Protokoll från styrelsemöte i Föreningen Sveriges Stadsbyggare nr 1/2017 bilagor 1-17 Ärende: Föreningen Sveriges Stadsbyggares, FSvS, styrelsemöte Tid: Måndagen 6 februari 2017 kl 1250 1640 Plats: SKL, Konstella, Hornsgatan 20, Stockholm Lokal: Björken Närvarande Styrelsen Ordförande: Bo Bäckström, mötesordförande från och med 13-26. vice Ordförande: Jan G Nilsson, mötesordförande 1-12. Ledamöter: Sofi Almqvist, Anders Bylund, Marianne Cedervall, Göran Werner Suppleanter: Inga närvarande Frånvarande Ledamöter: Ingrid Persson Westberg Suppleanter: Ulf Lademyr, Liselott Skough, Mats Hällnäs Funktionärer Allan Almqvist, Håkan Bergeå, Stefan Ljung, Per Olsson, Agneta Sundberg, Inger Sundström, Klas Thorén, Frånvarande Åke Persson, Andreas Severinsson 1 Sammanträdets öppnande Sammanträdet öppnades av Jan G Nilsson, vice ordförande i föreningen. Jan G valdes till mötesordförande för 1-12 och föreningens ordförande Bo Bäckström valdes för 13-26. 2 Val av sekreterare och protokolljusterare Till sekreterare för mötet valdes Agneta Sundberg och till justerare Anders Bylund. 3 Fastställande av dagordning, bilaga 1 Dagordningen fastställdes efter tillägg av en punkt om föreningens remisshantering och information om kostnadsfria seminarier under 24.
2(7) 4 Föregående styrelseprotokoll 2016-11-30, se www.skt.se Anders Bylund påpekade att datum när verksamhetsberättelserna ska vara Jan G Nilsson tillhanda i, 14 Verksamhetsberättelse 2016, ska vara 31 januari 2017 och inte 2016. Med detta påpekande godkändes föregående styrelseprotokoll från 2016-11-30 och lades till handlingarna. 5 Föregående FU-protokoll 2016-12-15, 2017-01-16 och 2017-01-23, bilaga 2, 3 och 4 Jan G Nilsson föredrar FU-protokollen 2016-12-15, bilaga 2, 2017-01-16, bilaga 3 och 2017-01-23, bilaga 4. Mötet godkände protokollen och lade dessa till handlingarna. 6 Verksamhetsplan för 2017, bilaga 5 Paragrafen behandlades efter 12 när ordförande Bo Bäckström anlänt och presenterade innehållet i Verksamhetsplan för 2017 enligt bilaga 5. Mötet beslöt att komplettera verksamhetsplanen med en punkt om att en utbildning i föreningens kurs- och konferensorganisation ska ske för kommittéerna före styrelsemötet innan kongressen i Göteborg hösten 2017 samt att godkänna Verksamhetsplan för 2017 och lägga den till handlingarna. 7 Ekonomi, bilaga 6 Prel. resultat 2016 Per Olsson föredrog föreningens preliminära resultat enligt bilaga 6. Mötet godkände det preliminära resultatet och lade dessa till handlingarna. Fakturering medlemsavgifter, prenumerationer Per Olsson rapporterade om personalförändringarna på Konstella och dess konsekvenser föreningens avtal och meddelade att utskick av medlemsavgifter kommer att ske så snart förra årets utfall för medlemsavgifterna har sammanställts av Konstella. Mötet godkände informationen och lade den till handlingarna. 8 Funktionärernas arvoden Förslag till arvoden för funktionärerna redovisades enligt utdelad förteckning. Styrelsen godkände upprättat förslag. 9 Utbildning, bilaga 7 Kurser 2016, sammanställning och utvärdering Håkan Bergeå redogjorde för sammanställningen av ekonomiskt utfall och värdering av genomförda kurser och konferenser under 2016 enligt bilaga 7. Mötet godkände sammanställningen och lade den till handlingarna.
