Inköps- och upphandlingsverksamheten

www.pwc.se Revisionsrapport 6/2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna November-januari 2013-2014 Revisionsrapport Inköps- och upphandlingsverksamheten Januari 2013 Jan Nilsson Richard Vahul Lidingö stad

Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 3 2. Inledning... 5 2.1. Bakgrund... 5 2.2. Revisionsfråga och avgränsning... 5 2.3. Metod och redovisning... 5 3. Organisation och regelverk... 6 3.1. Organisation... 6 3.2. Externt regelverk... 7 3.3. Internt regelverk... 8 4. Granskningsresultat... 10 4.1. Policys och riktlinjer... 10 4.2. Ramavtal... 11 4.3. Information och utbildning... 13 4.4. Avtalstrohet... 14 4.5. Upphandling av leverantörer... 15 Bilaga 1: Avtalstrohet 2009 till 2012...17 2 av 17

1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har vi granskat stadens inköps- och upphandlingsverksamhet, utifrån organisationens ändamålenlighet och den interna kontrollen i verksamheten. Granskningsobjekt är kommunstyrelsen i egenskap av både samordningsansvarig och facknämnd samt tekniska nämnden. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att stadens inköpsoch upphandlingsverksamhet i huvudsak är ändamålsenligt organiserad och att den interna kontrollen i verksamheten är tillräcklig. Nedan utvecklas vår bedömning närmare och i samband med detta lämnas även rekommendationer för att ytterligare utveckla verksamheten. Vi bedömer att ändamålsenliga och aktuella policys och riktlinjer finns inom verksamhetsområdet, som även innehåller en tydlig organisation och ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen och nämnderna. I detta sammanhang vill vi även lyfta fram det ambitiösa utvecklingsarbetet inom upphandlings- och e-handelsenheten som bland annat resulterat i dokumenterade rutinbeskrivningar för hela upphandlingsprocessen inkl intern kontroll. Interna överenskommelser har vidare slutits mellan enheten och samtliga förvaltningar och kontor, vilket på ett bra sätt klargör ansvarsfördelningen inom området. Efter att stöd- och omsorgsförvaltningen har fört över sin upphandlarfunktion till enheten är det numera endast fastighetskontoret som har egen sådan funktion i sin organisation, i form av del av en tjänst. Mot bakgrund av omfattningen på stadens entreprenadupphandlingar rekommenderar vi att överväganden görs kring att förstärka den centrala upphandlingsfunktionen med entreprenadkunnig upphandlings- och inköpskompetens. Genom att ta ett helhetsgrepp på stadens samlade upphandlingsverksamhet ökar även transparensen inom området samt förutsättningarna för kvalitetssäkring. Vi bedömer att tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster samt att staden aktivt arbetar med samverkan via de nationella inköpscentralerna. Vår bedömning är vidare att inköpare/beställare har tillgång till relevant information inom upphandlingsområdet, bland annat via avtalsdatabasen, samt även är utbildade för att uppfylla sitt uppdrag. Den senare bedömningen görs utifrån att det finns ett aktuellt och fortlöpande utbildningsprogram inom staden inkl system för intern certifiering. Vi bedömer att inköp i huvudsak görs från upphandlade leverantörer samt att ett fungerande rapportverktyg finns i staden för att löpande följa upp avtalstrohet, vilket är en viktig grundförutsättning för intern kontroll inom området. 3 av 17

