MENTORSPROGRAMMET En minneshandbok En fördjupning av innehållet i Psykologisations föreläsningar på Mentorsprogrammet vid Medicinska fakulteten, Linköping.
MENTORSPROGRAMMET En minneshandbok Grupputveckling Grupputveckling beskrivs i Susan Wheelan s modell som fyra stadier som grupper behöver arbeta sig igenom för att bli ett riktigt effektivt team. Modellen beskriver konkreta beteenden hos såväl ledare som gruppmedlemmar i de olika stadierna. Ledaren i en grupp behöver anpassa sin ledarstil så att den uppfyller gruppens behov, och det behovet förändras med tiden. Stadium 1 - Tillit & trygghet I detta stadium är gruppmedlemmarna inriktade på att lära känna varandra och att bli accepterade av gruppen. Gruppmedlemmarna är generellt sett artiga och undviker oftast att säga emot varandra eller ledaren. I detta stadium är det viktigt att ledaren är står för ordning och struktur, samt att ledaren vågar ta beslut för gruppen så att gruppen kan känna sig trygg, lär känna varandra och så att alla känner tillhörighet till gruppen. Mål i stadium 1 Att skapa en känsla av tillhörighet och en början till förutsägbara interaktionsmönster. Att utveckla medlemmarnas lojalitet till gruppen. Att skapa en miljö där medlemmarna kan känna sig tillräckligt trygga för att våga lägga fram idéer och förslag. Varning för Abilene paradox vilket i korthet innebär i korthet att någon kommer med ett förslag som resten av gruppen accepterar för att de tror att alla andra gärna vill göra så. Detta kan i värsta fall leda till att gruppen accepterar ett förslag som ingen gillar, bara för att de tror att alla andra gillar det. Google har sett att psykologisk trygghet är det viktigaste för effektiva arbetsgrupper. Psykologisk trygghet kan definieras som att man känner sig så trygg i gruppen att man vet att man inte riskerar att bli förödmjukad, straffad eller utslängd när man tar till orda. 1
Ledarskap i stadium 1: Var en styrande och självklar ledare. I det första stadiet har medlemmarna i gruppen inte haft någon tid till att organisera sig själva ännu och därför behöver ledaren förse gruppen med struktur och ramar. Utöva ett tydligt ledarskap genom att komma väl förberedd till möten och strukturerar mötena på ett effektivt sätt. Fördela uppgifter om det behövs och våga fatta beslut i stadium 1 har ledaren mandat att göra detta. Tillgodose också medlemmarnas behov av att känna sig trygga och accepterade genom att ge mycket positiv feedback och få alla att delta. Stadium 2 - Opposition & Konflikt För att kunna uppnå målen med stadium 2 behöver miljön i gruppen tillåta olika åsikter, när personer har olika åsikter som de känner starkt för, så kan diskussionerna utvecklas till konflikter. Mål i stadium 2 Att utveckla en gemensam uppsättning mål och värderingar. Konformiteten minskar och gruppens kreativitet ökar när fler idéer kommer fram. Konflikter är inte alltid dåligt om de hanteras på ett bra sätt. Ledarskap i stadium 2: I detta stadium försöker gruppen frigöra sig från sitt beroende av ledaren och medlemmarna vågar i högre grad uttrycka oliktänkande och meningsskiljaktigheter sinsemellan. I detta stadium är det vanligt att konflikter blossar upp och därför är det viktigt att ledaren inte blir tagen på sängen utan agerar rationellt och förstår att detta är en normal del av gruppens utveckling. Det finns en risk att dessa konflikter övergår från sakkonflikter till personkonflikter och detta är något som bör försöka undvikas (mer om detta under avsnittet om konflikter). Konflikter som handlar gruppens mål och värderingar och roller kan däremot vara utvecklande för gruppens utveckling, men personkonflikter riskerar att bli alltför långvariga och driver inte gruppen framåt. För att hjälpa till att lösa konflikterna kan ledaren se till att styra tillbaka samtalet till sakliga ämnen och inte försöka sopa problemen under mattan, utan tvärs om, ta tag i problemen. Många grupper skräms av detta stadium och tycker att det är alltför jobbigt att säga emot varandra och återgår istället till stadium 1 där ingen vågar tycka olika. Låt meningsskiljaktigheterna och konflikterna komma upp till ytan, men se till att de hanteras på ett sakligt sätt. I detta stadium kan ledaren även successivt ge medlemmarna större inflytande över gruppens styrning. I stadium 2 börjar medlemmarna utmana ledarens kompetens och inflytande men ta inte det personligt, se det som ett positivt tecken på gruppens progression. Ge successivt medlemmarna större inflytande och låt dem delta i styrningen av gruppen. 2
