PROJEKT Lag om Valfrihetssystem Projektledare: Ingela Oscarsson 1
Innehållsförteckning INLEDNING...3 BAKGRUND...3 Förfrågningsunderlag...3 Kvalitetsuppföljning...3 Anpassning av verksamhetssystem...4 Information och utbildning...4 Insatsregistrering...4 Nyckelhantering...4 PROBLEMFORMULERING...5 SYFTE...5 MÅL...5 Huvudmål...5 Delmål...5 Effektmål...5 METOD OCH RESULTAT...5 Förfrågningsunderlag...5 Kammarkollegiet...6 Kvalitetsuppföljning...7 Uppföljningsrutiner...7 Statistik...7 Brukarundersökning...7 Anpassning av verksamhetssystem...7 Rapportering av utförd tid...8 Information och utbildning...8 Information till kommuninvånare...8 Skriftligt informationsmaterial...8 Insatsregistrering...9 Nyckelhantering...10 DISKUSSION...12 Kvalitetsuppföljning / Anpassning av verksamhetssystem...12 Information och utbildning...13 Insatsregistrering...13 Nyckelhantering...13 2
INLEDNING Alingsås kommun var den första kommunen i Västsverige att införa så kallat kundvalssystem, vilket innebär att den enskilde själv väljer utförare av sin hemtjänst. Vid denna tidpunkt fanns ingen lag som styrde det arbetet. Sedan liknande system tagits fram i allt fler kommuner och inom olika verksamheter lämnade regeringen en proposition i oktober 2008 som ledde fram till Lag om valfrihetssystem, LOV (SFS 2008:962). Syftet med den nya lagen är att tydliggöra rättsläget och underlätta för kommuner och landsting som vill öka valfriheten inom sina verksamheter (prop. 2008/09:29). BAKGRUND 1 januari 2006 införde vård och äldreomsorgen i Alingsås ett kundvalssystem som byggde på att utföraren godkändes genom att uppfylla gällande auktorisationskrav. Syftet med detta var att öka valfriheten för den enskilde kommuninvånaren. Vård och äldreomsorgsnämnden fastställde auktorisationskraven och till dessa fanns tillämpningsregler. Något avtal har inte funnits mellan utföraren och kommunen. Våren 2009 beslutade kommunfullmäktige att vård och äldreomsorgsnämnden ska tillämpa Lag om valfrihetssystem, LOV (SFS 2008:962). Denna lag trädde i kraft 1 januari samma år. Lagen reglerar vad som ska gälla för de kommuner som vill konkurrensutsätta kommunala verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till vårdtagaren eller patienten. För att underlätta övergången till ett system med ökad valfrihet och mångfald inom äldre- och handikappomsorgen beslutade regeringen i april 2008 att fördela 280 miljoner kronor i bidrag för att kommunerna skulle kunna förbereda sig för ett valfrihetssystem. Vård och äldreomsorgen i Alingsås sökte vid detta tillfälle pengar för att genomföra förändringar i verksamheten för att bättre kunna leva upp till de krav som ställs. Bland annat fanns behov av att genomföra en strukturerad kartläggning av de processer som kundvalet innebär och anpassa dessa till LOV. Det var även angeläget att förbättra kvaliteten och säkerheten för de vårdtagare som har flera utförare. Mer konkret krävdes förändringar inom följande områden: Förfrågningsunderlag I lagen om valfrihetssystem är ett av kraven att det ska finnas ett förfrågningsunderlag som annonseras i en nationell databas på Kammarkollegiets webbplats. Det fanns därför behov av att omarbeta de befintliga auktorisationskraven och tillämpningsreglerna till ett gällande förfrågningsunderlag. Kvalitetsuppföljning Det finns krav på att kommunerna regelbundet ska redovisa olika parametrar som beskriver den verksamhet som bedrivs för att kunna jämföra resultatet med andra utförare samt andra kommuner. Socialstyrelsen ska i samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, utveckla ett nationellt system för öppna jämförelser av kvalitet, kostnader och effektivitet inom vården och omsorgen om äldre. På sikt ska kvalitetsjämförelser öka äldre personers valfrihet inom vården och omsorgen. Dessa jämförelser och redovisningar ska även bidra till bättre uppföljning av vård och omsorg på nationell nivå. 3
