Fastighetsförvaltnings AB i Haninge PROTOKOLL STYRELSESAMMANTRÄDE

Transkript

1 STYRELSEPROTOKOLL 1(19) TORNBERGET Fastighetsförvaltnings AB i Haninge PROTOKOLL STYRELSESAMMANTRÄDE Närvarande John Glas, ordförande Jan Andersson, vice ordförande Kjell Lindgren, ledamot Britta Engström Jakobsson, ledamot Staffan Holmberg, suppleant Nils Anderson, suppleant Bertil Moberg, suppleant Fackliga repr Övriga deltagande: Hans Lekberg, arbetstagarrepresentant SKTL Tommy Ottosson, arbetstagarrepresentant Kommunal Johnny Näsholm, VD Mats Tapper, v VD, ekonomichef Sven-Ove Andersson, byggchef Margaretha Gustavsson, städchef Bo Andersson, fastighetschef Hannele Heikkinen, sekreterare Underskrifter:... Hannele Heikkinen, sekreterare... John Glas, ordförande... Jan Andersson, justerare

2 STYRELSEPROTOKOLL 2(19) 75 Sammanträdet öppnas Ordföranden hälsar de närvarande välkomna och förklarar sammanträdet öppnat.

3 STYRELSEPROTOKOLL 3(19) 76 Val av justeringsperson Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Jan Andersson..

4 STYRELSEPROTOKOLL 4(19) 77 Godkännande av dagordning FÖRSLAG TILL DAGORDNING Styrelsemöte TORNBERGET Fastighetsförvaltnings AB i Haninge 1. Val av justeringsman 2. Godkännande av dagordning Rapporter 3. Balanslista (utsändes) 4. Ekonomisk rapport (utsändes) 5. Pågående investeringar (muntligt) 6. Upphandlingsärenden (muntligt) 7. VD-rapport (muntligt) Beslutsärenden 8. Verksamhetsplan 2010 (utsändes) 9. Plan för lika behandling (utsändes) 10. Budget och ek plan 2012 (utsändes) 11. Remissvar Klimatstrategi med åtgärdsplan (utsändes) 12. Årsta slotts framtida användning (muntligt) Övriga ärenden 13. Ev. övrigt Styrelsen godkänner dagordningen.

5 STYRELSEPROTOKOLL 5(19) 78 Balanslista Följande återstår sedan från mötet den 3 mars : Återredovisning avseende revisionsrapport. I rapport avseende 2008 förekom följande stycke: Vår bedömning är att de rutiner som införts för att säkerställa att den interna kontrollen fungerar är tillfredsställande och skapar förutsättningar för att medarbetarna i organisationen via arbetsoch/eller behörighetsfördelning ska kunna utföra sina arbetsuppgifter effektivt och säkert. Ovanstående bedöms som ett förbättringsområde. Dokumentation som tydligt beskriver den interna kontrollen saknas. I en skrivelse daterad den 28 oktober 2009 beklagar Öhrlings Pricewaterhouse Coopers att en felskrivning har skett. Stycket skall lyda enligt följande: Vår bedömning är att de rutiner som införts för att säkerställa att den interna kontrollen fungerar är tillfredsställande och skapar förutsättningar för att medarbetarna i organisationen via arbets- och/eller behörighetsfördelning ska kunna utföra sina arbetsuppgifter effektivt och säkert. Ovanstående bedöms som ett förbättringsområde. D v s att de sista två meningarna inte hör hemma här. Punkten stryks ur balanslistan. Företagsledningen hemställer om att styrelsen godkänner informationen. Styrelsen godkänner informationen enligt ovan.

