Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson Rektor Carina Wallin Arkivhandläggare Kerstin Johansson Arkivhandläggare Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog Camilla Asp och Kristina Lund som ersatte arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen på delegation. Dessutom deltog Harald Löfgren från stadsarkivet som observatör. SAMMANFATTNING Herrängens skola inspekterades 2014-03-05. Hanteringen av allmänna handlingar hos skolan är till stora delar god. De brister som finns gäller främst redovisningen av arkivet samt förvaring av allmänna handlingar. Utbildningsförvaltningen fungerar som stöd för skolorna och tar fram mallar och styrdokument för arkiv- och dokumenthanteringen. Mallarna finns på stadens intranät. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Herrängens skola att: - Fastställa en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar och arkiv. - Upprätta en arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Herrängens skola ska senast den 2014-08-31 inkomma med en åtgärdsrapport dör skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Herrängens skola att: - Registrera sekretesshandlingar. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via e-post eller vanlig post.
Sida 3 (6) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Ansvar och fördelning av arbetsuppgifter Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare inom förvaltningen, dvs. även alla skolor. Vid Stadsarkivets inspektioner har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Därför deltog arkivarierna Camilla Asp och Kristina Lund som förvaltningens representant. Rektorn för Herrängens skola, Philip Olsson, har ett verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller även för skolorna där ansvarsfördelningen mellan skola och central förvaltning regleras. I den framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Herrängens skola har en arkivorganisation men behöver fastställa den så att det synliggörs hur skolan arbetar med arkiv- och dokumenthanteringsfrågor. Föreläggande Herrängens skola ska fastställa en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Personalen på skolan har generellt sett en god kunskap om hur allmänna handlingar ska hanteras. Om det råder oklarheter vet personalen vem de ska fråga. Skolan har tagit fram en plan för arkivering och hantering, den kan gärna kompletteras med en hänvisning till skolans hanteringsanvisningar. Det sker en introduktion av nyanställda där det ingår information om offentlighet- och sekretess.
Sida 4 (6) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Postöppning och diarieföring På skolan sker central postöppning och det finns backup om den ordinarie är frånvarande. Skolan är bemannad året om, även under sommaren. Skolan har en gemensam e-postlåda som bevakas av Kerstin men där det saknas backup. För att säkerställa att post tas om hand skyndsamt behöver skolan se till att fler har tillgång till den gemensamma e-postbrevlådan. De personliga e-postlådorna läses i de flesta fall av personalen även vid ledighet. Ärenden som kräver åtgärd vidarebefordras till personal som är i tjänst. Diarieföring sker av Carina om än i begränsad utsträckning. Dock sker ingen registrering av sekretesshandlingar vilket måste ske enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Utbildningsförvaltningen rekommenderar att registrering av sekretessbelagda handlingar sker i Diabas men det kan även göras i ett separat register. Hanteringsanvisningar Utbildningsförvaltningen har tagit fram nya hanteringsanvisningar för skolorna som är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur. Även den digitala informationen finns med i hanteringsanvisningarna. Skolan tillämpar anvisningarna. Rekommendation Registrera sekretesshandlingar. Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via e-post eller vanlig post. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut Herrängens skola omfattas av både specifika gallringsbeslut (fattade för Utbildningsförvaltningen) samt av generella beslut (som gäller för hela staden). Utbildningsförvaltningen har en gallringsutredning på remiss i staden och ett nytt gallringsbeslut kan väntas under våren. Inget ytterligare gallringsbehov finns i dagsläget. Gallringsbesluten tillämpas och gallring sker en gång per år.
Sida 5 (6) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara digitala handlingar Skolan använder endast centrala system där arkivansvaret ligger antingen hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret (SLK). Sedan i år ingår skolans hemsida i domänen stockholm.se och arkiveras därmed av kommunikationsstaben på SLK. Arkivbeständiga produkter Herränges skola använder enligt uppgift överlag arkivbeständiga produkter (skriv- och förvaringsmedel). Skolan använder endast godkända kopiatorer och skrivare från Volvo-IT. ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning Herrängens skola behöver upprätta en arkivbeskrivning som kan användas som sökingång till arkivet. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en mall till arkivbeskrivning. Skolan har tidigare tillhört en anna skola vilket gör att det råder viss oklarhet om var det äldre arkivmaterialet finns. En översvämning har även gjort att delar av arkivet saknas. Det är viktigt att det i arkivbeskrivningen framgår varför det saknas material i arkivet. Arkivförteckning Skolan har en arkivförteckning och ligger i stora delar i fas med förtecknandet. Eftersom delar av arkivet saknas är inte heller arkivförteckningen komplett. Vissa justeringar behöver även göras av t.ex. anmärkningar för att arkivförteckningen ska fungera enligt regelverket. Dessutom saknar arkivförteckningen en innehållsförteckning. Fr.o.m 2014 ska skolorna avsluta arkivförteckningarna och istället påbörja en bevarandeförteckning som är strukturerad utifrån klassificeringsstrukturen. Skolorna behöver därmed slutförteckna sina arkiv t.o.m år 2013. Förelägganden Herrängens skola ska upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningarna i riktlinjerna. Herrängens skola ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga.
Sida 6 (6) BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Herrängens skola meddelade att skolan ska byggas om men ser inte att det ska påverka arkivhanteringen. I övrigt följer skolan den utveckling som sker på Utbildningsförvaltningen vad gäller t.ex. verksamhetssystem. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokal och dokumentskåp Skolan har en arkivlokal som inte lever upp till de krav som ställs enligt regelverket. Arkivlokalen ska vara en brandcell som står emot brand 120 minuter. Skolans arkivlokal har ett antal faktorer som påverkar och sänker brandklassen; lokalen har en dörr utan brandklass, ett antal håligheter i väggarna, lokalen är avdelad med en trävägg och ventilationen saknar brandspjäll. Dessutom är lokalen klassad som skyddsrum. Till förvaring av elevärenden och protokoll har skolan ett godkänt dokumentskåp. Skolans skolsköterska använder dock icke brandklassade skåp till förvaring av sina journaler. Allmänna handlingar ska förvaras skyddade. Skolan måste därför antingen åtgärda den befintliga lokalen så den lever upp till Riksarkivets föreskrift RA-FS 2013:4 eller se över möjligheterna att hitta en annan godkänd lokal, samt se till att de dokumentskåp som används utanför arkivlokalen är av brandklass 120 min. Förelägganden Herrängens skola ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. 2014-04-22 Christina Moberg Inspektionsförrättare