Projektplan Projektnamn: Ortsutveckling ett delprojekt inom Färdpan Flen Projektägare: Lars Rådh, kommunchef Styrgrupp: Sune Hasselström, chef Tekniska Förvaltning, Berit Robrandt Ahlberg, chef Kultur och Fritid Krister Karlsson, nätverket av bygderåd Bosse Karlsson, nätverket av bygderåd Kenneth Demner, nätverket av bygderåd (ersättare) Rolf Lydahl, Forum Flen Bengt Olsson, Forum Flen Jocke Andersson, Forum Flen (ersättare) Projektledare: Hans-Erik Eriksson Karina Krogh Start datum: Månad År januari 2011 Slut datum: Månad År december 2011 BP2 - Beslut att starta genomförandefasen Beslutad av styrgruppen för Ortsutveckling den 21 mars 2011 Datum och underskrift Projektägare/finansiär Flens kommuns Projektmodell 1
Innehåll 1 Direktivet... 3 1.1 Definitioner och förkortningar... 3 2 Beskrivning... 3 2.1 Effektmål... 3 2.2 Projektmål... 3 2.3 Avgränsning... 3 2.4 Prioritering... 3 2.5 Koppling till andra projekt/processer... 3 2.6 Förutsättningar... 4 2.7 Avvikelser... 4 2.8 Konsekvenser för kommunens övergripande mål... 4 3. Tidplan... 4 4. Resursplan... 5 5. Budget... 5 6. Organisation... 6 7. Risker... 6 8. Kommunikation... 7 8.1 Inom projektet... 7 8.2 Kommunikationsplan... 8 9. Avslut... 8 9.1 Leverans och överlämning... 8 9.2 Projektavslut... 8 10 Övrigt... 8 Flens kommuns Projektmodell 2
1 Direktivet Ortsutveckling är ett av fem delprojekt inom ramen för Färdplan Flen, det vill säga kommunens långsiktiga arbete med kommun- och varumärkesutveckling. Delprojektet Ortsutveckling ska bidra till positiv utveckling genom att de olika kommundelarna stärks och till att det övergripande budgetmålet om fler och nöjdare kommuninvånare kan uppnås. Ortsutveckling syftar också till att effektivisera kommunens arbete genom samverkan med förenings- och näringsliv och på så sätt utveckla gemensamma och kostnadseffektiva lösningar av viktiga utvecklingsfrågor. Projektet innebär dessutom ökade möjligheter för medborgarna att påverka kommunens beslut och de faktiska förutsättningarna för utveckling i respektive ort. 1.1 Definitioner och förkortningar 2 Beskrivning 2.1 Effektmål Att i samarbete med föreningar, näringsliv och invånare utveckla en vision och handlingsplan för varje ort i Flens kommun som kommuninvånarna är nöjda med. 2.2 Projektmål Vision ska vara framtagen för 2 orter (Sparreholm och Hälleforsnäs) och handlingsplan under utveckling december 2011 Samarbete inlett med 1 ort (Skebokvarn) hösten 2011-02-14 ytterligare tre orter ska ha mottagit stöd i mobiliseringsfasen (Flens tätort, Bettna och Mellösa) december 2011 2.3 Avgränsning Uppdraget inkluderar i första hand att i samarbete med invånare, förenings- och näringsliv att ta fram en analys för ortens utvecklingsmöjligheter och komma med förslag till åtgärder. 2.4 Prioritering Arbetets kvalitet är första prioritet särskilt vad gäller förankring i orterna och utarbetningen av den gemensamma analys på varje ort. Kvaliteten kan därmed påverka tidplanen för arbetet. Projektets resurser räknas i dels i personaltid och i budget. Vid bristande personalresurser kommer projektet i första hand att försöka hitta andra lösningar och detta kan förhandlas inom projektet. Omfördelning av budget kan göras med beslut i styrgruppen, däremot kräver en överskridning av budget beslut i styrgruppen för Färdplan Flen. 2.5 Koppling till andra projekt/processer Ortsutveckling har en tydlig koppling till kommunens översiktliga, fysiska planering. Därför kommer resultatet av projektet att ingå som underlag till fördjupning, aktualitetsförklaring och eventuell revidering av den kommuntäckande översiktsplanen. Ortsutveckling berör dessutom kommunens näringslivsarbete i allmänhet och i synnerhet för Sparreholm de delar av arbetet som omfattar besöksnäringen. Det finns även kopplingar Flens kommuns Projektmodell 3
