Årsredovisning 2007 Informationscentrum
2008-02-26 sidan 2 av 19 Innehållsförteckning Enhetschefens reflektion 3 Presentation av enheten 4 Uppdrag och vision 4 Omvärldsanalys och framtidsbedömning 6 Styrkortsuppföljning, verksamhet och resultat 7 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET... 7 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET... 10 PROCESSPERSPEKTIVET... 12 MEDARBETARPERSPEKTIVET... 14 EKONOMIPERSPEKTIVET... 16 Bilagor ÅRSREDOVISNING RESULTATRÄKNING FINANSIERINGSANALYS BALANSRÄKNING VERKSAMHETS-, EKONOMI- OCH PERSONALSTATISTIK 2
2008-02-26 sidan 3 av 19 Till Landstingsstyrelsen ENHETSCHEFENS REFLEKTION Pris för vår interna kommunikation! Det nya konceptet för internkommunikation, som formades under hösten 2006, innebar bland annat att vi la ned den interna tidningen till förmån för mer resurser på olika dialogformer. Satsningen är en av många faktorer som säkerligen bidrog till att vårt resultat i undersökning av internkommunikation, som vi medverkade i våren 2007, blev bra. Vi placerade oss som tredje bästa organisation i landet av 32 medverkande. Bland annat visar det sig att webben upplevs ha stor aktualitet och är viktig som kanal. I 2007 års budget gav politikerna i uppdrag att utreda de externa kommunikationskanalerna. Beslut, utifrån utredningen, blev bland annat en egenvårdsbok till alla invånare. Förändring av tidningen Hälsotecken från 4 till två nummer per år med möjlighet till kompletterade nyhetsbladsutskick var också ett av besluten. Webben som hjärtat i informations- och kommunikationsflödet fastslogs också. Samtliga ovan förändringar gjordes under året. Informationscentrums eget utvecklingsarbete har handlat om att hitta rutiner för akutgruppen som bildades under 2006. Gruppen arbetar med den dagliga snabba informationen: service till media, stöd till chefer i kommunikationsfrågor, media-analyser samt nyhetsartiklar. Från årsskiftet infördes schema för beredskaps- och pressjour inom ramen för arbetstidslagen. I slutet av året påbörjades ett nytt arbetssätt för controller och stöduppgifterna för webbplatserna. Samtliga arbetsmoment ska vara transparanta och kunna utföras av flera personer. Det nya arbetssättet inleddes i december som ett försök och ska utvärderas under första kvartalet 2008. Informationscentrum har ett rejält ekonomiskt överskott 2007. Året blev ett mellanår kommunikationsmässigt. Vissa frågor avstannade framförallt internkommunikationsatsningarna vilket är en naturlig följd då det under året blev förändringar i ledningen. Det innebar att vi inte gjorde någon större satsning på exempelvis chefskanal och inte heller fokusering kring enskilda bärande budskap. Några områden som planerat skulle kommuniceras under året blev försenade. Vi utnyttjade inte möjligheten att producera Hälsotecken Nyhetsbrev mer än vid ett tillfälle och använde inte chatt eller debatt på webbplatsen i större omfattning. Året har inte heller inneburit stora utvecklingsområden som kostat pengar för webben. 3
2008-02-26 sidan 4 av 19 PRESENTATION AV ENHETEN Informationscentrum är en enhet inom Landstinget i Östergötland. Uppdragsgivare: Finansieras via: Antal anställda: Kompetens: Intern indelning: Lokalisering: Extern hjälp: landstingsdirektören landstingsstyrelsen 16. Samtliga heltidtjänster. informatörer, webbutveckling, webbproduktion, sjuksköterskor, projektledar- samt tvproduktionskompetens medarbetarna är direkt underställd produktionsenhetschefen Landstingshuset S:t Larsgatan 49 B, Linköping (under andra halvåret även evakueringslokaler i Birgittaskolan då ordinarie lokaler byggs om) frilans inom områdena; it-teknik, layout, skribenter och fotografer. Personal- samt ekonomistöd köps in från Resurscentrum i Östergötland. Kortfakta Antal anställda omräknat till heltider 15 Omsättning, mkr 19,7 Resultat, mkr 2,1 Eget kapital, mkr 4,9 Lönekostnadsutveckling 2006-2007, % -1,9 Total sjukfrånvaro, % 0,8 Lång sjukfrånvaro, % 0 Långtidsfriska, % 28,36 UPPDRAG OCH VISION Informationscentrum är en enhet inom landstinget i Östergötland. Landstingets uppdrag är att i enlighet med lagen svara för östgötarnas hälso- och sjukvård. Landstinget i Östergötlands vision är att med utgångspunkt i sitt uppdrag medverka till att östgöten kan leva: 4
