Processpecifikation 2016-05-19 Processpecifikation för Hantera mallar och blanketter Version1.0 Fastställd av processägare Patrik Granström den 16 juni 2016 1 (6)
Innehåll 1 Syfte med denna dokumentation... 3 1.1 Omfattning och antaganden... 3 2 Sammanfattning... 3 2.1 Processnamn... 3 2.2 Syfte med processen... 3 2.2.1 Kund och kundbehov... 3 2.2.2 Målgrupp... 3 2.3 Mål med processen... 4 2.4 Resultat... 4 2.5 Omfattning (och avgränsning)... 4 2.6 Ansvarig... 5 3 Definition... 5 3.1 När startar processen... 5 3.2 Processteg... 5 3.3 Beroenden och information som använts... 5 3.4 System som används... 5 3.5 Undantag... 5 3.6 Resultat övrigt... 5 3.7 Processen... 6 3.8 Tidsåtgång och timing... 6 3.9 Problem, risker och möjligheter... 6 3.9.1 Problem... 6 3.9.2 Risker... 6 3.9.3 Möjligheter... 6 4 Utvärdering... 6 2 (6)
1 Syfte med denna dokumentation 1.1 Omfattning och antaganden Processen är en myndighetsgemensam stödprocess som hör till processområde Ledningsstöd. Processen ska användas då behov uppstår i verksamheten att göra förändring i, skapa nya eller ta bort inaktuella mallar och blanketter. Kartan med tillhörande dokumentation är tänkt att synliggöra arbetssätt och resurser som behövs, samt klargöra ansvar och överlämnanden. 2 Sammanfattning 2.1 Processnamn Hantera mallar och blanketter 2.2 Syfte med processen Att myndigheten arbetar på ett strukturerat sätt med att ta fram nya, ändra i befintliga och ta bort inaktuella mallar och blanketter. 2.2.1 Kund och kundbehov Kunderna till denna process är de personer som använder mallar och, eller blanketter i sin process och, eller verksamhet för att kunna utföra sitt uppdrag. Kunden till den effekt som processen ska uppnå (se punkt 2.4 nedan) är till stor del alla medarbetare inom myndigheten, men även de externa kunder som myndigheten har. Det som startar processen är behovet av en ny, borttagning av en inaktuell eller ändring i en befintlig mall och, eller blankett. 2.2.2 Målgrupp De målgrupper som jobbar i processen och, eller som kommer att få användning av processkartan: Enheten för rättsfrågor och processtöd (bland annat jurister) Processledningskansliet (bland annat processtödjare) Enheten för it och servicedesk (bland annat servicedesk) Kommunikationsenheten 3 (6)
2.3 Mål med processen Målet med processen är att: minska antalet mallar och blanketter som används inom myndigheten minimera antalet egentillverkade mallar och blanketter som sparas lokalt på medarbetares datorer eliminera felaktiga och inaktuella mallar och blanketter både externt och internt 2.4 Resultat Det direkta resultatet av processen är en distribuerad mall och, eller blankett som är korrekt, uppdaterad och som följer myndighetens grafiska profil. Det långsiktiga resultatet av processen (effekten) är: Att mallar och blanketter ska vara ett effektivt hjälpmedel i verksamheten. Att SPSM ska visa att man är en trovärdig myndighet med rättssäkrade mallar och blanketter. 2.5 Omfattning (och avgränsning) Omfattningen är myndighetsgemensamma mallar och blanketter, det vill säga mallar och, eller blanketter som används på flera avdelningar. De mallar och blanketter som används inom Statsbidrag och Läromedel är att likställa med myndighetsgemensamma. Den kartläggning som har genomförts är ett bör-läge då det vid beställning av denna kartläggning inte finns något kartlagt är-läge, samt att behovet är stort av att man kommer igång och jobbar i en förbättrad process. Man har vid en inventering funnit runt 400 mallar och blanketter och ett mätetal för vad som är ett lämpligt antal för myndigheten bör tas fram. Man bör också diskutera hur man kan mäta att mallar och blanketter har blivit ett effektivt hjälpmedel för medarbetare inom myndigheten. (Hur mycket tid uppskattar man idag att man lägger på söktid, missnöjda medarbetare, extrajobb, fel information etcetera.) Kritiska framgångsfaktorer för att processen ska nå mål och effekter är att processen används av alla, alltid. Det ska för medarbetaren vara lätt att hitta vad man söker för att motarbeta viljan att spara en kopia av mall och, eller blankett på sin egen dator, gemensam lagringsyta etcetera. Avgränsningar som har gjorts i kartläggningen: Man har inte beskrivit exakt när och hur framtagandet av eventuella avdelningsspecifika mallar och, eller blanketter ska ske. Man har inte tagit hänsyn till hur förvaltningen (kvalitetssäkring) mer i detalj kommer att se ut för alla mallar och blanketter. Man har inte tagit hänsyn till hur IT-enhetens process för servicedesk ser ut, men det är via servicedesk kunden visar sitt behov av någon form av hantering för mallar och blanketter. 4 (6)
