Servicenämnden Tid Onsdagen den 26 september 2012 kl. 8:15-12:15 Plats Magistern Omfattning 119-134 ande Dzenita Abaza (S), Ordförande Per-Olof Jonsson (M), 1:e vice ordförande Patricia Vildanfors (MP), 2:e vice ordförande Peter Olofsson (S) Mikael Lindberg (S) Carina Hägg (S) Anders Gustafsson (V) Birger Jägtoft (M) Staffan Ljungar (C) Anna-Britt Wejdsten (FP) Sven-Erik Ekblad (S) Ersättare Daniel Modée (S) 124-134 Sven-Erik Ekblad (S) Kifah Quasem Mohammad (V) 119-128 Magnus Jernetz Gustavsson (M) Bengt Sundström (FP) Övriga Annette Andersson, förvaltningschef Ulrick Hultman, avdelningschef Yvonne Norman, förvaltningsekonom Tomas Lexinger, avdelningschef Per-Gunnar Fransson, avdelningschef Johan Råberg, avdelningschef, Gert Friberg, räddningschef Gunilla Svensson, avdelningschef Ola Johansson, VD Eva Hermansson, revisor Eva Örtengren-Björk, revisor Anslaget på kommunens anslagstavla den 2012-10-03
2 (18) Magnus Laneborg, projektledare Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Dzenita Abaza Ordförande Anders Gustavsson
3 (18) 119 Ändring av föredragningslistan Dnr Servicenämnden beslutar att ändra föredragningslistan enligt följande: - Ärende nr 2 Information försäljning fastigheter ändras från informationsärende till beslutsärende. - Ärende nr 10 Upphandling färskt kött och ärende nr 11 Uppdrag samlastningscentral byter plats på föredragningslistan. 120 Uppdrag om att bjuda ut kommunala fastigheter till försäljning Dnr SFN 2012/0660 Serviceförvaltningens skrivelse 2012-09-25 inkl bilaga. Bilaga 51/2012 Den 19 december 2011 beslutade kommunfullmäktige att bjuda ut ett antal fastigheter till försäljning. Kommunstyrelsen, servicenämnden, Kalmarhem AB, omsorgsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd fick i uppdrag att i samverkan bjuda ut följande fastigheter till försäljning: Fastigheten Kalmar Smedbacken 1 Fastigheten Bärnstenen 1 Fastigheten Kalkstenen 1 Fastigheten Kalmar Vallmon 19 Fastigheten Kalmar Smedhagen 1 Fastigheten Kalmar Stenmuren 1 Fastigheten Kalmar Kroppkakan 1 och 2 Del av fastigheten Kalmar Beckasinen 42 Fastigheterna Ljungby 16:1, 16:91 och 16:31 Ljungbyholm Fastigheten Hagby 12:42 Hagby Fastigheten Karlslunda Fagerhult 1:25 Påryd Fastigheten Ljungby 16:126 Ljungbyholm Efter genomförd Due Diligence och slutförhandlingar med anbudsgivaren Rikshem AB föreligger nu ett beslutsunderlag till fullmäktige där Servicenämnden ges möjlighet att yttra sig. Överläggning Patricia Vildanfors (MP) yrkar bifall till kommunfullmäktiges beslutsunderlag med undantag av punkt sex som skall strykas.
