Kulturnämndens handlingar 2012-05-30
HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Kulturnämnden 2012-05-16 1(2) Box 316 301 08 Halmstad Tfn: 035 13 70 04 E-post: kulturnamnden@halmstad.se OBS! Heldagssammanträde Plats: Halmstads Teater, Esaias Thoren Sammanträdesdatum 2012-05-30 Tid: 14:00 Ordförande: Lena Ekman Sekreterare: Marie Järnliden Program 08.30 09.30 Inledning Omvärldsanalys (OPUS), Omvärldsanalytiker Max Wehlin, stadskontoret 09.30 09.45 Fika 09.45 12.30 Kulturförvaltningens omvärldsspaning med gruppdiskussioner 12.30 13.30 Lunch 13.30 14.00 Summering av gruppdiskussioner 14.00 - Kulturnämndens sammanträde
HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Kulturnämnden 2012-05-16 2(2) ÄRENDEN Sida 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 3 Information 1 4 KN 2012/0159 Delårsrapport 1 - Verksamhetsredovisning 2012 5 KN 2012/0020 Delårsrapport 1 - Ekonomisk rapport 2012 6 KN 2010/0322 Internkontrollplan 2011 7 KN 2012/0181 VTSTU - Kafé Rotundan - Arrangemang Grotundan 2012 8 KN 2012/0013 Kulturstipendium 2012 Se handlingar KN sammanträde 2012-04-25 9 KN 2012/0014 Kulturlaxen 2011 - Se handlingar KN sammanträde 2012-04-25 2-16 17-25 26-30 31-45 46-50 51-55 10 Kurser och konferenser 11 Anmälningar 56-61 12 KN 2012/0001 Redovisning av delegationsbeslut 62-63 13 Ev. tillkommande frågor Fackliga företrädare har rätt att delta vid sammanträdespunkter utmärkta med 2
3 1(1) Information 2012-05-09 Diarienummer: KN 2012/0015 Version:1,0 Beslutsorgan: KN Staben E-post: marie.jarnliden@halmstad.se Telefon: 035-13 70 04 Informationsärenden 2012-05-30 Ärendet 1. Rapport från fritidsverksamheten Lars Nordvall 2. Rapport från konferensen Skilda världar E-M Paulsson 3. Information ang. ny förvaltningschef Lena Ekman 1 1
4 1(3) Tjänsteskrivelse 2012-05-04 Diarienummer: KN 2012/0159 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035 13 71 78 Delårsrapport 1, verksamhetsredovisning Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att godkänna och fastställa delårsrapport jan-april 2012, verksamhetsredovisning. Sammanfattning Delårsrapport 1, verksamhetsredovisning, har sammanställts enligt anvisningar från Stadskontoret. Denna innehåller återrapportering av de aktiviteter och nyckeltal som nämnden tagit beslut om i Verksamhetsplan 2012-2014 och omfattar perioden januariapril 2012. Avdelningarna rapporterar in nyckeltal, som via länkning i Excel sammanställs till verksamhetsredovisning, övriga nyckeltal. Inrapportering av kommenterar till aktiviteter och nyckeltal har gjorts enligt anvisningar från Stadskontoret i verksamhetssystemet Stratsys. Personalredovisningen för perioden är framtagen av HR. Förvaltningens förslag till beslut är att lägga redovisningen till handlingarna. Ärendet Uppdrag Ärendet har initierats av visionsstyrningsmodellen och förvaltningens rutin för verksamhetsplanering med budget. Delårsrapport 1 är den första av tertialrapporterna 2 1
4 som enligt visionsstyrningsmodellen görs för att följa upp nämndens verksamhetsplan 2012-2014. Rapportering görs till stadskontoret, likväl som till kulturnämnden. Delårsrapport 1 har i syfte att redovisa och kommentera aktiviteter och nyckeltal, som gjorts under årets första fyra månader. Rapporten tar sikte på om aktiviteten är påbörjad eller avslutad. Respektive aktivitet har kommenterats kortfattat. Kort personalredovisning ingår i rapporten, med en ögonblicksbild per den 30 april. Att redovisa nyckeltal utöver de som finns i verksamhetsplan 2012-2014, har initierats av förvaltningen. Det framkom önskemål från politiker inom femklövern om vissa förändringar och mer detaljerade nyckeltal avseende bibliotek och fritidsgårdar. Bakgrund Kulturförvaltningen rapporterar månadsvis in övriga detaljerade nyckeltal från verksamheterna till nämnden. Avdelningarna rapporterar in nyckeltal, som via länkning i Excel sammanställs till verksamhetsredovisning, övriga nyckeltal. Tertialrapporterna redovisar förutom dessa nyckeltal, även flera av de nyckeltal och aktiviteter som finns i verksamhetsplan 2012-2014. Några av nyckeltalen redovisas årsvis, d v s först vid årsbokslutet. Aktiviteterna redovisas löpande i ett gemensamt dokument, där förvaltningschefen kan överblicka hur aktiviteterna bidrar till måluppfyllelse enligt verksamhetsplanen. Personalredovisningen har sammanställts av förvaltningens HR funktion. Analys, förslag och motivering Nyckeltalen och aktiviteterna presenteras för nämnden i syfte att nämnden utifrån dessa kan reagera på eventuella avvikelser och ställa frågor vid behov till avdelningscheferna. Redovisningen utgör en ögonblicksbild över inrapporterade nyckeltal runt den 10:e varje månad. Bokbussen saknar fortfarande fungerande besöksräknare, men nyckeltalen som redovisas har tagits fram enligt kungliga bibliotekets direktiv om statistikveckor. Samtliga rapporter redovisas som bilagor. Konsekvenser Förvaltningen kan se viss neråtgående trend bland konstbesöken under våren, jämfört med samma period föregående år. Verksamheten har valt att lägga den med publika utställningen, som genererar höga besökssiffror till hösten. Nolltrefem har ändrat sitt sätt att mäta besök, varför den plan på 18 000 besökare som togs fram i vintras inte kommer att stämma. 27 av förvaltningens 31 aktiviteter är redan påbörjade och en klar. Arbete pågår fortlöpande med att följa upp aktiviteterna som finns med i årets verksamhetsplan och till nästa tertialrapport i september månad kommer förvaltningen att fundera kring frågeställningarna: Vilket resultat har vi? Varför har vi detta resultat? Vad ska vi göra med anledning av resultatet? 3 2
4 Ärendets beredning Inom kommunen Avdelningarna ansvarar för inrapportering av nyckeltal, som via länkning i Excel sammanställs av förvaltningens ekonom till verksamhetsredovisning, övriga nyckeltal. Nyckeltal och aktiviteter är kommenterade av avdelningschefer och personalredovisningen sammanställd av HR. Rapportering är gjord av ekonomen i Stratsys och redovisats för stadskontoret den 8 maj, då klarmarkering i systemet gjordes enligt anvisningar. Andra grupper - Fackliga organisationer Facklig delaktighet har skett i form av information till samverkansgruppen. Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Delårsrapport försättsblad 2. Aktiviteter Tertial 1 2012 3. Nyckeltal Tertial 1 2012 4. Personalredovisning Tertial 1 2012 5. Verksamhetsmått jan-april 2012 6. Övriga nyckeltal jan-april 2012 För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef Gellert Ekonom 4 3
4 Delårsrapport 2012 Kulturnämnden #{enhet}# 5
