Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Bilaga 6 Område primärvård: Uppföljning av överenskommelsen om hälso- och sjukvård 2014 med nämnden för folktandvård och primärvård 1

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Innehållsförteckning INLEDNING...3 SYFTE...3 AKTUELLA HÄNDELSER...4 OMRÅDETS MÅL...6 MÅLOMRÅDE: PATIENT/KUND...6 MÅLOMRÅDE: MEDARBETARE...7 MÅLOMRÅDE: EKONOMI...8 MÅLOMRÅDE: PROCESS/PRODUKTION...8 MÅLOMRÅDE: ORGANISATION, UTVECKLING OCH FÖRNYELSE...8 EKONOMI PRIMÄRVÅRDEN... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. RESULTATRAPPORT... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. PERIODENS RESULTAT... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. HELÅRSPROGNOS... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. VIDTAGNA ÅTGÄRDER FÖR ATT NÅ EKONOMI I BALANS... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. INVESTERINGAR... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. PRODUKTIONSTAL... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. PERSONALEKONOMI... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. PERSONALKOSTNADER... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. KOSTNADSANALYS... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. ANTAL ANSTÄLLDA ÅRSARBETARE PER YRKESGRUPP (YRKESGRUPP UTIFRÅN FÖRVALTNINGSSPECIFIKT)...FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. SJUKFRÅNVARO... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. FRAMTIDA UTMANINGAR...1 2

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Inledning Uppföljningen i område Primärvårds delårsrapport utgår från verksamhetsplanen för 2014, som tydliggör Primärvårdens inriktning, prioriteringar och mål för verksamheten och är en viktig del i färdplanen för att nå det långsiktiga målet att vara Sveriges bästa primärvård 2015. Verksamhetsplanen har sin utgångspunkt i förutsättningar, mål, inriktningar och ambitioner som uttrycks i fullmäktiges verksamhetsplan, Hälsoval i Örebro län Krav- och kvalitetsbok, samt de uppdrag som styr verksamheterna som ligger utanför Hälsoval. Respektive verksamhetschef har ansvar för att planera, genomföra, utveckla och följa upp verksamheten utifrån de gemensamma målen samt att kommunicera detta till medarbetare. Syfte Vid 25 vårdcentraler, spridda över hela länet, bedriver Primärvården basal hälso- och sjukvård för listade patienter inom systemet för Hälsoval inom Örebro läns landsting. Primärvården bedriver också verksamhet utanför Hälsoval på landstingets uppdrag. Bland dessa verksamheter finns Sjukvårdsrådgivningen, riktade ungdomsmottagningar, Allmänmedicinskt forskningscentrum, BHV- och MHV-psykologer, dietister m fl. Landstingets vision Hälsa och livskraft genom trygghet, kvalitet och hållbar utveckling innebär för Primärvården En Primärvård i takt med tiden för varje individ. 3

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Aktuella händelser Det förefaller alltid att vara högtryck i Primärvården. Efterfrågan på vård ökar vilket leder till att våra resurser är hårt ansträngda. Arbetsmiljöverket har gjort ett antal uppföljningar av arbetsmiljön och lade under våren ett föreläggande med hot om vite om Primärvården inte stabiliserade och förbättrade arbetsmiljön för läkare. Detta arbete pågår. Arbetsmiljöverket var nöjt med det förändringsarbete som har genomförts på Kumla vårdcentral och har helt avskrivit det ärendet. Både kort och långsiktigt är arbetsmiljöfrågorna viktiga att följa upp och arbeta med. Landstingsstyrelsen beslutade i juni att ge Primärvården ökade resurser för att anställa läkare. Totalt anslogs 30 mnkr för ökad rekrytering. Samtidigt fattades beslut om 5 mnkr för ökat tillgänglighet till vården genom utökning av antalet distriktssköterskor. Detta är i grunden positiva signaler och det kommer att generera ett ökat antal anställda allmänläkare respektive distriktssköterskor. Läkarrekryteringen har under första halvåret varit mycket positiv, på årsbas räknar vi med att 25 nya specialister tillkommer i Primärvården. Detta är en reell nettoökning av antalet läkare. Utmaningen nu är att se till att behålla dem vi har, samt motivera läkare som når pensionsåldern att stanna kvar i tjänst på ett sätt som den enskilde önskar. Den tidigare beslutade Samtalsmottagningen för barn och unga med psykisk ohälsa, har startat sin verksamhet på Fabriksgatan i anslutning till Ungdomsmottagningen. Invigning kommer att ske den 12 september med att Landstingsstyrelsens ordförande, Marie-Louise Forsberg Fransson klipper bandet. Bilen till den mobila distriktssköterskemottagningen är levererad och personal är rekryterad för att bemanna verksamheten. Officiell invigning hölls den 19 augusti. Den mobila enheten kommer att besöka 20 mindre orter i länet varifrån det är långt till en Vårdcentral. Invånarna kommer främst att erbjudas rådgivning för att förebygga sjukdomar, men kommer även få hjälp med vissa sjukvårdande insatser på distriktssköterskenivå. Verksamheten beräknas vara igång den 1 oktober. En ny vårdcentral skall byggas i Lindesberg och därmed ersätta den nuvarande. Beslut är fattat både i Lindesbergs kommunstyrelse och i Landstingsstyrelsen. Projektstart beräknas ske under hösten. Primärvårdens kvalitetsdag genomfördes för andra gången den 18 maj. Många deltagare och intressanta föredrag samt posterutställning. Vidareutveckling av konceptet kommer att ske och planering för nästa kvalitetsdag är redan startad. Den 28 augusti genomförs en Framtidsdag med fokus på de krav som kan komma att ställas på Primärvården i framtiden och den teknikutveckling som ligger om hörnet. Långt gående dialog sker med Karlskoga kommun respektive Hallsbergs kommun för att skapa nya integrerade Familjecentraler. I båda kommunerna handlar det om att sammanföra landstingets MVC/BVC funktion med kommunens socialomsorg och öppen förskola. Sommaren inom Primärvården har i allt väsentligt fungerat bra. Uppgjorda planer har hållit, tillgängligheten på telefon och besök inom 7 dagar har varit kring 90%. Flyktingmotta 4

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 gandet har på vissa vårdcentraler varit en mycket tung belastning. Den varma sommaren har gjort att många upplevt lokalerna som mycket varma och det har i vissa fall haft negativ inverkan på arbetsmiljön. De vakanser som har uppstått har kunnat lösas genom ibland extraordinära insatser av medarbetare inom enheten. En stor eloge skall ges till alla inom Primärvården som löst problem och sett till att tillgängligheten varit hög inom alla delar. 5

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Områdets mål Symbolförklaringar Färgindikatorer, prognos måluppfyllelse 2014 = uppnå eller överträffa målnivån = mindre, acceptabel avvikelse från målnivån = större negativ avvikelse från målnivån Förändringspilar, utveckling under året, prognosens resultat 2014 jämfört med 2013 = resultatet har förbättrats = resultatet är oförändrat = resultatet har försämrats Målområde: Patient/kund Mål: Patientnöjdheten i nationella patientenkäten är i varje mätning bättre jämfört med föregående mätning. Aktiviteter: Genomföra mellanmätningar. Analysera, planera och genomföra aktiviteter utifrån resultat i mätning 2013. Mått: Sammantagna PUK-värdet ska öka i kommande mätningar (tillgänglighet, delaktighet, upplevd nytta, bemötande, information, förtroende, kan Prognos rekommendera, samt helhetsintryck). Enkätsvaren från NPE ger en viktig återkoppling från patienterna. Deras synpunkter är ett bra underlag att jobba vidare med för varje vårdcentral. Den upplevda kvalitén ligger något under riksgenomsnittet inom de flesta områden, bemötandet är den parameter som får högst betyg. Det totala PUK värdet har sjunkit marginellt från 78 till 77. En lokal patientenkät har genomförts på sjukgymnastikmottagningarna med mycket gott resultat. I september genomförs en lokal patientenkät på distriktsläkar- och distriktssköterskemottagningarna. Trend Mål: Utbudet av hälsofrämjande aktiviteter på våra vårdcentraler ska öka. Aktiviteter: Integrerade livsstilsmottagningar vidareutvecklas. Kommunicera livsstilsaktiviteter med våra medborgare. Utveckla Hälsorum och grupper för livsstilsaktiviteter. Skapa forum för att delge varandra tips och idéer t ex temadagar. Mått: Alla vårdcentraler ska ha integrerade livsstilsmottagningar enligt de nationella riktlinjerna för sjukdomsförebyggande metoder. Alla vårdcentraler ska påbörja inrättande av Hälsorum. De flesta vårdcentraler arbetar efter konceptet integrerad livsstilsmottagning, många har också särskilda aktiviteter kopplade till livsstilsförändringar. Flera har inrättat hälsorum. Ett stort intresse för livsstilsfrågor finns. En mobil enhet vars huvudsyfte är hälsofrämjande aktiviteter har förberetts under perioden och invigdes 19 augusti. Start för verksamheten sker under hösten. Prognos Trend 6

