Verksamhetsberättelse för 2013, förslag Bil p 757 Sid 1 Verksamhetsberättelse för Ladokkonsortiet 2013 Förslag till beslut: Styrelsen föreslås besluta föreslå konsortiestämman - att godkänna verksamhetsberättelsen för 2013 och fastställa resultat- och balansräkning för 2013, samt - att fastställa att styrelsen under 2013 fullgjort sina åligganden enligt det ansvar som den ges i konsortialavtalet.
Sid 2 Innehåll 1 Övergripande... 3 2 Resultatredovisning: Ladok3-projektet... 3 2.1 Produktägarorganisationen... 3 2.2 Lösningsorganisationen... 4 2.3 Organisationen för införandestöd... 4 3 Resultatredovisning: Förnyad förvaltning... 4 4 Resultatredovisning: utvecklingsinsatser i befintligt Ladok... 5 4.1 Åliggandeprojekt... 5 4.2 Övriga prioriterade projekt... 5 5 Övrigt utredningsarbete... 5 6 Systemunderhåll... 5 7 Övrig basförvaltning m m inom Konsortiet... 6 7.1 Ledningsfunktioner... 6 7.2 Förvaltningsorganisationen... 6 7.3 Kompetensförsörjning... 7 7.4 Samarbeten med andra myndigheter... 7 7.5 Internationellt... 7 7.6 Hos UHR och dess underleverantör... 7 8 Ekonomiskt resultat... 8 8.1 Ekonomin i sammandrag... 8 8.2 Årets kapitalförändring och balanserat kapital... 9 8.3 Utfall kostnader... 9 8.4 Investeringsvolym... 9 8.5 Kapitalkostnader... 9 8.6 Bidrag från regeringen... 9 Bilaga 1: Ladokkonsortiets styrelse under 2013... 11 Bilaga 2: Verksamhetsberättelse för den tekniska förvaltningen av Ladok 2013 12 Bilaga 3: Revisionsrapport från Ernst & Young... 17
Sid 3 Verksamhetsberättelse för Ladokkonsortiet 2013 1 Övergripande Från nyår 2012/13 består Ladokkonsortiet av 39 medlemshögskolor samt CSN. I och med fusionen mellan Uppsala universitet och Högskolan Gotland vid halvårsskiftet minskade antalet med en. Regelbundna samlingar med de lokala systemägarna fortsätter och utvecklas. Större delen av Konsortiets verksamhet utgörs nu av systemförnyelseprojektet Ladok3 och de förändringsprocesser som systemskiftet medför, bland annat projektet för att föreslå och implementera en ny förvaltningsorganisation. Historiskt är konsortiestämmans beslut om att utvidga uppdraget till Konsortiet till att omfatta även den gemensamma driften av det nya systemet. Åtskilligt arbete på ledningsnivå har ägnats projekt av policykaraktär ny strategi, samverkansavtal inom Konsortiet, styrformer inom förvaltningen. I det befintliga systemet sker nu nästan bara nödvändigt underhåll, och de övriga insatser som kunnat rymmas i budget handlar om åliggandeprojekt för att högskolorna ska kunna leva upp till förordningskrav. Typiskt är anpassningarna i systemet för införandet av studieavgifter, där vi under året fortsatt komplettera funktionaliteten. 2 Resultatredovisning: Ladok3-projektet Ladok3-projektet är inne i en typisk produktionsfas och kan nu visa upp de första delarna av funktionalitet och användargränssnitt, tillgängliga för högskolorna i testmiljö. Projektet gavs genom beslut av vårstämman 2013 för första gången en ekonomisk totalram; projektet ska leverera till maximalt 314 mnkr med en tidsgräns för slutleverans senast under Q1 2017. Styrgruppen har haft sju möten under året. Dess ordförande har hela året varit Staffan Sarbäck, universitetsdirektör på LTU. Ladok3-projektet har presenterats i en rad sammanhang inom och vid sidan av Konsortiets aktiviteter. En omfattande besöksserie till flertalet medlemshögskolor har genomförts av den särskilda utsedda Ladokambassadören, huvudprojektledaren för Ladok3-projektet och konsortiechefen. 2.1 Produktägarorganisationen Fokus för produktägarorganisationen som äger kravformulerandet i projektet har under 2013 legat på att förbättra samarbetet, såväl inom kravteamen som i relation till respektive utvecklarteam. Gemensamma aktiviteter tillsammans med utvecklarteamen såväl som workshops inom kravteamen har genomförts för att säkra att processerna och samarbetet utvecklas åt rätt håll. Under året har även fortsatt arbete med att förbättra framförhållningen i färdigställda krav pågått inom produktägarorganisationen. Det har gett positivt resultat då den sk backlogen, där status för alla krav synliggörs, nu innehåller en större andel färdiga krav som lösningsorganisationen kan ta över och börja utveckla från. Inom produktägarorganisationen är knappt ett 30-tal personer från över 20 medlemshögskolor engagerade. Att rekrytera och behålla kravresurser samt generera krav i tillräcklig takt är emellertid fortsatt den enskilt största riskfaktorn för projektet.
