Personalekonomisk redovisning 2008

Personalekonomisk redovisning 2008 Sammanfattning Antalet månadsanställda i kommunen var vid årsskiftet 2 587 årsarbetare. där andelen kvinnor liksom tidigare är 82 %. Under 2008 ökade antalet månadsanställda med 134 årsarbetare. Antalet timavlönade minskade med 21 årsarbetare jämfört med 2007. Medelåldern sjönk med drygt 1 år, till 45 år och 10 månader. Vissa större verksamhetsförändringar genomfördes tex. kommunalisering av hemsjukvården, ökad verksamhet i förskolan, hemtagande av medicinskt färdigbehandlade. Kommunen betalade drygt 731 mkr i lön till de anställda, en ökning med 46,5 mkr från 2007. Kostnaden för utbetald övertid och mertid uppgick till ca 19 mkr. Ökningen motsvarar ca 2 mkr. Uttagen komptid motsvarar 6,5 mkr exklusive eventuell vikariekostnad. Skulden för okompenserad övertid/mertid uppgår till cirka 8 mkr inklusive PO. Den faktiskt arbetade tiden var 77 procent av den totala arbetstiden, en minskning med en procentenhet. Den totala sjukfrånvaron har minskat med 1,07 procentenheter jämfört med 2007. Sjukfrånvaron, över 60 dagar i procent av den totala sjukfrånvaron, har minskat med 8,5 procentenheter. Andelen anställda med upprepad korttidsfrånvaro har däremot ökat. Den enda åldersgrupp som ökar sin sjukfrånvaro är gruppen upp till 29 år. Trots satsningar på de långtidssjukskrivna fortsätter kostnaderna för sjuklön att öka. Under de kommande 36 månaderna förväntas 189 anställda att gå i pension. Det systematiska arbetsmiljöarbetet som bedrivs på alla nivåer har intensifierats. En tydliggjord lönepolitik, fler personalekonomiska nyckeltal och en bättre verksamhetsuppföljning, som är enkel och kommuniceras i organisationen, är några områden där förbättringar kan göras. Uppföljningen av verksamheternas följsamhet mot budget och planerad verksamhet behöver förstärkas. Uppföljningssystem och verktyg för månadsrapportering respektive kvartalsuppföljning behöver utvecklas. Ledaruppdraget behöver utvecklas. Dialog, information och utbildning till all personal kring budgetförutsättningar, resultat och möjliga åtgärder behöver utvecklas. Personal Förklaringar Anställd Fysisk person med en/flera anställningar i kommunen. Den anställde kan vara tillsvidareanställd och/eller visstidsanställd. Personen räknas endast en gång. Anställning Samtliga anställningar räknas. En anställd kan ha flera anställningar. Förvaltningarna KLK Kommunledningskontor BUF Barn- och utbildningsförvaltning SF Socialförvaltning RDTJ Räddningstjänst TK Tekniskt kontor KUF Kulturförvaltning SBK Samhällsbyggnadskontor Mertid Arbetstid som deltidsanställd fullgjort utöver ordinarie arbetstid upp till det arbetstidsmått som gäller för heltidsanställning. Ersättningsnivå 120%. Okompenserad övertid Övertid man vill ta ut i ledig tid istället för i pengar. PO Personalomkostnad. Lagstadgade avgifter plus avtalsenliga kostnader, t.ex. försäkringar och pension. Sjuktillfälle Antal tillfällen anställda varit frånvarande p.g.a. sjukdom. Tillsvidareanställd Fast anställd Timavlönad Vikarie som avlönas per arbetad timme och som anlitas vid behov. Allmän visstidsanställning Ny anställningsform enligt Lagen om anställningsskydd (LAS). Årsarbete De anställdas sammanlagda timmar delat med heltidsmåttet (1 980 timmar/ år). Övertid Arbete som fullgjorts utöver ordinarie arbetstidsmått för heltidsanställning. Enkel övertid: ersättningsnivå 180%. Kvalificerad övertid: ersättningsnivå 240%. 19