2008-02-26 sidan 5 av 19 - Ett friskt liv utan att drabbas av sjukdomar som kan förebyggas. - Ett liv med god hälsa och livskvalitet utan att riskera förtida död eller onödigt lidande i sjukdom som kan behandlas. - Ett liv utan onödiga begränsningar i funktion eller i förmåga till aktivitet i det dagliga livet och delaktighet i samhällslivet. - Ett liv med autonomi, värdighet och trygghet även om man drabbats av långvarig svår sjukdom och/eller svår funktionsnedsättning. - Ett liv där man känner trygghet i att vården finns tillgänglig när man behöver den, och där man har möjlighet att välja vårdgivare och tidpunkt för behandling. För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85% av den beskattningsbara inkomsten. Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation är omfattande och har ca 11 500 medarbetare. Bruttoomslutningen år 2007 var ca 10 miljarder kronor." Informationscentrums uppdrag övergripande: vårda landstingets varumärke skapa och upprätthålla effektiva informations- och dialogkanaler mellan landstinget och allmänhet, anställda, patienter och anhöriga integrera budskap i flera olika informationskanaler specifikt 2007: genomföra utredning kring externkommunikationen aktivt kommunicera frågor som stödjer trygghetsbegreppet i befolkningen samt tydlighet i det vi gör. kommunicera frågor som stärker bilden av svensk hälsooch sjukvård utveckla dialog och kommunikationsarenor/insatser Informationscentrums vision Informationscentrum består av kompetens som är självklar i landstingets utvecklingsoch förnyelseprocesser. Vår kunskap är eftertraktad i organisationen. Informationscentrum bedriver och uppfattas som en professionell verksamhet med ett modernt arbetssätt. 5
2008-02-26 sidan 6 av 19 OMVÄRLDSANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Kommunikation - ett viktigt verktyg för effekt Att arbeta aktivt med kommunikation är en framgångsfaktor. Vi människor översvämmas dagligen av olika budskap där mängder av olika aktörer vill få vår uppmärksamhet vi ska köpa något, tycka något, agera eller reagera. Vi söker också själva aktivt dagligen mängder av information för att få ökad kunskap, kunna reagera, agera eller helt enkelt bara veta om olika saker. Landstinget som organisation liksom alla andra aktörer måste nå ut med budskap till olika målgrupper. Vi ska berätta om beslut och händelser ur ett demokratiskt perspektiv. Vi ska också ge fakta om vilket utbud vi har, öppettider, rättigheter, hälsofrämjande åtgärder osv. Vi ska också verka för att skattebetalarna känner trygghet i den vård som bedrivs den dag de är i behov av den. I landstinget har över 10 000 människor sin arbetsplats den interna informationen är också viktig att den fungerar på ett bra sätt. Att man ska planera sin kommunikation och fundera över till vem man vill kommunicera och vad man vill ha för effekt är a och o. Men för att kunna göra detta krävs verktyg och kunskap om kommunikation. Många företag och organisationer arbetar aktivt med att stärka chefens kommunikativa roll genom utbildningar och förhållningssätt och genom mallar och riktlinjer. För, alla undersökningar visar att det är chefen som är den viktigaste informationskällan på en arbetsplats. Hälso- och sjukvården i Sverige har övergripande ungefär samma frågor på sin agenda oavsett region eller landsting. Därför är nationella gemensamma satsningar och samarbete allt mer nödvändigt för att tränga igenom informationsbruset. Integrerade budskap i många olika kanaler samtidigt är också något som är nödvändigt. Nätverk och samarbete mellan informationsavdelningarna i landet blir allt vanligare. Webben är i allt högre grad den viktigaste kanalen. Pappersprodukter lär dock leva kvar i många år framöver. Webben utvecklas snabbt. Den är nu en arena för kommunikation, debatt, tjänster, informationsinhämtande etc. Landstinget i Östergötlands informations- och kommunikationsverksamhet står sig bra i relation till andra landsting och regioner, speciellt när det gäller den snabba dagliga informationen/kommunikationen. Vi har en hög trovärdighet för vår webb den står för aktualitet, seriositet och djup. Vad som behöver utvecklas inom Landstinget i Östergötland är den planerade kommunikationen. Vi behöver vara uthålliga och arbeta mer aktivt med färre ämnen i taget och målgruppsanpassning. Vi behöver också stärka chefernas kommunikativa roll. 6