Aktiviteter (Kulturnämnden) Målområden Verksamhetsmål Aktiviteter Status Slutdatum Ansvariga Kommentar Barn och utbildning Bygga och bo 4 Demokrati och dialog Andel Halmstadbor som anser att de har möjlighet att påverka kulturförvaltningens verksamheter ska öka. Öka kundvärdet för medborgarna genom ett leanbaserat arbetssätt Pågående 2014-12-31 Kristina Blomquist, Gellert Förvaltningen fortsätter med smartarbetet, där ytterligare en ny enhet påbörjat sitt smartarbete och en till är på gång. För de tre övriga enheter, som redan är i gång, har avslut av utbildningen inplanerats till sommaren. Demokrati och dialog Andel Halmstadbor som anser att de har möjlighet att påverka kulturförvaltningens verksamheter ska öka. Använda ny teknik för dialog och medborgarinflytande Ej påbörjad 2014-12-31 Kristina Blomquist, Gellert 2012-04-23 Förvaltningen kommer att arbeta med att undersöka behovet i verksamheterna under hösten. Demokrati och dialog Andel Halmstadbor som anser att de har möjlighet att påverka kulturförvaltningens verksamheter ska öka. Utveckla metoder för dialog och medborgarinflytande Pågående 2014-12-31 Kristina Blomquist, Gellert 2012-04-20 Förvaltningen kommer att jobba vidare med utveckling av Åsikten under våren/ försommaren. Redan nu förs förteckning och uppföljning av Åsikter. Demokrati och dialog Ökad möjlighet till delaktighet genom att fler Halmstadbor använder Internet regelbundet. Tillgång till publika datorer Ej påbörjad 2014-12-31 Gellert, Anette Hagberg 2012-04-17 Till hösten kommer förvaltningen att analysera syftet med publika datorer, säkra nätet så att inga större driftsstörningar ska ske i det publika nätet, samt analysera flytt till IT-service. Tillgången till publika datorer förväntas vara oförändrat, d v s ingen minskning av datorer kommer att ske. Demokrati och dialog Ökad möjlighet till delaktighet genom att fler Halmstadbor använder Internet regelbundet. Introduktion och stöd i Internetanvändning Pågående 2014-12-31 Gellert, Anette Hagberg Aktiviteten går ut på att ge introduktion till Internet under ett antal tillfällen. Introduktion till Internet har hittills skett vid 6 tillfällen genom heldagsarrangemang med olika workshops. Ord- och bildverkstadens ökade öppettider används av besökarna. Demokrati och dialog Ökad möjlighet till delaktighet genom att fler Halmstadbor använder Internet regelbundet. Utveckla förvaltningens utbud på halmstad.se med fokus på delaktighet och kommunikation Pågående 2014-12-31 Kristina Blomquist, Gellert Från vecka fem finns kulturnämndens handlingar på webben. Till hösten är en TÄT-utbildning, kommunikation på mottagarens villkor, inplanerad (TÄT=Tydlig Ärlig Trovärdig) Demokrati och dialog Ökad möjlighet till delaktighet genom att Samverka med studieförbunden Pågående 2012-12-31 Gellert, 6 sida 1 av 5 (2012-05-14)
Målområden Verksamhetsmål Aktiviteter Status Slutdatum Ansvariga Kommentar 4 fler Halmstadbor använder Internet regelbundet. Anette Hagberg Ökad möjlighet till delaktighet genom regelbunden Internetanvändning förväntas ske genom regelbunden samverkan mellan förvaltningen och studieförbund. Biblioteken samverkar regelbundet med Studieförbundet Vuxenskolan, ABF och Folkuniversitetet. Nya samarbeten är samverkan med Folkuniversitetet för att sprida arbetet med digital delaktighet till närbibliotekens besökare. Miljö och energi Näringsliv och arbetsmarknad Omsorg och stöd Resor och trafik Trygghet, säkerhet och folkhälsa Uppleva och göra Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Förankra konsten bland Halmstadborna Pågående 2014-12-31 Lena Engström, Gellert Programverksamhet på Konsthallen samt förberedelse av andra arrangemang som Kom och kolla konst och Halmstadsgillet. Uppleva och göra Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Stärka det lokala konstlivet Pågående 2014-12-31 Lena Engström, Gellert Möten Konstnärsklubben, samt arrangerade samtal och diskussioner med "konstlivet". I möjligaste mån göra inköp från det lokala konstlivet. Uppleva och göra Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Fortsätta arbetet med att etablera Mjellby konstmuseum som surrealistcentrum Pågående 2014-12-31 Lena Engström, Gellert Formulera en strategi samt lyfta fram Halmstadgruppen t ex Med blicken på. Uppleva och göra Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Utveckla och synliggöra den offentliga konsten Pågående 2014-12-31 Lena Engström, Gellert Skyltar samt appar till den offenliga konsten, konstpromenader, skulpturkarta och bok för barn om den offentliga konsten. Uppleva och göra Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Fortsatt arbete för att 1 % av budgeten vid nybyggnation av kommunens fastigheter ska avsättas för konstnärlig gestaltning Pågående 2014-12-31 Lena Engström, Gellert Förvaltningen driver frågan genom att ha med 1% satsningen i verksamhetsförändringar inför kommande planeringsdirektiv. Uppleva och göra Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Etablera ett gemensamt budskap om Halmstad som konstcentrum och kommunicera detta Pågående 2014-12-31 Lena Engström, Gellert Diskussion förs med informatören. 7 sida 2 av 5 (2012-05-14)
Målområden Verksamhetsmål Aktiviteter Status Slutdatum Ansvariga Kommentar 4 Uppleva och göra Utbudet av aktiviteter som ungdomar är intresserade av att göra på sin fritid ska öka. Kartläggning av ungdomars intresse av vad man vill göra på sin fritid. Avslutad 2014-12-31 Gellert, Lars Nordvall Kartläggningen genomförd av Halmstads Högskola. Materalet används i arbete med ungas fritid. Uppleva och göra Utbudet av aktiviteter som ungdomar är intresserade av att göra på sin fritid ska öka. Bredda och öka antalet scenupplevelser Pågående 2014-12-31 Gellert, Lars Nordvall Fler publiklockande upplevelser på Nolltrefems scen, så som musik, teater och musikal. I ett samarbete mellan fritidsavdelningen och stadsbiblioteket har ungkulturfestivalen Ung Kultur Möts genomförts. Uppleva och göra Utbudet av aktiviteter som ungdomar är intresserade av att göra på sin fritid ska öka. Aktiviteter i ny form och på nya platser Pågående 2014-12-31 Gellert, Lars Nordvall Förvaltningen har haft verksamhet i alternativa lokaler både i Oskarström/ Åled och på Öster (medborgarservice, ABFs lokal). Uppleva och göra Utbudet av aktiviteter som ungdomar är intresserade av att göra på sin fritid ska öka. Identifiera och skapa nätverk med nya aktörer Pågående 2014-12-31 Gellert, Lars Nordvall Nya nätverk med t ex studieförbund och skolan har skapats. Uppleva och göra Fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Kulturarrangemang i kulturförvaltningens egna lokaler och på nya oväntade platser. Pågående 2014-12-31 Lena Engström, Gellert Trevligheter och konstföreläsningar på Konsthallen, Lunchmusik, Barnvagnsgerilla, samt Musik på Orientpizzan. Under våren har Stadsbiblioteket varit ny scenplats för lokala ungkulturfestivalen Ung Kultur Möts (UKM). Uppleva och göra Fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Följa upp och utvärdera med tydligt medborgarfokus Pågående 2014-12-31 Kristina Blomquist, Gellert Genomgång av nyckeltal och kvalitetsäkring av befintliga. Uppleva och göra Fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Använda ny teknologi för interaktivitet, självbetjäning, dialog, brukarinflytande mm Pågående 2014-12-31 Gellert, Anette Hagberg Diskussioner om virtuellt bibliotek pågår och i samband med det hur vi återkopplar de förslag från medborgarna som kommit in. Läsblogg under uppbyggnad. Konsten använder sig numera vid lämpliga tillfällen av QR-koder, vilket underlättar för Halmstadborna att få snabb, rätt och mer lättillgänglig information. T ex märks konstverk i centrum med en QR-kod som slussar användaren, via deras mobil, till en app med mer information om verket. Förvaltningen har påbörjat arbetet med ny e-tjänst för FRI, bidrag på nätet. 8 sida 3 av 5 (2012-05-14)
