2015-02-18 Rutin för användande av Cambio Cosmic Link i Växjö kommun Vad är Link? Link är ett verktyg/system för att förenkla den samordnade vårdplaneringen mellan slutenvården, kommunen och primärvården. Rutiner i länet och i den enskilda kommunen För hela Kronobergs län gäller rutiner och riktlinjer för samverkan vårdplanering utskrivningsklara i Kronobergs län. Denna länsövergripande rutin kompletteras av en särskild rutin för LINK i varje kommun. Rutiner för enheterna För att garantera säkerheten på varje enhet ska det även finnas en rutin för enheten. Det är enhetschef/annan närmaste chef som ansvarar för att en sådan rutin upprättas och att den blir känd av alla användare på enheten. Rutinen för enheten ska innehålla: Uppgift om vem som bevakar nyinkomna meddelanden i Link Ansvaret för bevakningen vid planerad och oplanerad frånvaro Användare i Link och behörighet Biståndshandläggare, LSS-handläggare, sjuksköterskor/distriktssköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster och enhetschefer är användare i LINK. Alla användare måste ha användarbehörighet i LINK. Det är enhetschef/närmaste chef som ansvarar för att nya användare rapporteras in så att behörighet kan utdelas. Ny användare i LINK rapporteras i så god tid som möjligt på blankett Anmälan om databehörighet. Blanketten finns på Insidan: Blanketter/Förvaltningsblanketter/Anmälan om databehörighet. På blanketten kryssas rutan för LINK i. Blanketten skickas med e-post till Omsorg Behörighet. När den anställde avslutar sin anställning i kommunen används blanketten Avanmälan för databehörigeht. Utbildning
För användande av LINK krävs utbildning. Utbildningen skall ingå som en del i introduktionen av nyanställda. Den ska omfatta både användandet av LINK samt information om de rutiner och riktlinjer som gäller i länet, i Växjö kommun och på enheten. Ärendehantering i LINK: Kontroll av ärendeöversikten I ärendeöversikten kan alla aktuella ärenden följas. Rutmarkeringar i status visar hur långt ett ärende har kommit. En grupperingsfunktion finns för att sortera ärendena så att det blir enklare att få en överblick och söka ärenden. Ärendeöversikten i Link skall vardagar kontrolleras minst två gånger dagligen, förmiddag och eftermiddag. I verksamheter där inkommande meddelanden i LINK endast kan bli aktuella för redan kända omsorgstagare behöver bevakning av ärendeöversikten endast ske när någon omsorgstagare är inskriven i slutenvården. Varje enhetschef /närmaste chef för enheter som arbetar i Link har ansvar för att se till att rutiner för enheten upprättas som säkerställer att så sker. Använd dokumentet Lokal rutin för LINK Inskrivningsmeddelande Meddelandet talar om att en vårdtagare är inlagd och att en bedömning är gjord att han/hon troligen kommer att behöva någon insats, eller förändring av tidigare insatser från kommunen vid utskrivningen. När inskrivningsmeddelandet har kommit ska slutenvården informeras om pågående insatser enligt HSL, SoL och LSS. Uppgifterna används sedan som underlag vid kallelsen till vårdplanering. Kallelse till vårdplanering och bemanning av ärendet: Den som skickar kallelsen inom slutenvården anger vilka roller han/hon vill ha kontakt med hos kommunen och/eller vårdcentralen. Bemanning och sorteringsfunktion För att alla användare lättare ska hitta sina ärenden i ärendeöversikten sorteras dagligen alla ärenden av en handläggare på Myndighetskontoret som har detta som sin specifika uppgift. Detta sker genom att handläggaren efter kallelsen till vårdplanering bemannar med områdesindelning eller ibland med namn på de olika enheter/personer som är kallade. Den som är kallad till vårdplanering går i LINK in på sin yrkesroll i rullisten som heter Gruppera, söker upp sin enhet och byter sedan ut sorteringsbemanningen som gjorts av handläggaren mot namn, (om det inte redan är det som är ifyllt). När du nästa gång går in och söker i gruppera ligger ärendet under det namn som du har angivit.
När den som bemannar ärendet vet att det är en kollega som kommer att ha ansvaret för vårdplaneringen och bemannar med dennes namn ska han/hon snarast informeras om detta. Den som är kallad till en vårdplanering kan också själv bemanna ärendet direkt utan föregående sortering. Kvittering Den i kommunen som först öppnar kallelsen ska snarast bemanna den med sitt eller kollegas namn och samtidigt kvittera kallelsen. Kvittering sker genom att klicka på knappen Kvittering i Kallelsen till vårdplanering. Kvitteringen markeras i systemet genom att en bock kommer upp över brevsymbolen som markerar meddelande. När kvittering är gjord betraktas vårdplaneringen som påbörjad. När yrkeskategori som inte finns med i systemet är kallad till vårdplanering När någon som inte är användare i Link är kallad till vårdplanering måste de informeras på annat sätt. Ansvar för detta har: - Sjuksköterska/distriktssköterska när det gäller insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen. - När sjuksköterska inte är kallad är det arbetsterapeut eller sjukgymnast som ansvarar för att ta kontakt. - Biståndshandläggare när det gäller insatser enligt socialtjänstlagen. Ansvar för att planera en tid som passar för samordnad vårdplanering Om biståndshandläggare är kallad är det han/hon som i samråd med sjuksköterskan i slutenvården samordnar en tid som passar alla. I särskilt boende är det enhetschefen som ansvarar för detta. Om inte biståndshandläggare är kallad övergår ansvaret till sjuksköterskan. Om inte sjuksköterskan är kallad är det arbetsterapeutens ansvar. I sista hand är det sjukgymnasten som ansvarar för samordning om någon övrig/annan också är kallad. Vårdplan Den samordnade vårdplanen är ett dokument där resultatet av den samordnade vårdplaneringen dokumenteras och justeras (signeras) av de personer som kallats till vårdplaneringen. Var och en som kallats till samordnad vårdplanering ansvarar för att upprätta och justera sin del av vårdplanen. När samtliga som är kallade har dokumenterat i vårdplanen och justerat den, är det slutenvården som bedömer att vårdplanen är upprättad, och godkänner den. I den samordnade vårdplanen får inga medicinska termer användas. All text ska vara lätt att förstå för patienten. Här ska tydligt framgå vilka insatser som är planerade efter utskrivningen. Patienten får en utskrift av den samordnade vårdplanen av slutenvården.
