Manual. Stratsys. till. Mål- och resultatstyrning

Manual till Stratsys Mål- och resultatstyrning Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kontaktcenter@falkenberg.se www.falkenberg.se

Innehåll Startsidan... 4 Årshjul... 4 Mina aktiviteter... 4 Mina rapporter... 5 Anslagstavla... 5 Länkar... 5 Administrera... 6 Sök användare... 7 Lägg till användare... 8 Byt ansvarig... 9 Planera utvecklingsmål... 10 Skapa utvecklingsmål... 10 Bifoga dokument till utvecklingsmål... 14 Ta bort utvecklingsmål... 15 Skapa indikator kopplad till utvecklingsmål... 16 Ta bort indikator... 22 Skapa aktivitet kopplad till utvecklingsmål... 23 Bifoga dokument till aktiviteten... 26 Ta bort aktivitet... 27 Planera uppdrag... 28 Skapa uppdrag - Ej kopplat till utvecklingsmål... 28 Skapa uppdrag - Kopplat till utvecklingsmål... 33 Bifoga dokument till utvecklingsmål... 36 Ta bort uppdrag... 37 Skapa aktivitet kopplad till uppdrag... 38 Planera kritiska kvalitetsfaktorer... 41 Skapa kritisk kvalitetsfaktor... 41 Skapa indikator kopplad till kritisk kvalitetsfaktor... 45 Följa upp utvecklingsmål... 49 Rapportera på utvecklingsmål... 49 Rapportera på indikator... 51 Rapportera på aktivitet... 53 Följa upp uppdrag... 54 Rapportera på uppdrag... 54 Rapportera på aktivitet... 56 2

Följa upp kritiska kvalitetsfaktorer... 57 Rapportera på kritisk kvalitetsfaktor... 57 Rapportera på indikator... 59 Rapporter... 60 Beskrivning av innehållsstrukturen... 61 Redigera rapport... 62 Rapportera i textavsnitt... 63 Rapportera i tabellavsnitt... 64 Skriv ut och exportera en rapport... 65 3

Startsidan Årshjul Årshjulet är ett verktyg som gör det enkelt sätt att hålla sig uppdaterad med de viktigaste tidpunkterna för möten, redovisningar, rapporter med mera för ett flertal olika enheter under ett och samma år. Mina aktiviteter De aktiviteter (utvecklingsmål, uppdrag,kritiska kvalitetsfaktorer, indikatorer och aktiviteter) som du har fått ansvar att rapportera på kommer att visas här. Klicka på aktiviteten och du kommer till ett rapporteringsfönster för aktiviteten. Här kan du uppdatera status, slutdatum samt skriva kommentarer. 4

Mina rapporter De rapporter som du har fått ansvar för kommer att visas här. Klicka på länken Rapportera och du kommer till inrapporteringen för den aktuella rapporten. Anslagstavla På anslagstavlan kan lokala och centrala administratörer lägga upp information och hjälptexter för organisationen. Klicka på texten för att ta del av informationen som är skriven. Länkar Här visas länkar till relevant information. 5

Administrera Administrationsinställningar kan endast göras av personer som har administratörsbehörighet. Om du har administratörsbehörighet klickar du på Administrationsikonen uppe till höger i skärmbilden för att komma åt inställningarna. Sidan administration visas och alla administratörsinställningar syns i en meny till vänster. Användare Här kan du lägga till nya och ändra på befintliga användare på denna sida. Du kan också använda sökfunktionen för att söka efter ett urval av användare. Du kan logga in som en annan användare för att underlätta support eller ta bort en användare som inte längre är aktiv. 6

Fliken allmänt Sök användare Här kan du söka fram och redigera olika användare i systemet. Träffarna visas så som i bildexemplet ovan. För varje användare kan du se vad hon/han har för användarnamn, vilken/vilka behörighetsgrupper hon/han tillhör och vilken licensnivå användaren har. I rullgardinslistorna Organisation och Behörighetsgrupp kan du ange olika sökalternativ för att få fram ett mer begränsat urval användare. Om du inte vet var en användare hör hemma i organisationen kan du välja att Inkludera underliggande enheter och söka ända uppifrån översta nivån i organisationsträdet. Om du vill söka fram en lista över alla användare som hör till en speciell enhet lämnar du fältet för Namn tomt. Tryck på knappen Sök för att slutföra sökningen. 7

Lägg till användare Börja med att klicka på Lägg till användare och fyll sen i nedanstående: Allmänt Förnamn och efternamn är obligatoriska fält. Språk Om du redan nu vet att användaren vill använda verktyget på ett annat språk än standardspråket. Användarna har själva möjlighet att byta språk i efterhand. Kontaktuppgifter E-postadress är ett obligatoriskt fält då det används för påminnelsemail från systemet. Inställningen lokal kontaktperson används om du vill att användaren och dess kontaktuppgifter skall synas för de andra användarna på enhetens sida för Kontakter. Inloggning Använd personens windowsinloggning som användarnamn, ex maan03. Bocka i Tvinga användaren att byta lösenord vid inloggning. Huvudbehörighet Välj behörighetsgruppen du vill att användaren ska höra till. En vanlig användare som är chef över sin enhet brukar få behörighet Avancerad användare. Om användaren behöver ytterligare behörighet lägger du till det som extrabehörighet. Standardrapportör En standardrapportör blir förvalt den som är ansvarig för rapporter som skapas om ingen annan användare anges i den enskilda rapporten när den skapas. När du lägger till en användare som standardrapportör kommer den även att läggas till som rapportör på alla befintliga rapporter. Standardrapportörerna blir automatiskt rapportörer för nya rapporter som skapas på eller tilldelas enheten. Standardansvarig Standardansvariga blir förvalt ansvariga för mål, indikatorer, aktiviteter och kritiska kvalitetsfaktorer som skapas om ingen annan användare anges i den enskilda noden. 8