Vi bedömer vidare att upphandling av granskade leverantörer har skett i enlighet med grundkraven i upphandlingslagstiftningen samt huvudsakligen i enlighet med stadens interna regelverk. Där vissa brister trots allt har identifierats är dokumentation av förstudiefasen. Mot bakgrund av ovanstående rekommenderar via att dokumentation av förstudie inkl behovsanalys sker i enlighet med utarbetade rutinbeskrivningar. Avslutningsvis kan vi konstatera att staden aktivt har arbetat med att effektivisera och kvalitetssäkra upphandlingsverksamheten under de senaste åren. Staden har även kommit långt när det gäller elektronisk upphandlingsprocess och e-handel, vilket även uppmärksammats i den statliga utredningen Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling (SOU 2013:12). För att gå vidare i utvecklingen och ytterligare effektivisera verksamheten har en översyn av stadens inköps- och upphandlingsorganisation aktualiserats. En externa konsult har fått uppdraget att genomföra översynen och uppdraget ska vara slutfört under mars 2014. 4 av 17

2. Inledning 2.1. Bakgrund I samband med genomförd väsentlighets- och riskanalys samt utifrån iakttagelser under den löpande revisionen 2012 har en granskning prioriterats av inköps- och upphandlingsverksamheten. Granskningen har skett på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna och ingår i 2013 års revisionsplan. 2.2. Revisionsfråga och avgränsning Granskningen ska besvara följande övergripande revisionsfråga: Är stadens inköps- och upphandlingsverksamhet ändamålsenligt organiserad och är den interna kontrollen i verksamheten tillräcklig? Utifrån revisionsfrågan har granskningen avgränsats till nedanstående kontrollmål: Policys och riktlinjer finns inom området samt är ändamålsenliga och aktuella, t ex när det gäller bevakning av ny lagstiftning och implementering av denna samt utvärdering av inkomna anbud. Tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster. Inköpare/beställare har tillgång till relevant information och är utbildade för att uppfylla sitt uppdrag. Inköp görs från upphandlade leverantörer (avtalstrohet). Upphandling av leverantörer har skett i enlighet med lagstiftning och stadens regler. Granskningsobjekt är kommunstyrelsen i egenskap av både samordningssansvarig och facknämnd inom området samt tekniska nämnden. Revisionskriterierna utgår från LOU samt stadens policys och riktlinjer inom upphandlingsområdet. Granskningen inriktas mot att kartlägga och bedöma generella rutiner samt att genom urval/stickprov av fem ramavtalsupphandlingar kontrollera följsamheten till externt och internt regelverk. 2.3. Metod och redovisning Granskningen genomförs i form av dokumentstudier och intervjuer samt genom kontroller av underlag och rapporter ur upphandlings- och ekonomisystem. Granskningsresultatet, per kontrollmål, redovisas i ett sammanhållet avsnitt med vidhängande analys och kommentarer. Vidare finns ett allmänt avsnitt kring organisation och regelverk samt ett avsnitt med sammanfattande bedömning och rekommendationer. Det senare avsnittet återfinns först i revisionsrapporten. 5 av 17

3. Organisation och regelverk 3.1. Organisation Under kommunstyrelsen finns en tjänstemannaorganisation under ledning av stadsdirektören och som är uppdelad i fyra kontor 1. Inom konsult- och servicekontoret, vars arbete leds av en kontorschef, finns nio enheter. En av dessa är upphandlings- och e-handelsenheten, som har följande personaldimensionering: 1,0 enhetschef/upphandlingschef 1,0 upphandlingskordinator 5,0 upphandlare 2 1,0 verksamhetsuppföljare av kostentreprenaden 1,0 e-handelssamordnare 1,0 ekonom/systemförvaltare ekonomisystem Agresso 1,0 systemförvaltare e-handels- och ekonomisystem Agresso 1,0 ekonomiassistent 0,40 systemkonsult (går i pension i februari 2014) Enheten avsvarar för att driva och utveckla stadens upphandlings- och e-handelsverksamhet. Vidare ansvarar enheten för systemförvaltning inkl supportfunktion samt utveckling av stadens ekonomi- och inköpssystem Agresso. Enheten ansvarar även för uppföljning av stadens måltidsservice. Enhetens ansvar innebär att: Utföra upphandlingar i samråd med förvaltningarna Verka för samordning av stadens upphandlingar Upprätta avtal i samband med upphandlingar Ge råd och anvisningar i upphandlingsfrågor och e-handelsbeställningar Ansluta leverantörer till e-handelssystemet Implementera e-beställningar i stadens förvaltningar Förvalta och utveckla stadens ekonomi- och inköpssystem samt tillhandahålla supportfunktion för användare av detta Samordna avtalsuppföljning Genomföra utbildningar inom ovanstående ansvarsområden 1 Stadsledningskontoret, konsult- och servicekontoret, fastighetskontoret samt miljö- och samhällsbyggnadskontoret. 2 Enheten har fr o m 2014 utökats med en upphandlare, eftersom denna funktion som upphandlare har flyttats över från stöd- och omsorgsförvaltningen till enheten. Totalt antal årsarbetare är 11,95 t o m februari 2014, 11,55 årsarbetare t o m mars 2014 och 11,15 årsarbetare fr o m april 2014. Detta eftersom en av upphandlarna som idag arbetar heltid då kommer att arbeta 60 %. 6 av 17