3(7) Kursutbud 2017, prisnivå Håkan Bergeå redogjorde för förslag till prisnivå och 2017 års kurs- och konferensutbud. Mötet beslöt att prisnivån för föreningens kurser och konferenser är oförändrad, jämfört med år 2016, men att pensionärsrabatten tas bort från föreningens kurser från och med 2017. Samarbete Svenskt Vatten Agneta Sundberg redogjorde för kontakterna med Svenskt vatten angående möjligheten att anordna en gemensam kurs om aktuella dagvattenfrågor. Mötet beslöt att tillsammans med Svenskt vatten verka för att en kurs om dagvattenfrågorna erbjuds föreningens medlemmar under hösten 2017 alternativt våren 2018 samt utse Marianne Cedervall som styrelsens representant i arbetsgruppen och Agneta Sundberg som föreningens samordnare av kommittéernas medverkan i kursen. Samarbete Naturvårdverket Per Olsson redogjorde för inbjudan från Mötesledarna till föreningen om att tillsammans utforma ett anbud till Naturvårdsverket för att anordna Klimatforum 2017 och eventuellt också 2018. FU gav en arbetsgrupp med funktionärer i uppdrag att utforma ett anbud som lämnades in tillsammans med Mötesledarna den 31 januari 2017. Enligt anbudet svarar Mötesledarna för alla arrangemang av konferensen som äger rum under en dag. Föreningens uppdrag är att tillsammans med sina kommittéer och Naturvårdsverket utforma programmet samt marknadsföra konferensen i vår tidskrift och på våra hemsidor. Agneta Sundberg är tillfrågad om att svara för samordning inom föreningen och med Mötesledarna och Naturvårdsverket om föreningen och Mötesledarna vinner anbudet. Mötet ställde sig bakom FUs beslut om att tillsammans med Mötesledarna lämna anbud på Naturvårdsverkets förfrågan om att anordna Klimatforum 2017 och eventuellt 2018. Samarbete med Teknologisk Institut Per Olsson informerade om att föreningen fått en förfrågan om att medverka i Teknologisk Instituts (tidigare Sifu) Planhandläggardagar i början på juni. Teknologisk Institut erbjuder att vårt namn och logga får finnas med på programmet och i att våra medlemmar får delta i konferensen till ett reducerat pris. Aktiviteten är ett sätt att marknadsföra föreningen och vårt nya namn. Mötet ställer sig bakom föreningens deltagande i Planhandläggardagarna tillsammans med Teknologisk Institut. 10 Position 2018, bilaga 8 Allan Almqvist är föreningens representant i arbetsgruppen som arbetar med Position 2018 som numera siktar på 2019 i Stockholm. Allan rapporterar om läget enligt bilaga 8.
4(7) 11 Medlemmar Nya medlemmar Jan G Nilsson rapporterade att invalda medlemmar fram till dagens datum återfinns i bilagda FU protokoll till dagens möte, se bilaga 2 4. Inga medlemmar fanns att välja in under styrelsemötet. 12 Stadsbyggnad, bilaga 9 och 10 Agneta Sundberg föredrog innehållet i bilaga 9 med uppföljning av tidskriftens redaktionella och ekonomiska utfall för 2016 samt ett förslag från Annonssäljarna om att komplettera tidskriftens hemsida med en Arbetsgivare och rekryteringsplattform. Annonssäljarnas offert återfinns i bilaga 10. Mötet beslöt att fundera över Annonssäljarnas förslag fram till styrelsemötet den 5 april och att fatta beslut i frågan vid mötet den 1 juni. Om styrelsen ställer sig bakom förslaget om Arbetsgivare- och rekryteringsplattform skulle den kunna införas från och med 1 juli. 13 Föreningens hemsida Från och med 13 är Bo Bäckström mötesordförande. Jan G Nilsson rapporterade om förnyelsen av föreningens hemsidor på grund av namnbytet. Smärre justeringar återstår. Jan G meddelar också att Andreas Severinsson avgår som sammankallande i WEBBrådet för föreningens hemsida samt att en ersättare kommer att rekryteras. Mötet tackade för informationen och beslöt att föreningens processkartläggning ska kompletteras med en process (simbana) för ansvaret inom föreningen och mellan föreningen och Konstella. 14 Arkiv/Kansli Konstella Klas Thorén redogjorde för pågående personalförändringar på Konstella. Det har påverkat Konstellas uppfyllande av våra avtal. Avgiften för första kvartalet har reducerats. Medlemsregister Klas Thorén meddelade att frågan tas upp med föreningens möte med Konstella under eftermiddagen. Matrikel Klas Thorén meddelade att frågan tas upp med föreningens möte med Konstella under eftermiddagen.