Byt ansvarig Välj Inställningar Byt ansvarig Här kan du överföra ansvaret för samtliga noder som en viss användare är ansvarig för till en annan användare. Detta gäller även rapporter som användaren är satt som rapportör på. Användbart t ex när en chef slutar och en ny tillsätts. Välj vilken ansvarig du vill ta bort i rullgardinslistan Byt ansvarig/rapportör från, välj sedan den nya ansvarige i rullgardinslistan Byt ansvarig/rapportör till. Därefter klickar du i kryssrutorna för vilken eller vilka typer av nod(er) det gäller; text, mått, aktivitet och/eller rapporter. Bekräfta genom att klicka på knappen Uppdatera. 9

Planera utvecklingsmål På respektive nivå (kommunfullmäktige, nämnder, förvaltningsledning eller verksamhetsledning) sätts utvecklingsmål. Antalet utvecklingsmål får vara mellan 3 och 5 stycken. Skapa utvecklingsmål Välj Planera - Planera utvecklingsmål. För att lägga till ett nytt utvecklingsmål, klicka på länken Lägg till Mål. 10

Steg för steg-guide för att skapa ett utvecklingsmål. Fliken allmänt Namn Här anger du namnet på utvecklingsmålet. Fältet är obligatoriskt. Långa namn är tillåtna men det rekommenderas att hålla namnet kort och lägga mer utförlig text i definitionsfältet. Definition Här anger du en mer utförlig och kompletterande beskrivning av utvecklingsmålet. Skall synas på min nivå Här anger du den nivån du befinner dig på. Fältet är obligatoriskt. Ska utvecklingsmålet endast visas på den egna nivån, välj den nivå du befinner dig på. Ska utvecklingsmålet skjutas ut, välj även nivåer nedåt i organisationen. Ansvarig Här lägger du till den som är ansvarig för utvecklingsmålet. Förvalt är du som lägger upp målet, men det är ändringsbart till en person som är upplagd i Stratsys. 11

Fliken Enheter Endast på Enhetsnamn Väljer du detta alternativ kommer utvecklingsmålet endast att visas på den enhet som du står på. På Enhetsnamn och flera enheter Väljer du detta alternativ visas ett enhetsträd upp där den enhet som du står på automatiskt är ikryssad. Kryssa i checkboxar för de enheter som du vill att utvecklingsmålet skall synas på. Du kan även välja att underliggande enheter ska kryssa i för valfritt antal nivåer neråt i organisationen. 12

Fliken Bekräftelse På bekräftelsesidan ser du en sammanfattning av alla dina inställningar. Klicka på Slutför om allt ser bra ut. Vill du göra ändringar väljer du Föregående. 13

Bifoga dokument till utvecklingsmål Öppna upp utvecklingsmålet genom att klicka på skiftnyckeln (öppna ändrafönster). Välj fliken Dokument. Ladda upp fil Du laddar upp en fil genom att trycka på knappen Browse... Härifrån får du nu möjlighet att välj en fil från din dator som du vill ladda upp. Filen hamnar per automatik i den mapp du står på. Det är inte möjligt att flytta uppladdade filer mellan olika mappar efter att de laddats upp. Länka till fil För större filer än 10MB är det lämpligt att länka till dessa. Du gör det genom att i klicka på Länka till fil (URL). Ange URL-adressen till filens plats. Under det anger du även vad filen heter för att underlätta för användarna att hitta rätt fil. När du är klar med dina tillägg klickar du på Spara för att dessa skall få effekt. 14

Ta bort utvecklingsmål Öppna upp utvecklingsmålet genom att klicka på skiftnyckeln (öppna ändrafönster). Klicka på Ta bort 15

Skapa indikator kopplad till utvecklingsmål Välj Planera - Planera utvecklingsmål. Klicka på Lägg till indikator Steg för steg-guide för att skapa indikator. Fliken Allmänt Namn Här anger du namnet på indikatorn. Fältet är obligatoriskt. Långa namn är tillåtna men det rekommenderas att hålla namnet kort och lägga mer utförlig text i beskrivningsfältet. Beskrivning Här skriver du en beskrivning av indikatorn. Det kan vara lämpligt att här ge en mer utförlig och kompletterande beskrivning till namnet. 16

Datakälla Här anger du var datan hämtas ifrån. Mätmetod Här anger du vilken mätmetod som ska användas för måttet. Ansvarig Här visas de personer som är ansvariga för indikatorn. Den som är ansvarig ska tillse att data rapporteras innan varje deadline. Fliken Måttmall Välj den måttmall som passar den indikator som du skapar. Måttmallar är något vi kan skapa själva. Om inte de förvalda måttmallarna passar för din indikator, kontakta systemadministratören. Fliken Inställningar 17