Delårsrapport 2 Augusti 2014 Mål: Primärvården ska utvecklas så att den ökar patientens delaktighet. Aktiviteter: Utforma vårt utbud utifrån genomförd undersökning. Planera aktiviteter för ökad patientdelaktighet. Genomföra patientdialoger vid respektive vårdcentral. Mått: Alla har genomfört fliken Patientdelaktighet i värdegrundsarbetet. Alla har bjudit in till något patientmöte/någon patientdialog. 2014-09-10 Prognos Trend Fliken patientdelaktighet är framtagen och har använts i dialogledarutbildning. Är nu under justering. Centralt från kansliet har en patientdialog påbörjats med brukarorganisationer. Ett antal vårdcentraler har också genomfört dialogmöten med sina listade. Ett kort Vad bestämde vi idag är framtaget i syfte till patientinformation som i förlängningen ger möjlighet till ökad patientdelaktighet Tre fokusgrupper med patienter har genomförts. Målområde: Medarbetare Mål: Primärvården har nöjda medarbetare Aktiviteter: Vi agerar utifrån vår gemensamma värdegrund. Utveckla och genomföra introduktionsdagar för alla nyanställda. Strukturerad fortbildning för alla yrkeskategorier. Genomföra aktiviteter utifrån resultat i medarbetarenkäten i dialogmötesform. Mått: Nöjd medarbetarindex (NMI). Attraktiv Arbetsgivarindex (AVI). Värdegrundsarbetet pågår eller har genomförts på samtliga vårdcentraler. Arbetet fortsätter med seminarier och ny dialogflik. Introduktionsdagar för samtliga nyanställda ska planeras i samverkan med övriga områden inom förvaltningen. Medarbetarnas fortbildningsbehov kartläggs i samband med medarbetarsamtalet. Primärvårdsgemensamma fortbildningsbehoven kartläggs och samordnas inom området. Samtliga vårdcentraler har eller planerar dialog på APT. Flera aktiviteter planeras och genomförs för att skapa Kraftfull och Hållbar Ledning inom primärvården. Särskilt uppmärksammas behovet av ledarutveckling för ledare som inte är chef. Prognos Trend Mål: Primärvården är en attraktiv arbetsgivare. Aktiviteter: Aktiviteter utifrån arbetsgrupp attraktiva arbetsgivare för läkare genomförs. FoU-aktiviteter inom Primärvården. Mått: Andelen nyrekryterade läkare är fler än andelen läkare som slutat. Index 1,5. Antalet ST-läkare har ökat med 10. Strategiska insatser för läkarförsörjning är fastställda och kommer att genomföras. Index för antalet nyrekryterade läkare/avslutade läkare är per augusti 3,2. Prognos Trend 7

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Målområde: Ekonomi Mål: Primärvårdens intäkter har ökat och kostnaderna är anpassade till den aktuella intäktsnivån. Aktiviteter: Kontinuerliga verksamhetsdialoger och uppföljningar. Öka förståelsen för våra ekonomiska förutsättningar. Utveckla en modell för intäkt/lönekrona. Utveckla en rutin för att diagnoser sätts och att de sätts i tid. Vi arbetar med förändrad prissättning med våra leverantörer. Vi arbetar med att öka intäkter från patientavgifter och ersättningar. Mått: Målrelaterad ersättning (telefon och diagnos) ska uppgå till 85 %. Kostnaden för hyrläkare ska minska jämfört med 2013. Kostnaderna för valda tjänster och produkter har minskat vid utgången av 2014 jämfört med 2013. Intäkt/kostnad > 1,0. Målrelaterad ersättning uppnår knappt 70 %. Området uppvisar inte en ekonomi i balans. Analys se ekonomiavsnitt. Prognos Trend Målområde: Process/produktion Mål: Resurser används på ett effektivt sätt och produktionen är anpassad utifrån medborgarnas behov vad gäller tillgänglighet. Aktiviteter: En modell för kapacitet- och produktionsplanering är framtagen. Prestationsmål per yrkeskategori. En modell är testad på minst en vårdcentral under 2014. Mått: Modeller framtagna och testade. Prognos Trend Arbete med aktiviteterna pågår. En modell för att lättare kunna analysera personaldata och vissa produktionsdata är framtagen och kommer att vidareutvecklas under hösten. Mål: Primärvården har kvalitetssäkrade arbetssätt dokumenterade i Handbok för Primärvård. Aktiviteter: Utveckling av ledningssystem med både medicinska och administrativa rutiner. Verksamheterna ska arbeta utifrån framtagna rutiner och riktlinjer. Utforma gemensamma rutiner som anpassas till lokala behov. Förbättringsområden fördelas till vårdcentral för utformning av förslag till nya arbet sätt/metoder med förankring och beslut i ledningsgruppen. Miljöcertifiering startar på vårdcentralerna. Mått: Ledningssystemet är beskrivet och dokumenterat. Prognos Trend Utvecklingen av Primärvårdens ledningssystem pågår i de aspekter som är specifika för område Primärvård, men stora delar avses bli gemensamma för Hälso- och sjukvården och där pågår nu en inventering av rutiner och riktlinjer. En miljöutredning är genomförd. Planering för att använda Platina som dokumenthanteringsystem har påbörjats. Målområde: Organisation, utveckling och förnyelse Mål: Samtliga vårdcentraler där öppen förskola finns samverkar i Familjecentraler. Aktiviteter: Gemensam utveckling av Familjecentraler enligt principöverenskommelse med kommunerna. 8

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Utarbeta riktlinjer kring etablering av Familjecentral i samverkan med berörda kommuner. Mått: Minst en ny komplett Familjecentral etablerad per år. Prognos Trend Primärvården har en positiv dialog med Hallsberg, Karlskoga och Örebro om att utveckla ett fullt familjecentralskoncept. Mål: Ökad patientsäkerhet. Aktiviteter: Patientsäker journaldokumentation. Utse fast vårdkontakt till listade patienter >75 år och övriga med behov. Använda så lite väntelistor som möjligt. Mått: Skrivet diktat inom 3 dagar. Vid utgången av 2014 ska alla listade som har behov ha en fast vårdkontakt. Projektet patientsäker journaldokumentation pågår. Mätningar visar att ca 18-20/25 vårdcentraler skriver inom tre dagar under 2014, vilket är en betydande förbättring från 2013. Samordnare i projektet är anställda och tillträder 1/9. De kommer att kontinuerligt följa antal dikterade och skrivna diktat och fördela arbetet så att målet uppnås. Ett flertal vårdcentraler har fast vårdkontakt för de patienter som har behov av det. Det varierar vilken profession som är patientens fasta vårdkontakt beroende på behov. Flera andra vårdcentraler är på gång med arbetet. Prognos Trend 9