5(7) 15 Namn, Logga, uppföljning, bilaga 11 Agneta Sundberg rapporterade om genomförandet av föreningens namnändring enligt bilaga 11. Mötet beslutade enligt förslagen i bilaga 11 att föreningen förutom Sveriges Stadsbyggare också kan förkortas med bokstäverna FSvS. Mötet kompletterade vidare sändlistan för pressmeddelande med Geoforum, länsstyrelserna och högskolorna. 16 Föreningens Miljöpolicy, bilaga 12 Ordförande presenterade ett förslag till miljöpolicy för föreningen, enligt bilaga 12. Behov av en miljöpolicy aktualiserades i samband med att föreningen lämnade in ett anbud till Naturvårdsverket, se 9. Mötet beslöt att anta föreningens miljöpolicy enligt bilaga 12. 17 Översyn av stadgar, bilaga 13 och 14 Jan G Nilsson föredrog styrelsens översyn av stadgarna med anledning av årskongressens beslut att byta namn på föreningen från 1 januari 2017. I bilaga 13 har denna ändring förts in i stadgehistoriken och i bilaga 14 redovisas föreningens nya stadgar från och med 1 januari 2017. Mötet beslöt i enlighet med förslaget i bilaga 14. 18 Årskongress 2017, Göteborg Årskongress och programblock Göran Werner redogjorde för planeringen av årskongress och programblock i Göteborg. Verksamhetsberättelse Jan G Nilsson redogjorde för arbetet med Verksamhetsberättelsen för 2016. Styrelsen kommer att fatta beslut om den på styrelsemötet i april. Bokslut Per Olsson redogjorde för arbetet med föreningens bokslut och meddelade att ett preliminärt bokslut kommer att finnas till styrelsemötet i april. Mötet tackade för informationen och lade till handlingarna. 19 Kommande årskongresser. 2018: Uppsala, platskommitté Bo Bäckström redogjorde för arbetet inför årskongressen i Uppsala 2018. Elisabeth Jonson, plan- och bygglovschef i Uppsala svarar tillsammans med två medarbetare i Uppsala kommun för samordningen i Uppsala.
