Nationellt Fackspråk i kommunal verksamhet Ewa Jerilgård

Nationellt Fackspråk i kommunal verksamhet Ewa Jerilgård 2012-12-19

IT-FORUM 2 (13) Innehåll Förord Syfte med projektet är att förbereda kommunerna för ett införande av ett nationellt fackspråk. I ett regionalt samarbete ska IT-Forum bidra till kunskapsspridning, informationsinhämtning, förberedelser och genomförande för respektive kommun i samklang med Socialstyrelsens arbete som påbörjats inom äldreomsorgens område och då för både socialtjänstens myndighetsutövning samt hälso- och sjukvårdens område.

IT-FORUM 3 (13) Innehåll Innehållsförteckning Förord... 2 Innehållsförteckning... 3 Inledning... 4 Socialstyrelsens uppdrag... 4 Nationellt fackspråk... 4 ICF och KVÅ för hälso- och sjukvård... 5 Erfarenheter från ett införande i Gotlands kommun... 5 ICF för Socialtjänst - Äldres hälsa... 6 Erfarenheter från pilotkommuner... 6 ICF idag i Stockholms län... 8 Konsekvenser av ett införande av ICF... 9 Socialtjänst (avser äldreomsorgens myndighetsutövning)... 9 Hälso- och sjukvård... 9 IT-forums arbete inom området 2012... 10 Vad händer 2013... 10 Förslag till fortsatt arbete... 11

IT-FORUM 4 (13) Inledning Socialstyrelsens uppdrag Socialstyrelsen fick 2007 ett regeringsuppdrag att ta ett övergripande nationellt och strategiskt ansvar för att individbaserad patient- och brukarinformation skulle göras mer entydig, uppföljningsbar och tillgänglig i enlighet med de mål och principer som slogs fast i regeringens skrivelse Nationell IT-strategi för vård och omsorg (2006) Socialstyrelsen har därför bedrivit projekten Nationell informationsstruktur 2007-2009 och Nationellt fackspråk för vård och omsorg 2007-2011 med målsättningen att ge förutsättningar för en ändamålsenligt och strukturerad vård- och omsorgsdokumentation (1). Sedan 2008 har Socialstyrelsen även haft regeringens uppdrag att utveckla en modell för att beskriva behov och insatser inom äldreomsorgen. Modellen beskrivs närmare i kapitel 3 (2). Nationellt fackspråk Det nationella fackspråket består av gemensamma begrepp och termer inom hälso- och sjukvården och socialtjänsten. Det behövs för att invånarna har olika kontakter med vård och omsorg, över organisatoriska gränser, över tid. Det är därför viktigt att information följer individen, annars uppstår problem i övergångar mellan olika verksamheter information som dokumenteras i en del av processen måste kunna användas i en annan del av processen information måste vara entydig, tolkas lika och gå att jämföra, oavsett var i processen den dokumenterats aktiviteter/insatser och resultat måste kunna följas upp Inom ramen för strategin Nationell ehälsa har Socialstyrelsen lagt grunden till ett nationellt fackspråk för vård och omsorg. Det består av: termbanken klassifikationer kodverk samt det internationella begreppssystemet Snomed CT. ICF är en klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa. Det finns två ICF, ett för vuxna och ett ICF för barn och unga. ICF är framtaget i samarbete mellan 67 länder inom WHO. KVÅ (klassificering av vårdåtgärder) är ett kodverk som kan användas parallellt med ICF, för att kunna ange åtgärder kopplade till ICF.

