterades Miljöinstallationer AB till 295.000 skr. (utsänt). -Elarbeten för upprustning Gräskobben: Anbudsförfrågan annonserades. Vid anbudstidens utgång hade 2 st. anbud angivits. Efter utvärdering av inkomna anbud kontrakterades ML Elservice AB till 550.000 skr.(utsänt) -Ventilation för upprustning Gräskobben: Anbudsförfrågan annonserades. Vid anbudstidens utgång hade 1 st. anbud angivits. Efter utvärdering av inkomna anbud kontrakterades Miljöinstallationer AB till 725.000 skr. (utsänt) Bygg/Ombyggnad Västerhaninge folkhögskola till förskola (utsänt) -Anbudsförfrågan gick ut till 10 st. entreprenörer. Vid anbudstidens utgång hade 3 st. anbud angivits. Efter utvärdering av inkomna anbud kontraktades OK Rivning AB till 1.250.000 skr. (utsänt) Bygg/Rivning förskolan Kastanjen (utsänt) -Anbudsförfrågan gick ut till 6 st. entreprenörer. Vid anbudstidens utgång hade 6 st. anbud angivits. Efter utvärdering av inkomna anbud kontraktades Pulls Entreprenad till 448.00 skr. (utsänt) Städ/Klotter (muntligt) -Vid anbudstidens utgång hade 13 anbud angivits. Priset varierade mellan 290 och 470 skr i timmen. Efter utvärdering av inkomna anbud kontrakterades Svenska Servicegruppen i Sverige AB. Städ/Fönsterputs (muntligt) -Vid anbudstidens utgång hade 4 anbud angivits. Efter utvärdering av inkomna anbud kontrakterades Frödins Fönsterputs och Städ AB. Företagsledningen för Tornberget hemställer att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten.
STYRELSEPROTOKOLL 7(17) 66 Pågående investeringar Byggchef Sven-Ove Andersson redogjorde för de pågående investeringarna. Gruppboende Söderbymalm Nytt gruppboende. 7 lägenheter. Två anbud inne, ett förkastas p g a ej komplett. Upphandling beräknas bli klar mitten av november. Socialförvaltningen skriver fram behov/begäran om uppförande av ytterligare ett gruppboende på samma fastighet. Adress: Söderbymalmsv. 15. Byggtid: 2007-2008. Budget: -. Ny förskola i Västerhaninge Västerhaninge folkhögskola byggs om till förskola innehållande 7 avdelningar. Byggtid: 2007-sommar 2008. Rivningsarbeten: pågår. Förfrågan bygg/install: In den 17 november 2007. Budget: 25 mkr. Skeppet, återbyggnad Återbyggnad av förskola efter brand. Storlek: 6 avdelningar. Byggtid: 2007-2009. Budget: ca. 25 30 mkr. Anbud: Utvärdering pågår. Upphandling: Beräknas ske i början av november. Ribbybergsskolan i Västerhaninge Skola: Projektering för total upprustning, anpassningar för verksamheten. Redovisad tidigare budget 75 80 mkr. Har medfört att omtag skall göras i projektet. Omstartmöte: Har startat. Målet är ett nytt beslutsunderlag 2007/2008. Projektgruppen efterlyser politisk styrgrupp. Kastanjen rivning/nybyggnation förskola Rivningsentreprenör upphandlad och rivning pågår. Förfrågningsunderlag för nybyggnation under framtagning. Förfrågan ut i början av november. Anbud in i början av januari 2008. Totalentreprenad. Budget: 30 mkr. Byggtid: 2007-2009. Ny träningshall för handboll vid Torvalla idrottshall Kultur och fritid har beställt projektering och infordrande av anbud på en träningshall för handboll. Förfrågan gick ut i slutet av september, anbud in i oktober/november. Handbollsplan 40*20 m, 4 omklädningsrum. Upprustning förskolan Gräskobben Förskolan upprustas avseende ytskikt, ventilation, rörinstallation, elinstallation, omhändertagande av miljöskador i syllar etc. Produktion pågår. Färdigställande: Årsskiftet 2007/2008. Budget: 7,2 mkr. Företagsledningen hemställer att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten.
STYRELSEPROTOKOLL 8(17) 67 VD-Rapport (muntligt) 1. Lönerevisionen 2. Nöjdkund-index 3. Konkurrensutsättning/Avknoppning 4. Flytten till kommunhuset 5. Förlikning i domstolen/utö skola Företagsledningen hemställer om att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten.
