1(15) Plats och tid Kommunstyrelsesalen kommunkontoret Charlottenberg kl 13.00 Beslutande Hans Nilsson (HEL) Björn Källman (HEL) Johanna Söderberg (C) Hans-Peter Jessen (S) Dan Säterman (S) Övriga närvarande Bertil Börjesson (HEL) 4,5/5 Kari Andersson (HEL) Niklas Backelin (V) Birgitta Eklund (S) 4,5/5 Anders Gustavsson (Kd) Ola Dahlström (Fp) Sylvia Jonasson (C) Birgitta Jansson kommunchef Johan Örnberg ekonomichef Justerare Justeringens plats och tid Hans Nilsson (HEL) och Dan Säterman (S) Kommunkontoret Underskrifter Sekreterare Paragrafer 32 Johan Örnberg Ordförande Hans Nilsson (HEL) Justerare Dan Säterman (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Allmänna utskottet Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Johan Örnberg
2(15) Innehållsförteckning 32 Dnr KS 2015-82 Fastställande av strategisk plan, budget och verksamhetsplan 2016-2018...3
3(15) 32 Dnr KS 2015-82 Fastställande av strategisk plan, budget och verksamhetsplan 2016-2018 Kommunfullmäktige fastställde 2014-11-26 följande budget inför 2015-2017 2015 2016 2017 Kommunstyrelsen -447 783-455 263-464 263 varav - Kommunledningsstab -49 575-49 575-49 575 - Bildning -185 693-185 183-185 183 - Vård och stöd -162 109-162 109-162 109 - Samhällsbyggnad -42 406-41 896-41 896 Samverkan 500 500 Lönekostnadsökningar -8 500-17 000-25 500 Kommunstyrelsens nettokostnader -447 783-455 263-464 263 Internränta 11 819 11 819 11 819 Pensioner -8 400-8 400-8 400 Pensionskostnad/Intäkt internränta 3 419 3 419 3 419 Verksamheternas nettokostnader -444 364-451 844-460 844 Skatteintäkter, gen statsbidr 452 268 467 627 482 201 Finansnetto 2 000 2 000 2 000 Resultat före extraordinära poster 9 904 17 783 23 357 Extraordinära poster Årets resultat 9 904 17 783 23 357
4(15) Ramtilldelningen för 2016 i ovanstående KF beslut innebar ett budgeterat resultat på 17 783 tkr. Det finansiella målet att resultatet lägst ska vara 1,5 % av skatteintäkter och generella statsbidrag var uppfyllt. Skatteintäkternas/utjämningssystemets utveckling SKL utkom med ett nytt cirkulär 29/4 angående skatteintäkter och generella statsbidrag. Cirkuläret visar en nedåtgående prognos för 2016 men två delmodeller av kostnadsutjämningen är ute på remiss och föreslås gälla från och med 1 jan 2016. Enligt förslaget kommer Eda kommun att få ett positivt utslag i dessa förslag vilket kompenserar intäktstappet. Förvaltningens bedömning är således att KF:s novemberbeslut 2014 rörande skatteintäkter och generella statsbidrag 2016 ligger fast. I samband med avstämning i november 2015 kommer kapitaltjänstkostnader och internhyror korrigeras till 2016 års nivå. In i budgetberedningen fick således resultaträkningen följande utseende: 2016 2017 2018 Kommunstyrelsen -446 763-455 763-464 263 varav - Kommunledningsstab -49 725-49 725-49 725 - Bildning -185 033-185 033-185 033 - Vård och stöd -162 109-162 109-162 109 - Samhällsbyggnad -41 896-41 896-41 896 Samverkan 500 Lönekostnadsökning 2015-8 500-8 500-8 500 Lönekostnadsökningar -8 500-17 000-25 500 Kommunstyrelsens nettokostnader -455 263-464 263-472 763 Internränta 11 819 11 819 11 819 Pensioner -8 400-8 400-8 400 Pensionskostnad/Intäkt internränta 3 419 3 419 3 419 Verksamheternas nettokostnader -451 844-460 844-469 344 Skatteintäkter, gen statsbidr 467 627 476 934 490 015