Det verksamhetssystem som används inom äldreomsorgen i Alingsås idag är svårhanterligt när det gäller utdata för kvalitetsuppföljningar. Många av de kvalitetsindikatorer som ska rapporteras in till olika databaser måste beräknas manuellt och det fanns ett behov av att förenkla detta arbete. Anpassning av verksamhetssystem Vård och äldreomsorgsförvaltningen använder verksamhetssystemet Magna Cura med Pulsen AB som leverantör och samtliga yrkeskategorier som arbetar runt den enskilde dokumenterar i detta journalsystem. Systemet ger även möjlighet till kommunikation mellan olika yrkeskategorier kring den enskilde. Efter att biståndshandläggaren tagit beslut om insats, skickas en beställning till ansvarig enhetschef som vidarebefordrar beställningen till vårdpersonalen. Även hälso- och sjukvårdspersonalen skickar beställningar via Magna Cura. Eftersom samtliga yrkeskategorier dokumenterar i verksamhetssystemet kan all personal på ett enkelt sätt ta del av den dokumentation som gjorts och skicka meddelanden till varandra. Problemet har varit att de externa utförarna inte har haft tillgång till Magna Cura. Därmed har all kommunikation med dem skett via telefon och fax, vilket är ett mer omständligt sätt. Framförallt är det ett problem med tanke på att nattverksamheten sköts av kommunens personal. Konkret innebär det att vårdtagare som har insatser såväl dag som nattetid samt valt extern utförare, i praktiken har två utförare, men att utförarna inte kan ta del av varandras dokumentation. Därmed uppstår brister i rapporteringen/informationsöverföringen. Information och utbildning Övergången från kundvalssystem till LOV innebar vissa förändringar och i samband med det fanns behov av att dels ge den egna personalen ökad kunskap om rollerna i en beställare-utförareorganisation, dels få ut information till allmänheten på ett lättillgängligt sätt. Syftet är att det ska kännas naturligt för människor att välja utförare av hemtjänst. Vidare fanns behov av att informera om hushållsnära tjänster. Sedan tidigare fanns det ett skriftligt informationsmaterial gällande kundvalssystemet och detta behövde omarbetas för att anpassas till LOV. Insatsregistrering Utifrån de nya kraven på kvalitetsuppföljning ska kommuner och landsting kunna se vilka insatser och arbetsmetoder som ger bäst resultat genom att jämföra sin prestation med andras. Som en följd av detta fanns ett behov av att prova ett system för registrering av utförda insatser. Detta skulle säkerställa att vårdtagaren får de insatser som blivit beviljade samt kartlägga vad man lägger tiden på och ge arbetslaget möjlighet att planera sina insatser på ett bättre sätt. Nyckelhantering Ett annat aktuellt förbättringsområde är kravet på säker nyckelhantering för vårdtagare där olika utförare utför olika insatser (hemtjänst, trygghetslarm, rehabiliteringsinsatser, sjuksköterskeinsatser). Att nycklar måste hanteras av flera olika utförare kan utgöra ett hinder för den enskilde att välja annan utförare än kommunen. Med en annan sorts nyckelhanteringssystem skulle det kunna bli säkrare genom att man kan se vilken personal som har varit hos vårdtagaren samt att personalen inte behöver hantera många olika nycklar och därigenom riskera att tappa eller förlägga nycklar. Vidare skulle det underlätta logistiken genom att man inte behöver hämta nycklar 4
till exempel då man ska åtgärda ett trygghetslarm. PROBLEMFORMULERING Med anledning av övergången från kundvalssystem till Lag om valfrihetssystem krävdes vissa förändringar. Samtidigt fanns behov av att successivt arbeta med att både inom och utanför verksamheten öka kunskapen om innebörden av en beställare-utförare-organisation. Med anledning av detta, samt av andra orsaker som beskrivits ovan, fanns behov av att se över flera olika rutiner och system i verksamheten. Detta för att komma ytterligare ett steg på vägen till att bli en effektiv och konkurrenskraftig organisation där beställaren ser alla utförare som likvärdiga. SYFTE Syftet med projektet var att undersöka och genomföra olika anpassningar för verksamheten för att bättre uppfylla de krav som ställs vid genomförandet av Lag om valfrihetssystem, samt testa teknik för att följa upp och effektivisera verksamheten. MÅL Huvudmål Övergå från kundval till LOV (lag om valfrihetssystem, SFS 2008:962) samt anpassa kommunens IT-lösningar till de krav och behov som ansågs föreligga vad gäller kvalitetsuppföljning, informationsöverföring samt säker