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Ekonomi Primärvården Resultatrapport Belopp i mnkr Utfall jan-aug Utfall jan-aug Prognos 2014 Budget 2014 Utfall 2013 2014 2014 Avgifter och såld vård 529,8 512,4 803,8 770,5 772,0 Övriga intäkter 161,1 171,2 246,5 314,6 260,9 Summa intäkter 690,9 683,6 1 050,3 1 085,1 1 032,9 Personalkostnader -397,8-368,5-614,8-579,1-574,7 Övriga kostnader -310,8-306,4-469,1-502,7-466,8 Avskrivningar, inventarier -1,8-1,7-2,5-2,6-2,5 Avskrivningar, fastigheter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa kostnader -710,4-676,6-1 086,4-1 084,4-1 044,0 Finansnetto -0,1-0,4-0,3-0,7-0,5 Landstingsbidrag/-ersättning 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat -19,6 6,6-36,4 0,0-11,6 Primärvården har per sista augusti ett underskott på -19,6 mnkr. Det är en försämring med 26,2 mnkr jämfört med 2013. Kostnaderna har ökat med 33,8 mnkr. Främst är det lönerna som ökat på grund av lönerevision och fler anställda. Det är främst antalet sköterskor som ökat p.g.a. utbildningssatsning till distriktssköterska, se vidare under avsnitt personalekonomi. Dessutom har sociala avgiften ökat från 43,03% till 44,13%. Prognosen pekar på ett underskott på totalt -36,4 mnkr vid årets slut. Det som görs på uppdrag för hela Primärvården beräknas bli ett underskott på -1,9 mnkr och verksamheter inom Hälsoval på -34,5 mnkr. mnkr 10 5 0-5 -10-15 -20-25 -30-35 -40 2013 2014 Resultatutveckling -11,6 10

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Periodens resultat Intäkter Totalt har intäkterna ökat med 7,5 mnkr, 1 procent, jämfört med 2013. I augusti hade primärvården 252 758 listade patienter vilket är en ökning med 2 722 patienter jämfört med augusti 2013. I juni fattade landstingsstyrelsen beslut om att öka hälsovalsersättningen med 53 kr/ ålderspoäng och år från 1/7 samt ytterligare 40 kr/ålderspoäng och år från 1/11. Detta för att möjliggöra en ökad läkartäthet samt öka tillgänglighet. Det har inneburit en ökning av hälsovalsersättningen med ca 1 mnkr från 1/7. Totalt sett har hälsovalsersättningen ökat med 16,1 mnkr jämfört med augusti 2013. Ersättning för läkemedelsförmånen är lägre jämfört med 2013 på grund av lägre kostnader, 9,9 mnkr. Målrelaterad ersättning har ökat med 1,9 mnkr. Den största delen av målrelaterade intäkterna är preliminär eftersom många mål betalas ut halvårs- eller årsvis. Om 100 procent av målen hade uppnåtts skulle intäkten varit 3,2 mnkr högre. Personalkostnader Primärvårdens personalkostnader har ökat med 7,9 procent jämfört med 2013. Löneökningar, fler sköterskor i utbildning till distriktssköterskor samt utökning av personal för bl.a. ny verksamhet påverkar ökningen. Semesterlöneskulden ökar också på grund av att varje semesterdag blir mer värd i och med löneökningar samt att fler anställda genererar fler semesterdagar. Ökningen av sociala avgifter påverkar också. Personalkostnaderna redovisas mer detaljerat i avsnitt Personalekonomi. Övriga kostnader Totalt har övriga kostnader minskat med 0,9 mnkr jämfört med 2013. Den största förklaringen är kostnaden för läkemedelsförmånen som minskat med 9,9 mnkr (se intäkter). Hyrläkarkostnaden har ökat med 6,4 mnkr jämfört med 213 och uppgick till 32,4 mnkr 2014. Övriga kostnader (exkl laboratorie- och röntgentjänster) har ökat med 2,6 mnkr jämfört med 2013. Främst är det IT- och telefon samt hyror som ökat. Laboratorie- och röntgenkostnader har ökat med 12 procent jämfört med samma period förra året. Helårsprognos Intäkter Totalt beräknas intäkterna bli 1 050 mnkr. Det är en ökning med 17,4 mnkr jämfört med 2013. Till största delen förklaras det av Landstingsstyrelsens beslut om ökad hälsovalsersättning samt ökat antal listade. Den målrelaterade ersättningen för telefontillgänglighet och diagnossättning har under de första sju månaderna varit 67 procent vilket innebär ett intäktsbortfall på ca 1,4 mnkr jämfört med 100 procents uppfyllelse. Övriga målrelaterade ersättningar är preliminära. I prognosen beräknas dock att måluppfyllelsen totalt kommer att uppgå till 80 procent vid årets slut. För övriga intäkter förväntas inga större förändringar utom för läkemedelsförmånen som i år beräknas till 157,8 mnkr jämfört med 162,1 mnkr 2013. Antalet asylsökanden beräknas vara ungefär på samma nivå som tidigare. 11

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Personalkostnader Personalkostnaderna beräknas bli 615 mnkr vilket är 60 mnkr högre än 2013. Under året har och kommer nya verksamheter startas upp såsom; -primärvårdens samtalsmottagning, -fotvårdsmottagningar - mobila distriktssköterskemottagningen Verksamheterna är uppdrag skilda från krav- och kvalitetsboken och särskild ersättning erhålls. Utbildningsförmånen för sköterskor fortsätter till hösten och innebär fortsatt vikariekostnader. Personalkostnaderna redovisas också i ett separat avsnitt Personalekonomi. Övriga kostnader Läkemedelskostnaden beräknas att minska även 2014 se intäkter, och hyrläkarkostnaden prognostiseras att öka till 47 mnkr vilket är en ökning med ca 3 mnkr jämfört med 2013. I övrigt ökar kostnaderna för IT, telefon och hyra. Vidtagna åtgärder för att nå ekonomi i balans Intäkter Fokus är att öka intäkterna genom bl.a. se till att registreringen blir rätt, så att rätt ersättning erhålls. Internrevision kommer att göras under hösten. Uppnå målet för målrelaterad ersättning. Kostnader Fokus på kostnader för personal, hyrläkare, lab- och röntgen och avstå inköp om det går. Förbättringsarbete Ständigt arbete med utveckling av verksamheten för att bättre resursutnyttjande m.m. Investeringar Investeringarna rör i de flesta fall ny verksamhet såsom fotvårdsverksamhet, primärvårdens samtals mottagning och konsultläkarboendet. (Belopp i mnkr) Sammanställning uppföljning av investeringar, mnkr (nettoinvesteringar) Byggnadsinvesteringar innevarande års budget Byggnadsinvesteringar överfört från tidigare års budget Utfall jan - aug 2014 Prognos 2014 Budget 2014 Utfall 2013 Medicinteknisk utrustning innevarande års budget 0 100 100 166 Medicinteknisk utrustning överfört från tidigare års 0 0 0 budget IT-utrustning innevarande års budget IT-utrustning överfört från tidigare års budget Övrig utrustning innevarande års budet 1082,8 4500 8920 609 Övrig utrustning överfört från tidigare års budget 718,2 4300 9052 1151 Summa 1801 8900 18072 1926 12

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Produktionstal Produktionstal nr 1 Antal inkommande samtal till sjukvårdsrådgivningen Under januari till augusti har det inkommit 133066 samtal (år 2013 128837). Av dessa samtal besvarades 81,4 % (78,5 %). Produktionstal nr 2 Antal inkommande samtal till vårdcentralerna Under januari till augusti har det inkommit 342434 (2013 343438) samtal. Andelen besvarande samtal var 88 % (2013 90 %). Produktionstal nr 3 Antal läkarbesök och administrativa åtgärder på distriktsläkarmottagningarna Antal registrerade läkarbesök på distriktsläkarmottagning, hembesök samt telefon- och administrativa åtgärder under perioden januari augusti år 2013 och 2014. År Mottagn Hembesök Telefon Adm åtgärd TOTALT besök 2013 149 776 3 450 53 865 253 095 460 186 2014 152 086 3 125 56 367 260 016 471 594 Förändring Mottagn besök Hembesök Telefon Adm åtgärd TOTALT Antal 2 310-325 2 502 6 921 11 408 Procent 1,5-9,4 4,6 2,7 2,5 13