5(15) Finansnetto 2 000 2 000 2 000 Resultat före extraordinära poster 17 783 18 090 22 671 Extraordinära poster Årets resultat 17 783 18 090 22 671 Befolkning Budgetberedningen enades om att anta ett befolkningstal på 8 486 invånare vilket också använts i beräkning av skatteintäkter. Vid tidpunkten för budgetberedning uppgick befolkningen till 8 475 enligt KIR. Förvaltningens förslag till budgetberedningen Förvaltningen har upprättat förslag till budget och verksamhetsplan för åren 2016-2018 i enlighet med kommunens styrprinciper. Kommunfullmäktiges beslut i november 2014 avseende ramarna för åren 2015, 2016 och 2017 har använts som utgångspunkt till förvaltningens förslag. Vidare har även hänsyn tagits till den prognos som tagits fram efter mars månad. Nedan redovisas en sammanfattning över verksamheternas/utskottens ökade behov och effektiviseringsförslag. De ökade behoven är inte på något sätt finansierade genom effektiviseringsförslagen utan överlämnas för behandling till budgetberedningen. Kommunledningsstaben Allmänna utskottet diskuterade verksamheten vid sina sammanträden under mars och april. Diskussionen utgick ifrån innevarande års verksamhetsplan samt 2014 års årsredovisning. Frågeställningarna var bland annat: Vad behöver förändras? Ser vi förändrade behov? Har förutsättningarna förändrats? Hur såg måluppfyllelsen ut 2014? Följande utökade behov finns inom stabens verksamhetsområde: Värmlandstrafik ökar årligen med ca 400 tkr. Kollektivtrafiken är en kommunövergripande verksamhet. Indexuppräkning av licenser avseende verksamheternas IT-system 250 tkr. Vidare diskuterades även följande behov:
6(15) Arkivkompetens i organisationen Ekon/adm resurser till verksamheterna Utökade behov i verksamheterna påverkar IT enheten både när det gäller resurser, utbildningsbehov och ekonomi. Utökade resurser till föreningsstöd, fritidsgårdsverksamhet, bibliotek och kulturverksamhet samt folkhälsoverksamheten. Utökade resurser för rekryteringsinsatser, introduktion och kompetensutveckling. Utökade resurser för marknadsföring, information och kommunikation. Fokus på kommunens näringslivsarbete Bildning Bildningsutskottet diskuterade verksamheten vid sina sammanträden under mars. Diskussionen utgick ifrån innevarande års verksamhetsplan samt 2014 års årsredovisning. Frågeställningarna var bland annat: Vad behöver förändras? Ser vi förändrade behov? Har förutsättningarna förändrats? Hur såg måluppfyllelsen ut 2014? Förvaltningen har presenterat behov av förändringar och utökningar inom bildnings verksamheter, främst handlar det om att det fötts flera barn de senaste åren. Detta innebär att förskoleverksamheten behöver byggas ut och även grundskolan står inför utökningar redan från läsåret 2016/2017. När vårpropositionen presenterades utlovades satsningar bland annat en lågstadiesatsning som förvaltningen har för avsikt att ta del av. En satsning på utökad matematikundervisning i högstadiet kommer också att genomföras, medel för detta ändamål tillförs i det generella