mellan ortsutveckling och uppdraget i budget 2011 till Tekniska nämnden att ta fram en plan för förbättrad trafiksäkerhet i och mellan kommunens tätorter. Kommunens årliga budgetprocesser kommer att lägga fast möjligheterna att genomföra de olika handlingsplanerna. Delprojektet är dessutom kopplat till delprojektet Flens kommun 2019 inom Färdplan Flen 2011, eftersom visionerna för de olika orter i kommunen kommer att ingå som en del av kommunens övergripande vision för 2019. 2.6 Förutsättningar Vision och handlingsplaner för de olika orterna ska till berörda nämnd och kommunfullmäktige för beslut. 2.7 Avvikelser Avvikelser från mål, milstolpar och tidplan i övrigt skall rapporteras till projektets styrgrupp. I de fall styrgruppen bedömer att avvikelser kommer att påverka det övergripande projektet Färdplan Flen, ska avvikelserna även rapporteras till den övergripande styrgruppen. 2.8 Konsekvenser för kommunens övergripande mål Ortsutveckling bidrar till att kommunens övergripande budgetmål om fler och nöjdare kommuninvånare kan uppfyllas genom att invånare i de olika kommundelarna kan delta aktivt i projektet och påverka sin respektive orts förutsättningar för positiv utveckling. Projektet bidrar till att budgetmål 3 Bättre och effektivare kommunal verksamhet uppfylls genom att - att aktuella utvecklingsfrågor får en bred belysning, som ger underlag för rätt beslut, - att samverkan leder till gemensamma och kostnadseffektiva lösningar. Slutligen bidrar ortsutveckling till att målet om Ökad tillväxt för företagande och arbetsmarknad uppfylls bland annat genom att projektet fokuserar på näringslivsfrågor som tema för arbetsgrupper. 3. Tidplan Projektplanen omfattar arbete med Ortsutveckling under tiden januari 2011 till och med december samma år. Beslutspunkter inkluderar beslut om projektplan i jan-mar, och sedan beslutspunkt i slutad av varje period beskriven nedan om att fortsätta projektet eller ej utifrån statusrapporter. Jan-mars 2011 Initiering och etablering av arbetsgrupper i Sparreholm Uppsökande arbete med föreningsliv i centralorten Flen Projektplan beslutad i delprojektstyrgruppen April-jun 2011 Analys i arbetsgrupperna i Sparreholm Initiering och etablering av arbetsgrupper i Hälleforsnäs Uppsökande arbete med föreningsliv i Bettna Juli-sept 2011 Formulering av vision och utkast till handlingsplan Sparreholm Flens kommuns Projektmodell 4
Analys i arbetsgrupperna i Hälleforsnäs Uppsökande arbete med föreningslivet i Mellösa Okt-dec 2012 Ärende med vision och handlingsplan för Sparreholm till kommunfullmäktige Initiera ortsutveckling i Skebokvarn Ta fram projektplan för ortsutveckling 2012 med inriktning på resterande delar av kommunen. Jan 2012 mars 2012 Ärende med vision och handlingsplan för Hälleforsnäs till kommunfullmäktige 4. Resursplan Resurs/kompetens Källa Status Projektägare KLF (Lars Rådh) Säkrad Projektledare KLF (Hans-Erik Eriksson Säkrad 15% och Karina Krogh 25%) Projektkunskap Projektutbildning Säkrad (både projektledare och en del av projektgruppen har gått utbildning i projektledning) Styrgrupp Tekniska förvaltning och Säkrad i dialog med Forum kultur och fritidsförvaltningen Flen och nätverket av Forum Flen bygderåd Nätverket av bygderåd i Flens kommun Ungefär 4 timmer i månaden. Kunskap om områden som arbetas med inom arbetsgrupperna. T.ex. näringsliv, fysisk planering, trafik, service besöksnäring och information Projektadministration och - information Tjänstemän med ansvar för dessa områden på kommunens olika förvaltningar Ungefär en halv dag i veckan beroende av område Projektadministratör inom Färdplan Flen Säkrad; arbetsgrupp med representanter från olika förvaltningar är etablerat. Säkrad 5. Budget Budget för projektet ortsutveckling lägger inom Färdplan Flen budgeten Post Beskrivning Kostnad Processtöd Lokalkostnad, evenemang och 100.000 processledare och stöd från Hela Sverige ska leva Flens kommuns Projektmodell 5