Här kan du göra inställningar för Periodicitet I rullgardinen väljer du hur ofta data ska rapporteras in. Rapportering Välj startperiod för rapportering. Tillåt hoppa över period betyder att systemet inte tvingar dig att rapportera på varje period. Avancerade inställningar Kolumner Här visas vilka datakolumner som indikatorn innehåller. Genom att klicka på skiftnyckeln för respektive kolumnnamn kan du ändra kolumnens inställningar. I textrutan Namn kan du ändra kolumnens namn. I rullgardinlistan Kolumntyp kan du välja bland fördefinierade typer. I rullgardinslistan Decimaler anger du hur många decimaler kolumnen ska ha. I rullgardinlistan Beräkning anger du vilken typ av beräkningsformel som kolumnen ska ha. Har man många kolumner visas det pilar längst ut till höger och vänster. Vill man ändra ordningen på kolumnerna kan man göra detta genom att hålla inne vänster musknapp på önskad kolumn och dra den till rätt plats. I textrutan Minvärde och Maxvärde kan du ange tillåtet kolumnens min- och maxvärde. 18

I textrutorna Prefix och Postfix (enhet) anger du den enhet som du vill ska visas innan eller efter mått i kolumnen. Färginställningar Här anger du hur färgen på måttet ska tas fram. Vid automatisk beräkning väljer du en kolumn och sätter sedan vilka gränsvärden som gäller för de olika färgerna. Eftersom ett högt tal kan vara positivt i en mätning och negativt i en annan, måste du ange om ju större desto bättre eller om ju mindre desto bättre ska vara markerad. Det är vanligast att basera färgen på en måttkolumn som räknar fram måluppfyllnad, utifrån utfall och mål. Om målet är ett så lågt värde som möjligt beräkningen negativ måluppfyllnad. Du har även Intervall som alternativ, där du kan ange ett visst intervall inom vilket utfallet av mätningen anses positivt respektive negativt. Trendpil Här anger du vilken kolumn trenden ska baseras på och med vilket värde den ska jämföras med. Alternativen som du har att välja emellan är jämför med förra värdet eller jämför med förra årets värde. 19

Fliken Enheter Endast på Den väljer du om uppföljningen endast ska ske på en enhet. På flera enheter Väljer du detta alternativ visas ett enhetsträd där man väljer de enheter som uppföljningen ska göras på. Fliken Data Inmatning av en indikators värden görs i kolumnerna i datafliken. I början av varje rad visas vilken period den radens data tillhör. 20

Ta bort indikator Öppna upp indikatorn genom att klicka på skiftnyckeln (öppna ändrafönster). Klicka på Ta bort 22

Skapa aktivitet kopplad till utvecklingsmål En aktivitet definieras ofta som en inplanerad särskild insats för att förbättra målets resultat. Det är något som ska utföras under viss tid med ett definierat start- och slutdatum. Aktiviteter ges status som visar hur arbetet med dem fortgår. Avslutade aktiviteter kan filtreras bort ur en vy. Välj Planera - Planera utvecklingsmål. Klicka på Lägg till Aktivitet Steg för steg-guide för att skapa aktivitet Fliken Allmänt Namn Här anger du namnet på aktiviteten. Fältet är obligatoriskt. Långa namn är tillåtna med rekommenderas att hålla namnet kort och lägga mer utförlig text i beskrivningsfältet. Aktivitetsbeskrivning Här anger du en beskrivning av aktiviteten. Det kan vara lämpligt att här ge en mer utförlig och kompletterande beskrivning till namnet. 23

Datum Här anges start- och slutdatum för aktiviteten. Inmatning kan ske antingen direkt i textrutan eller genom att klicka på kalenderikonen och välja datum. Ansvarig Här visas den eller de personer som är ansvariga för aktiviteten. Status Här kan du ställa in vilken status aktiviteten befinner sig i. De olika statusalternativ som är uppsatta är Ej påbörjad, Pågående enligt plan, Pågående med avvikelse och Avslutad. Avstämningsdatum Här kan du lägga in datum för när avstämningar av aktiviteten ska ske. Avstämningarna måste infalla mellan aktivitetens start- och slutdatum. Fliken Enheter Endast på Väljer du detta alternativ kommer aktiviteten endast att visas på den enhet som du befinner dig på. På flera enheter Väljer du detta alternativ visas ett enhetsträd upp där den enhet som du står på automatiskt är ikryssad. Kryssa i checkboxar för de enheter som du vill att aktiviteten skall synas på. Du kan även välja att underliggande enheter ska kryssas i för valfritt antal nivåer neråt i organisationen. Synliggör på flera enheter Har man valt alternativet Endast på och sedan väljer alternativet Synliggör på flera enheter visas enhetsträdet där du får möjlighet att välja de enheter som aktiviteten skall synliggöras på. 24

Bifoga dokument till aktiviteten Öppna upp aktiviteten genom att klicka på skiftnyckeln (öppna ändrafönster). Välj fliken Dokument. Ladda upp fil Du laddar upp en fil genom att trycka på knappen Browse... Härifrån får du nu möjlighet att välj en fil från din dator som du vill ladda upp. Filen hamnar per automatik i den mapp du står på. Det är inte möjligt att flytta uppladdade filer mellan olika mappar efter att de laddats upp. Länka till fil För större filer än 10MB är det lämpligt att länka till dessa. Du gör det genom att i klicka på Länka till fil (URL). Ange URL-adressen till filens plats. Under det anger du även vad filen heter för att underlätta för användarna att hitta rätt fil. När du är klar med dina tillägg klickar du på Spara för att dessa skall få effekt. 26

Ta bort aktivitet Öppna upp aktiviteten genom att klicka på skiftnyckeln (öppna ändrafönster). Klicka på Ta bort 27