Antalet anställda - månadsanställda Antalet månadsanställda i kommunen utgjorde vid årsskiftet 2 587 årsarbetare, en ökning med 134 årsarbetare från 2007. Av de månadsanställda var 2 402 tillsvidareanställda (+100) och 185 visstidsanställda (+34). Antal anställningar i kommunen under 2008 Tillsvidareanställda 2008 2008 Antal anställda 2 601 Förändringar i antal anställda från 2007 102 Antal årsarbetare 2008 2 402 Förändringar i antal årsarbetare från 2007 100 Visstidsanställda Antal årsanställda 2008 185 Förändring i antal årsarbetare från 2007 34 Totalt antal årsarbetare 2 587 Förändring i antal årsarbetare från 2007 134 Antalet anställda har ökat främst inom BUF och SF. Ökningen inom BUF (+21) beror främst på LASkonverteringar (motsvarar cirka 34 årsarbetare) och en utökad förskoleverksamhet (78 fler barn inskrivna i skolomsorgen). I Oskarshamn har man inte som i vissa andra kommuner behövt minska antalet lärare, men förvaltningen varnar för ett vikande elevunderlag de närmaste åren. Ökningen inom SF (+49) beror både på verksamhetsöverflyttning av hemsjukvården till kommunen från landstinget (motsvarar cirka 20 årsarbetare) och LAS-konverteringar (motsvarar cirka 57 årsarbetare). Ytterligare en förklaring som förvaltningen anger är att satsningen på att ta hem medicinskt färdigbehandlade och utskrivningsklara från landstinget gjort att behovet av anställda har ökat. Hur detta avspeglas i minskade kostnader gentemot landstinget är viktigt att följa. SF arbetar just nu aktivt med att hålla sin budgetram och påtalar att neddragningar kan bli aktuella inom förvaltningen. Sammanfattande beskrivning av utvecklingen avseende antalet månadsanställda Antalet årsarbetare har ökat i kommunen. Till viss del kan detta förklaras av verksamhetsöverflyttning (hemsjukvården), förändringar i LAS samt utökad skolbarnomsorg Härutöver krävs dock närmare analyser för att förklara ökningen i sin helhet och därmed få kompassriktning när /om något måste göras för att uppnå budgetbalans. En del åtgärder är redan igång, exempelvis införandet av en intern platsbank, där samtliga rekryteringsbehov över två månader behandlas innan besked om eventuell utannonsering ges samt bemanningsenheten, som fortsätter att utarbeta rutiner inom SF. Flera insatser behövs: Kompetensutveckla chefer i budgetanalys, bemanningsplanering och rekrytering. Uppföljningen av följsamhet mot budget och planerad verksamhet behöver förstärkas. System för månadsrapportering respektive kvartalsuppföljning bör införas. Dialog, information och utbildning till all personal kring budgetförutsättningar, resultat, åtgärder och möjligheter. Ett bättre utdata stöd till samtliga chefer, där de själva kan följa sin bemanning och sin verksamhet. Qlikview bör implementeras och anpassas till vår kommun och samtliga chefer utbildas inom en två års period. Arbetet med att erbjuda anställningsvillkor som attraherar gammal som ung ska fortsätta. Antalet anställda - timanställda Tillfälliga anställningar under tre månader avlönas med timlön. Antalet timavlönade motsvarade 158 årsarbetare. Detta är en minskning med 21 årsarbetare jämfört med 2007. Störst minskning har SF med 17 årsarbetare. Antal timavlönade i kommunen under 2008 Sammanfattande beskrivning av utvecklingen avseende antalet timanställda En högre andel timavlönade innebär en större flexibilitet att hantera fluktuationer i arbetsflödet. En tydlig ekonomisk effekt är att kostnaden för övertid kan påverkas. Nackdelen med en timavlönad kan å andra sidan vara att personen inte är lika rutinerad som ordinarie anställda och att arbetsgivaren ibland måste erbjuda flera timmar än det egentliga behovet för att få någon timavlönad att komma. Det allmänna rekryteringsläget liksom personalpolitiska ambitioner är det viktigaste orsakssambandet vad gäller utvecklingen av antalet timanställda. I sammanhanget kan noteras att den personalpolitiska insatsen med att erbjuda heltid till dem, som vill inom SF har medfört ekonomiska konsekvenser, vilka varit svåra att hantera. Det har varit svårt att få anställda dels att på sin resurstid tjänstgöra på andra enheter än den egna dels att använda sin resurstid till arbete på kvällar och helger, då vikariebehovet är som störst. 2008 Antal årsarbete som timavlönade 158,0 Förändring i antal timavlönade från 2007-21,0 20