IT-FORUM 5 (13) ICF och KVÅ för hälso- och sjukvård I Sverige har ICF har under ett antal år använts av legitimerad personal, som ett grund för tvärprofessionell dokumentation, men i ganska begränsad omfattning. Socialstyrelsen har ett pågående arbete där ett stort antal kommuner har deltagit (arbetsterapeuter, sjukgymnaster och sjuksköterskor), med syfte att ta fram ett urval av ICF och därtill kopplade KVÅ, som stöd för lokalt strukturerad dokumentation. Förslaget har granskats av Svensk sjuksköterskeförening Sektionen för omvårdnads-informatik, Riksföreningen för sjuksköterskan inom äldrevård, Riksföreningen för Medicinskt ansvariga sjuksköterskor och Vårdförbundet och de säger i sitt svar till Socialstyrelsen att de är i grunden positiva till och ser behovet och nyttan av tvärdisciplinär dokumentation inom hälso- och sjukvården men att det finns problem med förslaget bl.a. då sökordstruktur och termer inte är tillräckligt anpassade för omvårdnad och att benämning av termer och struktur inte underlättar för patienterna att läsa sin egen journal. Arbetet beräknas bli klart under 2013. Erfarenheter från ett införande i Gotlands kommun Gotlands kommun tog ett beslut om att införa ICF och KVÅ under första halvåret 2011. All HSL personal informerades och en projektledare anställdes. Under senhösten 2011 skapade referensgrupper med sjuksköterskor, sjukgymnaster och arbetsterapeuter. HSL-personalen fick en grundutbildning i ICF vid årsskiftet 20111/2012 och efter årsskiftet startade skapandet av ett gemensamt ICF-träd i det nya verksamhetssystemet (Treserva) som skulle införas. ICF används i HSL-processen under aktiviteterna Beslut, Bedömning och Vårdplan. I andra delar av processen använder sjuksköterskorna klassificeringen NANDA för att kunna hantera omvårdnadsdiagnoser (som saknas i ICF). Idag används systemet av hela kommunen men man har ännu inte börjat använda det inom hemsjukvården, den delen av organisationen har inte heller deltagit i framtagandet av det ICF-sökordträd som nu används. Hur väl det nuvarande trädet passar den delen av organisationen återstår att se. En av erfarenheterna från Gotland är att det tar längre tid att dokumentera nu. Det är det första tillfället som tar längre tid men när patienten kommer tillbaka blir det lättare att hitta och då går den dokumentationen snabbare, Samma effekt fås när nästa person ska dokumentera vid samma vårdtillfälle. Positiva erfarenheter från arbetet är att det blir väldigt tydliga beslut, att det nu finns en röd tråd i HSL-processen och att införandet skedde i samband med byte av datasystem.

IT-FORUM 6 (13) Negativa erfarenheter är att det är svårt att ändra på tänkandet i en organisation, att det är tungt med tre klassifikationer (ICF, KVÅ och NADA), att det är väldigt mycket arbete med ett systembyte och att ständiga organisationsförändringar är svåra att hantera när system ska sättas upp. ICF för Socialtjänst - Äldres hälsa För socialtjänst är strukturerad dokumentation och användandet av ICF något nytt. Men sedan 2008 har Socialstyrelsen haft regeringens uppdrag att utveckla en modell för att beskriva behov och insatser inom äldreomsorgen. Resultatet är en modell som stöder ett systematiskt arbetssätt och strukturerad dokumentation med nationellt fackspråk. Modellen utgår från ett behovsorienterat arbetssätt och prövas för närvarande i tre kommuner: Östersunds kommun Systemleverantör Tieto Vårgårda kommun Systemleverantör Pulsen Motala Systemleverantör ILAB Resultatet från försöksverksamheten kommer bland annat att ge svar på hur de olika stegen i det systematiska arbetssättet fungerar i praktisk tillämpning och med lokala IT-system. Resultatet kommer även att ge underlag till färdigställande av den version av modell som landsomfattande introduceras 2013 och för utveckling av olika stöd till införande och användning av modellen. Under våren 2013 erbjuder Socialstyrelsen en kostnadsfri tvåstegsutbildning i modellen Äldres behov i centrum. Utbildningen riktar sig till å ena sidan blivande lokala processledare och å andra sidan en chef eller kvalitetsutvecklare på central nivå i kommunens äldreomsorg. Det pågår även ett utvecklingsarbete hos Socialstyrelsen för att ta fram åtgärdskoder för socialtjänst, motsvarande hälso- och sjukvårdens KVÅkoder. Erfarenheter från pilotkommuner Motala (IT-stöd Viva) Hade gjort ett stort förarbete innan de blev pilotkommun. Under åren 2008 2009 startade arbetet med intentionen att få en kommungemensam terminologi. Det Innefattar processkartläggning, nulägesoch behovsanalys samt termer och begrepp. Arbetet täckte fyra grupperingar: barn och ungdom, äldre och funktionshinder (inkl. HSL), vuxen samt ledning. Ungefär 1500 timmar lades ner på arbetet. En projektgrupp som skapades (2 IT-samordnare och 3 verksamhetsföreträdare), samma projektgrupp har levt kvar under samtliga faser i arbetet. Mellan 2009 och 2010 gjordes kravställning, förfrågningsunderlag samt en utvärdering av bud. När det gällde NF så förstod man av ICF skulle ha en betydelse framöver men det enda krav som fanns med i upphandlingen var ett skallkrav på att Systemet skall medge sökord *