Sid 4 2.2 Lösningsorganisationen Den oberoende granskning av de tekniska vägval projektet gjort, vilken på styrgruppens initiativ genomfördes med extern konsult våren 2013, visade på att det inte finns någon anledning att backa; andra lösningar kunde ha valts men den valda ansågs väl motiverad och genomarbetad. Totalt har Konsortiet lagt ned mer än 45 000 timmar på teknikuppdraget för Ladok3 vid Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) på Umeå universitet, motsvarande ett fakturerat värde på 35,1 mnkr inklusive omkostnadsposter. Detta innebar att endast 83 % av budgeterade timmar användes. Under 2013 har projektet kommit upp i komplett utvecklingsorganisation med fyra parallella team och har börjat producera körbar kod, i första läget till testmiljö, där högskolorna kan testa bl a sina lokala integrationer mot en växande Ladok3-funktionalitet. 2.3 Organisationen för införandestöd Delprojektet för införandestöd håller löpande kontakt med högskolorna och ger stöd åt lokala förberedande insatser, bl a genom nätverk av lokala projektledare och stöd i förberedande registervård. Under året har en registervårdsgrupp etablerats där verksamhetsresurser från medlemshögskolorna deltar. Här tas upp frågor kring hur information i dagens systemlösning ska kunna flyttas över till den nya systemlösningen. Registervårdsgruppen ger samtliga medlemmar anvisningar om vilka registervårdsåtgärder som krävs. En supportfunktion har inrättats där alla frågor från medlemmarna vad gäller övergång till nytt Ladok tas om hand. Vissa frågor hanteras av supportgruppen direkt, men många frågor skickas vidare till andra delar av Ladok3-projektet eller förvaltningsorganisationen för att lösas. Även önskemål om ny funktionalitet tas om hand och kanaliseras till rätt mottagare för ev vidare åtgärd. 3 Resultatredovisning: Förnyad förvaltning Projektet Förnyad förvaltning fortsatte från 2012. Under 2013 har del 1 av projektet, vilken syftade till att ta fram en väl förankrad och tydligt beskriven systemförvaltningsmodell, avslutats. Större milstolpar för projektet har under året varit: Beslut om förvaltningsobjektarkitektur i februari 2013 Förslag till ändamålsenlig drift skickades ut till lärosätena i april 2013 Förslag till ny förvaltningsorganisation skickades ut till lärosätena i maj 2013 Beslut om förslag till drift och förvaltning av styrgrupp 23/8, styrelse 10/9 och stämma 2/10 2013 Vid sidan av dessa milstolpar har projektet producerat omfattande dokumentation som beskriver den nya förvaltningsorganisationen ifråga om både hur styrningen ska ske och vilka roller som bör ingå. Projektet har haft två olika konsulter som huvudprojektledare under året; även i rollen som delprojektledare har konsulter använts.