Efter att stöd- och omsorgsförvaltningen inför 2014 har fört över sin upphandlarfunktion till enheten är det numera endast fastighetskontoret som har egen sådan funktion i sin organisation, i form av del av en tjänst, med samordnat ansvar för kontorets entreprenadupphandlingar. Ansvarsfördelningen mellan upphandlings- och e-handelsenheten samt förvaltningar och kontor regleras genom interna överenskommelser. 3.2. Externt regelverk Stadens upphandlingar regleras i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Vidare finns ett antal förordningar inom området, vilka inte närmare berörs i detta delavsnitt. Syftet med upphandlingsreglerna i LOU är att de upphandlande myndigheterna och enheterna ska använda de offentliga medel som finansierar verksamheten på bästa sätt genom att dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Regelverket syftar också till att ge leverantörer en möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. Med offentlig upphandling menas de åtgärder en upphandlande myndighet eller enhet vidtar för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. De upphandlande myndigheterna har därmed att följa LOU vid all köp, hyra och leasing av varor och tjänster, med några undantag. I november 2007 antogs två nya lagar som ersatte lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Den första är lagen (2007:1091) om offentlig upphandling den s k klassiska lagen eller LOU. Den andra är lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, den s k försörjningslagen eller LUF. Utifrån lagstiftningen gäller fem grundläggande principer för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader, såsom: Principen om ickediskriminering Likabehandlingsprincipen Proportionalitetsprincipen Transparensprincipen Ömsesidighetsprincipen Vid all upphandling, utom direktupphandling, krävs att den upphandlande myndigheten tar fram ett förfrågningsunderlag med administrativa föreskrifter, kravspecifikation och kommersiella villkor. Förfrågningsunderlaget ska, i enlighet med tidigare nämnda principer, innehålla tydliga utvärderingskriterier och utformas på ett sådant sätt att inte vissa leverantörer gynnas respektive missgynnas. Skälen för samtliga beslut och vad som förekommit i övrigt under upphandlingsprocessen ska dokumenteras och förvaras i en upphandlingsakt, inklusive protokoll samt anteckningar som förts vid eventuella intervjuer med anbudsgivare. Den upp- 7 av 17