IT-FORUM 7 (13) huvudsökord och undersökord * enligt ICF-standard och i samtliga dess nivåer". Det var projektgruppen som genomförde upphandlingsarbetet och de uppskattar att arbetet krävde ca 600 timmar. Uppsättning av systemet påbörjades 2011 och pågår i viss utsträckning fortfarande, då uppsättning löper parallellt med införande. När Motala involverades i Socialstyrelsens projekt (startade 201105) så påverkades uppsättningen radikalt då leverantören i samband med det utvecklade framförallt myndighetshanteringen i systemet, vilken levererades i oktober 2011. Arbetet med uppsättningen (äldre och LSS) gjordes i form av 13 olika arbetsgrupper. I arbetsgrupperna så arbetade man med checklistor som i sin tur styrde systeminställningarnas uppsättning, arbetsgrupperna fungerade också som referensgrupper allt efter systemet tog sin form. Under sommaren och hösten ägnades mycket tid åt information och utbildning för ledning, handläggare och utförare, men det var först när personalen kunde börja arbeta i systemet som polletterna trillade ner. Tidsåtgång för den här delen av projektet är att projektgruppen lagt ner ca 3 500 timmar (mycket tid har lagt på systeminställningar, avstämningar med leverantör av utvecklingar, eget lärande mm). Övriga medarbetares samlade tid (arbetsgrupper, träffar med Socialstyrelsen mm) uppskattas till ca 400 timmar. Under 2012 har sedan resterande del av förvaltningens verksamheter satts upp, vilket tillsammans med utbildningen inneburit att vi under 2012 haft i princip 4 personal (projektgruppen) som jobbat så gott som heltid med systemet. Först ut att införa var myndighet Äldre och LSS, sedan del efter del av organisationen. Nu återstår (dec 2012) hemtjänsten och en extern utförare. Utbildningsmässigt så har legitimerad personal och myndighetspersonal fått 16 timmar, övrig utförande personal 8 timmar. Mycket av utbildningen har rört metodik och ICF, men detta har vävts in i systemets funktionalitet. För myndighetspersonal så har hjälp getts på arbetsplats ca 2-3 dagar/vecka under den första månaden. För utförande personal har ett antal superanvändare" på varje arbetsplats utbildats. Utbildningen har till allra största del hållits av medlemmarna i projektgruppen. Trots ett effektivt upplägg av utbildning så har det i princip varit utbildning varje dag sedan breddinförandet startade. Slutsatser: När ledningen fattade beslut om att ingå i projektet och kommunen valde att använda metodiken fullt ut i skarp drift så var det nog ingen som förstod vad det medförde. Målsättningen initialt var den ärvda från förförarbetet dvs. att ha gemensamma begrepp och termer inom förvaltningen. Varefter arbetet fortskred så ökade insikten och de såg stort mervärde i den strukturerade dokumentationen. Idag är det så att vid uppföljning av gamla beslut görs i princip gör en nystart med projektmodellen som grund.

