Lokalt kvalitetssystem 2013-2015 Institutionen för datavetenskap Beslutsdatum: 2013-09-25 Reviderad: 2014-09-24
Sida 2(7) Inledning Detta dokument beskriver institutionens kvalitetssystem för året 2013-2015. Systemet består av principer, organisatoriska strukturer, ansvarsfördelning samt rutiner. Det ses över varje år och eventuella ändringar förs in i beskrivningen. Huvudsyftet med institutionens kvalitetsarbete är att säkerställa att institutionens utveckling i möjligaste mån följer verksamhetsplanen. Avvikelser ska bara förekomma i väl motiverade fall. I synnerhet ska kvalitetsarbetet främja skapandet av en bra miljö för forskning, forskarutbildning och grundutbildning samt säkerställa deras kvalitet, bredd och djup, utveckla institutionens personella resurser på ett bra sätt, dels med tanke på den långsiktiga kompetensförsörjningen, dels med tanke på perspektiv som jämställdhet, likabehandling och arbetsmiljö säkerställa en bra och transparent ledningsorganisation, se till att institutionens resurser används på ett effektivt sätt. Ansvarsfördelning Prefekten har det övergripande ansvaret för institutionens kvalitetsarbete. Det operationella ansvaret för ekonomi och personal har delegerats till institutionens biträdande prefekt. Forskarutbildningens kvalitetsarbete leds av en studierektor som samtidigt är sammankallande för institutionens råd för forskning och forskarutbildning (FF). Grundutbildningens kvalitetsarbete leds av en huvudstudierektor som är sammankallande för institutionens grundutbildningsråd (GU). Beslut som rör forskning/forskarutbildning respektive grundutbildning förbereds i dessa råd. Ytterligare ärenden till beslutsmöten bereds av olika arbetsgrupper. Beslut fattas av prefekt vid särskilda beslutsmöten som föregås av möten i institutionens lokala samverkansgrupp. Dessa möten äger rum varannan vecka om ärenden föreligger. Alla beredande råd och arbetsgrupper förankrar sina beslutsförslag genom att hålla nära kontakt med berörda personer vid institutionen. Information och förankring säkerställs dessutom med arbetsplatsträffar som äger rum vanligtvis en gång om månaden och vid institutionsdagar en till två gånger per år. Nedan beskrivs de olika rollernas ansvar i kvalitetsarbetet i större detalj. För aktuell information om exempelvis när möten hålls eller vilken/vilka personer som besitter en viss roll hänvisar vi till institutionens hemsida. Prefekt Prefekten ansvarar för att verksamhetsberättelsen upprättas årligen, att verksamhetsplanen inklusive en kompetensförsörjningsplan årligen revideras, och en ny plan upprättas när den gamla löper ut, att regelbundet hålla och följa upp medarbetarsamtal med alla anställda eller delegera detta ansvar till lämpliga personer, att alla anställda årligen erbjuds möjlighet till ett lönesamtal, att principer för bemanningsplanering och lönekriterier ses över med jämna mellanrum, att en tjänstgöringsplan upprättas årligen,
Sida 3(7) att information sprids på ett effektivt och ändamålsenligt sätt i organisationen, att det finns ett kvalitetssystem på institutionen, och att verksamhetens kvalitetsarbete årligen följs upp. Biträdande prefekt Biträdande prefekt agerar vid behov ställföreträdare för prefekt och har eget ansvar för att medarbetar- och kompetensutvecklingssamtal med den administrativa personalen hålls med jämna mellanrum samt följs upp, att, i samråd med ekonomisamordnaren, planera, ta fram underlag samt sammanställa institutionens budget, att bereda ärenden gällande institutionsbudgeten och ekonomisk uppföljning. löpande arbete, uppföljning och beredning av ärenden gällande anställningsförhållanden, finansiering och tjänstgöring för institutionens anställda, och ekonomisk rapportering av Horizon2020- och FP7-projekt. Ekonomisamordnare Ekonomisamordnaren ansvarar för att utgöra ett kvalificerat stöd för personal och ledning inom ekonomi- och personalområdet, att, i samråd med institutionsledningen, planera, ta fram underlag samt sammanställa institutionens budget, löpande budgetuppföljning och tertialprognoser samt ansvara för bokslut och analyser i samband med detta. ekonomisk rapportering av Mål 2-projekt och andra externfinansierade projekt samt att ta fram relaterat revisionsmaterial, att utveckla och förbättra rutiner för ekonomisk uppföljning och rapportering av forskningsprojekt, att upprätta fullkostnadskalkyler för nya projekt, att samordna rekryteringsprocessen fram till anställning, och att upprätta anställningsavtal och stipendier, inplacering av doktorander och amanuenser i lönetrappa. Huvudstudierektorer för grundutbildningen Huvudstudierektorn för grundutbildningen är sammankallande för institutionens grundutbildningsråd och ansvarar för att långsiktigt planera kursutbudet samt säkerställa att kurstillfällen och kursinformation är aktuell, att kompetensutvecklingssamtal med institutionens lärare hålls med jämna mellanrum samt följs upp, att kursplaner tas fram och revideras i samarbete med berörda lärare, att tillstyrka de kursplaner som tagits fram och/eller reviderats,
