Sida: 1 (7) Delprojektdirektiv Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten Delprojekt Definition av och indelning i kompetensgrupper
Sida: 2 (7) 1 Delprojektnamn/identitet Delprojektet benämns Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten Delprojekt Definition av och indelning i kompetensgrupper. 2 Bakgrund/effektmål Bakgrunden till det övergripande projektet Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten är följande: Fakultetens ledningsgrupp har formulerat ett uppdrag i ett åttapunktsprogram avseende utveckling av fakulteten Fakulteten står inför en förstärkt konkurrenssituation Konstnärliga fakulteten vill vidareutveckla sin position som ett attraktivt alternativ för studenter och lärare Det finns behov av ökat samarbete mellan institutionerna/ högskolorna/programmen Mål för verksamhetsutvecklingsinitiativet är att utveckla verksamheten innehållsligt. Det finns också en önskan att effektivisera genom samordning. Som ett första steg i verksamhetsutvecklingsprojektet (fas 1a) gjordes under januari mars 2010 en situationsanalys innefattande beskrivning av önskade effekter, SWOT, intressentkarta, beskrivning av varumärkenas påverkan samt erfarenhetsutbyte från omorganisationen vid HSM. Mot bakgrund av situationsanalysens resultat blev målen för fas 1b följande: Ökad förståelse för förändringsarbete Samsyn kring vad den Konstnärliga fakulteten vill vara med sin verksamhet om 10 år (målbild) Samsyn kring vilka omständigheter som måste råda för att fakulteten skall kunna nå sin målbild (kritiska framgångsfaktorer) Samsyn kring tillvägagångssätt för att nå målbilden (strategier) För fas 1 b formulerade fakultetsledningen ett direktiv till en projektgruppering bestående av ett antal prefekter samt en student inom KFN. Uppdraget för projektgruppen var att ta fram ett förslag till målbild Konstnärliga fakulteten 2020. Under ett internat den 21-22/6 fick hela ledningsgruppen ta ställning till förslaget. Diskussion och justering gjordes i målen tills dess att hela ledningsgruppen var enig och ställde sig bakom måldokumentet. Dokumentet Målbild för Konstnärliga området 2020 lämnades därefter som förslag till Konstnärliga fakultetsnämnden som fattade beslut 2010-08-27. Målbilden tillsammans med de i dokumentet formulerade kritiska framgångsfaktorerna/effekterna/ strategierna är styrande för det fortsatta verksamhetsutvecklingsprojektet. Med utgångspunkt i målbilden påbörjades ett arbete för att definiera de aktiviteter som krävs för att uppnå målbilden. Fakultetsledning i samråd med ledningsgruppen prioriterade genomförande av tre delprojekt under hösten 2010:
Sida: 3 (7) 1. Ny organisationsstruktur 2. Basstruktur för ökad utbildningssamordning 3. Lokaler/teknik/verkstäder I redovisningen (se http://www.konst.gu.se/internt/verksamhetsutveckling/dokument/) lämnar utredarna till Ny organisationsstruktur ett principiellt och resonerande förslag som enligt rapporten kan vara vägledande för hur man inom fakulteten väljer att forma den slutliga organisationen. Utredarna föreslår att Konstnärliga fakultetens kärnverksamheter organiseras i en matrisorganisation, där ansvaret fördelas mellan en vertikal chefshierarki och en horisontell flödesorganisation där ansvaret för utbildningsverksamheten bedrivs. Samtliga lärare och forskare föreslås organiseras i vad som benämns kompetensgrupper. Kompetensgrupperna formeras utifrån en vald kompetens/intressegemenskap. Samtliga kompetensgrupper leds av en kompetensgruppsledare vars huvuduppgift är att ta ett arbetsgivaransvar samt ansvara för att kompetensen och "yrkesidentiteten" upprätthålls och utvecklas för dem som ingår i gruppen. Utredarna föreslår en fortsatt process där alla medarbetare inbjuds till en dialog som syftar till att skapa en gemensam förståelse för den organisationslösning som fakulteten väljer. Ett första steg föreslås vara att, genom gemensamma övningar, formera kompetensgrupperna. Utifrån resultatet av en sådan process kan beslut om antalet institutioner och eventuella gränsdragningar ske. Vid fakultetsnämndens möte 2010-12-15 presenterades dekanus tolkning av utredningens förslag samt hur den fortsatta processen bör genomföras. Vid mötet beslutades att ge dekanus i uppdrag att senast juni 2011 till fakultetsnämnden lämna förslag till hur verksamheten ska organiseras i två institutioner som huvudalternativ. Förslaget ska baseras på en indelning av de