Case: Digitalt system stoppade avvikelserna nytt arbetssätt gav minskad stress hos personalen och ökad säkerhet hos vården

Transkript

1 Case: Digitalt system stoppade avvikelserna nytt arbetssätt gav minskad stress hos personalen och ökad säkerhet hos vården SAMMANFATTNING Det digitala signeringssystemet möjliggör att omvårdnadspersonal direkt kan dokumentera och registrera delegerade arbetsuppgifter. Systemet ger överblick, rapporterar vid avvikelser och säkerställer en tryggare vård. NYTTOEFFEKTER Nyttor för omsorgstagarna/patienterna: Säkerställd behandling, ökad patientsäkerhet Nyttor för verksamheten: Minskade risker, ökad information, förenklade arbetsuppgifter, minskad stress, bättre överblick Nyttor för samhället: Effektivare och säkrare omsorg VERKSAMHET Lerums kommun, Sektor Stöd och omsorg ANVÄNDARE Personal inom äldreomsorgen Vi fick mycket mer än vad vi förväntat oss. Personalen är positiva, de har fått ett system som de verkligen vill ha. Nu hoppas jag kunna införa systemet även inom hemsjukvården. Tekniken finns redan, med de här vinsterna måste man våga pröva - Karin Svenningsson, projektledare.

2 BEHOV & UTMANINGAR I en kommun genomförs dagligen ett flertal arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård som delegerats från en sjuksköterska eller en arbetsterapeut till en undersköterska eller omvårdnadspersonal. Det kan handla om läkemedelsgivning, såromläggning eller sjukgymnastik. Samtliga dessa delegerade arbetsuppgifter är enligt Patientdatalagen att likställa med arbetsuppgifter som utförs av legitimerad personal och måste dokumenteras. Dokumentationen, signerandet av utförda arbetsuppgifter, måste hanteras på ett säkert och effektivt sätt. Lerums kommun uppskattar att det på ett äldreboende med 50 platser utförs närmare signeringar per år och att den totala mängden signeringar i Sverige är kring ca 100 miljoner per år. Tidigare granskningar av pappersbaserade signeringslistor har visat på stora brister, såväl säkerhetsmässiga som effektivitetsmässiga. Listorna saknar koppling till t.ex. aktuella vårdplaner och kräver manuella och tidsödande arbetsuppgifter för att åtgärda upptäckta fel och brister. Tidigare, pappersbaserade, lösningar hade heller inga varningsfunktioner och krävde att enskild personal i en ofta tidspressad arbetssituation skulle upptäcka och åtgärda brister. Ett arbetssätt där det uppstod risker för patientsäkerheten. LÖSNING OCH FUNKTION Lerums kommun startade under februari 2014 ett pilotprojekt med Digitala signeringslistor på ett då nyöppnat äldreboende. Kommunen hade upptäckt lösningen på en äldremässa, insett att den löste de problem man tidigare uppmärksammat inom sin verksamhet och ville testa den i samband med att man startade en ny verksamhet. Det nya systemet, MCSS, är uppdelat i två delar. En del som omvårdnadspersonalen använder och som de får tillgång till via de mobila enheter som används för projektet och en del som legitimerad personal får tillgång till via dator. Ingen information lagras i de mobila enheterna eller datorerna, all information lagras i en datahall hos driftsleverantören. Som mobila enheter använde man initialt ipad 2 men bytte under projektets gång till ipad Mini. Personalen ansåg att de större enheterna var krångliga att ha med sig och föredrog de mindre som lätt kunde stoppas i fickan på arbetsplaggen. Från projektstart ville man främst använda systemet för att signera av sjuksköterska delegerad läkemedelsgivning. Man ville också använda systemet för att säkerställa att personalen hade rätt delegering för de arbetsuppgifter de utför och för att kontrollräkna narkotiska preparat. Löpande under projektet tillförde man sedan andra funktioner som listor med olika insatser från sjuksköterskor, rehabinsatser och olika påminnelsefunktioner. Idag finns systemet i funktion på tre närliggande boenden i kommunen och har övergått till att bli en del i den ordinarie verksamheten. Planeringsmässigt undersöker man möjligheterna att testa systemet inom den kommunala hemtjänsten och hemsjukvården.

