Förfrågningsunderlag 2011-04-19 Upphandlingsansvarig Upphandling Karolinska Institutet Företagshälsovård Jing Guan 10076/UF, 6311/10-107 Sista anbudsdag: 2011-05-10 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 6. AVTALSFÖRSLAG 6.1. Avtal 6.1.1. Avtalsparter Detta avtal är träffat mellan Karolinska Institutet, org. nr. 202100-2973, nedan kallad Köparen, och Leverantör AB, org. nr. XXX nedan kallad Leverantören. 6.1.2. Avtalets syfte Detta avtal har till syfte att fastställa de övergripande villkoren för genomförande av företagshälsovård. Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna ska sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. 6.1.3. Avtalets ikraftträdande Detta avtal träder ikraft efter det att båda parter har undertecknat avtalet. 6.1.4. Avtalsperiod Detta avtal beräknas träda i kraft 2011-09-01. Avtalet löper i 3 år från avtalstecknande till 2014-08-30. Avtalet kan, med oförändrade villkor, förlängas ett år. Överenskommelse om sådan förlängning bör träffas skriftligen senast 3 månader innan avtalsperiodens slut enligt ovan. 6.1.5. Handlingars inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: Utskrivet: 2011-04-19 13:33 Sida 1 av 5
1) Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal. 2) Detta avtal med tillhörande bilagor. 3) KI:s "Allmänna bestämmelser för köp av konsulttjänst" 4) Eventuella skriftliga förtydliganden till förfrågningsunderlaget med bilagor 5) Förfrågningsunderlag med bilagor. 6) Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud i tidsordning. 7) Uppdragstagarens anbud. 6.1.6. Omfattning Uppdragets omfattning i övrigt framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 5 Kravspecifikation. Vilket kommer att införlivas i det slutgiltiga avtalet. Uppgifter i anbudet som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse om att de ska gälla. 6.1.7. Personal Personal som leverantören tillhandahåller ska ha för uppdraget relevant kompetens i form av utbildning och dokumenterad erfarenhet. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål ersätta sådan personal, vilken köparen anser sakna erforderlig kompetens. Detsamma gäller för personal med vilken köparen anser sig ha samarbetssvårigheter eller om det i övrigt har framkommit uppgifter om personalen som kan skada köparens anseende. Leverantören ska därvid ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens, utbildning och erfarenhet. Vid byte av medarbetare ska skriftligt godkännande inhämtas från KI. Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. 6.1.8. F-skattebevis Om giltighetstiden för F-skattebevis går ut under avtalstiden ska Leverantören utan anmodan sända kopia av nytt giltigt F-skattebevis till Köparens kontaktperson för Avtalet. 6.1.9. Ansvarsfullt företagande Leverantören garanterar att Avtalet fullgörs i konkret överensstämmelse med alla tillämpliga lagar och regler, inklusive, utan undantag, lagar och regler avseende säkerhet, hälsa, miljö, rättvisa arbetsförhållanden, olaglig diskriminering samt praxis och affärssed. Leverantören garanterar vidare att göra sitt rimligen yttersta för att säkerställa att underleverantörer åtlyder ovanstående. 6.1.10. Tillkommande villkor Till detta avtalsförslag under kapitel 5 fogas delstycken från kapitel 4 kravspecifikation. Dessa delstycken är markerade med ikon för avtalstext (se 1:a sidan i detta dokument) 6.1.11. Leverantörens åtagande Leverantören åtar sig att leverera avtalade tjänster i enlighet med villkoren i detta avtal, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt Leverantörens anbud. Leverantören förbinder sig att följa för området gällande lagar, förordningar och föreskrifter för efterfrågade tjänster. Leverantören förbinder sig också att inneha samtliga relevanta erforderliga tillstånd. Utskrivet: 2011-04-19 13:33 Sida 2 av 5
Leverantören förbinder sig att utse en huvudansvarig för uppdraget gentemot Köparen. Leverantören svarar för att tjänsten utförs fackmannamässigt, i enlighet med branschpraxis. 6.1.12. Leverantörens rättsliga ställning Leverantören ska vara en självständig juridisk person och ska uppträda i eget namn. Denna äger inte rätt att ikläda sig kostnader för Köparens räkning och ej heller på annat sätt rättsligt binda eller företräda köparen i annan omfattning än vad som skriftligen avtalats i anslutning till detta uppdrag. 6.1.13. Arbets- och leveranstid Uppdraget ska genomföras och levereras i enlighet med ställda krav i förfrågningsunderlaget. Leverantören ska kostnadsfritt svara för sin del av genomförandet. Leverantörens förläggning av arbetet ska anpassas till köparens arbetstider och arbetsplaner. Leverantören ska avsätta tid och resurser för detta och aktivt delta under hela denna process. 6.1.14. Priser Avtalade priser: Timersättningen ska inkludera samtliga kostnader för uppdragets genomförande t.ex. resor, möten, kopiering, utrustning. Inga andra kostnader får tillkomma. Priser är angivna i svenska kronor (SEK). Lagstadgad mervärdeskatt tillkommer på angivna priser. 6.1.15. Prisjustering Priserna är fasta under avtalets 12 första månader. Därefter kan, om part så begär, prisjustering ske en gång per år med högst motsvarande förändring enligt nedan. 70% rörlig del. Statistiska Centralbyråns arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän, preliminära siffror, SNI 2007. Basindex preliminärt indextal för mars 2011. 30% fast del. Begäran om prisjustering bör ske skriftligen minst 8 veckor innan prisjusteringens önskade ikraftträdande. KI ska skriftligt godkänna prisändringarna som träder i kraft 8 veckor efter eventuellt godkännande. Av parterna godkänd prisförändring ska gälla fast minst ett år. 6.1.16. Fakturering Till dess att KI:s nya inköpssystem till 100% har införts ska fakturor som ej skickas elektroniskt adresseras till Fakturaadress: Karolinska Institutet Fakturor Box 23 109 104 35 STOCKHOLM - Under avtalsperioden kommer KIs krav på fakturans form initialt vara enligt nedan. - På beställningar från det nya inköpssystemet ska KI:s beställningsnummer anges som Utskrivet: 2011-04-19 13:33 Sida 3 av 5