Målområden Verksamhetsmål Aktiviteter Status Slutdatum Ansvariga Kommentar 4 Tjänsten är ute på försök hos föreningar och rutiner är skapade. Uppleva och göra Fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Öka och förnya kommunikationsinsatserna Pågående 2014-12-31 Kristina Blomquist, Gellert Kommunikationsutredning är beställd och ska redovisas under sommaren. Utredningen belyser nuläget och ger förslag som ligger som underlag till handlingsplaner för fortsatt arbete med att öka och förnya kommunikationsinsatserna. Uppleva och göra Fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Utveckla samarbete kring kulturarrangemang både inom och utom kulturförvaltningen, t.ex. Region Halland Pågående 2015-12-31 Lena Engström, Gellert Samarbete med barn- och ungdomsförvaltningen och Region Hallands kulturavdelning kring konferensen Skilda världar. Samarbete sker i samverkan med Region Halland/Musik i Halland i samband med lunchmusiken, med Poesi i Halland och Visklubben Skeppet i samband med Öppen scen och samarbete med Hallands Bildningsförbund i samband med vetenskapscaféer. Uppleva och göra Fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Stärka samarbetet med studieförbunden Pågående 2014-12-31 Lena Engström, Gellert Samtliga åtta studieförbund deltar i Kulturnatten. Utvecklingssamtal inbokade för våren. Dessutom samarbeten gällande läsecirklar, internetutbildning, vetenskapscaféer, kultursoppa och andra arrangemang. Uppleva och göra Fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Utreda logistiken kring biljetthanteringen Ej påbörjad 2014-12-31 Kristina Blomquist, Gellert Under hösten kommer förvaltningen att undersöka FRI:s möjligheter för biljetthantering. Uppleva och göra Fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Ökat fokus på strategisk marknadsföring genom att tillföra kompetens till respektive avdelning Pågående 2014-12-31 Kristina Blomquist, Gellert Kompetensutveckling genom arrangemangsutbildning, projektledarutbildning, LEAN kommunikation och sociala medier, Facebook. Förvaltningen planerar en egen inspirationsföreläsning. Uppleva och göra Utbudet av kulturella upplevelser och skapande arrangemang för barn och familjer ska öka. Satsning på barn- och familjearrangemang Pågående 2014-12-31 Gellert, Anette Hagberg Arbetet att satsa på barnoch familjearrangemang pågår fortlöpande. Läsecirkel "Bokbullen" för äldre barn är en nyhet. Exempel på scenkonstföreställningar på Halmstads teater är bland 9 sida 4 av 5 (2012-05-14)
Målområden Verksamhetsmål Aktiviteter Status Slutdatum Ansvariga Kommentar 4 annat Spöksonaten, Stick och virk. Uppleva och göra Utbudet av kulturella upplevelser och skapande arrangemang för barn och familjer ska öka. Arrangemang som ger möjlighet till eget skapande och delaktighet Pågående 2014-12-31 Gellert, Anette Hagberg Arbetet att erbjuda arrangemang som ger möjlighet till eget skapande och delaktighet pågår fortlöpande. Barnens Mjellby, Workshops på Nolltrefem samt på biblioteken: Barnens vårsalong, barnrytmik och lovaktiviteter. Många aktiviteter följs upp av eget skapande tillsammans med kulturpedagoger inom konst, drama, skrivande. Samarbete sker även med KomTek. Uppleva och göra Andelen Halmstadbor som läser böcker ska öka. Läsfrämjande arbete bland barn och ungdom Pågående 2014-12-31 Gellert, Anette Hagberg Arbetet pågår fortlöpande. Läsfrämjande arbetet inom Skapande skola med författarbesök som följs upp av egen skapande och boksamtal på biblioteken. Läsecirkel "Bokbullen" för äldre barn är en nyhet. Uppleva och göra Andelen Halmstadbor som läser böcker ska öka. Erbjuda plattformar för att dela läsupplevelser Pågående 2014-12-31 Gellert Flera befintliga läsecirklar och engångsträffar pågår. Nyhet: Bokbullen, läsecirkel för barn. Litteraturblogg skapas. En temakväll för unga vuxna genomförd. Övriga prioriteringar Nämndens/ styrelsens mål År 2014 ska en ökad andel av kommuninvånarna känna till Konsument Halmstads verksamhet. Utökad marknadsföring Pågående 2014-12-31 Gellert, Magnus Samzelius En nulägesanalys med bl.a. en kännedomsundersökning genomförs under 2012, handlingsplan utarbetas 2013 och genomförs fram t.o.m. 2014. Nämndens/ styrelsens mål År 2014 ska en ökad andel av kommuninvånarna känna till Konsument Halmstads verksamhet. Utveckla webbsidorna Pågående 2014-12-31 Gellert, Magnus Samzelius Utvecklingsarbetet pågår. 10 sida 5 av 5 (2012-05-14)
Nyckeltal - Tertial 1 2012 (Kulturnämnden) Verksamhetsmål Nyckeltal Kommentar Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Rapportera senast Ansvariga Enhet Andel Halmstadbor som anser att de har möjlighet att påverka kulturförvaltningens verksamheter ska öka. Ökad möjlighet till delaktighet genom att fler Halmstadbor använder Internet regelbundet. Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Andel Halmstadbor (18-74 år) som anser att de har möjlighet att påverka kulturförvaltningens verksamheter. (Kulturundersökning) Andel Halmstadbor (18-74 år) som använder Internet varje vecka. (år 2010: 90%) Antal besök på Mjellby konstmuseum. (år 2010: 28 884) Direktupphandling av Kulturundersökningen påbörjad. Undersökningen genomförs senare i år. Kulturundersökningen genomförs senare i år. 2012-05-04 Antal besök jan-april 2012: 3 659, jämfört med 6 055 år 2011. Verksamheten har valt att lägga den mer publika utställningen (Dardel) som genererar höga besökssiffror till hösten. 4 2012 2013-01-08 Kristina Blomquist, Gellert 93% 2012 2013-01-08 Gellert, Anette Hagberg 3 659 Tertial 1 2012 2012-05-08 Lena Engström, Gellert Kulturnämnden Kulturnämnden Kulturnämnden Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Antal besök på Halmstads konsthall. (år 2010: 25 754) 2012-05-04 Antal besök jan-april 2012: 7 156, jämfört med 8 567 år 2011. 7 156 Tertial 1 2012 2012-05-08 Lena Engström, Gellert Kulturnämnden Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Antal besök på Hallands konstmuseum, (år 2010: 29 295) Besökssiffror för Hallands Konstmuseum jan-april 2012 4 734 Tertial 1 2012 2012-05-08 Lena Engström, Gellert Kulturnämnden 0-12 år: 826 13-18 år: 209 19-25 år: 338 över 25 år: 3 361 Totalt: 4 734 Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Halmstadbornas kännedom om Halmstad som konstcentrum ska öka. Utbudet av aktiviteter som ungdomar är intresserade av att göra på sin fritid ska öka. Fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Andel invånare (18-74 år) som anser att Halmstad är en konststad. Antal artiklar i lokal, nationell och internationell press avseende Mjellby konstmuseum. (år 2010: 54) Antal artiklar i lokal, nationell och internationell press avseende Halmstads konsthall. Antal artiklar i lokal, nationell och internationell press avseende Hallands konstmuseum. Andel ungdomar som anger att det finns "väldigt mycket att göra på sin fritid" ska öka. (år 2009: 22%) Antal besök på kulturförvaltningens arrangemang. (år 2010: 29 997) 2012-04-20 Mäts hösten 2012 i kulturundersökningen. 2012-05-04 Kan inte kvalitetssäkra siffrorna. 2012-05-04 Kan inte kvalitetssäkra siffrorna. 2012-05-04 Kan inte kvalitetssäkra siffrorna. LUPP genomförs senare i år. 2012-05-04 Kultur: 3 916 Bibliotek: 2 808 Fritids: 228 Konsument: 290 Totalt: 7 242 0 Tertial 1 2012 0 Tertial 1 2012 0 Tertial 1 2012 2012 2013-01-08 Lena Engström, Gellert 2012-05-08 Lena Engström, Gellert 2012-05-08 Lena Engström, Gellert 2012-05-08 Lena Engström, Gellert 24% 2012 2013-01-08 Gellert, Lars Nordvall 7 242 Tertial 1 2012 2012-05-08 Lena Engström, Gellert Kulturnämnden Kulturnämnden Kulturnämnden Kulturnämnden Kulturnämnden Kulturnämnden Fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Andel invånare (18-74 år) som ger kulturutbudet betyg 4 eller 5. (år 2010: 45%) 2012-04-20 Kulturundersökningen genomförs senare i år. 2012 2013-01-08 Lena Engström, Gellert Kulturnämnden 11 sida 1 av 2 (2012-05-08)
Verksamhetsmål Nyckeltal Kommentar Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Rapportera senast Ansvariga Enhet 4 Utbudet av kulturella upplevelser och skapande arrangemang för barn och familjer ska öka. Antal arrangemang för barn och familjer. 2012-05-04 Kulturarrangemang för barn och familj, janapril 2012: 23 st Biblioteksarrangemang för barn och familj, janapril 2012: 27 st 50 Tertial 1 2012 2012-05-08 Gellert, Anette Hagberg Kulturnämnden Andelen Halmstadbor som läser böcker ska öka. Andel invånare (18-74 år) som har läst, eller lyssnat på en bok under året, inkl. e-bok, tryckt bok, ljudbok etc. (år 2010: 83%) Kulturundersökningen genomförs senare i år. 83% 2012 2013-01-08 Gellert, Anette Hagberg Kulturnämnden År 2014 ska en ökad andel av kommuninvånarna känna till Konsument Halmstads verksamhet. Andel Halmstadbor (18-74 år) som känner till Konsument Halmstads verksamhet. Undersökningen genomförs senare i år. 2012 2013-01-08 Gellert, Magnus Samzelius Kulturnämnden 12 sida 2 av 2 (2012-05-08)