2008-02-26 sidan 7 av 19 STYRKORTSUPPFÖLJNING, VERKSAMHET OCH RESULTAT MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Informationscentrum följer landstingsledningens styrkort, därmed finns inte egna nyckeltal för alla perspektiv. I kundperspektivet för Informationscentrum beskrivs de målgrupper som kommunikationen riktar sig till. Här finns också de ämnen som har uppmärksammats under året med olika aktiviteter. Målgrupper internt - chefer/ämnesansvariga - medarbetare inom Landstinget i Östergötland Bärande budskap: Kommunikationen ska stödja utveckling och förändring externt - patienter/anhöriga - invånare Bärande budskap: Kommunikationen ska stödja trygghet och tydlighet. Kommunikationsplaner för viktiga ämnen Under året har en rad planer för kommunikation tagits fram för sådant som är planerat: - tillgänglighet ur olika perspektiv - öppna jämförelser av kvaliteten i hälso- och sjukvården i landet - medarbetarenkät Andra ämnen är införandet av gratis influensavaccination för äldre, fristående vårdlots, patientjournal 08, patientenkäter, patientsäkerhet (specifikt kring hygienrutiner) och upphävande av mobilförbud vid sjukhusen. Andra frågor som varit aktuella under året är: det nya huset för tumörvård vid Universitetssjukhuset som invigdes i mars 2007. Ett mycket viktigt ämne som påbörjades under 2007 som får stor kommunikationsbäring i början av 2008 är det ansträngda ekonomiska läget i Landstinget i Östergötland. Kontinuerligt och akut Kontinuerligt och akut är de informationsaktiviteter till invånare och medarbetare som sker efter beslut och händelser. Det innefattar även akuta händelser som exempelvis stora olyckor. Till största del sker information/kommunikationsinsatserna i de etablerade kanalerna (webbplatserna text eller film). 7
2008-02-26 sidan 8 av 19 Nationellt/regionalt I allt fler ämnen som har nationell karaktär; exempelvis arbetstidslagen, donationsfrågor, nationella riktlinjer osv sker samarbete mellan landets informationsavdelningar och Sveriges kommuner och landsting. I vissa fall sker också ett regionalt samarbete, exempelvis inom vårdgarantin. Detta är ett effektivt sätt att kommunicera då vi kan synkronisera information och dessutom arbeta med ungefär lika kommunikationsplattform. Aktiviteter för respektive målgrupp 2007: Chefer/ämnesansvariga Webbutbildning Lisa-användare Webbfilm/oh-material för ledardag samt några presskonferenser Presshjälp dygnet runt Stöd vid mediakontakter Daglig support för webbanvändare Mediautbildning Stöd och hjälp för väntrumsansvariga. Anställda inom Landstinget i Östergötland Kontinuerligt nyhetsflöde på Lisa. 363 artiklar publicerades på nyhetsplats på Lisa Chatt/debatt på webben Möjlighet att kommentera nyheterna på webbplatsen 14-dagars Lisa ut varannan vecka till arbetsplatserna. Webb-tv I genomsnitt per månad 2007 hade Lisa 1 397 800 sidvisningar (antalet gånger som en sida är genererad och visad). Antalet sidor på webbplatsen var den 31 december 2007 cirka 18 200 stycken. Patienter Landstingskatalog 2007 En rad olika informationsfoldrar har tagits fram. 020-telefonnummerlinje En rad nya tjänster på webbplatsen bland annat filmisar filmhälsningar från dem som fått barn, teleq på webben, Invånare Kontinuerligt nyhetsflöde på www.lio.se 313 artiklar publicerades på webplatsen. Fullmäktigesändningar via Kanal Lokal television samt webb-tv I genomsnitt per månad 2007 hade lio.se 484 758 sidvisningar (antalet gånger som en sida är genererad och visad). I genomsnitt var det 53 000 unika webbläsare-besökare/månad 8