Sid 5 4 Resultatredovisning: utvecklingsinsatser i befintligt Ladok 4.1 Åliggandeprojekt I verksamhetsplanen för 2013 klassades endast två projekt som åliggandeprojekt. Båda projekten finns inom studiedokumentationsområdet och gäller förbättrad funktionalitet för studieavgiftshantering samt samordningsaktiviteter gentemot NyA-systemet. Under året aktualiserades ytterligare ett åliggande: Alla medlemshögskolor har i sina regleringsbrev fått i uppdrag att redovisa inaktiva studenter. I samråd med Utbildningsdepartementet har en uppföljningslösning för att ta fram önskad information utvecklats under året. Den har sedan använts i samband med årsredovisningskörningarna för 2013. 4.2 Övriga prioriterade projekt 2013 års verksamhetsplan innebar ytterligare neddragningar i hur många prioriterade projekt projekt som valts ut genom prioritering mellan ett antal tänkbara projekt som kan genomföras i väntan på Ladok3. De som ändå har planerats och genomförts inom de olika ansvarsområdena är: Inom Studiedokumentationsområdet: Vidareutveckling av Ladok-på-webb (LPW), där ytterligare funktionalitet för registrering och resultatrapportering utvecklats. Inom Examensområdet: Förbättrad funktionalitet för tillgodoräknanden. Inom Uppföljningsområdet: Visst underhåll och uppdatering av SQL-formelbiblioteket planerades, men då inga nödvändiga behov identifierades under året kom inte de budgeterade timmarna för detta projekt att utnyttjas. Inom Teknisk infrastruktur: Anpassningar på Ladokklienten planerades och genomfördes för att fungera bättre med terminalserverlösningen som infördes 2012. 5 Övrigt utredningsarbete Övrigt utredningsarbete bestod under 2013 till större delen av uppdrag av återkommande karaktär inom verksamhetsförvaltningen. Inom Studiedokumentationsområdet hanterades Samverkan med NyA, Samordning av koder och begrepp samt ett dokumentationsprojekt. Även Examensområdet planerade ett utredningsprojekt som syftade till förbättrad dokumentation, men inga lämpliga resurser för uppdraget har kunnat anlitas. Uppföljningsområdet har under året tillsammans med SCB vidareutvecklat uppföljningssystemet Bak- och framgrund. Ladokförvaltningen har under året också fungerat som kravstöd åt Skolverket och Socialstyrelsen som i och med en ändring i studiedokumentationsförordningen fått möjlighet att hämta data digitalt från Ladok när det gäller uppgifter om examina som ska ligga till grund för deras utfärdanden av legitimationer för vissa yrken. En variant på sökfunktionen LadokPing har utvecklats åt dessa båda myndigheter. Kostnaderna för anpassningen har finansierats av de båda myndigheterna. 6 Systemunderhåll Underhållsområdet minskade sina budgeterande timmar från nära 25 000 timmar 2012 ett år när budgeterade timmar också förbrukades till drygt 20 000 timmar 2013. Ändå visade det sig att det inte fanns tillräckliga resurser hos UHR:s underleverantör i slutet av året för att klara av att förbruka alla budgeterade timmar. Nära 3 000 timmar lämnades oförbrukade av underhållet. Trots den avsevärt lägre förbrukningen jämfört med 2012 så är läget med antal kvarstående fel och
Sid 6 ändringsönskemål i stort sett oförändrat vid årets slut jämfört med början av 2013. En anledning till detta kan vara att det ändrade arbetssätt man infört hos teknikleverantören redan under 2012 nu har införts för alla delar av utvecklarorganisationen. Den tidigare subjektivt upplevda kvalitetsökningen kan nog verifieras i och med detta. Ytterligare en anledning till oförändrat underhållsläge kan självklart vara att vi utvecklar mindre ny funktionalitet och därmed också minskar risken för att nya fel ska uppstå. För mer och fördjupad information om underhållsområdet hänvisas till UHR:s verksamhetsberättelse för den tekniska förvaltningen i bilaga 2. 7 Övrig basförvaltning m m inom Konsortiet 7.1 Ledningsfunktioner Ordinarie konsortiestämmor hölls 17 maj och 21 november samt en extra stämma den 2 oktober. Uppslutningen är fortsatt god; vid dessa stämmor var 31-32 konsortiemedlemmar representerade. Vid vårstämman antogs ny övergripande strategi för Ladokkonsortiet att gälla 2013-2018. Vid samma tillfälle fastställdes en ekonomisk totalram för Ladok3-projektet samt ett sista datum för slutleverans från projektet. Vid extrastämman beslutades att utöka Konsortiets ansvar till att omfatta även drift och acceptanstest för den gemensamma installationen av nya Ladok. Samtidigt fastställdes att den tilltänkta förvaltningsorganisationen ska styras enligt den föreslagna modellen. Höststämman antog ett nytt konsortialavtal att gälla under 2014 i avvaktan på ett grundligare omarbetat