6 STYRELSEPROTOKOLL 6(19) 79 Ekonomisk rapport (bilagor) Ekonomichef och v VD Mats Tapper informerade styrelsen om utsänt ärende. Ekonomisk rapport oktober Sedan föregående ekonomiska rapport är det marginella förändringar. Resultatprognosen visas i bilaga 1. I posten för avskrivningar innefattas nedskrivning av Blockstensskolan med 4,6 mkr. Lokalen är emellertid ännu inte uppsagd av hyresgästen. Finansiering Inga nya lån har upptagits. Räntorna på de lån som omsätts fortsätter att sjunka. Lån som omsätts får kort räntebindningstid. Aktuell lånesituation redovisas i bilaga 3a och 3b. Snitträntan uppgår till 2,75 % Eftersom kommunen har en överlikviditet så har vi framställt hos kommunstyrelseförvaltningen att få låna 100 mkr i november. Muntligen har vi fått ett positivt svar på vår förfrågan. Skatter Bolagets skatter är betalda. Kontoutdrag bifogas, bilaga 4. Företagsledningen för Tornberget hemställer om att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten enligt ovan.

7 STYRELSEPROTOKOLL 7(19) 80 Pågående investeringar Byggchef Sven-Ove Andersson redogjorde för pågående investeringar. Mulleboskola, -förskola, Lötkärr Reinvestering. Förskolan rustas upp inom bygg, ventilation, VVS, el, styr samt mark. Tillbyggnad ca 70 kvm. Privat verksamhet. Förprojektering klar. Beställning: oklart. Kostnadskalkyl: 11,7 miljoner. Fastigheten ägs av Tornberget. Ribbybergsskolan i Västerhaninge Reinvestering på 62 miljoner. Partneringsprojekt. Projektering pågår. Färdigställandetid sommaren 2011 (bedömd). Fastigheten ägs av Tornberget. Ungdomens Hus, Rudan Rudan Center byggs om till Ungdomens Hus. Projektering i slutfas. Färdigställandetid: maj Budget: 6 miljoner. Fastigheten ägs av Tornberget. Jordbroskolan, ny F-5-skola Ny skola för 600 elever. Planarbete pågår. Projektering pågår. Budget fastslås Förhoppning om första spadtag Fredrik yrkesgymnasium Nybyggnation av gymnasium för Fredrik yrkesskola. Planeringsarbetet fortsätter under Budget: 1 miljon. Klockarbergs förskola, Brandbergen Upprustnings-, anpassningsarbeten. Privat förskola Flygande mattan i H-huset. Budget: 6,5 miljoner. Produktion pågår. Färdigställandetid: november Fastigheten ägs av Tornberget. Parks förskola, Västerhaninge Köksombyggnation efter yrkesinspektionsföreläggande. Budget: 3,5 miljoner. Produktion pågår. Färdigställande i november. Fastigheten ägs av Tornberget. Tungelsta skola och Tungelsta syskonstuga Installation av bergvärmepumpar. Budget Tungelsta skola: 11,5 miljoner, Syskonstugan: 7 miljoner. Färdigställandetid i november. Beräknad minskning av koldioxidutsläpp med 456 ton/år. LCC-kalkyl, kostnadsbesparing på 17 miljoner. Fastigheten ägs av Tornberget. Diverse projekt - Lyckebyskolan specialhall för gymnastik - Skansvägen rivningen pågår - Ny förskola i Handen projektering 2010

8 STYRELSEPROTOKOLL 8(19) forts Torvalla simhall ny ventilation för 12,5 miljoner kr. Projektering pågår. Byggstart: maj Beräknat färdigt: september Fredsduvan upprustning/reinvestering - Hasseln uppgradering ventilation - Gladan: hyra 2 stycken förskolepaviljonger. Provisorisk ersättning för utebliven utbyggnad på Norrby tomten, 2 3 år. 2 avdelningar, 18 barn i varje - Ny förskola i Handen Företagsledningen hemställer om att styrelsen godkänner informationen. Styrelsen godkänner informationen enligt ovan.

9 STYRELSEPROTOKOLL 9(19) 81 Upphandlingsärenden Utgår. Företagsledningen för Tornberget hemställer om godkännande av ovanstående information. Styrelsen godkänner informationen enligt ovan.