Planera uppdrag Om överordnad nivå (kommunfullmäktige, nämnder, förvaltningsledning eller verksamhetsledning) har något som den anser är av extra vikt att arbeta med, t ex införande av gemensam policy eller ett gemensamt arbetssätt; då kan detta ges till nivån under som ett uppdrag. Ett uppdrag som ges från nämnd till förvaltning läggs i Stratsys på samma nivå i organisationen (Nämnd/Bolag). I övriga fall ges alltid uppdraget till nivån under. Ett uppdrag kan både kopplas till ett utvecklingsmål och vara helt fristående. Skapa uppdrag - Ej kopplat till utvecklingsmål Välj Planera Uppdrag Klicka på Lägg till Uppdrag. 28

Steg för steg-guide för skapa uppdrag. Fliken Allmänt Namn Här anger du namnet på uppdraget. Fältet är obligatoriskt. Långa namn är tillåtna men det rekommenderas att hålla namnet kort och lägga mer utförlig text i beskrivningsfältet. Uppdragsbeskrivning Här anger du en beskrivning av uppdraget. Det kan vara lämpligt att här ge en mer utförlig och kompletterande beskrivning till namnet. Datum Här anges start- och slutdatum för uppdraget. Inmatning kan ske antingen direkt i textrutan eller genom att klicka på kalenderikonen och välja datum. Ansvarig Här visas den eller de personer som är ansvariga för uppdraget. Status Här kan du ställa in vilken status uppdraget befinner sig i. De olika statusalternativ som är uppsatta är Ej påbörjad, Pågående enligt plan, Pågående med avvikelse och Avslutad. Avstämningsdatum Här kan du lägga in datum för när avstämningar av uppdraget ska ske. Avstämningarna måste infalla mellan uppdragets start- och slutdatum. Uppdraget kommer från Här anges vilken nivå uppdraget kommer från. I de fall nämnden ger förvaltningen ett uppdrag 29

kommer uppdraget från samma nivå som du befinner dig i. Normalfallet är annars att uppdraget kommer från en nivå ovanför. Fältet är en upplysning. Det är inte möjligt att välja flera. 30

Fliken Enheter Endast på Väljer du detta alternativ kommer uppdraget endast att visas på den enhet som du befinner di g på. I de fall nämnden ger förvaltningen ett uppdrag hamnar uppdraget på samma nivå. I normalfallet skickas uppdraget nedåt i organisationen. På flera enheter Väljer du detta alternativa visas ett enhetsträd upp där den enhet som du står på automatiskt är ikryssad. Kryssa i checkboxar för de enheter som du vill att uppdraget ska synas på. Du kan även välja att underliggande enheter ska kryssas i för valfritt antal nivåer neråt i organisationen. Synliggör på flera enheter Då uppdraget inte är kopplat till ett specifikt mål, spelar det ingen roll om du här väljer På flera enheter eller Synliggör på flera enheter. 31

Skapa uppdrag - Kopplat till utvecklingsmål Välj Planera Planera uppdrag kopplade till utvecklingsmål. Klicka på Lägg till Uppdrag på aktuellt utvecklingsmål Steg för steg-guide för skapa uppdrag Fliken Allmänt Namn Här anger du namnet på uppdraget. Fältet är obligatoriskt. Långa namn är tillåtna men det rekommenderas att hålla namnet kort och lägga mer utförlig text i beskrivningsfältet. Uppdragsbeskrivning Här anger du en beskrivning av uppdraget. Det kan vara lämpligt att här ge en mer utförlig och kompletterande beskrivning till namnet. 33

Datum Här anges start- och slutdatum för uppdraget. Inmatning kan ske antingen direkt i textrutan eller genom att klicka på kalenderikonen och välja datum. Ansvarig Här visas den eller de personer som är ansvariga för uppdraget. Status Här kan du ställa in vilken status uppdraget befinner sig i. De olika statusalternativ som är uppsatta är Ej påbörjad, Pågående enligt plan, Pågående med avvikelse och Avslutad. Avstämningsdatum Här kan du lägga in datum för när avstämningar av uppdraget ska ske. Avstämningarna måste infalla mellan uppdragets start- och slutdatum. Uppdraget kommer från Här anges vilken nivå uppdraget kommer från. I de fall nämnden ger förvaltningen ett uppdrag kommer uppdraget från samma nivå som du befinner dig i. Normalfallet är annars att uppdraget kommer från en nivå ovanför. Fältet är en upplysning. Fliken Enheter Endast på Väljer du detta alternativ kommer uppdraget endast att visas på den enhet som du befinner di g på. I de fall nämnden ger förvaltningen ett uppdrag hamnar uppdraget på samma nivå. I normalfallet skickas uppdraget nedåt i organisationen. På flera enheter Väljer du detta alternativa visas ett enhetsträd upp där den enhet som du står på automatiskt är 34

ikryssad. Kryssa i checkboxar för de enheter som du vill att uppdraget ska synas på. Du kan även välja att underliggande enheter ska kryssas i för valfritt antal nivåer neråt i organisationen. Synliggör på flera enheter Om uppdraget är kopplat till ett mål som inte skjuts ut utan endast är skapat på sin nivå är det inte möjligt att välja På flera enheter. Då kan man klicka i Synliggör på flera enheter. Det innebär att underliggande enheter kommer att se uppdraget, men däremot inte behöva hantera målet, då det ska hanteras av den överliggande nivån. Fliken Bekräftelse På bekräftelsesidan ser du en sammanfattning av alla dina inställningar. Klicka på Slutför om allt ser bra ut. Vill du göra ändringar väljer du Föregående. 35