4 Personalredovisning Antal tillsvidareanställda 2012 2011 Antal kvinnor 95 87 Antal män 39 40 Totalt 134 127 Antalet tillsvidareanställda 2011-12-31 var totalt 132 personer. Sedan dess har en ny tjänst som budget- och skuldrådgivare tillkommit och en allmän visstidsanställning på kulturhuset har ersatts med en tillsvidareanställning. Antal visstidsanställda 2012 2011 Antal kvinnor 15 17 Antal män 6 5 Totalt 21 22 Timavlönad personal fördelat på årsarbetare 2012 2011 Antal årsarbetare 4 5 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställd personal) 2012 2011 Kvinnor 92 92 Män 92 93 Totalt 92 92 Andel medarbetare utan registrerad sjukfrånvaro - frisktal (tillsvidareanställda) 2012 2011 Kvinnor 44 51 Män 59 58 Totalt 49 53 Antal sjukdagar per tillsvidareanställd 2012 2011 Totalt 5,21 5,39 13
4 Verksamhetsmått Kulturnämnden Antal besök Plan Utfall jan-april Bibliotek 960 000 329 988 Fritidsgårdar 33 000 6 145 Konstverksamhet 60 000 11 011 Nolltrefem 18 000 24 390 Medborgarservice Andersberg 70 000 27 108 Totalt 2012 1 141 000 398 642 Besök / öppettimme Plan Utfall jan-april Bibliotek 59 66 Fritidsgårdar 6 3 Konstverksamhet* 18 3 Nolltrefem 11 44 Medborgarservice Andersberg 33 36 Totalt 2012 127 152 *) Besök och besök per öppettimme avser Mjellby konstmuseum och Halmstad konsthall Nettokostnad/invånare Plan Utfall Bibliotek 539 Fritidsgårdar 177 Konstverksamhet* 124 Nolltrefem 55 Medborgarservice Andersberg 33 Kulturförvaltningen totalt 1 241 Totalt 2012 2 169 0 *) I konstverksamheten inräknas 2012 Mjellby konstmuseum, Halmstads konsthall, offentlig konst samt bidrag till Hallands konstmuseum och Beartlingprojektet Verksamhetsspecifika mått Plan Utfall jan-april Antal bibliotekslån 830 000 296 985 Antal arrangemang och aktiviteter - 332 Antal besök arrangemang - 20 792 Antal sökta kulturbidrag 95 63 Antal medlemmar i fritidsverksamhet 800 337 - tjejer 320 178 - killar 480 159 Antal besök på fritidsgårdarna 33 000 6 145 - tjejer 13 000 2 871 - killar 20 000 3 274 Antal ärenden energi- och klimatrådgivning 250 51 Antal ärenden budget- och skuldrådgivning 400 122 Antal ärenden konsumentrådgivning 1400 410 14
4 Övriga Nyckeltal Verksamhetsrapport till kulturnämnden 2012 OBS! uppdaterad: 2012-05-07 kl 15:28 Utlån och omlån, biblioteken A-berg Fyllinge Getinge Buss SB Harplinge O-ström S-dalen Söndrum Vallås Summa Januari 2 197 2 210 1 901 15 184 36 769 2 045 3 051 1 239 7 530 6 427 78 553 Februari 2 191 2 051 1 804 11 931 34 748 2 121 2 637 942 7 379 5 625 71 429 Mars 2 258 2 822 2 130 15 862 35 576 2 811 3 168 1 462 7 915 6 400 80 404 April 1 767 1 806 1 897 11 091 31 996 1 891 2 813 1 062 6 960 5 316 66 599 Maj - - - - - - - - - - - Juni - - - - - - - - - - - Juli - - - - - - - - - - - Augusti - - - - - - - - - - - September - - - - - - - - - - - Oktober - - - - - - - - - - - November - - - - - - - - - - - December - - - - - - - - - - - Totalt (Libra) 8 413 8 889 7 732 54 068 139 089 8 868 11 669 4 705 29 784 23 768 296 985 Fjärrlån - - - - - - - - - - - Vuxna - - - - - - - - - - - Summa för perioden, år 2012 8 413 8 889 7 732 54 068 139 089 8 868 11 669 4 705 29 784 23 768 296 985 Summa helår 2011 22 513 20 590 22 184 131 316 418 845 23 770 32 506 12 919 89 911 60 333 834 887 Besök, biblioteken A-berg Fyllinge Getinge Buss SB Harplinge O-ström S-dalen Söndrum Vallås Summa Januari 1 385 2 601-3 964 50 797 1 683 4 731 1 663 5 347 7 034 79 205 Februari 2 364 2 790 1 747 3 964 53 586 1 729 4 562 1 336 6 079 7 788 85 945 Mars 3 657 2 550 2 393 3 964 56 955 1 974 5 113 1 556 5 989 8 377 92 528 April 2 772 845 1 898 3 964 44 449 1 197 3 807 1 337 5 341 6 700 72 310 Maj - - - - - - - - - - - Juni - - - - - - - - - - - Juli - - - - - - - - - - - Augusti - - - - - - - - - - - September - - - - - - - - - - - Oktober - - - - - - - - - - - November - - - - - - - - - - - December - - - - - - - - - - - Summa för perioden, år 2012 10 178 8 786 6 038 15 856 205 787 6 583 18 213 5 892 22 756 29 899 329 988 Summa helår 2011 34 542 24 233 19 059 47 568 595 833 18 938 46 480 15 656 68 494 72 226 943 029 Besök, fritidsgårdar Oskarström Vallås Fyllinge MB-hus PULS Pålsbo Summa Januari - 570 510 145 290 170 1 685 Februari - 436 458 212 321 157 1 584 Mars - 488 401 285 320 208 1 702 April - 327 328 205 182 132 1 174 Maj - - - - - - - Juni - - - - - - - Juli - - - - - - - Augusti - - - - - - - September - - - - - - - Oktober - - - - - - - November - - - - - - - December - - - - - - - Summa för perioden, år 2012-1 821 1 697 847 1 113 667 6 145 Summa helår 2011 (Hyddan 1466) 3 723 8 211 2 692 3 594 2 547 1 776 24 009 margel2 Sida 1 2012-05-07 15
4 Övriga Nyckeltal Ärende Konsument Halmstad Konsument Energi/klimat Budget/skuld Januari 103 7 26 Februari 96 16 31 Mars 111 13 37 April 100 15 28 Maj - - - Juni - - - Juli - - - Augusti - - - September - - - Oktober - - - November - - - December - - - Summa för perioden, år 2012 410 51 122 Summa helår 2011 1 305 174 336 Besök kulturavdelningen Mjellby Konsthall Nolltrefem Januari 929 1 758 4 589 Februari 830 1 896 6 721 Mars 1 261 2 179 7 118 April 639 1 323 5 467 Maj - 196 495 Juni - - - Juli - - - Augusti - - - September - - - Oktober - - - November - - - December - - - Summa för perioden, år 2012 3 659 7 352 24 390 Summa helår 2011 27 087 20 736 60 360 Antal arrangemang och aktiviteter Arrangemang Besök Bibliotek 167 2 808 Fritidsgårdar 16 236 Kulturavdelningen 145 17 213 Medborgarservice Andersberg 4 535 Summa för perioden, år 2012 332 20 792 Summa helår 2011 (egen regi, Källa: verksamhetsredovisning 2011) 1 227 53 958 margel2 Sida 2 2012-05-07 16
5 1(3) Tjänsteskrivelse 2012-05-08 Diarienummer: KN 2012/0020 Version:1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035-13 71 78 Ekonomisk delårsrapport 1, jan-april 2012 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att godkänna och fastställa ekonomisk delårsrapport 1, jan-april 2012. Sammanfattning Delårsrapport 1 har upprättats enligt anvisningar från Stadskontoret och kommunens riktlinjer för ekonomistyrning. Ärendet har beretts av förvaltningens ekonom tillsammans med cheferna. Prognosen visar på ett beräknat överskott av driftsmedel med 100 tkr och med 250 tkr avseende investeringsmedel. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden beslutar att lägga ekonomisk rapport till handlingarna. Ärendet Uppdrag Delårsrapport 1 upprättas enligt anvisningar från Stadskontoret och kommunens riktlinjer för ekonomistyrning. Rapporten informerar om periodutfallet och jämförelse görs med motsvarande period föregående år. Syftet är att ge information om prognosen per den 31 december 2012, samt om det förväntas några större budgetavvikelser. Kommentarer till utfall, prognos och avvikelser ges enligt fastställd mall. 17 1