handlande myndigheten ska på eget initiativ lämna upplysningar om tilldelningsbeslut och skälet till val av leverantör. Nämnas bör också att ett antal skärpningar i upphandlingslagarna trädde i kraft 2010-07-01. Exempelvis har en sanktionsavgift införts vid otillåten direktupphandling. Vidare har gränsen för lågt värde/direktupphandling läggs fast till 15 % av tröskelvärdena, vilket vid granskningstillfället motsvarade ca 285 tkr enligt LOU respektive ca 569 tkr enligt LUF. 3.3. Internt regelverk Kommunfullmäktige beslutade i mars 2009 om tillämpning av principer för konkurrensutsättning, utifrån en tidigare policy som fastställdes 1997. Detta innebär att fullmäktige fastställer, i samband med att budget antas, övergripande mål för stadens verksamhet. Ett av dessa mål är att medborgarna ska ha största möjliga frihet i valet av den nödvändiga servicen och staden ska därför inom samtliga verksamhetsområden, på olika sätt, sträva efter att ge utrymme åt alternativa produktionsformer. Av beslutet framgår att möjligheterna att öka medborgarnas valfrihet kan ske dels genom införandet av kundvalssystem, dels via upphandling. När det gäller det senare poängteras att all upphandling ska ske med största konkurrensneutralitet. Av kommunstyrelsens reglemente, antaget av fullmäktige i juni 2003, framgår att styrelsen ska leda och samordna upphandlingsverksamheten. Av kommunstyrelsens delegationsordning framgår lämnad delegation inom upphandlingsområdet till stadsdirektören (högst 50 basbelopp), fastighetschefen (högst 350 basbelopp) samt chefen för konsult- och servicekontoret (50 basbelopp). På motsvarande sätt har tekniska nämnden delegerat upphandlingsverksamheten till förvaltningschefen (högst 100 basbelopp). Kommunfullmäktige fastställde en reviderad inköps- och upphandlingspolicy i 2011-10-24 3, som innehåller följande delar: Omfattning Syfte Affärsetik Samordnad upphandling Avtalstrohet Elektronisk handel Ansvar Tillämpningsföreskrifterna till policyn, som är fastställda av kommunstyrelsen 2011-10-03, konkretiserar de olika delarna i policyn och ger därigenom vägledning kring hur dessa ska tillämpas. 3 Tidigare policy fastställdes av kommunfullmäktige i oktober 2004. Den nya policyn är anpassad till de ändringar som skedde i upphandlingslagstiftningen i juli 2010 samt stadens nya miljöprogram. 8 av 17

Tillämpningsföreskrifterna har reviderats av kommunstyrelsen 2013-12-02, när det gäller avsnittet om direktupphandling. Detta avsnitt har förtydligas och bättre anpassats till rådande arbetssätt för att stadens verksamheter enklare och mer effektivt ska kunna genomgöra upphandlingar till lägre värde. Bland annat har beloppsgränsen höjts från 11 tkr till 50 tkr, för när direktupphandlingsrapport som finns på intranätet ska användas. Upphandlings- och e-handelsenheten har utarbetat styrande och stödjande dokument, i form av rutinbeskrivningar, för hela upphandlingsprocessen. Detta i form av följande delprocesser: Förstudie Förfrågningsunderlag Annonsering Anbud Prövning Tilldelning Överprövning Avslut Avtalsförvaltning Vidare har enheten utarbetat rutiner för intern kontroll när det gäller upphandling och avtalsuppföljning inom staden. Rutinbeskrivningar och blankettmaterial finns tillgängligt via använt upphandlingsverktyg Tendsign och intranätet. 9 av 17

