Exempel på inköpsprojekt inom Svensk Bilprovning AB Anders Kron Mikael Wallgren
Case Bilprovningen Effekt på rörelseresultatet 2001-2003 MSEK 250 Bilprovningens rörelseresultat 200 150 100 85 50-50 -100-150 -101 Rörelseresultat 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Rörelseresultat prognos
Utgångsläge och Basfakta Ny VD 2001 Översyn av hela verksamheten Strategianalys Strategistyrd effektivisering Antal arbetsställen:175-180 Bilprovningsstationer samt 15 distriktskontor och Huvudkontoret Inköpsvolym:500-700 mkr Inköpsavdelningen bestod av 2 personer Utnyttjandegrad av ramavtal:
Affärsidé Bilprovningen skall genom kvalificerade och serviceinriktade medarbetare utföra kontroller och andra tjänster på ett opartiskt, behovsanpassat och kostnadseffektivt sätt i syfte att höja trafiksäkerheten, värna om miljön och förbättra fordonsekonomin. Bilprovningen Privat skall i hela Sverige genom kvalificerade och serviceinriktade medarbetare, med hög tillgänglighet utföra obligatoriska kontroller på ett opartiskt och kostnadseffektivt sätt i syfte att höja trafiksäkerheten och värna om miljön. Bilprovningen Företag skall i hela Sverige genom kvalificerade och specialiserade medarbetare till näringsidkare leverera obligatoriska och skräddarsydda besiktningstjänster anpassade till kundens behov av tillgänglighet och service i syfte att höja trafiksäkerheten, värna om miljön och förbättra fordonsekonomin.
Vision Bilprovningen uppfattas som ett viktigt och värdefullt led i samhällets ambition att spara liv och miljö i trafiken Bilprovningen upplevs som ett modernt och konkurrenskraftigt företag Bilprovningen erbjuder sina medarbetare en attraktiv arbetsplats med möjlighet till individuell utveckling
Övergripande mål En resultatnivå som medger en kontinuerlig återanskaffning av produktionsresurserna Mot bakgrund av det specialiserade och relativt stora anläggningskapitalet bör soliditeten ej understiga 35% för att möjliggöra optimal extern finansiering Vi skall upprätthålla en kvalitetsnivå som tillfredställer våra kunders och föreskrivande myndigheters krav
Övergripande mål, forts. Privatkunden skall uppleva att Bilprovningen bidrar till bättre trafiksäkerhet och miljö - snabbt, enkelt och bekvämt. Företagskunden skall dessutom känna att Bilprovningen anpassar tjänster och service till de speciella behov som finns i kundens verksamhet Kunniga och motiverade medarbetare som i en aktiv dialog med företaget utvecklar både sig själva och verksamheten
Bilprovningens utgångsläge för inköp Företaget hade en dålig lönsamhet. Därför hade ekonomiska besparingskrav på hela organisationen fastställts av företagsledningen för 2003. Det gjorde att det fanns en vilja att alla besparingsmöjligheter måste utnyttjas Spendanalysen indikerade att effektivare inköp kan ge en besparing på minst 10 MSEK Företaget har decentraliserat ekonomiskt ansvar Det upplevdes att den centrala inköpsavdelning inte gav tillräckligt stöd för ett effektivt inköpsarbete inom organisationen Det fanns en oklar ansvarsfördelningen med avseende på vilka inköp som skall göras lokalt och vilka som upphandlas centralt Den interna informationen och kommunikationen om inköp var bristfällig och svårförstålig t.ex vilka centrala avtal som slutits, mallar för avtal med lokala leverantörer etc
Bilprovningens utgångsläge för inköp, forts Bilprovningen hade en inköpspolicy, men den tillämpades inte Man hade många ramavtal men inte på de områden där de behövdes Det saknades en enhetlig och dokumenterad inköpsprocess Vid tecknande av centrala avtal efterfrågades inte fältorganisationens behov Det saknades generellt tydliga riktlinjer och mallar för inköpsarbetet Bilprovningens gemensamma köpkraft utnyttjas inte Det saknades tydlig styrning av inköp Inköpsavdelningens ansvar var otydligt Saknades uppföljning av inköpsverksamheten En vanlig situation för ett svenskt medelstort tjänsteföretag