nästa avtal. Styrelsen har hållit åtta möten under året, tre heldagsmöten, två halvdagsmöten, två connect- och ett per capsulam-möte. Ann-Caroline Nordström, SU har varit styrelsens ordförande till höststämman och Karin Cardell därefter; samtliga styrelsemedlemmar under året framgår av bilaga 1. Styrelsens beredning har i några strategiska frågor skett genom tillfälliga grupper. Bland strategiska styrelseärenden under året ska särskilt framhållas att styrelsen - utarbetat, remitterat till medlemmarna och senare beslutat om dels övergripande strategi för Konsortiet, dels nytt konsortialavtal; - beslutat att flytta in konsortieledning och Ladok3-projektledning i ny lokal på Wallingatan i Sthlm; - fört processerna för totalramar för Ladok3-projektet samt förslag till ny förvaltningsorganisation och ny driftlösning till beslut av stämman; - inlett implementeringen av den nya förvaltningsorganisationen och utlyst vissa nyckelroller; - under hösten fört diskussioner om styrform och organisation för Ladoksamarbetet på strategisk nivå. I så gott som varje styrelsemöte och i varje stämmomöte har läget i Ladok3-projektet och projektet Förnyad förvaltning avrapporterats. 7.2 Förvaltningsorganisationen Organisationen byggd på ansvarsområden fortsätter att fungera som tidigare med att driva förvaltningen av befintligt Ladok. Kretsen av förvaltningsledare och områdesansvariga är intakt vilket ger nödvändig kontinuitet som grund för det omfattande förnyelsearbetet. Några områdesansvariguppdrag har kunnat minskas i omfattning, då verksamheten inte längre kräver samma insats som tidigare. Detta är en direkt effekt av att utvecklingsinsatser i den gamla systemlösningen nu prioriteras ned till förmån för Ladok3-projektet. Befintlig förvaltningsorganisation ser till att anpassa sin volym så gott det går för att om möjligt hålla nere kostnaderna under dessa år med höga medlemsavgifter.
Sid 7 Rollen som projektsamordnare har inte bemannats efter att en vakans uppstod. De uppgifter som projektsamordnaren lämnat har lösts i samarbete mellan områdesansvarig för kompetensförsörjning och förvaltningsledaren. 7.3 Kompetensförsörjning Under året arbetade 45 personer från 22 av medlemshögskolorna inom Ladokkonsortiet på deleller heltid. Av dessa var 33 aktiva inom Ladok3-projektet. 11 personer nyrekryterades under året, samtliga till Ladok3-projektet. Under hösten rekryterades ytterligare 4 personer som tillträdde i början av 2014. I syfte att ligga i fas med rekryteringsbehovet har områdesansvarig för kompetensförsörjning haft veckovisa avstämningsmöten med projektledaren för Produktägarorganisationen i Ladok3- projektet. I samband med detta har rutin för resursavtalshantering arbetats fram med Ladok3- projektets projektadministratör. Vidare har områdesansvarig bidragit vid framtagning av ett stöd för fakturering av personresurser som under hösten skickades ut till dem som hanterar fakturering vid lärosätena. 7.4 Samarbeten med andra myndigheter Samrådsmöten med UHR:s NyA-förvaltning hålls fyra gånger per år och med CSN hålls möten två gånger årligen. Ett regelbundet samråd med UK-ämbetet och SCB har etablerats kring framförallt uppföljningsfrågor, två möten årligen. SCB deltar normalt även i nätverksträffarna för Ladokansvariga som hålls två gånger per år. Konsortiet har genom en representant deltagit aktivt i utvecklingen av standarder hos SIS och även på Europanivå hos CEN. 7.5 Internationellt Arbetet med samverkan inom ramen för det informella samverkansinitiativet NordForum gick vidare med ett nordiskt arbetsmöte 2013. Efter arbetet med en nordisk processbeskrivning och begreppsförteckning har ett initiativ med liknande inriktning som RS3G-projektet (europeiskt samverkansforum) startats; förstudien drevs i svensk regi och ett pilotprojekt pågår nu med aktiv svensk medverkan men på lågbudgetnivå. En internationell överenskommelse från april 2012, Groningen-deklarationen, som ett antal organisationer skrivit under och som syftar till att främja effektiv överföring mellan länder av studie- och studentinformation, har nu anammats av konsortiestyrelsen. 7.6 Hos UHR och dess underleverantör Här ingår leveranshantering, supportkostnader, förvaltningsstöd och gemensamma funktioner. Inom ramen för gemensamma funktioner har ett arbete med fokus på kvalitetshöjande åtgärder när det gäller leveranshantering genomförts under året. Det har lett till att den genomsnittliga tiden för att planera och genomföra en leverans kortats ned betydligt. Dessa funktioner och uppdrag redovisas mer i detalj i UHR:s verksamhetsberättelse för den tekniska förvaltningen (i bilaga 2).
