rapport Möbler rapport 96-3-2014 1 (74)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Sammanfattning... 4 2 Inledning... 5 2.1 Bakgrund... 5 2.2 Syfte och mål... 5 2.3 Avgränsning... 5 2.4 Metod... 5 3 Nuvarande ramavtal... 6 3.1 Ramavtalsområdet... 6 3.2 Genomförande av föregående upphandling... 7 3.2.1 Upphandlingen... 7 3.2.2 Avtalstid... 9 3.3 Förvaltning av ramavtalsområdet... 9 3.3.1 Synpunkter och erfarenheter från förvaltningen... 9 3.3.2 Informationsspridning om ramavtalsområdet... 10 3.4 Avsteg... 10 3.5 Försäljningen på ramavtalen... 10 3.5.1 Avropande myndigheter... 10 3.5.2 Stora användare på ramavtalen... 10 3.5.3 Statistik... 11 3.5.4 Statistik per ramavtalsleverantör... 11 3.5.5 Avrop per delområde... 14 3.5.6 Sålda produkter per delområde... 14 3.5.7 Ramavtalstrohet... 14 4 Behovsundersökning... 16 4.1 Enkät till myndigheter... 16 4.1.1 Användning av ramavtalen... 16 4.1.2 Produkterna... 23 4.1.3 Tjänsterna... 26 4.1.4 Krav och utvärdering... 27 4.1.5 Kontakt med ramavtalsleverantörer... 29 4.1.6 Avrop... 31 4.1.7 Generella synpunkter på ramavtalen... 33 4.2 Möten med referensgrupp... 35 4.2.1 Anbudsområden... 35 4.2.2 Produkterna... 36 4.2.3 Tjänster... 36 4.2.4 Avropsordning... 37 4.2.5 Krav... 37 4.2.6 Leverans... 38 4.2.7 Produktlistorna... 38 4.2.8 Viten... 38 4.2.9 Överprövningar... 38 5 Marknadsundersökning... 39 5.1 Branschen... 39 rapport 96-3-2014 2 (74)
5.2 Enkätundersökning... 39 5.2.1 Företagen... 40 5.2.2 Ramavtalsleverantörer... 40 5.2.3 Produkter och tjänster... 42 5.2.4 Anbudsområden... 46 5.2.5 Avropsordning... 49 5.2.6 Krav... 50 5.2.1 Utvärderingsmodell... 52 5.2.2 Generella synpunkter på ramavtalen... 53 5.3 Möten med leverantörer... 56 5.3.1 Genomförande... 56 5.3.2 Anbudsområden... 56 5.3.3 Produkter och tjänster... 57 5.3.4 Utveckling av marknaden... 59 5.3.1 Kunderna... 59 5.3.2 Pris... 60 5.3.3 Krav- och utvärderingskriterier... 60 5.3.4 Försäljning... 62 5.3.5 Avropssätt... 62 5.3.6 Fördelar och nackdelar med de nuvarande ramavtalen... 62 5.3.7 Förslag på förbättringar/förändringar... 63 5.4 Branschorganisationer... 64 5.4.1 Möte med TMF... 64 5.4.2 offentlig upphandling av möbler... 64 5.5 Synpunkter från arkitekt... 65 5.6 Små och medelstora företag... 67 5.7 Andra upphandlingar... 67 6 Närliggande ramavtalsområden... 70 6.1 Arkivhyllor och skåp... 70 6.2 Värdeskåp och dokumentskåp... 70 6.3 Belysningsarmaturer... 70 7 Lagen om offentlig upphandling... 70 7.1 Upphandling av ramavtal... 70 8 Diskrimineringslagen... 71 9 Elektroniska anbud... 71 10 Några strategiska frågor inför kommande upphandlingen... 71 11 Slutsatser... 71 12 Källförteckning... 73 rapport 96-3-2014 3 (74)
1 Sammanfattning Ramavtalsområdet Möbler består av ramavtalen Möbler-Direkt, Möbler-Design och Funktion samt Möbler-Helhet. Totala antalet ramavtalsleverantörer är 26 stycken. De nuvarande ramavtalen för Möbler-Direkt samt Möbler-Design och Funktion löper ut den 15:e september 2015. Den främsta målsättningen med förstudien är att ta fram underlag inför beslut om en statlig ramavtalsupphandling ska göras avseende ramavtalsområdet. Underlag har inhämtats från enkäter som skickats ut till myndigheter och leverantörer. Möten har genomförts med leverantörer och en referensgrupp bestående av representanter från statliga myndigheter. Projektet har även tagit del av ramavtalsförvaltarens samlade erfarenheter av ramavtalsområdet. Syftet med förstudien är att samla information och kunskap från marknadens erfarenheter inom området samt undersöka vilka behov som avropande myndigheter har. n ska även belysa förutsättningarna för en upphandling inom området och ange inriktning samt omfattning av upphandlingen. De nuvarande ramavtalen omsätter ca 469 miljoner kr årligen (2013) och används av flera olika myndigheter. Stora användare av ramavtalen var under 2013 Skatteverket, Polisen, Kriminalvården, Migrationsverket Karolinska Institutet och Försäkringskassan. Efter en sammantagen bedömning rekommenderar projektgruppen att Statens inköpscentral beslutar om att en ny ramavtalsupphandling genomförs. rapport 96-3-2014 4 (74)
2 Inledning 2.1 Bakgrund Kammarkollegiet övertog från och med den 1 januari 2011 ansvaret för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen. Försvarets Materielverk, FMV ansvarade tidigare för ramavtalen avseende möbler. FMV har upphandlade möbler till den offentliga sektorn sedan slutet av 1940-talet. Avtalen för Möbler Direkt samt Design och Funktion löper till och med 2015-09-15 och Möbler Helhet tom 2015-12-14. Kammarkollegiet har därför påbörjat en förstudie på området. 2.2 Syfte och mål Syftet med förstudien är att samla information och kunskap om pågående utveckling inom området samt vilka behov som myndigheterna har. n ska även belysa förutsättningarna för en upphandling inom området och ange inriktning samt omfattning. Målet är att arbeta fram ett underlag som ger stöd och rekommendationer inför ett kommande beslut om huruvida upphandling ska genomföras eller inte. Samtliga rekommendationer som lämnas i samband med denna förstudie kan komma att prövas på nytt, ändras och anpassas i en kommande upphandling, då en sådan är ett separat projekt där ny information kan tillkomma och förutsättningar kan ändras med tiden. 2.3 Avgränsning Närliggande ramavtalsområdena Arkivhyllor och skåp, Värdeskåp och dokumentskåp samt Belysningsarmaturer har egna ramavtal och projektet har därför valt att inte granska dessa inom ramen för denna förstudie. 2.4 Metod Projektet har som underlag i förstudien sänt ut enkäter till avropande myndigheter och till leverantörer inom området. Projektet har även haft möte med en referensgrupp där man har behandlat frågor i syfte att ytterligare kartlägga behovet, klargöra avgränsningar och ta upp synpunkter på nuvarande avtal. Projektet har även som en del i förstudien haft möten med leverantörer. Enskilda möten har genomförts med nio ramavtalsleverantörer. Frågorna som var samma som i enkäten hade skickats ut i förväg och varje möte tog ca 1,5 timme. Möten har även genomförts med branschföreningen, Trä- och Möbelföretagen, TMF, samt ansvarig upphandlare för SKL Kommentus Inköpscentrals möbelupphandling. rapport 96-3-2014 5 (74)