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Personalekonomi Personalkostnader Utfall Utfall Prognos Utfall Jan - aug Jan-aug Helår Helår 2014 2013 2014 2013 Löneökningstakt 7,3% 5,6% 7,8% 5,0% Lönekostnad (40-41) 215 mnkr 205 mnkr 421,8mnkr 391,1mnkr Antalet anställda har ökat både beroende på utökat uppdrag och satsning på utbildning till distriktssköterska för att möta framtida pensionsavgångar samt för att klara ökade krav på tillgänglighet och efterfrågan. Även en positiv läkarrekrytering påverkar antalet anställda och lönekostnadsutveckling. För mer detaljerad information se under kostnadsanalys. Kostnadsanalys Belopp i mnkr Jan - aug Jan-aug Förändring, Förän Konto Kategori 2014 2013 tkr dring % 4011+ 4081 Månadslöner 215 024 204 983 10 041 4,90 4012 Timanställda 7 513 5 971 1 542 25,82 4031 Obekväm arbetstid 1 710 1 225 485 39,59 4032 Övertid/mertid 2 165 1 649 516 31,29 4033 Jour och beredskap 5 731 5 739-8 -0,14 4040 Förändring skuld jour, beredskap och övertid 1 193 486 707 145,47 4110+ 4150 Semesterkostnad inkl. skuldförändring 29 115 25 876 3 239 12,52 4120 Sjuklön 2 924 2 685 239 8,90 Övrigt 40xx-41xx 8 920 6 955 1 965 28,25 Totalt 40-41 274 295 255 569 18 726 7,33 Månadslönen har ökat mer än genomsnittet ÖLL. Detta beror i huvudsak på ökat antal läkare samt ökat antal sjuksköterskor med utbildningsförmån till distriktssköterska. Men även utökat uppdrag ex jouren i södra länsdelen. Kostnaden för timanställda, och övertid/mertid har ökat kraftigt. Störst ökning har skett inom kategorierna medicinska vårdadministratörer, undersköterskor samt distriktssköterskor. Orsaken är ökad sjukfrånvaro, ökade krav på tillgänglighet samt ökad efterfrågan. Obekväm arbetstid har ökat framförallt under helger och beror på utökad jour och ökad tillgänglighet Kostnadsökningen under övrigt hänförs till utbildningsförmåner. 14

Delårsrapport 2 Augusti 2014 Antal anställda årsarbetare per yrkesgrupp (yrkesgrupp utifrån förvaltningsspecifikt) Yrkesgrupp Antal årsarbetare 2014 Antal årsarbetare 2013 Jan - aug Jan-aug Förändring Kvin - Kvinnor Kvin nor Män Totalt Män Totalt nor Män Totalt Läkare 97,83 101,35 199,18 101,21 89,65 190,86-3,38 11,70 8,32 Sjuksköterska/barnmorska m.fl. 444,84 21,25 466,09 411,21 19,25 430,46 33,63 2,00 35,63 Övrig sjukvårdspersonal 2,00 2,00 4,00 4,00 1,00 5,00-2,00 1,00-1,00 Arbetsterapeut 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Sjukgymnast 95,30 37,00 132,30 90,25 36,40 126,65 5,05 0,60 5,65 Biträdespersonal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Skötare 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Undersköterska 49,44 0,00 49,44 49,32 1,00 50,32 0,12-1,00-0,88 Undervisningspersonal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Kurator 43,50 1,58 45,08 39,95 2,57 42,52 3,55-0,99 2,56 Psykolog/terapeut 14,00 1,00 15,00 9,00 0,00 9,00 5,00 1,00 6,00 Övrig social personal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tandläkare 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tandsköterska/ Tandhygienist 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Övrig tandvårdspersonal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Expeditionsföreståndare/läkarsekreterare 110,77 1,00 111,77 106,52 1,00 107,52 4,25 0,00 4,25 Övr administrativ personal 37,00 9,00 46,00 34,50 9,00 43,50 2,50 0,00 2,50 Städpersonal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Kökspersonal 5,00 0,00 5,00 5,00 0,00 5,00 0,00 0,00 0,00 Övrig personal 0,75 0,00 0,75 0,00 0,00 0,00 0,75 0,00 0,75 Summa 900,43 174,18 1 074,61 850,96 159,87 1 010,83 49,47 14,31 63,78 Antalet årsarbetare har ökat med 64 årsarbetare. Genomsnittlig ökning under perioden är 43årsarbetare. Gruppen sjuksköterskor har ökat mest med knappt 36 årsarbetare och gruppen läkare med drygt 8 årsarbetare. Organisatoriska förändringar såsom övertagande av psykologer från Örebro kommun samt nya uppdrag som exempel primärvårdens samtalsmottagning, innebär en ökning av antalet årsarbetare. Den avtalade tiden har totalt under perioden ökat med 4 % jämfört med motsvarande period 2013. Samtidigt innebär ökad frånvaro för studier och ökad sjukfrånvaro att den tillgängliga tiden endast ökat med 1 % vilket motsvarar i genomsnitt 10 årsarbetare under perioden. 6

Delårsrapport 2 Augusti 2014 2014-09-10 Sjukfrånvaro Kategori Period 2014 Period 2013 Jan - juli Jan-juli Förändring Antal timmar Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Schemalagda timmar 1 179 990 191 189 158 349 956 813 Kvinnor 1 133 176 722 535 33 378 12 436 45 814 Sjukfrånvaro total (tim) 63 998 5 403 69 400 48 974 4 774 53 748 15 024 629 15 653 Sjuk korttidsfrånvaro (tim) 16 041 1 628 17 668 16 334 1 463 17 797-294 165-129 Sjuk långtidsfrånvaro (tim) 47 957 3 775 51 732 32 639 3 311 35 950 15 318 464 15 782 Sjukfrånvaro totalt %* 6,46% 2,86% 5,88% 5,12% 2,70% 4,74% 1,34% 0,15% 1,14% Sjuk korttidsfrånvaro %* 1,62% 0,86% 1,50% 1,71% 0,83% 1,57% -0,09% 0,03% -0,07% Sjuk långtidsfrånvaro %* 4,84% 2,00% 4,39% 3,41% 1,87% 3,17% 1,43% 0,12% 1,21% TOTALT *)Procent av schemalagd tid Män Totalt Sjukfrånvaron ökar. Långtidssjukfrånvaro ökar kraftigt, främst bland kvinnor. Samtidigt är korttidssjukfrånvaron i huvudsak oförändrad. Fördjupad analys pågår. 16