Sid 8 8 Ekonomiskt resultat 8.1 Ekonomin i sammandrag I sammanställningen nedan redovisas ett översiktligt ekonomiskt utfall i samma termer som verksamhetsplanens. Jämförelse ges med dels budget, dels utfall föregående år. (tkr) Intäkter: Utfall 2012 Utfall 2013 Budget 2013 Avvikelse utfall - - budget Medlemsavgifter från högskolor 65 760 72 366 72 336 0 Avgift från CSN 760 836 836 0 Övriga försäljningsintäkter 0 0 0 0 Utnyttjade bidrag för anpassningar för Bolognarelaterat och för studieavgifter 647 646 1 200-554 Ränteintäkter 154 175 3) 175 3) Totala intäkter 67 321 73 992 74 372-380 Kostnader: Verksamhetsrelaterad förvaltning 15 450 19 441 20 767-1 326 Kapitalkostnader 12 298 18 583 23 798-5 215 Teknisk systemförvaltning 31 416 32 366 38 574-6 208 2) Räntekostnader 167 229 3) 229 3) Totala kostnader 59 332 70 619 83 139 12 520 Årets kapitalförändring 7 989 3 373-8 767 12 140 1) Ackumulerat eget kapital 19 889 23 170 Oförbrukade bidrag 1 901 1 255 4) Investeringar: Verksamhet 16 219 18 996 21 519-2 523 Teknik 16 958 26 926 32 335-5 409 2) Totala investeringar 33 177 45 923 53 855-7 932 Noter: 1) Det stora resultatet för 2013 kommenteras i avsnitt 8.2 och 8.3 2) Den stora differensen är fr a en effekt av Ladok3-projektets lägre utvecklingstakt i början av året 3) Ränteeffekter endast budgeterade som nettokostnad, ingår i budgetvärdet för verksamhetskostnader 4) Regeringsbidrag för anpassningar för studieavgifter, intecknade men ännu ej förbrukade för avskrivningar
Sid 9 8.2 Årets kapitalförändring och balanserat kapital Årets intäkter, dvs avgifter från konsortiemedlemmarna, följde budget medan totala kostnader stannade på drygt 70 mnkr eller 85 % av ram. Årets resultat blev därmed positivt nära 3,4 mnkr. En jämförelse med verksamhetsplanens -8,6 mnkr visar alltså på ett 12 mnkr bättre resultat än budgeterat. Därmed har vi vid årets slut drygt 23 mnkr i balanserat kapital. Överskottet kan med en kraftig förenkling ses som och utnyttjas som förskottsbetalda medlemsavgifter för det fortsatta arbetet med Ladok3. Förväntningen är att produktiviteten i projektet fortsättningsvis kan öka på ett sådant sätt att tilldelade ramar kan utnyttjas bättre. En avsevärd del av det stora ackumulerade kapitalet används nu under några år för att underfinansiera budgetarna, framför allt 2015-2016, som kommer att vara de kostnadsmässigt tyngsta. 8.3 Utfall kostnader Senarelagd uppskalning av utvecklingsteam på tekniksidan inom Ladok3-projektet har lett till att projektet ligger under budget; men inom verksamhetsdelprojekten hamnar man relativt nära budget. Utfallet för såväl verksamhetsrelaterade kostnader som teknikkostnader ligger i intervallet 84-94 % av tilldelade ramar. Det starka årsresultatet (12,1 mnkr större) beror framför allt av: -Lägre kapitalkostnader - 5,2 mnkr -Ladok3 har förbrukat mindre -1,3 mnkr (i huvudsak på tekniksidan: mer än 9 000 timmar under) -Lägre förbrukning inom övriga verksamhetsgrenar: Underhåll - 2,2 mnkr; 3 000 timmar under Gemensamma funktioner på ITS - 2,6 mnkr (en följd av effektivisering, synergieffekt med Ladok3-aktiviteter samt minskad aktivitet i befintligt system) Områdesverksamhet på verksamhetssidan sammanlagt: -0,8 mnkr Bakomliggande orsaker är bl a att uppkomna vakanser inte har ersatts fullt ut, att licenskostnader för MySQL som befarades öka i stället minskade genom användning av annan licensmodell, samt en strävan på såväl verksamhets- som tekniksidan att endast genomföra nödvändiga aktiviteter. Styrelsen prövar vägar att närmare följa den ekonomiska utvecklingen och förbättra prognoserna. En förlaga kan bli den uppföljningsmodell som nu tas fram för Ladok3-styrgruppens behov. 8.4 Investeringsvolym Investeringsverksamheten, dvs nyutvecklingen, uppgick till nära 46 mnkr 2013, eller 85 % av budget. Det betyder att årets nyutveckling tagit ett stort steg mot bättre utnyttjande av investeringsramen än de närmast föregående åren. Ladok3-projektet utnyttjade 2013 med sina mer än 44 mnkr en större andel av sin budgetram än tidigare år. 8.5 Kapitalkostnader Kapitalkostnaderna uppgick till 18,5 mnkr, en post som under några år växer till kraftigt. Dock ligger de en bra bit under budget; förklaringen till detta kan liksom förra året sökas i att man först efter VP-13-beslutet, dvs efter slutet av 2012, fick facit för den låga investeringsgraden 2012. 8.6 Bidrag från regeringen Oförbrukade regeringsbidrag för anpassningar för studieavgifter (anslag 2010) har kunnat utnyttjas för avskrivningar med ca 650 tkr. Som oförbrukade (men intecknade) bidrag återstår drygt 1 mnkr.