Oskarshamns kommun torde alltid komma att ha behov av timanställd arbetskraft vid akut uppkomna och kortare anställningar, som inte kan lösas med ordinarie bemanning. Timavlönade ska dock först användas, när chefen aktivt har beslutat om behovet och där det inte kan lösas t.ex. genom förändringar i den ordinarie bemanningen t.ex. genom att personal med deltid erbjuds heltid eller tillfälliga förändringar i schemat. Många timavlönade arbetar på flera förvaltningar, vilket gör det svårt att kontrollera att arbetstidslagen följs, hålla ordning på företrädesrätt och arbetsmiljö. Timavlönade kan ha många olika chefer varje månad. Kommunen bör ta ställning till om varje förvaltning ska ha egen bemanningsenhet eller om en gemensam bemanningsenhet som servar hela kommunen med korttidsvikarier bör finnas. Man bör fundera på om antalet personal med pootjänst skulle utökas för att säkerställa kvalitén på vikarierna och ge de anställda bättre anställningsförhållandena. Det finns vissa kommuner som hyr in korttidsvikarier från uthyrningsföretag. Fördelen är att timavlönade får en fast anställning och att kommunen kan ställa krav på utbildning och arbetslivserfarenhet och inte riskera några LAS-konverteringar. Löne- och personalomkostnad Kommunen betalade 2008 ut drygt 731 mkr i lön till de anställda. En ökning med 46,5 mkr jämfört med 2007. Cirka 41,8 mkr av ökningen kan hänföras till höjda lönelägen. Lagstadgade avgifter, så kallade personalomkostnader (PO), uppgick till 249 mkr. Löne- och personalomkostnader 2008 (tkr) Förändring 2008 från 2007 Personalkostnader varav: 1 076,5 69,1 Löner 731,0 46,5 Sociala avgifter exkl löneskatt 249,0 16,1 Nyintjänade pensionerindividuell del 31,3 3,8 Nyintjänade pensionerförändring av pensionsavsättning 6,2-3,1 Löneskatt på intjänade pensioner 9,8 0,6 Utbetald löneskatt 6,1 0,8 Utbetalade pensioner 25,9 4,4 Personalsociala kostnader 10,6 0,1 Arvode till förtroendevalda 4,9 0,9 Antalet anställda har ökat, vilket påverkar lönekostnaden. Frågeställningar kring utvecklingen för löneoch personalomkostnader Personalkostnadernas utveckling är en avgörande strategisk fråga för kommunens möjligheter att nå och vidmakthålla budgetbalans. Här behövs redskap för att öka insyn och förståelse vid behov av korrigeringar och åtgärder. En tydlig lönepolitik, fler personalekonomiska nyckeltal och en bättre verksamhetsuppföljning som är enkel och som kommuniceras i organisationen, är några områden där förbättringar kan åstadkommas. I samband med att kommunstyrelsen blivit anställningsmyndighet i kommunen från 2009, bör utbildningsinsatser erbjudas i bl a löneavtal och lönepolitik. Övertid och mertid Övertid och mertid används vid oplanerad frånvaro eller vid behov av akuta insatser i verksamheten. Över- och mertid 2008 Enkel Kval övertid övertid Mertid Komp ledighet i timmar 12 376 29 205 61 535 42 948 i kronor 624 319 7 832 713 8 285 617 6 516 265 Övertidskostnaderna har ökat kraftigt under 2008. Mest inom SF med sammantaget cirka 1,5 mkr för enkel och kvalificerad övertid. RDTJ noterar sett till antalet anställda högst kostnadsökning för övertid (cirka 270 000 kr jämfört med 2007). Kostnaden för mertiden har minskat jämfört med 2007. Mertiden har minskat mest på SF - drygt 190 000 kr som en följd av att man utökat sysselsättningsgraden för deltidsanställda till heltid. Okompenserad övertid Skulden för okompenserad övertid/mertid uppgår till cirka 8 mkr inklusive PO. Okompenserad övertidsskuld 2008 (kr) Förvaltning TK skattefin 337 500 TK avgift fin 143 280 Hela TK 480 780 SBK 65 653 RDTJ skattefin 706 945 RDTJ avg fin 228 876 Hela RDTJ 935 821 KLK 211 669 SF 1 832 905 BUF 4 533 907 KF 67 981 Totalt 8 128 716 21