4 (18) Sedan överläggningen avslutats beslutar servicenämnden bifalla beslutsunderlaget till kommunfullmäktige med undantag av de delar där motförslag finns. Härefter frågar ordföranden om servicenämnden vill godkänna Patricia Vildanfors (MP) förslag om strykning av punkt sex eller förvaltningens förslag. Hon finner att servicenämnden bifaller förvaltningens förslag Paragrafen justeras omedelbart. Servicenämnden har inget att erinra kring det förliggande beslutsunderlaget till kommunfullmäktige. Reservation Patricia Vildanfors (MP) reserverar sig till förmån för sitt eget förslag. Miljöpartiet ser positivt på fastighetsförsäljningen men anser ej att del av vinsten ska gå till att bilda ytterligare ett flygbolag och anser därför att punkt sex ska utgå. Idag är tåget till Kastrup ett tillräckligt alternativ och därför har inte en flyglinje söder ut ännu visat sig tillräcklig konkurrenskraftig. Det är inte kommunens uppgift att då skattesubventionera en linje och bidra till att flygbiljetter blir billigare än tågbiljetter. Miljöpartiet menar att vi måste arbeta i en inriktning där det är lätt att göra de rätta klimatmässiga valen och i de fall man vill frångå detta får resenären betala den verkliga kostnaden för att flyga, utan skattemässiga subventioner. 121 Presentation av revisorer Dnr Information Våra revisorer, Eva Hermansson och Eva Örtengren-Björk, presenterade sig och sitt arbete som nämndens revisorer. Revisorerna granskar den interna kontrollen och är helt fristående och opolitiska i sin verksamhet. Information om revisorerna och deras arbete finns på hemsidan www.kalmar.se. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
5 (18) 122 Uppdatering av beslutsattestanter och ersättare 120926 Dnr SFN 2012/0641 Serviceförvaltningens skrivelse 2012-09-17 inkl bilaga. Bilaga 52/2012 Förvaltningens förteckning över beslutsattestanter och ersättare är uppdaterad med anledning av bl.a. pensionerade befattningshavare. Förändringarna är markerade med feta tecken i den bilagda attestförteckningen. Servicenämnden beslutar att anta uppdaterad förteckning över beslutsattestanter och ersättare. 123 Internbudget 2013 Dnr Information Ulrick Hultman informerade nämnden om läget i det pågående arbetet med internbudgeten för 2013. Det är flera stora förändringar/projekt på gång inom förvaltningen som påverkar arbetet; kostverksamheten, försäljning av omsorgslokaler, vindkraft, samlastningscentral/e-portal, organisationsförändring kommunledningskontoret och kontaktcenter. En översyn ska göras av budgeten för vinterväghållning. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna. 124 Delårsrapport och måluppföljning efter augusti Dnr SFN 2012/0642 Serviceförvaltningens skrivelse 2012-09-17 inkl bilagor. Bilaga 53/2012 Ulrick Hultman och Yvonne Norman informerade nämnden om arbetet med delårsbokslutet. Rapporten är inskickad till kommunledningskontoret.
6 (18) Mot prognos nämndes följande avvikelser: Fastighetsförvaltningen beräknas totalt i bokslutet hamna på en positiv budgetavvikelse om 6,0 mnkr. Lokalvård/kost visar på en negativ budgetavvikelse på helår på om totalt 1,6 mnkr. Största delen beror på att kost/omsorg inte når upp till budgeterade intäkter. Produktionsavdelningen bedöms hamna på minus 5,9 mnkr mot budget i bokslutet. Vinterväghållning, barmarksunderhåll och gatubelysning visar negativ avvikelse. Brandkåren har en beräknad negativ budgetavvikelse om 0,8 mnkr på helår. Avvikelsen beror på högre tekniska kostnader och ökat antal utryckningar. Investeringsbudgeten uppgår till 370,8 mnkr. Under perioden fram till 24 september har 112,4 mnkr förbrukats. Sjukfrånvaron ligger på genomsnitt 5,06 % tom juli. Tio personer är långtidssjukskrivna. Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens budget- och måluppföljning efter augusti. 125 Nybyggnad av skolbyggnad Rinkaby 6:42 Rinkabyholm Dnr SFN 2012/0635 Serviceförvaltningens skrivelse 2012-09-13 inkl bilaga. Bilaga 54/2012 Entreprenaden avser nybyggnad av en skolbyggnad, innehållande 4 klassrum, 4 grupprum samt teknikutrymmen, som tagits fram i nära samarbete med Barnoch ungdomsförvaltningen samt berörda användare. Byggstart är enligt gällande tidsplan vecka 43 2012, under förutsättning att bygglov beviljas. Färdigställande sker i början av juli 2013. Entreprenaden kommer att drivas som en delad entreprenad med byggentreprenören som samordningsansvarig. Den totala nybyggnadsytan uppgår till 550 m 2 (bruttoyta). Den behandlade tomtarean uppgår till c:a 1500 m 2. För 2012/2013 finns 14,4 mnkr budgeterade och dessa medel beräknas täcka inkomna anbud samt byggherrekostnader. Totalt 22 anbud har inkommit.