2008-02-26 sidan 9 av 19 Statisik över användning av e-tjänster på www.lio.se 2007: Informationsfilmer i Kanal Lokal. 12 olika filmer - (som vardera sändes 140 gånger under 1-2-veckors perioder) Två nummer av Hälsotecken samt 1 Nyhetsbrev Årsredovisning Annonsering Köpt reklamplats för artiklar i tidningsbilaga Analys och reflektion Kommunikationsplaner har gjorts för de flesta viktiga områdena. Den snabba dagliga informationen främst via vår webbplats har fungerat väl. Bedömning av måluppfyllelse Strävan att arbeta med färre budskap och mer uthålligt har inte nått den planerade nivån. Den snabba informationen har däremot gett gott resultat det visar bland annat benchmarkundersökningen. 9
2008-02-26 sidan 10 av 19 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Vårda landstingets varumärke Den grafiska profilen ses över kontinuerligt. I takt med att det möjliggörs att driva landstingsverksamhet via andra driftsformer än landstingsägda, förnyas varumärkesarbetet och riktlinjer för information har tagits fram. Skapa och upprätthålla effektiva informations- och dialogkanaler mellan landstinget och allmänhet, anställda, patienter och anhöriga Webben är hjärtat för kommunikation/information. Webben utvecklas för att möta nya krav och behov från alla målgrupper. Mycket arbete sker i det nationella projektet vården på webben. Projektet är en del i den nationella IT-strategin. Syftet med vården på webben är att tillsammans med övriga landsting och regioner kraftsamla kring gemensam övergripande hälso- och sjukvårdsinformation. (utveckling av Sjukvårdsrådgivningen). En regional projektledare för Östergötland är tillsatt; en person med hemvist i Vårdprocesscentrum. Parallellt fortsätter också utvecklingen av webbplatserna lokalt. Hösten 2007 sjösattes en ny förstasida på www.lio.se samt ett antal undersidor i syfte att målgruppsanpassa och tydliggöra informationen. Ett antal nya tjänster för invånarna publicerades, bland annat möjligheten att via datorn få teleq-tid. Möjlighet för föräldrar som fött barn på Vrinnevisjukhuset att sända en filmad hälsning via webben initierades också tillsammans med den regionala tv-kanalen Kanal Lokal. På intranätet Lisa har det kontinuerligt gjorts omstruktureringar och nya funktioner har tillkommit bland annat ett nytt sökverktyg. Under våren 2007 var den externa kommunikationen föremål för översyn. En utredning gjordes och ärendet var till beslut i landstingsstyrelsens sammanträde i maj 2007. Beslutet innebar bland annat att ge ut en egenvårdsbok till länets invånare, att tidningen Hälsotecken har en närmare koppling till primärvården samt att istället för fyra nummer ges tidningen ut med två nummer per år i det gamla utförandet. Däremellan möjlighet att ge ut nyhetsbrev till invånarna i aktuella frågor. Samtidigt med utredningen av den externa kommunikationen har den interna kommunikationen fortsatt att utvecklas. Chatt/dialog och även kommentarfunktion kopplat till nyhetsplatsen på intranätet tillkom under 2007. Ovan är ett nytt sätt att föra dialog. Vi har testat olika tider för chatt och några olika varianter av debattforum. Nya vägar för kommunikation tar dock tid att få uppmärksamhet kring och vi märker en viss skepsis att använda verktygen. Kommentarfunktionen vid artiklarna används däremot allt mer flitigt. Landstinget medverkade våren 2007 i en benchmarkundersökning initierad av nordisk kommunikation av internkommunikation tillsammans med ett 30-tal andra skandinaviska myndigheter/organisationer. Landstinget i Östergötland kom på tredje plats av de svenska deltagarna. Detta är ett mycket glädjande resultat. Ett slumpmässigt urval av medarbetarna i organisationen fick svara på en webbenkät kring frågor som rör interna kommunikationen; vilka kanaler som är viktiga, vem som är viktigaste 10
2008-02-26 sidan 11 av 19 informationskällan osv. Höga värden fås bland annat för aktualitet på webbplatsen och den arbetsplatsnära informationen. Översynen av internkommunikationen 2006 innebar att vi 2007 ändrade fokus på internkommunikationsarbetet. Ett nytt material togs fram i form av en tidning som skickades ut till samtliga chefer i organisationen. Tidningen är en integrerad del i testen att arbeta annorlunda med internkommunikation. Syftet är att den ska fungera som diskussionsunderlag. Tidningen handlade denna första gång om ämnet tillgänglighet. En utvärdering har gjorts och den visar att de 180 chefer (av cirka 500) som svarade ger tidningen gott betyg och tycker att den kan fungera ganska bra som