UPPHANDLING AV LOKALVÅRD TILL POLISMYNDIGHETEN I KALMAR LÄN INKLUSIVE ÅKLAGARKAMMAREN I KALMAR OCH POLISMYNDIGHETEN I KRONOBERGS LÄN Det har i rubricerad upphandling inkommit frågor som kräver bemötande eller uppgifter som kräver ett förtydligande. Nedanstående kompletteringar är en integrerad del av förfrågningsunderlaget och utgör tillsammans med detta grunden för leverantörens anbud och därefter följande prövning och utvärdering. Eventuella ytterligare förtydliganden, frågor och svar kommer att fyllas på i detta dokument efterhand. Förtydligande 1: Punktlistan under UF3.5141 har delvis fel formatering. Nedanför underpunkt 1. och 2. finns ytterligare tre punkter som ska dras in och numreras med 3., 4. och 5. Punktlistan ska således få följande utseende (observera att texten inte ändras): Anbudsgivaren ska Företaget ska 1. De redovisade uppdragen ska 2. Uppdragen ska 3. Varje uppdrag ska omfatta/ha omfattat minst 5 000 m2 per område som anbudsgivare lämna anbud på 4. Uppdragen får ej ha avslutats tidigare än 5. Anbudsgivare ska ha utfört Fråga: Fråga gällandeuf3.5141 Kompetens och erfarenhet: När och hur kommer referenstagning att ske? Förtydligande 2: Vid referenstagning kommer av anbudsgivaren angivna uppgifter gällande respektive referensuppdrag, punkt 1-5 under UF3.5141, att kontrolleras. Frågorna utformas så att de besvaras med ett ja eller nej. Referenstagningen kommer att genomföras under mars och april, om inget sker som påverkar tidsplanen. Sida 1 av 8
Fråga: Menar ni med innehållet i texten under punkt UF3.5141 att man ska presentera 2 st referenser á 15 000 kvm om man avser att lämna anbud på alla 3 anbudsområdena? Förtydligande 3: Ja. Fråga: I dokumentet "02.04.02 Område 1 & 2 städanvisning & frekvens 140117.xls", framgår av första sidan 5:e stycket att E skall köpa in för förbrukningsmaterial för verksamheten enligt statligt avropsavtal och sedan i efterskott fakturera polismyndigheten ortsvis. Stämmer det? Förtydligande 4: Nej. Föreskrift under SF1.213 i handling 02.01 har företräde. Aktuell text i handling 02.04.02 utgår. Fråga: I prislistan önskar ni pris på "Extra städning" i tre prisklasser, dessa motsvarar inte de olika OBtariffer som regleras av kollektivavtalet. Vänligen ändra till samma intervall som styr kostnaden för arbetskraften. Förtydligande 5: Prisbilagans prisposter för extra städning justeras och utökas. Förfrågningsunderlagets handling 02.11 Prisbilaga daterad 2014-01-17 ersätts helt med 02.11 Prisbilaga daterad 2014-01-28. Den gamla handlingen utgår därmed som en del av förfrågningsunderlaget. Fråga: Ni önskar i prislistan ha pris på "Extra storstädning". Innebär det att storstädning ska ingå i den löpande städningen? Annars blir det förvillande när ni önskar pris på "Extra-" i prislistan. Vänligen förtydliga, ska storstädning ingå i den löpande städningen? Förtydligande 6: Storstädning ska kunna beställas som extra tjänst. Storstädning ingår endast i den löpande lokalvården för de ytor där detta särskilt specificeras, till exempel i Ledningscentralens lokaler i Kalmar. Ordet Extra är därmed delvis missvisande, men får stå kvar. Fråga: Ni önskar i prislistan ha pris på "Extra periodisk golvvård". Innebär det att periodisk golvvård ska ingå i den löpande städningen? Annars blir det förvillande när ni önskar pris på "Extra-" i prislistan. Vänligen förtydliga, ska periodisk golvvård ingå i den löpande