3 Nuvarande ramavtal 3.1 Ramavtalsområdet Det nuvarande statliga ramavtalsområdet Möbler är uppdelat i tre ramavtal. Möbler - Direkt Möbler - Design och Funktion Möbler - Helhet Tabellen nedan visar vad som skiljer avtalen åt: Statligt Ramavtal Möbler Dir Statligt Ramavtal Möbler DoF Statligt Ramavtal Möbler Helhet Öppet förfarande Öppet förfarande Selektiv upphandling Avropsordning: Avrop ska ske enligt fastställd avropsordning, s.k. rangordning, i ramavtalet. Vid detta avropsförfarande skall de fastställda villkoren i ramavtalet tillämpas utan förnyad inbjudan att lämna anbud. Avropsförfrågan ska ske mot den högst rankade ramavtalsleverantören per produktområde i ramavtalet, som bedöms kunna leverera efterfrågade produkter. Om den högst rankade ramavtalsleverantören inte kan leverera, ska avrop ske mot nästföljande ramavtalsleverantör som bedöms kunna leverera efterfrågade produkter. Anbudsområden: A - Förvaringsenheter B - Kontorsarbetsbord C - Kontorsarbetsstolar D - Stolar E - Skärmar F - Bord G - Soffor och fåtöljer med tunn stoppning H - Soffor och fåtöljer med tjock stoppning I - Sängar och dagbäddar J - Hörsalsstolar K - Möbelklädsel och gardintyger Avropsordning: I förnyad konkurrensutsättning ska avropsförfrågan ställas till samtliga ramavtalsleverantörer. Avropare kan ställa vissa ska-krav på produkten och kan även välja mellan valfritt antal av följande utvärderingskriterier vid avrop: Pris, Leveranstid, Leveransvillkor, Funktion, Miljö, Design, Ergonomi samt Produktnära tjänster, t ex inbärning, emballagehantering, städning, montering Avropare bör precisera betydelsen av valda utvärderingskriterier, t ex vilka funktioner och miljöaspekter som avses vid aktuellt avrop. Anbudsområden: A - Förvaringsenheter B - Kontorsarbetsbord C - Kontorsarbetsstolar D - Stolar E - Skärmar F - Bord G - Soffor och fåtöljer med tunn stoppning H - Soffor och fåtöljer med tjock stoppning I - Sängar och dagbäddar J - Hörsalsstolar K - Möbelklädsel och gardintyger Avropsordning: I förnyad konkurrensutsättning ska avropsförfrågan ställas till samtliga ramavtalsleverantörer. Avropare kan ställa vissa ska-krav på produkten och kan även välja mellan valfritt antal av följande utvärderingskriterier vid avrop: Pris, Leveranstid, Leveransvillkor, Funktion, Miljö, Design, Ergonomi samt Produktnära tjänster, t ex möbleringsförslag, frakt, inbärning, emballagehantering, städning, montering, leveranssamordning. Avropare bör precisera betydelsen av valda utvärderingskriterier, t ex vilka funktioner och miljöaspekter som avses vid aktuellt avrop. Anbudsområde: Helhet - Förvaringsenheter - Kontorsarbetsbord - Kontorsarbetsstolar - Stolar - Skärmar - Bord - Soffor och fåtöljer Ett delområde. Max 6 anbudsgivare rapport 96-3-2014 6 (74)
6 anbudsgivare per område A-J. 8 anbudsgivare i område K. Max 6 anbudsgivare per område A-J. Max 8 anbudsgivare i område K. Ramavtalen, Möbler-Direkt och Möbler-Design och Funktion, innehåller således 11 delområden med 6-8 leverantörer per delområde. Flera leverantörer har avtal inom flera områden. Det totala antalet leverantörer på ramavtalet är 26 stycken. 3.2 Genomförande av föregående upphandling 3.2.1 Upphandlingen Föregående upphandlingar annonserades i FMV:s regi 2010-12-21 i Allego. Möbelavtalen upphandlades genom tre (3) upphandlingar; Möbler-Direkt, Möbler- Design och Funktion och Möbler-Helhet. Upphandlingar Möbler-Direkt, Möbler- Design och Funktion genomfördes enligt öppet förfarande och Möbler-Helhet genomfördes enligt selektivt förfarande. Antal anbud som kom in var 27 st för Möbler-Direkt, 32 st för Möbler-Design och Funktion och 7 st för Möbler-Helhet. Upphandlingarna överprövades inte. Totalt så finns i dagsläget 26 kontrakterade ramavtalsleverantörer varav ett flertal har avtal inom flera ramavtalsområden och/eller delområden. Avtal tecknades för två (2) år med möjlighet att förlänga avtalen med upp till två (2) år. Förlängningsoptionen för Möbler-Direkt och Möbler-Design och funktion är nu maximalt utnyttjad och ramavtalet kan inte förlängas ytterligare. Ramavtalet Möbler- Helhet kan förlängas till och med 2015-12-14. Tabellerna nedan visar vilka leverantörer som har avtal på respektive ramavtal: Ramavtalsleverantörer Möbler-Direkt AB Edsbyverken Balzar Beskow AB EFG Kontorsmöbler AB Glimåkra Akvamatik AB Holmbergsbordet AB Johanson Design AB Kinnarps AB Lammhults Möbel AB LT Officeline AB rapport 96-3-2014 7 (74)
Lundqvist Inredningar AB Martela AB Materia AB NC Nordic Care AB OFFECCT AB Scandinavian Business Seating AB Silent Gliss AB Skandiform AB Skeie AS Stolab Möbel AB Ulla Ekström Inredningar AB Ramavtalsleverantörer Möbler-Design och Funktion AB Edsbyverken Balzar Beskow AB EFG Kontorsmöbler AB Gärsnäs AB Input interiör Sweden AB Kinnarps AB Källemo AB Lammhults Möbel AB LT Officeline AB Ludvig Svensson Martela AB Materia AB NC Nordic Care AB OFFECCT AB Scandinavian Business Seating AB Silent Gliss AB Skandiform AB Ulla Ekström Inredningar AB Ramavtalsleverantörer Möbler-Helhet EFG Kontorsmöbler AB Holmbergsbordet AB Input interiör Sweden AB Kinnarps AB L2 Contract AB SENAB AB rapport 96-3-2014 8 (74)
3.2.2 Avtalstid Möbler-Direkt och Möbler-Design och Funktion Ramavtalen började gälla 2011-09-16 och upphör att gälla 2015-09-15. Möbler-Helhet Nuvarande ramavtal började gälla 2011-12-15 och upphör 2015-09-15. Avtalet kan förlängas till 2015-12-14. 3.3 Förvaltning av ramavtalsområdet Statens inköpscentral ansvarar för förvaltningen av ramavtalsområdet. 