Bifoga dokument till utvecklingsmål Öppna upp uppdraget genom att klicka på skiftnyckeln (öppna ändrafönster). Välj fliken Dokument. Ladda upp fil Du laddar upp en fil genom att trycka på knappen Browse... Härifrån får du nu möjlighet att välj en fil från din dator som du vill ladda upp. Filen hamnar per automatik i den mapp du står på. Det är inte möjligt att flytta uppladdade filer mellan olika mappar efter att de laddats upp. Länka till fil För större filer än 10MB är det lämpligt att länka till dessa. Du gör det genom att i klicka på Länka till fil (URL). Ange URL-adressen till filens plats. Under det anger du även vad filen heter för att underlätta för användarna att hitta rätt fil. När du är klar med dina tillägg klickar du på Spara för att dessa skall få effekt. 36

Ta bort uppdrag Öppna upp uppdraget genom att klicka på skiftnyckeln (öppna ändrafönster). Klicka på Ta bort 37

Skapa aktivitet kopplad till uppdrag En aktivitet definieras ofta som en inplanerad särskild insats för att förbättra uppdragets resultat. Det är något som ska utföras under viss tid med ett definierat start- och slutdatum. Aktiviteter ges status som visar hur arbetet med dem fortgår. Avslutade aktiviteter kan filtreras bort ur en vy. Klicka på Lägg till Aktivitet Steg för steg-guide för att skapa aktivitet Fliken Allmänt Namn Här anger du namnet på aktiviteten. Långa namn är tillåtna med rekommenderas att hålla namnet kort och lägga mer utförlig text i beskrivningsfältet. Aktivitetsbeskrivning Här anger du en beskrivning av aktiviteten. Det kan vara lämpligt att här ge en mer utförlig och kompletterande beskrivning till namnet. Datum Här anges start- och slutdatum för aktiviteten. Inmatning kan ske antingen direkt i textrutan eller genom att klicka på kalenderikonen och välja datum. Ansvarig Här visas den eller de personer som är ansvariga för aktiviteten. 38

Status Här kan du ställa in vilken status aktiviteten befinner sig i. De olika statusalternativ som är uppsatta är Ej påbörjad, Pågående enligt plan, Pågående med avvikelse och Avslutad. Avstämningsdatum Här kan du lägga in datum för när avstämningar av aktiviteten ska ske. Avstämningarna måste infalla mellan aktivitetens start- och slutdatum. Fliken Enheter Endast på Väljer du detta alternativ kommer aktiviteten endast att visas på den enhet som du befinner dig på. På flera enheter Väljer du detta alternativ visas ett enhetsträd upp där den enhet som du står på automatiskt är ikryssad. Kryssa i checkboxar för de enheter som du vill att aktiviteten skall synas på. Du kan även välja att underliggande enheter ska kryssas i för valfritt antal nivåer neråt i organisationen. Synliggör på flera enheter Har man valt alternativet Endast på och sedan väljer alternativet Synliggör på flera enheter visas enhetsträdet där du får möjlighet att välja de enheter som aktiviteten skall synliggöras på. 39

Planera kritiska kvalitetsfaktorer Kritiska kvalitetsfaktorer är faktorer, förhållanden eller beståndsdelar som är av särskild vikt för att de som tar del av kommunens service upplever att den är av hög kvalitet. Bemötande kan vara en sådan faktor. Skapa kritisk kvalitetsfaktor Välj Planera - Planera kritiska kvalitetsfaktorer. Det finns två gemensamma KKF:er för samtliga nivåer, God ekonomisk hushållning och Kommunen som arbetsplats. Dessa är utskjutna centralt ifrån och ska inte ändras. För att lägga till en ny KKF, klicka på länken Lägg till Kritisk kvalitetsfaktor. 41

Steg för steg-guide för att skapa en kritisk kvalitetsfaktor. Fliken Allmänt Namn Här anger du namnet på KKF:en. Långa namn är tillåtna men det rekommenderas att hålla namnet kort och lägga mer utförlig text i definitionsfältet. Definition Här anger du en mer utförlig och kompletterande beskrivning av KKF:en. Perspektiv Här anger du vilket perspektiv KKF:en tillhör. Välj mellan Målgrupp, Verksamhet, Ekonomi och Medarbetare. Ansvarig Här lägger du till den som är ansvarig för KKF:en. Förvalt är du som lägger upp KKF:en, men det är ändringsbart till en person som är upplagd i Stratsys. 42

Fliken Enheter Endast på Enhetsnamn Väljer du detta alternativ kommer KKF:en endast att visas på den enhet som du står på. På Enhetsnamn och flera enheter Väljer du detta alternativ visas ett enhetsträd upp där den enhet som du står på automatiskt är ikryssad. Kryssa i checkboxar för de enheter som du vill att KKF:en skall synas på. Du kan även välja att underliggande enheter ska kryssa i för valfritt antal nivåer neråt i organisationen. 43

Skapa indikator kopplad till kritisk kvalitetsfaktor Klicka på Lägg till indikator Steg för steg-guide för att skapa indikator. Fliken Allmänt Namn Här anger du namnet på indikatorn. Långa namn är tillåtna men det rekommenderas att hålla namnet kort och lägga mer utförlig text i beskrivningsfältet. Beskrivning Här skriver du en beskrivning av indikatorn. Det kan vara lämpligt att här ge en mer utförlig och kompletterande beskrivning till namnet. Datakälla Här anger du var datan hämtas ifrån. Mätmetod Här anger du vilken mätmetod som ska användas för måttet. Ansvarig Här visas de personer som är ansvariga för indikatorn. Den som är ansvarig ska tillse att data rapporteras innan varje deadline. 45