5 Bakgrund Ekonomisk rapport (KF.xls och KF.doc) lämnas in åtta gånger per år till Stadskontoret för vidare handläggning till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Fem av dessa kallas ekonomisk rapport. Övriga rapporter är delårsrapport 1, delårsbokslut och årsbokslut. Rapporten redovisas på anslagsnivå, 460 Kulturförvaltningen. Analys, förslag och motivering Budgeten är justerad med resultatbalansering (605 tkr) och ombudgetering (776 tkr) från år 2011, enligt bokslutshandlingarna. Budgetramen är minskad med 733 tkr avseende medel för drama- och teaterverksamhet, som enligt KF beslut 2012-02-21 (KF 11 KS2011/0429), överförts till anslagsområde 649, kulturskolan. Årets tredje ekonomirapport, som också benämnds delårsrapport, redovisar positiv avvikelse avseende driftmedel med 100 tkr. Avvikelsen beror på att budget för kapitaltjänstkostnader är större än vad kostnader för avskrivningar och internränta kommer att bli. Fritidsverksamheten redovisar positiv avvikelse avseende personalkostnader. Prognosen försämras av att förvaltningen tagit rekryteringskostnader för ny förvaltningschef. Positiv avvikelse med 250 tkr redovisas för investeringar med anledning av att medlen för RFID inte kommer att användas (200 tkr), samt att samtliga medel för fritidsgård i Oskarström (50 tkr) inte kommer att förbrukas i år. Konsekvenser Budget för kapitaltjänstkostnader fastställs i planeringsdirektiven, som tas av kommunfullmäktige i juni, och ska respekteras när internbudget läggs. Även nästa år kan kapitaltjänstkostnaderna bli för högt budgeterade, då förvaltningen inte har för avsikt att använda alla de budgeterade investeringsmedlen. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har beretts av förvaltningens ekonom tillsammans med cheferna. Andra grupper Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. 18 2
5 Lista över bilagor 1. Ekonomisk rapport, KF.xls 2. Ekonomisk rapport, KF.doc 3. Ekonomisk rapport jan-april För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef Gellert Ekonom 3 19
Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 5 (kkr) Helårs-utfall 2011 Utfall 2011-04 Utfall 2012-04 Budget 2012 Prognos 2012 Budgetavvikelse 2012 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Verksamhetens Intäkter 12 591 3 612 3 698 11 430 11 650 220 70 86 150 Därav realisationsvinster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Lönekostnader -55 328-18 025-18 116-58 185-57 060 1 125 925-91 200 Lokalkostnader -25 940-8 608-8 349-25 135-25 075 60 60 259 0 Kapitalkostnader -4 114-1 377-1 288-4 027-3 863 164 164 89 0 Därav avskrivningar -3 272-1 096-1 027-3 243-3 079 164 164 69 0 Därav internränta -842-281 -261-784 -784 0 0 20 0 Övriga kostnader -40 693-12 107-12 217-39 894-41 363-1 469-1 055-110 -414 Därav realisationsförluster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -126 075-40 117-39 970-127 241-127 361-120 94 147-214 Periodens resultat / nettokostnad -113 484-36 505-36 272-115 811-115 711 100 164 233-64 Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat -113 484-36 505-36 272-115 811-115 711 100 164 233-64 Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning (kkr) Helårs-utfall 2011 Utfall 2011-04 Utfall 2012-04 Budget 2012 Prognos 2012 Budgetavvikelse 2012 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Investeringsinkomster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Investeringsutgifter -1 112-556 -127-1 936-1 686 250 450 429-200 Investeringsnetto -1 112-556 -127-1 936-1 686 250 450 429-200 20
Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 5 Budgetavvikelse för periodens resultat / nettokostnad (kkr) Kortfattade kommentarer i punktform Intäkter från det regionala uppdraget att utveckla Mjellby som ett surrealistcentrum, högre än budgeterat Minskade bidrag för verksamheten på Medborgarservice Intäkterna för kulturhuset blir högre pga ökad uthyrning bl a till kulturskolan, konstnärer mm enligt nämndsbeslut Lägre personalkostnader pga ledigheter, vakanta tjänster och frånvaro av ordinarie förvaltningschef Hyreskostnader blir lägre än budget bland annat på grund av att hyra för Puls budgeterats för helår Budget för avskrivningar är baserat på att samtliga 2011 års investeringsmedel skulle förbrukas, vilket inte blev fallet. Kostnader för Surrealistuppdraget, i enlighet med det som förvaltningen erhållit bidrag för. Ökade kostnader för e-böcker, köp av personaltjänster, samt övriga ökade verksamhetskostnader jämfört med budget Kostnader för rekrytering av ny förvaltningschef. Budgetavvikelse 2012 250-180 150 1 125 60 164-250 -1 019-200 Budgetavvikelse 100 21
Kulturnämnd Verksamhet 460 Kulturförvaltningen 5 Driftredovisning Periodresultatet ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodresultatet samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat. Periodens utfall ligger på -36 272 tkr, att jämföra med -36 505 tkr motsvarande period föregående år. Skillnaden beror främst på ökade intäkter i form av utvecklingsmedel för surrealistuppdraget, samt lägre lokalkostnader på grund av att nedläggning av fritidsgård skedde sommaren 2011. Kommentera och analysera särskilt periodens personalkostnadsutveckling samt gör jämförelser med föregående års personalkostnader för motsvarande period. Personalkostnaderna ligger 91 tkr (0,5 %) högre än motsvarande period föregående år. Bortsett från 2011 års avtalsmässiga löneökning, så ligger lönerna relativt sett lägre än föregående år. Sjuklönekostnaderna är 50 tkr högre jämfört med föregående år och siffran för månadsanställda ligger 200 tkr högre än föregående år, exklusive PO. Förvaltningen har hittills 50 tkr lägre kostnader för semesterlöner och tjänstledigheter än motsvarande period föregående år. Arvoden till förtroendevalda och uppdragstagare ligger 70 tkr lägre än föregående år. Kostnader för timlön, fyllnad, övertid och OB är sammantaget ungefär i nivå med förra årets kostnader för den aktuella perioden. Detta gäller även PO (Personalomkostnader), som ju faktiskt sänktes från 39,56 % förra året till 39,13% innevarande år. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en negativ avvikelse, beskriv därutöver vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Den av kommunfullmäktige fastställda ram för år 2012, har justerats med ombudgetering på 605 tkr enligt bokslutsberedningens förslag. Överföring av medel motsvarande 733 tkr avseende drama- och teaterverksamhet har gjorts till anslagsområde 649, kulturskolan, enligt KF 11 KS 2011/0429. Förvaltningens nettoram uppgår därmed till 115 811 tkr. På nettonivå redovisas en avvikelse med 100 tkr gentemot budgetram. Intäkter avviker från budget med positiva 220 tkr. Summan består bland annat av 250 tkr från det regionala uppdraget att utveckla Mjellby som ett surrealistcentrum. Sänkning av bidrag för verksamheten på Medborgarservice med 180 tkr. Kulturhuset ser ökad användning av kulturhusets lokaler, vilket i sin tur ger ökade intäkter med 150 tkr. Personalkostnaderna prognostiseras avvika med positiva 1 125 tkr. Frånvaro i form av ledigheter, sjukdom och vakanta tjänster bidrar till avvikelsen, men också att verksamheterna 22 1
blivit bättre på att planera ersättare vid frånvaro. Frånvaro av ordinarie förvaltningschef har lösts internt och ger positiv avvikelse avseende lönekostnader. Lokalkostnader avviker med positiva 60 tkr. Detta med anledning av att hyra för Puls har budgeterats för helår, medan kostnaden börjar belasta förvaltningen först senare i år. Ramavvikelse på 164 tkr genereras av att budget för kapitalkostnaden är för högt satt. Budget baserades på den förväntade investeringsvolymen år 2011, vilket var högre än de faktiska investeringskostnaderna blev enligt bokslut 2011. Övriga kostnader beräknas bli ca 1,5 mkr mer än budgeterat. Förvaltningen ser ökade kostnader för köp av tjänster för att klara av tillfälliga toppar och för att ersätta vid frånvaro. Biblioteken märker en stor efterfrågan på e-böcker, vilket gör att styrningen av e- boksutlåningen inte kan regleras i den omfattning som hänvisas till i budgeten. Verksamheterna ser också möjligheter med att disponera om resurser inom ram för att kunna ge mer verksamhet för medborgarna. Förvaltningen kommer att få ta hela kostnaden för rekrytering av ny förvaltningschef. Det finns en överenskommelse om att under 2012 dessutom betala en del av den förra förvaltningschefens lön till annan förvaltning inom kommunen. 5 Kommentera och analysera särskilt prognostiserade avvikelser för personalkostnader jämfört med föregående års helårsutfall. Med anledning av ledigheter, vakanta tjänster, vikariehantering och frånvaro av ordinarie förvaltningschef, beräknas lönekostnaderna att bli 1 125 tkr lägre än budgeterat. Jämfört med föregående års helårsutfall, kommer den prognostiserade avvikelsen främst från grundlönekostnader. Lägre grundlönekostnader kompenserar i sin tur de ökade kostnader som förvaltningen har för köp av tjänster för att klara av tillfälliga toppar och för att ersätta vid frånvaro av bland annat en ordinarie förvaltningschef. På Medborgarservice balanserar de lägre grundlönekostnader den bidragsminskning som uppstått för verksamheten och på biblioteken bidrar den till att klara av de ökade kostnader för köp av e-böcker. Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Prognosen är sänkt med 64 tkr, från 164 tkr till 100 tkr, jämfört med föregående ekonomiska rapport. Det är många delar som spelar roll i prognosförändringen, men att den sänks beror främst på att förvaltningen nu fått besked om att ta hela rekryteringskostnaden för ny förvaltningschef. 23 2
