2013-11-04 SN-2013/2908.726 1 (7) HANDLÄGGARE Natalie Vaneker 08-535 316 74 natalie.vaneker@huddinge.se Socialnämnden Uppföljning av daglig verksamhet LSS Förslag till beslut Socialnämnden tar del av sammanställning av resultat från uppföljning dagliga verksamheter, LSS. Sammanfattning En uppföljning av samtliga dagliga verksamheter och arbetsplatser inom funktionshinderområdet har skett under 2013. Uppföljningen gjordes i anslutning till den årliga HSL-uppföljningen (hälso- och sjukvårdslagen) tillsammans med medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS). Syftet med att genomföra uppföljningarna var att säkerställa att funktionshindrade i Huddinge kommun får stöd och service med goda levnadsvillkor. Den sammantagna bedömningen utifrån de genomförda uppföljningarna är att det inom flera områden finns rutiner och fungerande arbetssätt men att det också finns brister främst inom den sociala dokumentationen. Samtliga enheter har arbetat fram en handlingsplan där de åtgärder som kommer att vidtas beskrivs. I detta tjänsteutlåtande redovisas verksamhetsuppföljningen först och sedan uppföljning utifrån hälso-och sjukvårdslagen (HSL). Socialnämnden antog under 2012 en uppföljningsplan där det anges att uppföljning ska ske vart tredje år. Beskrivning av ärendet Under 2013 gjordes en uppföljning på samtliga nio enheter inom funktionshinderområdets dagliga verksamheter. Här finns även Kvarnens dagliga verksamhet med elva mindre arbetsplatser där sex av elva har blivit uppföljda. Uppföljningen gjordes utifrån gällande lagstiftning, förordningar, föreskrifter, allmänna råd och policys. Syftet med uppföljningarna var att säkerställa att personer med funktionshinder i Huddinge kommun får stöd och service och en omsorg av god kvalitet. Uppföljningen gjordes utifrån en framtagen mall. Aktivitetshandledare, arbetshandledare, brukare och enhetschefer intervjuades. Social dokumentation och HSL-dokumentation granskades. Samtliga besök var anmälda i verksamheterna. Arbetet resulterade i uppföljningsrapporter som har delgivits muntligt och skriftligt på POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen 141 85 HUDDINGE BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1, plan 5 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 378 20 E-POST OCH WEBB social@huddinge.se www.huddinge.se
2013-11-04 SN-2013/2908.726 2 (7) enhetsnivå. Därefter har varje enhet upprättat en handlingsplan. Dessutom har en övergripande åtgärdsplan upprättats på sektionsnivå. Verksamheten Sammantaget har enheterna inom daglig verksamhet 239 brukare fördelade på nio enheter. Datorer finns inte installerade på alla enheter. De enheter som inte har uppkoppling till nätverket använder datorer i närliggande dagliga verksamheter för social dokumentation i verksamhetssystemet Procapita. Verksamheterna arbetar med tät kontakt mellan brukare och kontaktansvarig för att uppnå kontinuitet och rutiner. Vid starten får brukarna muntlig och skriftlig information om sysselsättning och arbete av enhetschef, biståndskansliet, aktivitetshandledare och arbetshandledare. Enheterna anpassar ständigt innehållet i aktiviteterna utifrån brukarnas intressen, önskemål, behov och förutsättningar. Möjlighet finns till både enskild och gemensam aktivitet. Verksamheten samverkar bland annat med övriga dagliga verksamheter, gode -män, föräldrar, habilitering och personal från olika boendeenheter. Riktlinjer gällande mat Inom daglig verksamhet finns det en stor variation vid val av plats för att äta lunch. Brukarna kan välja att äta lunch i skola eller, ta med egen matlåda. Brukare har även möjlighet att äta i mindre grupp i skola. Besökta enheter har inte behov av kostombud eller matråd. Inom verksamheten har alla genomgått e-baserad hygienutbildning. Egenkontroll av basala hygienrutiner ansvarar enhetschef för. Rutinerna följs. Närstående eller företrädare Om brukaren medger medverkan erbjuds företrädare möjlighet till delaktighet. Information lämnas av handläggare, kontaktansvarig och enhetschef. Ledning och personal Enhetschefer har relevant utbildning med inriktning mot brukargrupp. Dessutom har några chefer förstärkt utbildning genom Carpe med 45 högskolepoäng. Enhetschefer ansvarar för två till tre enheter. Kvarnens dagliga verksamhet innehåller elva mindre arbetsplatser som en enhetschef ansvarar för. Verksamheten har totalt 84 tillsvidareanställd personal.