Fliken Måttmall Välj den måttmall som passar den indikator som du skapar. Fliken Inställningar Här kan du göra inställningar för Periodicitet I rullgardinen väljer du hur ofta data ska rapporteras in. Rapportering Här anger du vilken period som rapportering av data ska påbörjas. Du kan alltså skapa ett mått nu 46

som inte ska rapporteras förrän nästa månad. Inga påminnelsemail går ut förrän startperiodens rapportering är försenad. Fliken Enheter Endast på Den väljer du om uppföljningen endast ska ske på en enhet. På flera enheter Väljer du detta alternativ visas ett enhetsträd där man väljer de enheter som uppföljningen ska göras på. Fliken Data 47

Inmatning av en indikators värden görs i kolumnerna i datafliken. I början av varje rad visas vilken period den radens data tillhör. Fliken Bekräftelse På bekräftelsesidan ser du en sammanfattning av alla dina inställningar. Klicka på Slutför om allt ser bra ut. Vill du göra ändringar väljer du Föregående. 48

Följa upp utvecklingsmål Rapportera på utvecklingsmål Välj Följa upp Följa upp utvecklingsmål. Håll muspekaren över det utvecklingsmål du vill rapportera på och klicka på Öppna rapporterafönster. Via rullgardinmenyn kan du välja för vilken period du vill skriva in din kommentar. Skriv in dina kommentarer i kommentarsrutan. Spara och stäng. Tidigare kommentarer i period Visar alla kommentarer som har skrivits för den aktuella perioden. 49

Kommentar Visar senaste kommentaren i nuvarande period. Anvisningar Visa eventuella anvisningar för de kommentar som skall skrivas. Historik Visar tidigare kommentarer som har gjorts. Underliggande enheter Låter dig bestämma hur många nivåer från nuvarande som du vill se kommentarer ifrån. Detta gäller om utvecklingsmålet är utskjutet till underliggande nivåer. Beskrivningsfält Beskriver utvecklingsmålet. Nyckelord Visar vilken nivå utvecklingsmålet skall synas på. Ansvarsroller Visar vem som är ansvarig för utvecklingsmålet. För att se kommentarer i vyn Följa upp utvecklingsmål, klicka på Expandera och dina kommentarer visas. 50

Rapportera på indikator Välj Följa upp Följa upp utvecklingsmål. Håll muspekaren över indikatorn du vill rapportera och kommentera på och klicka på Öppna rapportera fönster. Fyll i nya mätvärden och kommentarer. Fönstret består av två delar. Den övre delen är rapporteradelen och den undre är kommenteradelen. Överst till vänster rapporterar du in data. Den aktuella perioden har en blå bakgrund. Om rapporteringen för en period är försenad ser du ett rött utropstecken på periodens rad. Med hjälp av pilarna till vänster kan du välja att visa perioder framåt och bakåt i tiden. Överst till höger finns utförligare information kring datadelen, så som beskrivning av indikatorn, eventuellt bifogade dokument, vem som är ansvarig och definition av färg och trend. 51

Nederst till vänster skriver du din kommentar. I en period kan det finnas flera kommentarer, men i rapporter och vyer visas oftast bara den senaste kommentaren. När du är klar med kommentarerna för perioden ska du klicka i rutan Kommentar klar. Nederst till höger finns utförligare information kring kommenteradelen, så som eventuella anvisningar skrivna av administratör, historik som visar tidigare kommentarer och underliggande enheter. 52

Rapportera på aktivitet Välj Följa upp Följa upp utvecklingsmål. Håll muspekaren över aktiviteten och klicka på Öppna rapporterafönster. Fönstret består av två delar. I den övre delen kan du ändra status på aktiviteten och i den undre kan du kommentera. Överst till höger finns utförligare information, så som beskrivning av aktiviteten, eventuellt bifogade dokument och vem som är ansvarig. Nederst till höger finns utförligare information kring kommenteradelen, så som eventuella anvisningar skrivna av administratör, historik som visar tidigare kommentarer och underliggande enheter. 53

Följa upp uppdrag Oavsett om uppdraget är kopplat till ett mål eller inte, visas här de uppdrag som ska rapporteras på. Rapportera på uppdrag Välj Följa upp Uppdrag Håll muspekaren över uppdraget du vill rapportera och kommentera på och klicka på Öppna rapportera fönster. I den övre delen kan du ändra status mellan Ej påbörjad, Pågående enligt plan, Pågående med avvikelse och Avslutad. I den nedre delen skriver du dina kommentarer. 54

Spara och stäng. När du har sparat dina kommentarer visas dessa i vyn och det går också att redigera härifrån genom att klicka på pennan (Ändra). 55

Rapportera på aktivitet Välj Följa upp Uppdrag Håll muspekaren över aktiviteten och klicka på Öppna rapporterafönster. Fönstret består av två delar. I den övre delen kan du ändra status på aktiviteten och i den undre kan du kommentera. Spara och stäng. 56

Följa upp kritiska kvalitetsfaktorer Rapportera på kritisk kvalitetsfaktor Välj Följa upp Följ upp kritiska kvalitetsfaktorer Håll muspekaren över den kritiska kvalitetsfaktor du vill rapportera på och klicka på Öppna rapporterafönster. Via rullgardinmenyn kan du välja för vilken period du vill skriva in din kommentar. Skriv in dina kommentarer i kommentarsrutan. Spara och stäng. Tidigare kommentarer i period Visar alla kommentarer som har skrivits för den aktuella perioden. Kommentar Visar senaste kommentaren i nuvarande period. 57