FÖRVALTNING Hälso- och sjukvården, område Primärvård 2014-09-10 DATUM Framtida utmaningar Det finns gott om utmaningar i den nära framtiden båda vad gäller vårdutveckling och förnyelse samt sättet hur vi skall organisera vården för att skapa bästa möjliga värde för patienten. Örebro läns landsting skall ombildas till Region Örebro län från 1 januari 2015 och Primärvården skall ombildas till att bli Närsjukvård i nära samarbete med den kommunala Hälso- och sjukvården samt ned sjukhusen i respektive länsdel. Redan startad förändring är att Området Primärvård sedan årsskiftet finns inom ramen för en ny Hälso- och sjukvårdsförvaltning där en ny administrativ ledningsfunktion håller på att skapas. Beslutade organisationsförändringar och förändringar inom ramen för Landstingets olika IT system, med nytt Intranät och webbfunktion, ny version av System Cross, kommer att kräva extraordinära insatser. Risk finns att fokus flyttas från kärnverksamheten till övergripande organisationsfrågor. En ökad flyktingström till länet innebär att resurser måste omdisponeras för att kunna möta nya flyktinggrupper som kommer med kort varsel. Rätt kompetens på rätt plats och i tillräcklig omfattning är en ständig utmaning. Detta gäller alla olika personalgrupper inom Primärvården. Att behålla och nyrekrytera allmänläkare är den mest avgörande frågan för att skapa tillit och kontinuitet inom vården. Att få läkarstudenter att stanna i länet och känna utmaning av allmänläkaryrket är avgörande för att nå Landstingets långsiktiga mål med 1 läkare per 1 500 patienter. Distriktssköterska, barnmorska och barnsjuksköterska är andra kompetensområden där vi i hög grad konkurrerar om kompetensen med andra vårdgivare. Vi måste säkerställa att vi har en bra arbetsmiljö, stimulerande arbetsuppgifter och konkurrenskraftiga löner. Inom ramen för den kapitering och avgiftsersättning som är beslutad skall Primärvården också ha en ekonomi i balans. Idag ser vi ett växande underskott, mycket på grund av att vi har blivit fler medarbetare än tidigare, detta är något som inte ryms inom den ekonomiska ramen. Åtgärder för att balansera personalramen i förhållande till den ekonomiska ramen måste vidtas. Hög kvalitet innebär lägre kostnader än dålig kvalitet. Hög kvalitet, bra bemötande och god tillgänglighet är viktiga faktorer för den enskilde patienten. Att skapa ökat värde för patienten i mötet med vårdföreträdare är en tydlig utmaning. Att nå högre följsamhet i att uppnå fastställda kvalitetskrav enligt Krav- och kvalitetsboken, är ytterligare en utmaning som kräver ökat fokus. Att utforma en ny vårdcentral i Lindesberg är en spännande utmaning. Arbetet beräknas starta under hösten. Tybble, Olaus Petri, Skebäcks och Adolfsbergs vårdcentraler är alla i en ombyggnadsfas som kräver särskild uppmärksamhet. Ett PM för infrastrukturutvecklingen inom Primärvården har begärts av Landstingsdirektören och detta kommer att lämnas under september. Område Primärvård, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Karl G Bartoll Områdeschef 1

2014 Delårsrapport augusti

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Innehållsförteckning INLEDNING...2 SYFTE...2 AKTUELLA HÄNDELSER...3 FÖRVALTNINGENS MÅL...4 MÅLOMRÅDE: KVALITET I VÅRD- OCH UTBILDNINGSPROCESSER...4 MÅLOMRÅDE: VARUMÄRKE...6 MÅLOMRÅDE: LÅNGSIKTIG HÅLLBAR FINANSIERING...9 EKONOMI...12 RESULTATRAPPORT...12 PERIODENS RESULTAT...13 HELÅRSPROGNOS...13 VIDTAGNA ÅTGÄRDER FÖR ATT NÅ EKONOMI I BALANS...14 INVESTERINGAR...14 PRODUKTIONSTAL...15 PERSONALEKONOMI...16 PERSONALKOSTNADER...16 KOSTNADSANALYS...16 ANTAL ANSTÄLLDA ÅRSARBETARE PER YRKESGRUPP...17 SJUKFRÅNVARO...18 FRAMTIDA UTMANINGAR...19 BILAGOR...21 UPPFÖLJNING AV LANDSTINGSFULLMÄKTIGES MÅL I VERKSAMHETSPLAN 2014...21 UPPFÖLJNING AV LANDSTINGSFULLMÄKTIGES UPPDRAG I VERKSAMHETSPLAN 2014...21 1

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Inledning Uppföljningen i förvaltningens delårsrapport utgår från verksamhetsplanen för 2014, vilken i sin tur utgår från förutsättningar, mål, inriktningar och ambitioner som uttrycks i fullmäktiges verksamhetsplan samt överenskommelsen med Landstingsstyrelsen. Dessa dokument går att finna på: Fullmäktiges verksamhetsplan Överenskommelse mellan Folktandvården och Landstingsstyrelsen Verksamhetsplan för Folktandvården Syfte Folktandvården ska bidra till tandhälsa genom att erbjuda alla länsinnevånare tandvård med förebyggande inriktning av hög kvalitet, utgående från individens behov. Tandvården ska ges på lika villkor. Folktandvården ska dessutom aktivt bedriva utbildning, utveckling och forskning för att bidra till tandvårdens utveckling inom såväl det egna länet som landet som helhet. 2

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Aktuella händelser Traditionsenligt anordnade Folktandvården i januari Odontologiska temadagar som ur olika aspekter berör ett aktuellt ämnesområde. Tema och perspektiv på årets dagar var: Tema: Vad är egentligen Vård på lika villkor? Perspektiv: Generation Genus Etnicitet Sveriges Folktandvårdsförening anordnade en Frisktandvårdskonferens den 20 mars i Stockholm. Målgruppen var främst beslutsfattare inom tandvårdsområdet. Intresset för denna konferens var stort och omdömena efteråt positiva. Representationen från vårt län var god. En föreläsning om odontologisk materiallära hölls av docent Per Vult von Steyern från Tandvårdshögskolan i Malmö vid mötet med Nämnden för Primärvård och Folktandvård den 2 april. Ett varumärkes-/värdegrundsarbete, Varumärket inifrån och ut har inletts. Alla medarbetare involveras i framtagandet av gemensam värdegrund för Folktandvården i länet. Hittills har ett inledande arbete gjorts i chefsgruppen och klinikerna har fått introduktion i arbetet. Löneöversynsförhandlingarna ledde fram till en tvåårig överenskommelse med de fackliga organisationerna. Den nya lönen kommer att betalas ut i september. Boenderummen på Eklundavägen 11 har renoverats till avsevärt bättre standard och Folktandvården kan nu erbjuda ett betydligt bättre boendealternativ än tidigare till de medarbetare vi har hos oss under kortare tider exempelvis tandläkarstudenter under sommarperioden. När inte Folktandvården utnyttjar rummen har övriga förvaltningar och Örebro Universitet möjlighet att hyra dem. Utredningen om KunskapsCentrum för Äldres Munhälsa, KCÄM, är avslutad. Invigning ägde rum i juni av landstingsstyrelsens ordförande Marie-Louise Forsberg-Fransson och med de som motionerade i frågan, Sonja Cederlöf och Gunnel Hedström, närvarande. En ansökan om medel från VINNOVA har ställts och Folktandvården har beviljats 680 000 kronor för utveckling av KCÄM. Allmäntandläkarna har bjudits in till informella träffar med delar av tandvårdsledningen. Tanken med detta är att få en dialog mellan kärnverksamheten och ledningen. Initiativet uppskattades mycket och framgent kommer liknande aktiviteter med andra yrkeskategorier att hållas. Det försvårade läget när det gäller tandsköterskerekryteringar har gjort att tandsköterskor erbjudits arbeta övertid med ersättningsnivå motsvarande helgtjänstgöring. I projektform kommer en ny yrkeskategori, tandvårdsbiträden, prövas på klinikerna. Under sommaren har ett stort antal studenter från tandläkar- och tandhygienistutbildningarna arbetat hos oss. Detta har inneburit att personalen i stort sett fått sina önskemål om semesterförläggning tillgodosedda samtidigt som tillgänglighet och produktion hållits på en god nivå. I motionsloppet Blodomlopp deltog cirka 120 av Folktandvårdens medarbetare och i samband med det informerade Folktandvårdens folkhälsoenhet om tandhälsa och Frisktandvård. 3