4. Granskningsresultat 4.1. Policys och riktlinjer Kontrollmål: Policys och riktlinjer finns inom området och är ändamålsenliga och aktuella, t ex när det gäller bevakning av ny lagstiftning och implementering av denna samt utvärdering av inkomna anbud. Verifiering har skett via genomgång av policys och riktlinjer inom området, kompletterat med intervjuer. Kommentarer Kommunfullmäktige fastställde en reviderad inköps- och upphandlingspolicy 2011-10-24. Regelverket är anpassat till ändringarna i upphandlingslagstiftningen som skedde i juli 2010 samt stadens nya miljöprogram. Kommunstyrelsen har vidare fastställt tillämpningsföreskrifter till policyn 2011-10-03, som senare reviderats kring reglerna för direktupphandling 2013-12-02. Upphandlings- och e-handelsenheten har utarbetat styrande och stödjande dokument, i form av rutinbeskrivningar, för hela upphandlingsprocessen. Detta omfattar momenten från förstudie till avtalsuppföljning, där hantering och utvärdering av inkomna offerter är en del. När det gäller ansvaret för bevakning av ny lagstiftning och implementering av denna omfattas detta av kommunstyrelsens ansvar för uppföljning av stadens samlade inköps- och upphandlingsverksamhet, vilket även ställer krav på omvärldsbevakning inom ramen för styrelsens samordningsansvar. Detta regleras i både reglemente för kommunstyrelsen samt inköps- och upphandlingspolicyn, som redovisades i delavsnitt 3.3. Dessutom bör nämnas att upphandlings- och e-handelsenheten har veckovisa möten där medarbetarna och upphandlingschefen löpande diskuterar förändringar i lagstiftning, uppslag från utbildningar etc. Inom enheten finns ett strukturerat arbetssätt med att förkovra sig inom området, bl.a. genom att följa SKL-nytt, gå på utbildningar etc. Upphandlings- och e-handelsenheten arbetar i detta avseende i enlighet med LEAN och uppdaterar löpande (efter behov) policys/riktlinjer och rutinbeskrivningar efter rådande lagstiftning. Vidare har enheten under hösten 2013 tillsett att en jurist från SKL 4, inom upphandlingsområdet, kvalitetssäkrat samtliga policydokument och rutinbeskrivningar. 4 Sveriges Kommuner och Landsting. 10 av 17

Stadens upphandlingschef är dessutom styrelseledamot i norrortskommunernas organisation för offentliga upphandlare och bevakar även på detta sätt löpande förändringar inom området. Interna överenskommelser, enligt vad som stadgas i tillämpningsföreskrifterna till inköps- och upphandlingspolicyn, har även tecknats mellan enheten och respektive förvaltning/ kontor. Dessa avtal regler på ett detaljerat sätt ansvarsfördelning, det vill säga vem som gör vad inom upphandlingsprocessen. Vi bedömer att ändamålsenliga och aktuella policys och riktlinjer finns inom verksamhetsområdet, som även innehåller en tydlig organisation och ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen och nämnderna. I detta sammanhang vill vi även lyfta fram det ambitiösa utvecklingsarbetet inom upphandlings- och e-handelsenheten som bland annat resulterat i dokumenterade rutinbeskrivningar för hela upphandlingsprocessen inkl intern kontroll. Interna överenskommelser har vidare slutits mellan enheten och samtliga förvaltningar och kontor, vilket på ett bra sätt klargör ansvarsfördelningen inom området. Efter att stöd- och omsorgsförvaltningen fört över sin upphandlarfunktion till enheten är det numera endast fastighetskontoret som har egen upphandlarfunktion i sin organisation. Mot bakgrund av omfattningen på kommunens entreprenadupphandlingar rekommenderar vi att överväganden görs kring att förstärka den centrala upphandlingsfunktionen med entreprenadkunnig upphandlings- och inköpskompetens. Genom att ta ett helhetsgrepp på stadens samlade upphandlingsverksamhet ökar även transparensen inom området samt förutsättningarna för kvalitetssäkring. 4.2. Ramavtal Kontrollmål: Tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster. Verifiering har skett via genomgång av olika typer av avtal som finns i avtalsdatabasen, kompletterat med intervjuer och interkommunala jämförelser. 11 av 17