7 (18) Servicenämnden beslutar att serviceförvaltningen får i uppdrag att slutföra upphandlingen och teckna avtal med följande entreprenörer för nybyggnad av klassrumsbyggnad på Rinkabyholmsskolan: Bygg Hansa Bygg AB 5 577 000 kr Ventilation Inneklimat Värnamo AB 770 605 kr El Bravida Sverige AB 725 000 kr Värme/sanitet Calmarsunds VVS AB 459 000 kr 126 Nybyggnation av sporthall på Falkenbergsskolan, Älgen 1 Dnr SFN 2012/0630 Serviceförvaltningens skrivelse 2012-09-14 inkl bilaga. Bilaga 55/2012 Projektet avser nybyggnad av en sporthall på fastigheten Älgen 1, Kalmar (Falkenbergsskolan). Anläggningen kommer att innehålla sporthall med fullmått, åskådarplatser, entréfunktioner, omklädningsrum, duschar, toaletter, städ, förråd samt service- och teknikutrymmen. Sporthallen kommer att användas av skolan för skolidrott och andra gemensamhetsaktiviteter, skolavslutningar etc. Därutöver kommer anläggningen att användas för olika föreningsidrotter. Byggstart 2012-10-08 eller enligt överenskommelse med entreprenör. Bygglov är beviljat. Färdigställande 2013-09-27 med inflyttning mitten av oktober 2013. Entreprenaden kommer att drivas som en totalentreprenad. Den totala nybyggnadsytan uppgår till 1440 m2 (bruttoyta). Den behandlade tomtarean uppgår till c:a 5900 m2. För 2012/2013 finns 27 mnkr budgeterade. Dessa medel beräknas täcka inkomna anbud samt byggherrekostnader. Totalt har fem anbud inkommit. Servicenämnden beslutar att Serviceförvaltningen får i uppdrag att slutföra upphandlingen och teckna avtal med John Svensson Byggnadsfirma AB (15 945 tkr) för nybyggnad av sporthall vid Falkenbergsskolan.
8 (18) 127 Återremiss medborgarförslag: Tillfällig hundrastgård i Kalmarsundsparken Dnr SFN 2012/0533 Serviceförvaltningen skrivelse 2012-09-17 inkl bilaga. Bilaga 56/2012 Maud Ström föreslår i ett medborgarförslag att en tillfällig hundrastgård ska tillåtas i den djurhage som finns i Kalmarsundsparken. Önskemål om hundrastgårdar är förekommande och har varit en grundfråga för kommunen. Hundrastgårdar är något som vissa kommuner har och andra inte. Kalmar har i ett kommunledningsbeslut valt att inte bygga hundrastgårdar bland annat på grund av att budgetmedel för park- och fritidsdriften prioriteras på andra områden. Att tillfälligt hantera djurhagar som hundrastgårdar innebär att dessa måste skötas därefter och styras upp utifrån när det förekommer djurhållning. I dagsläget förkommer det mest får och det ligger på djurägaren som äger arrendet att sköta tillsyn och fritt planera djurhållningen. Hagarna är utarrenderade och är arrendatorns ansvar. Vi är tacksamma för denna djurhållning som håller hagarna öppna och vi vill inte störa verksamheten som är känslig för smitta och störningar, där vi redan har flera fall av får som blivit bitna. Att ge utrymme för hundägaren att själv bedöma om hunden kan släppas lös, i det fall hagen verkar fri från djur, ökar risken för tillbud då djuren kan vara svåra att upptäcka. Inför nästa år planeras redan en förstärkt information om bland annat hundar i sammanhanget, med krav på att hunden ska vara kopplad. Vi förbjuder inte hund men vi ber om större hänsyn. Överläggning Staffan Ljungar (C) föreslår att tillfälliga hundrastgårdar i kommunens inhägnade fårhagar kommer att tillåtas på prov under perioden 1 november 2012 till sista mars 2013. Under denna period är det tillåtet att på eget ansvar använda de inhägnade fårhagarna som hundrastgårdar. Ordförande ställer förvaltningens förslag mot Staffan Ljungars (C) förslag och finner att nämnden bifaller förvaltningens förslag. Servicenämnden beslutar att tillfälliga hundrastgårdar i djurhagar inte ska tillåtas. Reservation Staffan Ljungar (C) reserverar sig till förmån för sitt förslag.