3.3.1 Synpunkter och erfarenheter från förvaltningen I detta avsnitt sammanfattas ramavtalsförvaltarens samlade erfarenheter och rekommendationer till förbättringar inför kommande ramavtalsupphandling. Erfarenhetsrapporten presenteras i sin helhet som en bilaga till rapporten. Ramavtalsförvaltaren anser att man bör se över ramavtalsområdet och försöka hitta ett nytt avropsförfarande i nästa upphandling. Det har varit rörigt och besvärligt med tre ramavtal för avroparna även om det samtidigt öppnat upp till möjligheter att välja olika avropsförfaranden. Ramavtalsförvaltaren föreslår inför en ny upphandling att man ser över de delområden som idag finns på ramavtalen. Idag är det elva olika delområden vilket har gjort att även nischade leverantörer har haft möjlighet att lämna anbud. Det är bra men det har enligt ramavtalsförvaltaren försvårat vid avrop eftersom flera avrop har behövt göras för att få ett komplett sortiment. Inom Möbler-Helhet har det dock funnits möjlighet att göra avrop av heltäckande sortiment men det har istället skapat problem vid myndigheternas utvärdering. Samtliga leverantörer har inte alltid kunnat leverera önskat behov vilket har inneburit att myndighet inte kunnat få hela sitt behov tillgodosett vid ett avrop. Ramavtalsförvaltaren föreslår vidare att man ser över produktgrupperna och tillhörande tjänster som det finns avtal inom idag samt om dessa eventuellt kan dessa utökas med andra produktgrupper och/eller tjänster som saknas och har efterfrågats. Vidare rekommenderar ramavtalsförvaltaren att man inför en kommande upphandling tar in extern hjälp avseende kravställningen av de tekniska ska-kraven vad gäller provningsstandarder. Nedan listas några övriga frågeställningar som Förvaltaren anser att man bör beakta i en kommande upphandling: Hur ska man lösa kvalitetsgranskning av produkter i pågående avtal? Ska återförsäljare accepteras? rapport 96-3-2014 9 (74)
Ska det vara möjligt att via fullmakter lämna över avropsförfrågningar till systerbolag/dotterbolag hos ramavtalsleverantören? Vilka leveransvillkor ska finnas på det nya ramavtalet och ska inbärning och montering ingå i leveransvillkoren? Ska emballagehantering, avemballering och bortforslande ingå i ramavtalet? Hur ställer vi krav på emballering för transport utomlands (t.ex. ambassader) på ett säkert sätt? Vilka leveransförseningsklausuler och vitesklausuler ska gälla? Hur ska kommande pris- och/eller produktlistor för avropande myndigheter se ut? Hur ofta ska sortimentändringar få göras och hur ska detta hanteras? Sanningsförsäkran och viten istället för granskning av förvaltningsenheten? Hur hantera avrop som görs mitt i sommaren och som har kort svarstid? 3.3.2 Informationsspridning om ramavtalsområdet Information om ramavtal förmedlas på www.avropa.se. Det är enheten för ramavtalsförvaltning på Statens inköpscentral som är ansvarig för att webbplatsen kontinuerligt uppdateras med relevant information om ramavtalen och som ser till att det finns stöddokumentation i form av exempelvis vägledningar och avropsblanketter. Därtill anordnas seminarier om ramavtalen för de myndigheter som är avropsberättigade på ramavtalen och för ramavtalsleverantörer. 3.4 Avsteg Flera mindre avsteg har gjorts inom ramavtalsområdet. Två större avsteg har gjorts. En myndighet anger nedanstående som skäl till att man gör avsteg: Vi kan sluta avtal med en leverantör avseende vårt behov av plan- och miljömöbler, mattor, hörsalsmöbler och belysning Avtalet omfattar leverantörens totala sortiment av möbler Vi har behov av ett bredare sortiment av möbler 3.5 Försäljningen på ramavtalen 3.5.1 Avropande myndigheter Under 2013 avropade ca 350 olika beställare från ramavtalet till ett värde på ca 469 mkr per. 3.5.2 Stora användare på ramavtalen rapport 96-3-2014 10 (74)
Stora användarna av ramavtalen under 2013 var: Myndighet Skatteverket Polisen Migrationsverket Karolinska Institutet Försäkringskassan Säkerhetspolisen Lunds Universitet Uppsala Universitet Pensionsmyndigheten Regeringskansliet Rikspolisstyrelsen Kriminalvården Ekobrottsmyndigheten Migrationsverket KTH Arbetsförmedlingen Kronofogdemyndigheten Umeå Univeristet Göteborgs universitet Trafikverket Linköpings Universitet 3.5.3 Statistik Möbler-Direkt Nedan redovisas omsättningen för år 2012 och 2013. Avgiften på ramavtalet är 1 %. 2012 2013 341 819 766 372 406 488 Möbler-Design och Funktion Nedan redovisas omsättningen för år 2012 och 2013. Avgiften på ramavtalet är 1 %. 2012 2013 24 955 658 38 719 564 Möbler-Helhet Nedan redovisas omsättningen för år 2012 och 2013. Avgiften på ramavtalet är 1,5 %. 2012 2013 43 342 044 58 363 987 3.5.4 Statistik per ramavtalsleverantör rapport 96-3-2014 11 (74)
Möbler-Direkt Nedan redovisas omsättningen för år 2013. Ramavtalsleverantör Summa, kr Kinnarps AB 217 815 679 EFG Kontorsmöbler AB 106 782 930 AB Edsbyverken AB 15 144 370 Scandinavian Business Seating AB 10 061 687 Balzar Beskow AB 5 938 954 LT Officeline AB 5 769 418 Lammhults Möbel AB 4 414 483 Materia AB 2 138 327 Martela AB 1 820 226 Abstracta AB 1 507 865 Holmbergsbordet AB 448 064 Silent Gliss AB 403 609 Glimakra of Sweden AB 102 113 Johanson Design AB 51 198 Stolab Möbel AB 7 565 Lundqvist Inredningar AB 0 NC Nordic Care AB 0 OFFECCT AB 0 Skandiform AB 0 Ulla Ekström Inredningar AB 0 Totalt 372 406 488 Möbler-Design och Funktion Nedan redovisas omsättningen för år 2013. Ramavtalsleverantör Summa, kr AB Edsbyverken 9 880 837 Input Interiör Sweden AB 8 872 594 Lammhults Möbel AB 7 461 678 Gärsnäs AB 6 533 372 OFFECCT AB 3 250 227 Scandinavian Business Seating AB 1 048 384 EFG Kontorsmöbler AB 682 137 AB Ludvig Svensson 408 981 Martela AB 217 551 Källemo AB 144 840 Ulla Ekström Inredningar AB 110 000 Skandiform AB 108 963 Balzar Beskow AB 0 Kinnarps AB 0 Abstracta AB 0 LT Officeline AB 0 rapport 96-3-2014 12 (74)
Materia AB 0 NC Nordic Care AB 0 Silent Gliss AB 0 Totalt 38 719 564 Möbler-Helhet Nedan redovisas omsättningen för år 2013. Ramavtalsleverantör Summa, kr Input Interiör Sweden AB 33 762 870 SENAB AB 16 225 153 EFG Kontorsmöbler AB 5 669 818 Holmbergsbordet AB 1 574 259 L2 Contract AB 1 131 887 Kinnarps AB 0 Totalt 58 363 987 Totalt alla tre ramavtalen Nedan redovisas omsättningen för år 2013. Ramavtalsleverantör Summa, kr Kinnarps AB 217 815 679 EFG Kontorsmöbler AB 113 134 885 Input Interiör Sweden AB 42 635 464 AB Edsbyverken 25 025 207 SENAB AB 16 225 153 Lammhults Möbel AB 11 976 161 Scandinavian Business Seating AB 11 110 071 Gärsnäs AB 6 533 372 Balzar Beskow AB 5 938 954 LT Officeline AB 5 769 418 OFFECCT AB 3 250 227 Materia AB 2 138 327 Martela AB 2 037 777 Holmbergsbordet AB 2 022 323 Abstracta AB 1 507 865 L2 Contract AB 1 131 887 AB Ludvig Svensson 408 981 Silent Gliss AB 403 609 Källemo AB 144 840 Ulla Ekström Inredningar AB 110 000 Skandiform AB 108 963 Glimakra of Sweden AB 102 113 Johanson Design AB 51 198 Stolab Möbel AB 7 565 NC Nordic Care AB 0 rapport 96-3-2014 13 (74)
