UPPHANDLINGSPROTOKOLLOCH BESLUT OM INGÅENDE AV RAMAVTAL AVSEENDE VARUGRUPPERNA MÅLERI, TRÄ, METALL, PLAST OCH TEXTILIER. SID 1 (10)
SID 2 (10) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 1.1 BAKGRUND... 3 1.2 ADRESS OCH TELEFONNUMMER... 3 1.3 UPPHANDLINGENS OMFATTNING... 3 1.4 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE... 4 1.5 ANNONSERING... 4 1.6 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET... 4 1.7 ANBUDSTIDEN... 4 1.8 INKOMNA ANBUD... 4 1.9 UTGÅNGSPUNKTER FÖR PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV INKOMNA ANBUD... 4 2 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ LEVERANTÖR... 5 2.1 ALCRO PATI AB(ANBUD1)... 5 2.2 AB ILMONTE (ANBUD2)... 5 2.3 AB SIGVARD SPÅNGBERG (ANBUD 3)... 6 2.4 WIRSENS SCENTEXTILIER AB (ANBUD 4)... 6 2.5 SAMMANFATTNING... 6 2.5.1 Varugrupp A Målerivaror... 6 2.5.2 VarugruppB1 Träskivor Virke... 6 2.5.3 Varugrupp E - Textilvaror... 6 3 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ TJÄNSTEN... 6 3.1 ALCRO PATI AB (ANBUD1)... 6 3.2 AB SIGVARD SPÅNGBERG (ANBUD 3)... 7 3.3 WIRSENS SCENTEXTILIER AB (ANBUD 4)... 7 3.4 SAMMANFATTNING... 7 3.4.1 Varugrupp A Målerivaror... 7 3.4.2 Varugrupp B1 Träskivor Virke... 7 3.4.3 Varugrupp E - Textilvaror... 7 4 ANBUDSUTVÄRDERING... 8 4.1 UTVÄRDERINGSMETOD... 8 4.2 TILLDELNINGSKRITERIER... 8 4.2.1 Leveranstid... 8 4.2.2 Uppskattad beställningskostnad med avdragen rabatt... 9 4.3 UTVÄRDERINGSRESULTAT... 9 4.3.1 Alcro Pati AB (anbud 1) Varugrupp A... 9 4.3.2 AB Sigvard Spångberg (anbud 3) Varugrupp B1... 9 4.3.3... 9 4.3.4 Wirsens Scentextilier AB (anbud 4) Varugrupp E... 9 5 BESLUT OM INGÅENDE AV RAMAVTAL... 10
SID 3 (10) 1 INLEDNING 1.1 Bakgrund Denna upphandling har genomförts av Stockholms Stadsteater. Upphandling avser att säkerställa Stockholms Stadsteatersbehov av målerivaror, trävaror, metallvaror, plastvaror samt textilvaror. Stockholms Stadsteater har för genomförandet av upphandlingen anlitat ett av de upphandlingskonsultföretag, AffärsConcept i Stockholm AB, som Stockholm stad ingått ramavtal med avseende sådana tjänster. Detta protokoll redovisar handläggningen av upphandlingen, prövningen av inkomna anbud och utvärderingen av anbud som visat att ställda krav uppfylls. 1.2 Adress och telefonnummer Stockholms Stadsteater Box 16412 103 27 Stockholm Besöksadress: Beridarbansgatan 5 Växel 08 506 20 100 Fax 08 506 20 101 1.3 Upphandlingens omfattning Produkterna som var föremål för upphandlingen avses att användas till skapande av dekor och scenografier i Stockholms Stadsteaters uppsättningar. Upphandlingen var uppdelad inom sex olika varugrupper vilka uppskattas uppnå följande årsvolymer: A. Målerivaror, ca 0,5 Mkr/år B. Trävaror, uppdelad i 1. virke 0,25 Mkr/år 2. skivor 0,25 Mkr/år C. Metallvaror, ca 0,5 Mkr/år D. Plastvaror, ca 0,3 Mkr/år E. Textilvaror, ca 0,5 Mkr/år Stockholms Stadsteater avsåg att sluta ramavtal med en (1) leverantör per varugrupp förutom för varugrupp E - Textilvaror där beställaren avsåg att sluta ramavtal med tre (3) leverantörer om det fanns ett tillräckligt antal leverantörer som uppfyllde kraven i upphandlingen. Ramavtal inom respektive varugrupp gäller i två år från och med tidpunkten för ramavtalets ingående, med möjlighet för Stockholms Stadsteater att på oförändrade villkor förlänga ramavtalet i ytterligare två år med ett år i taget.