Sid 10 Ladokkonsortiet: Balans- och resultaträkning, de senaste 3 åren Balansräkning 2013 2012 2011 Tillgångar Immateriella anläggningar 131 837 026 101 021 804 77 569 973 Årets anskaffn immateriella anläggningstillgångar 45 922 536 33 177 361 23 024 006 Ack avskrivningar immateriella anltillgångar -96 040 065-78 567 758-66 523 723 Materiella anläggningstillgångar 354 939 14 600 14 600 Ack avskrivning anläggningstillgångar -21 125-14 600-14 600 Förutbetalda kostnader 831 813 824 533 1 069 759 Summa tillgångar 82 885 124 56 455 940 35 140 016 Skulder Balanserat kapital 19 797 096 11 908 521 3 648 140 Kapitalförändring 3 372 976 7 980 055 8 251 227 Avräkning Umeå universitet 39 932 718 24 500 177 6 349 516 Leverantörskulder statliga 16 219 354 4 548 096 12 400 443 Leverantörskulder ej statliga 1 685 331 2 084 583 1 942 163 Övriga upplupna kostnader 622 463 3 533 407 Oförbrukade bidrag 1 255 186 1 901 102 2 548 527 Summa skulder och kapital 82 885 124 56 455 940 35 140 016 Resultaträkning 2013 2012 2011 Intäkter Konsortiebidrag 73 172 021 66 520 003 58 882 606 Bidrag från statliga myndigheter 0 0 0 Periodiserade bidrag statliga 645 916 647 425 1 374 636 Ränteintäkter 174 554 153 667 113 984 Summa intäkter 73 992 491 67 321 095 60 371 226 Kostnader Personalkostnader 79 259 54 706 67 008 Resekostnader 3 432 014 2 289 921 1 991 082 Övriga driftkostnader 4 221 278 3 532 344 3 992 338 Konsultarvoden ej statliga 12 495 551 10 827 976 9 516 465 Konsultarvoden statliga 18 083 119 14 027 865 11 527 854 Övr främmande tjänster 59 415 749 49 311 467 38 094 996 Aktivering immateriella anläggningstillgångar -45 922 536-33 177 361-23 024 006 Räntekostnad 232 476 167 356 114 070 Ränta anläggningstillgångar 149 075 90 569 59 096 Avskrivn immateriella anläggningstillgångar 18 412 404 12 207 045 9 781 095 Avskrivn anläggningstillgångar 21 125 Summa kostnader 70 619 514 59 331 886 52 119 999 Periodens resultat 3 372 976 7 989 209 8 251 227
Verksamhetsberättelse för 2013, förslag Bil p 757 Underbilaga 1 Sid 11 Bilaga 1: Ladokkonsortiets styrelse under 2013 Styrelsen har under året bestått av följande ledamöter från medlemslärosätena: Matts Behrens, HKr Per Brolin, LnU fr o m 2013-11-21 Karin Cardell, HB Ann Fust, UU fr o m 2013-11-21 Tarmo Haavisto, LU Tomas Johansson, BTH t o m 2013-09-10 Yasmine Lindström, MiU t o m 2013-10-21 Åsa Nandorf, KI Anders Nordin, LTU Roger Pettersson, SLU fr o m 2013-07-01 Ann-Caroline Nordström, SU t o m 2013-10-21 Håkan Spjuth, KaU t o m 2013-06-30 Cecilia Åqvist Särg. HV fr o m 2013-10-02 Studentrepresentanter utsedda av SFS har varit: Thomas Ahlström, SH Carl Mikael Bergström, ÖU t o m 2013-06-30 Tobias Olausson, GU fr o m 2013-07-01 Ann-Caroline Nordström var ordförande fram till höststämman 2013-11-21, och Karin Cardell har varit styrelsens vice ordförande under samma tid. Karin Cardell var ordförande från höststämman 2013-11-21, och Per Brolin har varit styrelsens vice ordförande under samma tid. Universitetsdirektören vid UmU har närvaro- och yttranderätt vid mötena. Lars Lustig hade den rollen fram till halvårsskiftet 2013 och Per Ragnarsson (tf) därefter.