5 Investeringsredovisning Periodens nettoinvesteringar ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodens investeringsnetto samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto. Musikinventarier har inhandlats till fritidsverksamheten för 55 tkr. Konst och övriga inventarier har köpts för 72 tkr. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en avvikelse, beskriv vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. De av kommunfullmäktige fastställda investeringsanslag, har justerats med ombudgetering på 776 tkr, enligt bokslutsberedningens förslag. 200 tkr avseende RFID kommer inte att användas under 2012. Budgetavvikelse redovisas med 50 tkr, med anledning av att fritidsgård i Oskarström förmodligen inte kommer att färdigställas under 2012. En del av dessa medel är tänkta att användas till köp av mobil PA anläggning och mindre investeringar till de nya lokalerna i Oskarström. Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Avvikelsen är minskad med 200 tkr jämfört med föregående rapport, till en ramavvikelse på 250 tkr. En del av de Oskarströmspengar, som fanns med i föregående rapport kommer nu att användas till köp av mobil PA anläggning och mindre investeringar till de nya lokalerna i Oskarström. Det är dock fortfarande oklart när lokalerna färdigställs. 24 3
5 Kulturnämndens Ekonomiska rapport januari - april 2012 DRIFTREDOVISNING jan-april 2011 jan-april 2012* Budget 2012 Jmf % (33%) Avvikelse i % Kulturnämnden 345 206 888 23,2% - 0,0% Ledning, stab, IT, gem. 3 493 3 521 12 493 28,2% - 25-0,2% Biblioteksavdelningen 16 830 16 856 50 156 33,6% - 0,0% Fritidsavdelningen 5 355 4 848 16 614 29,2% 125 0,8% Konsument Halmstad 1 624 1 757 5 964 29,5% - 0,0% Kulturavdelningen 8 860 9 084 29 696 30,6% - 0,0% SUMMA DRIFT: 36 507 36 272 115 811 100 0,1% * inkl ej slutattesterade poster för perioden jan-april Orsak till budgetavvikelse: Avvikelse gentemot budget redovisas med positiva 100 tkr. Ramavvikelse på 164 tkr avser kapitalkostnader, avskrivningar och internränta. Fritidsavdelningen visar positiv avvikelse 125 tkr avseende personalkostnader. Prognosen försämras med anledning av att förvaltningen fått ta rekryteringskostnader för ny förvaltningschef. INVESTERINGAR jan-april 2011 jan-april 2012* Budget 2012 Avvikelse i % Ledning, stab, IT, gem. - - 85-0,0% Biblioteksavdelningen 173 34 593 200 33,7% Fritidsavdelningen - 55 443 50 11,3% Konsument Halmstad 7-45 - 0,0% Kulturavdelningen 376 38 770-0,0% SUMMA INVESTERINGAR 556 127 1 936 250 10,3% Orsak till budgetavvikelse: 200 tkr avseende RFID kommer inte att användas under 2012. 50 tkr avseende medel för fritidsgård i Oskarström. 25
6 1(3) Tjänsteskrivelse 2012-04-25 Diarienummer: KN 2010/0322 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035-13 71 78 Uppföljning av slutrapport 2011 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att godkänna uppföljning av slutrapport, avseende 2011 års internkontroll, och lägga det till handlingarna. Sammanfattning Kulturnämnden gav 2012-01-25 förvaltningen i uppdrag att åtgärda vad som framkommit i slutrapporten av internkontroll 2011, avseende avvikelser och förbättring av rutiner. Ärendet har beretts av förvaltningens internkontrollsamordnare i samråd med stabens övriga funktioner, samt de enheter som berörts av avvikelserna. Förvaltningen rekommenderar att fortsätta titta på rutinerna kring avstämning av konsten. I övrigt fungerar de granskade rutiner nu tillfredsställande. Förvaltningens förslag till beslut är att lägga uppföljning av slutrapport avseende 2011 års internkontroll till handlingarna. Ärendet Uppdrag På kulturnämndens sammanträde 2012-01-25, i samband med redovisning av internkontrollplan 2011 i ärendet KN 2010/0322 6, tog nämnden beslut att uppdra åt 26 1
6 förvaltningen att åtgärda vad som framkommit i slutrapporten avseende avvikelser och förbättring av rutiner. Bakgrund Internkontrollplan 2011 omfattade 22 kontrollmoment inom områdena finansiell säkerhet, efterlevnad av lagar och föreskrifter, kvalitet och miljö. Resultatet av genomförda kontroller visade avvikelse och/eller förbättringsbehov för åtta rutiner. Slutrapporten presenterades för kulturnämnden 2012-01-25, med avvikelse och/eller förbättringsbehov för följande rutiner: Att gällande inköpsregler följs information om inköpsregler bör lämnas till verksamheterna. Attestantförteckning påbörjat arbete med förbättrade rutiner kring attest ska avslutas. Representation kontroll visar att 91 procent av verifikationer är korrekt hanterade, punktinsats avseende kvarvarande 9 procent bör göras. Hantering och redovisning av bidrag rutin för redovisning av projektbidrag bör förbättras och standardiseras. Inventarieförteckning och konstdatabas rutin för hantering av inventarieförteckning bör skapas och förankras i verksamheten. Avstämning av registrerat innehav av inventarier och konst ny databas är skapad, rutin för avstämning bör skapas. Dokumenthantering nuvarande rutinbeskrivning behöver kompletteras med rutin för avslut av tjänst. Resor i tjänsten det bör övervägas om förvaltningen behöver komplettera reseriktlinjen med förvaltningsspecifik anvisning/rutin. Analys, förslag och motivering Samtliga ovanstående punkter har gåtts igenom med berörda. Efter genomförd uppföljning av åtgärder för dessa avvikelser och förbättringsbehov, kan vi dra slutsatsen att de flesta rutiner nu fungerar tillfredsställande. Det som kvarstår är att få rutinerna för avstämning av ny konstdatabas att fungera fullt ut. Ett arbete som pågår under 2012. Mera detaljerad redovisning av uppföljningen och åtgärder finns med som bilaga 1. Konsekvenser Konsekvensen av uppföljningen är att förvaltningen behöver fortsätta kontrollera att rutinerna för avstämning av konsten fungerar. I övrigt behöver de kvarvarande internkontrollpunkter från 2011 års plan inte längre stå kvar, när ny internkontrollplan tas fram för år 2013. 27 2
6 Ärendets beredning Inom kommunen Internkontrollerna 2011 utfördes av staben och förvaltningens miljösamordnare. Uppföljningen har gjorts av förvaltningens samordnare för internkontroll, med hjälp av stabens olika funktioner, samt de enheter som berörts av avvikelserna. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Åtgärder efter 2011 års slutrapport För Kulturförvaltningen Kristina Blomqvist Tf Förvaltningschef Gellert Ekonom och internkontrollsamordnare 28 3