2013-11-04 SN-2013/2908.726 3 (7) Det finns en plan för all personals kompetensutveckling. En gemensam kompetensutvecklingsplan ses över inom funktionshinderområdet. Utbildningsinsatser erbjuds inom Carpe projektet, Kravmärkt yrkesroll och i social dokumentation. Enheten har som helhet ett utvecklingsområde när det gäller att förbättra förmågan att dokumentera. Av de tillsvidareanställda aktivitetshandledarna och arbetshandledarna har cirka 36 procent genomgått utbildningsinsatsen Kravmärkt yrkesroll. Genomförandeplan Enhetschef har huvudansvaret att genomförandeplan upprättas och följs. Aktivitetshandledare och arbetshandledare upprättar genomförandeplan tillsammans med brukaren själv eller brukarens företrädare. Dessa individuella planer med målsättningar och önskningar ska regelbundet följas upp. Vid uppföljningen inom funktionshinderområdets dagliga verksamhet har det framkommit att ett utvecklingsområde finns inom social dokumentation. Dokumentationen för 84 slumpvist utvalda akter för brukare har granskats, vilket motsvarar 35 procent. Av dessa har 43 procent en aktuell genomförandeplan. Social journal Social journal förs inte alltid löpande under genomförandet. Rutiner synpunkts-och klagomålshantering Inom verksamheten finns informationsbroschyren Hjälp oss att bli bättre Rutiner för inkomna synpunkter, klagomål och om vilka åtgärder som har vidtagits tas upp på arbetsplatsträff (APT), via e-post eller per telefon. Aktivitetshandledare och arbetshandledare berättar att om de får de kännedom om synpunkter eller klagomål kontaktar de i första hand sin chef. Inom två enheter berättar personal att det finns ett utvecklingsområde att tydliggöra rutiner för inkomna synpunkter och klagomål. Brand- och krishantering Personal berättar att det är oklart om arbetet sker utifrån Huddingemodellen. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är ett utvecklingsområde inom verksamheten. All personal erbjuds brandutbildning. Lex Sarah enligt 24b LSS Inom verksamheten finns oklarheter gällande rutiner för rapportering enligt lex Sarah. Dessutom finns också oklarheter gällande vad som är fel och brist samt lex Maria- rapportering. Ett utvecklingsområde inom verksamheten är att tydliggöra rutinerna.
2013-11-04 SN-2013/2908.726 4 (7) Enheternas arbete utifrån verksamhetsuppföljningen Uppföljningarna har sammanställts och resultaten kommunicerats till respektive enhetschef, sektionschef och verksamhetschef. När uppföljningarna har visat på brister i verksamheten har det förmedlats till ansvarig chef på respektive enhet. Ansvarig chef och sektionschef har arbetat fram en handlingsplan utifrån vad som har framkommit. De aktuella bristerna rör främst den sociala dokumentationen. Förbättringsområden Dokumentation Ett arbete med syfte att utveckla arbetssätt och fördjupa kunskapen om dokumentation ska genomföras. Socialt ansvarig samordnare (SAS) har avsatts halvtid under våren 2013 för att leda detta arbete. Metodutveckling En metodutvecklare har avsatts heltid för att vara behjälplig i problemlösningar och agera bollplank vid behov i personalgrupper. Metodutvecklaren har brukaren i fokus och arbetar bland annat med fungerande strukturer, metoder, arbets- och förhållningssätt samt med kognitiva hjälpmedel. Reflekterande samtal Reflekterande samtal syftar till att utveckla personalgruppernas professionalitet. En utvecklingsledare har avsatt 20 procent för detta arbete. Genom att samtala om det som personal möter i arbetet samt om hur samarbetet i personalgrupper fungerar. Personal berättar att det leder till erfarenheter som omvandlas till kunskaper och insikter. Huddingemodellen - systematiskt arbetsmiljöarbete Berörda enhetschefer kommer att informera i personalgrupper om hur det systematiska arbetsmiljöarbetet löper enligt Huddingemodellen. Rutiner för rapportering Ansvariga chefer kommer att tydliggöra olika lagrum och försäkra sig om att enheterna har rutiner som fungerar.