städningen? Förtydligande 7: Periodisk golvvård ska kunna beställas som extra tjänst. Periodisk golvvård ingår endast i den löpande lokalvården för de ytor där detta särskilt specificeras, till exempel i lokalerna i Kronobergs län. Ordet Extra är därmed delvis missvisande, men får stå kvar. Generellt gäller att där benämningen extra golvvård eller polering används ska det tolkas som extra periodisk golvvård. Fråga: På beskrivningen för "Kalmar, Dämme trafikplats invid väg 22" står följande: "Storstädning, fönsterputs och extra golvvård 2 ggr/år (höst/vår)". Innebär det att alla dessa tre moment ska göras 2 ggr/år och då ingå i priset för den löpande städningen? Förtydligande 8: Ja. Fråga: I dokumentet "02.04.02 Område 1 & 2 städanvisning & frekvens 140117.xls", framgår av första sidan 6:e stycket att Entrémattor skall ingå och tillhandahållas av lokalvårdsentreprenören. Dessa Sida 2 av 8
skall lokal och årstidsanpassas. Jag kan dock inte hitta något underlag på hur många mattor, vilken storlek som önskas eller med vilken frekvens de skall tvättas. Vänligen komplettera. Förtydligande 9: Entrémattor ska i utgångsläget bytas och tvättas en gång per månad året runt. Pris ska lämnas för detta per styck för två olika standardstorlekar, en modell större och en mindre. Prisposten i handling 02.11 Prisbilaga gällande entrémattor justeras och kompletteras i enlighet med denna information. Förfrågningsunderlagets handling 02.11 Prisbilaga daterad 2014-01-17 ersätts helt med 02.11 Prisbilaga daterad 2014-01-28. Den gamla handlingen utgår därmed som en del av förfrågningsunderlaget. Förtydligande 10: Förtydligande gällande fönster och fönsterputsning: Område 1 och 2: Fönsterputs alla putssidor en gång per år o Kalmar har ej öppningsbara fönster o Västervik är flertalet ej öppningsbara fönster o Övriga orter har öppningsbara fönster Område 3: Fönsterputs 2-sidigt maj och september o Växjö är flertalet ej öppningsbara fönster o Övriga orter har flertalet öppningsbara fönster Se 02.08 Sammanställning objekt för antal fönster. Vid behov får anbudsgivaren genomföra inventering på plats inför sin anbudsgivning. Fråga: För att kunna beräkna kostnaden för hantering av entrémattor så behövs information om vilka storlekar som önskas på mattorna. Vänligen komplettera. Förtydligande 11: En mindre matta är cirka 85 x 150 cm och en större matta är cirka 115 x 200 cm. Fråga: Till städanvisningarna hör en kvalitetshandbok. Städanvisningarna och kvalitetshandboken strider mot varandra i fråga om vilka frekvenser som ska gälla för lokalvård av de olika rumstyperna. Vänligen förtydliga. Förtydligande 12: Handling 02.04.03 (område 1 och 2) och 02.06.02 (område 3) gäller enbart för Tekniska rotelns lokaler (laboratorium med tillhörande utrymmen). Övriga lokaler ska städas enligt övriga handlingar. Sida 3 av 8
Fråga: I handling 02.10 Anbudsformulär överensstämmer inte diarienumret på förstasidan med det i sidhuvudet. Vilket är korrekt? Förtydligande 13: Korrekt diarienummer för denna upphandling är A115.451/2013, det vill säga diarienumret i sidhuvudet är fel. Fråga: Vi saknar e-postadresserna till respektive kontaktperson för visning av objekten (handling 02.08 Sammanställning objekt). Kan ni komplettera? Förtydligande 14: Handling 02.08 Sammanställning objekt kompletteras med den saknade informationen, se förtydligande nedan. Förtydligande 15: I handlingarna framkommer till