Lundqvist Inredningar AB 0 Totalt 469 590 039 Kinnarps AB och EFG Kontorsmöbler AB är de två leverantörer som säljer mest på ramavtalet. Möbler-Direkt är det ramavtal som har använts mest av avropande myndigheter. 3.5.5 Avrop per delområde Nedan redovisas omsättningen totalt per delområde för 2013. Uppgifterna bygger på information från 17 av de 26 leverantörerna som har avtal i de nu gällande ramavtalen. Totalt motsvarar uppgifterna 91 % av totala omsättningen. Delområde Summa, tkr Förvaringsenheter 81 480 Kontorsarbetsbord 121 155 Kontorsarbetsstolar 95 033 Stolar 38 184 Skärmar 29 166 Bord 22 986 Soffor och fåtöljer med tunn stoppning 4 944 Soffor och fåtöljer med tjock stoppning 18 273 Sängar och dagbäddar 1 232 Hörsalsstolar 3 837 Möbelklädsel och gardintyger 10 526 Totalt 426 816 3.5.6 Sålda produkter per delområde I förstudien har statistik begärts in från leverantörerna över vilka produkter som säljs mest i respektive delområde för 2013. Inom varje delområde är sortimentet väldigt stort. Det är inte självklart hur man ska jämföra produkter från olika leverantörer med varandra. Det framgår inte heller vilka varianter av varor som sålts, dvs vilken färg, vilken yta, vilket tyg, vilken benställning osv. 3.5.7 Ramavtalstrohet Nedan redovisas hur stor andel av totala värdet per delområde som leverantör rangordnad som nummer 1 levererade under 2013. Andelen kan ses som ett mått på ramavtalstroheten. Av statistiken framgår att Stolar, Soffor och fåtöljer är områden där man i större utsträckning, än vad gäller övriga områden, avropar ifrån leverantör som inte är rangordnad som nr 1. Delområde Leverantör Värde, tkr Områdets Totala Andel av rapport 96-3-2014 14 (74)
värdet, tkr försäljningen Förvaringsenheter Kinnarps 57 108 81 480 70,0 % Kontorsarbetsbord EFG 78 684 121 155 64,9 % Kontorsarbetsstolar Kinnarps 75 424 95 033 79,4 % Stolar Kinnarps 19 690 38 134 51,6 % Skärmar Kinnarps 18 020 29 166 61,8 % Bord EFG 12 362 22 986 53,8 % Soffor och fåtöljer med Kinnarps 1 366 4 944 27,2 % tunn stoppning Soffor och fåtöljer med Kinnarps 9 681 18 273 53,0 % tjock stoppning Sängar och dagbäddar Kinnarps 806 1 232 65,4 % Hörsalsstolar Balzar B Saknas 3 837 Möbel- och gardintyger Kinnarps 7 094 10 526 67,4 % rapport 96-3-2014 15 (74)
4 Behovsundersökning 4.1 Enkät till myndigheter Under förstudien har en enkätundersökning riktad mot myndigheter genomförts. Enkäten som skickades ut via enkätverktyget Questback gick ut till 340 olika myndigheter och besvarades av hela 207 respondenter, vilket ger en svarsfrekvens på 60 %. Svar har inkommit från både stora och små myndigheter enligt nedan angivna storlekskategorier. De flesta (28 %) av inkomna svar var från myndigheter med 21-100 anställda personer. Fråga 2. Hur många anställda har myndigheten? 3 28. 19.3% 12.6% 13.5% 13. 13.5% 1-20 21-100 101-200 201-500 501-1000 >1000 Syftet med enkätstudien var att undersöka i vilken utsträckning ramavtalet används av de myndigheter som är berättigade att avropa ifrån ramavtalet samt få myndigheternas synpunkter och erfarenheter avseende det nuvarande ramavtalet. 4.1.1 Användning av ramavtalen Det är en stor andel av respondenterna (78,7%) som har avropat från ramavtalen. Endast 15 % anger att man inte har avropat från ramavtalet. rapport 96-3-2014 16 (74)
3. Har ni avropat från de statliga ramavtalen för Möbler? 78.7% 3 15. 6.3% Ja Nej Vet ej Av de myndigheter som svarat att de inte använder de statliga ramavtalen har 48,4 % angett att de inte har något behov och 45,2 % anger att en direktupphandling har genomförts då myndigheten endast har ett mindre behov. Fråga 7. Varför avropar ni inte från de statliga ramavtalen för Möbler? 3 48.4% Inget behov 45.2% 6.5% Vi har eget ramavtal Endast ett mindre för Möbler behov och har därför direktupphandlat 0. 0. 0. Kände inte till ramavtalen, men vi kommer att använda avtalen framöver Vet ej Vi kommer att göra en egen upphandling, vänligen ange skäl här: 68,1 % av myndigheterna anger att de även i framtiden kommer att avropa möbler ifrån ramavtalen. rapport 96-3-2014 17 (74)
Fråga 8. Planerar er organisation att i framtiden avropa Möbler från de statliga ramavtalen? 3 68.1% 22.7% 9.2% Ja Nej Vet ej 4.1.1.1. Möbler-Direkt Nästan alla respondenter (87,1 %) anger att man har avropat ifrån det rangordnade ramavtalet Möbler-Direkt. Endast sex (2,5 %) svarar att man inte har avropat ifrån ramavtalet. Fråga 4. Har ni avropat från det statliga ramavtalet för Möbler Direkt? 87.1% 3 2.5% 10.4% Ja Nej Vet ej På frågan om hur lätt/svårt det har varit att avropa ifrån ramavtalet har 76,1, % svarat att det har varit lätt eller mycket lätt. rapport 96-3-2014 18 (74)
Fråga 10. Hur lätt/svårt har det varit att avropa från det statliga ramavtalet för Möbler Direkt? 3 62.7% 19. 13.4% 2.1% 2.8% Mycket svårt Svårt Lätt Mycket lätt Vet ej Avseende frågan om hur nöjd myndigheten är med det befintliga avtalet har en stor majoritet av respondenterna (70,5 %) har svarat att man är nöjd eller mycket nöjd. Lite mer än var femte respondent (22,5 %) angett att de är missnöjda eller mycket missnöjda. Fråga 13. Är ni nöjda med det befintliga statliga ramavtalet för Möbler Direkt? 3 62. 20.4% 8.5% 7. 2.1% Mycket missnöjd Missnöjd Nöjd Mycket nöjd Vet ej På frågan om myndigheten har avropat från leverantör med lägre rangordning än nr 1 svarar var tredje (33,8 %) att så har gjorts. rapport 96-3-2014 19 (74)
Fråga 33. Har ni vid något tillfälle ej kunnat avropa från nr 1 i rangordningen utan avropat från 2:an eller längre ner i rangordningen? 3 46.5% 19.7% 33.8% Nej Vet ej Ja, vänligen ange skäl till varför avropet ej kunde göras ifrån 1:an: Respondenterna som svarade Ja på denna fråga ombads även att ange skäl till varför avropet ej kunde göras från 1:an. Nedan redovisas några exempel på skäl som myndigheterna angav: Kompletteringsinköp 1:an uppfyllde ej ställda krav på design Produkten fanns ej hos nr 1 1:an kunde inte leverera tillräckligt snabbt Psykologiska skäl - viss stol Ergonomiska skäl 4.1.1.2. Möbler-Design och Funktion Endast var fjärde alla respondenter (25,2 %) anger att man har avropat ifrån ramavtalet Möbler-Design och Funktion. Över hälften (56,4 %) svarar att man inte har avropat ifrån ramavtalet. rapport 96-3-2014 20 (74)