Bilaga 1 till: Dnr KN 2010/0322, Uppföljning av slutrapport 2011 Avvikelser enligt slutrapport av internkontroll 2011, samt åtgärder som gjorts med anledning av slutrapporten 6 Avvikelse: Åtgärd: Avvikelse: Åtgärd: Avvikelse: Att gällande inköpsregler följs information om inköpsregler bör lämnas till verksamheterna. Informationen är uppdaterad i Verksamhetshandboken avseende Inköp. Den avdelning som var direkt berörd av granskningen, har fått granskningsrapporten och vidtagit åtgärder därefter. Kulturförvaltningen har påbörjat översyn av antalet avropare och inköpare för att se över hur förvaltningens framtida inköpsorganisation kan se ut. Detta görs på uppdrag av Stadskontoret. Ett beställningsstöd har inskaffats till kommunen, som går under mottot att det ska vara lätt att göra rätt. Ekonomen, som är förvaltningens representant i kommunens inköpsråd, skickar löpande ut information om avtalsuppdateringar och minnesanteckningar från inköpsrådet. Attestantförteckning påbörjat arbete med förbättrade rutiner kring attest ska avslutas. De tidigare dokumenten Beslut angående attest, har omarbetats och aktualiserats. I samband med april prognosen, fick cheferna ut uppdaterad information och nya blanketter för försäkran om attest. Samtliga slut- och kontrollattestanter har fått nya försäkran att skriva på. Varje attestant ska tydligt veta innebörden av sitt uppdrag. Enligt nyinrättad rutin, tas det kvartalsvis ut aktuella listor över attestanter rån Agresso. Information om attest, både försäkran och förteckning, har uppdaterats i verksamhetshandboken och lanserats i april månad. Arbetsrutin har tagits fram för hur uppdatering av attestantförteckning görs avseende slutattestanter, kontrollattestanter, samt ersättare. Representation kontroll visar att 91 procent av verifikationer är korrekt hanterade, punktinsats avseende kvarvarande 9 procent bör göras. Åtgärd: Punktinsatser görs löpande av ekonomifunktionen i form av information via e- post om gällande rutiner vid representation. Avvikelsen enligt internkontroll 2011 avsåg att det inte angetts orsak till representation och att det saknats namn på deltagare. Detta är nu kompletterat med tilläggsinformation i bokföringsunderlaget. Avvikelse: Åtgärd: Hantering och redovisning av bidrag rutin för redovisning av projektbidrag bör förbättras och standardiseras. Det finns en ny folder som gäller från 2012-01-01 med information om stöd till kulturverksamheten i Halmstads kommun. Denna hänvisar till hur redovisning av bidrag görs på en standardiserad blankett på webben. Beslutsbrev från år 2012 har granskats med förra årets avvikelse i åtanke. Numera innehåller samtliga beslutsbrev information villkor eller förutsättningar för stödet, om hur slutredovisning ska ske, samt när detta ska ske. Det räcker inte med enbart skriftlig slutredovisning av projektet. Andra förutsättningar för stödet ska också vara uppfyllda, för att säkerställa att medel används på rätt sätt och för dokumentation av projektet. 29
Avvikelse: Åtgärd: Inventarieförteckning och konstdatabas rutin för hantering av inventarieförteckning bör skapas och förankras i verksamheten. 6 Ny rutin för hantering av inventarieförteckning har skapats hos förvaltningen och förankrad i verksamheten genom att informationen finns uppdaterad i verksamhetshandboken. Rutinen beskriver hur investeringar ska hanteras i ekonomisystemet, samt vilken information slutattestanten ska fylla i vid information i en inventarieförteckning. Inventarieförteckningen ska utöver investeringar även innefatta stöldbegärlig egendom. Rutinen hänvisar att konsten detaljredovisas i en konstdatabas och hanteras av konstenheten. Avvikelse: Åtgärd: Avstämning av registrerat innehav av inventarier och konst ny databas är skapad, rutin för avstämning bör skapas. Kontrollen gick ut på att se att innehav enligt register överensstämmer med faktiskt innehav. Detta hänger samman med ovanstående punkt, men här återstår det fortfarande en del arbete med att se över konstinnehavet. Parallellt med konstdatabasen bygger Kulturförvaltningen upp ett system med konstombud på kommunens arbetsplatser. Konstombuden håller viss uppsikt över konsten och meddelar förvaltningen om något verk blivit skadat, förflyttat, stulet eller om något önskas lämnas tillbaka. Det återstår arbete med att skapa välfungerande rutiner och förankra dessa hos konstombuden på förvaltningarna. Avvikelse: Åtgärd: Avvikelse: Åtgärd: Dokumenthantering nuvarande rutinbeskrivning behöver kompletteras med rutin för avslut av tjänst. Rutinen är kompletterad med avsnitt 12. Handläggare slutar sin tjänst, och finns i Verksamhetshandboken. Resor i tjänsten det bör övervägas om förvaltningen behöver komplettera reseriktlinjen med förvaltningsspecifik anvisning/rutin. I dagsläget ser vi inte behov av att komplettera reseriktlinjen med förvaltningsspecifik rutin. Konsument Halmstad har under dec-jan informerat samtliga förvaltningens avdelningar om kommunens reseriktlinjer. 30
7 1(3) Tjänsteskrivelse 2012-04-27 Diarienummer: KN 2012/0181 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Kulturavdelningen Lena Ljungberg E-post: lena.ljungberg@halmstad.se Telefon: 035-139607 VTSTU - Ansökan om arrangemangsstöd 2012 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att Västsvenska Turnerande Sommarteaterns Ungdomssektion, VTSTU, beviljas 100 000 kr i arrangemangsstöd för att bedriva kulturverksamhet på Rotundan i Norre Katts Park under maj augusti 2012. Sammanfattning Föreningen VTSTU ansöker om 138 000 kr i arrangemangsstöd för att bedriva kulturverksamhet på Rotundan i Norre Katts Park under sommaren 2012. Målet för verksamheten är att ha ett så brett utbud att det erbjuds något för varje målgrupp. Med åren har Rotundan blivit en scen för såväl lokala kulturföreningar som professionella musiker och författare. Förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beviljar VTSTU 100 000 kr i arrangemangsstöd för Rotundans kulturverksamhet under sommaren 2012. Ärendet Uppdrag Ett av Kulturnämndens verksamhetsmål för 2012 är att fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. 31 1
7 Bakgrund Det finns en strävan inom Halmstads kommun att göra Norre Katts park till en mer attraktiv plats för halmstadsborna. Café Rotundan blir med sin verksamhet en viktig del i denna strävan med sitt café och sin programverksamhet. Caféet drivs av unga människor som lär sig att ta ansvar och driva större projekt Caféet har drivits i föreningsform sedan 2003 av den ideella föreningen VTSTU. Idén är att erbjuda halmstadsborna ett varierande kulturprogram som tilltalar en bred målgrupp. Analys, förslag och motivering Med åren har Rotundan blivit en scen för såväl lokala kulturföreningar som professionella musiker och författare. Föregående sommar arrangerade Rotundan drygt 120 programpunkter under sina 70 öppetdagar. Arrangemangen besöktes av ca 5000 personer. För att driva den kulturella verksamheten på Rotundan under sommaren 2012 ansöker föreningen nu om 138 000 kr i arrangemangsstöd. Föreningen har inga intäkter till kulturverksamheten eftersom alla arrangemang är kostnadsfria för besökarna. Föregående år beviljade Kulturnämnden 90 000 kr i arrangemangsstöd till föreningens kulturverksamhet och i deras arrangemangsredovisning från 2011 kan man se att resultatet blev +190 kr för den del som bekostar kulturarrangemangen. Förutom att fokusera på miljön med närproducerade och odlade råvaror har föreningen ambitionen att höja nivån på programverksamheten ytterligare detta år. Vid bokning av professionella artister kan också Musik i Halland gå in och stödja programverksamheten, vilket man har fått muntligt löfte om. Detta skulle säkert också kunna locka ännu fler besökare. Förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beviljar VTSTU 100 000 kr i arrangemangsstöd för Rotundans kulturverksamhet under sommaren 2012. Konsekvenser I nuläget finns 261 000 kr att fördela från arrangemangsstöd, objekt 49012. Ärendets beredning Inom kommunen Kulturförvaltningen 32 2