synes olika mot varandra stridande uppgifter om ytan för område 1 och 2. Totalytan som anges i handling 02.04.01 under fliken Sammanställning representerar husens totala lokalyta. Under fliken för respektive ort anges enbart rum som ska skall städas. Flertalet förråd och källarutrymmen städas endast på avrop. Samma sak gällande handling 02.05.01. Vissa felaktiga uppgifter har också framkommit varför följande handlingar uppdateras och ersätts: 02.04.01 Område 1 & 2 objekt daterad 2014-01-17 ersätts med 02.04.01 Område 1 & 2 objekt daterad 2014-02-06 02.08 Sammanställning objekt daterad 2014-01-17 ersätts med 02.08 Sammanställning objekt daterad 2014-02-06 02.11 Prisbilaga daterad 2014-01-28 (ersatte den ursprungliga daterad 2014-01-17, se förtydligande 9) ersätts med 02.11 Prisbilaga daterad 2014-02-06 De gamla handlingarna utgår därmed som en del av förfrågningsunderlaget. Fråga: Under kod UF3.515 Platsorganisation vill ni att vi anger en beräknad genomsnittlig avverkningsgrad per lokalvårdare. Vill ni att vi specificerar hur mycket var och en beräknas städa per timme eller räcker det att vi uppger en genomsnittligberäknad avverkningsgrad för lokalvårdarna i uppdraget? Förtydligande 16: Det räcker att ange en genomsnittlig beräknad avverkningsgrad för lokalvårdarna i uppdraget. Denna genomsnittliga siffra anges i enheten antal kvm per timme & person. Förtydligande 17: Uppdatering gällande Åklagarkammarens lokaler. Handling 02.08 Sammanställning objekt, daterad 2014-02-06, justeras och ersätts helt med 02.08 Sammanställning objekt, daterad 2014-02-10. Handling 02.11 Prisbilaga, daterad 2014-02-06, justeras och ersätts helt med 02.11 Prisbilaga, daterad 2014-02-10. De gamla handlingarna utgår därmed som en del av förfrågningsunderlaget. Sida 4 av 8
Fråga: Ska vi inte ska städa några korridorer, trapphus och hissar i polishuset i Kalmar eller korridorer, arkiv/förråd/övrigt i Nybro då dessa ytor inte finns angivna med ytstorlek i bilaga 02.04.01. Samma sak gällande Åklagarkammarens lokaler som saknar ytstorlek? Förtydligande 18: Alla ytor som står angivna, med eller utan ytstorlekar, ska städas i enlighet med handlingarna. Vissa ytor är ej uppmätta, därav den saknade ytstorleken. Anbudsgivare får själva göra en rimlighetsbedömning/antagande om dessa ytors storlek. Fråga: Det finns motstridiga uppgifter gällande städfrekvens av Åklagarmyndighetens lokaler. På sid 2 i handling 02.05.02 Område 1 Åklagarkammaren står det att Kök/Pausrum och toaletter ska städas 5 ggr/vecka och på sid 3 står det att städarbetet skall utföras två ggr/vecka. Vad gäller? Förtydligande 19: Åklagarkammarens kök, pausrum och toaletter ska städas varje vardag i enlighet med handling 02.05.02. Övriga lokaler ska städas i enlighet med handling 02.05.02. Handling 02.05.02 Område 1 Åklagarkammaren städansvisning & frekvens, daterad 2014-01-17, justeras för att minska eventuella otydligheter och ersätts helt med 02.05.02 Område 1 Åklagarkammaren städanvisning & frekvens, daterad 2014-02-10. Den gamla handlingen utgår därmed som en del av förfrågningsunderlaget. Fråga: Stämmer det att lokalerna i Mönsterås ska städas 5 ggr/vecka? Förtydligande 20: Den frekvens som står angiven i handling 02.04.01 per ort är den mest frekventa period som lokalen ska städas med (intressant gällande veckostädning). Frekvensen som anges i handling 02.04.02 gäller per rums-typ. Handling 02.04.01 