(27.000) Projektpengar Mindre projekt 100.000 Totalt 200.000 6. Organisation Projektägare; Styrgrupp; Projektledare; Projektgrupp; Lars Rådh, kommunchef Sune Hasselström, förvaltningschef Tekniska Förvaltning, Berit Robrandt Ahlberg, chef Kultur och Fritid Krister Karlsson, nätverket av bygderåd Bosse Karlsson, nätverket av bygderåd Kenneth demner, nätverket av bygderåd (ersättare) Rolf Lydahl, Forum Flen Bengt Ohlsson, Forum Flen Jocke Andersson, Forum Flen (ersättare) Karina Krogh och Hans-Erik Eriksson Britt-Marie Andersson, BMR Sara Eresund, BMR Matthias Pfeill, Strategi och Ekonomi Ingrid Gustafsson, Strategiska Staben Pernilla Hagström, Kultur och fritid Katri Andersson, Kultur och fritid Marianne Rynefeldt-Skog, strategiska staben Petra Ström, Strategiska Staben Päivi Hellberg, projektadministratör Färdplan Flen 7. Risker En rad risker har identifierats inom projektet. För varje risk har en analys av effekten av risken gjorts och en bedömning av hur sannolikt det är att risken realiseras och hur stor påverkan det i så fall skulle ha på projektet. Både sannolikhet och påverkan bedöms på en skala från 1-5, där 1 indikerar liten sannolikhet/liten påverkan och 5 stor sannolikhet/stor påverkan. Genom att multiplicera dessa två tal framkommer en övergripande riskfaktor. För alla risker med hög riskfaktor (16-25) har åtgärder identifierats för att minimera risken. Risker med mellanstor riskfaktor (6-15) kommer att bevakas kontinuerligt och risker med låg riskfaktor (1-5) kommer att bevakas regelbunden. Orealistiska förväntningar på kommunen från deltagarna på orterna Denna risk bedöms att vara stor (16) och effekten av den kan resultera i minskat engagemang och dålig förankring av projektet. För att minimera risken har följande åtgärder byggts in i projektplanen; en tydlig målbeskrivning inom projektet som kommer att kommuniceras regelbunden till deltagare. Dessutom kommer tjänstemännen i inledande skede att förankra uppdraget för ortsutveckling med deltagarna på orten och tydligt kommunicera kommunens mandat och uppdrag. Flens kommuns Projektmodell 6
Konflikt mellan orterna Denna risk har bedömts att vara mellanstor (15) eftersom det skulle ha en stor påverkan på projektet om den realiserades. Effekten kan vara minskat engagemang och splittring i kommunen vilket kan föra till försämrade möjligheter för utveckling. Åtgärder inkluderar att involvera nätverket av bygderåd i kommunen i prioriteringen och säkerställa en kontinuerlig återkoppling till dessa. Detta tillsammans med en tydlig kommunikation om prioriteringarna inom projektet förväntas att ledde till att sannolikheten för denna risk stegvis minskar. Bristande engagemang från orternas invånare, företag och föreningsliv Denna risk bedöms att vara mellanstor (12) beroende på ort. Effekten om risken realiseras är dålig förankring och därmed sämre kvalitet i arbetet. Risken minimeras genom att i samarbete med respektive orts föreningar planera och genomföra starten på ortsutveckling på orten. Detta kommer att följas upp med regelbunden kommunikation till ortsborna genom öppna möten och utskick. Dessutom finns möjlighet för stöd från HSSL i fall en samordning av föreningarna på orten inte existerar. Bristande leverans på projektet Denna risk kan föra till förlorat förtroende till hela projektet. Risken bedöms att vara mellanstor (10) men kommer att minskas genom regelbunden uppföljning på projektets direktiv och plan. Dessutom ansvarar projektägaren för att projektets slutprodukt förankras i de politiska besluts- och budgetprocesser. Djupa konflikter mellan projektdeltagarna Denna risk kan resultera i att arbetet försenas och i sämste fall misslyckas. Risken bedöms att vara mellanstor (10). Risken kommer att hanteras genom ett