9 (18) 128 Uppdrag samlastningscentral Dnr SFN 2012/0561 Servicenämndens skrivelse 2012-09-10 inkl bilaga. Bilaga 57/2012 Utdrag ur Budget 2013 En egen varudistribution kan på kort sikt bidra till ett minskat antal fordonsrörelser som ger en mindre miljöpåverkan, möjliggöra för mindre livsmedelsproducenter att kunna bli leverantör till kommunen genom att bryta ner upphandlingar i mindre segment och förbättra säkerheten runt skolor med färre leveranser. På längre sikt skulle även privata företag kunna utnyttja en samlastningscentral. Servicenämnden får i uppdrag att utreda och utvärdera möjligheterna att etablera en samlastningscentral för varudistribution inom Kalmar kommun. Uppdraget ska delredovisas under 2012 och slutredovisas i april 2013. Vad är en samlastningscentral? Eller, mer riktigt, en samordnad varudistribution. Konceptet är i teorin mycket enkelt, alla varor från kommunens leverantörer till en plats, sedan gemensam distribution till de olika verksamheterna för att öka service och effektivitet i alla led. I praktiken är det mera komplext då så många olika beställare är involverade. Uppdragets utförande En mindre arbetsgrupp bestående av personal från upphandling, förråd och ekonomifunktioner har arbetat med uppdraget. Studiebesök har gjorts på Växjö och Värnamo kommun. Förutsättningar Vid ekonomiska beräkningar har Växjö kommuns priser för sin samdistribution använts. Grovt kan man dela in kommunens levererade varugrupper enligt: - Livsmedel, med krav på obruten kyl- och fryskedja - Kontors-, skol- och förbrukningsmaterial - IT, möbler och andra sällansköpvaror Vi har i första hand granskat och beräknat effekterna för livsmedelsidan, som i andra kommuner har visat sig ge bäst effekter. Delområden 1. Minskad miljöbelastning 2. Kostnadseffekter 3. Lokalproducerat 4. Högre servicegrad 5. Trafiksäkerhet 6. Elektronisk handel
10 (18) Resultat 1. Minskad miljöbelastning Under 2010 genomförde tre studenter från Linnéuniversitetet en studie med avseende på miljöeffekterna vid införande en samdistribution av livsmedel. Rapporten visar en dryg halvering av CO2 från dagens nivå. Rapporten i sin helhet bifogas. Kommuner som redan infört samdistribution visar en reduktion av körda kilometer med 40 % till 80 %. 2. Kostnadseffekter Istället för att leverera till 80 olika kök i kommunen levereras varorna till ett leveransställe vilket ger en kostnadsreduktion. Kostnadsreduktionen ligger mellan 2 10 % beroende på leverantörstyp. Effekten blir mindre för större leverantörer typ Martin-Servera som i vilket fall kör i stort samma rutt som tidigare för leveranser till resturanger, kiosker och mindre affärer. Mindre leverantör som Potatisförädling har inte samma kundkrets utan är mera inriktad på kommunala verksamheter och ger då en högre besparingspotential. De fyra stora livsmedelsleverantörerna: Martin-Servera. ARLA, Charkett och Potatisförädling gör i nuläget 320 stopp per vecka. Vid samdistribution kommer antalet stopp att reduceras till ca 100 per vecka. Totala årsvolymen är ca 2 000 ton. I kalkylen räknas med en kostnad på 65 öre/kg och 100 kr/stopp. Ger en kostnad på ca 1,8 Mkr/år. Kostnadsreduktion pga. färre stopp ca 1,5 Mkr/år. Ingen hänsyn är tagen till besparingar vad ruttoptimering och vad färre körda kilometer kan ge. Inte heller till ökad fyllnadsgrad på fordon. En svårberäknad besparing är att en högre servicegrad frigör personella resurser. 