2013-11-04 SN-2013/2908.726 5 (7) Uppföljning Hälso-och sjukvårdslagen (HSL) Beskrivning av ärendet Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) bedömning utifrån de genomförda uppföljningarna är att det finns rutiner och fungerande arbetssätt men att brister finns inom samverkan med vårdcentraler och ansvarig distriktssköterska. Främst har brister i uppföljning av givna delegeringar och avsaknad av en lokal läkemedelshanteringsrutin konstaterats. I patientsäkerhetsarbete ingår det att personalen arbetar med följsamhet till basala hygienrutiner. HSL Inom LSS dagliga verksamheter är hälso- och sjukvården begränsad. Huddinge kommun har ingen egen anställd hälso- och sjukvårdspersonal inom daglig verksamhet för vuxna inom LSS personkrets. Enligt principöverenskommelsen 11 är primärvården ansvarig för utförandet av hälso- och sjukvården. Den vårdcentral som brukare har valt att lista sig, har ansvar för den enskildes hälso- och sjukvård. Huddinge kommuns personal utför endast hälso- och sjukvårdsuppgifter på delegation från ansvarig distriktssköterska. MAS ansvarar för att hälso- och sjukvårdsuppgifter är förenliga med patientsäkerhet samt att rutiner finns som följer gällande lagstiftning. Uppföljningarna i hälso- och sjukvård inom LSS dagliga verksamheter har visat att hälso- och sjukvårdsuppgifterna ökat främst genom att personalen hanterar allt fler brukare med läkemedel. Den ökade läkemedelshantering ökar kraven på en skriven lokal rutin som beskriver hur enskilda enheter arbetar med läkemedelshanteringen. Enheterna har arbetat med att öka kunskaperna i basala hygienrutiner genom att bland annat genomföra en E-baserad utbildning som Vårdhygien inom Stockholms läns landsting tillhandahåller. Inom dagliga verksamheter finns egenkontroll för kontroll av personalens basala hygienrutiner. Under uppföljningarna har följande framkommit: Vid uppföljningen har det visat sig att Huddinge kommuns dagliga verksamheter har brister i uppföljning av delegeringar samt att det saknas en lokal läkemedelshanteringsrutin i samverkan med aktuella vårdcentraler.
2013-11-04 SN-2013/2908.726 6 (7) Brister i tillgång till material för att personal ska kunna följa basala hygienrutiner har påträffats på enstaka enheter. Dessa brister åtgärdades omgående. Brister i samverkan mellan Daglig verksamhetens enheter och ansvarig vårdcentral har uppdagats. Arbetet med åtgärder av bristerna har påbörjats omgående. MAS påbörjar tillsammans med respektive enhetschef ett arbete för en ökad samverkan med ansvarig distriktssköterska och vårdcentral. Förvaltningens synpunkter En granskning av funktionshinderområdets samtliga dagliga verksamhet har genomförts under 2013. Totalt har 14 enheter fördelade på 9 verksamheter granskats. Uppföljningarna har gjorts utifrån en utarbetad mall. Resultaten har kommunicerats till berörd chef och sammanfattats i föreliggande tjänsteutlåtande. Syftet med att genomföra uppföljningarna var att säkerställa att personer med funktionsnedsättning i Huddinge kommun får stöd och service av god kvalitet. Den sammanfattade bedömningen utifrån de genomförda uppföljningarna är att det inom flera områden finns rutiner och fungerande arbetssätt men att det också finns några brister främst inom den sociala dokumentationen. Dessa brister behöver åtgärdas för att minimera risken för att personer med funktionsnedsättning inte får stöd och service den är berättigad till. Verksamheten har tagit till sig de framkomna bristerna och formulerat utvecklingsområden varav social dokumentation är prioriterat. Även inom de övriga områden där brister framkommit ska åtgärdsplaner tas fram för att på så sätt förbättra funktionshinderområdets olika dagliga verksamheter. Ansvaret för genomförda åtgärder ligger hos verksamhetsansvarig chef. Målet för daglig verksamhet utifrån HSL är att öka patientsäkerheten och förhindra allvarlig vård skada. Att riskmedvetenhet finns hos alla medarbetare och genom ett ökat engagemang för patientsäkerheten. Genom att åtgärda identifierade brister kan social- och äldreomsorgsförvaltningen öka patientsäkerheten ytterligare. Mot bakgrund av nämndbeslut har kvalitetsenheten arbetat med framtagande av en uppföljningsplan för förvaltningen. I den planen specificeras med vilken frekvens och på vilket sätt respektive verksamhet ska följas upp. För daglig verksamhet inom funktionshinderområdet gäller att de kommer att följas upp var tredje år, efter den nu genomförda sammantagna granskningen.
2013-11-04 SN-2013/2908.726 7 (7) Om det vid uppföljning skulle framkomma brister ska åtgärdsplan upprättas. Genomförda uppföljningar kommer att sammanställas i en årlig rapport som kommer att presenteras i nämnden. Sammantaget visar uppföljningarna att det inte framkommit några brister i omvårdnaden men att det finns brister i dokumentationen. Rapporter, handlingsplaner och sammanfattning av brukarintervjuer återfinns i sin helhet i delgivningspärm. Britt-Marie Karlén Förvaltningschef Natalie Vaneker Utvecklingsledare