PROTOKOLL 1 (16)

PROTOKOLL 1 (16) 2014-01-17 Valnämnden Plats och tid Sammanträdesrum E3, bottenvåningen Stadshuset, kl. 08.30-11.30 Beslutande Siv Brännström (S), ordförande Lennart Bergman (S) Ulla Bråndahl (FP) Agneta Hansson (V) Thomas Nordenstam (KD) Kjell Norén (S) Gun Sundberg (S) Ersättare Gunilla Andersson (M) Wiveca Andersson (S) Hans Brettschneider (MP) Lars-Åke Hedlund (S) Rita Rynbäck (S) Tjänstemän Ulrica Marklund, redovisningschef SLK Nina Bergsten, valledare Christina Jonsson, biträdande valledare Veronica Wallin, handläggare valkansli Kerstin Bjurman, handläggare valkansli Anna Norén Engström, sekreterare Justerare Hans Brettschneider Paragrafer 1-12 Underskrifter.. Siv Brännström, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Hans Brettschneider, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av valnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2014-01-17 2014-01-17 2014-02-07 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret/valkansli Underskrift. Anna Norén Engström

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 1 Årsrapport 2013, valnämnden Inget ordinarie val genomfördes under 2013. Men i september 2013 genomfördes en regional folkomröstning i Västerbottens läns landsting. Landstinget var huvudman för folkomröstningen och Skellefteå kommun stod för genomförandet i den egna kommunen. Arbetet inför supervalåret 2014 påbörjades i slutet av 2013. Valnämndens beslut Godkänna årsrapporten för 2013. Valkansliets tjänsteskrivelse 2014-01-10 Årsrapport 2013 Beslutet sänds till: Budget och bokslut

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 2 Valår 2014, finansiering Under år 2014 ska val till Europaparlamentet, allmänt val samt en kommunal folkomröstning genomföras. Fastställda datum är 25 maj för val till Europaparlamentet och 14 september för allmänna val. Genomförande av folkomröstningen sker 25 maj 2014. Valnämndens totala kostnader för genomförande av valet till Europaparlamentet och det allmänna valet beräknas under år 2014 att uppgå till cirka 5 miljoner kronor. Utöver det tillkommer kommunledningskontorets kostnader som innebär motsvarande en halvtidstjänst årligen baserat på ett genomsnitt på fyra år. Det tar cirka 18 manmånader att förbereda och genomföra ett val. Det innebär att ordinarie valorganisation inte kommer att kunna genomföra dessa val och en folkomröstning utan förstärkning. För genomförandet av folkomröstningen tillkommer (utöver kostnaderna för de övriga två valen) extra kostnader för personal, extra arbetsplatser samt övriga kostnader. De sammanräknade tillkommande kostnaderna uppgår till cirka 1,5 miljoner kronor. De totala kostnaderna för två val och en folkomröstning beräknas därför, utifrån i dag kända faktorer, till 6,5 miljoner kronor. Befintlig budgetram för valnämnden är cirka 0,1 miljon kronor per år. Valnämnden har för 2014 fått en tillfälligt utökad ram med 2 miljoner kronor. Valnämnden balanserar även ett budgetöverskott från tidigare år på cirka 1,4 miljoner kronor. Totalt finns 3,5 miljoner kronor till förfogande för de två valen år 2014. Dessutom räknar nämnden med att i vanlig ordning vid ordinarie val erhålla statsbidrag motsvarande cirka 0,8 miljoner kronor per val, det vill säga totalt 1,6 miljoner kronor. Det är i dagsläget inte helt klart exakt hur mycket detta uppgår till under 2014. Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen att utifrån detta tilldela 1,4 miljoner kronor i extra anslag för genomförande av de två valen samt folkomröstningen 2014. Vid bokslut 2014 återför valnämnden eventuella återstående medel till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade 2014-01-08, 35 att: 1. Tilläggsanslag beviljas med 1 400 000 kronor till valnämnden för finansiering av allmänt val, val till Europaparlamentet samt rådgivande kommunal folkomröstning. 2. Om stadsbidragen för valen 2014 inte uppgår till beräknade 1 600 000 kronor beviljas valnämnden tilläggsanslag motsvarande mellanskillnaden.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 3. Finansiering sker ur medel till kommunstyrelsens förfogande, budgetreserven år 2014. Valnämndens beslut Notera beslutet. Kommunstyrelsens protokoll 2014-01-08, 35 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2013-12-16, 812 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-12-02 _

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 3 Delegationsförteckning Valkansliet har utarbetat ett förslag till delegationsförteckning som rör valnämndens verksamhet. Förteckningen ska revideras årligen. Valnämndens beslut Godkänna delegationsförteckningen enligt bilaga. Valkansliets tjänsteskrivelse 2014-01-09 Delegationsförteckning 2014