Sida 4(7) att det utformas policydokument för examensarbeten, examination, utvärdering och kurshemsidor. att kursutvärderingarna följs upp, och att med stöd av biträdande prefekt upprätthålla helhetsbilden av grundutbildningens utbud och ekonomi, och vid behov initiera analyser och förändringar. Studierektor för forskarutbildning och internationalisering Studierektorn för forskarutbildning och internationalisering är sammankallande för institutionens råd för forskning och forskarutbildning och ansvarar för att individuella studieplaner upprättas och följs upp för alla forskarstuderande, att medarbetarsamtal årligen hålls med alla forskarstuderande, att kursutbudet på forskarutbildningsnivå vidareutvecklas, att det utformas examensbeskrivningar och kursplaner på forskarutbildningsnivå och att leda kvalitetsarbetet i forskarutbildningen med hjälp av handledarkollegiet. att sköta kontakten med, och vid behov utforma individuella studieplaner i samråd med, internationella studenter. Studierektor med bemanningsansvar Studierektorn med bemanningsansvar ansvarar för att det varje år upprättas en bemanning av institutionens kurser och utvecklingsprojekt inom grund- och forskarutbildning utifrån en av prefekten upprättad tjänstgöringsplan, och översiktlig schemaläggning av kurser inklusive samordning med andra institutioner. Rådet för grundutbildning Rådet för grundutbildning ansvarar för att identifiera utvecklingsområden avseende grundutbildning, att bereda beslutsärenden gällande grundutbildningen, att ta fram förslag t.ex. då institutionen har möjlighet att äska medel för grundutbildning, att medverka i utformning av styrdokument gällande grundutbildning, och att planera pedagogiska aktiviteter, att utifrån institutionens styrdokument eller vid behov prioritera, initiera och planera utvecklingsprojekt. Rådet för forskning och forskarutbildning Rådet för forskning och forskarutbildning ansvarar för att identifiera utvecklingsområden avseende forskning och forskarutbildning, att bereda beslutsärenden gällande forskning och forskarutbildning, att ta fram förslag t.ex. då institutionen har möjlighet att äska riktade
Sida 5(7) forskningsmedel, eller då det finns interna forskningsmedel att fördela, att medverka i utformning av styrdokument gällande forskning och forskarutbildning, och att utifrån institutionens styrdokument eller vid behov prioritera, initiera och planera aktiviteter och utvecklingsprojekt. Kursansvarig Kursansvarig är arbetsledaren för en kurs och ansvarar för att gällande regler och riktlinjer rörande undervisning, examination, och utvärdering följs och att en dialog förs med huvudstudierektor om avvikelser riskerar att ske, att i dialog med involverad personal fördela kursens resurser i enlighet med bemanningsplan, att i dialog med berörda programansvarig(a) och huvudstudierektor identifiera utvecklingsområden inom kursen, och att initiera och medverka i utvecklingsarbete. Kvalitetsarbete Kvalitetsarbetet sker individuellt och i olika funktioner och arbetsgrupper enligt ovanstående ansvarsfördelning. Nedan beskrivs i korta drag kvalitetsarbetets innehåll inom de olika områdena. Grundutbildning Kvalitet inom grundutbildning kan innebära flera olika saker och mätas i former som exempelvis vetenskaplighet, pedagogisk skicklighet, anställningsbarhet och studentnöjdhet. Kvaliteten är direkt beroende av lärarnas och studenternas engagemang och intresse. Institutionen bedriver grundutbildning på många olika utbildningsprogram med olika längd och inriktningar och därför är ett nära samarbete med programansvariga och programråd för de olika programmen av yttersta vikt för att nå en hög kvalitet. När en bemanningsplan utformas läggs stor vikt vid att fånga upp och fördela lärarnas vetenskapliga och pedagogiska kompetens bland kurserna på ett så bra sätt som möjligt för att fånga studenternas behov på en aktuell kurs. Grundutbildningsrådet följer upp planerat utvecklingsarbete samt medverkar i att strategier för kursutbudet tas fram så att en god progression i ämnet säkerställs och att kurserna följer med ämnets utveckling. Institutionen lägger också stor vikt vid att ha representanter i programråd för de program som som till någon del bygger på institutionens kurser. I programråden lyfts kvalitetsfrågor och deltagandet ger en ökad förståelse till institutionen kring hur kursernas roll i programmen och hur de kan förbättras. Forskning Kvaliteten inom forskningsverksamheten beror till stor del av de insatser som institutionens olika forskargrupper gör. Forskningsledarna förväntas leda sina gruppers forskning så att arbetet resulterar i internationellt framgångsrik forskning och finansiering av gruppens verksamhet. Institutionens råd för forskning och forskarutbildning följer upp planerat utvecklingsarbete samt tar fram förslag och prioriteringar t.ex. då institutionen har möjlighet att äska riktade forskningsmedel eller då det finns interna forskningsmedel att fördela. Fördelningen ska baseras på övergripande kriterier, i synnerhet förhållandet mellan forskningens nödvändiga bredd