statsbidraget till kommunen. Treparallellig förskoleklass vid Gunnarsbyskolan. Med anledning av att kullen barn födda 2009 är 48 stycken i området kommer det att behövas tre förskoleklassgrupper under läsåret 2015/2016. Förvaltningen gör ett antagande att medel för denna utökning kan tas från den utlovade lågstadiesatsningen. Denna satsning antas även täcka andra utökningsbehov som finns inom de lägre årskurserna vid grundskolorna inför kommande läsår. Ny förskola i Charlottenberg. Kommunfullmäktige har fattat ett inriktningsbeslut om att en ny förskola ska byggas i Charlottenberg. Förvaltningen bedömer att detta inte är genomförbart under 2015/2016
7(15) utifrån den rådande ekonomiska situationen i kommunen. Förslaget är därför att planerna på en nybyggnation av förskola i området skjuts framåt i tiden. Musikprofil på Gunnarsbyskolan. Bildningsutskottet har ställt sig positiva till att det skapas en musikprofil för åk 6-9 på Gunnarsbyskolan. Kostnaden för satsningen beräknas till 295 tkr. Förvaltningen bedömer att det inte finns ekonomiskt utrymme för satsningen under 2016. Ett av de utredningsuppdrag som förvaltningen fick av bildningsutskottet berör vikariesituationen. Följande frågor kring vikariesituationen har belysts av rektorer och förskolechefer: Hur löser man vikariesituationen idag? Hur skulle man kunna lösa den på ett bättre sätt? Hur mycket övertid/fyllnadstid betalas ut? Hur många lektioner ställs in på grund av vikariebrist? Lönekostnader för grupp 2 anställda 2014: 4,2 milj, varav 3,2 milj är inom förskoleverksamheten Mertid/övertid i pengar 2014: 2 500 tim Mertid/övertid i ledighet 2014: 3 300 tim Inom grundskolan o gymnasiet är det vanligt att man går in för varandra vid kortare frånvaro eller att man slår ihop klasser/grupper. Detta innebär ofta en kvalitetssänkning/ambitionssänkning. Inställda lektioner förekommer sällan, högst 5 lektioner per månad. Inom förskolan behövs vikarier oftare, det är mer sårbart med långt öppethållande och yngre barn i stora barngrupper. Vikarielista för förskoleverksamheten finns utlagd på intranätet, personal bokar själva eller får hjälp av assistent detta tar mycket tid i anspråk Fritidshemmen behöver vikarier oftare än skolan behöver det, bland annat på grund av det långa öppethållandet. En vikariepool eller överanställningar av personal är önskvärt inom bildnings verksamheter. Det skapar en bättre arbetsmiljö för ordinarie personal och för de vikarier som står till kommunens förfogande. Det skapar även en större trygghet för barnen och deras vårdnadshavare. Ett antagande kan därför vara att en vikariepool på sikt kan bidra till minskade kostnader för verksamheten. Utifrån förvaltningens utredningar om utökade behov, satsningar som bör göras samt möjliga effektiviseringar föreslås följande: Förslag, effektiviseringar inom bildnings verksamhetsområde: Avveckling av gymnasieskolans nationella program,