Område 1 & 2 objekt, daterad 2014-02-06, justeras för att minska eventuella otydligheter och ersätts helt med 02.04.01 Område 1 & 2 objekt, daterad 2014-02-10. Den gamla handlingen utgår därmed som en del av förfrågningsunderlaget. Frekvens angiven i handling 02.04.02 per rums-typ gäller om annat inte specificerats i handling 02.04.01 (veckovis städning för vissa orter). Fråga: Är det okej att använda uppdrag åt olika polismyndigheter som referenser? Förtydligande 21: Enligt definitionen av olika externa beställare under UF3.5141, i handling 02.01 Föreskrifter, räknas varje polismyndighet som en separat beställare. Fråga: I bilaga 02.04.01 Område 1 & 2 Objekt finns arrestavdelningarna i Hultsfred och Vimmerby med i lokalytorna för ordinarie lokalvård. På sidan 6 i bilaga 02.04.02 Område 1 & 2 städanvisning & frekvens står att arrestavdelningarna i Hultsfred och Vimmerby ska städas efter avrop. Vad gäller? Förtydligande 22: Arresterna i Hultsfred och Vimmerby öppnas endast vid behov i samband med festivaler och andra helgarrangemang. Dessa lokaler ingår inte i den ordinarie lokalvården utan avropas separat. Sida 5 av 8
Fråga: I bilaga 02.04.01 Område 1 & 2 Objekt finns inte garage med i lokalytorna för ordinarie lokalvård i Hultsfred och Vimmerby. Ska städning av garage inte ingå i ordinarie lokalvård på dessa orter? Förtydligande 23: Städning av garage i Hultsfred och Vimmerby ingår inte i den ordinarie lokalvården utan avropas separat. Förtydligande 24: Kostnaden för den nuvarande lokalvården var 2013: Område 1 exklusive Åklagarkammaren i Kalmar - 96 887 kr/månad exklusive extra arbeten och förbrukningsmaterial för fastigheten. Område 2-81 992 kr/månad exklusive extra arbeten och förbrukningsmaterial för fastigheten. Område 3-144 281 kr/månad exklusive extra arbeten, men inklusive förbrukningsmaterial för fastigheten. Totalkostnaden för lokalvården i område 1 exklusive Åklagarkammaren i Kalmar och område 2 är 2 655 000 kr/år inklusive extra arbeten och förbrukningsmaterial för fastigheten. Totalkostnaden för lokalvården i område 3 är 1 761 000 kr/år inklusive extra arbeten och förbrukningsmaterial för fastigheten. Observera att omfattningen av den nuvarande lokalvården skiljer sig från den som nu upphandlas. Fråga: I dokument 02.06.01 Område 3 städanvisning..." framgår under till exempel Växjö polishus att entremattor ska hanteras. Jag utgår ifrån att priset för detta inte ska ingå i det fasta priset för löpande städning utan att styckepriset som anges i prisbilagan kommer att användas för att reglera priset för dessa? Förtydligande 25: De entremattor som finns beskrivna i handling 02.06.01 ska ingå i priset för den ordinarie lokalvården för Område 3 - Kronoberg. Följande storlekar på entremattorna har respektive ort ingående i Område 3 (se förtydligande 11 för exakta storlekar): Växjö har 4 större och 11 mindre Ljungby har 2 större och 3 mindre Håkanssons har 1 större och 1 mindre Zeldas har 1 större och 3 mindre Älmhult har 1 större och 2 mindre Tingsryd har 1 större och 1 mindre Åseda har 1 större och 1 mindre Sida 6 av 8