Fråga 5. Har ni avropat från det statliga ramavtalet för Möbler Design och Funktion? 56.4% 3 25.2% 18.4% Ja Nej Vet ej Av de som hade avropat ifrån ramavtalet svarade 56,1 % att det hade varit svårt eller mycket svårt att avropa ifrån ramavtalet Möbler-Design och Funktion. Fråga 11. Hur lätt/svårt har det varit att avropa från det statliga ramavtalet för Möbler Design och Funktion? 41.5% 43.9% 3 14.6% 0. 0. Mycket svårt Svårt Lätt Mycket lätt Vet ej Avseende frågan om hur nöjd myndigheten är med det befintliga avtalet har en majoritet av respondenterna (60,9 %) har svarat att man är nöjd eller mycket nöjd. Nästan var tredje respondent (31,7 %) har angett att de är missnöjda eller mycket missnöjda. rapport 96-3-2014 21 (74)
Fråga 14. Är ni nöjda med det befintliga statliga ramavtalet för Möbler Design och Funktion? 3 29.3% 58.5% 7.3% 2.4% 2.4% Mycket missnöjd Missnöjd Nöjd Mycket nöjd Vet ej 4.1.1.3. Möbler-Helhet Lite mer än var fjärde av alla respondenter (27,0 %) anger att man har avropat ifrån ramavtalet Möbler-Helhet. Nästan hälften (52,8 %) svarar att man inte har avropat ifrån ramavtalet. Fråga 6. Har ni avropat från det statliga ramavtalet för Möbler Helhet? 52.8% 3 27. 20.2% Ja Nej Vet ej Av de som hade avropat ifrån ramavtalet svarade hälften (50,0 %) att det hade varit svårt eller mycket svårt att avropa ifrån ramavtalet Möbler-Helhet. Nästan lika många (47,8) svarade att det hade var lätt eller mycket lätt att avropa ifrån ramavtalet. rapport 96-3-2014 22 (74)
Fråga 12. Hur lätt/svårt har det varit att avropa från det statliga ramavtalet för Möbler Helhet? 3 45.5% 45.5% 4.5% 2.3% 2.3% Mycket svårt Svårt Lätt Mycket lätt Vet ej Avseende frågan om hur nöjd myndigheten är med det befintliga avtalet har en majoritet av respondenterna (68,2 %) har svarat att man är nöjd eller mycket nöjd. Lite mindre än var tredje respondent (29,5 %) har angett att de är missnöjda eller mycket missnöjda. Fråga 15. Är ni nöjda med det befintliga statliga ramavtalet för Möbler Helhet? 3 29.5% 65.9% 0. 2.3% 2.3% Mycket missnöjd Missnöjd Nöjd Mycket nöjd Vet ej 4.1.2 Produkterna I enkäten ställdes även frågor om produkterna på ramavtalet. 65,7 % av respondenterna anger att man är nöjda med sortimentet. rapport 96-3-2014 23 (74)
Fråga 16. Är ni nöjda med sortimentet i de nuvarande ramavtalen för Möbler? 3 65.7% 23.7% 10.6% Ja Nej Vet ej Av svaren som inkom på frågan om vilka delområden myndigheterna har behov av framgår att är några områden som sticker ut. Se exempelvis kontorsarbetsstolar (97,9%), kontorsarbetsbord (93,6), förvaringsenheter (88,7 %) och stolar (84,4 %). Fråga 9. I de nuvarande ramavtalen Möbler - Direkt samt Möbler - Design och Funktion finns elva delområden. Vilka delområden har ni behov av? 97.9% 93.6% 88.7% 84.4% 80.1% 67.4% 3 45.4% 44.7% Förvaringsenheter Kontorsarbetsstolar Skärmar Soffor och fåtöljer med tunn stoppning 12.8% Sängar och dagbäddar 30.5% 53.9% Möbelklädsel och ga rdintyger 14.2% Nedan redovisas några ytterligare exempel på delområden som myndigheterna angav i fritextsvar: Punktbelysning Begagnade möbler Receptionsdisk Gardinsömnad rapport 96-3-2014 24 (74)
Belysningsarmaturer Postsorteringsmöbler Skrivarbänkar Mattor Brandklassade möbler som uppfyller SS-E 1021-1 och 2 Robusta och tåliga avsedda för institutionsmiljö Specialstolar med bättre ergonomiska funktioner Bordsarmaturer, klädskåp Miljö- och konferensmöbler Kopieringsinredning Anslagstavlor ESD stolar för lab miljö Mattor Enklare möbler En kommentar till ovanstående svar är att flera av de angivna områdena ovan ingår i ramavtalsområdena Arkivhyllor och skåp samt Belysningsarmaturer. Ramavtalen har dock varit avtalslösa sedan februari 2014. I enkäten ställdes även en liknande fråga om det fanns några produktgrupper som myndigheterna saknar i nuvarande ramavtal. De produktgrupper som angavs av respondenter var textila mattor (36,4 %), utemöbler (27,3 %) och begagnade möbler (27,3 %). Fråga 17. Vilka produktgrupper anser ni saknas? 3 27.3% 0. 0. Barnmöbler Utemöbler Sä ngskåp 36.4% Textila mattor (som tidigare varit ett eget ramavtal) 27.3% Begagnade möbler 22.7% Vet ej 40.9% Annat, ange vad: Nedan redovisas några ytterligare exempel på produkter som myndigheterna angav i fritextsvar: Robusta, brandklassade möbler för institutionsvård Bredare sortiment av soffor, fåtöljer, bredare sortiment av möbeltyger Anslagstavlor utomhus rapport 96-3-2014 25 (74)
Inredning till studentlägenheter och forskarbostäder Gardinsömnad 4.1.3 Tjänsterna I enkäten ställdes av frågor kring produktnära tjänster. Nästan hälften av myndigheterna (45,4 %) svarar att man inte saknar några tjänster kopplade till produkterna på de nuvarande ramavtalen. Fråga 18. Saknar ni några tjänster kopplade till produkterna på de nuvarande ramavtalen för Möbler? 45.4% 42.5% 3 12.1% Ja Nej Vet ej De som svarade ja på frågan fick även följdfrågan om vilka tjänster som man anser saknas. Arkitekttjänst (36 %) och tapetserartjänst (24 %) var två tjänster som myndigheterna angav att man saknar. rapport 96-3-2014 26 (74)
Fråga 19. Vilka tjänster anser ni saknas? 84. 3 36. 24. 8. Arkitekttjänst Snickeritjänst Tapetserartjänst Annat, vänligen ange vad: Nedan redovisas några ytterligare exempel på tjänster som myndigheterna i fritextsvar angav att man saknar. Gardinsömnadstjänst Inbärning Uppackning Montering Borttagande av emballage Bortforsling och omhändertagande av gamla möbler Kostnaden för frakt borde alltid ingå i priset Kontakt med återförsäljare för att få förslag och hjälp med helheten Kabelhantering Foliering glaspartier Kontakt med leverantörer för allmänna diskussioner och idéer Samordning av leveranser 4.1.4 Krav och utvärdering I enkäten ställdes en fritextfråga om man har några förslag på krav som kan ställas i en eventuell kommande upphandling av Möbler. Det inkom en stor mängd av fritextsvar vid denna fråga. Respondenterna angav främst att nedanstående krav är de mest relevanta krav som kan utformas vid en eventuell kommande upphandling. Vad anser ni vara de viktigaste och mest relevanta krav som kan ställas i ett förfrågningsunderlag vid en eventuell upphandling av ramavtal för Möbler? Kvalité Brett sortiment Lång livslängd på möbelserier rapport 96-3-2014 27 (74)