nyckelhantering. Delmål Anpassa IT-system för att förenkla möjligheten till kvalitetsuppföljningar Anpassa IT-system för att förenkla informationsöverföringen mellan utförare Pröva ett nyckelhanteringssystem och kartlägga eventuella fördelar och hinder Pröva ett system för registrering av utförda insatser och kartlägga eventuella fördelar och hinder Effektmål Projektet skulle leda till: Minskad administration vid kvalitetsredovisningar Säkrare informationsöverföring mellan utförare samt mellan utförare och beställare Säkrare och enklare nyckelhantering för samtliga utförare Minskad tid för nyckelhantering Minskad resursåtgång för nyckelhantering, ex bensinförbrukning Säkrad redovisning av utförd tid METOD OCH RESULTAT Förfrågningsunderlag De auktorisationskrav och tillämpningsregler som gällt i det tidigare kundvalet har under projekttiden omarbetats och kompletterats för att anpassas till Lag om valfrihetssystem, LOV. 5
Representanter från alla utförare som var berörda av gällande auktorisationskrav fick möjlighet att inkomma med synpunkter rörande det regelverk som gällde inom kundvalet och gavs även möjlighet att föreslå förändringar i samband med övergången till LOV. Förslag till förfrågningsunderlag har tagits fram och stämts av med upphandlingsenheten i kommunen samt med kommunjuristen. I projektgruppen har underlaget diskuterats vid flera tillfällen och förändringar/justeringar har gjorts. En diskussionsfråga var hur icke-vals-alternativet skulle hanteras, det vill säga vilken utförare en vårdtagare ska få om han/hon inte kan eller vill välja. Beslut togs att det ska vara kommunens egen-regi-alternativ, men frågan var om det är konkurrenssäkert. För att få veta i hur många fall det är aktuellt med icke-vals-alternativet förde biståndshandläggarna under tre månader statistik över hur många personer som fick sig tilldelat en utförare enligt detta system. Det visar sig vara totalt två personer under dessa tre månader. De utförare som redan var godkända enligt kundvalets auktorisationskrav fick information om det förändrade systemet och att de måste ansöka på nytt om att bli godkända enligt det nya förfrågningsunderlaget. För detta hölls två separata möten. På det ena mötet, under hösten 2009, lämnades information av delar av projektgruppen till alla inbjudna utförare samt till myndighetsavdelningens biståndshandläggare. Under våren 2010 höll förvaltningschefen ett informationsmöte för de externa utförarna. Liknande träffar kommer att anordnas regelbundet även fortsättningsvis. Även skriftlig information har skickats ut och en projektdeltagare har varit kontaktperson för utförarna. Rutiner har arbetats fram för hur nya ansökningar ska hanteras. Under arbetets gång har projektdeltagare deltagit i de nätverk som SKL sammansatt i frågan, både lokalt i Göteborgsregionen samt i Stockholm för kommuner med erfarenhet från kundval. Det som framkommit i dessa nätverk har kunnat användas i framtagandet av Alingsås kommuns förfrågningsunderlag. Vård och äldreomsorgsnämnden fastställde grundläggande krav och allmänna villkor för förfrågningsunderlaget i december 2009. Lag om valfrihetssystem i Alingsås kommun började gälla 1 april 2010 och från och med 1 maj 2010 finns förfrågningsunderlaget på Kammarkollegiets nationella webbplats för valfrihetssystem, vilket är ett krav enligt lag om valfrihetssystem. Kammarkollegiet Kammarkollegiet har bjudit in kommuner med erfarenhet av valfrihetssystem inom hemtjänst att delta i en arbetsgrupp för att ta fram ett hjälpmedel till de kommuner som ska skriva förfrågningsunderlag gällande hemtjänst i ett valfrihetssystem. En person från Alingsås kommun har ingått i denna arbetsgrupp, som bland annat identifierat vilka områden som ingår i hemtjänst och vilka begrepp som ska användas. Ett av syftena med arbetet var att förfrågningsunderlagen ska ha samma struktur oberoende kommun. På så sätt ska det underlätta för utförare som vill ha verksamhet i flera kommuner. Arbetsgruppen träffades i Stockholm vid fem tillfällen och hade ett färdigt resultat i slutet av maj 2010. Detta kommer att redovisas i september 2010. 6
