Slutrapport förstudie Medarbetarportal 7 maj 2015 Frida Hallén och Max Walter Hornbruksgatan 19 SE-117 34 Stockholm T: +46 (8) 506 533 00 www.metamatrix.se
Innehåll 1 Sammanfattning... 3 2 Bakgrund... 4 3 Genomförande... 5 3.1 Workshop för insamlandet av behov... 5 3.2 Intervjuer... 5 3.3 Remissrunda medarbetare... 6 3.4 Kravspecifikation... 6 3.5 Rekommendation av system... 6 3.6 Budgetuppskattning... 6 4 Leveranser... 7 5 Bilagor... 7 2 (7)
1 Sammanfattning Behovsanalysen visar att Mittuniversitetets medarbetare har behov av ett bättre stöd för information, kommunikation och administration. Medarbetarna upplever i dagsläget problem och brister med att den information man som anställd är beroende av inte finns tillgänglig på ett ställe, är svår att hitta eller inte är aktuell och korrekt. Sådana brister är kostsamma för en organisation. Det innebär kostnader både i form av tidsåtgång för medarbetarna att hitta informationen och i form av fel som begås, på grund av att informationen är felaktig. Vidare visar behovsanalysen att delar av egenadministrationen upplevs som frustrerande och tar onödigt mycket tid. Med största sannolikhet leder också detta till att en hel del felaktigheter rapporteras in. En medarbetarportal har potential att underlätta egenadministrationen avsevärt, men eftersom detta innebär integration till andra system är det viktigt att välja den/de funktioner som gör mest nytta. Utifrån behoven har en kravspecifikation tagits fram. Kravspecifikationen innehåller krav inom totalt elva områden, samt förslag på stegvis utveckling av medarbetarportalen. Det finns ett par förutsättningar som är viktiga för medarbetarportalen. Integrationsmotorn är avgörande och IT-avdelningens arbete med den bör därför prioriteras, även om vissa integrationer går att göra utan denna. Likaså behöver det bestämmas hur inloggningar ska ske. Lärarnas kurs- och utbildningsadministration och kommunikation med studenterna sker idag i Studentportalen och i Moodle. Dessa befintliga verktyg och hur de ska samspela och kan integreras med en framtida Medarbetarportal är en viktig aspekt för Mittuniversitetet att ta hänsyn till framöver. Andra förutsättningar i det fortsatta arbetet är att förankra medarbetarportalen hos de anställda och att ta fram rutiner för uppdatering och underhåll av innehåll. Rekommenderat nästa steg är att detaljera kraven och ta fram ett lösningsförslag. Vi har valt att jämföra och utvärdera Liferay och EPiServer som webbpubliceringssystem för medarbetarportalen. Vissa behov och krav kommer eventuellt att uppfyllas bäst med en molntjänst, till exempel Projectplace (www.projectplace.se) eller Box (www.box.com), vilket bör utredas i samband med att kraven detaljeras och ett lösningsförslag tas fram. Vår bedömning är att ett separat dokumenthanteringssystem kan behövas, vilket i så fall bör behandlas som ett eget projekt. Liferay uppfyller i högre grad de krav och behov som har identifierats under behovsanalysen, vilket väger tungt. Utifrån vår långa erfarenhet och kunskap om webbproduktion är detta dock inte avgörande för att säkerställa ett framgångsrikt utvecklingsprojekt och en hållbar webbplats. Utöver kriteriet kring behov och krav har vi även utvärderat systemen utifrån Mittuniversitetets redaktionella behov, ur ett kostnadsperspektiv samt utifrån universitetets förutsättningar för utveckling och förvaltning. Utifrån dessa kriterier är EPiServer att föredra. Vår bedömning är att dessa kriterier är avgörande för att Mittuniversitet ska få en stabil, hållbar lösning som är kostnadseffektiv. En hög tillgång till kompetens och resurser ger möjligheter att ställa högre krav och minskar risken för person- och leverantörsberoenden. Vi rekommenderar Mittuniversitetet att välja EPiServer som webbpubliceringssystem. Som en del i förstudien gjordes en kostnadsuppskattning och den estimerade externa kostnaden är cirka 1,5 miljoner kr. Tillkommer personella resurser för Mittuniversitetets medarbetare: dels en projektledare under 9-12 månader, samt resurser från IT, Ekonomi, Personal samt de blivande informationsägarna och systemägarna. 3 (7)
2 Bakgrund Mittuniversitetet har idag inget intranät eller medarbetarportal. Information till de anställda ligger under ingången Medarbetare på webbplatsen www.miun.se, viss information finns även bakom inloggning som bara nås av de anställda. I övrigt används e-post som verktyg för interninformationen, bland annat i form av ett internt nyhetsbrev. Webbplatsen ägs av kommunikationsavdelningen och bygger på EPiServer. Mittuniversitetets IT-avdelning driftar och underhåller applikationer på olika plattformar, både i traditionell miljö och i opensource-miljö, till största delen i egna datorhallar. Ett antal applikationer driftas dessutom utanför universitetets miljö, men styrning och uppföljning sker till via IT-avdelningen och/eller av större systemägare utanför IT. IT-avdelningen utvecklar även egna applikationer och program som skall integreras i befintliga portaler, där en viktig portal är Studentportalen, som körs på Liferay. 1 Hösten 2014 gick Mittuniversitet ut med en upphandling i syfte att genomföra en förstudie med en kravspecifikation för ett intranät/medarbetarportal. Uppdraget gick till Metamatrix, som har genomfört uppdraget under första kvartalet 2015. I uppdraget ingick att: Genomföra en behovsanalys. Utarbeta en kravspecifikation som grund för beslut om framtagande av medarbetarportal. Ta fram en budgetuppskattning. Ge rekommendation av system Detta dokument beskriver den metod som har använts för att genomföra förstudien, samt vilka leveranser och bilagor som är en del av resultatet. 1 Förfrågningsunderlag: Förstudie Medarbetarportal 2014, MIUN 2014/1869 4 (7)