Referenskunder med höga krav Bemötande Pris Design Miljö Funktion Garanti Ergonomisk utformning Kunnig, hjälpsam personal Kunna välja den leverantör som levererat befintliga möbler Leverans inklusive montage och att lev tar hand om emballage, möjlighet att prova möbler Leveranstid Leveransskyldighet med vite vid brist eller försening Att helhet till ett kontorsrum går att köpa in från samma leverantör och utan att behöva göra en förnyad konkurrensutsättning vid direktupphandling. Att möblerna håller en mycket god och dokumenterad kvalitet, samt framställs på ett ekologiskt och etiskt hållbart sätt. Krav avseende e-handel. Leverantören ska utan kostnad leverera pris- och produktinformation till myndighetens e-handelssystem i överenskommet format, via filer och/eller punch-out Att hela sortimentet går att se på internet eller i katalog. Att leverantören kan skicka swekatalog samt swefaktura. Att ordererkännande alltid skickas Att alla leveranser sker fraktfritt oavsett beställningsvärde (DDP) Att leveranstiden är rimlig Gärna att företaget kan erbjuda arkitekttjänster eller inredningshjälp Vad gäller utvärderingskriterium så anger de flesta av respondenterna att pris (81,6 %) och kvalitet (87,4 %) är de viktigaste och mest relevanta utvärderingskriterium som ska ställas i ett förfrågningsunderlag vid en eventuell upphandling av Möbler. rapport 96-3-2014 28 (74)
Fråga 32. Vad anser ni vara de viktigaste och mest relevanta utvärderingskriterium (max tre) som ska ställas i ett förfrågningsunderlag vid en eventuell upphandling av ramavtal för Möbler? 3 81.6% 34.8% 87.4% 34.3% 36.7% Pris Leveranstid Kvalitet Design Miljö Annat, vänligen ange vad: 2.4% Service och utbud var två andra förslag på utvärderingskriterier som inkom i fritextsvar. 4.1.5 Kontakt med ramavtalsleverantörer I enkäten ställdes fem frågor som handlade om hur kontakten har fungerat med ramavtalsleverantören/ramavtalsleverantörerna under ramavtalsperioden? Tre fjärdedelar (74,8 %) respondenterna anger att service och bemötande har varit bra eller mycket bra. Endast en (0,6 %) respondent svarar att service och bemötande har varit dåligt. Fråga 21. Service och bemötande hos ramavtalsleverantören/leverantörerna 3 55.8% 19. 15.3% 3.1% 0.6% 6.1% Mycket bra Bra Godkänt Mindre bra Dåligt Vet ej rapport 96-3-2014 29 (74)
67,5 % av respondenterna anger att det har gått bra eller mycket bra att erhålla angivna priser från prislistan på avropa. Fråga 22. Erhållit angivna priser från prislistan på avropa (gäller endast avrop ifrån Möbler-Direkt) 3 47.9% 19.6% 18.4% 12.3% 1.2% 0.6% Mycket bra Bra Godkänt Mindre bra Dåligt Vet ej Över hälften av respondenterna (57,7) anger att det har bra eller mycket bra att erhålla överenskommen leveranstid. Fråga 23. Hållit överenskommen leveranstid 3 43.6% 23.9% 14.1% 4.9% 4.3% 9.2% Mycket bra Bra Godkänt Mindre bra Dåligt Vet ej 66,9 % av respondenterna anger att faktureringen har varit bra eller mycket bra. En (0,6 %) respondent svarar att faktureringen har varit mindre bra. rapport 96-3-2014 30 (74)
Fråga 24. Fakturering 3 49.1% 17.8% 17.8% 12.3% 2.5% 0.6% Mycket bra Bra Godkänt Mindre bra Dåligt Vet ej Nästan hälften av respondenterna (46 %) anger att leverantörens hantering av reklamationer har varit bra eller mycket bra. Fråga 25. Reklamationer 3 33.7% 32.5% 12.3% 16.6% 3.7% 1.2% Mycket bra Bra Godkänt Mindre bra Dåligt Vet ej 4.1.6 Avrop I enkäten ställdes frågan om vilket avropssätt man helst skulle vilja använda sig av vid avrop på ett kommande avtal; förnyad konkurrensutsättning, rangordning eller en kombination av dessa. De flesta (52,7 %) av respondenterna svarar rangordning. Endast 7,7 % svarar förnyad konkurrensutsättning. En fjärdedel (25,1 %) svarar att en kombination av rangordning och förnyad konkurrensutsättning är att föredra. rapport 96-3-2014 31 (74)
Fråga 28. Vilket avropssätt skulle ni föredra? 3 52.7% 25.1% 14.5% 7.7% Rangordning Förnyad konkurrensutsättning Komboavtal Vet ej Endast 3,7 % av respondenterna hade varit med om överprövningar på genomförda avrop. Fråga 29. Har det varit några överprövningar på era genomförda avrop? 89.6% 3 3.7% 6.7% Ja Nej Vet ej Nedan redovisas vad överprövningarna handlade om: Vårt krav på måttexakthet för kompabilitet med befintliga inventarier. Vi vann dock i Kammarrätten men det tog lång tid, vilket innebar att vi tvingades avropa från det dyrare Direktavtalet under tiden Att vi ej köpt rätt artiklar Vi efterfrågade ett bord som fanns i produktlistan hos en av de antagna leverantörerna på det statliga ramavtalet men tyvärr i en storlek och i ett utförande som inte fanns i listan Orent anbud rapport 96-3-2014 32 (74)
Överprövat på felaktigt valda produkter som inte fanns med på ramavtalet, vilket skedde när inte alla prislistorna var tillgängliga på nätet. En överklagan enligt lagen om offentlig upphandling som övergick till en fråga om ett interimistiskt beslut 4.1.7 Generella synpunkter på ramavtalen I fritextfrågor ombads myndigheterna att nämna vilka positiva respektive negativa erfarenheter de har från de nuvarande ramavtalen samt om de har några idéer om hur avtalsområdet kan utvecklas. Det inkom en stor mängd av fritextsvar vid dessa frågor även om de flesta av respondenterna besvarade frågorna med Vet ej. Nedan anges några exempel. Vilka positiva erfarenheter har ni från nuvarande ramavtalen för Möbler? Vid helhetsavrop finns ofta ett större engagemang hos leverantören Lätt att avropa Brett sortiment Mycket enkelt att få hjälp av leverantörens ombud på orten Möbler-Direkt fungerar bra Enkelt med avropsordningen så länge den översta ha det man önskar Utan ramavtalet har jag svårt att se hur vi annars på ett lagenligt sätt, skulle kunna ha klarat av upphandlingen Det fungerar väldigt bra så länge man kan använda sig av direktavtalen Bra utbud av standardprodukter för kontorsmiljö. Leverantörerna kan och följer avtalet. Lätt att beställa direkt i systemet Man kan jämföra priser i prislistorna Korta ledtider och i flera fall expressorder på viktiga inredningsprodukter Bra med rangordnat Snabb respons hos leverantörerna Professionella och bra leverantörer Vi har fått jättebra kontaktpersoner på respektive avtalsområde Positivt att man ibland kan välja vilken avropsrutin man vill använda sig av Bra priser Bra servicenivå Vilka negativa erfarenheter har ni från nuvarande ramavtalen för Möbler? Design och funktion samt helhet svårt med förnyad konkurrensutsättning. Man vill inte riskera risken att få sitt avrop överprövat. Hade önskat att leverantören av skrivbord även kunde leverera skrivbordsstol för att slippa avropa från flera leverantörer Besvärligt att göra förnyad konkurrensutsättning när behovet är att möblerna ska vara kompatibla med befintliga inventarier För litet sortiment rapport 96-3-2014 33 (74)