7 Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Ansökan 2. Programplanering 2012 - komplettering till ansökan 3. Redovisning av kulturverksamheten 2011 4. Föreningens totala resultat- och balansrapport inkl. revisionsberättelse 2011 För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 3 33
7 34
7 35
7 36
7 37
7 38
7 39
7 40
7 41
7 42
7 43
7 44
7 45
8 1(3) Tjänsteskrivelse 2012-05-14 Diarienummer: KN 2012/0013 Version:1,0 Beslutsorgan: KN Enhet:Staben Marie Järnliden E-post: marie.jarnliden@halmstad.se Telefon: 035-13 70 04 Kulturstipendium 2012 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att utse mottagare av Kulturstipendium 2012 vid sitt sammanträde 2012-05-30. Sammanfattning Halmstads kommun delar årligen ut Kulturstipendium till personer som visat lovande förutsättningar inom det kulturella verksamhetsområdet. Dessa ska antingen vara bosatta inom kommunen eller genom sin verksamhet ha nära anknytning till kommunen. Kulturstipendiet kan bara sökas för egen räkning. Kulturnämnden diskuterade vid sitt sammanträde 2012-04-25 tänkbara mottagare av Kulturstipendium 2012 och beslut i ärendet fattas vid sammanträdet 2012-05-30. Ärendet Uppdrag Kulturnämnden har enligt reglementet inom sitt ansvarsområde att besluta om utdelning av Kulturstipendiet 1 46
8 Bakgrund Halmstads kommun delar årligen ut Kulturstipendiet till personer som visat lovande förutsättningar inom det kulturella verksamhetsområdet. Dessa ska antingen vara bosatta inom kommunen eller genom sin verksamhet ha nära anknytning till kommunen. Kulturstipendiet kan bara sökas för egen räkning. Kulturstipendiet har karaktären av arbets- rese- och/eller studiestipendium och delas ut av kulturnämnden. En eller flera mottagare kan utses. Stipendiet kan även tilldelas grupp, organisation eller dylikt. Kulturstipendiet beviljas för bestämt ändamål, dock inte för grundutbildning inom konstnärligt område. Kulturnämnden har avsatt 60 000 kr för Kulturstipendium 2012. Kulturstipendiet utdelas i samband med nationaldagsfirandet. Kulturstipendium 2011 tilldelades Emma Skottke, landskapsarkitekt och Nicole Neidert, dansare. Analys, förslag och motivering Kulturstipendium 2012 har varit utlyst genom annonser i Hallandsposten och på hemsidan. Sista ansökningsdag var den 31 mars 2012. Totalt har 17 ansökningar till Kulturstipendium 2012 inkommit. Ansökan nr 14 bedöms inte helt uppfylla gällande tillämpningsföreskrifter för Kulturstipendium, avseende grundutbildning och bör därför inte medräknas, se bilaga 1. Kulturnämnden diskuterade vid sitt sammanträde 2012-04-25 tänkbara mottagare av Kulturstipendium 2012 och beslut i ärendet fattas vid sammanträdet 2012-05-30. Konsekvenser - Ärendets beredning Inom kommunen Staben, kulturförvaltningen, har sammanställt ansökningarna Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL 47 2
8 Lista över bilagor 1. Sammanställning över ansökningar till Kulturstipendium 2012 (se KN handlingar 2012-04-25). 2. Sammanställning över kulturstipendiemottagare 1980 2011 (se KN handlingar 2012-04-25). 3. Stadgar Kulturstipendier (se KN handlingar 2012-04-25). För kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf. Förvaltningschef Edna Sinkjaer Tf. Stabschef 48 3
8 HALMSTADS KOMMUN Kulturnämnden Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2012-04-25 KN 51 KN 2012/0013 Kulturstipendium 2012 Beslut 1. Kulturnämnden beslutar att utse mottagare av Kulturstipendium 2012 vid sitt sammanträde 2012-05-30. 2. Kulturnämnden beslutar att godkänna att ansökan nr 13 som inkom en dag för sent, den 1 april, ska medräknas. Ärendet Halmstads kommun delar årligen ut Kulturstipendium till personer som visat lovande förutsättningar inom det kulturella verksamhetsområdet. Dessa ska antingen vara bosatta inom kommunen eller genom sin verksamhet ha nära anknytning till kommunen. Kulturstipendiet kan bara sökas för egen räkning. Kulturnämnden diskuterar vid sitt sammanträde 2012-04-25 tänkbara mottagare av Kulturstipendium 2012 och beslut i ärendet fattas vid sammanträdet 2012-05-30. Kulturnämnden föreslås besluta att godkänna att den ansökan som inkom en dag för sent ska medräknas. Ärendets beredning Staben, kulturförvaltningen har sammanställt ansökningarna. Tjänsteskrivelse daterad den 21 mars 2012 föreligger. Sammanställningar över sökande 2012 samt kulturstipendiemottagare 1980-2011 föreligger. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att utse mottagare av Kulturstipendium 2012 vid sitt sammanträde 2012-05-30. 2. Kulturnämnden beslutar att godkänna att ansökan nr 13 som inkom en dag för sent, den 1 april, ska medräknas. 49
8 Beslutsgång Kulturnämnden beslutar enligt föreliggande förslag. Vid protokollet Marie Järnliden Justerat Ordförande Justerare Lena Ekman Eva-Marie Paulsson 50
9 1(3) Tjänsteskrivelse 2012-04-03 Diarienummer: KN 2012/0014 Version:1,0 Beslutsorgan: KN Staben Marie Järnliden E-post: marie.jarnliden@halmstad.se Telefon: 035-13 70 04 Kulturlaxen 2011 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att utse mottagare av Kulturlaxen vid sitt sammanträde 2012-05-30 Sammanfattning Kulturnämnden delar ut Kulturlaxen som ett litet uppmuntringspris för en minnesvärd kulturhändelse under föregående år. Kulturnämnden diskuterar vid sitt sammanträde 2012-04-25 tänkbara mottagare av Kulturlaxen och beslut i ärendet fattas vid sammanträdet 2012-05-30. Ärendet Uppdrag Kulturnämnden delar sedan 1986 ut, Kulturlaxen för en minnesvärd kulturhändelse under föregående år. 1 51
9 Bakgrund Kulturlaxen delas ut varje år i samband med firandet av Sveriges Nationaldag den 6 juni, för en minnesvärd kulturhändelse under föregående år. Kulturlaxen för år 2010 tilldelades tidskriften Kulturimperiet. Analys, förslag och motivering Kulturnämnden diskuterar vid sitt sammanträde 2012-04-25 tänkbara mottagare av Kulturlaxen och beslut i ärendet fattas vid sammanträdet 2012-05-30. Prissumman är 5 000 kr. Konsekvenser - Ärendets beredning Inom kommunen Staben, kulturförvaltningen Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Förteckning över tidigare års mottagare För kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf. Förvaltningschef 2 52
9 Edna Sinkjaer Tf. Stabschef 3 53
9 HALMSTADS KOMMUN Kulturnämnden Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2012-04-25 KN 52 KN 2012/0014 Kulturlaxen 2011 Beslut Kulturnämnden beslutar att utse mottagare av Kulturlaxen vid sitt sammanträde 2012-05-30. Ärendet Kulturnämnden delar ut Kulturlaxen som ett litet uppmuntringspris för en minnesvärd kulturhändelse under föregående år. Kulturnämnden diskuterar vid sitt sammanträde 2012-04-25 tänkbara mottagare av Kulturlaxen och beslut i ärendet fattas vid sammanträdet 2012-05-30. Ärendets beredning Staben, kulturförvaltningen Tjänsteskrivelse daterad den 3 april 2012 samt förteckning över tidigare års mottagare av Kulturlaxen föreligger. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att utse mottagare av Kulturlaxen vid sitt sammanträde 2012-05-30. Beslutsgång Kulturnämnden beslutar enligt föreliggande förslag. Vid protokollet Marie Järnliden 54
9 Justerat Ordförande Justerare Lena Ekman Eva-Marie Paulsson 55
11 1(1) Anmälningsärende 2012-05-09 Diarienummer: KN 2012/0016 Version:1,0 Beslutsorgan: KN Staben E-post: marie.jarnliden@halmstad.se Telefon: 035-13 7004 Anmälningsärenden 2012-05-30 Ärendet 1. Avtal med fastighetskontoret avseende belysning av mosaiken på Halmstad Arena, KN 2011/0240. 2. Protokollsutdrag KS 157 Traktnamnet Villshärad i Halmstads kommun, KS 2012/0157, KN 2012/0132. 3. Protokollsutdrag KS 150 - Fortsatt värdskap för Europa Direkt, KS 2008/0311, KN 2009/0276 1 56