2.6 Ansvarig Processledningskansliet äger och förvaltar processdokumentationen. 3 Definition 3.1 När startar processen Processen startar när en förfrågan inkommer via servicedesk om att: ändra mall och blankett skapa en ny mall eller blankett ta bort en befintlig mall eller blankett 3.2 Processteg Dessa redovisas i processkartan. 3.3 Beroenden och information som använts Lagar och förordningar (olika i olika processer där blanketterna finns) Personuppgiftslagen (PUL) Myndighetens grafiska profil Befintliga mallar och blanketter Pågående kartläggningar 3.4 System som används Servicedesk (ärendehanteringssystem) Excel (förteckning över myndighetens mallar och blanketter) Word (mallar distribuerade och tillgängliga via särskild SPSM-knapp i Word för alla medarebetare) Word (för att skapa mallar och blanketter) Adobe Acrobat (för att skapa ifyllbara pdf:er) Sharepoint (lagring för publicerade mallar och blanketter) Extern webb (Epi-server) Intranät (Epi-server) 3.5 Undantag Kvalitetsgranskningen av mallar som ännu inte är kartlagd. Man har under diskussion benämnt det som Spontan kvalitetsgranskning som görs vid behov och triggas av datum i den förteckning som finns av myndighetens mallar och blanketter. När denna spontana granskning ska göras har inte närmare diskuterats. 3.6 Resultat övrigt Övrigt resultat i form av information som genereras i processen men som inte är objekt ut och processens omedelbara resultat, kan vara en tidigare version av aktuell mall och blankett. Denna ska lagras för att man vid behov ska kunna gå tillbaka till tidigare versioner av ändrad mall eller blankett. 5 (6)
3.7 Tidsåtgång och timing Tidsåtgången för ändring av befintlig mall och, ellerblankett och framtagande av en ny, varierar stort beroende på typ av ändring och vilken blankett och, eller mall det rör sig om. Timing ska ske med pågående kartläggningar, med servicedesk (utskick av mallpaket till Word) och publicering på externwebben. Vissa frågor bör också tas i respektive Processledningsgrupp, PLG vilket kan innebära att arbetet tar längre tid, då möten ska passas in. 3.8 Problem, risker och möjligheter 3.8.1 Problem Att medarbetare i myndigheten blandar ihop önskat innehåll i blanketterna med handläggning av ärenden där blanketter är en del. 3.8.2 Risker Identifierade risker under kartläggning är: Att angränsande och inblandade processer inte är kartlagda Att medarbetare inte jobbar enligt de processer som finns. Att det finns ett personberoende inom processen, det vill säga att endast en person har behörighet, kunskap eller kompetens inom en viss delprocess eller för att utföra en viss aktivitet. Att medarbetare inom processen saknar viss behörighet, kunskap eller kompetens för att kunna utföra sin uppgift i processen (hur man skapar blanketter för distribuering i Word, hur man publicerar nya och, eller ändrade mallar och blanketter). Etablering av processen. Endast ett fåtal medarbetare har varit med och genomfört kartläggningen vilket kan minska engagemanget att jobba enligt framtagen process. 3.8.3 Möjligheter och potential för förbättring/utveckling En utveckling och effektivisering i form av ett utvecklat stöd för den förteckning över mallar och blanketter som kommer att underhållas i processen, vilket skulle kunna eliminera att den mänskliga faktorn spelar in. Man bör kontinuerligt arbeta för att hitta lösningar som tillgodoser verksamhetens behov av tillexempel olika logotyper och olika frasminnen som skulle kunna finnas tillgängliga direkt i Word och som behörighetsstyrs via organisatorisk avdelning och eller enhet. 4 Utvärdering Ingen särskilt utvärdering är bestämd. 6 (6)