IT-FORUM 8 (13) Det är främst utförarpersonal har anammat metodiken, på myndighetssidan så har det tagit längre tid. Modellen är i de flesta verksamheter tvingande, men bl.a. i verksamhet för missbruk, barn- och ungdom så har det inte fungerat helt att få ihop ICF med andra modeller(asi, ADAD, BBIC m.fl.) och här finns fortfarande en viss öppenhet. Östersund (IT-stöd Procapita) Har idag avslutat piloten och de använder för närvarande inte modellen, vilket beror på att systemstödet inte uppfyllde användarnas krav på ett stödjande verksamhetssystem. En positiv effekt av piloten har varit att de börjat tänka nytt sätt, varför ett framtida införande troligen kommer att bli enklare, då organisationen har redan bytt tankesätt Östersund anser det svårt som ensam (medelstor) kommun att ställa krav på leverantören. Eventuellt kommer ett nytt systemstöd att införas och då kan det bli aktuellt att vid upphandlingen ställa krav på att det nya IT-stödet ska kunna hantera Nationellt Fackspråk/ICF. ICF idag i Stockholms län Under våren genomförde IT-forum en enkätundersökning i länet för att se om, var och i vilken omfattning Nationellt fackspråk redan börjat införas. Undersökningen visade att ett fåtal kommuner redan infört ICF, främst inom HSL-området, några andra börjat planera för ett införande. Enkätsvaren visade på en större optimism om införande än vad som sedan har blivit verklighet. Ett flertal kommuner som trott att de skulle starta ett införande under 2012-2013 har ännu inte påbörjat arbetet. De kommuner som redan infört ICF har delat med sig av material som t.ex. mallar och instruktioner vilka finns tillgängliga på IT-forums hemsida. HSL Ett fåtal kommuner har infört ICF inom hälso- och sjukvård och de har gjort det i samband med ett införande av ett nytt verksamhetssystem (antingen systembyte eller övergång från pappersbaserad journalföring till elektronisk journalföring). När ett nytt system införs upplevs det som betydligt enklare att starta förändringsarbeten som kombinerar nya arbetssätt med ett bra systemstöd. SoL Även här säger sig ett fåtal kommuner ha infört ICF inom Socialtjänst och några förbereder för ett införande. En kommun som delvis infört ICF har gjort det i sitt befintliga system, men införandet avser enbart att genomförandeplaner beskrivs med ICF-termer. Det var enligt den kommunen förhållandevis enkelt att göra förändringen då systemstödet de använder har en mall för planer (Procapita).

IT-FORUM 9 (13) Konsekvenser av ett införande av ICF Socialtjänst (avser äldreomsorgens myndighetsutövning) Konsekvensanalys Nätverket för SoL arbetade ett möte med att ta fram de konsekvenser de såg vid ett införande av ICF inom Socialtjänsten. En sammanfattning visar att gruppen såg både positiva och negativa konsekvenser: Positiva effekter: Rättssäkerheten ökar (mer lika bedömningar), det dagliga arbetet underlättas då det bl.a. blir lättare att göra genomförandeplaner och att kommunicera med både den äldre och med utförare, det blir enklare att ta ut statistik och att följa upp mål oh det kommer att stärka biståndshandläggarnas kompetens. Negativa effekter: Oro för att alla organisationer gör sina egna anpassningar och då finns inget Nationellt fackspråk längre, risk att fackspråket inte räcker till - att inte allas behov kan beskrivas i ett fackspråk, att inte utbildning synkroniseras, i tid, med utveckling av systemstöd och en oro för att ITsystemen inte ger verksamheten det stöd som krävs Analysen finns i sin helhet i bilaga 1. Kritiska FramgångsFaktorer Nätverket arbetade därefter vidare med frågan: Vad måste göras för att ta bort/minska de negativa aspekterna?. Nedanstående punkter är de åtgärder som nätverket ansåg vara viktigast: Det måste bli krav (från Socialstyrelsen) att det är likadant överallt, åtminstone en miniminivå Strukturen måste förankras i den egna organisationen, det går inte att göra efter eget huvud Biståndsbedömarna och utförarna måste tillsammans påbörja arbetet med den gemensamma processen Utbildning och information måste ske i alla led i organisationen Tid för planering, förändring och utveckling måste avsättas Kunder och utförare måste få information på ett begripligt språk Nyttan av ICF måste beskrivas med fokus på brukaren Samordnad mellan kommuner med samma systemstöd, både för kravställning och för erfarenheter Hälso- och sjukvård Konsekvensanalys Även nätverket för HSL arbetade ett möte med att ta fram de konsekvenser de såg vid ett införande av ICF inom kommunernas hälsooch sjukvård. En sammanfattning visar att gruppen såg både positiva och negativa konsekvenser: Positiva effekter:

IT-FORUM 10 (13) En ökad patientsäkerhet, stärker den enskildes självbestämmande, bjuder in till att arbeta preventivt och det blir enklare att leverera statistik. Negativa effekter: Det är svårt att beräkna kostnader då det är många faktorer att ta hänsyn till (tagna beslut, personalresurser, tid och systemförändringar), ICF och KVÅ täcker idag inte alla yrkesgruppers behov, är ICF den klassifikation som kommer att gälla i morgon - ICF är bara en del av det Nationella fackspråket, teknik (systemstöd) som inte fungerar Kritiska framgångsfaktorer Genom att granska de negativa konsekvenserna anser jag (författaren) att följande åtgärder krävs för att ta bort eller minska de negativa effekterna: Det behov av klassifikation som Sjuksköterskornas har och som inte tillgodoses med ICF/KVÅ måste hanteras Utbildning och information måste ske i alla led i organisationen Tid för planering, förändring och utveckling måste avsättas Det måste finnas ett fungerande IT-stöd som stödjer verksamhetens behov IT-forums arbete inom området 2012 Under hösten 2012 har IT-forum arbetat med att försöka öka kunskapen kring Nationellt Fackspråk och försöka underlätta kommunernas förarbete. Tre nätverksgruppsmöten hållits för område SoL resp. HSL. Inbjudan har gällt högst två personer per kommun och deltagarna har varit bl.a. MAS:ar, systemförvaltare, enhetschefer och biståndsbedömare. På mötena har deltagarna fått information från Socialstyrelsens olika uppdrag, inbjudna gäster har beskrivit sina erfarenheter av införande av ICF och deltagarna har även gjort konsekvensanalyser av vad ett införande av ICF kan medföra. Sist men inte minst viktig är att deltagarna fått träffas och ha en dialog, höra hur andra har det och få en förståelse för vad ICF är. Vad händer 2013 2013 kommer arbetet med Nationellt Fackspråk att få en annan utformning. Inom området SoL måste kommunerna ta ställning till om de vill utse processledare och delta i den utbildning som Socialstyrelsen erbjuder. Flera kommuner är även aktiva i kravställningsgrupper med sina leverantörer av IT-stöd. Deltagarna i Nätverket anser att det kommer att behövas ytterligare utbildning och samverkan mellan de som deltagit i Socialstyrelsens utbildning. Det är däremot oklart om hur det behovet ska tillgodoses, är det en fråga för FoU eller kommer Socialstyrelsen att lösa det. Nätverket kommer i maj att träffas för erfarenhetsutbyte. Nätverket för HSL hade, när det sista nätverksmötet hölls, ingen information om någon nationell plan eller rekommendation. Det betyder att utveckling inom HSL sker på lokalt plan. Deltagarna i