3. Lokalproducerat En drivkraft vid start av samdistribution är att skapa förutsättningar för lokala producenter att lämna anbud vid upphandlingar. Vid upphandling enligt LOU kan inte krav på närproducerat eller lokalt förankrat ställas. Detta strider mot proportionalitetsprincipen. Lokala leverantörer kan redan idag lämna anbud på livsmedel, men då är kravet att leverantören skall kunna leverera till 80 kök varje vecka. För många mindre lokala leverantörer är detta i stort sett omöjligt. Med ett leveransställe skapas bättre förutsättningar för de mindre leverantörerna. Vid upphandling ges det möjlighet att dela upp upphandlingen i mindre områden ex ägg, potatis, morötter, lök var för sig. I och med införandet av e-portal kommer också kommunen att kunna serva mindre leverantörer med en webbsida för elektronisk fakturering. Vid en uppdelning av upphandlingen kommer fler aktörer beredas tillfälle att lämna anbud och i och med detta en ökad pris- och kvalitetskonkurrens. 4. Högre servicegrad Servicegraden mot godsmottagarna kommer att öka betydligt genom: - Fasta leveransdagar - Färre fordon att lossa - Ruttoptimering ger punktlighet - Enklare planera personalens scheman Sammantaget frigör detta tid för berörd personal.
11 (18) 5. Trafiksäkerhet Antalet tunga transporter minskar på gator och vägar. Färre fordonsrörelser på skolgårdar och runt daghem minskar olycksrisken bland barn. 6. Elektronisk handel Upphandling av e-handelsportal ligger ute för anbud. E-portalen är en del i ett effektivt varuflöde. Alla beställningar sker mot den webbaserade e-portalen och enbart upphandlade och godkända leverantörer kan nyttjas. Pris- och kvantitetskontroll sker med automatik. Är beställningen rätt utförd kommer fakturorna elektroniskt och behöver ej hanteras manuellt. Handlingsplan 1. Projektledare Projektledaren, som bör ha kompetens inom logistikområdet för att i samråd med berörda förvaltningar kunna ta fram en kravspecifikation för upphandlingen. Projektledaren ska samtidigt kunna driva det förändringsarbete som blir nödvändigt för ett bra resultat. 2. Kravspecifikation Varje mottagningsställe måste dokumenteras med avseende på framkomlighet, hinder, avlastningsmöjligheter. Kontakter med berörd personal med avseende på önskemål om tidtabell. Fastställa ruttoptimering och tidtabell. Utreda föroch nackdelar med kommunägd lagerlokal 3. Upphandling av entreprenör Upphandling görs i samverkan med upphandlingsenheten. 4. Införande Starten sker lämpligen med livsmedel eftersom det är en stor varugrupp med begränsat antal leverantörer och begränsat antal mottagningsställen. Först när denna del fungerar enligt förväntan läggs förbruknings-, skol- och kontorsmaterial in Preliminär tidplan Månader efter beslut Mån 1-3 Anställning projektledare (externt eller internt ) Mån 4-9 Inventering mottagningsställen, framtagande av kravspecifikation Mån 9 Upphandlingsunderlag och kostnadsbedömning klar Mån 9 om införande av samlastningscentral Mån 10-12 Upphandling Mån 13-15 Uppstartsfas Mån 16- Driftklart Möjligheter En extern entreprenör kan även leverera varor till privata näringsidkare och ytterligare minska miljöbelastningen. Detta måste dock ske under iakttagande av den leveranstabell som gäller för kommunen. Våra livsmedelsupphandlingar omfattar inte enbart Kalmar kommun utan även Borgholms, Emmaboda, Mörbylånga, Nybro och Torsås kommun samt Kalmarsunds Gymnasieförbund.