Frågeställningar kring utvecklingen för övertids- och mertidskostnader Den största ökningen har skett inom SF. Åtgärder sattes in under slutet av året och förväntas utmynna i åtgärder som återskapar bättre följsamhet mot budgetförutsättningarna. Situationen inom RDTJ förtjänar också uppmärksamhet. Arbetad tid/frånvaro för alla anställda Den faktiskt arbetade tiden är 77 procent av den totala arbetstiden. Som jämförelse - i Örebro kommun var 2007 den faktiskt arbetade tiden 82 procent av den totala arbetstiden. Frånvaro i % av ordinarie arbetstid 2008 Frånvaro i % av Semesterdagadagar Föräldra- Övriga ordinarie arbetstid ledigheter Totalt 10 9 7 I den faktiskt arbetade tiden ingår all tid som medarbetarna varit närvarande, inklusive semester och ferie/uppehåll eftersom det är inarbetad tid. Den totala frånvaron motsvarar 23 procent och sjukfrånvaron är 6,5 procent. Sjukfrånvaron ingår i den totala frånvaron. I förhållande till 2007 har den faktiska arbetstiden minskat med en procentenhet. Det är till stor del ökningen i föräldradagar och övriga ledigheter som står för minskningen av den faktiskt arbetade tiden. Semesterskuld 2008 (kr) Förvaltning TK skattefin 4 988 478 TK avg fin 1 096 282 Hela TK 6 084 760 SBK 1 163 321 RDTJ skattefin 1 210 419 RDTJ avg fin 572 662 Hela RDTJ 1 783 081 KLK 1 379 126 SF 22 186 427 BUF 11 403 761 KF 979 856 Totalt 44 980 332 För innestående, ej uttagna semesterdagar, har kommunen en semesterlöneskuld till sina anställda på cirka 45 mkr, inklusive PO, fördelat på trettio tusen dagar. Frågeställningar kring arbetad tid Vi bör sträva mot en så låg frånvaro som möjligt. Sjukfrånvaron har minskat sedan 2007 och bör fortsätta minska även under 2009. Sjukfrånvaron analyseras längre fram i rapporten. Det är däremot för få uttagna semesterdagar under 2008. Antalet bör vara cirka 12 procent av den faktiskt arbetade tiden. När de anställda inte tar ut sin semester utan sparar denna ökar semesterskulden. Gällande övriga ledigheter (fackliga uppdrag, studieledigheter, enskilda angelägenheter osv.) är tendensen att dessa ökar. Vissa ledigheter som t.ex. studieledigheter kan arbetsgivaren inte påverka men för vissa orsaker tillämpas ledighet med bibehållen lön utöver kollektivavtalet. För att minska frånvaron behövs följande insatser: Uppföljning av semesteruttaget för att se till att samtliga anställda (även sjukskrivna) tar ut minst 20 dagars semester under sommarmånaderna. En översyn av tillämpningen av ledighetsförmåner i kommunen. Personalrörlighet Personalomsättning För att åstadkomma en större intern rörlighet i kommunen bör en riktlinje tas fram, där medarbetare som är berörda av omställning samt redan anställda medarbetare som har efterfrågad kompetens ges företräde till lediga arbeten. Den externa rekryteringen har ökat successivt under de senaste åren främst på grund av att den efterfrågade kompetensen inte har funnits bland kommunens anställda. Intern rörlighet och kompetensutveckling kommer att vara viktiga områden för kommunen att arbeta med framöver. Förvaltningarna behöver stöttning i eventuell arbetsbristsituationer och vid rehabilitering, där de anställda är i behov av andra arbetsuppgifter. För att lyckas med detta är det viktigt med en samsyn i hela organisationen. Medelålder Jämfört med 2007 kan man se en föryngring i fördelningen av medarbetare i olika åldersintervall på samtliga förvaltningar. Generationsväxlingen är nu ett faktum. Åldersfördelning 2008 (%) upp till 20 år 0,1 20-29 år 8,9 30-39 år 21,5 40-49 år 26,5 50-59 år 28,4 60+ 14,6 Totalt 100,0 Medel ålder 45 år 10 mån Pensionsavgångar och kompetensväxling Pensionsåldern är rörlig och kan tas ut från 61 till 67 år (RDTJ har en pensionsålder på 58 år). Det finns ingen övre gräns för när en anställd måste gå i pension. Fortfarande väljer dock de allra flesta att 22