10 STYRELSEPROTOKOLL 10(19) 82 VD-rapport VD Johnny Näsholm informerade styrelsen om aktuella händelser. Garagebranden. Som tidigare meddelats styrelsen hade vi brand i vårt garage intill kommunhuset natten till den 1 oktober. Garaget totalförstördes och två tjänstefordon och en privatbil brann upp. Polisen har avslutat sin utredning utan att kunna fastsälla brandorsaken. Rekryteringar. Påbörjat arbetet med att rekrytera ny byggledningschef efter S-O Andersson och driftchef efter Ingemar Svanberg. Klart att elingenjören slutar i maj. Tjänsten skall återbesättas. Medarbetarenkäten tillsammans med kommunen pågår. Svarstiden utgår den 30 oktober. Kan redan konstatera en mycket bra svarsfrekvens från vår personal. Södertörnsnyckeltal. En sammanfattning för södertörnskommunerna inom olika verksamhetsområden, bl a lokaler, har nyligen redovisats. Tornbergets lokalinnehav redovisas inte särskilt utan ingår som en del i kommunens samlade behov och i vad som redovisas för Haninge kommun. Överlag bra resultat för kommunen, men egentligen mycket svårt att via nyckeltal jämföra effektiviteten i lokalhantering med andra kommuner. PUL-ombud. Hannele Heikkinen har utsetts till vårt PUL-ombud (personuppgiftsombud avseende personuppgiftslagen). Företagsledningen för Tornberget hemställer att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten enligt ovan.

11 STYRELSEPROTOKOLL 11(19) 83 Verksamhetsplan 2010 (bilaga) I februari 2006 beslutade Tornbergets styrelse om en ny verksamhetsplan som ersatte den tidigare marknadsplanen. Man bestämde att planen skulle revideras årligen samt att också avdelningarnas handlingsplaner skulle revideras varje år eller vid behov och presenteras för styrelsen. Inga förändringar av planen har tidigare skett vid de årligen återkommande revisionstillfällena. Inför det kommande året föreslås en korrigering av texten till en av de sju övergripande målsättningarna. Istället för att ha en god soliditet och likviditet föreslås formuleringen att ha en god betalningsförmåga. Som förslag på nya strategier för att nå den målsättningen föreslås regelbundet prognosarbete och finansierings-samarbete med kommunen såsom huvudman för koncernkontot. Inom ramen för verksamhetsplanen är bolagets anställda engagerade i arbetet med att regelbundet revidera de årliga handlingsplanerna för sin avdelning. Dessa planer redovisas i samband med presentation av måluppfyllelse under våren Förslag till beslut: Företagsledningen föreslår styrelsen att godkänna bilagda förslag till verksamhetsplan för Tornberget. Styrelsen beslutar enligt ovan.

12 STYRELSEPROTOKOLL 12(19) 84 Plan för Lika behandling 2010 (bilaga) Kommunens förvaltningar och Tornberget skall i enlighet med beslut av kommunfullmäktige årligen besluta om en mångfaldsplan, Plan för lika behandling. Företagsledningens förslag till plan för 2010 framgår av bifogad bilaga. Förslag till beslut: Företagsledningen föreslår styrelsen att fastställa föreslagen Plan för lika behandling Styrelsen beslutar enligt ovan.

13 STYRELSEPROTOKOLL 13(19) 85 Mål och budget för 2010 jämte plan till 2012 (bilaga) Tornberget ska enligt gällande ägardirektiv fastställa och senast i oktober överlämna en ekonomisk plan för det närmaste tre åren till Haninge kommun Holding AB. Tornbergets budget baseras på Haninge kommuns Mål och budget som beslutats av kommunfullmäktige i juni Företagsledningen presenterar här Mål och budget för 2010 jämte ekonomisk plan till 2012 för Tornberget. Budgeten har i skrivande stund inte förhandlats med de fackliga organisationerna. Företagsledningen föreslår att besluta om mål och budget enligt bilagda dokument. Styrelsen beslutar enligt ovan men vill följa upp kommunens hantering av internhyra enligt självkostnadsmodellen.