Kommentarer I nedanstående tabell redovisas de olika typerna av avtal som vid granskningstillfället fanns i avtalsdatabasen. Typ av avtal Antal Procent Avropsavtal 12 1,4 Ramavtal 615 69,7 Samarbetsavtal 10 1,1 LOV-avtal 5 50 5,7 Centrala avtal 63 7,1 Direktköpsavtal 39 4,4 Övriga avtal 94 10,6 Summa 883 100,0 Av tabellen framgår bland annat att det finns 615 ramavtal avseende varor och tjänster, vilket utgör ca 70 % av samtliga avtal i avtalsdatabasen som är 883. Ramavtalen är både sådana som staden själv gjort en upphandling eller via att man deltagit i samordnade upphandlingar, t ex via Kommentus inköpscentral och statens inköpscentral. Efter genomgång av vilka varor och tjänster som omfattas av ramavtal kan vi konstatera att avtalstäckningen är god. Detta utifrån stadens inköpsmönster, som speglar verksamhetens behov av varor och tjänster, samt jämförelser med andra kommuner som vi granskat. Vi kan även konstatera att staden aktivt medverkar i den nationella upphandlingssamverkan som sker via centrala inköpscentraler. I Tendsign finns en automatisk bevakningsfunktion utifrån avtalens slutdatum. När ett avtal är på väg att gå ut skickar systemet en notering till upphandlings- och e-handelsenheten. Inför varje års budgetarbete utarbetar enheten en årsplan (bl.a. utifrån listan ur upphandlingssystemet) avseende de upphandlingar som planeras. Årsplanen stäms av med stadens ledningsgrupp (alla förvaltningschefer), där verksamheterna bereds möjlighet att inkomna med önskemål om kommande upphandlingar. Denna process är således även sammankopplad med budgetprocessen, vilken medför att staden har en god överblick över verksamheternas upphandlingsbehov. Ramavtalsleverantörer kontrolleras inom ramen för upphandlingsprocessen via samarbete med Skatteverket samt inför nyupplägg i leverantörsreskontran. Löpande leverantörskontroll sker vidare av leverantörerna under avtalstiden, via en tjänst som staden köper från CreditSafe. Löpande uppföljning av att avtalade kontraktsvillkor/avtalade priser etc. efterlevs av leverantörerna ankommer i huvudsak på verksamheterna, enligt rådande 5 Avtal slutna enligt lagen om valfrihet (LOV). 12 av 17

ansvarsfördelning. I avtalsdatabasen finns det exempelvis möjlighet för beställare att digitalt göra reklamation via länk i anslutning till avtalet. I annat fall kommuniceras synpunkter på leverantörer med respektive ansvarig upphandlare. Enligt uppgift inkommer ungefär en reklamation/synpunkt i veckan gentemot stadens avtalsleverantörer. I huvudsak avser klagomålen att staden erhållit felaktiga priser eller att leverans inte skett i enlighet med avtal. Utifrån dessa signaler från verksamheten vidtar upphandlings- och e-handelsenheten adekvata åtgärder gentemot leverantörerna, exempelvis genom att ställa krav på att handlingsplan upprättas. Enligt den interna överenskommelsen (ansvarsfördelning gällande upphandling och avtalshantering) som upphandlings- och e-handelsenheten upprättat med samtliga förvaltningar och kontor förtydligas även verksamheternas ansvar att före, en upphandling initieras, säkerställa att innehållet i förfrågningsunderlaget uppfyller verksamheternas behov. Detta innebär bl.a. att verksamheterna är ansvariga för framtagande av behovsanalys/investeringskalkyl samt är ansvariga för framtagning av kravspecifikation, givetvis i samråd med enheten. Vi bedömer att tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster samt att staden aktivt arbetar med samverkan via de nationella inköpscentralerna. 4.3. Information och utbildning Kontrollmål: Inköpare/beställare har tillgång till relevant information och är utbildade för att uppfylla sitt uppdrag. Verifiering har skett via genomgång av information och genomförd utbildning inom området, kompletterat med intervjuer. Kommentarer Avtalsdatabas finns på stadens intranät, tillsammans med styrande och stödjande dokument inom området. Databasen har god sökbarhet när det gäller leverantörer, konsultområden, varu- och tjänstegrupper m m. För flera avtalsområden finns fler än ett avtal. Dessa avtal är inbördes rangordnade. För att tillse att beställare beställer från den leverantör som har högst rangordning har upphandlings- och e-handelsenheten lagt in en elektronisk varning i avtalsdatabasen när en beställare väljer en lägre rangordnad leverantör. Under 2013 har e-handelsutbildning/grundutbildning genomförts vid 9 olika tillfällen och totalt 88 personer har deltagit i utbildningen. Motsvarande antal deltagare i utbildning i elektronisk fakturahantering under 2013 är 63. Denna utbildning har genomförts vid 10 olika tillfällen. Aktuell lista på utbildade och certifierade e-handelsbeställare i staden omfattar 436 personer. Enligt uppgift har löpande utbildning inom området genomförts för närmare 1 000 anställda sedan e-handel infördes i staden 2009. Målgruppen för utbildningen är samtliga attestberättigade och beställare. 13 av 17