Stadium 3 - Tillit och struktur Ett typiskt uttalande - Vad han har förändrats! Du vet att du ingår i en stadium 3-grupp när gruppmedlemmar som tidigare gjorde dig vansinnig börjar få dig att le. Om gruppen överlever det andra stadiet så övergår den i fas där rollerna och gruppen mål har klargjorts. I detta stadium blir innehållet i kommunikationen mellan medlemmar mer inriktad på gruppens uppgifter och arbetsdelningen blir mer utvecklad. Ledarens roll blir mindre styrande, mer konsultativ och gruppmedlemmar kan även ta över delar av ledarskapet för deras respektive arbetsområde. Exempelvis kan kirurgen hålla i mötet när det handlar operation och sjuksköterskan när det handlar om patientens dagliga tillsyn och ekonomiansvarig håller i mötet när det istället handlar om arbetsgruppens ekonomiska situation. Gruppens effektivitet höjs i detta stadium, konflikterna är färre och de hanteras mera effektivt. Ledarskap i stadium 3: Involvera medlemmarna i gruppens ledarskapsfunktioner. I stadium 3 har det uppstått medlemsroller som tar över vissa aspekter av ledarens roll. Låt medlemmarna hålla i möten, förhandla, lösa konflikter och fatta beslut. Delegera Stadium 4 - Arbete & Produktivitet En känsla av stolthet över arbetet. Du vet att du ingår i en stadium 4- grupp då du längtar till teammötet därför att det är uppmuntrande, roligt, viktigt och får dig att känna dig vuxen I detta stadium är gruppens effektivitet som högst. Medlemmarna uppmuntrar och höga prestationer och hög kvalitet och förväntar sig att vara framgångsrikt. Teamet är mer uppmärksamt på detaljer och uppmuntrar oliktänkande vilket gör det enklare för medlemmarna att komma med nya idéer kring hur gruppens arbete ytterligare kan förbättras. Ledarskap i stadium 4: För att bevara denna höga arbetsmoral och produktivitet kan ledaren bistå genom att hjälpa till genom att utvärdera processen och samla information som kan vara till nytta för gruppen. Exempelvis kan detta ske genom att ledaren ställa sig själv och gruppen några korta frågor: 1. Håller vi oss till uppgiften och tidsschemat? 2. Har alla fått komma till tals? 3. Är det något som behöver klargöras? 4. Finns det något som vi kan göra just nu för att förbättra arbetsprocessen? 3
5. Behöver vi någon ytterligare information utifrån för att bättre lösa den här uppgiften? Ledaren deltar som expertmedlem i sitt team. I stadium 4 flyter saker och ting oftast på ganska smärtfritt, medlemmarna har tagit på sig ansvar och alla arbetar aktivt mot gruppens mål. Men var uppmärksam på saker som påverkar gruppens fungerande och som kan tyda på att gruppen är på väg att falla bakåt i utvecklingen. Gruppen är som mest effektiv i det fjärde stadiet men det innebär inte att gruppen är helt immun mot problem som riskerar att sätta käppar i hjulet. Var beredd på att göra anpassningar och att hantera konflikter och andra jobbiga situationer som kan uppstå även i det fjärde stadiet. Stress Stress behöver inte vara farligt om man får tillräckligt med återhämtning, vilka är dina bästa sätt att vila och återhämta dig efter att ha genomgått en period av mycket att göra? Sömn, hänga med kompisar, läsa en bok, något annat? Förutom att planera in och utföra mer återhämtande aktiviteter kan man också ändra på de stressbeteenden som du har. När man blir stressad så är det till exempel vanligt att man äter fortare, går fort fast man inte har bråttom, försöker att göra fler saker samtidigt för att spara tid, pratar fort, avbryter sig själv och andra, irriterar sig på andra som är långsamma, irriterar sig på köer, tittar på klockan utan att behöva veta tiden och kollar telefonen i stort sett hela tiden osv... Ibland har man ju verkligen bråttom och då kan det vara rimligt att man beter sig såhär men ofta så beter man sig på ett mer stressat sätt än vad man faktiskt behöver. En övning kan vara att prova att tvinga dig att bete dig som om du vore lugn; gå långsamt, ställ dig den längsta kön och stanna kvar och lyssna engagerat på någon som pratar. Om du lyckas med detta kan du till slut faktiskt att känna dig lugnare, prova om det funkar för dig. En annan övning som kan hjälpa med stressade tankar är att öva på att acceptera även de jobbigare tankarna. Tänk på en jobbig tanke såsom till exempel ingen tycker om mig, jag är dålig på anatomi eller jag måste gå ner i vikt. Det är jättesvårt att trycka undan jobbiga tankar och få dem att försvinna. Tänk inte på en gul banan. Tänkte du på en gul banan? Det är som sagt svårt att trycka bort tankar så istället går den här övningen ut på att förhålla sig till tankarna på ett annat sätt. Prova nu att tänka på samma jobbiga tanke men lägg till frasen jag har en tanke att.. och sen själva tanken. Till exempel jag har en tanke att ingen tycker om mig. Hur känns det? Prova nu att gå ytterligare ett steg: jag lägger märke till att jag har en tanke att ingen tycker om mig. Hur känns det? Kanske minskade obehaget och du fick mer distans till tanken? Den här principen bygger på ACT (Acceptance och Commitment Therapy) och den går ut på att man accepterar tanken samtidigt som man får en hälsosam distans till de jobbiga känslorna som tanken för med sig. 4
Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidsbestämt Men för att avsluta detta kapitel om stress, kanske är det så att du stressad för att du inte hinner med allt som du känner att du borde hinna med? Vad är det egentligen som du borde hinna med? Och om du inte vet vad du borde hinna med, hur skall du då veta när du är klar med en uppgift? Ett bra sätt att komma undan stress kan vara att konkretisera vad det egentligen är som du har lovat dig själv att hinna göra. SMART goals är en metod för att sätta upp mätbara mål. Konflikthantering Att ha metoder för att hantera konflikter är något som man kan ha nytta av överallt, inte enbart i din roll som mentor. Du kan såklart också använda det privat, i vardagen. Olika typer av konflikter: Sakkonflikter uppstår då det finns olika ståndpunkter för hur man ska uppfatta en händelse eller lösa ett problem. o Den här typen av konflikter är kopplade till målen och inriktningen på gruppens arbete. o Bra konflikter leder till kreativitet och utmanar argument och kan även bidra till att skapa bättre rollfördelning. En personkonflikt kännetecknas av att det är en öppen kamp där prestige och negativa känslor påverkar situationen. o Någon har något emot den andres personlighet. Det kan till exempel handla om att man tycker att någon är egoistisk. o Dessa typer av konflikter försämrar ofta kommunikationen i gruppen och kan leda till en obehaglig stämning. Värderingskonflikt: Olikheter i personlig uppfattning där det inte finns något givet svar. o Handlar ofta om moraliska frågor, eller tycke- och smakfrågor. o Det är även vanligt att det uppstår den här typen av konflikter för att deltagarna har olika ambitionsnivå. o Värderingskonflikter ligger ofta grund till andra konflikttyper men de går att förebygga genom att tidigt sätta ramar för gruppen, där man bland annat kan diskutera gruppens grundläggande mål och visioner, och genom att prata om vilka mandat ledaren har i gruppen. Det här kan vara i form av ett gruppkontrakt. 5
Fördelar och nackdelar med konflikter Även om det kan låta underligt så finns det finns både fördelar och nackdelar med konflikter. Konflikter är inte alltid negativt. Nackdelar med konflikter skulle kunna vara att de tar tid, kan leda till försämrad kommunikation, inte lika öppet klimat och mindre välmående i gruppen. Men det finns några fördelar med konflikter också, främst sakkonflikter. De kan göra att gruppen och individer utvecklas i att man får stå på sig i en fråga, de kan öppna upp för öppna för kreativitet och de kan leda till att man kommer på nya idéer. Men det är viktigt att konflikterna hanteras på ett konstruktivt sätt, under rätt förhållanden för att det ska komma något positivt ur dem. Två personer med skilda åsikter som går tvärt emot varandra löser inga nya problem om man inte hanterar konflikten. Förebygg och ta vara på konflikters positiva aspekter genom välarbetat gruppkontrakt och en bra utvärderingsstruktur. Uppmuntra dina gruppdeltagare att lägga ner tid på ett välarbetat gruppkontrakt. Därmed hinner ni diskutera igenom värderingsfrågor för att förebygga destruktiva konflikter. Uppmuntra även till kontinuerlig utvärdering av basgruppen och gruppkontraktet samt en utvärderingsstruktur som fokuserar på sakkonflikter och inte på exempelvis personkonflikter. När gruppen hamnar i en konflikt Om möjligheten finns, försök att analysera konflikten och göra upp en plan. Att ha en plan underlättar för dig att hålla dig lugn och vara saklig när konflikten sätter igång. Men det är såklart inte alltid som det finns tid att göra upp en plan, ibland hamnar man i en konflikt helt plötsligt! Oavsett om man har hamnat i en konflikt helt plötsligt eller om det fanns tid att tänka efter innan så finns det en rad olika konkreta saker som man kan göra för att underlätta konflikthanteringen. Försök att förstå vad den ANDRA har för behov och tolkning av situationen. Då skapar ni förståelse för varandra. Då skapar ni förståelse för varandra. För att avbryta kampen om att vinna eller förlora behöver du sätta dig in i den andras perspektiv. Den andra sitter säkert med ett minst lika viktigt argument som du, därför är det viktigt att inte går till motattack när du lyssnar, låt personen prata till punkt. Sammanfatta vad den andre personen sagt för att säkerställa dig om att du förstått allt rätt. Prata om det som kommer fram under samtalet. Många gånger har den andre personen tolkat situationen på ett helt annat sätt än vad du har gjort. 6