IT-FORUM 11 (13) nätverksgruppen lyfte därför fram ett behov av utbildningsinsatser som är svåra att tillgodose då det idag är stora svårigheter att hitta utbildare. Nätverket ville även få mer erfarenhetsutbyte, från kommuner som idag använder ICF men de vill även få möjlighet att genom scenariobeskrivningar få känna på hur ICF kan användas i praktiken. Efter nätverksgruppens arbete har det framkommit ny information som innebär att det även för HSL verksamhet kommer att bli ett nationellt samordnat uppdrag (se kursivering nedan). En överenskommelse mellan Socialdepartementet och SKL kommer att ge Socialstyrelsen fortsatt uppdrag att: - Utbilda i och stödja implementering av den modell för behovsinriktat arbetssätt och strukturerad dokumentation av äldres behov och insatser som testats under 2012. - Färdigställa en övergripande specialiserad informationsstruktur för socialtjänsten där äldreomsorgen ingår som en del. - Ta fram en preciserad verksamhetsbeskrivning och utveckla det nationella fackspråket även för kommunal hälso- och sjukvård, som ska användas som grund för att utveckla informationshantering och krav på informationssystem. Detta uppdrag finansieras med 12,4 miljoner kronor inom ramen överenskommelsen om sammanhållen vård och omsorg om de mest sjuka äldre. Förslag till fortsatt arbete Det finns tyvärr ingen statistik att tillgå som visar vilka arbetsinsatser som krävs och hur lång tid tar det att börja jobba med Nationellt Fackspråk. Vissa kommuner har redan startat upp arbetet inom någon del av sin verksamhet medan andra inte gjort det. Det innebär att det inte finns några generella tidsuppskattningar att ge utan svaret beror på. Checklista för fortsatt arbete 1. Få ett beslut inom kommunen att starta en kartläggning/förstudie som visar vad som behöver göras och vilken tidsåtgång det krävs. Andra saker som kan behöva belysas i en förstudie är Vad behöver vi göra innan vi startar projektet? Hur ska vi genomföra nationellt fackspråk? Hur ska vi hantera privata utförare? Finns påverkan på teknik/verksamhetssystem? Hur ska vi informera och förbereda organisation/intressenter? När kan vi påbörja införandet Hur ska vi genomföra utbildningen? Förstudien kan även ta fram en projektplan över införandet med innehåll och struktur enligt den metod/modell som kommunen använder. 2. Arbeta utifrån de fakta och material som idag finns och koppla ihop det med de egna förutsättningarna. De flesta kommuner har haft

IT-FORUM 12 (13) deltagare med i IT-forums nätverk och dessa personer bör ingå i arbetsgruppen för att säkerställa att befintlig kompetens tas tillvara. 3. Ta hänsyn till den kommande kommunaliseringen av Hemsjukvården det kommer då att ställas nya krav på verksamhetssystemen är det ett lämpligt tillfälle att börja använda Nationellt Fackspråk? 4. Samverka med landstinget SLL inför nu KVÅ inom geriatrik och primärvård, många av kommunens patienter har vårdkontakter där 5. Om man är på väg in i upphandling, komma ihåg att kravställa så att systemet kan hantera Nationellt fackspråk (ICF), kraven kan tas fram i samverkan med andra kommuner 6. Samverka med kommuner som har samma system om man ska kravställa sitt befintliga system. 7. Det är viktigt att följa utvecklingen av Socialstyrelsens arbete med urval av ICF och KVÅ åtgärder, sammanställning som i hög grad kommer att underlätta ett införande 8. För socialtjänsten är det viktigt att delta i Socialstyrelsens utbildningar under våren 2013, även om inte processledare formellt är utsedda. De första utbildningarna kommer att vara kostnadsfria, men det är osäkert om det kommer att vara det i längre fram.

IT-FORUM 13 (13) Referenser: Namn 1 Nationellt fackspråk för vård och omsorg - Slutrapport 2 Utbildningsmaterial ICF/ICF-CY 3 Att beskriva behov och insatser med nationellt fackspråk Länk http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2011/ 2011-3-29/sidor/default.aspx http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2011/ utbildningsmaterial-om-icf-icf-cy http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2011/ 2011-11-14