12 (18) Skall dessa omfattas av Samlastningscentralen måste politiskt beslut tas i respektive kommun/förbund. Kostnader Kostnad för projektledare under 18 månader: 900 000 kr. Servicenämnden är positiv till införandet av en samlastningscentral och önskar fortsätta projektet under förutsättning att vi får medel. En avstämning av uppdraget ska göras senast april 2013. 129 Upphandling - färskt kött Dnr Upphandlingen av färskt kött innefattar kött och fläsk, ekologiskt kött och charkprodukter. Avtaltiden är två år med möjlig förlängning ett plus ett år. Ett anbud har inkommit från Charkett AB i Karlskrona. Det är 100% svenskt kött. Servicenämnden beslutar att serviceförvaltningen får i uppdrag att slutföra upphandlingen och skriva avtal med Charkett AB för perioden 2013-01-01 2014-12-31. 130 Larmcentral Kalmar kommun Dnr SFN 2012/0227 Serviceförvaltningens skrivelse 2012-09-17. Bilaga 58/2012 Servicenämnden beslutade 2012-04-25 ( 49) att Brandkåren före beslut om larmcentral i nya brandstationens ledningscentral skulle efterhöra intresset för en anslutning till larmcentralen av dels kommunens egna förvaltningar och bolag samt intresset hos våra grannkommuner. Brandkåren har gjort undersökningar i form av dels informationsmöten och dels enkäter. Efter detta kan konstateras att inom Kalmar kommuns förvaltningar och bolag är intresset stort eller till och med i vissa fall, mycket stort. Emellertid finns inte intresset för en total anslutning hos våra
13 (18) grannkommuner. Däremot uttrycker en del att när larmcentralen väl är i gång kan man vara intresserad av att köpa diverse tjänster. Brandkåren ser detta som en synnerligen märklig inställning från våra grannkommuner eftersom man gemensamt skulle ha stora möjligheter att bygga upp såväl en effektiv bakre ledning som en stabsverksamhet dygnet runt för allehanda kommunala brukare. Härutöver skulle man få en effektiv alarmeringstjänst ledd av brandbefäl. En utveckling av gemensam alarmerings-, stabs- och ledningstjänst inom området Skydd och säkerhet kan man se på många håll i landet i syfte att effektivisera verksamheten och hålla kostnadsutvecklingen på en rimlig nivå. Självklart är det inget som hindrar att Kalmar kommun inrättar en larmcentral med stab för egen del, vilket kommer att medföra en både effektiv och säker alarmerings- och stabstjänst för kommunens verksamheter samt för krisledningsnämndens operativa del. Detta medför också ett rationellt utnyttjande av befintlig kompetens och teknik samt en kostnadseffektiv hantering i egen regi. Nämnas kan att SOS-Alarm nyligen har beslutat om nedläggning av, för närvarande, tre larmcentraler i landet samt att upphöra med mottagning av trygghetslarm. Mot bakgrund av att den ledningscentral som byggs på nya brandstationen innehåller i princip all teknisk och säkerhetsmässig utrustning som erfordras, så ser Brandkåren det som naturligt att planera för att också inrätta en dygnetruntöppen larmcentral för Kalmar kommuns (inkl. bolagen) behov. Tillkommande kostnader för en ledningscentral är terminalkostnad samt larmoperatörskostnad. Med nuvarande tidplan belastar dessa kostnader först under år 2015(med en larmcentralsstart hösten 2015). Det innebär att det slutliga beslutet om bemanning och övriga merkostnader inte behöver fattas förrän under hösten 2014. I övrigt ingår projektet i byggandet av ny brandstation. Överläggning Birger Jägtoft (M) föreslår ett tillägg till beslutsförslagets andra stycke, att lyda: - att Brandkåren återkommer senast den 1 september 2013 med redovisning av personell bemanning och kostnader samt träffar avsiktsförklaring med kommunens förvaltningar och bolag som ämnar utnyttja larmcentralens tjänster. Efter att överläggningen avslutats finner ordföranden att nämnden bifaller förvaltningens förslag med Birger Jägtofts (M) tillägg. Servicenämnden beslutar: - att Brandkåren får i uppdrag att inom projektet ny brandstation fortsätta planeringen för att inrätta en dygnetruntöppen larmcentral från och med hösten 2015. - att Brandkåren återkommer senast den 1 september 2013 med redovisning av personell bemanning och kostnader samt träffar avsiktsförklaring med kommunens förvaltningar och bolag som ämnar utnyttja larmcentralens tjänster.