Kvalitetsuppföljning Uppföljningsrutiner När det gäller uppföljningsrutiner har det genomförts ett omfattande arbete under det senaste året och ett förslag på uppföljningsmall och struktur är framtaget. I och med detta säkerställs att samtliga utförare följs upp och granskas på samma sätt, enligt en fastställd systematik. De nya rutinerna gäller framförallt uppföljning av verksamhet/kvalitet. Vad gäller ekonomi och personal finns redan tydliga rutiner. Uppföljningen består av följande delar: En webbenkät skickas ut till samtliga enhetschefer/verksamhetschefer en gång om året. Enkäten innehåller områden och krav som ska uppfyllas enligt lagar, föreskrifter, politiska mål samt förfrågningsunderlag. Ett antal frågor/ämnesområden från enkäten väljs ut för att vara underlag för samtal med personal samt samtal med samtliga enhetschefer/verksamhetschefer. Utifrån resultatet av webbenkäten samt samtalen med personal och chefer skrivs en kortfattad rapport som lämnas till respektive chef. Utifrån de förbättringsområden som identifierats ska respektive chef lämna in en åtgärdsplan med beskrivning av hur enheten ska arbeta med frågan samt när det ska vara slutfört. Ett antal granskningar kommer att genomföras årligen, cirka 10-20 olika områden/punkter. Inriktning och omfattning bestäms utifrån aktuella ämnen, de politiska målen och föregående års uppföljning. Statistik När det gäller att få ut relevanta uppgifter från Magna Cura har problem uppstått. Förvaltningen har köpt en rapportmodul, som ska möjliggöra skapandet av rapporter utifrån behov och aktuella frågeställningar. På grund av olika orsaker och förseningar hos Pulsen AB har den fortfarande inte kommit igång. Det senaste beskedet är att den ska vara färdig för användning i början av september. Förhoppningsvis kommer rapportmodulen att leda till bättre och framförallt säkrare statistikuppgifter som dels kan ligga till grund för uppföljning, dels rapporteras in till nationella mätningar och inlämningar. Brukarundersökning För att kartlägga hur nöjda vårdtagarna är med sin hemtjänst, samt som ett stöd till den enskilde i valet av utförare, togs beslutet att genomföra en brukarundersökning. Projektgruppen granskade andra enkäter, till exempel Socialstyrelsens enkät, för att få inspiration och hade en hel del diskussioner kring frågornas formuleringar. Information skickades till utförarna om att enkäten skulle gå ut och ett informationsbrev till de som ombads besvara enkäten skrevs. Enkäter skickades inte till dem som valt en utförare med färre än tio kunder. På samma sätt redovisades inga enkätsvar om antal svar understeg tio från en utförare. Brukarundersökningen kommer fortsättningsvis att genomföras årligen. Anpassning av verksamhetssystem Efter en första diskussionen med Pulsen AB, leverantör av Magna Cura, togs en kontakt med Kungsbacka kommun eftersom de hade samma behov att anpassa verksamhetssystemet. En 7
kravspecifikation på de funktioner som krävs för att kunna släppa in de externa utförarna i Magna Cura har tagits fram. Kort kan sägas att målet är att de externa utförarna ska kunna använda Magna Cura på samma sätt som de kommunala. Pulsen presenterade en lösning och beställningen gjordes i juni 2010. Rapportering av utförd tid Förutom ovanstående anpassningar har även en lösning för att kunna rapportera utförd tid direkt i Magna Cura beställts. Idag görs detta manuellt på blanketter, ett tidsödande arbete. Genom att köpa in en ny modul kan respektive chef själv lägga in utförd tid, antal matleveranser samt utförda larm i systemet. Detta förenklar både för cheferna och för controllern på förvaltningen. Information och utbildning Information till kommuninvånare Som en del i att informera allmänheten om innebörden av LOV och valfrihetssystemet planerades en mässa. Syftet med mässan skulle vara att visa upp företag, dagens och framtidens hemtjänst med upplägg och valmöjligheter samt det ekonomiskt fördelaktiga med RUT-avdrag, så kallade hushållsnära tjänster. Alla utförare av hemtjänst bjöds in att representera sig på mässan. Planeringen ledde till att äldreomsorgen blev en del i Bodagarna. På så sätt nåddes många människor och hemtjänsten fick också ta del av Bodagarnas marknadsföring och deras "dragplåster". De