Kommunrevisionen i Åstorp Delegationsordningen gör skillnad på upphandling och anskaffningsbeslut. Det framgår inte vari skillnaden rent beslutsmässigt består i. Är upphandling liktydigt med själva avtalstecknandet så har den uppgiften inget att göra i en delegationsordning som enbart skall beskriva delegerade beslut och inte verkställighet. De beslut som finns inbegripna i en upphandlingsprocess är beslutet om att göra upphandlingen och sedan beslutet om vilken leverantör som skall kontrakteras. Ekonomichefen är delegat vid upphandling över 15 basbelopp. Är det avsikten att ekonomichefen och inte nämnden skall ta beslut om upphandlingar och inköp som överstiger 600 tkr? Dock har nämndens arbetsutskott kvar beslutandet om anskaffning för upphandling överstigande 15 basbelopp. Detta är i högsta grad motstridigt. Nämnden måste tydliggöra vad som avses med upphandling och anskaffning utifrån ett beslutsperspektiv. Eftersom begreppet anskaffningsbeslut används i upphandlingspolicyn kan nämnden använda begreppet tilldelningsbesked för beslutet om vilken leverantör man skall skriva avtal med och stryka begreppet upphandling I delegationsordningen finns också anbudsöppningen med som ett delegerat beslut. Detta är dock ren verkställighet och skall inte finnas med i en delegationsordning. 3.1.2 Avtal Matleveranser Avtal har träffasts mellan Åstorps kommun och en budfirma för leverans av mat till förskolor och äldreboenden. Kommentarer Om det är av vikt att i avtalet uttrycka att fordonen med utrustning skall vara i kompletta och gott skick, bör det definieras vad som avses med detta. En definition finns enligt uppgift i upphandlingsunderlag men det borde framgå av avtalet att denna bilaga utgör en del av det totala avtalet. De kostnader som leverantören har vid inställd trafik, t ex strejk hos uppdragsgivaren eller snöstorm, skall enligt avtalet ersättas av kommunen. I avtalet borde uttryckas vilka kostnader som kommunen skall stå för. Nuvarande skrivning är alltför diffus och kostnaderna bör istället preciseras. Antagligen avses budfirmans fasta kostnader som denne har oavsett om bilarna är i trafik eller ej men det framgår ej av nuvarande skrivning. 3.1.3 Upphandling - Läromedel Avtal om läromedel slöts under våren 2004. Enligt uppgift inhandlas läromedel för ungefär 1,3 milj. kronor årligen. Information ges till nämnden i november 2003 om att upphandling av läromedel skall påbörjas. Anbudsförfrågan skickas ut till fem leverantörer enligt sändlista och leverantörer har 51 dagar på sig att ta fram ett anbud. Annonsering i anbudsjournal har skett. Enligt anbudsunderlaget framgår att nämnden valt en öppen upphandling. Vidare framgår av förfrågan att det anbud, som är mest fördelaktigt ekonomiskt, kommer att antas utifrån kriterierna pris och referenser. I förfrågan redovisas de beräkningsprinciper som nämnden kommer att använda för att poängsätta anbudsgivarnas priser och referenser i utvärderingen. Protokoll finns från anbudsöppningen, vilken visar att två anbud inkommit och att tre personer deltagit vid anbudsöppningen. Anbuden har blivit bedömda efter de kriterier som angivits i förfrågan. Februari 2005 Sida: 12 GRANSKNINGSRAPPORT 7/2004

Kommunrevisionen i Åstorp Beslut om antagande av leverantörer finns. Rektorerna har enligt dokument delegationsrätt att teckna avtal rörande läromedelinköp. Samtliga berörda rektorer har undertecknat beslutet om antagande av leverantör för läromedel. Avtalet som sådant är undertecknat av BUN:s förvaltningschef. Kommentarer Upphandling av läromedel är korrekt genomförd. Det är positivt att utvärderingsprinciperna har redovisats i anbudsförfrågan och att utvärdering verkligen har skett i förhållande till de angivna kriterierna. 3.2 Kultur och fritidsnämnden 3.2.1 Avtalshantering Enligt företeckning över giltiga avtal som Kultur- och fritidnämnden har tecknat finns 47 avtal. Till dessa avtal tillkommer avtal om årligt föreningsstöd till 45 föreningar, vilka huvudsakligen rör föreningsbidrag samt nyttjanderätt eller upplåtelse av lokaler till föreningar. En annan stor grupp av avtal gäller mediainköp och utlåning av media. Avtalen är genomgående tecknade på kort tid, dvs ett år med automatisk förlängning om ett år. Uppsägningstiden av avtalen överstiger inte ett år, utan är ofta 3 till 6 månader. Ansvarig för uppföljning av avtal är förvaltningschefen. Avtalen förvaras i pärmar och bevakning sker manuellt. Någon elektronisk bevakning finns inte och avtalen saknar genomgående diarienummer. Enligt intervju förekommer ingen större risk för att avtal tecknade av annan nämnd skulle vara motstridiga med de avtalsvillkor som Kultur- och fritidsnämnden har tecknat. För närvarande uppges det inte finnas behov av att avtalen skall bli mer tillgängliga inom kommunen, tex genom att de finns som scannade bilder i ärendehanteringssystemet. Nämndens bruttobudget är på 25,3 milj. kronor för 2004. Enligt uppgift sker köp av varor och tjänster för ungefär 3 milj. kronor årligen. Den största posten uppges vara mediainköp för 0,6 milj. kronor. När det gäller inköp av drivmedel, kemiska produkter och kontorsmaterial, användas ramavtal som finns centralt. Behov av ytterligare ramavtal för någon tjänst eller produkt finns inte. Uppföljning av omfattningen på nämndens följsamhet till tecknade ramavtal har inte gjorts och är inte en del av den interna kontrollen. Enligt uppgift är delegationsordningen nyligen reviderad. Förvaltningschef har delegation på inköpsbeslut upp till två basbelopp. Februari 2005 Sida: 13 GRANSKNINGSRAPPORT 7/2004