14 (18) 131 Remiss - Organisationsförändring kommunledningskontoret Dnr SFN 2012/0645 Serviceförvaltningens skrivelse 2012-09-17 inkl bilagor. Bilaga 59/2012 Johan Assarsson har i sitt förslag till ny organisation för kommunledningskontoret för Kalmar kommun daterad den 23 augusti 2012 behandlat följande frågeställningar: - Ska verksamhet som idag finns på kontoret flyttas. D.v.s. ska kommunstyrelsens ansvarsområden förändras? - Behovet av en stab, dess uppgifter och bemanning - Antal enheter, dess uppgifter och bemanning - Kommunchefens roll - Behovet av en biträdande kommunchef och dess roll - Ledningsgruppens uppgifter och bemanning - Kommunens organisation för frivilligarbetet Utifrån Johan Assarssons rapport och överväganden föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott att följande förändringar ska genomföras från och med den 1 januari 2013 avseende servicenämnden. IT-enheten överförs från kommunstyrelsen till nämnden Det nya kontaktcentret ska tillhöra servicenämnden Delar av utvecklingsenhetens arbete inom området ekologisk hållbarhet överförs till nämnden De strategiska upphandlingsfrågorna och beslutanderätten på upphandlingsområdet överförs från servicenämnden till kommunstyrelsen och kanslienheten Synpunkter Förslagen är utmanande men samtidigt mycket positiva för servicenämndens möjligheter att fortsätta arbetet mot det serviceförvaltningskoncept som Johan Assarsson beskriver i sin rapport. Inom fyra områden vill nämnden lämna synpunkter på inriktning/förändring: 1. Ökade resurser för ledning och administrativt stöd Den utökning av nämndens verksamhetsansvar som förslaget innebär leder till ökade behov av resurser för ledning och administration inom bl.a. ekonomi och personal. Johan Assarsson beskriver i sin rapport att Denna utveckling är bra men ledningsuppdraget för en sådan verksamhet där nya verksamheter tillkommer och ett ständigt effektiviseringsarbete pågår är en stor utmaning. Vilket innebär att bl. a administrativa tjänster/administrativ service behöver tillskapas.
15 (18) Bedömningen är att nämnden inte har möjlighet att åta sig de nya verksamheterna om inte det samtidigt beslutas om att resurser från kommunledningskontoret förs över för ledning och administration till nämnden. 2. Resurser från utvecklingsenheten inom området ekologisk hållbarhet Nämnden är redan idag inblandad och delaktig i flera av de projekt som utvecklingsenheten driver inom området ekologisk hållbarhet. Förslaget innebär att beslutsprocess och samverkan i själva utförandet av mål och uppdrag förkortas avsevärt. Förslaget innebär även att förutsättningarna förbättras för att återföra och implementera resultat av utvecklingsprojekten i den dagliga drift- och underhållsverksamheten. Med hänvisning till nämndens ekonomiska situation så kan nämnden, trots alla fördelar, inte överta resurser som inte är finansierade i en medföljande driftsbudget. 3. Kommunledningskontorets enhet för arbetsmarknad I förslaget får kommunstyrelsen i uppdrag att i samverkan med socialnämnden belysa gränsdragningsfrågorna mellan socialnämnden och kommunledningskontorets enhet för näringsliv och arbetsmarknad. Det är mycket viktigt att Servicenämnden också ges möjlighet att delta i detta arbete. Av servicenämndens produktion i gator och parker utförs ca 40 % av de produktiva timmarna av resurser från kommunens arbetsmarknadsinsatser. Eventuella förändringar eller ändrad inriktningen för kommunens arbetsmarknadspolitik påverkar således servicenämndens förutsättningar att utföra sitt uppdrag. En ändrad inriktning kommer att få en stor negativ påverkan på drift och underhåll av vägar, parker och friluftsanläggningar. 4. Planprocessen I samverkan med samhällsbyggnadskontoret ges i förslaget kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översyn av hela planprocessen. Det är mycket viktigt att Servicenämnden också ges möjlighet att delta i detta arbete. Vid organisationsförändringen den 1 januari 2010 fick inte serviceförvaltningen några resurser från tidigare gatu- och parkkontoret för projektledning av infrastrukturprojekt och inte heller någon landskapsarkitektkompetens.