Verksamhetsberättelse för 2013, förslag Bil p 757 Underbilaga 2 Anna-Karin Bergman, UHR Sid 12 Bilaga 2: Verksamhetsberättelse för den tekniska förvaltningen av Ladok 2013 Innehållsförteckning Verksamhetsberättelse för den tekniska förvaltningen av Ladok 2013Fel! Bokmärket är inte definierat.2 Innehållsförteckning... 112 Inledning... 12 Sammanfattning av året... 12 Total utveckling under 2013... 12 Områdesvis sammanställning av teknikuppdraget 2013... 13 Gemensamt... 13 Studiedokumentation... 13 Examina... 14 Uppföljning... 14 Underhåll... 14 Fördelning inom underhållsområdet... 115 Kompetensutveckling... 15 Teknisk Infrastruktur... 15 VHS / UHR... 116
Verksamhetsberättelse för 2013, förslag Bil p 757 Underbilaga 2 Anna-Karin Bergman, UHR Sid 13 Inledning Verksamhetsberättelsen sammanfattar och redogör för arbetet i Ladoks ordinarie teknikförvaltning under året 2013. Arbetet redovisas i form av arbetade timmar i projekt och övriga omkostnader kombinerat med en redogörelse för resultatet från projekten. I förvaltningsavtalet mellan Ladokkonsortiet och UHR, för 2013, anges UHRs uppdrag och avgränsningar. Alla uppdrag inom den befintliga teknikförvaltningen har utförts av ITS, enheten för IT-stöd och systemutveckling, vid Umeå Universitet, som fungerat som underleverantör till UHR. Precis som föregående år har UHR, med ITS som underleverantör, fungerat som personresursleverantör till Ladok3-projektet. Uppföljning av Ladok3-projetket sker enbart utifrån personresursperspektiv, då projektet leds av en externt tillsatt projektledning och inte inom ramen för ordinarie förvaltning. Redovisade budgetvärden är i enlighet med beslutad VP, under året har omfördelningar gjorts vilket är noterat på berörda områden. Sammanfattning av året Ladok3 Enligt de nya utvecklingsplanerna är nu utvecklingsorganisationen inom Ladok3-projektet fullt bemannad. Framför allt i samband med utveckling av informationskonverteraren har behovet av att engagera duktiga utvecklare som har god kännedom om Ladoks befintliga databas varit stort. Då arbetet inom den befintliga förvaltningen kommer att minska succesivt har personer som arbetar inom förvaltningen succesivt fasas ut för att i stället engageras i Ladok3-projektet. Ordinarie förvaltning Att arbeta i team har fungerat väl även i år. Inför varje sprint samlas teamen för gemensam övergripande planering. Samplanering mellan team medför synergieffekter och ökat fokus inför leveranstillfällen. Det är enklare att få ut nyutvecklad och prioriterad funktionalitet snabbt i produktion. Det förändrade arbetssättet bedöms också medföra att kvaliteten ökar. Under året har endast en extraleverans skickats till driftcentralerna för produktionssättning till skillnad mot 2012 då 4 extraleveranser genomfördes. Total utveckling under 2013 2013 års teknikbeställning omfattade totalt 92 634 timmar. 2012 års teknikbeställning omfattade totalt 82 983 timmar Timmar: 80 127 av budgeterade 92 634 timmar har tagits i anspråk (86 % av budget) Omkostnader: 1 937 157 kronor av budgeterade 3 285 000 kronor (59 % av budget)
Verksamhetsberättelse för 2013, förslag Bil p 757 Underbilaga 2 Anna-Karin Bergman, UHR Sid 14 Områdesvis sammanställning av teknikuppdraget 2013 (inklusive Ladok3 ) Total fördelning tid teknikuppdrag TEK 0% VHS 15% UPP 0% UND 22% EXA 0% STU 6% GEM 57% Fördelningen av den totala förbrukade projekttiden per område under 2013. Gemensamt Två projekt bedrevs under 2013 inom området gemensamt, Ladok3 Lösningsorganisation och Ladok3 Migreringsorganisation. Ladok3 Resultat januari 2013 till och med december 2013. Timmar: 45354 av 54 862 timmar (83 % av ursprunglig beställning) Omkostnader: 536 098 kr av budget 1 085 000 kr. (49%) Studiedokumentation 3 projekt har bedrivits under 2013 inom området studiedokumentation. Ytterligare systemstöd för hantering av studieavgifter har utvecklats, fortsatt samordning med antagningssystemet NyA har skett och det tredje projektet inom området har arbetat med åtgärder och behov för LpWprodukten. Resultat januari 2013 till och med december 2013. Timmar: 4800 av 4770 timmar (101 % av ursprunglig beställning) Omkostnader: 5905 av 36 000 (16 %)