SID 4 (10) 1.4 Upphandlingsförfarande Upphandlingen har genomförts genom ett öppet förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091). 1.5 Annonsering Annons om att upphandlingen påbörjades offentliggjordes genom ett meddelande som distribuerades genom Visma OPIC, Dibus publiceringstjänst den 30 mars 2012. 1.6 Förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget tillhandahölls digitalt genom den länk som återfanns i annonsen om upphandling. 1.7 Anbudstiden Leverantörerna uppmanades i förfrågningsunderlaget att skriftligen kontakta Stockholms Stadsteater om någonting i förfrågningsunderlaget uppfattades som oklart. Inga frågor inkom under anbudstiden. 1.8 Inkomna anbud Anbudstiden gick ut 10maj2012. Fyraförsändelser inkom före anbudstidens utgång. Försändelserna öppnades den 14maj 2012 och förtecknades i ett öppningsprotokoll. Inget anbud inkom för sent. Inom varugrupperna B2 Trävaror Skivor, C Metallvaror samt D Plastvaror har inga anbud inkommit. Följande anbud inkom. Anbud 1 Alcro Pati AB, org. nr. 556241-3081. Varugrupp A Anbud 2 AB ilmonte, org. nr. 556209-1065. Varugrupp E Anbud 3 AB Sigvard Spångberg, org. nr. 556112-8850. Varugrupp B1 Anbud 4 Wirsens Scentextilier AB, org. nr. 556471-7394. Varugrupp E 1.9 Utgångspunkter för prövning och utvärdering av inkomna anbud Handläggningen av inkomna anbud har genomförts i tre steg. Inledningsvis genomfördes en prövning av att anbudet uppfyller samtliga ställda krav på leverantören angivna i förfrågningsunderlagets avsnitt 2. Därefter genomfördes en prövning av att samtliga ska-krav på tjänsten som anges i avsnitt 3 och att de avtalsvillkoren som angetts i förfrågningsunderlaget uppfyllts samt att priser lämnats i enlighet med förutsättningarna i Prisbilaga. De anbud som återstod efter prövningen av kraven deltog därefter i den avslutande anbudsutvärderingen.
SID 5 (10) Förutsättningarna för prövning och utvärdering av inkomna anbud redovisades i förfrågningsunderlaget. För att underlätta anbudsgivarnas möjligheter att lämna ett fullständigt anbud har Stockholms Stadsteater bifogat ett svarsformulär i förfrågningsunderlaget som anbudsgivaren kunnat använda för att lämna efterfrågade redovisningar. Till Förfrågningsunderlaget har även bifogats ett Prisformulär för respektive varugrupp, Bilagorna 1-6. Kraven på likabehandling av anbudsgivarna innebär att utrymmet för att ändra eller lägga till uppgifter i anbuden är ytterst begränsade. Vikten av att anbuden baseras på de ställda kraven och är kompletta har av detta skäl betonats i Stockholms Stadsteaters förfrågningsunderlag. 2 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ LEVERANTÖR Prövningen i steg 1 syftade till att klarlägga om leverantören uppfyllt i förfrågningsunderlaget ställda krav på leverantören. Den hade inte till uppgift att rangordna de anbudsgivande leverantörerna. Prövningen av kraven på leverantören har därmed varit en tröskel som anbudsgivaren måste tagit sig över, innan prövningen av kraven på tjänsten påbörjats. Prövningen av inkomna anbud har baserats på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven på leverantören och i anslutning till dessa av Stockholms Stadsteater efterfrågade redovisningar. 2.1 Alcro Pati AB(anbud1) krav på leverantören är uppfyllda. 2.2 AB ilmonte (anbud2) I förfrågningsunderlaget har Stockholms Stadsteater efterfrågat redovisning av anbudsgivarens kvalitetssäkringsrutiner enligt avsnitt 2.4. Av den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet framgick inte att det i förfrågningsunderlaget ställda krav är uppfyllt. AB ilmontes anbud saknar redogörelse för kvalitetssäkringsrutiner. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på leverantören därmed inte är uppfyllda har anbudet lagts åt sidan. Som en kommentar till ovanstående har Stockholms Stadsteater under arbetet med att pröva inkomna anbud kunnat konstatera att anbudsgivaren inte heller uppfyllt ställda krav på varan och tjänsten vad avser krav 3.1. Anbudsgivaren har inte erbjudit samtliga produkter som efterfrågas inom den varugrupp som anbudet lämnats inom.