Ice-breakers I en nyskapad grupp kan det vara skönt att ha några icebreakers att plocka fram som gör det lättare för gruppmedlemmarna att lära känna varandra. Du kan säkert många flera lekar och övningar än de vi tar upp här. Här listar vi Psykologisations favoriter inom detta område, använd dem som de är eller modifera dem efter eget tycke och smak: Namnlekar: Det finns ju miljoner varianter på namnlekar, här kommer några av dem, men gör det inte alltför krångligt, syftet är ju bara att alla ska lära sig varandras namn: Utanför min dörr Exempelvis: Hej, jag heter Eva och utanför min dörr finns en röd dörrmatta eller Hej, jag heter Jonn och utanför min dörr finns ett allrum till mitt korridorboende. Hej jag heter och min favorit - färg/djur/bil är Minnes-rundan: Den första personen säger sitt namn. Nästa person säger både sitt eget och den första personens namn. Den tredje personen säger sitt eget samt de två tidigare namnen, osv Bra lek för att alla ska lära sig varandras namn. Lekar som kan användas för att lätta upp stämningen: Blinkmördaren: Ögonkontakt är spännande i nya grupper! En person blir i hemlighet utvald till att vara blinkmördaren. Exempelvis genom att alla får varsin lapp, men bara en av dem har ett kryss på sin lapp. Blinkmördaren mördar en annan deltagare genom att titta dem i ögonen och blinka till dem. Alla deltagare utom blinkmördaren får till uppgift att ta reda på vem blinkmördaren är. Om en deltagare får en blink av blinkmördaren ska denna falla ihop död (på ett dramatiskt sätt). Om någon deltagare som ännu inte blivit mördad tror sig veta vem som är blinkmördaren får de gissa. Gissar de rätt så har deltagaren vunnit, gissar deltagaren fel så dör hon. Linjen: Alla får uppgift att ställa sig på en linje i särskild ordning. Exempelvis åldersordning, alfabetisk ordning eller antal syskon som man har. Man kan göra det svårare genom att deltagarna inte får prata med varandra. Om man leder en större grupp så kan denna grupp delas upp i två och så får de olika lagen tävla mot varandra. Massagering: Gruppen placerar sig i en ring och masserar personen framför. Detta är alla psykologers favorit! Den kräver dock att gruppen är tillräckligt bekväm med varandra för att känna sig bekväm med fysisk kontakt. Inleda ett möte med detta? 7
Värderingsövningar: Fyra hörn: Ställ en fråga och låt sedan folk ställa sig i fyra olika hörn, och låt dem sedan förklara varför de valde just detta hörn. Exempel på fråga: Vad är det viktigaste med studentlivet? 1. Att lära känna nya människor, nätverka 2. Att få höga betyg 3. Att växa som människa 4. Öppet hörn (man får själv förklara) Värderingslinjen: Ställ ett påstående där deltagarna sedan får placera sig på en linje beroende på hur mycket de håller med om påståendet. Exempel på påstående: Om jag får dåliga betyg så kommer jag att bli jätteledsen. Om man håller med om detta så får man ställa sig längst ut till vänster, annars får man ställa sig till höger, eller någonstans mitt emellan. Påståenden av denna typ skulle kunna öppna upp för en diskussion om betygshets. Men påståendet kan såklart bytas ut beroende på vad du som ledare anser är det viktigaste för gruppen att diskutera just nu. Läs mer om grupputveckling: Wheelan, S. A. (2013). Att skapa effektiva team: en handledning för ledare och medlemmar. Läs mer om stress och ACT: Kabat-Zinn, J. (2005). Full catastrophe living: Using the wisdom of your body and mind to face stress, pain, and illness Russ Harris (2008) Lyckofällan. Sapolsky, R. M., & Rundgren, P. (2003). Varför zebror inte får magsår. http://stress.se/stresstest/ Läs mer om konflikthantering: Jordan, T. (2014). Handbok i konflikthantering: för organisationskonsulter och personalspecialister. Konfliktakademien på göteborgs universitets hemsida. Länk: http://socav.gu.se/samverkan/arbetsplatskonflikt/konfliktakademien Forslund Frykedal, K., Hammar Chiriac, E. & Hempel, A. (2013). Handbok för grupparbete: att skapa fungerande grupparbeten i undervisning. (3., [vidareutvecklade och aktualiserade] uppl.) Lund: Studentlitteratur Frågor? Skriv till oss! Psykologisation@gmail.com 8