öppet och ärligt arbetssätt där oöverensstämmelser tas upp och diskuteras. I projektplanen prioriteras arbetets kvalitet och det innebär en acceptans att eventuella konflikter kräver tid att lösa och därför kan försena uppfyllelsen av projektets mål. Projektets styrgrupp är sammansatt så att de viktigaste intressenterna i projektet är representerade och denna grupp spelar därmed en viktig roll inlösning av eventuella konflikter. Vakanser uppstår bland kommunens projektdeltagare Denna risk bedöms att vara mellanstor (9-15 beroende av vilken roll det rör sig om), eftersom den är sannolik men i de flesta fall inte skulle påverka projektet i större mån. Resurs- och rollfördelningen i projektet är så att det finns back-up för de flesta uppdrag (2 tjänstemän i de olika arbetsgrupper). Skulle centrala roller i projektet lämna sina uppdrag är projektägaren ansvarig för att antingen omprioritera arbetet i samråd med styrgruppen eller skaffa extra resurser. Tidsbrist hos interna och externa projektdeltagare Denna risk bedöms vara mellanstor (8), eftersom den är sannolik och skulle resultera i en försening i projektet. En försening i projektet anses inte ha en större effekt på projektet så länga kvaliteten inte påverkas. Denna risk bevakas regelbunden av projektledaren genom uppföljning och statusrapporter till styrgruppen. 8. Kommunikation 8.1 Inom projektet Styrgruppen för ortsutveckling kommer att träffas ungefär var annan månad med ansvar för att besluta projektplanen och gödkänna statusrapporter. Protokoll från dessa möten och Flens kommuns Projektmodell 7
statusrapporter kommer att publiceras på kommunens hemsida under Färdplan Flen/ortsutveckling. Projektgruppen kommer att träffas ungefär en gång i månaden med syfte att verkställa projektplanen. Projektdokumentation från dessa möten kommer att sparas på K under förvaltningsövergripande/färdplanflen/ortsutveckling Arbetsgrupper på de olika orter kommer att träffas efter behov och överenskommelse med deltagare på orterna. Minnesanteckningar från dessa möten kommer att sparas på kommunens hemsida under Färdplan Flen/ortsutveckling. 8.2 Kommunikationsplan Intressenterna i projektet ortsutveckling är invånarna på respektive orter och förenings- och näringsliv, tjänstemän i arbetsgrupperna och övriga tjänstemän, politiker och fritidsboende. Invånare, förenings- och näringsliv på orterna kommer att informeras genom korta månatliga nyhetsbrev för respektive ort. Dessutom kommer dessa att få inbjudan till evenemang. Kommunens hemsida kommer löpande att uppdateras med nyheter från arbetet och minnesanteckningar från de olika grupperna. Tjänstemän i arbetsgrupperna kommer att träffas månatligen och informeras per mejl under tiden. Övriga tjänstemän kommer att informeras genom övergripande månatliga Färdplan Flen nyhetsbrev och kommunens hemsida. Politiker, övriga invånare och fritidsboende kommer att informeras genom Glimten, månatliga Färdplan Flen nyhetsbrev och kommunens hemsida som löpande kommer att uppdateras med minnesanteckningar från möten och nyheter från ortsutvecklingarbetet. 9. Avslut 9.1 Leverans och överlämning Projektets slutprodukt är för projektmål 1 en vision och en handlingsplan för två orter (Sparreholm och Hälleforsnäs). Handlingsplanen ska innehålla tydlig ansvarsfördelning för framtagna åtgärder och en tydlig beskrivning av hur resurserna för detta ska tas fram. Beroende på typ av åtgärder kommer detta att övergå till berörde nämnd(er). Handlingsplanen ska också redovisa arbetsformer för fortsatt arbete. Projektägaren är ansvarig för att överlämna olika delar av projektplanen till respektive nämnd. 9.2 Projektavslut Arbetsgrupperna för de olika orterna ska vid beslut om vision och handlingsplan ses över utifrån de i handlingsplanen identifierade åtgärder. 10 Övrigt Flens kommuns Projektmodell 8