SID 6 (10) Bristerna avseende ovan redovisade krav visar därmed att anbudet, om det hade uppfyllt kraven på leverantören, inte skulle ha uppfyllt samtliga krav på lämnad varugrupp. 2.3 AB Sigvard Spångberg (anbud 3) krav på leverantören är uppfyllda. 2.4 Wirsens Scentextilier AB (anbud 4) krav på leverantören är uppfyllda. 2.5 Sammanfattning Följande anbud har enligt ovanstående redovisning visat att i förfrågningsunderlaget ställda krav på leverantören uppfylls. Dessa anbud går därmed vidare till steg 2, Prövning av kraven på vara och tjänst. 2.5.1 Varugrupp A Målerivaror Alcro Pati AB (anbud 1) 2.5.2 VarugruppB1 Träskivor Virke AB Sigvard Spångberg (anbud 3) 2.5.3 Varugrupp E - Textilvaror Wirsens Scentextilier AB (anbud 4) 3 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ TJÄNSTEN Steg 2 omfattar en prövning av om ställda ska-krav på varan och tjänsten (förfrågningsunderlagets avsnitt 3) uppfylls, om anbudet accepterar de avtalsvillkor som anges i förfrågningsunderlagets avsnitt 4, om priser lämnats i enlighet med av Stockholms Stadsteaterangivna förutsättningar samt om övriga efterfrågade redovisningar lämnats i enlighet med vad som angetts i förfrågningsunderlaget. Den av Stockholms Stadsteater genomförda prövningen av anbuden resulterade i följande utfall. 3.1 Alcro Pati AB (anbud1) krav på varan och tjänsten avseende varugrupp A Målerivaror är uppfyllda.
SID 7 (10) 3.2 AB Sigvard Spångberg (anbud 3) krav på varan och tjänsten avseende varugrupp B1 Träskivor Virke är uppfyllda. 3.3 Wirsens Scentextilier AB (anbud 4) krav på varan och tjänsten avseende varugrupp E Textilvaror är uppfyllda. 3.4 Sammanfattning Följande anbud har enligt ovanstående redovisning visat att i förfrågningsunderlaget ställda krav på varan och tjänsten är uppfyllda. 3.4.1 Varugrupp A Målerivaror Alcro Pati AB (anbud 1) 3.4.2 Varugrupp B1 Träskivor Virke AB Sigvard Spångberg (anbud 3) 3.4.3 Varugrupp E - Textilvaror Wirsens Scentextilier AB (anbud 4)
SID 8 (10) 4 ANBUDSUTVÄRDERING 4.1 Utvärderingsmetod Endast anbud som uppfyller samtliga krav på leverantören samt varan och tjänsten genomgick slutlig utvärdering. Utvärderingen syftar till att Stockholms Stadsteater ska anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån nedan redovisad metod. Anbudspriset utgörs av totalsumman för samtliga varor och tjänster ingående i respektive varugrupp enligt beskrivningen i förfrågningsunderlaget efter avdrag för erbjudna rabatter. 4.2 Tilldelningskriterier För denna upphandling har följande utvärderingskriterier använts vid anbudsutvärderingen. Uppskattad beställningskostnad med avdragen rabatt Avdrag för ordinarie leveranstid = Utvärderingspris Leveranstid Uppskattad beställningskostnad med avdragen rabatt Utvärderingsmetoden innebar att det av anbudsgivaren erbjudna priset reducerades med ett konkret ekonomiskt värde motsvarande omfattningen av de mervärden som anbudet erbjöd. Beräkningsmodellen innebar att de av anbudsgivaren lämnade priser vid uträkningen av utvärderingspriset kunde reduceras med maximalt 50.000 kronor beroende på erbjuden ordinarie leveranstid. Bedömningen om Leveranstid medför mervärde baseras på den beskrivning som redovisats i förfrågningsunderlaget. 4.2.1 Leveranstid Beroende på hur snabb ordinarie leveranstid anbudsgivaren har erbjudit kommer ett avdrag att påverka utvärderingspriset enligt följande: Ordinarie leveranstid efter beställning (dagar, ej arbetsdagar) Avdrag på utvärderingspris 0-1 dag Avdrag50 000 kr 2 dagar Avdrag 30 000 kr 3 dagar Avdrag 10 000 kr Över 3 dagar Avdrag 0 kr
SID 9 (10) 4.2.2 Uppskattad beställningskostnad med avdragen rabatt Priset har baserats på en uppskattad beställningskostnad för respektive varugrupp. Stockholms Stadsteater har i förfrågningsunderlaget tagit fram en uppskattad beställningsvolym för ett år. Denna volym har varit en uppskattning på den volym som kommer att avropas från ramavtalen. Antal och volymer för respektive varugrupp framgick i prisformuläret för respektive område. Den uppskattade beställningskostnaden per produkt inklusive erbjuden rabatt summeras. Denna summa inklusive eventuella avdrag för leveranstiden enligt ovan utgör utvärderingspriset. 4.3 Utvärderingsresultat 4.3.1 Alcro Pati AB (anbud 1) Varugrupp A Uppskattad beställningskostnad, med avdragen rabatt SEK. 307 179 Ordinarie leveranstid - 50 000 Utvärderingspris, SEK 257 179 4.3.2 AB Sigvard Spångberg (anbud 3) Varugrupp B1 4.3.3 Uppskattad beställningskostnad, med avdragen rabatt SEK. 276 928 Ordinarie leveranstid - 50 000 Utvärderingspris, SEK 226 928 4.3.4 Wirsens Scentextilier AB (anbud 4) Varugrupp E Uppskattad beställningskostnad, med avdragen rabatt SEK. 724 637 Ordinarie leveranstid - 0 Utvärderingspris, SEK 724 637