fakturareferens. - På beställningar utanför det nya inköpssystemet, s.k. orderlösa beställningar (om KI: har godkänt det) ska KI:s referensid för beställaren anges som fakturareferens. - Referensid: ZZAABBBBBBBB där AA är en 2-ställig institutionsbeteckning och B är en 2-8 tecken lång kod för beställarens namn. - En räntefaktura som skapas per institution ska ha en referens ZZAAXXXXXX där AA är institutionskoden. - Faktura ska specificera begärd ersättning. - Faktura ska avse ersättning för under föregående månad utförda tjänster. Karolinska Institutet betalar efter rutinen 30 dagar netto efter godkänt arbete och godkänd faktura. Villkoret gäller även för fakturor som avser dröjsmålsräntor. - E-faktura enligt Svefaktura-standard ska erbjudas alternativt kan leverantören registrera fakturor manuellt i KI:s fakturaportal. - Fakturering får ej ske före mottagen leverans. - Avtalsnummer ska anges i fakturan. - KI Ordernummer ska anges på fakturan - Beställande persons KI:s Id.Nr. (ZZ-kod) för beställningen ska anges i fakturan om beställning inte skett genom KI:s inköpssystem vilket endast kan ske om KI godkänt att beställning kan ske utanför systemet eller systemet ännu inte är i fulldrift för en viss institution. KI:s inköpssystem kommer att succesivt införas från 1/1 2011. - Beställande person ska anges i fakturan. - Faktureringsavgift, farligt godsavgift, påminnelseavgift, MOSA-avgift eller andra avgifter får ej tillkomma. - Påminnelse ska sändas med e-post till respektive institutions e-postadress för ekonomiadministration. Alternativt kan påminnelse (på papper) sändas till respektive institutions adress för ekonomiadministration. Det ska framgå av påminnelsen att det är en påminnelse. En påminnelse ska endast innehålla fakturor avseende samma institution. - Eventuell räntefaktura ska faktureras elektroniskt enligt Svefaktura-standard eller registreras manuellt i KI:s fakturaportal. Räntefakturan ska endast innehålla ränta avseende samma institution. Räntefakturan ska ha samma referens som den faktura som orsakat räntan. Alternativt kan en räntefaktura sändas per institution med referensen angiven enligt institutionens krav för räntefakturor. - Samlingsfaktura ska kunna erbjudas på begäran. - Samlingsfakturering får ej ske om det inte begärs. - Fakturering får ej överlåtas till annan part utan KI:s skriftliga godkännande. 6.1.17. Rapportering och dokumentation Under uppdragstagarens ansvar ska allt arbete kring och i uppdraget och dess olika deluppdrag dokumenteras och diarieföras. Diarieföring ska ske enligt KI:s instruktioner. Omfattningen ska vara sådan att ansvar för uppdraget i varje stund ska kunna övertagas av annan om så vore nödvändigt. Leverantören ska på köparens begäran kunna styrka hur uppdraget utförts med hjälp av tidsredovisning och bokföring. 6.1.18. Äganderätt KI tillskriver sig rätten att utnyttja Leverantörens dokument och utdrag ur dokument för internutskick, rutinbeskrivningar och ändringar i basutförande av utbildningsdokument. 6.1.19. Partsträffar Parterna ska träffas minst en gång årligen där Köparen kallar till möte för uppföljning och diskussioner om avtalet. Utskrivet: 2011-04-19 13:33 Sida 4 av 5
6.1.20. Sekretess Leverantören förbinder sig att följa de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom köparens gällande säkerhets och sekretessföreskrifter samt att tillse att anställda, anlitad konsult och underleverantörer gör motsvarande åtagande. Leverantören är skyldig att informera sig och sina anställda, anlitade konsulter och underleverantörer om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Leverantören ska vid avtalstecknande även teckna, med KI, Biträdesavtal för behandling av personuppgifter. Leverantören får inte i sin marknadsföring, utan Köparens medgivande, använda sig av Köparens namn eller varumärke. Sekretessen enligt denna paragraf gäller även sedan avtalet i övrigt har upphört att gälla. 6.1.21. Hävning Avtal till följd av denna upphandling hävs med automatik om förvaltningsrätt eller annan instans förklarar upphandlingen ogiltig eller kräver rättelse i sådan omfattning att det påverkar val av Leverantören. Inga skadeståndsanspråk med anledning av ovanstående hävning kan riktas från Leverantören till KI. KI har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av kontraktet. 6.1.22. KIs kontaktperson 6.1.23. Leverantörens kontaktperson Leverantörens kontaktperson N.N, företagsnamn, tel, epost 6.1.24. Versioner Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna erhållit var sitt. 6.1.25. Bilagor Allmänna bestämmelser för köp av konsulttjänst Utskrivet: 2011-04-19 13:33 Sida 5 av 5