ett diskussionsunderlag. Hälften av cheferna har berört tillgängligheten mer eller mindre i diskussion med medarbetarna eller planerar att göra det. Hälften kommer inte att diskutera tillgängligheten med utgångspunkt från materialet. En del vill ha mer information och fördjupning medan andra hinner inte ta del av allt utan vill bara ha det viktigaste. Ytterligare en undersökning genomförs under våren. Den handlar om den lokala interkommunikationen (vid NSV, NSÖ samt Kirurgi- och onkologicentrum). Under senare delen av 2007 och under 2008 inriktas arbetet även på lokala insatser. Samtliga ledningsgrupper ska besökas för att kartlägga vilket behov det finns och hur internkommunikationssystemet ser ut. Därutöver ska kommunikationsavsnitt in mer tydligt i ledarskapsutbildningarna. Alla undersökningar pekar på att chefen är den viktigaste informationsbäraren och att möten är de viktigaste arenorna. De tekniska kanalerna tidningar, affischer etc är bra för information men för förståelse och för effekt av budskap måste det satsas mycket mer på mötesarenorna samt att stärka chefer i deras kommunikativa roll. Informationscentrums arbetssätt och inriktning förnyas åt detta håll. Informationscentrum har, tillsammans med HR-funktionen, under senare delen av 2007 startat ett arbete att ta fram ett introduktionsprogram för nyanställda inom landstinget. I februari 2008 ska det vara klart och då ska de första nyanställda få inbjudan till programmet. Landstingskatalogen som är den pappersprodukt som ges ut årligen kring vilket utbud landstinget har, tider och telefonnummer, har i år strukturerats om till viss del. Omstruktureringen baseras på en utvärdering av katalogen som gjordes 2006. Landstingets årsredovisning har gjorts på ett annat sätt 2007 - en ny webbapplikation har används. Årsredovisningen resulterade även i en större posterutställning. En modul som ger invånarna möjlighet att lämna synpunkter klagomålsmodul direkt på webbplatsen kommer att införas 2008. Denna är kopplad till landstingets avvikelsesystem. Analys och reflektion Samtliga av de förändringar/justeringar som beslutades om avseende externkommunikationen genomfördes under året som planerat: egenvårdsbok till alla invånare, mer tydlig webbplats, 2 istället för 4 nummer av Hälsotecken samt ett Hälsotecken Nyhetsbrev. Det nationella arbetet med vården på webben har pågått som planerat under hela året. Satsningen på internkommunikationen har gått långsammare än vad som var planerat. 11
2008-02-26 sidan 12 av 19 Bedömning av måluppfyllelse Sådant som ryms inom förnyelseperspektivet har genomförts enligt plan. PROCESSPERSPEKTIVET Uppdrag: integrera budskap i flera olika informationskanaler Samma budskap ska finnas i flera kanaler samtidigt för bästa effekt. Den strävan har pågått aktivt under många år. En process som har blivit tydlig under året är att tajma nyheter och ämnen som kommer från nationellt håll. Ett ökat samarbete mellan olika myndigheter samt mellan informationsavdelningarna inom landstingen och regionerna gör att processen fungerar allt bättre. I de flesta fall får vi tidig information om sådant som ska publiceras (det kan vara riktlinjer från Socialstyrelsen eller debattartiklar från Sveriges kommuner och landsting osv). Egen process För den snabba och oplanerade dagliga informationen fungerar Informationscentrums arbetsprocess bra. Den akutgrupp som finns inom enheten fångar upp och arbetar med dessa frågor på ett sätt som motsvarar de uppdrag vi har. Det handlar daglig bevakning av media, bevakning av beslut och händelser, informera på nyhetsplats på våra webbplatser samt ge service till chefer i organisationen. Denna typ av information har ökat väsentligt under 2007 och kommer med all sannolikhet vara frekvent även under 2008. Vår förändrade arbetssätt avseende internkommunikationen har testats under hela 2007. Chatt och kommentarfunktioner på webbplatsen har funnits under året. Under året har vi tyvärr inte kunna fokusera så som var tänkt på några få ämnen utan har istället arbetat mer situationsanpassat med många ämnen. En av framgångsfaktorerna för att arbeta uthålligt och fokuserat med internkommunikationen är att