Utskrivningsmeddelande Utskrivningsmeddelande ska vara berörda tillhanda senast klockan 12 vardagen innan patienten skrivs ut. Återkallande av ärenden Inskrivningsmeddelandet, kallelsen till vårdplanering och utskrivningsmeddelandet kan återkallas av slutenvården. Ärendet börjar då om i den fas där återkallandet skedde. Nytt meddelande skickas alltså av slutenvården. Markering sker i ärendeöversikten genom symbolen en bakåtpekande pil. När någon i kommunen anser att ett meddelande bör återkallas ska slutenvården meddelas snarast. Om det finns medicinska orsaker till önskemålet om återkallande ska detta framföras till slutenvården av legitimerad personal. Det är ansvarig läkare som avgör om återkallande ska ske. Utskrivning När patienten skrivs ut från den slutna vården ska slutanteckning, omvårdnadsepikris och samtliga läkemedelslistor vara uppdaterade. Avsluta ärenden i Link När alla fält är markerade och patienten är utskriven är det viktigt att ärenden avslutas. När biståndshandläggare är kallad är det han/hon som avslutar ärendet. När inte biståndshandläggare är kallad övergår ansvaret till sjuksköterskan. Om inte sjuksköterskan är kallad är det arbetsterapeutens ansvar. I sista hand är det sjukgymnasten som ansvarar för avslutandet av ärendet. Utskrifter Omvårdnadsepikris, medicinsk slutanteckning, vårdplan och läkemedelslista ska skrivas ut av sjuksköterska. Läkemedelslistan ska skrivas ut i två exemplar som märks sjuksköterskans exemplar och patientens exemplar. Status t.ex. ADL-status och bedömningsinstrument som är skrivna inför utskrivningen ska skrivas ut av arbetsterapeut eller sjukgymnast. Ovanstående dokument ska ingå i hälso- och sjukvårdsjournalen. När sjuksköterska inte deltar i vårdplaneringen får arbetsterapeut eller sjukgymnast skriva ut medicinsk slutanteckning och omvårdnadsepikris i de fall behov finns. Vårdplanen skrivs ut av alla de yrkeskategorier som deltagit i vårdplaneringen. Övriga journalanteckningar får endast skrivas ut när de behövs för att styrka tex en bedömning eller en instruktion som är gjord till kommunens personal eller när anteckningen tjänar något annat syfte.
Avvikelserapportering Avvikelserapporter som rör Landstinget kallas för externa avvikelser i Procapita. Bevakning skickas alltid till medicinskt ansvarig sjuksköterska - MAS som skickar den vidare till den aktuella vårdgivaren. När avvikelsen återkommer besvarad från landstinget skickas svaret ut av MAS. Svar går då till upptäckaren och ansvarig/a chefer. Avvikelserapporter som Landstinget skickar till kommunen går via MAS till ansvarig chef. Chefen skickar bevakning till ansvarig personal. Den som är berörd av avvikelsen skriver ner ett svar på avvikelsen som ska innehålla en förklaring på varför händelsen inträffade och en beskrivning av ev. åtgärder som har vidtagits. Svaret lämnas till ansvarig chef som skickar bevakning till MAS. Reservrutin vid driftstopp Vid driftstopp kan man läsa/skriva ut från Cosmic läskopia. Läskopian nås via inloggning till Region Kronoberg. Gå in på Start välj program välj Cambio välj Cosmic Läskopia. Sedan används den vanliga inloggningen till Cosmic. Akuta ärenden som inte kan vänta tills driftstoppet är över hanteras via telefon. Dokumentera utförda åtgärder i LINK efter driftstoppet. Om den som utfört en åtgärd under driftstoppet inte själv kan dokumentera i efterhand ansvarar han/hon för att rapportera över till en kollega som kan föra in uppgifterna i LINK. Loggkontroller Loggkontroller av vilka journaler som enskilda användare har läst och skrivit i görs 1 gång per månad samt vid behov av dokumentationssjuksköterska. Loggkontrollerna dokumenteras och arkiveras av dokumentationssjuksköterska i 10 år. Enskild patient kan begära att få ut sina egna logguppgifter som lämnas ut efter sekretessprövning av MAS. Support Ring landstingets IT-support vid problem med inloggning på Region Kronobergs nät, tel 0470-588600. Var beredd svara på lösenordsfrågan. Ring VIS supporten vid problem med inloggning och support till LINK, tel 0470-588610. De kan även svara på frågor kring användandet av LINK. MAS kan svara på frågor som rör rutinerna för Växjö kommun. CARYNG 2015-02-18