8(15) helårseffekt ca 2 500 tkr (Vid nedläggning ht 2015) Avveckling av gymnasiesärskolan, helåreffekt ca 1 000 tkr (Vid nedläggning ht 2015) Effektivisering av musikskolan, en tjänst, helårseffekt 430 tkr Endast en nivå inackorderingsbidrag, helårseffekt 50 tkr Vårdnadsbidraget tas bort, helårseffekt 250 tkr Följande utökade behov finns inom bildnings verksamhetsområde: Ny förskoleavdelning vid förskolan Droppen, kostnad 1 000 tkr/år (600 tkr finns inom bildnings budgetram) Nya förskoleplatser i Åmotfors, kostnad 1 600 tkr/år Utökade behov i förskolan, resurspersoner, kostnad 750 tkr/år Mer matematik på högstadiet från hösten 2015, kostnad 400 tkr/år, medel tilldelas kommunen i det generella statsbidraget Ökade städkostnader, skolor på grund av skärpt lagstiftning, kostnad 300 tkr/år Ökade kostnader resurser grundskolan, kostnad 2 000 tkr/år Vård och stöd Den från 2014 förändrade budgetprocessen innebär att vårdutskottet vid sina sammanträden under mars och april har diskuterat verksamhetens innehåll och budget. Diskussionen utgår ifrån innevarande års verksamhetsplan samt 2014 års årsredovisning. Frågeställningarna har bland annat varit: Vad behöver förändras? Vilka förändrade behov ser vi? Har förutsättningarna förändrats? Hur såg måluppfyllelsen för kvalitet, produktion och utfall budget ut för 2014? Vilka indikatorer skall gälla för verksamheten 2016 2018? Förvaltningens och vårdutskottets förslag på effektiviseringar inom Vård och stöds verksamhetsområde påbörjas redan 2015:
9(15) Personalpool, främst vinster genom minskad administration, minskad övertid, bättre planering, kontinuitet och arbetsmiljö. Investering av en tilläggsmodul för nuvarande schemaläggningssystem är önskvärt. Den kostnaden torde inhämtas genom minskad administration bl.a. elektroniska timrapporter, färre anställningsbeslut. Effektiv nyckelhantering inom hemtjänsten. Ger också en högre säkerhet. Kostnaden torde till största delen inhämtas inom en period på tre år genom minskade driftkostnader leasingbil, möta ökade behov genom effektivare verkställighet. Ca 2 400 kr/installation Älmhults kommun räknade med en årlig besparing på 75 tkr/år med 100 vårdtagare. Överväger översyn av organisation för administrationsresurserna inom Vård och stöd. En administrationsgrupp direkt under verksamhetschefen skulle kunna ge bättre samordningen, minska sårbarhet vid frånvaro och bättre samsyn/överblick av uppgifter. Överväger översyn av organisation så allt boendestöd koordineras inom en enhet. Detta för att kunna nyttja resurserna på servicebostaden Vargen och boendeassistenter oavsett om stödet är beviljat utifrån SoL eller LSS. På sikt skulle det ge effekt samordning av resurser, minskade/kortare externa placeringar och minskat ekonomiskt bistånd. Extern placering av brukare med uttalade specifika demenssymtom planeras upphöra efter utbildningsinsatser senast 2015-12-31. Minskad kostnad 1 500 tkr/år. Utökade behov inom Vård och stöd inför 2016: Ekonomiskt bistånd 3 100 tkr/år Barn och unga placeringar 3 500 tkr/år Tre permanenta SÄBO-platser demens 900 tkr/år Utökad daglig verksamhet LSS 500 tkr/år Fler ärende LASS inkl sjukfrånvaro 1 000 tkr/år Arbetskläder 300 tkr/år Digitaliserad dokumentation baspersonal 500 tkr 2016 Utmaningar för verksamheten under 2016-2018 Nattpatrull behöver utökas permanent eller periodvis. Ökat tryck på hemtjänsten - fler med omfattande insatser och fler multisjuka.