Informationscentrum från 2007 har en medarbetare som är processledare för internkommunikationen. Den patientnära kommunikationen, vilket bland annat innebär den hjälp vi ger direkt till verksamheterna samt patientinformationsmaterial, har inte fått den översyn som var tänkt. Detta bör ske under 2008. Arbetsprocessen kring webben startade en nyordning i slutet av året. Arbetsmomenten ses över samtidigt som en mer formell helpdesk har startats för stöd och hjälp till webbens cirka 400 lokala redaktörer. Den nya processen är ett försök och ska utvärderas första kvartalet 2008. Teknik och drift av webbplatserna övergick uppgiftsmässigt till Försörjningscentrum vid årsskiftet. Detta för att bättre säkra kvalitet och minska sårbarheten då Försörjningscentrums enhet för it- och drift har helt andra resurser i området. 12
2008-02-26 sidan 13 av 19 Informations- kommunikationskanaler I Informationscentrums processperspektiv finns de kanaler som används för att sprida information skapa kommunikation. Internt: Lisa (gäller hela webben inte enbart nyhetsdelen), 14-dagarsLisa, film, nyhetsblad, ledardagar/forumdagar, affischer/foldrar/broschyrer. Externt: www.lio.se Hälsotecken, Hälsotecken nyhetsbrev, 020/frågelådor, Landstingskatalogen, blå sidorna i Eniros katalog + andra kataloger, Forskningstidningen, annonser/reklam, debatt/insändare, film, fullmäktigesändningar, väntrum. Varje kanal har sin logik och arbetssätt. Den mest omfattande av kanalerna är webben. Webben är inte endast en informationskanal utan i lika hög grad ett arbetsverktyg för medarbetarna. Under 2007 har Informationscentrum varit delaktig i olika arenor exempelvis ledardagar och forumdagar. Upphandling avseende ramavtal för skribent-, byrå- och fototjänster gjordes under hösten 2006. Avtalet trädde i kraft 1 mars och innebar att introducerande en rad nya leverantörer. En uppgradering av den teknik som används vid webbplatserna har genomförts under början av året. Landstingets avtal avseende tv-sändningar av fullmäktige, infomercials och mediaträning går ut i början av 2008. Nya upphandlingar har startats senare delen av 2007. Stöd/beredskap Informationscentrum har stödfunktion dagtid avseende hjälp och stöd till de cirka 400 personer som arbetar med de lokala webbsidorna. Stöd avseende teknik sköts av webmaster. Informationscentrum har dygnet runt pressjour som också innebär beredskap för att gå in i regional sjukvårdsledning om sådan skulle upprättas. Under 2007 formaliserades denna funktion och dem som går beredskap omfattas av arbetstidslagen. Informationscentrums processarbete styrs av dokumentet Riktlinjer för kommunikation Informationscentrum har ett antal strategier för användning av några av de kanaler som används. Målvärde är satt att vara uppfyllt till september 2008. Strategier Våra artiklar ska ge genomslag i media Ökad användning av e-tjänster Nyckeltal 30 procent av medias inslag om landstinget ska ha initieras av oss 50 procent ökad användning på lio.se 13
2008-02-26 sidan 14 av 19 Vägleda rätt på webben Minska de medicinska frågorna i frågelådan med 50 procent (genom bra struktur kommer frågeställarna istället till exempelvis 1177) Ökat läsvärde för nyheterna på lisa Nyheterna ska i genomsnitt ha 1500 läsare (driftstörningsinformation undantaget) Ökad användning av Lisa Lisa ska användas 50 procent mer (startsida exkluderas) Analys och reflektion Processen för den dagliga snabba informationen fungerar bra. Webbens olika arbetsmoment ska bli tydligare och mindre sårbar då flera ska kunna de olika arbetsmomenten. Det är för få personer som arbetar med de områden som kräver kommunikationsplaner och strategier på längre sikt det innebär att dessa processer inte är helt optimala. Det gäller både utveckling av webben så som utveckling och stöd i olika ämnen/frågor. Bedömning av måluppfyllelse Arbetsprocesserna är följsamma de uppdrag vi har med undantag av utvecklings- och strategiska moment. MEDARBETARPERSPEKTIVET Strax före sommaren flyttade Informationscentrum till tillfälliga lokaler på Birgittaskolan eftersom ordinarie lokaler byggs om. I början av hösten flyttade dock undertecknad samt fyra medarbetare tillbaka till