Fråga: Fråga rörande Ljungby: När man kommer in i byggnaden så finns ett väntrum med 2 toaletter samt en trappa och en hiss som är gemensam med Ljungby kommun. Ingår dessa i städytan? Förtydligande 26: Ja. Fråga: Kan det verkligen stämma att Galggatan 4, Långgatan 9 och Slottsgatan 5 har så stora ytor som inte skall städas (skillnaden mellan total yta och städyta)? Förtydligande 27: Ja, den större ytan är totalt hyrd lokalyta. Städytan är den beräknade ytor som ska lokalvårdas. Se också förtydligande 18. Fråga: Jag kan inte hitta information om yta för korridorer och kapprum för lokalerna i Kronobergs län. Då det ska ingå golvvård av dessa ytor i kostnaden för den ordinarie lokalvården bör det framgå hur stora de ytorna är för att kunna räkna fram en kostnad. Vänligen komplettera. Förtydligande 28: Periodisk golvvård av följande ytor ska ingå i kostnaden för den ordinarie lokalvården enligt förfrågningsunderlaget: Polishuset Växjö, plan 0 50 kvm plan 1 500 kvm plan 2 543 kvm plan 4 116 kvm Zelda s 30 kvm Håkanssons, plan 2 och 3 110 kvm Dalbo, plan 1 och 2 68 kvm Alvesta, plan 0 och 1 60 kvm Markaryd 40 kvm Ljungby, plan 1 92 kvm plan 2 217 kvm plan 3 110 kvm plan 4 98 kvm Tingsryd 106 kvm Åseda 66 kvm Älmhult, plan 1 87 kvm plan 2 76 kvm Förtydligande 29: En korrigering av Nybro (antal kontor och städyta för dessa kontor) och Vimmerby (totalyta) har gjorts. Följande handlingar justeras i enlighet med detta: Handling 02.04.01 Område 1 & 2 objekt, daterad 2014-02-10, justeras i enlighet med detta och ersätts helt av handling 02.04.01 Område 1 & 2 objekt, daterad 2014-02-24. Handling 02.08 Sammanställning objekt, daterad 2014-02-10, justeras i enlighet med detta och ersätts helt av handling 02.08 Sammanställning objekt, daterad 2014-02-24. Handling 02.11 Prisbilaga, daterad 2014-02-10, justeras i enlighet med detta och ersätts helt av handling 02.11 Prisbilaga, daterad 2014-02-24. De gamla handlingarna utgår därmed som en del av förfrågningsunderlaget. Sida 7 av 8
Fråga: Ska kostnaden för lokalvården beräknas utifrån de ytor som är angivna i förfrågningsunderlaget? Förtydligande 30: Ja. Fråga: Vad är lönen på befintlig personal i Tingsryd? Förtydligande 31: Totalt utbetald månadslön är idag 3 435 kr exklusive sociala avgifter. Fråga: Enligt SF 1.1 ska ABFF 04 utgöra en del av förfrågningsunderlaget. Vi undrar om inte den senare versionen, ABFF 12, borde användas istället? Förtydligande 32: Nej, i denna upphandling och kontrakt kommer ABFF 04 att användas. Fråga: Enligt SF 4.2 ska besked om förlängning av kontraktstiden vara E tillhanda senast 3 månader före respektive avtalsperiods utgång. Denna tidsperiod förefaller ovanligt kort. Vi ber er därför utöka tiden för meddelande om förlängning av kontraktsperioden? Förtydligande 33: Nej, föreskriften kvarstår. Fråga: SF 5.1 st. 5 stadgar att vite kan kombineras med åtgärden att på E:s bekostnad låta avhjälpa fel och brister som uppstått vid utförande av städuppdrag och som inte åtgärdats inom avtalad tid. Det framgår av ABFF 04 p. 23 att utöver avtalat vite är beställaren inte berättigad till skadestånd. Ett skadestånd syftar till att försätta skadelidanden i samma ekonomiska position som om prestation skett i enlighet med avtalet. Således borde det i förevarande fall räcka med att beställaren vid fel och brister i uppdragets utförande kan gottgöras med antingen vite eller avhjälpande på entreprenörens bekostnad. En kombination av åtgärderna kan överstiga den förlust beställaren lider med anledning av fel och brister i uppdragets utförande. Vi föreslår därför att SF 5.1 st. 5 stryks. Förtydligande 34: Nej, föreskriften kvarstår. På uppdrag av Rikspolisstyrelsen Jonas Frändestam AffärsConcept AB Sida 8 av 8