Vi bedömer att inköpare/beställare har tillgång till relevant information inom upphandlingsområdet, bland annat via avtalsdatabasen, samt även är utbildade för att uppfylla sitt uppdrag. Den senare bedömningen görs utifrån att det finns ett aktuellt och fortlöpande utbildningsprogram inom staden inkl system för intern certifiering. 4.4. Avtalstrohet Kontrollmål: Inköp görs från upphandlade leverantörer (avtalstrohet). Verifiering har skett via genomgång av system för uppföljning av avtalstrohet, kompletterat med intervjuer. Kommentarer Pappersfakturor från leverantörena har skannats sedan 2007. För närvarande pågår ett arbete att helt övergå till elektroniska fakturor inom staden. I första fasen har inriktning skett på större ramavtalsleverantörer inom varuområdet, för att sedan fortsätta med större leverantörer av tjänster. Staden arbetar med ett elektroniskt inköpssystem för både beställningar och fakturor. Med ett elektroniskt flöde för prislista, order, ordersvar, leveransavisering och faktura blir alla leveranser och fakturor rätt och betalas i tid. Vidare säkerställs att stadens beställare handlar hos avtalade leverantörer, av avtalat sortiment och till rätt pris. Stadens upphandlingar sköts numera helt och hållet i det elektroniska upphandlingssystemet. Varje upphandlad leverantör märks med en speciell kod för att kunna urskiljas från leverantörer som inte upphandlats. I leverantörsreskontran i Agresso finns en direktlänk till det upphandlade avtalet. Eftersom leverantörerna kodas i båda systemen kan information sammanställas på kontonivå. Uppgifterna sammanställs i ett rapportverktyg som ger möjlighet att följa betalningsströmmarna för samtliga inköp, även för sådana som inte faller under upphandlingslagstiftningen, t ex LOV-system och hyror. Uppföljning av avtalstrohet sker månadsvis på förvaltningsnivå, via att det elektroniska upphandlingssystemet Tendsign är integrerat med ekonomisystemet Agresso och tillskapat rapportverktyg. Förvaltningarnas kommenterade månadsrapporter samlas på en gemensam mapp på intranätet och gås igenom av upphandlings- och e-handelsenheten. Ovanstående system bedöms ge grundförutsättningar för intern kontroll av inköpen samt uppföljning av avtalstroheten. Det senare har även minskat det totala antal leverantörer i leverantörsreskontran (lägre registerhållningskostnader) samt färre leverantörer med få fakturor (lägre handläggningskostnader), vilket framgår av en intern utvärderingsrapport kring e-handel som sammanställts. 14 av 17