Fraktvillkoren För tidskrävande med förnyad konkurrensutsättning. Konkurrensbegränsande, dvs de små tillverkarna har inte möjlighet att ta sig in De tester som görs av ex miljömöbler omfattar inte det vi som beställare tycker är viktigast. Lokalvårdens arbetssituation, tuffa miljöer med hårt slitage mm. Området Gardiner var en katastrof eftersom det inte gick att handla upp alla delar i en entreprenad Vitesklausul och leveransförsening är otillräckliga Vi har inte tiden och inte alltid kompetensen att göra förnyad konkurrensutsättning varpå det ofta landar på en eller ett fåtal personer vilket inte är hållbart i längden Saknar Ikea Tidigare var montage service ett mycket viktigt konkurrens medel för distriktets säljare. Nu levereras till trottoaren och leverantören tar betalt för allt utöver det. Det är negativt att man måste göra förnyad konkurrens för att köpa flera enheter som logiskt sätt hör ihop. Det är svårt att veta hur man ska utforma utvärderingen och vi undviker därför de avtalen. Det är för tidskrävande och vi väljer då direkt-avtalen. Men det är besvärligt att behöva jobba med olika leverantörer för olika möbler till en och samma yta. Men man måste då ha större egna kunskaper om hur man bäst inreder en yta. Har några idéer om hur ramavtal för Möbler kan utvecklas? Lägg till flera leverantörer som sedan kan tillfrågas genom förnyad konkurrensutsättning Titta på om leverantören finns över hela landet. Oberoende konsult som kan hjälpa till att ta fram en kravspecifikation Man bör få välja fritt ifrån vilken av leverantörerna på Avropa som man vill beställa ifrån. Ingen rangordning, utan bara ett antal leverantörer som är godkända att få vara med på Avropa, där man får välja fritt ifrån alla deras produkter Utbilda leverantörerna i vad som gäller. En gemensam avropsproduktlista per område skulle underlätta avropsförfarandet. Vi har behov av snabba inköp av hela arbetsplatser och ofta inte så lång framförhållning. Viktigt också att man kan komplettera till möbler man redan har utan att behöva bryta mot upphandlingsreglerna. Tydlighet över vilken kontorsmodul som är bäst lämpad beroende på vilken arbetsuppgift du gör. Alla produktområden bör vara avropsbara enligt fast/rangordnad avropsordning upp till ett visst belopp för att på ett snabbt sätt omhänderta behov som inte kunnat förutses. Ej rangordning. Fritt val mellan ett visst antal leverantörer. Frakt och montering bör alltid ingå i priset för möbeln. Handla upp återförsäljare i stället. rapport 96-3-2014 34 (74)
Kunna köpa hela kontorsmöblemang från samma leverantör på det rangordnade avtalet. Tanken med förnyad konkurrensutsättning är i och för sig god, men på min myndighet har vi väldigt sällan den tiden som krävs att göra ett bra förfrågningsunderlag. Rangordnade avtal om möbler och separat rangordnade avtal om konsulttjänster inom inredning och design Om nuvarande form ska vara kvar behövs ett mer utvecklat avropsstöd, till exempel hur man kan kravställa vid förnyad konkurrensutsättning 4.2 Möten med referensgrupp Den 21 maj och 23 maj 2014 genomfördes två referensgruppsmöten 1 med 15 representanter från 14 olika myndigheter som har avropat från ramavtalen avseende möbler. Två av dessa myndigheter var de största användarna av avtalen under 2013. Syftet med mötena var att få in synpunkter på det nuvarande ramavtalet samt vilka behov som finns på området. Dessutom gavs myndigheterna möjlighet att komma med förslag på uppdelning av anbudsområden samt utvärderingsgrund. Nedan ges en sammanställning av det som framkom på referensgruppsmötena. Samtliga myndigheter har avropat ifrån ramavtalen för möbler. Vissa har använt sig av samtliga tre ramavtal och vissa har endast använt sig av det rangordnade avtalet Möbler- Direkt. En myndighet som nästan uteslutande använder sig av Möbler-Direkt anger att kunskapen saknas i organisationen att göra förnyade konkurrensutsättningar samt att överprövningar kommer som ett brev på posten när det handlar om större pengar. 4.2.1 Anbudsområden Nuvarande ramavtalsområde är uppdelade i tre ramavtal, Möbler Direkt, Möbler Design och Funktion samt Möbler - Helhet. Tycker ni att denna uppdelning är bra? Myndighetsrepresentanterna anser att det är minst ett avtal för mycket. En representant anger att medarbetare inte vet hur man ska använda Helavtalet och en annan säger att man längtar tillbaka till förra avtalet då man fick välja fritt från upphandlade leverantörer. Har ni förslag på en annan uppdelning? Nedan presenteras några av representanternas åsikter: Teckna enbart återförsäljaravtal. Möbeltillverkarna kan bli underleverantörer till återförsäljarna 1 Se kapitel 11 för en komplett sammanställning över deltagande myndigheter. rapport 96-3-2014 35 (74)
Aktivitetsbaserad uppdelning är intressant men svårt eftersom det ser väldigt olika ut hos myndigheterna. En representant ställde sig också frågan om det skulle gå att leasa möbler istället för att köpa? Ingen av representanterna ansåg att avtalen ska delas upp geografiskt. 4.2.2 Produkterna På referensgruppsmötet diskuterades de nuvarande delområdena och sortimentet i ramavtalen. I de nuvarande ramavtalen Möbler - Direkt samt Möbler - Design oh Funktion finns elva delområden. Vilka delområden har ni behov av? Har ni förslag på andra delområde? Har ni förslag på en annan uppdelning? Flera representanter nämnde uppdelning av Soffor och fåtöljer i två områden är onödig. En representant nämner att området möbelklädsel är överflödigt då klädseln oftast går det via den möbelleverantör man beställer möbler av. Andra områden som man var intresserade av var t ex: Mattor Utemöbler Barnmöbler Begagnade möbler Lamellgardiner och solskydd Skrivtavlor Offentliga miljöer, typ reception Brandklassade produkter för hemmamiljö 4.2.3 Tjänster Vilka tjänster anser ni saknas? Följande är exempel på tjänster som man sade sig sakna i nuvarande avtal: Sömnad Omhändertagande av gamla möbler Möjlighet att avropa tilläggstjänster i alla avtalsformer Möbeltvätt Möbelservice Inbärning, utplacering Montering Bortforsling av emballage Tilläggstjänsterna böra vara prissatta i avtalen, alternativt att det ingår i produktpriset. rapport 96-3-2014 36 (74)