14 STYRELSEPROTOKOLL 14(19) 86 Remiss Klimatstrategi och åtgärdsplan (bilaga) Bakgrund Klimatstrategin, omfattande inventering, strategisk inriktning och mål, har varit på remiss bland kommunens nämnder och bolag fram t o m den 28 september. Under remisstiden har en åtgärdsplan kopplad till strategin tagits fram där tjänstemän från förvaltningarna och bolagen varit delaktiga. Styrgruppen för Uthållig kommun godkände vid sitt möte den 13 oktober en reviderad version av klimatstrategin utifrån inkomna synpunkter tillsammans med åtgärdsplanen. I åtgärdsplanen ges nämnder och bolag ansvar för olika moment. Klimatstrategin remitteras därför nu i sin helhet. Alla nämnder och bolag ombeds yttra sig med fokus på de föreslagna åtgärderna. Klimatstrategin kommer att behandlas av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige under början av Remisstid Remissvar lämnas senast den 18 december Frågor att ta ställning till Är nämnden/bolaget beredd att åta sig att ansvara för de åtgärder som föreslås? Klimatstrategin De synpunkter som Tornbergets styrelse framfört i samband med den nyligen avslutade remissrundan har beaktats i det nu föreliggande förslaget. Åtgärdsplan Åtgärdsplanen gäller för tiden och omfattar 15 huvudsakliga åtgärder. Respektive nämnd är ansvarig för att årligen rapportera sina indikatorer till kommunstyrelsen. Åtgärdsplanen har sin utgångspunkt i det som hittills beskrivits i klimatstrategin; nuläge, strategier och mål. I åtgärdsplanen beskrivs hur Haninge kommuns nämnder och bolag ska genomföra strategierna för att nå målen. Haninge kommun och dess bolag skall fokusera på åtgärder inom områden där kommunen har direkt rådighet. Tornberget berörs i första hand av de åtgärder som beskrivs under 1a.Avfallsplan, 2. Effektiv och förnybar energi i kommunens verksamhetslokaler och bostäder, 3. Klimatkommunikation samt under 11. Klimatsmarta resor för kommunens anställda.

15 STYRELSEPROTOKOLL 15(19) forts. 86 Uppföljning och revidering När programmet Uthållig kommun avslutas 2011 genomförs en analys av hur delmålen uppnåtts, en revidering av åtgärderna och behov av nya åtgärder kommer att pekas ut. Kommunstyrelseförvaltningen är ansvarig för revideringen. Klimatstrategin är tänkt att gälla betydligt längre än programmet Uthållig kommun. Strategin i sin helhet, övergripande mål samt delmålen inom de två inriktningarna smart och förnybart, ska aktualitetsprövas en gång varje mandatperiod. Åtgärdsplaner ska formuleras löpande inom ramen för ordinarie verksamheter, under ansvar av projektgrupper knutna till klimatstrategiarbetet. En gång varje år ska projektgrupperna rapportera hur arbetet med åtgärderna fortlöper till styrgruppen för Uthållig kommun. Då ska styrgruppen ta ställning till huruvida befintliga åtgärder behöver revideras eller om nya åtgärder behöver pekas ut. Förslag till beslut: Tornberget tillstyrker den föreslagna klimatstrategin med åtgärdsplan och är beredd att ta ansvar för de åtgärder som föreslås inom Tornbergets verksamhetsområden. Styrelsen beslutar enligt ovan.

16 STYRELSEPROTOKOLL 16(19) 87 Årsta slotts framtida användning Årsta slotts framtida användning diskuterades. Styrelsen beslutade att frågan om Årsta slotts framtida användning ska vidarediskuteras med kommunen.

17 STYRELSEPROTOKOLL 17(19) 88 Övrigt Rapport löpande granskning räkenskapsåret 2009 Öhrlings rapport omfattar kartläggning och bedömning av löpande bokföring, IT-säkerhet, leverantörsreskontrarutin, system för planering av underhåll och investeringar, lönerutin och skatter/avgifter. Styrelsen godkänner rapporten. 89

18 STYRELSEPROTOKOLL 18(19) Nästa möte Nästa möte äger rum den 18 februari

19 STYRELSEPROTOKOLL 19(19) Avslutning Ordföranden förklarar mötet för avslutat.