Anvisningar Visa eventuella anvisningar för de kommentar som skall skrivas. Historik Visar tidigare kommentarer som har gjorts. Underliggande enheter Låter dig bestämma hur många nivåer från nuvarande som du vill se kommentarer ifrån. Detta gäller om den kritiska kvalitetsfaktorn är utskjutet till underliggande nivåer. Beskrivningsfält Beskriver den kritiska kvalitetsfaktorn. Nyckelord Visar vilken nivå den kritiska kvalitetsfaktorn skall synas på. Ansvarsroller Visar vem som är ansvarig för den kritiska kvalitetsfaktorn I vyn visas dina kommentarer som gjorts och det går att klicka på pennan för att redigera.. 58

Rapportera på indikator Välj Följa upp Följ upp kritiska kvalitetsfaktorer Klicka på Öppna rapporterafönster Fyll i nya mätvärden och kommentarer. Fönstret består av två delar. Den övre delen är rapporteradelen och den undre är kommenteradelen. Överst till vänster rapporterar du in data. Den aktuella perioden har en blå bakgrund. Om rapporteringen för en period är försenad ser du ett rött utropstecken på periodens rad. Med hjälp av pilarna till vänster kan du välja att visa perioder framåt och bakåt i tiden. Nederst till vänster skriver du din kommentar. I en period kan det finnas flera kommentarer, men i rapporter och vyer visas oftast bara den senaste kommentaren. När du är klar med kommentarerna för perioden ska du klicka i rutan Kommentar klar. 59

Rapporter Beroende på vad du är ansvarig för och vilken nivå du befinner dig på i organisationen visas här upp aktuella rapporter. Rapporterna är uppdelade i olika kategorier. Till varje rapport finns information om Namn Rapportens namn Period Den period som rapporten avser Tilldelad från Enheten rapporten tilldelats från Organisation Vilken del av organisationen du står på just nu Att göra Här finns det länkar till det som du enligt din behörighet kan göra med rapporten, exempelvis Rapportera, Till klar eller Aktivera. Genom att klicka på rapportnamnet öppnar du upp mer information om rapporten. 60

Beskrivning av innehållsstrukturen Klicka på Rapportera. När du kommer in i rapporten ser du till vänster på sidan hela innehållsförteckningen med rubriker, textavsnitt och tabeller. Under dessa rubriker finns redigeringsbara textavsnitt och tabeller där du kan skriva. Alla avsnitt där du kan skriva är markerade med denna ikon:. I initialläget visas rubriker ner till andra nivån, dvs huvudrubrik och den första underrubriksnivån. Om det finns ytterligare rubriknivåer under dessa markeras det med ett plustecken fram rubriken. För att expandera och se alla underrubriker klickar du på plustecknet. Ovanför innehållsstrukturen finns en rullgardinslista med olika alternativ genom vilken du kan expandera hela innehållsstrukturen eller filtrera för att exempelvis endast visa klara avsnitt. 61

Redigera rapport Klicka på en rubrik för att redigera. I det högra fönstret ser du nu anvisningar och den text som eventuellt redan är inrapporterad och sparad sedan tidigare. Text som är inrapporterad sedan tidigare markeras med en blå linje bredvid. För att öppna och skriva i avsnittet klickar du på knappen Rapportera högst upp. Du kan inte redigera i avsnittet samtidigt som någon annan användare är inne och redigerar. Om avsnittet redan är öppnat av en annan användare visas inte rapportera-knappen. Istället visas information om vem som har låst avsnittet och till vilken tidpunkt det är låst. Ovanför varje tabell eller textavsnitt finner du tre olika flikar med hjälpmedel i ditt arbete. Anvisning Anvisningar kan finnas på flera ställen under en rubrik. Ofta finns det en anvisning högst upp som är övergripande för hela rubriken. Den anvisningen brukar sedan följas av riktade anvisningar till respektive textavsnitt och tabell som ligger under rubriken. Historik Här kan du gå in och läsa vad som skrevs under det aktuella avsnittet in i en tidigare version av rapporten. Den historiska texten kan du sedan välja att kopiera ner i textrutan och därefter justera. Underliggande enheter Om rapporten skrivs på flera nivåer i organisationen kan du här se vad som skrivits på underliggande enheter i avsnittet. Olika rapporter kan ha olika inställningar för när information från underliggande enheter ska bli läsbar, exempelvis först efter att avsnittet på den underliggande enheten blivit klarmarkerat. Anteckningar Här kan du skriva privata anteckningar om avsnittet som enbart du ser. Anteckningen kommer inte med i någon rapport eller utskrift. Du har även valet att göra anteckningen synlig för andra och då syns den för övriga användare som har behörighet att redigera i avsnittet. Dessa personer kan då också svara på din anteckning. Om du gör anteckningen synlig för andra får du även valet att skicka anteckningen till specifika användare. Du väljer själv vilka användare du vill skicka anteckningen till och de meddelas då och via systemets startsida och per mejl att de fått ett nytt meddelande. (För att läsa/skriva/svara på anteckningar behöver du vara inte vara i redigera-läge.) Underlag Under fliken Underlag har du möjlighet att öppna upp ett mål, en indikator eller en aktivitet. 62