Fanns redan gjort En strategianalys var redan gjord och från denna fanns nedanstående material som kunde återanvändas: Omvärldsanalys Kund och konkurrentanalys Verksamhetsstrategi
Effektivisering av Bilprovningens inköpsprocess Syfte, mål och metodik Målbild Inköp Reskontraanalys Genomförande ETAPP1: GRUND- LÄGGANDE INKÖPSANALYS SYFTE & MÅL Analysera nuläget av: Verksamhets och stödjande strategier Definiera projektets omfattning och avgränsning Leverantörsreskontraanalys Definiera informations och utbildningsbehov INNEHÅLL Projektuppstart Fastställande av projekt inriktning, avgränsning och fördjupningsområden Inköpspolicy Analys leverantörsreskontra RESULTAT Reskontradiagnos Avrapportering 5 IT-studie Nuläge ETAPP 2: NULÄGE SYFTE & MÅL Analysera och dokumentera befintlig inköpsprocess Utveckla och dokumentera inköpspolicy per inköpsområde Kvantifiera besparingspotentialen INNEHÅLL Intervjuer med nyckelpersoner Definiera stora inköpsområden Analysera leverantörsstrukturen Processanalys Utarbeta förslag till effektivisering av inköp Kvantifiera besparingspotentialen Förslag framtida rapportering RESULTAT Aktivitetslista för att realisera besparingspotential Underlag inköpsorganisation Behov av IT-stöd Effekter: -Strategi -Styrning Effekter IT -Organisation ETAPP 3: MÅLBILD SYFTE & MÅL Formulera önskad inköpsprocess innehåll Företagets totala strategi Härled inköpsstrategin Ta fram målbild/scenarier över processer & delprocesser Värdera effekter Ta fram målbild, Förslag inköpsorganisation Förslag styrning Definiera styrtal Fastställ informations- och utbildningsbehov RESULTAT Beskrivna scenarier Effektbedömning Förslag till strategi, organisation och styrning för inköp Verksamhetsstudie-Inköp Inköpsanalys Inköps-strategi Inköps-strategi & Handlingsprogram & Handlingsprogram Grov Genomförandeplan Grov IT-plan ETAPP 4: STRATEGI & PLAN SYFTE &MÅL Formulera ny inköpspolicy och strategi Utveckla verksamhetsstyrning för inköpsprocessen Utveckla ny organisation för inköp Definiera kompetens och rekryteringsbehov Definiera åtgärdspaket per inköpsområde Utveckla kravspec för IT-stöd INNEHÅLL Formulera ny inköpspolicy och strategi Styrning och organisation av inköp Framtagande handlingsplan K/I-analys av förändringsarbetet Kravbild IT Förankring av framtagna förslag Beslutsunderlag Reviderad inköpsstrategi Grov handlingsplan Förankring ETAPP 5: GENOMFÖRANDE SYFTE & MÅL Implementering av policy och strategi Införande av ny organisation Utveckling av rapporteringsrutiner Genomför ev rekrytering Utveckling av ev nytt IT-stöd Genomför föreslaget åtgärdspaket INNEHÅLL Införande av ny organisation Anpassning av rapporteringsrutiner Utveckling av nytt IT-stöd Implementering av ny inköpsstrategi RESULTAT Summering av projektet
Genomförda aktiviteter inom projektet Spendanalys Bedömning av besparingspotential Startade upp strategiarbete inom inköp Informations och förankringsprocess av pågående projekt Processanalys Nuläge Börläge Startade upp diskussion kring organisation av inköp Definierade aktiviteter inom: Styrning och uppföljning Kompetensinventering, utveckling och rekrytering Information mm Utarbetade kravspecifikation för IT stöd
Styrning av Bilprovningens inköp En förutsättning för efterlevande av inköpspolicyn är att den kan följas upp. Därför blir utvecklingen av en fungerande inköpsstyrning centralt. Styrning av inköp måste samordnas med företagets övergripande verksamhetsstyrningsprojekt Inom ramen för inköpsprojektet skall inköpsspecifika styrtal definieras samt effekter på generella styrtal utredas Ett antal effektivitetsmått och kvalitetsmått har definierats liksom andra metoder för att mäta framgången i inköpsarbetet Styrningen av den omorganiserade Inköpsavdelningen ger möjlighet att påvisa inköps bidrag till företagets övergripande mål. Detta ger inköpsavdelningen den önskade legitimiteten i organisationen.