10(15) Resurskrävande på IFO för att följa lagstiftning både vad gäller utredning, handläggning och uppföljning. Ökat tryck på öppenvårdsteamet både vad gäller preventiva och behandlande åtgärder. Boendestödet behöver utvidgas i takt med att placeringar minskas ekonomiskt torde en omfördelning täcka behovet. LSS metodutveckling, värdegrundsarbete och tillgodose behovet av aktiviteter för brukarna Kompetensbrist dels medarbetare med akademisk utbildning t.ex. sjuksköterskor och socialsekreterare och dels baspersonal med rätt kompetens. Beroenden av andra funktioner inom kommunen/staben Ekonom för fortsatta uppföljning och prognoser. It-tekniker för fortsatt utbyggnad av digital dokumentation och teknikberoende hjälpmedel/insatser. Personaladministratör/strateg för att möta framtida utmaningar med kompetensbrist inom flera yrken. Återbruket i samverkan med AME. Samhällsbyggnad Samhällsbyggnadsutskottet startade budgetarbetet 2016 2018 vid sammanträdet den 19 mars 2015. Det genomfördes även ett extra sammanträde med utskottet den 7 april där förändringar i verksamhetsplanen föreslogs samt verksamhetens utökade behov presenterades. Vid mötet föreslogs inga effektiviseringsåtgärder inför 2016 då verksamheten Samhällsbyggnad ansåg att man skulle klara verksamheten inom den tidigare beslutade ramen. Vid sammanträdet presenterades även de utökade behoven och utmaningar inför 2016, inga ökade kostnader för samhällsbyggnad presenterades på mötet då vi i första hand skulle se på att lösa de utökade behoven inom den tidigare beslutade ramen för 2016. Då förvaltningen som helhet har en utmaning i att komma i ram med sina verksamheter så ser samhällsbyggnad vissa möjligheter till att ytterligare minska samhällsbyggnads ram och på så så sätt tillskapa medel till övriga verksamheter. En sådan ramminskning innebär att samhällsbyggnad inte kan lösa de utökade behoven inom befintlig ram förutom förstärkning av kökspersonal. Följande behov och förslag presenteras nedan:
11(15) Utökade behov Yrkesarbetare gatusektion. Controller/utredare tillsammans med Staben. Kökspersonal beroende på antal utökning av verksamhet inom förskolan. Projektmedel för projekt Återbruket är tidsbegränsat t.o.m. Maj 2017, medel kommer sänkas med en tjänst redan 2016. Positiva antaganden Gatusektion/avfall: Tecknande av skrot & sluttäckningsavtal, 700tkr. AME/HVB: 800 tkr. Möjliga besparingar AME: Upphörande av feriepraktik, 225tkr. Gatusektion: Avveckla blomsterarrangemangen 200 tkr. Köp av Folkets hus Charlottenberg innebär en besparing på driftbudgeten beroende på köpeskilling. Förvaltningens förslag Kommunfullmäktiges beslut i november 2014 innebar en budgetram för förvaltningen på 455 263 tkr och ett resultatet på 17 783 tkr. Enligt prognos efter mars 2015 har följande bedömning gjorts: Kommunledningsstaben 350 Bildning - 3 200 Vård och stöd - 11 240 Samhällsbyggnad 2 000 Finansförvaltningen 700 Avvikelserna ovan innebär ett prognostiserat resultat för kommunen på 1 486 tkr. Om hänsyn tas till verksamheternas behov och förslag till effektiviseringar samt upprättad prognos för 2015 lämnar förvaltningen följande budgetförslag: Alternativ 1 KLS + 0 tkr Bildning + 1 500 tkr Vård o Stöd + 8 000 tkr Samhällsbyggnad - 1 500 tkr Detta innebär ett budgetresultat på 9 783 tkr.
12(15) Alternativ 2 KLS Bildning Vård o Stöd Samhällsbyggnad + 650 tkr + 3 000 tkr + 8 350 tkr - 1 000 tkr Detta innebär ett budgetresultat på 6 783 tkr vilket är i paritet med fullmäktiges resultatmål på 1,5 %. Budgetberedningens diskussioner Budgetberedningen diskuterade förvaltningens förslag till budget. De effektiviseringar som föreslås av verksamheterna skall diskuteras ytterligare med respektive utskott under hösten. Budgetberedningens ställningstagande Budgetberedningens inleddes med att verksamheterna presenterade sina budgetförslag. Hans Nilsson (HEL) yrkar: att investeringsbudget 2016 uppgår till 32 005 tkr. Två investeringsprojekt, tillgänglighet handikappanpassning av GC-väg skola och resecentrum, genomförs endast om bidrag erhålls på 50 % av investeringsbeloppet (ca 4 500 tkr). Johanna Söderberg (C) med bifall av Hans Nilsson (HEL) yrkar: att kommunledningsstaben tillförs 650 tkr, bildning 3 000 tkr och vård o stöd 8 350 tkr. Samhällsbyggnad får en ramminskning på 1 000 tkr. Detta innebär ett budgeterat resultat 2016 på 6 783 tkr. Hans-Peter Jessen (S) yrkar; att bildning tillförs 1 500 tkr och vård och stöd 8 000 tkr. Samhällsbyggnad får en ramminskning på 1 500 tkr. Detta innebär ett budgeterat resultat 2016 på 9 783 tkr. Beslutsgång Ordförande ställer de båda förslagen mot varandra och finner att budgetberedningen bifaller Nilssons förslag. Reservation: Hans-Peter Jessen (S) och Dan Säterman (S) till förmån för eget förslag.