utförare som anmälde intresse av att delta i Bodagarna var Attendo Care, Hemtrevnad, Homemaid samt kommunens utförare. Vid två tillfällen hölls planeringsmöten tillsammans med de företag som deltog i montern. I montern medverkade även vård och äldreomsorgsnämndens ordförande Niklas Hellgren och svarade på allmänhetens frågor. Resultatet av mässan var lyckat och informationsmaterial delades ut till nästan 500 personer. Även de utförare som deltog i mässan var nöjda med resultatet. Skriftligt informationsmaterial I arbetet med att ta fram ett nytt informationsmaterial har många andra kommuners material använts som inspiration samtidigt som övrig information sökts. Beslut togs att ha informationen i katalogform, men att göra tryckningarna i färre upplagor och oftare, för att underlätta för eventuella förändringar i materialet. De olika utförarna presenteras utifrån en given mall och under rubrikerna får de själva formulera sina texter. Samma information som tas fram och formuleras till katalogen publiceras också på kommunens nya hemsida. Det skriftliga informationsmaterialet delas ut i samband med att personer ansöker om bistånd. Informationsmöten för all personal inom förvaltningen planerades, dit även pensionärsorganisationerna skulle bjudas in. Detta har inte kunnat genomföras under projekttiden, men kan eventuellt komma att genomföras under hösten 2010. 8
Insatsregistrering Det diskuterades om förvaltningen skulle testa att använda Mobipen inom ramen för LOV-projektet. Projektgruppen såg både för- och nackdelar med detta system. Det faktum att alla utförda åtgärder blir registrerade och att dokumentationen skulle finnas tillgänglig i vårdtagarnas hem, sågs som både positivt och negativt. Det som övervägde som negativt var att det, åtminstone inom pilotprojekttiden, skulle krävas två olika dokumentationssystem eftersom integrationen med Magna Cura inte var klar. Detta sammanvägt med ett erbjudande om att utan kostnad vara en av fyra testkommuner när Catalyt/Kommundialogen skulle lansera ett nytt system i resursmätning inom hemtjänsten, gjorde att Mobipen valdes bort. Catalyt/Kommundialogen erbjöd en insatsregistrering med hjälp av mobiltelefoner och etiketter. Ett hemtjänstlag valdes ut för resursmätningen. Laget bestod av nio personal, ansvariga för cirka 40 vårdtagare. Enhetschef och personal informerades och chefen fick i uppdrag att utse fyra personer ur personalgruppen som skulle vara ansvariga för att mätningarna genomfördes samt göra justeringar i systemet. Vid informationstillfällena med personalen bestämdes vad som skulle mätas och gruppen enades om "vårdtagartid", "övriga insatser", "restid", "möte/planering", "rast" och "larm". Personalen var inte odelat positiva utan kände sig övervakade och undrade hur de skulle hinna med och vad syftet med det hela var. En tidsplan sattes upp och skriftlig information skickades ut till vårdtagare/anhöriga. Personalen fick ytterligare information, etiketter och telefoner programmerades, vårdtagare samt personal lades in i systemet. Utbildning gavs framförallt till de fyra ansvariga i gruppen, vilka i sin tur informerade resten av personalgruppen. Mätningen skulle pågå i sex veckor och ett par dagar efter att mätningarna startat inträffade vissa tekniska problem. En del av problemen visade sig bero på att en del av personalen inte hanterade telefonerna på rätt sätt. Efter ett par veckor bestämdes att de fyra ansvariga samt den personal som var intresserad skulle fortsätta med mätningarna och efter detta blev resultatet bättre. De tekniska problemen fortsatte, men supporten gav god hjälp. Efter mätningens slut gjordes en utvärdering tillsammans med de fyra andra kommuner som deltagit i testet. Vid utvärderingen framkom att Alingsås haft minst tekniska problem. I sammanställningen räknades den första av de sex veckorna bort. Mätningarna visade att en hel del tid läggs på möte/planering och att restiden är hög för att vara ett hemtjänstlag i de centrala delarna av Alingsås. En del av restiden antogs bero på den snörika vintern. Beslut togs därför att göra ytterligare mätningar efter några veckor då det blivit bättre väglag samtidigt som vissa förbättringar i systemet genomförts. I genomsnitt fördelades en arbetsdag under den första mätningen enligt följande: 42 % vårdtagartid 3 % övriga insatser 31 % restid 20 % möte/planering 4 % rast 9