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 4 Principer för rekrytering, placering och utbildning av röstmottagare inför valen 2014 Under supervalåret 2014 kallas ska det genomföras val till Europaparlamentet och en kommunal folkomröstning i maj samt allmänna val i september. Skellefteå kommun har två valkretsar och 49 valdistrikt. Under förtidsröstningsperioden och under valdagen arbetar ca 600 röstmottagare. Medelåldern på röstmottagare är 56 år. Det är viktigt att blanda nya och yngre röstmottagare med erfarna och äldre röstmottagare för att säkra kompetensöverföring. Det behövs nyrekrytering inför supervalåret då vi utökat antal valdistrikt samt att vakanser kommer att uppstå då vissa röstmottagare som arbetat tidigare inte kan eller vill arbeta under valen 2014. Valkansliet strävar efter att de som rekryteras som röstmottagare ska återspegla hur Skellefteå kommuns befolkning i stort ser ut. Detta innebär att det ska vara en spridd ålders- och könsfördelning. Ambitionen är att rekrytera personer med olika etnisk bakgrund. Man ska ha fyllt 18 år för vara aktuellt för ett uppdrag som röstmottagare. Inför valen 2014 kommer olika kanaler för rekrytering att användas. Dels via affischering på vissa arbetsplatser, annonser på kommunens webb och facebook-sida samt riktade besök på Campus, gymnasieskolorna och Mångkulturellt forum. Varje valdistrikt bemannas med minst 8 röstmottagare. För den som ska få ett uppdrag som ordförande eller vice ordförande i ett valdistrikt gäller som huvudregel att denne tidigare ska arbetat som vanlig röstmottagare. Valkansliet föreslår att man i möjligaste mån placerar familjemedlemmar i olika val- och röstningslokaler. 2011 års vallagskommitté rekommenderar i sitt betänkande att personer som kandiderar på lista till riksdag, landsting- eller kommunfullmäktige inte ska arbeta som röstmottagare. I dagsläget är ca 15% av röstmottagarna i Skellefteå kommun politiker. Valkansliet föreslår därför att man på sikt ska ha som mål att endast röstmottagare som inte kandiderar på lista arbetar i val- eller röstningslokal. 2011 års vallagskommitté föreslår i sitt betänkande att det av vallagen ska framgå att utbildningen av röstmottagare ska vara obligatorisk. Oavsett om kommitténs förslag blir verklighet i den proposition regeringen kommer att lägga fram är det valnämndens uppfattning att utbildningen bör vara obligatorisk för alla röstmottagare. Som en del i detta föreslår valkansliet att de som ansöker om att få arbeta som röstmottagare ska bifoga ett intyg på att man klarat det test som följer med Valmyndighetens

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 utbildningsfilmer. Alla röstmottagare ska dessutom genomgå den utbildning som valkansliet kommer att hålla. Valnämndens beslut Att föreslagna principer för rekrytering, bemanning och utbildning av röstmottagare ska godkännas. Valkansliets tjänsteskrivelse 14-01-03 Principer för rekrytering, bemanning och utbildning av röstmottagare

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 5 Arvoden röstmottagare Under 2014 genomföras val till Europaparlamentet och en kommunal folkomröstning i maj samt allmänna val i september. Valkansliet har jämfört arvoden med kommuner med liknande befolkningsantal och funnit att den ersättning vi betalar ut är lägre. Valkansliet föreslår förändring i röstmottagarnas arvode. Genom att höja arvodet hoppas vi kunna rekrytera röstmottagare som vill tjänstgöra vid båda valtillfällena. Valnämnden föreslår personalnämnden Fastställa nya arvoden för röstmottagare. Valkansliets tjänsteskrivelse 14-01-03 Uppdragsbeskrivning valåret 2014 Arvoden röstmottagare 2014 (innehållande jämförelser och kalkyl) Beslutet sänds till: Personalnämnden

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 6 Sammanträdesplanering 2014 Valkansliet har utarbetat ett förslag till sammanträdestider för valnämnden för år 2014. Valnämndens beslut Godkänna sammanträdesplaneringen för 2014 enligt bilaga och publicera den på kommunens hemsida. Valkansliets tjänsteskrivelse 2014-01-09 Beslutet sänds till: Kommunledningskontorets sekretariat

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 7 Folkhälsopolitiska och alkohol och drogpolitiska programmen för uppföljning 2013 Under 2013 föreslog valnämnden till kommunfullmäktige att fastställa nya gränser för kommunens valdistrikt och valkretsar. En översyn över gränserna hade gjorts utifrån följande förbättringsområden: Ibland får medborgarna åka förbi en eller flera vallokaler för att komma till den lokal de ska rösta i. Det är inte i linje med rekommendationerna från Valmyndigheten. I de flesta fall följer valdistriktens gränser fastighetsgränser, vilket har skapat geografiskt osymmetriska och onaturliga valdistriktsindelningar. Valmyndigheten rekommenderar att gränserna ska följa naturliga geografiska gränser som exempelvis vägar, älvar och så vidare. Någon fullständig översyn av de geografiska gränserna har inte gjorts på minst 20 år. Ett stort antal av valdistrikten har många röstberättigade. Då förtidsröstningen ökar tar det längre tid för de stora valdistrikten att granska och räkna rösterna på valnatten. Den nya indelningen har tagit har gjorts utifrån följande parametrar: Valdistrikten ska bestå av mellan 1200 och 1400 röstberättigade. Undantag kan göras där befolkningsunderlaget är litet. Valdistriktens gränser ska i möjligaste mån följa geografiska gränser. De röstberättigade ska ha sin vallokal så nära som möjligt. Endast i undantagsfall ska en röstberättigad vara tvungen att åka förbi en vallokal för att komma till den vallokal personen ska rösta i. Kommunfullmäktige godkände de nya gränserna och länsstyrelsen i Umeå fastställde nya valkretsar och valdistrikt i Skellefteå kommun i december 2013. Ovanstående aktivitet anser valnämnden kan härledas till Folkhälsorådets prioriterade målområde 1. Delaktighet och inflytande i samhället. Valnämndens beslut Godkänna återrapporteringen till Folkhälsorådet