Bilprovningens verksamhetsstyrningsprojekt Anpassning av rapportering till ny organisation 2004 Gemensam ekonomisk styrning Övergripande verksamhetsstyrning för Bilprovningen 2005 Verksamhetsstyrning av fältorganisationen Verksamhetsstyrning av huvudkontoret 2006 Verksamhetsstyrning av enskilda staber Verksamhetsstyrning av projektverksamheten 2008 2009
Strategikarta för Bilprovningen
Exempel på övergripande mätetal Bilprovningen Finans Resultat före bokslutsdisp och skatt Soliditet Kostnad per besiktningsminut Intressent Nöjd kund index Privat Nöjd Kund Index Företag Process Produktivitet Energieffektivitet Utnyttjandegrad Kvalitetsindex Medarbetare Medarbetarenkät Sjukfrånvaro
Exempel på mätetal för staber och support Finans Måluppfyllelse enligt plan Förbrukad tid/budgeterad tid Utfall i förh till budget och prognos Intressent Nöjd intressent index Process Måluppfyllelse enl plan Medarbetare Nöjd medarbetar index Sjukfrånvaro
Samband mellan kritiska framgångsfaktorer för inköp Finans Att vi har kontroll över vår kostnadsutveckling avseende inköp Att vi har en långsiktig framförhållning i inköpsfrågor Att befintliga ramavtal efterlevs Att företaget har ett förtroende hos leverantörer Intressent Att ha nöjda interna kunder Att vi har god förankring i organisationen Att vi har vetskap om användarnas behov Process Att vi har en kostnadseffektiv och affärsmässig inköpsprocess Att vi har relevanta och för användaren lätt tillgängliga IT stöd Att vi har ramavtal inom så många områden som möjligt Att vi har ett klart och tydligt regelverk (policy, handbok, processbeskrivningar) Medarbetare Att vi har rätt bemanning Att vi har behovsanpassad utbildning i inköpsfrågor Att vi har klara och tydliga rollfördelningar i företaget
Exempel på lämpliga styrtal för inköp som diskuterades i projektet Finansiellt perspektiv Betalda dröjsmålsräntor Effekt på upplåningskostnad Kundperspektiv Kundklagomål pga brister i sortiment Kundklagomål pga leveransproblem Vision & Strategi Processperspektiv Kortare ledtider Antal inköpsområden Antal inköp, fakturor och leverantörer Förnyelse- och utvecklingsperspektiv Antal ramavtal Utnyttjandegrad av ramavtal
Styrtal som diskuterades i projektet, forts Utnyttjandegrad av ramavtal Antal ramavtal inom definierade inköpsområden/kategorier Antal personer som har genomgått utbildningspaketet Brott mot policy och regelverk Antal leverantörer och antal fakturor Valet av styrtal kom att bestämmas av vad som kunde erhållas
Summering av Bilprovningens inköpsprojekt Inköpsprocessen har analyserats och dokumenterats Rationaliseringsprogrammet har definierats Organisatoriska oklarheter har rättats till Rekrytering har genomförts Ny inköpspolicy har genomförts Åtgärder och tidsplan för genomförande har utarbetats