avgå med ålderspension vid 65 år. Under de kommande 36 månaderna förväntas 189 anställda att gå i pension. Bedömningen är att vissa yrkesgrupper kommer att vara svårrekryterade och ett arbete för att möjliggöra generationsväxling bör intensifieras. Förvaltningarna kommer också att ha ett ökat behov av avtalspension (att vissa anställda får en förmånlig pension i förtid) för att säkerställa kompetensnivåerna och åldersfördelningen. Detta är kostsamt och kommunen bör redan nu börja avsätta medel för detta ändamål. Kommunen behöver en gemensam försörjningsstrategi för att möta pensionsavgångarna och introducera ny personal på ett positivt och säkert sätt. Arbetsmiljö Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron i procent av ordinarie arbetstid har minskat med 1,07 procentenheter från 2007. Minskningar har skett på samtliga förvaltningar utom SBK och KUF, där marginella ökningar har skett. SBK och KUF är dock mindre förvaltningar, där en persons sjukskrivning drastiskt kan påverka hela förvaltningens sjukstatistik. Den enda grupp som ökar sin sjukfrånvaro är gruppen upp till 29 år. Kommunen börjar nu närma sig sin målsättning med högst 5 procent sjukfrånvaro. Sjukfrånvaro 2008 Total ordinarie arbetstid i timmar 5 017 477 Total sjukfrånvaro i timmar 326 581 Total sjukfrånvaro i % 6,5 Sjukfrånvaro över 60 dagar i % av total sjukfrånvaro 59,6 Kvinnor i % 7,3 Män i % 3,1 Upp till 29 år 4,2 30-49 år 6,7 Över 50 år 6,9 Kommunen har under året vidtagit kraftiga åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Man har lyckats väl med satsningarna och andelen sjukfrånvaro över 60 dagar i procent av den totala sjukfrånvaron har minskat med 8,5 procentenheter. Andelen anställda med upprepad korttidsfrånvaro har ökat under året. Sjukperioder och sjuklön Sjuklön under 2007 och 2008 Sjukperioder 2007 2008 Förändring 2007-2008 karensdag -3 644 591-4 157 572-512 981 dag 2-14 8 710 603 9 963 031 1 252 428 dag 15-90 796 208 708 779-87 429 dag 91+ 184 620 162 987-21 633 Totalt 9 691 431 10 834 797 1 143 366 Trots satsningar på de långtidssjukskrivna fortsätter kostnaderna för sjuklön att öka i kommunen. Detta beror på fler sjukskrivna i sjukperioden dag 2-14 under 2008 samt att det är under denna period som kommunen står för hela sjuklönen. Bedömning och prognos för sjukfrånvaro Den huvudsakliga förklaringen till att den totala sjukfrånvaron sjunker är dels att långtidssjukskrivningar avslutas genom ett fortsatt målinriktat rehabiliteringsarbete dels införandet av en ettårsgräns för sjukskrivning och införandet av en rehabiliteringskedja som motverkar långa sjukskrivningar och ökar möjligheten för återgång i arbete. Det kommer även i fortsättningen att ställas krav på arbetsgivaren ska verka för tidiga rehabiliteringsinsatser. Antalet anställda som inte kan rehabiliteras till något arbete inom kommunen befaras öka. Trenden att korttidsfrånvaron ökar måste tas på allvar och analyseras vidare. Fortsatt förebyggande arbete kan motverka korttidsfrånvaron. Eftersom korttidsfrånvaron kan leda till långtidssjukskrivning är det viktigt att tidigt sätta in åtgärder. Flera insatser kan prövas i syfte att motverka korttidsfrånvaron, som exempelvis sjukanmälningstjänst hos företagshälsovården, friskvårdssatsningar, SASSAM metoden (Strukturerad arbetsmetodik för sjukfallsutredning och samordnad rehabilitering) och utbildning av chefer. Kostnaderna för företagshälsovård ökar eftersom Försäkringskassan inte längre betalar för vissa utredningar. Kommunen kommer själv att få stå för dessa kostnader. Detta kommer att innebära en hårdare bedömning av vilka tjänster de anställda kan få från företagshälsovården. Systematiskt arbetsmiljöarbete Aktiviteter som genomförts under 2008 är arbetsmiljöutbildningar, utbildningar i systematiskt arbetsmiljöarbete för chefer och skyddsombud. Kommunen erbjuder också stresshanteringskurser, förflyttningsutbildning, och ergonomiska genomgångar av arbetsplatser. Hälsosamordnaren utbildar friskvårdsinpiratörer. Kommunen har också 23

strukturerat upp arbetsmiljödelegeringen i kommunen. Rehabiliteringsrutinerna har förbättrats och anpassats efter Försäkringskassans regelverk. Tillgång och syn på friskvård kommer att kartläggas i årets medarbetarenkät i september 2009. Förekomst av hot om våld kommer att kartläggas i årets medarbetarenkät i september 2009. Vi har ingen gemensam uppföljning av arbetsskador och sjukdomar. Detta bör ses över under 2009-2010. Nyckeltal Oskarshamn bör arbeta aktiva med att ta fram och analysera nyckeltal även inom det personalekonomiska område. 24