4.2.4 Avropsordning Flera av myndighetsrepresentanterna anser att det rangordnade avtalet är bra medan andra myndigheter förespråkar avtalen med förnyad konkurrensutsättning som avropsform. Vilken avropssätt tycker ni är mest lämpligt? Nedan presenteras några svar ifrån myndighetsrepresentanterna: Rangordning, annars vill vi ha en annan fördelningsnyckel. Vi har försökt med förnyad konkurrens men det blev direkt överprövningar och leverantörerna ifrågasatte allt. Kompetensen för förnyad konkurrensförutsättning finns dessvärre inte Förnyad konkurrensutsättning. Vi har nästan inte använt direktavtalet alls. Utan vi har köpt via förnyad konkurrensförutsättning för det ger oss mest i utbyte och ett bredare sortiment att välja från. Vi vill ha förnyad konkurrensförutsättning, vi har så många olika typer av lokaler och miljöer Önskar att det ska finnas möjlighet att välja avropsform, direktavrop, annan fördelningsnyckel eller förnyad konkurrensutsättning Annan fördelningsnyckel Förnyad konkurrensutsättning över ett visst belopp Möjlighet att skapa leveransavtal för en myndighet genom förnyad konkurrensutsättning 4.2.5 Krav Vad anser ni vara de viktigaste kraven som kan ställas vid en kommande upphandling? Nedan ges några exempel på krav som bör ställas i kommande upphandling: Ett brett sortiment Stödsystem för reklamation, ett IT-baserat stödsystem eller ett ärendehanteringssystem. Produktblad till leveranserna, utan att betala extra Relevanta miljökrav Vi skulle gärna vilja ha någon typ av brandklassning på möblerna Klargöra hur garanti kraven ser ut Tillgång till reservdelar under en viss tid Ställa krav om högre kunskap om avtalen bland leverantörerna rapport 96-3-2014 37 (74)
4.2.6 Leverans Det har enligt några av representanterna varit lite problem med leveransvillkoren i avtalen. T ex. ingår montering men inte inbärningen Så rent tekniskt sett skulle leverantörerna kunna montera möblerna direkt på gatan utan att bära in dem först. Det framkom även önskemål om att leverantörerna ska kunna genomföra funktionstest vid leverans. 4.2.7 Produktlistorna Flera av representanterna anser det bör finnas ett annat enklare sätt att presentera produkterna i Avropa, t ex. en samlad produktlista per område. En representant säger att det går jättemycket tid åt att gå igenom listorna. Två representanter från en myndighet säger att det kunde vara så att leverantörerna skulle få lägga till nya produkter en gång i kvartalet och sedan lade man ut informationen på Avropa eller skicka ut den till alla avropande möjligheter. 4.2.8 Viten Flera av representanterna vill ha högre viten i nya avtalen om man inte uppfyller kraven och gärna möjligheten att själv välja vitet beroende på affären. Handlar främst om att få leverantören att hålla leveranstider. 4.2.9 Överprövningar Några av representanterna säger att det har varit en del överprövningar eller hot om överprövningar vid förnyade konkurrensutsättningar. Det har främst gällt frågor om produkter som inte återfinns i leverantörers godkända produktlistor. rapport 96-3-2014 38 (74)
5 Marknadsundersökning 5.1 Branschen Svensk möbelindustri kommer från en gedigen hantverkstradition, baserad på närhet och tillgång till efterfrågan, som nu utvecklats till en modern och effektiv industri med internationellt efterfrågade produkter. Idag har vi hela kedjan ifrån små lokala producenter till omfattande processindustrier som exporterar världen över. Totalt har Sverige 860 möbelföretag med mer än en anställd och de flesta företagen finns i södra delen av Sverige, bl.a. i Jönköpings län, Västra Götaland och Skåne. Cirka 2 200 företag är enmansföretag med 0 anställda. Den svenska möbelindustrins produktion har de senaste 10 åren vuxit mer än de flesta andra europeiska länders produktion. De svenska företagen har därmed ökat sin andel av EU:s totala möbelproduktion. För kontorsmöbler så innehar Sverige femte plats i Europa när det gäller tillverkning. 60 % av den svenska möbelproduktionen exporteras, vilket gör Sverige till det tredje störst möbelexportören i Europa. Svenska möbelföretag har haft en högre lönsamhet än övriga europeiska möbelföretag de senaste fem åren (2008-2012). Från branschen nämns att det finns en stark hemmamarknad och att konkurrensen sker med andra med parametrar än pris är styrkor. Utmaningen är att företagen är små vilket gör att de har svårt att kunna göra större investeringar och därmed växa. Lågpris import från asiatiska länder ökar konkurrensen i Sverige. Man nämner också att en väl fungerande offentlig upphandling är en viktig faktor för att dra ännu mer nytta av den styrkeposition som finns 2. I Sverige kännetecknas branschen av ett fåtal stora rikstäckande leverantörer. Flera av dessa har egen tillverkning samtidigt som man fungerar som återförsäljare för de mindre tillverkarna. På det sättet skapas ett komplett sortiment som kan erbjudas till privata företag och offentliga myndigheter. De mindre tillverkarna distribuerar sina möbler både via egna försäljningskanaler och via de stora återförsäljarna. 5.2 Enkätundersökning En enkätundersökning riktad till leverantörer inom området genomfördes i april 2014. Enkäten skickades ut via enkätverktyget Questback till 81 leverantörer på marknaden och besvarades av 41 respondenter vilket ger en svarsfrekvens på 51 %. 2 http://www.tmf.se/bransch/mobler rapport 96-3-2014 39 (74)
5.2.1 Företagen Den största delen av respondenterna är företag med mindre än 10-49 anställda (41,5%). Fråga 1. Hur många anställda har ni i ert företag? 3 19.5% 41.5% 26.8% Mindre än 10 anställda 10-49 anställda 50-249 anställda mer än 250 anställda Endast en anställd (ägaren) 9.8% 2.4% 5.2.2 Ramavtalsleverantörer En stor majoritet (85,4 %) av respondenterna har idag avtal med offentlig sektor. Antingen direkt (43,9 %) eller indirekt (41,5 %) som underleverantör. Fråga 2. Har ni idag avtal avseende Möbler med Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet? 43.9% 41.5% 3 14.6% Ja Ja indirekt, vi är underleverantörer Nej Flertalet av respondenter svarar i enkäten att man använder sig av återförsäljare (85,4 %) som försäljningskanal. Övriga stora försäljningskanaler som man anger är telefon (48,8 %) och e-post (41,5 %). I fritextsvar har några leverantörer även nämnt utställningslokaler samt egna säljare. rapport 96-3-2014 40 (74)