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Förvaltningens mål Symbolförklaringar Färgindikatorer, prognos måluppfyllelse 2014 = uppnå eller överträffa målnivån = mindre, acceptabel avvikelse från målnivån = större negativ avvikelse från målnivån Förändringspilar, utveckling under året, prognosens resultat 2014 jämfört med 2013 = resultatet har förbättrats = resultatet är oförändrat = resultatet har försämrats TD = Tandvårdsdirektör ATV-C=Chef Allmäntandvård TVL=Tandvårdsledning STV-C= Chef Specialisttandvård VST-C=Chef Verksamhetsstöd UTV-C=Chef Verksamhetsutveckling HR-C= Chef HR Ek/IT-C=Chef Ekonomi/IT VC=Verksamhetschef Målområde: Kvalitet i vård- och utbildningsprocesser Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Övergripande FTV Implementera relevanta riktlinjer UTV-C Riktlinjer skapas riktlinjer följs på enhetsnivå och uppdateras kontinuerligt Implementering av nationella riktlinjer Mätning av följsamhet av odontologiska riktlinjer Verka för optimerad sökfunktion på intranätet Förbättrad informationsspridning kring riktlinjer Uppfylla uppdrag och åtaganden i Överenskommelsen med Landstingsstyrelsen UTV-C UTV-C VST-C VST-C TD Implementeras med Folktandvårdens riktlinjer Arbete med uppföljningsmodeller pågår Införs på nyskapade webbsidor. Kommer bli förändrat i samband med nytt intranät i landstinget Månadsammanfattningar av uppdaterade riktlinjer finns på startsidan för dokumentbanken Verksamhet inom respektive uppdrag i Överenskommelsen fortlöper enligt plan, samtliga uppdrag förväntas bli uppfyllda under året 4

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Dokumenterade Utbildning ledningssystemet UTV-C Startar i höst vårdprocesser Identifiera och dokumentera vårdprocesser UTV-C Tre projekt startade i ATV Ta fram kvalitets-uppföljningsmodell UTV-C Modell framtagen implementering pågår Starta kvalitetsuppföljning UTV-C Beroende av Effica reporting som är under utveckling Kaizen arbete pågår. Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Långsiktig strategisk Kartläggning av framtida behov av HR-C Planeras vara klar plan för kompetensförsörjning disputerade under året Skapa traineeprogram för nyanställda tandsköterskor UTV-C Ersätts av kunskapsträd i efterutbildningen Ta fram strategisk lönebildningsplan år 2014-2017 Identifiera patienternas behov av tandvård nu och framåt Utbilda & rekrytera utifrån identifierat behov Skapa nytt traineeprogram för tandläkare och tandhygienister HR-C UTV-C HR-C UTV-C Arbetet slutförs efter genomförd löneöversyn 2014, dvs under hösten. Beroende av Effica reporting som är under utveckling Löpande arbete Nytt uppdaterat program med start från traineegrupp ht 2014. 5

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Målområde: Varumärke Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Öka antalet Resultatåterkoppling EK/IT-C Arbetet slutfört frisktandvårdsavtal och kommunicerat med chefsgrupperingar samt publicerat på Intranätet Översyn av nuvarande innehåll & premiegruppering Ökad kunskap i chefsgruppen kring Frisktandvård Ta fram externa frisktandvårdskampanjer EK/IT-C VST-C VST-C Arbetet vad gäller premiegruppering och prissättning slutfört i och med att den nya Prislistan trädde i kraft 1 jan 2014. Arbete med innehåll är fortlöpande Information lämnad i Tandvårdsledning samt ledningsgruppen för allmäntandvården Pågår, kampanjen kommer att genomföras först våren 2015 på grund av byte av logotyp och grafisk profil inför region 2015. Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Välrenommerat NatC internt och nationellt Förbättrad webbsida STV-C Påbörjat arbete med struktur, visst innehåll uppdaterat Namnge NatC STV-C Ej påbörjat ingår som del i organisationens värdegrundsarbete Utöka extern uppdragsutbildning STV-C, TD Kontakter initierade med grannlandsting och internationella samarbetspartners Förstärk kunskapen om NatC internt STV-C Sker i samband med Tandvårdsdag, klinikbesök, videokonferenser och traineeverksamhet 6

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Stärka möjligheterna till UTV-C Forskningsförbepatientnära forskning redande utbildning startar senare i höst. Flera projekt väntas bli patientnära. Försörjning av disputerade perso- STV-C Extern rekrytering ner inom samtliga specialiteter av professor inom bettfysiologi har skett och disputation av egen personal sker under året. Långsiktig plan påbörjad för kombinerad specialistoch forskarutbildning Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Ett starkt varumärke Tydliggöra fördelar med HR-C Pågår inifrån och ut anställning inom Folktandvården Värdegrundsarbete HR-C Pågår Medarbetarutbildning/ arbetsmiljöutbildning HR-C Planeringen inväntar utfallet av värdegrundsarbetet Ta fram en 10 budordslista HR-C Pågår Se över ny klädkollektion VST-C På grund av upphandling i ÖLL av såväl tvätteri som kläder och övriga textilier kan vi inte slutföra aktiviteten under året. Vi har sett över möjligheterna dock ej räknat på kostnaderna. Använda tandvårdsdagen 2014 för att stärka varumärket inåt STV-C Fokus på värdegrund under tandvårdsdagen 24 oktober då alla medarbetare i Folktandvården deltar. 7

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Miljö Plastmuggar ersätts med VST-C Genomfört pappersmuggar Årlig energirond på alla kliniker VST-C Genomfört Företagskort för kollektivtrafik alla enheter VST-C Genomfört Miljödiplomering av nya kliniker VST-C Avslutat. Nytt beslut. Uppföljning av miljöaktivitet som prövas på USÖ med miljörond kommer att utvärderas och ev införa i Folktandvården. Följa upp redan miljödiplomerade kliniker Fortsätta utfasningen av hälsofarliga kemikalier VST-C VST-C Avslutat. Nytt beslut. Uppföljning av miljöaktivitet som prövas på USÖ med miljörond kommer att utvärderas och ev införa i Folktandvården. Pågår Utreda papperskoftor VST-C Pågår Översyn och utbyte av sugsystem och kompressorer VST-C Pågår fortlöpande 8

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Målområde: Långsiktig hållbar finansiering Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Korrekt tillämpning Ständig kunskapsuppdatering av STV-C, ATV-C Information sker av prislista TLVs förordning fortlöpande utifrån förändringar som görs i TLV:s förordning. Nya åtgärdskoder tillkommer from 1 september Taxe- och prislisteutbildning för all personal Uppföljning av genomförda taxeutbildningar STV-C, ATV-C Prislisteutbildning har skett under första kvartalet med tandhygienisterna i Allmäntandvården. Prislisteutbildning för all personal är planerad till vecka 3, 2015 STV-C, ATV-C Uppföljning kommer att ske i höst Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Optimal resurs- och Inventering EK/IT-C Pågående arbete, tidplanering administrationskostnader dialog förs med LOVS kring förbättrad tydlighet i prissättningen av de tjänster som Folktandvården köper Minska kostnader för förrådshanteringen Samverkan med personalresurs i sidled EK/IT-C STV-C, ATV-C Arbetet påbörjat. Målsättning är satt om att minska kostnaderna för förbrukningsmaterial med 5 % under 2015 Delade tjänstgöringar mellan ATV och STV förekommer sedan juni, fortsatt fokus på ytterligare samverkan sker kontinuerligt. Den allmänna bristen på tandsköterskor är dock en faktor som kan påverka negativt 9

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Ta fram förslag på centralisering av frisktandvårdsadministration á la Värmland VST-C Organisationen kring frisktandvård såväl administrativt som nybildandet av frisktandvårdsråd pågår Utvärdera och utveckla videokon- EK/IT-C Beslut är taget om ferens inom flera ämnesområden att införskaffa ytterligare två system som möjliggör ett bredare användningsområde. Undersöka möjligheterna att ta EK/IT-C Slutfört i och med fram digital tandteknisk anvisning att breddinförande av Prodentus skett from 5 maj. Uppföljning sker fortlöpande. 10

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Rörelsemarginal 3% Medvetandegöra kostnader EK/IT-C Arbetet klart och återkoppling har skett i chefsgrupperingar inom Allmäntandvård och Specialisttandvård. Skapa förståelse för behovet av ekonomiskt handlingsutrymme EK/IT-C Fortlöpande dialog i chefsgrupperingar och klinikmöten Mål Aktivitet Ansvarig Kommentar Prognos Trend Öka antal patienter Utbildning av personal i frisktandvård VST-C Tillsatt och utbildat frisktandvårdscoacher som sedan utbildat övrig personal. Verksamhetschefer har fått egen utbildning Patientrekryteringsarbete ATV-C Ökning av antalet vuxna patienter har skett med 2 % jämfört med motsvarande tidpunkt förra året Marknadsföringsinsatser både internt och externt VST-C Pågår kontinuerligt t.ex. genom att Folktandvården deltar aktivt vid mässor, utskick till nyinflyttade och lokal annonsering etc. 11