16 (18) Här är det viktigt att vi har en samsyn kring var resurserna gör mest nytta, så att hela flödet hänger ihop när det gäller projektstyrning och att processerna blir effektiva både när det gäller resurser och kostnader. En översyn av planprocessen bör resultera i att samhällsbyggnadskontorets behov av bygg- och landskapsarkitektkompetens för att genomföra planarbete säkras samtidigt som serviceförvaltningens behov av motsvarande kompetens säkras för att genomföra investerings-, drift- och underhållsuppdraget Överläggning Paragrafen justeras omedelbart. Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sitt remissvar på förslaget till ny organisation för kommunledningskontoret. Protokollsanteckning Inlämnad av Patricia Vildanfors (MP): Miljöpartiet instämmer till fullo i servicenämndens skrivelse att utökade resurser är ett krav om nämnda verksamheter ska överföras till serviceförvaltningen. Miljöpartiet vill också påtala risken med en ständigt växande förvaltning och utökade ansvarsområden för nämnden. För att kunna ha en fungerande och optimal styrning och ledning över verksamheten får inte nämndens åtaganden bli alltför stora och breda. Miljöpartiet vill också påpeka det faktum att en stor del av personresurserna som drivit kommunens miljöarbete förs över till serviceförvaltningen. Det är ett positivt tillskott för vår förvaltning, men de mister en del av möjligheten att driva ett kommunövergripande arbete. Vi ser angeläget på att serviceförvaltningen fortsatt skapar möjligheter för dessa resurser att, tillsammans med kommunens miljöstrateg, driva miljöarbetet kommunövergripande. 132 Sammanträdesdagar Servicenämnden 2013 Dnr SFN 2012/0643 Förvaltningens skrivelse 2012-09-17. Bilaga 60/2012 Förvaltningen föreslår nedanstående sammanträdesdagar för servicenämnden och dess presidie för 2013.
17 (18) Nämndsmöte Presidiemöte Onsdagar kl 08.15 Sammanträdeslokal Onsdagar kl 08.15 Sammanträdeslokal 30 januari Magistern 16 januari Borgmästarrummet 27 februari 13 februari 27 mars 13 mars 24 april 10 april 29 maj 15 maj 19 juni 5 juni 28 augusti 14 augusti 25 september 11 september 30 oktober 16 oktober 27 november 13 november 18 december 4 december Servicenämnden beslutar att anta ovanstående tidplan för servicenämndens nämndsmöten och presidiemöten 2013. 133 Anmälningsärenden Dnr Trafik- och tillståndsärenden Tillfälliga lokala trafikföreskrifter D188-D206 Upplåtelse allmän platsmark E231-E249 Nyttoparkeringskort K133-K134 Personalärenden Anställningsbeslut A17-A22 Reseräkningar/traktamenten Servicenämnden lägger informationen till handlingarna. 134 Kännedomsärenden Dnr Presidieprotokoll 2012-09-12
18 (18) Tillsynsärenden under augusti månad 2012 - Tillsyn enligt 5 kapitlet 1 och 2 i lag (2003:778) om skydd mot olyckor - Tillsyn enligt 5 kapitlet 1 och 2 i lag (2003:778) om skydd mot olyckor samt 21 i lag om brandfarliga och explosiva varor. - Tillstånd enligt 16 i lag om brandfarliga och explosiva varor. Överklagande av föreläggande vid brandskyddskontroll på fastigheten Rinkaby 10:31 i Kalmar kommun. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.