6(7) Mötet utsåg Göran Werner till sammankallande för platskommitteen och Sofi Almkvist som ledamot. Kongressort 2019 Mötet beslöt att skjuta upp beslut om kongressort till styrelsemötet i april och besluta om eventuell samordning med Position 2019. 20 Kommittéfrågor Inger Sundström rapporterade från Internationella kommitténs första möte och rapporterade att Tommie Eriksson, Ekerö, är utsedd till vice ordförande och att Mona Hellman kommer att vara kommitténs ledamot i hemsidans Webbråd. 21 Stipendier och utmärkelser, bilaga 15 och 16 Anders Bylund rapporterade om uppdateringarna av Bestämmelser för utmärkelsen Årets Stadsbyggare enligt bilaga 15 och Bestämmelser för utmärkelsen Årets Stadsbyggnadsprojekt i bilaga 16. Mötet beslöt att inte dela ut några utmärkelser vid årskongressen 2017 och att starta arbetet med utmärkelserna 2018 under hösten 2017. 22 Internationellt samarbete Inger Sundström rapporterade om föreningens internationella arbete och presenterade 2017 års internationella konferenser enligt nedan. Grundprincipen för föreningens representation är att vid: Nordiska årskongresser, deltar Ordf. el utsedd styrelseledamot IFME och NKS-möten, deltar Ordf. el utsedd och internationell samordnare Mötet utsåg representanter enligt tabell nedan och uppdrog åt FU att bereda övriga representanter. Representation vid IFME och NKS möten under 2017 Aktivitet/Ort Tid Utsedda deltagare NKS Vårmöte och Estlands (EAME) årskongress i Narva(trol), Estland IFME Vårmöte och Finlands (FAME) årskongress(11-13 maj) i Jyväskylä, Finland Islands (SATS) årskongress,, på sydkusten eller i Husavik, på norra Island. IFME Höstmöte och IPWEA Public Works Conference (20-24 aug) i Perth, Australiens APWA:s PWX, International Congress, 25 26 maj Jan G Nilsson, vice ordf. plus ev. någon mer 9 13 maj Utses av FU ev. Sofi Almkvist och Inger Sundström 4 6 maj Bo Bäckström, ordf. 19 25 aug Inger Sundström, internationell samordnare, plus ev. någon mer 27 30 aug Bo Bäckström, ordf. Orlando, Florida, USA NKS Höstmöte /ev. i Danmark Hösten Ordf. el utsedd och internationell samordnare, Beslut vid kommande styrelsemöten Danmarks (KTC) årskongress i Hilleröd 26 27 okt Ordf. el utsedd styrelseledamot Beslut vid kommande styrelsemöten Norges (NKF) årskongress 2018 (vartannat år) Ordf. el utsedd styrelseledamot Beslut vid kommande styrelsemöten
7(7) 23 Återkoppling till strategidagarna i Mölndal Bo Bäckström tackade Göran Werner för genomförandet av föreningens strategidagar i Mölndal, november 2016. 24 Övriga frågor, bilaga 17 Styrelsemöte juni Bo Bäckström föreslog att styrelsemötet i juni hålls i Kalmar den 1 juni och att kommittéernas representanter bjuds in till mötet med start 30 maj till 1 juni 2017. Mötet beslutade i enlighet med förslaget. Strategidagar 2017 Göran Werner presenterade Eskilstuna som förslag till kommun för strategidagarna hösten 2018. Mötet beslutade i enlighet med förslaget. Omvärldsbevakning och utvecklingsfrågor, Allan Almqvist redogjorde för förslaget till policy för föreningens omvärldsbevakning och utvecklingsfrågor, inklusive remisshantering enligt bilaga 17. Mötet tackade för förslaget och hänsköt frågan till nästa styrelsemöte i april. Information om intressanta seminarier Sofi Almqvist tipsade om Grant Thorntons kostnadsfria seminarier om utveckling av styrelsearbete i ideella föreningar kl 8 00 den 15 feb, 7 mars och 21 mars. Se länk: https://www.grantthornton.se/seminarier/?location= 25 Kommande styrelsemöten Bo Bäckström sammanfattade mötets beslut beträffande styrelsens möten under 2017 enligt följande: Datum Plats Notering 2017-02-06 FSvS:s kansli, Stockholm 2017-04-05 Telefonmöte 2017-05-30 2017-06-01 Kalmar Vårmöte och styrelsemöte 1 juni. 2017-09-18 2017-09-19 Göteborg Styrelsemöte och FSvS:s årskongress 2017-11-29 2017-11-30 Eskilstuna Strategidagar och styrelsemöte 2018-01-25 FSvS:s Kansli Stockholm Preliminärt 26 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade för visat intresse och avslutade mötet. Stockholm 6 februari 2016 Bo Bäckström Anders Bylund Agneta Sundberg Ordförande Justerare Sekreterare