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Ekonomi Resultatrapport Belopp i mnkr Utfall jan - Utfall jan-aug Prognos aug 2014 2013 2014 Budget 2014 Utfall 2013 Avgifter och såld vård 194,0 185,2 302 316 286 Övriga intäkter 61,4 57,7 96 91 90 Summa intäkter 255,4 242,9 397 407 375 Personalkostnader -159,2-151,4-265 -269-239 Övriga kostnader -79,9-78,8-124 -129-124 Avskrivningar, inventarier -5,4-5,1-9 -9-8 Avskrivningar, fastigheter 0,0 0,0 0 0 0 Summa kostnader -244,5-235,2-398 -406-371 Finansnetto -0,9-1,1-2 -2-2 Landstingsbidrag/-ersättning 1,3 1,3 2 2 2 Resultat 11,3 7,8 0 0 4 Sammanfattande analys Folktandvårdens ekonomiska resultat har varit stabilt och bra de senaste fem åren. Under 2014 är dock de ekonomiska förutsättningarna svårare, då vi har ett stort antal föräldraledigheter bland tandläkare och tandhygienister. Detta innebär ett betydande produktionsbortfall som vi inte kommer att kunna kompensera fullt ut med de ersättningsrekryteringar som görs. De nya tandläkarna och tandhygienisterna som anställs är företrädesvis nyutexaminerade, det tar normalt sett 1,5-2 år innan produktionen kommer upp på en nivå som bidrar till ett bättre ekonomiskt resultat. Sammantaget innebär vår prognos att rörelsemarginalen beräknas landa på 0 % vid årets slut. mnkr 14 12 10 8 6 4 2 0-2 -4 2013 2014 Resultatutveckling 4,298 12

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Periodens resultat Intäkter Intäkterna har ökat med 5,1 % jämfört med motsvarande period 2013. Dock ligger vi inte på budgeterad nivå vilket beror på att januari var en ovanligt svag månad i intäktshänseende, främst på grund av utbildningar i nya versioner av journalsystemet för all tandvårdspersonal. Personalkostnader Personalkostnaderna har ökat till följd av volymökning i de tillsättningar som gjorts för att ersätta föräldraledigheter inom kategorierna tandläkare och tandhygienister. Med tanke på att ersättande behandlare oftast är unga i yrket, krävs en viss överlappning för att ge de nya en god introduktion i verksamheten. Övriga kostnader Övriga kostnader har ökat med 1,4 %. En del av ökningen förklaras av hårdare hygienkrav i tandvården som inneburit ökade kostnader för utrustning och material. Dock räknar vi med att detta jämnar ut sig under året och att vi kommer att landa något under budgeterad nivå vid årets slut. Helårsprognos Intäkter Vi har ett stort antal föräldraledigheter bland tandläkare och tandhygienister, vilket innebär ett betydande produktionsbortfall då ersättare till de föräldralediga företrädesvis utgörs av oerfarna, nyutexaminerade behandlare. Vår bedömning är att vi sammantaget kommer att landa på en högre nivå jämfört med 2013, men att vi inte når budgeterad nivå fullt ut under 2014. Personalkostnader Vår bedömning är att vi kommer att hålla oss i nivå med budget eller möjligen lite lägre än budgeterad nivå. Övriga kostnader Vår bedömning är att vi kommer att landa något under budgeterad nivå vid årets slut. 13

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting DATUM 2014-09-10 Vidtagna åtgärder för att nå ekonomi i balans 1) Öka andelen bokad tid. Klinikaktiviteter för att öka nyckeltalet andel bokad tid. Vi ligger för närvarande på 68 % för kategori allmäntandläkare, vilket är lågt. Vi räknar med att kunna öka den här procentsatsen till 69-70 % vid årets slut. Varje procentenhet i höjning motsvarar ca 4 miljoner kronor i ökade intäkter. 2) Mer kostnadseffektiv lager/förrådshantering. Vi köper förbrukningsmaterial för i storleksordningen 12 miljoner kronor per år. Vår bedömning är att det finns en potential i att kunna spara uppskattningsvis 5 % på denna summa med bättre uppföljning av inköpsmönster och inköpsbesluten på kliniknivå. Vi kommer att undersöka möjligheten till standardisering av inköpen så att vi kan minska effektivitetsförluster i form av kassering av ex vis fyllningsmaterial som passerat utgångsdatum. 3) Minskade kostnader för tandtekniska tjänster. Vi har införskaffat ett elektroniskt inköpssystem för tandtekniska tjänster som innebär bland annat att tandläkaren enkelt kan se vilka priser som våra upphandlade laboratorier har för den produkt man avser att beställa till patienten. Vår förhoppning är att det här systemet på sikt innebär att våra tandtekniska kostnader kan komma att minska något. Investeringar Investeringar har gjorts enligt fastställd planering. (Belopp i mnkr) Sammanställning uppföljning av investeringar, mnkr (nettoinvesteringar) Byggnadsinvesteringar innevarande års budget Byggnadsinvesteringar överfört från tidigare års budget Utfall jan - aug 2014 Prognos 2014 Budget 2014 Utfall 2013 Medicinteknisk utrustning innevarande års budget 5336,3 8875 7100 8481,9 Medicinteknisk utrustning överfört från tidigare års 0 0 0 3534,8 budget IT-utrustning innevarande års budget IT-utrustning överfört från tidigare års budget Övrig utrustning innevarande års budet 324,3 2000 1600 2214,5 Övrig utrustning överfört från tidigare års budget Summa 5660,6 10875 8700 14231,2 14

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Produktionstal Produktionstal nr 1 Rörelsemarginal. Folktandvårdens mål är 3 % rörelsemarginal. Bedömningen är att Folktandvården inte kommer att uppnå målnivån under 2014. Nuvarande prognos indikerar att rörelsemarginalen blir 0 % vid årets slut. Produktionstal nr 2 Andel bokad tid för tandläkare. Folktandvårdens mål beträffande andel bokad tid för tandläkare är 73 %. Nuvarande prognos innebär att vi beräknas landa på 70 % vid årets slut. 15

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Personalekonomi Personalkostnader Utfall Utfall Prognos Utfall Jan - aug Jan-aug Helår Helår 2014 2013 2014 2013 Löneökningstakt 4,43 % 1,2 % 8,93 % * 3,39 % Lönekostnad (40-41) 108,9 mnkr 104,3 mnkr 179,2 mnkr 164,5 mnkr * Ökningen förklaras genom volymökning av anställda, yrkeskategori tandläkare. Kostnadsanalys Belopp i mnkr Konto Kategori Jan - aug Jan-aug Förändring, Förän 2014 2013 tkr dring % 4011+ Månadslöner 94160 89373 4787 5,35 4081 4012 Timanställda 276 571-295 -51,67 4031 Obekväm arbetstid 179 54 125 231,48 4032 Övertid/mertid 225 325-100 -30,77 4033 Jour och beredskap 0 0 0 0 4040 Förändring skuld jour, beredskap och övertid 71-190 261-4110+ Semesterkostnad inkl. skuldförändring 10300 9825 475 4,83 4150 4120 Sjuklön 1353 Övrigt 40xx-41xx 2313 2732-419 -15,34 Totalt 40-41 108877 104254 4623 4,43 Kommentarer/analys Personalkostnaderna har ökat till följd av volymökning i de tillsättningar som gjorts för att ersätta föräldraledigheter inom kategorierna tandläkare och tandhygienister. Med tanke på att ersättande behandlare oftast är unga i yrket, krävs en viss överlappning för att ge de nya en god introduktion i verksamheten. 1564-211 -13,5 16