Sida 6(7) och önskade djup och satsningarnas möjlighet att bidra till långsiktig verksamhet, t.ex. genom ökade externa medel. Institutionens samlade forskningsaktiviteter ska å ena sidan i möjligaste mån täcka ämnet i hela sin bredd. Å andra sidan ska de individuella forskargrupperna uppnå den kritiska massa som krävs för att upprätthålla en inspirerande miljö samt framgångsrikt kunna konkurrera om externa medel. Forskarutbildning Forskarutbildningens kvalitet beror på många sätt på hur väl de individuella forskargrupperna fungerar och den inspiration miljön skapar. För att säkerställa handledarnas kompetens och insats samt att varje doktorand ingår i en fungerande arbets- och forskningskontext finns ett antal rutiner och åtgärder: Alla doktorandtjänster utlyses med bred spridning (normalt på internationella forum). Antagning till forskarutbildning förutsätter att den presumtiva doktoranden bedöms ha möjlighet att tillgodogöra sig forskarutbildningen, att det finns en trovärdig projektbeskrivning, att en docentkompetent handledare inom avhandlingsområdet står till förfogande, samt att minst en biträdande handledare kan utses. Dessutom bör doktoranden ha tillgång till ytterligare personer (både disputerade och forskarstuderande) att diskutera forskningsfrågor med. I normalfallet krävs dessutom att det redan vid antagningstillfället finns externa medel för att finansiera doktorandens lön under halva forskarutbildningen. I omedelbar anslutning till doktorandantagning upprättas en individuell studieplan enligt fakultetens mall. Denna studieplan följs upp årligen. Årliga medarbetarsamtal med doktorander hålls av studierektorn för forskarutbildningen. Varje doktorand får möjligheten att presentera sina arbeten på en internationell konferens minst en gång om året. Varje termin hålls en s.k. doktoranddag där hälften av doktoranderna presenterar sina forskningsområden, -frågor och -resultat för varandra. Statistik och nyckeltal Följande statistik och nyckeltal används för att styra utvecklingen och bedöma kvaliteten av institutionens verksamhet. Nyckeltalen mäts normalt under kalenderår. Grundutbildning Nyckeltal för att studera volym, effektivitet och organisation av grundutbildningen: antal studenter och genomströmning i institutionens kurser 1 antal avlagda examina av olika typer inom grundutbildning 1 antal kurstillfällen antal förstahandssökande till program av vikt för institutionen 1 antal inresande och utresande studenter 1 omfattning av externa kursuppdrag 1 Redovisning fördelat på kvinnor, män och totalt.
Sida 7(7) Forskning och forskarutbildning Nyckeltal för att studera volym, effektivitet och organisation av forskning och forskarutbildning: antal licentiat och doktorsexamen 1 antal forskarstuderande 1 total aktivitet i forskarutbildningen i procent av heltid 1 forskarutbildningens genomströmning disputerades totala forskningsaktivitet i procent av heltid 1 erhållna externa forskningsmedel erhållna forskningsmedel från fakultet och övriga universitetet antal publikationer fördelat på publikationstyp antal inresande gästforskare (över resp. under tre månader) antal utresande gästforskare (över resp. under tre månader) Allmänt Nyckeltal för att studera institutionens allmänna utveckling och effektivitet: inkomster och utgifter fördelat på områden enligt budget omfattning av myndighetskapital sjukskrivningsfrekvens 1 antal anställda och omfattning i olika tjänstekategorier 1 antal personer med licentiat- och doktorsexamen i personalen 1 Medverkan och återkoppling Informationsspridning och återkoppling för kvalitetsarbetet sker genom arbetsplatsträffar, träffar i den lokala samverkansgruppen och beslutsmöten vanligtvis varannan onsdag, årliga medarbetarsamtal, institutionsdagar en till två gånger per år, handledarkollegiet som efter behov har träffar kring forskarutbildningsfrågor, möten i institutionens olika arbetsgrupper, de prefektmöten ochs studierektors- och programansvarigmöten som fakulteten regelbundet anordnar. Studentmedverkan sker dels genom att de deltar i GU, FF och beslutsgruppen och dels genom att de ger återkoppling, direkt i form av kursvärderingar och indirekt i form av programutvärderingar som sedan kommuniceras till berörda institutioner.