Tiden för larmhantering kom inte med i redovisningen, men supporten lovade att åtgärda detta till nästa mätning. I den nya mätningen, som genomfördes med start vecka 19, deltog endast de fyra ansvariga i personalgruppen. I denna mätning fördelades en arbetsdag enligt följande: 37 % vårdtagartid 10 % övriga insatser 25 % restid 22 % möte/planering 6 % rast Inte heller i denna mätning kom tiden för larmhantering med, trots kontakt med supporten angående detta. Efter de två mätningarna hade projektansvarig möte med den berörda enhetschefen för att gå igenom resultaten. Enhetschefen förde i sin tur vidare resultaten till personalgruppen. Personalen fick även möjlighet att svara på en enkät som handlade om deras upplevelse av att hantera ITsystem samt i vilken utsträckning de skattade att IT-systemet varit till nytta. Det var fyra personer som lämnade in enkätsvar. De personer som svarade på enkäten skattade att de inte har så stor erfarenhet av använda olika IT-system och ett par av dem skattade att de har lite svårt för att lära sig nya IT-system eller liknande teknik. IT-systemet upplevdes inte vara användarvänligt och personalen skrev på enkäten att mobiltelefonerna krånglade mycket och att detta bidrog till att de kände sig stressade. Det fanns tre separata frågor om vilken nytta IT-systemet kan ha för vårdtagare, personal och organisation. De fyra enkätsvaren visar helt olika uppfattningar där några skattar att det kan vara till stor nytta och andra skattar att det inte är till någon nytta alls, främst på grund av att alla registreringar inte kommer med och att det därför inte blir ett rättvist resultat. Några personer skrev att fördelen med registreringen är att det blir tydligt hur tiden används samt att det syns att personalen har varit hos en vårdtagare. Nyckelhantering Ett arbetslag inom hemtjänsten valdes ut där de cirka 60 vårdtagarna har ett blandat boende, det vill säga lägenheter och villor både i och utanför tätorten. Den personal det berörde bestod av cirka tjugo personer samt två sjuksköterskor. Förfrågningar skickades ut till fyra företag som handhar mobila lås; Telia, Athena Nordics, STT Condigi och Tunstall. Enhetschefen för området kontaktades och därefter genomfördes informationsmöten för vårdpersonalen och för sjuksköterskorna. Vid dessa tillfällen presenterades LOV-projektet, information gavs om vad mobila lås innebär samt instruktioner för hur personalen under tre veckor skulle genomföra en registrering av hur mycket tid deras nuvarande nyckelhantering tog. Både enhetschef och personal reagerade positivt på förslaget. 10
En manuell tidsredovisning genomfördes för att kartlägga tidsåtgången för nyckelhanteringen. Den visade att sjutton minuter per dag och arbetslag ägnades åt att hämta eller lämna nycklar. Under dessa veckor var inga larm registrerade. Efter genomgång av svaren från leverantörerna föll valet på STT Condigi. Inom STT utsågs i januari 2010 en projektledare som informerade om tidsplan, låsmontering, systemkrav, brev till anhöriga med mera. Systemkraven vidarebefordrades till kommunens IT-avdelning. Kraven var större än förväntat och det innebar därför mycket jobb för IT-avdelningen. Vid detta skede genomfördes ytterligare en träff med personalgruppen då de fick information om hur låsinventeringen skulle gå till. Enskilda personer utsågs som ansvariga för de olika åtagandena och personalen fick information om brev och förfrågan om samtycke som skulle skickas ut till vårdtagare/anhöriga. Vid låsmonteringsutbildningen deltog två vårdpersonal, en servicetekniker och ansvarig projektdeltagare. Det som gicks igenom teoretiskt och praktiskt under dagen var upp- och nedmontering av lås, programnedladdning samt handhavande av telefoner. Efter att ha fått in samtycke från 28 vårdtagare startade själva monteringen av låsenheterna. För vårdtagarnas skull närvarade en person från personalgruppen då låsen monterades. Monteringen tog sammanlagt två och en halv dag. Då IT-avdelningen var