Verksamhetsberättelse för 2013, förslag Bil p 757 Underbilaga 2 Anna-Karin Bergman, UHR Sid 15 Examina Inom examensområdet har endast ett projekt bedrivits under året. Projektet, Förbättrad funktionalitet tillgodoräknanden reståtgärder är en fortsättning på föregående års projekt Samlade åtgärder angående tillgodoräknanden. Årets projekt gick 37 timmar över budget. Att projektet förbrukade fler timmar än budgeterat beror på att kravbilden förändrades succesivt under projektets gång. Resultat januari 2013 till och med december 2013. Timmar: 332 av 295 timmar (113 % av ursprunglig beställning) Omkostnader: 241 kr av 12 000 kr (2 %) Uppföljning Initialt var endast ett budgeterat att genomföras inom området. Under hösten tillkom projektet Inaktiva studenter genom extrabeställning. Resultat januari 2013 till och med december 2013. Timmar: 271 av 296 timmar (92 % av ursprunglig beställning) Omkostnader: 3666 kr av 0 kr. Underhåll Totalt 5 projekt genomfördes inom underhållsområdet. Ett projekt per verksamhetsområde samt projektet Standard och Guidelines. Inget av projekten inom underhållsområdet har förbrukat sin budget. Ett uttalat mål för underhållsområdet är att fokusera på de allvarligaste felen och att åtgärda färre antal ändringsbegäran då systemet skall fasas ut. Projekten Ladok3 och Inaktiva studenter har också prioriterats högre och personresurser har engagerats i dessa projekt. Resultat januari 2013 till och med december 2013. Timmar: 17 732av 20 567 timmar (86 % av ursprunglig beställning) Omkostnader: 25 573 av 62 000 kr (41 %) Fördelning inom underhållsområdet Per område UPP 3% TEK 2% EXA 11% STU 84%
Verksamhetsberättelse för 2013, förslag Bil p 757 Underbilaga 2 Anna-Karin Bergman, UHR Sid 16 Kompetensutveckling Ingen aktivitet inom området under året. Resultat januari 2013 till och med december 2013. Timmar: 0 av 0 timmar Omkostnader: 0 av 50 000 kr. Teknisk Infrastruktur Endast ett projekt har genomförts inom området teknisk infrastruktur under året. Det är projektet Rester avveckling STAM. Projektet hanterade återstoden av avvecklingen för produkten STAM. Resultat januari 2013 till och med december 2013. Timmar: 43 av 65 timmar (66 % av ursprunglig beställning) Omkostnader: 0 kr av 0 kr. VHS (Beställningen gjordes till VHS hösten 2012, från 2013 när förvaltningsavtalet började gälla UHR) Fyra projekt har bedrivits inom området under 2013. Nytt för året var att driften av MIT-miljön bedrevs inom ramen för ordinarie förvaltning. Precis som föregående år har projekten Kostnader för leveranshantering, Kostnader för förvaltningsstöd och Gemensamma funktioner bedrivits inom området. Inom projektet Gemensamma funktioner har ett arbete gjorts för att enklare hantering av miljöer. I de nya virituella miljöerna hanteras konfigurering centralt och byggtiden är nu kortare. Inom projektet Drift MIT-miljö har rutiner och beskrivningar tagits fram för hur maskinerna skall installeras. Paketering och installering av programvara sker med så kallade RPM-paket, vilket är mer effektivt än den teknik som används inom ordinarie förvaltning. Resultat januari 2013 till och med december 2013. Timmar: 11 595 av ursprungliga 13 000 timmar (89 % av ursprunglig beställning) Omkostnader: 98 516 av 135 000 kr ( %)
Verksamhetsberättelse för 2013, förslag Bil p 757 Underbilaga 3 Sid 17 Bilaga 3: Revisionsrapport från Ernst & Young - Kommer att kompletteras revision genomförd men rapporten inte inkommen än!