3 Hemtjänstverksamheten har en stor del ordinerade och delegerade hälso- och sjukvårdsarbetsuppgifter där ett digitalt signeringssystem skulle kunna ge stora vinster, kanske till och med större än inom äldreboendeverksamheten. Man ser också möjligheter att testa det digitala systemet ihop med de mobila enheter, telefoner, som redan idag används för digitala lås inom hemtjänsten. FÖRDJUPNING I NYTTOEFFEKTER Samtliga huvudmål vid starten av projektet är uppfyllda. Personalen har fått ett lättläst och tydligt system för utförandet och signerandet av ordinerade/delegerade arbetsuppgifter. Den legitimerade personalen (sjuksköterskorna, arbetsterapeuterna och sjukgymnasterna) kan på ett enkelt sätt hantera och följa upp beslutade åtgärder. Systemet har också gett möjligheter att mäta och minska ledtiderna för upptäckande av avvikelser vid medicindelning. Förekomsten av bortglömd medicinering har i stort sett försvunnit. Även inom rehabiliteringsområdet kan man se en markant förbättring sedan systemet infördes. Fysioterapeut och arbetsterapeut kan snabbt se avvikelser och sätta in åtgärder. Rehabinsatser som tidigare haft en utförandegrad på ca 80% är nu uppe i närmare 100%. De ansvariga personerna inom omsorgen känner att de har fått ett verktyg där de kan få överblick och felrapportering i realtid. Omvårdnadspersonalen känner en utökad trygghet när de utför sina dagliga arbetsuppgifter. Den risk för stress hos personalen, främst på grund av sämre datorvana hos vissa användare och uppfattningen om teknikarbete i stället för omvårdnad, som man befarade innan projektstart har man inte sett. Personalen uppger snarare att det nya systemet minskar stressen i det dagliga arbetet. PROCESSEN Satsningen på Digitala signeringslistor genomfördes som ett pilotprojekt i samband med uppstarten av ett nytt äldreboende. Projektet leddes av en arbetsgrupp och en speciell projektledningsgrupp tillsammans med intern och extern projektledare. Under år 2014 jobbade man med detta. Februari: Planering och praktiska genomgångar Utbildning och installation av certifikat Inmatning av uppgifter kring personal och boende Upprättande av signeringslistor Test av trådlöst nätverk och mobila anslutningar Mars Maj: Komplettering och tillägg av signeringslistor Test av olika påminnelsefunktioner Komplettering med kommunens värdighetsgarantier

4 Juni: Enkätundersökning bland all omvårdnadspersonal Komplettering av signeringslistorna Riskanalys och andra kompletteringar inför semesterperiod Översyn av mobil åtkomst med bl.a. kompletteringar Augusti: Analys av enkätsvar Analys av avvikelseutredning samt åtgärder mot dessa Framtagande av nya rutiner September-Oktober: Mindre förändringar i systemet Test av ipad Mini Analys av ibeacons ( taggar ) November-December: Utbildningsinsatser Uppstart av systemet på ytterligare ett boende Teknikbyte till mindre mobila enheter Planering för uppstart på ett tredje boende Teknikplanering och investering med komplettering av mobilt bredband ORGANISATIONEN OCH POLITIKEN Projektet har genomförts och planerats i den egna förvaltningen med stöd av systemleverantören och till viss del av den kommunala IT-enheten. Initiativet till projektet kom från den egna verksamheten som uppmärksammat ett stort problem och sett en möjlig lösning. Reaktionerna från övriga delar av kommunen, den kommunala IT-organisationen och den politiska organisationen har varit övervägande positiva. När det gäller IT-enheten har vi tidigare mest skällt på varandra, genom det här projektet har vi börjat prata med varandra. Vi har lärt oss att vara tydliga med vad vi vill ha för funktioner, och IT-enheten med vad de ska leverera, säger den ansvarige projektledaren Karin Svenningsson. UPPFÖLJNING Den första uppföljningen av projektet gjordes mitt under pilotprojektet genom en enkätundersökning. I samband med projektets avslutande gjordes en sammanställning genom projektgruppen. Idag är systemet en del av den ordinarie verksamheten och uppföljs enligt kommunens ordinarie rutiner.

5 KOMMUNIKATION Projektet har haft en projektorganisation som kontinuerligt har lämnat information till ledningsgrupp, övriga inblandade verksamheter samt kommunledningen. Anhöriga och boende har fått information i samband med att de flyttade in på det nya boendet. Med tanke på det aktuella boendets demensinriktning har informationen fått anpassats efter detta. Inför projektets uppstart informerades och utbildades all personal. De har sedan fått vara delaktiga i utformningen av arbetssättet med det nya systemet. Externa intressenter har också informerats och ett flertal studiebesök har genomförts på det boende där projektet inleddes. LÄRDOMAR & TIPS 1. Viktigt att personalen känner att nya lösningar innebär förbättringar och att de inte känner att de behöver lägga mer tid på dokumentation och teknik än på omvårdnad. 2. Säkerställ god täckning för de mobila enheterna med wifi/mobilnät. Om personalen upplever täckningen som dålig blir lösningen inte lika användbar. Driftstörningar kräver också någon form av alternativ uppkoppling. Gör dessa kontroller i god tid och upprätta tydliga riktlinjer för vem som ansvarar för vad. 3. Inför uppstartsarbetet är det viktigt att göra en tydlig kartläggning av befintliga resurser och en riskbedömning för införandet. 4. Själva systemet är lättanvänt och med utbildning i samband med uppstart kan personalen direkt komma igång. Arbetssättet kan dock vara nytt och kräva nya rutiner och riktlinjer. 5. Genom att ge personalen möjligheter att påverka systemets innehåll och uppbyggnad är det lättare att få ett system som motsvarar verksamhetens krav och förväntningar. MER INFORMATION TJÄNSTENS NAMN MCSS Medication and Care Support System ÖVRIGA LÄNKAR VästKom, Västsvenska kommunalförbundens samorganisation: Projektbeskrivning Slutrapport

6 KONTAKT Lerums kommun, Sektor Stöd och omsorg Karin H Svenningsson, Projektledare, epost: karin.svenningsson@lerum.se LEVERANTÖR AV TJÄNSTEN Appva AB Om tjänsten