klar med installationen av systemet genomfördes utbildning i datorsystemet. Vid detta tillfälle deltog två vårdpersonal, enhetschef, samt två personer ur LOV-projektgruppen. Utbildningen innehöll programmering av låsenhet och telefon samt registrering av vårdtagare/personal och behörigheter. Efter detta påbörjades arbetet med att lägga in alla vårdtagare, all berörd vårdpersonal, att styra behörigheter samt att programmera telefonerna. Som en del i utbildningen installerades ett testlås på ett av äldreboendena där sedan genomgången av lås och telefoner för vårdpersonalen ägde rum. Användningen av mobila lås startades upp under vecka 11. Allt gick planenligt och personalen var fortsatt positiv. Några fel gällande handhavandet begicks, men detta innebar inga större problem. Efter några dagar inträffade vissa tekniska problem, men de kunde snabbt åtgärdas efter kontakt med supporten och uppdatering av telefonerna. Fram till 1 maj hade personalen med sig nycklar ut vid insatserna, men efter detta datum användes det mobila systemet fullt ut. Vid ett tillfälle fick ansvarig projektdeltagare stöta på personalen då användandet inte var till belåtenhet. I vecka 26 avslutades nyckelhanteringsprojektet och låsen monterades ner. I samband med nedmonteringen närvarade vårdpersonal som ställde frågor om hur vårdtagarna upplevt de mobila låsen. Personalen som hade använt digital nyckelhantering fick besvara samma enkät som användes vid resursmätningen (se ovan). Det var nio personal som svarade på enkäten och de hade mycket olika erfarenhet av att använda olika IT-system. Majoriteten skattade att de inte har svårt för att lära sig nya IT-system eller liknande teknik. Drygt 66 % skattade att de fick tillräckligt med stöd och hjälp 11
före och under testperioden och 55 % skattade att systemet var användarvänligt. Sjuksköterskorna hade endast använt systemet ett fåtal gånger och deltog därför inte i utvärderingen. På de tre olika frågorna som belyser vilken nytta IT-systemet har för vårdtagaren, personalen respektive organisationen svarade drygt 77 % att systemet har stor eller mycket stor nytta för såväl vårdtagaren, personalen som organisationen. I fritexten på enkäten framkom att det är en stor fördel att kunna komma in till vårdtagarna när de larmar utan att först behöva hämta nycklar samt att det är lätt att göra omplanering vid oförutsedda händelser. Personalen har dock påpekat att låsen inte passar på alla dörrar samt att det finns en rädsla för att systemet inte alltid fungerar men att det å andra sidan är säkrare eftersom de inte riskerar att tappa bort nycklar. Vårdtagarna som haft låsen på sina dörrar har också fått möjlighet att svara på en enkät som lämnades ut i samband med att låsen plockades ner. Frågorna handlade om i vilken utsträckning vårdtagarna känt sig trygga med det elektroniska låset samt om det varit till besvär för dem eller deras närstående. Det var 15 vårdtagare som besvarade enkäten. Svarsalternativen var en skala med sex steg. Svaren fördelade sig enligt redovisningen nedan. I vilken utsträckning har du känt dig trygg när det elektroniska låset varit monterat på din dörr? Mycket trygg 6 2 5 0 2 0 Inte alls trygg Har det elektroniska låset varit till besvär för dig eller dina närstående? Inget besvär alls 10 1 2 1 1 0 Väldigt mycket besvär Det fanns möjlighet att skriva fria kommentarer på enkäten och där framkom att någon tycker att låset är helt onödigt för hans/hennes del och någon har känt sig trygg eftersom han/hon har svårigheter att röra sig fritt. Någon skriver att det måste underlättat för hemtjänstpersonalen som då slipper bära omkring på en massa nycklar och en säger att den inte haft något obehag av det digitala nyckellåset. En person skriver att det kändes bra att ha nyckellåset när hon/han var borta en längre tid. DISKUSSION Kvalitetsuppföljning / Anpassning av verksamhetssystem Fördelarna med att alla utförare använder samma verksamhetssystem är många. Det primära är den förbättrade informationsöverföringen i och med att alla utförare kan ta del av all dokumentation kring en specifik vårdtagare, under förutsättning att det finns en vårdrelation med personen i fråga. Olika yrkesgrupper kan på ett enkelt sätt kommunicera med varandra och detta är en säkerhetsfråga när det gäller vård och omsorg. Detta är också angeläget ur perspektivet att få den egna personalen att utvecklas i sin roll i en beställare-utförare-organisation (se nedan). Ytterligare en effekt är att det blir lättare att få ut aktuell statistik, eftersom allt hämtas från ett och samma system. Även det övriga uppföljningsarbetet förenklas genom att möjligheten till granskningar och stickprov ökar. Uppföljning och statistik är ett område där det funnits brister. Dels rent rutinmässigt, att olika 12