3 Genomförande Arbetet inleddes med en genomläsning av material från andra lärosäten samt relevanta styrdokument från Mittuniversitetet. Följande styrdokument har bidragit till förståelsen för Mittuniversitetet och dess syn på kommunikation samt varit viktiga underlag för förstudien. Förslag till kanalstrategi interkommunikationsprojektet, förstudie 2005 Kommunikationspolicy, 2014-02-20 (DNR MIUN 2014/460 Benchmark-analys av den interna kommunikationen på Mittuniversitetet, maj 2007 Målgruppsanalys internkommunikation, 2013 Plan för den digitala kommunikationen 2014-2016 (DNR MIUN 2014/790) Plan webborganisation miun.se (DNR MIUN 2013/1089) Dokument om andra universitet har också bidragit till förståelsen. Vi tog del av behovsanalys från Göteborgs universitet, en förstudie för ett intranät på Karlstads universitet samt minnesnoteringar från ett besök på Uppsala universitet kring deras webb och medarbetarportal. 3.1 Workshop för insamlandet av behov För att samla in de anställdas behov av en medarbetarportal, och även för förankringens skull, genomfördes sammanlagt sex stycken workshopar under en veckas tid, utspritt på olika campus. Varje workshop var upplagd på samma sätt och hade 3-11 deltagare. Alla avdelningar fick möjlighet att anmäla deltagare via avdelningscheferna. Sammanlagt deltog 35 personer, inklusive elva chefer. Workshopparna inleddes med en genomgång av vad ett intranät är med exempel från andra lärosäten. I olika postit-övningar togs en lista med behov fram som sedan grupperades och prioriterades. Attityder och känslor kopplat till innehåll och design diskuterades med hjälp av metoden Microsofts reaction cards. 3.2 Intervjuer För att komplettera materialet och få fram önskemål och tankar från ledningspersoner genomfördes djupintervjuer med följande personer: Kicki Strandh (kommunikationschef) Eva Wiktorsson (kommunikatör internkommunikation, lednings- och förändringskommunikation). Bengt Nilsson (digital strateg) Krister Holm (webbredaktör och skribent). Håkan Stenström (förvaltningschef) Anders Hallberg (ställföreträdande avdelningschef, tf. IT-chef) 5 (7)
Mats Edin (IT-chef) Ove Olander (utvecklingschef) Stefan Eriksson 3.3 Remissrunda medarbetare För att få övriga medarbetares synpunkter togs en presentation fram som presenterade resultatet från behovsanalysen. Medarbetarna fick chans att komma med synpunkter via ett formulär och totalt har cirka 30 personer lämnat input. De inkomna synpunkterna har tagits hänsyn till i förstudien. 3.4 Kravspecifikation Resultatet från behovsanalysen, genomgång av underlag, workshops, intervjuer, projektavstämningar och remissrundan analyserades och formulerades till en kravspecifikation med funktionella och icke-funktionella krav. 3.5 Rekommendation av system Metoden som användes för att ta fram en rekommendation av system utgår från ett antal frågor och utvärderingskriterier inom följande områden: Krav och behov Redaktionella behov Kostnad Utveckling och förvaltning Frågor som har berörts kring de olika kriterierna var till exempel: Vilka behov och krav har ni på ert framtida system? Vilket innehåll har ni idag och vilket innehåll kommer ni att ha behov av på sikt? Vilka funktioner finns och har ni särskilda krav på sökfunktionen? Finns det redaktionella önskemål? Vilka integrationer med till exempel CRM, diariesystem, ärendehantering ska kunna hanteras i webbpubliceringssystemet? Utifrån parametrarna ovan har vi gjort en analys, matchat det mot aktuella system som ska jämföras (med för- och nackdelar) och lämnar utifrån detta en rekommendation för val av system. 3.6 Budgetuppskattning Baserat på behovsanalysen och kravspecifikationen har vi gjort en budgetuppskattning för genomförandeprojektet, inklusive en uppskattning av interna personella resurser. 6 (7)
4 Leveranser Uppdraget förstudie för medarbetarportal har resulterat i följande leveranser: Slutrapport förstudie Behovsanalys Kravspecifikation Rekommendation av system Budgetuppskattning Detta dokument utgör slutrapport för förstudien och är tänkt att på en mer övergripande nivå redogöra för de slutsatser som dragits och vilka rekommendationer som lämnas. Mottagare för denna slutrapport är dels uppdragets beställare samt Mittuniversitetets ledning. Leveranserna är också tänkta att vara ett konkret underlag i det fortsatta arbetet och de dokumenten riktar sig till de som kommer att arbeta med kravställning och utveckling av medarbetarportalen. 5 Bilagor Till denna slutrapport medföljer följande bilagor: 1. Behovsanalys medarbetarportal 2. Kravspecifikation medarbetarportal 3. Rekommendation av system för medarbetarportal 4. Budgetuppskattning medarbetarportal 7 (7)