landstingshuset i andra tillfälliga lokaler. Anledningen är att närheten till ledning och politiker är ett måste då många svåra och snabba frågor har kommunikationsbäring. Flyttarna har inte varit optimala för arbetsflödet och för arbetsmiljön vid enheten. I september initierades en arbetsmiljökartläggning vid Informationscentrum av pechefen. Samtliga medarbetare blev intervjuade av Manpower hälsopartner. Anledningen till kartläggningen är att få underlag kring hur arbetsmiljön ser ut. Att det är just denna tid som kartläggningen initierades berodde på att det märktes en ökad irritation och stress i gruppen. Det är ett tufft tempo och uppdragen blir fler och svårare. Det är viktigt att se över så att struktur/bemanning/samverkan i relation till uppdragen är optimal. Resultatet sammanföll med medarbetarenkäten vars resultat kom i slutet av året. Resultaten av karläggningen samt enkäten visade på samma mönster; att det inte är någon större vi-anda i Informationscentrum. Informationscentrum består av många olika kompetenser och individuella tjänster. Om det behöver vara en hög vi-anda eller inte diskuteras och kommer under början av 2008 vara ett av de områden som kommer att diskuteras när vi går igenom medarbetarenkät och arbetsmiljökartläggning mer ingående. 14
2008-02-26 sidan 15 av 19 Under 2007 slutade två personer sin anställning vid Informationscentrum. En av dem gick i pension och den andra personen för nytt arbete utanför landstinget. En nyrekrytering har skett - tjänsten är inriktad på att arbeta med dialog och kommunikation på webbplatsen inom den så kallade akutgruppen. Informatören började sin tjänst i augusti. Informationscentrum har därmed 1 vakant tjänst. Från den 1 april 2007 ingår tre medarbetare i pressberedskap. Pressberedskapen är dygnet runt. De har en vecka var och omfattas av arbetstidslagen. Administrativt stöd som tidigare köpts in på 100 procent från Försörjningscentrum konverterades från och med den 1 april 2007 till en tjänst vid Informationscentrum. En medarbetare övergick i slutet av året till att arbeta heltid vid Försörjningscentrum med avveckling av systemet Adapt. Till årsskiftet gjordes även förändring kring teknik och drift av webbplatsen. Denna funktion (webmaster) har från årsskiftet istället Försörjningscentrum som hemvist. En medarbetare är utlånad 30-40 procent till ledningsstaben för att arbeta i patientnämnden. Gemensam kompetensutveckling under 2007 har varit hjärtlungräddningskurs samt kurs i retorik. Därutöver sker kompetensutveckling individuellt. Aktiv medverkan sker i olika nätverk. Det är av största vikt att ha arenor för erfarenhetsutbyte samt samarbetsmöjligheter med andra landsting/regioner inom vårt område. Pressekreterarna har ett sådant nätverk, likaså dem som arbetar med att producera landstingskataloger. Samarbete finns även bland informatörer i regionen samt i landet för olika specifika frågor. Medverkan i nationella projekt (vårdgaranti, vården på webben mfl innebär också att Informationscentrum medarbetare kan dela med sig av sin erfarenhet till andra och också själva få input). Informationsdirektörerna/cheferna vid landets landsting och regioner träffas regelbundet inom ramen för föreningen LIF. I augusti samlades alla informatörer från alla landsting och regioner till två dagars seminarier och föredrag i Jönköping. I och med att vi placerade oss bra i den interna kommunikationsundersökningen (benchmarkundersökningen) fick vi möjlighet att vid ett par tillfällen genomföra fördrag riktade till externa aktörer kring vårt arbete med internkommunikation. Analys och reflektion Informationscentrum är en mycket liten och inte homogen gruppering av medarbetare. Det innebär att gemensam vi-anda är svår att få till stånd. I förhållande till många andra informationsavdelningar i vår sektor är vi få till antalet. Det innebär att varje medarbetare har stora fält och områden i sina arbetsuppgifter. Bedömning av måluppfyllelse Informationscentrums medarbetare har genomfört uppgifterna enligt de uppdrag vi har på ett utmärkt sätt. 15