13(15) Resultaträkning 2016-2018 enligt budgetberedningens förslag 2016 2017 2018 Kommunstyrelsen -457 763-455 763-464 263 varav - Kommunledningsstab -50 375-49 725-49 725 - Bildning -188 033-185 033-185 033 - Vård och stöd -170 459-162 109-162 109 - Samhällsbyggnad -40 896-41 896-41 896 Samverkan 500 Lönekostnadsökning 2015-8 500-8 500-8 500 Lönekostnadsökningar -8 500-17 000-25 500 Kommunstyrelsens nettokostnader -466 263-464 263-472 763 Internränta 11 819 11 819 11 819 Pensioner -8 400-8 400-8 400 Pensionskostnad/Intäkt internränta 3 419 3 419 3 419 Verksamheternas nettokostnader -462 844-460 844-469 344 Skatteintäkter, gen statsbidrag 467 627 476 934 490 015 Finansnetto 2 000 2 000 2 000 Resultat före extraordinära poster 6 783 18 090 22 671 Extraordinära poster Årets resultat 6 783 18 090 22 671
14(15) Investeringsbudget 2016-2018 enligt budgetberedningens förslag Bildning Budget 2016 Digital teknik 400 Inventarier 500 Utemiljö 300 Totalt bildning 1 200 Budget 2016 V/A Vård & Stöd Ombyggnad kök korttidsvård Åfs 210 Ombyggnad personalutrymme Åsen 80 Utbytesinventarier 250 IT-utrustning 100 Totalt Vård & Stöd 640 Kommunledningsstaben Byte Oracle till SQL 250 Inköp Microsoft CAL:s 40 Nybyggnad av webbplats eda.se, revidering grafisk profil 250 Totalt Kommunledningsstaben 540 Samhällsbyggnad VA-verksamheten Styr o regler VA vht, ny- och ombyggnad 750 Sadeltak reningsverket Åmotfors 750 Pumpstation Garveri 850 Gatuverksamheten Eftersatt beläggningsunderhåll 1 000 Gatusanering/VA-sanering 1 500 1 000 Södra länken (Åkaregatan - LBC-korsningen) 8 500 Tillgänlighet HKP anpassning av övergångsställe/gc skola mm 1 000 Resecentrum 8 000 Avfallsverksamheten Våtmark Lunden 2 000 Parkverksamheten Ny julbelysning i träd (LED) 150 Fastighetssektionen Energioptimering 1 500
15(15) Utbyggnad Infocenter för grensetjänsten i samråd med Eidskog kommune Räddningssektion 1 000 Släckbil 1 000 Miljösektion Ny version ECOS 125 Totalt Samhällsbyggnad 26 275 3 350 Totalt 28 655 3 350 Ev medfinansiering av trafikverket med 50 % av totalsumman Budgetberedningen föreslår kommunstyrelsen besluta Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta att fastställa upprättat förslag till strategisk plan för 2016-2018 att fastställa upprättad resultaträkning för 2016-2018 att fastställa upprättad investeringsbudget 2016-2018 att skattesatsen för 2016 är oförändrad, 22,25%. Protokollsanteckning: Till budgetberedningens protokoll 2015-05-06. Anser att den föreslagna investeringsnivån ligger för högt. Återkommer med alternativt förslag till investeringsbudget på nästa kommunstyrelse. Hans-Peter Jessen (S) och Dan Säterman (S) 2015-05-06