verksamheter följts upp på olika sätt, utan en tydlig systematik. Dels problem med att få ut relevant och efterfrågad statistik från Magna Cura, exempelvis för att kunna lämna uppgifter till Socialstyrelsen och olika kvalitetsregister. Information och utbildning Gällande brukarundersökningen finns många fördelar med att på sikt publicera delar av resultatet tillsammans med det skriftliga informationsmaterialet. Detta för att göra det enklare för den enskilde att välja eftersom de flesta vårdtagare än så länge inte har tillgång till kommunens hemsida. Vidare efterfrågas från olika håll möjligheten att få tillgång till och jämföra resultat av liknande undersökningar och detta ser man därför ett behov av att utveckla vidare. Då det har diskuterats en fortsättning på LOV-projektet ser man ett fortsatt behov av att arbeta med information till den egna personalen, framförallt legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal, för att få en ökad förståelse för hur det är att arbeta i en organisation med flera utförare och ökat stöd i sin roll i en beställare-utförare-organisation. Detta innebär ett förändrat synsätt och förhållningssätt och gäller framförallt arbetet gentemot de externa utförarna då det är viktigt att man arbetar lika gentemot alla utförare. För att ar beta med bland annat dessa frågor och även samarbetet mellan lagstiftningar har det diskuterats att bjuda in föreläsare till en temadag. Detta skulle då i första hand vara till för myndighetsavdelningen, enhetschefer samt för den legitimerade personalen. Vidare behöver kommunikationen mellan utförarna förbättras och ett steg i rätt riktning är att införa ett gemensamt verksamhetssystem. Insatsregistrering Slutsatsen av enkäten kan sägas vara att resursmätning är bra men systemet behöver vara enklare att hantera och det bör finnas större möjligheter att ta fram rapporter på olika nivåer om mätningen ska vara värdefull. Med ett system som uppfyller dessa krav kan en resursmätning bli en viktig del i en kvalitetssäker och effektiv hemtjänst. Efter det resultat som den genomförda undersökningen visade på arbetar man i det aktuella arbetslaget med att öka arbetstiden hemma hos vårdtagarna och minska på planerings- och mötestid. Ett sätt att följa upp detta skulle kunna vara att genomföra en årlig mätning för att se hur tiden fördelas, hur tidsfördelningen förändras och ha detta som underlag för fortsatt planering. Nyckelhantering Stefan Lundberg som genomfört en studie på Kungliga Tekniska Högskolan gällande elektroniska lås säger att det för vårdpersonalen blir tryggare att kunna visa att man verkligen var där man skulle, eller inte var där man inte skulle vara om en stöld eller ett olycksfall inträffar. Vidare tror han att de kostnader det innebär att installera elektroniska lås med råge blir betalda av de tidsbesparingar som de medför. Nyckelhanteringsprojektet visade på att en majoritet av personalen uppfattade systemet som något positivt för både vårdtagare, personal och organisation. Man ser även att det sparar tid samt att det förbättrar säkerheten. Även en majoritet av vårdtagarna som tillfrågats har uppfattat systemet som något positivt. I dagsläget behöver vårdtagarna lämna ifrån sig flera nycklar om de har både hemtjänst och larm, samt ytterligare nycklar om de väljer att få sin hemtjänst från extern utförare. Detta är angeläget att förbättra då det kan ses som ett hinder för den enskilde att välja annan utförare än kommunen. Deltagare i projektgrupp: Christine Sjöqvist, Maria Carlsson, Linda Bergholtz, Helena Sager och Ingela Oscarsson 13