I bilaga 1 redovisas avtalstroheten totalt i staden för åren 2009 till 2012, som har legat i intervallet 82 till 94 %. Vid granskningstillfället var årsstatistiken för 2013 ännu ej färdigställd. Vi kan konstatera att staden har kommit långt när det gäller elektronisk upphandlingsprocess och e-handel, vilket även uppmärksammats på följande sätt i den statliga utredningen Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling (SOU 2013:12 sid 567): Utredningen konstaterar att Lidingö kommun genom sin sammankoppling av det elektroniska upphandlingssystemet och ekonomisystemet skaffat sig kontroll och överblick över upphandlingsverksamheten, som förutom att kunna generera interna effektiviseringar, väsentligt kan underlätta insamling av viss upphandlingsstatistik. Utredningens bedömning är att den dag merparten av de upphandlande myndigheterna och enheterna har liknande systemstöd på plats kan det vara möjligt att åstadkomma en mer detaljrik och därför intressant nationell upphandlingsstatistik. För att gå vidare i utvecklingen och ytterligare effektivisera verksamheten har en översyn av stadens inköps- och upphandlingsorganisation aktualiserats. En externa konsult har fått uppdraget att genomföra översynen och uppdraget ska vara slutfört under mars 2014. Vi bedömer att inköp i huvudsak görs från upphandlade ramavtalsleverantörer samt att ett fungerande rapportverktyg finns i staden för att löpande följa upp avtalstroheten, vilket är en viktig grundförutsättning för intern kontroll inom området. 4.5. Upphandling av leverantörer Kontrollmål: Upphandling av leverantörer har skett i enlighet med lagstiftning och stadens regler. Verifiering har skett via genomgång av fem upphandlingar och följsamhet till externt och internt regelverk, kompletterat med intervjuer. Kommentarer Följande upphandlingar av tjänster, genomförda under 2012, har granskats med avseende på dokumentation kring förstudie, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsöppning, utvärdering av anbud, tilldelningsbeslut samt avtal/kontrakt: Skanning av fakturor Parkeringsövervakning Rekryteringskonsulter Klottersanering Löpande beläggningsunderhåll 15 av 17

Parkeringsövervakning och löpande beläggningsunderhåll ligger inom tekniska nämndens ansvarsområde. Övriga tre upphandlingar ligger inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Vår genomgång visar att tillfredsställande grunddokumentation finns kring granskade upphandlingar, förutom att fullständig dokumentation saknas kring förstudie när det gäller parkeringsövervaktning, rekryteringskonsulter och löpande beläggningsunderhåll. Vi bedömer att upphandling av granskade leverantörer har skett i enlighet med grundkraven i upphandlingslagstiftningen samt huvudsakligen i enlighet med stadens interna regelverk. Där vissa brister trots allt har identifierats är dokumentation av förstudiefasen. Vi rekommenderar att dokumentation av förstudie inkl behovsanalys sker i enlighet med utarbetade rutinbeskrivningar. 2014-01-28 Jan Nilsson Projektledare Anders Haglund Uppdragsansvarig 16 av 17

Bilaga 1: Avtalstrohet 2009 till 2012 2012 2012 2011 2011 2009 2009 Avtalstyp Belopp, tkr Andel i % Belopp, tkr Andel i % Belopp, tkr Andel i % Ram, avrop, entrepr. 680 965 59% 774 450 69% 671 401 65% Tidskrifter, annonser, inträde 6 860 1% 3 960 0% 4 054 0% Kurser, konferenser, hotell, tåg, flyg 14 099 1% 20 005 2% 17 116 2% Skolor, vårdplatser, avg t andra kommuner/myndigh. 270 070 23% 280 030 25% 264 925 26% Ej avtal 176 919 15% 47 508 4% 74 938 7% Underleverantör/återförsäljare 1 474 0% 1 537 0% 2 0% Handkassor 346 0% 214 0% 158 0% SUMMA 1 150 733 1 127 705 1 032 594 AVTAL 951 035 82% 1 054 480 94% 936 326 91% EJ AVTAL 199 698 18% 73 226 6% 96 268 9% Kommentarer Den lägre avtalstroheten 2012 beror på att förlängning av ramavtal/upphandling av nya ramavtalsleverantörer försenades inom fastighetskontoret, vilket innebar att det till stor utsträckning var avtalslöst inom detta verksamhetsområde under delar av året. 17 av 17