STYRELSEPROTOKOLL 9(17) 68 Ekonomisk rapport (utsänt ärende). Ärendet har varit utsänt och ekonomichef v VD Mats Johanson informerade styrelsen kort om ärendet. Prognos 2007 Tornbergets resultat för hela 2007 bedöms bli nära noll, bilaga 1. Utrymmet för att växla medel för reparationer till återinvesteringar har nu återställts till 4,0 mkr. Större skillnader mot föregående prognos kommenteras nedan. Investeringarna bedöms nu bli 7 mkr mindre än vid föregående prognos. Större skillnader avseende kommunens investeringar vilket redovisas som övrig nettoomsättning för Tornberget, bilaga 2a är projektering av ny förskola i Västerhaninge/Tungelsta, -3 mkr och Ny förskola i södra Handen, - 1 mkr. Bland investeringarna i egna fastigheter aktiverat arbete för egen räkning, bilaga 2b är större avvikelser Ny förskoleavdelning i Muskö skola +1,6 mkr, Ombyggnad av kök i Runstensskolan -1 mkr. Många kostnadsposter bedöms nu bli något lägre än vi tidigare bedömt. Det gäller för de flesta kostnadsslagen. Det gör att vi nu kan satsa ytterligare ca 2 mkr på fastighetsunderhållet. Ett överskott om 275 tkr planeras för utgivande av koncernbidrag till Tornbergets dotterbolag. Finansiering Tornbergets upplåning från Haninge kommun uppgick den 30 september till 898 mkr och 532 mkr från den externa marknaden. Därutöver finns en mindre finansiering genom eget kapital och avsättningar för pensioner och skatter. En sammanställning av aktuell lånebild redovisas i bilagorna 3a och 3b. Diagrammet i bilaga 3b åskådliggör när de externa lånen sätts om. Skatter Företagets skatter är betalda. Utdrag från skattekontot bifogas, bilaga 4. Företagsledningen hemställer om att styrelsen godkänner den ekonomiska rapporten. Styrelsen godkänner rapporten.
STYRELSEPROTOKOLL 10(17) 69 Medborgarförslag Årsta slott (utsändes) VD Johnny Näsholm informerade styrelsen om utsänt ärende. Enligt styrelsebeslut den 13 september skall styrelsen besvara remisser gällande motioner och medborgarförslag angående Tornberget från/till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutade den 10 september i enlighet med en minoritetsbordläggning att svaret från Tornberget på ett medborgarförslag från Tord Bolander om Årsta slott skulle återremitteras till Tornbergets styrelse för ett yttrande. Tornberget besvarade ursprungligen remissen angående medborgarförslaget, som framgår av bifogad bilaga, redan den 13 mars genom förvaltare Hans Hasselmark. Svaret hade inte behandlats av styrelsen eftersom besvaranden av remisser, gällande förvaltning av Tornbergets egna fastigheter, liksom tidigare bedömdes ingå i VD:s förvaltningsansvar. Förslag till beslut: Att det av Hans Hasselmark angivna svaret gäller som styrelsens remissvar. Styrelsen beslutar enligt ovan men tillägger: Mot bakgrund av de omfattande förslag som medborgarförslaget innehåller samt ägardirektiv som gäller för Årsta slott avser styrelsen att vid ett senare tillfälle fördjupa sig i ärendet och återkomma till kommunen med en dialog om hur slottet med omgivning skall utvecklas.
STYRELSEPROTOKOLL 11(17) 70 Verksamhetsplan (bilagor) VD Johnny Näshom informerar styrelsen om utsänt ärende. Företagsledningen föreslår styrelsen att godkänna bilagda förslag till VP för Tornberget. Styrelsen beslutar enligt ovan.
STYRELSEPROTOKOLL 12(17) 71 Budget Ärendet har varit utsänt och ekonomichef v VD Mats Johanson informerade styrelsen om ärendet. Tornberget ska enligt gällande ägardirektiv fastställa och senast i oktober lämna en ekonomisk plan för de närmaste tre åren till Haninge kommun Holding AB. Tornbergets budget baseras på Haninge kommuns Mål och budget 2008-2009 som beslutats av kommunfullmäktige i juni 2007. Detta dokument bifogas. Företagsledningen presenterar här Mål och budget för 2008-2009 jämte ekonomisk plan till 2010 för Tornberget. Budgeten har i skrivande stund inte förhandlats med de fackliga organisationerna. Jan Andersson föreslår att när bolagets prognoser visar på överskott skall detta i första hand användas till planerat underhåll. Företagsledningen föreslår att besluta om mål och budget enligt bilagda dokument. Styrelsen beslutar enligt ovan med tillägget att när bolaget prognostiserar budgetöverskott skall detta i första hand användas till planerat underhåll.
STYRELSEPROTOKOLL 13(17) 72 Plan för likabehandling (utsänt). VD Johnny Näsholm informerade styrelsen kort om utsänt ärende. Kommunens förvaltningar och Tornberget skall i enlighet med beslut av kommunfullmäktige årligen besluta om en mångfaldsplan, Plan för lika behandling. Företagsledningens förslag till plan för 2008 framgår av bifogad bilaga. Förslag till beslut: Företagsledningen föreslår styrelsen att fastställa föreslagen Plan för lika behandling 2008. Styrelsen beslutar enligt ovan.
STYRELSEPROTOKOLL 14(17) 73 Mötestider 2008 Beslutas att förslaget om mötestider 2008 skickas till styrelsen via mejl när Haninge kommun Holding ABs mötestider för 2008 är fastställda och att beslutet om mötestider 2008 skjuts upp till nästa möte den 31 januari 2008.
STYRELSEPROTOKOLL 15(17) 74 Övriga frågor Inget att anteckna.
STYRELSEPROTOKOLL 16(17) 75 Nästa möte Nästa styrelsemöte äger rum den 31 januari 2008 kl. 18 i kommunhuset.
STYRELSEPROTOKOLL 17(17) 76 Avslutning Ordföranden förklarade mötet för avslutat.