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Valkansliets tjänsteskrivelse 2014-01-12 Folkhälsopolitiska programmet för uppföljning 2013 Beslutet sänds till: Folkhälsorådet

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 8 Folkinitiativ gällande folkomröstning om centrumbro i Skellefteå 2013-09-02 lämnade Intressegruppen Centrumbron in totalt 7 317 namnunderskrifter till kommunen. Alla som skrivit under dokumentet som lämnades in, har gjort det för att man vill att en folkomröstning ska hållas i frågan om kommunen ska bygga den planerade centrumbron enligt fattat beslut. Kravet för att kommunfullmäktige ska ta upp frågan och ta ställning till om en rådgivande folkomröstning ska genomföras eller inte, är att minst 10 % av de röstberättigade i kommunen skrivit under initiativet. Det föreskrivs i kommunallagen 5 kapitlet 34. En gransking av namnunderskrifterna har genomförts. Vilka uppgifter som måste finnas med för att underskrifterna ska kunna godkännas föreskrivs i kommunallagens kapitel 5, 23. Under granskningen underkändes 1 104 namnunderskrifter vilket betyder att godkända underskrifter uppgår till totalt 6 213. För att uppnå 10 % av de röstberättigade i kommunen behövde 5 732 namnunderskrifter godkännas. Folkinitiativet klarade alltså kravet om minst 10 %. Kommunfullmäktige beslutade 2013-12-17, 271 att: 1. Folkinitiativ enligt 5 kap 34 a kommunallagen godkänns som giltigt. 2. Rådgivande folkomröstning ska hållas. Valnämndens beslut Notera beslutet. Kommunfullmäktiges protokoll 2013-12-17, 271 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-10-31 Bilaga med lagtext om folkinitiativ och sammanfattning av förarbetena

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 9 Datum för folkomröstning i frågan om Centrumbron Förutsatt att kommunfullmäktige beslutar att godkänna det folkinitiativ som säger att en folkomröstning ska ske i frågan om Centrumbron, måste ett datum för denna folkomröstning också beslutas av kommunfullmäktige. Om folkomröstningen ska ske under 2014 finns det tre olika alternativ för detta. - 25 maj, i samband med val till EU-parlamentet - 14 september, i samband med allmänna valen - eget tillfälle Kommunledningskontorets bedömning är att ett eget tillfälle för folkomröstning blir väldigt resurskrävande och också i det närmaste omöjligt att genomföra på grund av de andra val som ska genomföras under året. När det gäller övriga två alternativ väljer kommunledningskontoret att inte förorda något av alternativen framför det andra. För val till riksdag, landstings- och kommunfullmäktige samt val till Europaparlamentet reglerar vallagen att perioden för förtidsröstning startar 18 dagar innan valdagen. Kommunledningskontoret föreslår att 18 dagar också gäller i fallet för folkomröstningen. Kommunfullmäktige beslutade 2013-12-17, 272 att: 1. Rådgivande folkomröstning i frågan om centrumbron genomförs 2014-05-25. 2. Perioden för förtidsröstning startar 18 dagar innan valdagen. Valnämndens beslut Notera beslutet. Kommunfullmäktiges protokoll 2013-12-17, 272 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-11-01

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 10 Reglemente för valnämnden Valnämnden i Skellefteå kommun har inte något gällande reglemente. Därför finns behov av att utarbeta ett sådant. Valnämnden beslutar Hemställa hos kommunfullmäktige att ett reglemente för nämnden utarbetas och antas. Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 11 Valkansliet informerar - Tisdagsklubben och föreningarnas hus. - Revisionen 2013-12-10. - Film om e-röstning. - Ordföranderådet. - Lokaler inför valen 2014. - Inbjudan till ungdomsfullmäktige 13/2.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 12 Delgivningar Kommunfullmäktiges protokoll 2013-11-12, 66,motion om att kommunen inför ett webbaserat visselblåsarsystem (25/13). Länsstyrelsen beslut 2013-11-26, fastställande av ändrad valkretsoch valdistriktsindelning i Skellefteå kommun. Valmyndigheten 2013-12-23, bekräftelse att samråd om kommunala folkomröstningar har ägt rum om den kommande folkomröstningen i Skellefteå kommun.