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Antal anställda årsarbetare per yrkesgrupp yrkesgrupp utifrån förvaltningsspecifikt Yrkesgrupp Antal årsarbetare 2014 Antal årsarbetare 2013 Jan - aug Jan-aug Kvin - nor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Tandläkare 84,27 56,55 140,82 80,02 52,77 132,79 Tandsköterska/ Tandhygienist 344,98 5,00 349,98 324,92 4,00 328,92 Tandtekniker 8,00 3,00 11,00 8,00 3,00 11,00 Förändring Kvinnor Män Totalt Med vårdadministratör 4,00 0,00 4,00 5,00 0,00 5,00 Övr administrativ personal 29,50 4,00 33,50 27,00 4,00 31,00 Summa 470,75 68,55 539,30 444,94 63,77 508,71 Kommentarer/analys Folktandvården har ökat antalet årsarbetare under perioden jämfört med samma period förra året och den mesta ökningen är i tandsköterskegruppen. Förklaringen till detta är främst att i statistiken ovan ingår det hittills största antalet tandläkarstuderande som under sommaren arbetat som tandsköterska alt som tandläkare på tillfällig legitimation. Det främsta syftet med ha så pass många sommarjobbare är att kunna ge önskad semesterledighet till befintlig personal. Faktum kvarstår dock att tandsköterskebristen är mycket stor och vi för diskussioner om insatser på kort och lång sikt för att minska bristen och på så sätt upprätthålla god service och god tillgänglighet för våra patienter men också givetvis för att våra medarbetare ska ha en rimlig arbetsmiljö. 17

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Sjukfrånvaro Kategori Period 2014 Period 2013 Jan - aug Jan-aug Förändring Antal timmar Schemalagda timmar 523105 76719 599824 514632 Män 73653 Totalt 588285 Kvin - Män Totalt Kvinnor nor Kvinnor 8473 Män 3066 Totalt 11539 Sjukfrånvaro total (tim) 32381 948 33329 29089 1347 30436 3293-400 2893 Sjuk korttidsfrånvaro (tim) 11245 948 12193 13326 982 14308-2081 -34-2115 Sjuk långtidsfrånvaro (tim) 21136 0 21136 15762 366 16128 5374-366 5008 Sjukfrånvaro totalt %* 6,19 1,24 5,56 5,65 1,83 5,17 0,54-0,59 0,38 Sjuk korttidsfrånvaro %* 2,15 1,24 2,03 2,59 1,33 2,43-0,44-0,10-0,40 Sjuk långtidsfrånvaro %* 4,04 0,00 3,52 3,06 0,50 2,74 0,98-0,50 0,78 *)Procent av avtalad schemalagd tid Kommentarer/analys Trenden med minskad sjukfrånvaro är bruten i Folktandvården, vilket vi under hösten kommer att analysera särskilt. Det positiva i sammanhanget är att korttidsfrånvaron fortsätter sjunka totalt sett men vi ser en ökning när det gäller den längre sjukfrånvaron för gruppen kvinnor. Vi kan idag inte peka på något särskilt som gett resultatet mer än att vi vet att stor del av frånvaron inte är arbetsrelaterad. Folktandvården har en väl fungerande organisering vad gäller att följa upp sjukfrånvaro, d.v.s. HR och ansvariga chefer träffas kontinuerligt samt att frånvaron följs upp på AU med huvudskyddsombuden. Under hösten kommer Folktandvården dessutom att starta ett samarbete med sjukvårdsrådgivningsföretaget MedHelp, där Folktandvården som pilot i landstinget under ett års tid ges möjlighet att testa deras tjänster inom områdena Sjuk-/friskanmälan (inkl Chefsstöd i form av statistik och chefsapp bl a), Personalstöd (inkl fri förebyggande sjukvårdsrådgivning) och Rehabkollen (chefsverktyg i rehabiliteringskedjan). 18

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM Framtida utmaningar I Allmäntandvårdens nya organisation har några av cheferna sina första chefsuppdrag och det innebär att vi gör ledarutbildningsinsatser för dem. Allmäntandvårdens kliniker kan idag ta emot nya patienter alternativt hänvisa till närliggande kliniker. Ett ökat patientunderlag ger förutsättningar för en starkare verksamhet, vilket bland annat ger möjlighet till en bättre tillgänglighet. I takt med att Örebro får fler invånare måste vi möta det tandvårdsbehov som tillkommer. Bedömningen är att ytterligare en klinik behövs för detta. Frisktandvård är ett erbjudande om tandvård till fast pris. Vår utvärdering visar att patienter med Frisktandvårdsavtal har stor benägenhet att teckna nytt avtal när det gamla löpt ut. Vi tror på Frisktandvården ur ett folkhälsoperspektiv och vill därför öka antalet Frisktandvårdspatienter. Folktandvårdens mobila enhet fungerar bra. Den betjänar i dagsläget orterna Pålsboda och Storå. Möjligheter att utnyttja den mer kommer att presenteras under hösten. Rekryteringsläget varierar för tandvårdens personalkategorier. Det är svårast på tandsköterskesidan. Vi samverkar aktivt med Masugnen i Lindesberg där tandsköterskeutbildning bedrivs som distansutbildning. Möjligheterna att skapa ytterligare en tandsköterskeutbildning i länet undersöks. Utöver detta har kontakter med andra tandsköterskeutbildningar i landet etablerats. För att bli en attraktiv arbetsgivare måste vi också utveckla innehållet i tandsköterskeyrket. Allmäntandläkarna i Folktandvården är vid en nationell jämförelse unga, vilket innebär att de är rörliga. En utmaning är att behålla dem hos oss istället för att de flyttar tillbaka till sina utbildningsorter efter en kortare tjänstgöring hos oss. I takt med att tillgången på tandläkare ökar tror vi att det kommer att bli lättare att behålla dem. Tillgången på specialister varierar mellan specialiteterna. Åldersstrukturen på dem kräver ett konstant arbete med utbildning och rekrytering. Det är av största vikt att planera för kommande förändringar i behov av specialister och anpassa specialistutbildningen genom omfördelning av ST-platser mellan specialiteterna. Strategiskt är det av stor vikt att även fortsättningsvis skapa förutsättningar för allmäntandläkare att meritera sig inför specialistutbildning och att efter denna ha tjänster med så intressant innehåll att de vill stanna kvar. Vi måste också skapa möjligheter för främst specialister att forskarutbilda sig, så att de därigenom kan ta på sig rollen som handledare i specialistutbildningen. Vidare måste vi aktivt fortsätta med att få uppdragsutbildningar från andra landsting. Folktandvården i Örebro läns landsting har ett gott rykte. Att vi är ett nationellt odontologiskt centrum bidrar starkt till detta. För att ytterligare stärka den positionen krävs ett aktivt samverkansarbete inom såväl vård som utbildning och forskning både regionalt och nationellt. Folktandvården har fått förtroendet att bygga upp KunskapsCentrum för Äldres Munhälsa. Dess verksamhet ska nu implementeras där det ingår att finna en bra organisatorisk placering av centret. En koppling till sjukhustandvården känns naturlig. 19

FÖRVALTNING Folktandvården Örebro läns landsting 2014-09-10 DATUM En ekonomi i balans kräver ett effektivt resursutnyttjande. I dagsläget råder denna balans. För att den skall upprätthållas även fortsättningsvis krävs ett kontinuerligt arbete med att analysera både intäkts- och utgiftssidan. Det arbetet pågår ständigt inom verksamheten. I detta sammanhang måste också hänsyn tas till att våra unga tandläkare nu kommit upp i familjebildande ålder, vilket gör att vi troligen kommer att se att föräldraledigheterna ökar och att vi får anställa vikarier vilka oftast är orutinerade vilket påverkar ekonomin. I det långa loppet är dock detta mycket positivt för oss. Folktandvården Örebro läns landsting Göran Stegersjö Tandvårdsdirektör 20