formerade kompetensgrupperingarna. Fakultetsnämndens uppdrag innebär att en rad aktiviteter behöver genomföras under 2011. För att uppnå nämndens uppdrag krävs ett preciserat förslag för hur s.k. kompetensgrupper ska formeras. Vidare behöver kompetensgruppernas mandat och roll klargöras samt hur de kan ligga till grund för ett förslag till en framtida institutionsindelning. Ett klargörande av dessa fundamentala frågor utgör en förutsättning för andra delprojekt. Det är mot denna bakgrund som detta delprojektdirektiv ska ses. Förväntat resultat av delprojektet är ett underlag som kan ligga till grund för ett beslut om hur det fortsatta arbetet med formerandet av kompetensgrupper ska ske (se kap 6). Resultatet av detta delprojekt kommer att ingå som underlag för kommande fas där den faktiska indelningen av kompetensgrupper ska ske och förankras. För beskrivning av delprojektet relation till övriga delprojekt se Projektplan 2b (http://www.konst.gu.se/internt/verksamhetsutveckling/projektplan). 3 Underlag Följande utgör underlag till projektet: Målbild för Konstnärliga området 2020 Förslag till ny struktur och institutionsindelning för Konstnärliga fakulteten
Sida: 4 (7) Delprojekt Ny organisationsstruktur 4 Kontaktpersoner Dekanus Anna Lindal (projektbeställare), GU Prodekanus Johan Norrback (styrgruppsmedlem), GU Fakultetsdirektör Magnus Petersson (styrgruppsmedlem), GU Projektsamordnare Lena Sandstedt, GU Viktoria Björcke, Projektledare för Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten, Prové Lise-Lotte Aspegren, Projektledare för Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten, Prové Fakultetsinformatör Carina Krantz, GU 5 Tidsplan och kalkyl för förberedelserna Åtagande t o m Tidpunkt Organ Kalkyl timmar Kalkyl utlägg BP1 februari Beställare BP2 15 mars Beställare Beslutspunkter enligt PPS: BP1 Beslut om att starta projektet BP2 Överlämning av resultat Delprojektet arbetar under februari mars med uppdraget att leverera underlag till kommande fas i delprojektet. 6 Delprojektmål, uppdragsgivarens krav och önskemål Delprojektet har till uppgift att utifrån direktivet formulera ett förslag till projektplan som mer precist anger arbetsformer, bemanning och resursbehov. I övrigt ska delprojektet arbeta lösningsbaserat utifrån önskade effekter enligt Målbild för Konstnärliga området 2020 samt enligt fakultetsnämndens beslut 2010-12-15. Där det är relevant ska också hänsyn tas till universitetsgemensamma organisationsutvecklingsprojektet. Ledaren för delprojektet ska delta i gemensamma projektstyrningsmöten för samordning av delprojektens arbete under ledning av Prové. Delprojektet ska drivas i form av arbetsgrupp vars uppgift är att utforma ett beslutsförslag för det fortsatta arbetet med att forma kompetensgrupper.
Sida: 5 (7) 6.1 Delprojektets resultat För att uppnå målet med en ändamålsenlig indelning i kompetensgrupper och institutioner krävs initialt konkretisering och förtydligande av ett antal frågeställningar som skall ligga till grund för det fortsatta arbetet. Arbetsgruppens uppgift och förväntande resultat är att klargöra och besvara ett antal frågeställningar. Arbetsgruppen ska inte ta ställning till förslaget om att kompetensgrupper ska ingå i en framtida matrisorganisation i enlighet med förslaget i rapporten Ny organisationsstruktur. Denna fråga behöver avgöras inom en framtida institutionsstruktur. En vägledande princip för arbetsgruppens arbete ska vara att förslagen ska stödja fakultetens uppbyggnad av s.k. kompletta miljöer med avseende på samlade och starka forsknings- och utbildningsmiljöer. Resultatet av detta inledande arbete ska leda till ett antal förslag som kan ligga till grund för kommande faser. Beslut fattas av dekanus. Delresultat kan förankras genom referensgruppsmöte med ledningsgruppen och andra aktuella grupperingar Delprojektet skall arbeta fram följande resultat: 1. En beskrivning av kompetensgruppens omfattning, avgränsning och ledning Vad avses med kompetens och kompetensgrupper samt vilken faktor ska vara bärande för indelningen av kompetensgrupper? Vilken är kompetensgruppens funktionella betydelse? Vilken är optimal storlek för en kompetensgrupp? Vilka kategorier av medarbetare ska inbegripas av kompetensgruppsbegreppet? Arbetsgruppen ska särskilt belysa för- och nackdelar med att teknikergruppen som del eller helhet inbegrips i kompetensgruppskonceptet. Även administrationens relation till kompetensgrupperna ska klargöras. 2. Beskrivning av ämnesföreträdarrollen i relation till kompetensgruppen Om så blir aktuellt med anledning av förslag utifrån 1 ovan ska ämnesföreträdares roll och mandat belysas och klargöras vid en framtida indelning i kompetensgrupper. 3. Underlag för beslut angående möjliga avvikelser från föreslagen kompetensgruppsmodell