Visa kommentar öppnar rapporteringsläget för det aktuella målet/indikatorn/kkf:en där bland annat kommentaren visas. Ändra information i nytt fönster öppnar ändraläget för målet/indikatorn/kkf:en så att du kan om du har behörighet editera namn, beskrivningar mm. Rapportera i textavsnitt Du skriver in din analys/text i textrutan, se bild nedan. Du kan även klippa in text från annat dokument. Systemet har dock låst formateringen så att det enbart finns en uppsättning av typsnitt, storlek och färg. Detta för att rapporterna skall se enhetliga ut. Vid inklistring från ett annat dokument nollställer alltså systemet formateringen. Den enda formatering du kan göra är med hjälp av de knappar som finns tillgängliga ovanför textrutan. Rättstavning Klicka på knappen ABC för att aktivera Rättstavningskontrollen i Stratsys. När den aktiveras kommer felstavade ord att bli rödmarkerade som i exemplet nedan. Klickar du på ordet kommer stavningskontrollen att ge dig förslag på vad det korrekta ordet kan vara. Ångra När du skriver i ett Kommentarsfält har du möjlighet att använda Ångrapilarna för att stega dig bakåt eller framåt i dina ändringar. Detta är användbart om du av misstag t.ex. tagit bort något eller vill 63

växla mellan du olika kommentarer. Du kan även använda kortkommandot CTRL+Z för att ångra en borttagning. OBS! Att ångra något fungerar endast tills du valt att Spara dina ändringar eller väljer att Avbryta för att lämna kommentarsfältet. Klistra in tabell eller text Observera att du aldrig kan klistra in tabeller och textstycken samtidigt. Om du klistrar in ett stort avsnitt som innehåller både text och tabeller så kommer tabellerna att rensas bort och enbart texten klistras in om du valt klistra in från Word. Det omvända förhållandet gäller om du valt Klistra in tabell från Excel. Tabeller kan klistras in från både från Excel och Word. Du gör detta genom att använda Word- och Excelikonerna i verktygsfältet för textfältet. OBS! När du klistrar in rensas grafiska formateringar bort. D.v.s. bakgrundsfärger, textfärger, placeringar, indrag, kantlinjer och bilder inne i en tabell. Cellformateringar däremot (t.ex. valuta, procent, datum m.m.) ligger kvar. Detsamma gäller sammanfogade celler i vågrät riktning. Om det är en tabell du klistrat in kommer du direkt till en dialogruta där du kan ändra utseendet och format på tabellen. Är det en text formaterar du den direkt i textavsnittet. Infoga bild Du kan välja om du vill infoga en bildfil eller om du vill klistra in något du kopierat i ex. ett officeprogram som en bild. Går inte att redigera vidare i Stratsys. Tänk på att storleken ska rymmas i wordmallen! Vem skrev vad? När du rapporterar text i Stratsys har du möjlighet att se vilken användare som har skrivit vad. Detta är en användbar funktion i de fall flera användare arbetar med samma text. Denna funktion finner du i textkolumnerna och har en symbol som liknar en "liten gubbe". När du klickar på ikonen kommer respektive användares text att belysas med olika färger så att du kan utläsa vem som skrivit vad. Du ser även namnet på användaren som skrivit respektive text om du håller muspekaren över texten. Rapportera i tabellavsnitt I de celler som är tomma kan du fylla i siffror eller text, beroende på vad som avses. I de fall då indikatorgrupper är upplagda väljer du en ikon i rullgardinslistan som visas i cellen. Om malladministratören har satt en formel i en cell kan du inte skriva någonting i cellen. Värdet i cellen räknas fram automatiskt när du sparar eller klickar på knappen Uppdatera nu. OBS! Tänk på att inte ha egna mellanslag som tusentalsavgränsare. Tusentalsavgränsning lägger systemet automatiskt till efter det att du har sparat avsnittet. 64

TIPS! Om du klistrar in tabelldata från tabeller i Word eller Excel behöver du inte klippa ut och klistra in en cell i taget. Det är fullt möjligt att klippa ut flera celler samtidigt och sedan ställa markören i den översta vänstra cellen i tabellen där du vill klistra in data. Cellerna som du har klippt ut kommer automatiskt lägga sig i motsvarande celler i tabellen i systemet.(detta gäller vid inklistring i tabeller - inte textavsnitt.) Lägga till nya rader Om administratören har tillåtit att fler rader får läggas till i tabellen ser du att det står angivet ovanför tabellen hur många rader som får läggas till. För att lägga till en ny rad klickar du på plustecknet till höger om tabellen. Det finns plustecken intill alla tabellens rader vilket syftar till att du ska kunna välja exakt mellan vilka rader du vill lägga in en ny rad. Om du vill ta bort en rad som du själv lagt till klickar du på minustecknet till höger om tabellen. Skriv ut och exportera en rapport En färdig rapport kan inte skrivas ut direkt från systemet utan måste först exporteras till en Wordeller PDF-fil. Det finns ett tillfälle där du har möjlighet att göra en direkt utskrift och det är när du står i förhandsgranskningsläget. Utskrifter härifrån blir en direkt spegling av det du ser på skärmen, (bortsett från korrigeringar som görs för att spara toner/bläck), och följer inte inställningarna du gjort i din wordmall. Klicka på PDF-symbolen för att exportera rapporten till PDF-format. Rapporten exporteras med innehållsförteckning. Klicka på Word-symbolen för att exportera rapporten till Word. Här får du möjlighet att välja med eller utan innehållsförteckning. 65