2008-02-26 sidan 16 av 19 EKONOMIPERSPEKTIVET Informationscentrum har ett rejält ekonomiskt överskott 2007. Året blev ett mellanår kommunikationsmässigt. Vissa frågor avstannade framförallt internkommunikation-satsningarna vilket är en naturlig följd då det under året blev förändringar i ledningen. Det innebar att vi inte gjorde någon större satsning på exempelvis chefskanal och inte heller fokusering kring enskilda bärande budskap. Några områden som planerat skulle kommuniceras under året blev försenade. Vi utnyttjade inte möjligheten att producera Hälsotecken Nyhetsbrev mer än vid ett tillfälle och använde inte chatt eller debatt på webbplatsen i större omfattning. Året har inte heller inneburit stora utvecklingsområden som kostat pengar för webben. Rekrytering av webbredaktör drog ut på tiden och därmed sparades lönekostnader. En rad oförutsedda inte budgeterade kostnader tillkom under året: 300 000 kronor för invigningen av den nya byggnaden för tumörsjukvård vid Universitetssjukhuset. Kostnad rör annonsering samt en person på konsultbasis från Resurscentrum hjälp vid invigningen av. Skyddande av domännamn rörande 400 000 kronor Arbetsmiljökartläggningen vid centrumet Kostnaden för beredskapsjour Ovan oförutsedda utgifter innebar dock inte någon negativ inverkan på ekonomin totalt sett. Analys och reflektion Det har varit svårt att under året veta vilka insatser som skulle bli av, vilket har påverkat den ekonomiska planeringen. Det råder en mycket ekonomisk medvetenhet vid centrumet. Bedömning av måluppfyllelse Informationscentrum gjorde ett stort ekonomiskt överskott. Planeringen var att göra ett nollresultat. 16
2008-02-26 sidan 17 av 19 Ekonomiuppgifter PE 059 Informationscentrum Resultaträkning Verksamhetens intäkter Bokslut 2007 Budget 2007 Bokslut 2006 Förändring utfall 2007/2006 i % Försäljning av övriga tjänster 3 19 644 19 223-100 Bidrag för personal 6 Övriga bidrag 19 644 2 Sålt material varor övr intäkter 35 12 192 Summa verksamhetens intäkter 19 688 19 644 19 237 2 Verksamhetens kostnader Personalkostnader Lönekostnader -5 820-5 600-5 935-2 Arbetsgivaravgifter -2 652-3 740-2 640 0 Övriga personalkostnader -265-95 373-171 Summa personalkostnader -8 737-9 435-8 202 7 Övriga kostnader Lämnade bidrag 1 000 1) Övriga verksamhetskostnader -9 942-10 148-10 712-7 Summa övriga kostnader -8 942-10 148-10 712-17 Summa verksamhetens kostnader -17 679-19 583-18 914-7 Avskrivningar -69-80 -135-49 Netto 1 940-19 188 932 Finansiella intäkter 141 21 73 93 Finansiella kostnader -1-2 -2-50 Resultat före extraord poster 2 080 0 259 703 Årets resultat 2 080 0 259 703 Förklaring till noter: 1) Ersättning från landstingstyrelsen 17
Finansieringsanalys Bokslut 2007 Bokslut 2006 Tillförda medel Resultat efter finansnetto 2080 259 Justering för avskrivningar 69 135 Minskning av kortfristiga fordringar 94 Övriga rörelsekapitalpåverkande poster 12 Summa tillförda medel 2243 406 Använda medel Nettoinvesteringar Ökning av kortfristiga fordringar 81 Minskning av kortfristiga skulder 69 262 Summa använda medel 69 343 Förändring av likvida medel 2 174 63 18
Balansräkning Tillgångar Bokslut 2007 Bokslut 2006 Anläggningstillgångar Inventarier 14 38 Datorutrustning 45 Summa anläggningstillgångar 14 1) 83 Omsättningstillgångar Kundfordringar 8 17 Övriga kortfristiga fordringar 197 2) 269 Föreutbetalda kostnader o upplupna intäkter 0 13 Kassa och bank 5 724 3 550 Summa omsättningstillgångar 5 929 3 849 Summa tillgångar 5 943 3 932 Skulder och eget kapital Eget kapital Balanserat eget kapital 2 788 2 529 Årets förändring 2 080 259 Summa eget kapital se not 4 868 3) 2 788 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 773 694 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 294 249 Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter 6 198 Övriga kortfristiga skulder 2 3 Summa kortfristiga skulder 1 075 1 144 Summa skulder 1 075 1 144 Summa skulder och eget kapital 5 943 3 932 Förklaring till noter: 1) Anläggninstillgångarna är i balansräkningen värderade till anskaffningsvärde med avdrag för ackumulerade avskrivningar enligt plan. 2) Avser från skattemyndigheten ännu ej återbetalad ingående moms för december 2007. 3) Det egna kapitalet fördelar sig enligt följande: Rörelsekapital 4 854 2 705 Anläggningskapital 14 83 19