Sida: 6 (7) Arbetsgruppen ska belysa huruvida samma modell ska tillämpas över hela fakulteten eller om kompetensgruppernas indelningsgrund, storlek och mandat kan skifta. 4. Sammanställning av gemensam terminologi Arbetsgruppens ska utveckla en termologi som är anpassad till konstnärliga fakulteten. Arbetsgruppen ska särskilt pröva om begreppet kollegium eller någon annan term kan användas som alternativ till begreppet kompetensgrupp. Arbetsgruppen ombeds i denna fråga särskilt att hålla sig informerad om och förhålla sig till hur rektors förslag benämner den kollegiala linjen på universitetet. 5. Modell för genomförande av inventering och indelning i kompetensgrupper Arbetsgruppen kan i mån av tid även lämna förslag till hur inventering och faktisk indelning i kompetensgrupper ska genomföras 6. Sammanställning av framarbetat resultat i leveransrapport Arbetsgruppens resultat ska redovisas i form av en samlad rapport till beställaren. 6.2 Delprojektets sluttidpunkt Övergripande tidplan för projektet: 15 mars 6.3 Projektets bemanning Delprojektet ska drivas i form av en arbetsgrupp. I arbetsgruppen ska personer från olika delar av fakulteten ingå. Även externa personer kan ingå i arbetsgruppen. Även personer för vissa specifika sakfrågor kan knytas till delprojektet. Beslut om detta fattas av dekanus efter förslag från delprojektledaren. När det gäller arbetsgruppens medlemmar gäller att man representerar hela fakulteten samt att tid kan avsättas för att ta aktiv del i delprojektet. Exakt bemanning samt ledning av arbetsgruppen beslutas av dekanus. 6.3.1 Delprojektledare Ansvar Genomföra delprojektleveranser utifrån givet direktiv Upprätta delprojektplan inkl. aktivitetsplan, projektorganisation, ett ändamålsenligt och dokumenterat arbetssätt samt resursåtgång. Arbeta fram resultat i enlighet med uppdragsgivarens intention om delaktighet och öppenhet Sammankalla till arbetsmöten och andra delprojektaktiviteter Operativ handläggning och dokumentation av arbetsmöten och andra aktiviteter Leda och fördela arbetet inom delprojektet Påkalla behov av resurser hos projektledare Delta och rapportera vid projektstyrningsmöten
Sida: 7 (7) Rapportera till projektledning (t ex status, progress, avvikelser) Vid behov och på uppdrag av projektledaren vara föredragande i styrgrupp, beredningsgrupp och referensgrupp Sammanställa arbetsgruppens resultat Befogenheter Styra och leda delprojektet samt fördela tilldelade resurser utifrån uppskattad budget 6.3.2 Deltagare i arbetsgrupp Ansvar: Operativt delta i och genomföra uppgift/aktivitet enligt projektledningens direktiv Arbeta fram resultat med utgångspunkt i hela organisationens bästa Agera som ambassadör i projektet, dvs. aktivt arbeta med förankring på hemmaplan Befogenhet: Komma överens med uppdragsgivare om det personliga åtagandets omfattning Ta personligt ansvar för resultatet 6.4 Projektmålets prioritering Prioritering: 0,5 Resultat 0,25 Tidpunkt 0,25 Kostnad 7 Övrigt Verksamhetsutvecklingsprojektet ska präglas av transparens och öppenhet. Delprojektet ska därför ingå i den kommunikationsplan som är kopplat till det samlade verksamhetsutvecklingsprojektet. Under arbetets gång kan studentrepresentanter höras. Samordning och leveranser av delprojekten ska ske dels genom rapportering till projektledare, beställare, styrgrupp och referensgrupp dels genom s.k. projektstyrningsmöten. Delprojektet skall under arbetet kontinuerligt identifiera eventuella arbetsmiljökonsekvenser på individ, grupp och organisatorisk nivå. Dessa skall redovisas som en del av delprojektets resultat. Resultatet av detta delprojekt kommer att ingå som underlag för kommande fas där den faktiska indelningen av kompetensgrupper ska ske och förankras. För beskrivning av delprojektet relation till övriga delprojekt se Projektplan 2b (http://www.konst.gu.se/internt/verksamhetsutveckling/projektplan). Finansiering Fattas av dekanus i särskilt beslut och ska belasta ansvar 6000 Beställare/Projektägare: Delprojektledare: Anna Lindal Staffan Rydén