Intern revision beställning, plan och rapport.. Revisionens målbild: Revisionen är väl utförd när: o eventuella avvikelser från fastställda arbetssätt är identifierade och dokumenterade o den styrande dokumentationens lämplighet är bedömd och ev. svagheter i denna är identifierade och dokumenterade o medvetenheten och viljan bland intervjuade personer om värdet av att efterleva fastställda arbetssätt men också att förbättra dessa har ökat. Tidpunkt för revisionen Oktober 2012 Revisionskriterier C.8 KOMMUNIKATION - styrdokument Flödesscheman Revisorer Lena Nyman-Wiklund Lena Marcus Det här dokumentet är från och med 15.8.2012 en Revisionsbeställning Lena Nyman-Wiklund 28.9.2012 en ändrad Revisionsbeställning Lena Nyman-Wiklund 17.10.2012 en Revisionsplan Lena Nyman-Wiklund en Revisionsrapport Lena Nyman-Wiklund Dokumentet upprättat av och tider för intervjuer Samtliga intervjuer gjorda Nyman-Wiklund/Marcus (Stud. Rauhala enbart Lena Marcus) och tidpunkt Intervjuperson (intervjuare) Ämne och plats 18.10.2012 kl. 14.30-15 Högskolesekr. Marita Ahlfors, Öppna Högskolan 18.10.2012 kl. 15-15.30 t.f. PL, PK Carola Maxenius-, Högskolan Norra Mickelsson 19.10.2012 kl. 14.14-14.45 Vicerektor, PL Sven Schauman Högskolan Norra 22.10.2012 kl. 9-9.30 Rektor Edvard Johansson, Högskolan Norra 22.10.2012 kl. 13.40-14.10 Schemaläggare Ann Riis FE, VA, IT och HM, Högskolan Södra, 22.10.2012 kl. 13.00-13.30 Schemaläggare Key Ginman ET, MT och SK Högskolan Norra 22.10.2012 Studerande Oscar Mattsson MT 2 Högskolan södra Studerande Andreas Forss MT 2 Högskolan södra 22.10.2012 Studerande Roger Nyholm IT 4 Högskolan norra 23.10.2012 Studerande Fredrik Rauhala SK 5 Högskolan södra Rapport från revision Antal r Antal mindre avvikelser 2 Positiva iakttagelser (ordnade efter betydelse) 1. Inget program saknar schema för hela terminen. Delvis finns hela årets schema klart. 2. Studerande har förståelse för förändringar i schema då man i tid informeras om dem. 3. Processens rutiner fungerar med flexibilitet som gagnar både studerande och lärare. 4. Time Edit uppfattas som ett bra program att arbeta i. Antal observationer Totalt antal iakttagelser 7 9 Förbättringsområden (max 5, i prioritetsordning) 1. Styrdokument C.8 kommunikation bör uppdateras. C.8-3 Schemaläggning - processbeskrivningen som helhet uppfattas som bra - men genomlevs inte. 2. Ledningen bör tydliggöra ramarna för processen, vikten av transparens, kundorientering och även betona vikten av uppföljning. Schemaläggningens kund är studerande och behöver vara i fokus. Tidtabellen och kvaliteten i materialet ska respekteras i alla överföringar. 3. Ändringar-vilken typ, frekvens etc. att klargöra ändringarnas karaktär skulle ge redskap att gå vidare med att förbättra processen. 4. Schemaunderlaget kunde uppgöras direkt i Time Edit. Speciellt när materialet blir komplext som mellan programmen SK, MT och ET. Mallnr/namn: Mall skapad/version: Mallansvarig: A.3-a/Intern revision beställning, plan och rapport 06.10.2010 /1-06.10.2010 Kvalitetsansvarig
Avsteg från revisionsplan eller andra störningar av betydelse för revisionens resultat Rekommendation för fokusområden på nästkommande revision Återkommande intern revision på processen2014 efter att trivselenkäten genomförts. Sändlista (vilka som ska få/har fått denna rapport tillhanda) LG Ort och datum Underskrift av revisionsledaren med namnförtydligande 25/10.2012 Lena Nyman-Wiklund Mallnr/namn: Mall skapad/version: Mallansvarig: A.3-a/Intern revision beställning, plan och rapport 06.10.2010 /1-06.10.2010 Kvalitetsansvarig
x mindre avvikelse observation x eget krav annat för revisionen Styrdokumentet bör uppdateras. X Avvikelsen kommer att vara åtgärdad och redovisad. Inför nästa processgruppsmöte Sign. av revisor SD har uppdaterats till SD C.5 Information och kommunikation. Mall skapad/version: 07.10.2010 /1-07.10.2010
x mindre avvikelse observation x eget krav annat för revisionen Processen, -tilläggsinformation till flödesschema, genomförs inte så som den beskrivs i dokumenten. Processbeskrivningen avviker på flera punkter. Punkt 4 ÖH avviker från beskrivningen Punkt 5 Ingen uppföljning görs av LG. Flödesschemat överensstämmer inte. Då processen C.8-3 schemaläggning trots avvikelser genomförts på acceptabelt sätt bör resultat från revisionen kontrolleras mot dokumenten och eventuella korrigeringar göras antingen i dokument eller i arbetsprocessen. Rekommenderas att rutinbeskrivningar uppgörs för de olika momenten i processen. Särskilt rutiner om hur man ska hantera ändringar behövs. X Avvikelsen kommer att vara åtgärdad och redovisad. Inför nästa processgruppsmöte Sign. av revisor Processens C.8-3 dokument har uppdaterats och tydligare rutiner finns för olika aktörer i processen. Mall skapad/version: 07.10.2010 /1-07.10.2010
mindre avvikelse x observationer eget krav x annat för revisionen Observationer: 1. Ändringar i schemat och hanteringen av dessa saknas i processbeskrivningen. Ändringar förekommer frekvent och hanteringen och informationen om ändringar varierar. 2. Instruktioner för uppdraget saknas särskilt för schemaläggaren. Schemaläggaren är inte enbart teknisk operatör utan samordnar ett mycket varierande och komplext underlag. 3. Uppföljning av processen skulle öka transparensen. 4. Ett kundorienterat helhetsgrepp är inte alltid helt tydlig i processen. Många olika faktorer tenderar att styra schemat. 5. Externa faktorer sägs påverka inhämtningen av underlag till schema och schemaläggningen. I vilken omfattning kunde utredas då detta ofta anges som orsak till förseningar och problem. 6. För studerande har tidpunkten för terminsstart och avslut stor betydelse. 7. Uppfattningen inom programmen om hur mycket som ska schemaläggas varierar. Vissa program schemalägger 40 veckor och vissa 34 veckor. X Avvikelsen kommer att vara åtgärdad och redovisad. Observationerna delges vid processgruppsmötet Sign. av revisor Observationerna har delgetts processgruppen. Processgruppsmöte Mall skapad/version: 07.10.2010 /1-07.10.2010