KFUK-KFUMs scoutförbund Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen 24 november 2013 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 4 Närvarande med rösträtt Förhinder Ulf Klingnäs Hanna Nilsson Sandra Dauksz Henric Axeheim Albin Askman Junhede Carin Stegen Anna-Karin Stensson 132. Mötets öppnande Hanna Nilsson hälsar alla välkomna och förklarar därefter sammanträdet för öppnat. 133. Mötesformalia a) Val av sekreterare att välja Henric Axeheim till sekreterare. b) Godkännande av dagordningen att godkänna dagordningen enligt förslag. 134. Godkännande av föregående protokoll att godkänna protokollet från mötet den 26 27 oktober. att godkänna protokollet från mötet den 16 november. 135. Uppföljning av tidigare beslut Styrelsen gick igenom beslutsuppföljningen, se bilaga 1. 136. Återkommande rapporter Inga återkommande rapporter på telefonmöten. 137. Tillfälliga rapporter a) Rapport från ROM Rapporten från ROM gicks igenom, bilaga 2 138. Beslutsärenden a) Kårutträde Dalby Scoutkår har begärt utträde. Sida 1 (3)
KFUK-KFUMs scoutförbund Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen 24 november 2013 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 4 Att bekräfta Dalbys utträde. b) Ansökan om medel för projekt KFUM Syd Frågan diskuterades och det konstaterades att vi saknar uppdrag från förbundsmötet att stödja lokala KFUM projekt från medlemmarna att fatta denna typ av beslut. Denna typ av projekt kan inte anses ligga inom den av förbundsmötets beslutade verksamhetsplan och budget. Projektplan bilaga 3. Att avstå från att ge medel till projektet. Att Hanna meddelar vårt beslut till KFUM Syd. c) Budget 2014 Förslaget gicks igenom, bilaga 4. att budgetförslaget läggs fram inför förbundsmöte. 139. Diskussionsärenden a) Arkiveringskostnader De budgetposter som Hans Gerlach föreslagit har lagts in i 2014 års budgetförslag. Kontakt har tagits med Scouterna om att täcka kostnaden för arkivering hos riksarkivet av scoutförbundets material. Dels men anledning av att Scouterna har bekostat arkivering av Svenska Scoutförbundets och Kjesäters folkhögskolas material. Samt att Scouterna numera lyfter stadsbidrag för våra medlemmar, medel som vi annars använt för dessa kostnader. Att Albin inväntar svar från scouterna och sedan ge Hans Gerlach besked Sida 2 (3)
KFUK-KFUMs scoutförbund Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen 24 november 2013 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 4 b) FM Hanna Nilsson har meddelat att hon inte kommer ha möjlighet att närvara under lördagen på den helg vi föreslagit i maj. att byta FM-helg till 26-27 april att kallelse skall gå ut senast den 26 december att handlingar skall gå ut senast 26 mars att flytta vårt planerade styrelsemöte 29-30 mars till 15-16 mars. att alla styrelseledamöter till mötet i Stockholm har funderat på två saker vardera som skall tas upp för diskussion och workshops under förbundsmötet. 140. Representation a) Samrådsmöte 25-26 januari 2014 Hanna undersöker om vi förväntas deltaga på detta möte eller inte? a) Riksting 1-2 februari 2014 Albin, Sandra eller Hanna representerar. Vi ska helst vara två representanter från styrelsen. 141. Övriga Frågor Inga övriga frågor. b) Kommande möten Telefonmöte angående Almanackan 8 december kl. 19.00. Telefonmöte 16 januari kl. 19.00. Fysiskt möte 8-9 februari 2014 i Stockholm. Fysiskt möte 15-16 mars 2014. c) Mötets avslutande Hanna tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Hanna Nilsson Mötesordförande Henric Axeheim Mötessekreterare Sida 3 (3)
Styrelsemöte Punkt Ämne Beslut Ansvarig Status 2012-08-18 75e Anläggningar att uppdra åt Carin och Albin att besöka fastigheten och undersöka Hanna/Albin Pågående. 2013-06-01 70 a FM efterarbete Uppdatera verk plan, verk ber, stadgar etc med avseende på beslut Ulf Pågående 2013-06-01 70 a FM Ta fram en rapportmall för styrelseledmöter att använda för att Ulf Pågående 2013-09-01 102 a Ekonomi Genomföra fondplaceringen genom en fondkommissionär och Albin Pågående 2013-10-06 Beslutsuppföljning Ta fram förslag till proposition gällande stadgar till FM2014 (avseende Ulf Ej påbörjad 2013-10-06 115 a Övrigt Administrera utbetalning av ersättning för förlorad arbetsinkomst till Albin Avvaktar policybeslut 2013-10-06 116 a Representation Representera förbundet på NSF:s årsstämma Anna-Karin Avslutad 2013-10-06 116 b Övrigt Föra dialog kring deltagande på höstkursen med ROKO Albin Avslutad 2013-10-26 121d ALMA be Ingrid göra ett nytt utskick gällande almanackan Henric Avslutad 2013-10-26 122b revisorernas rapport prata med Mattias om de tre månader då vi betalat för en Hanna Pågående 2013-10-26 122b revisorernas rapport återkoppla till revisorerna med styrelsen svar och tankar Hanna Ej påbörjad 2013-10-26 123a FM14 till förbundsmötet 2014 lägga fram förslag på policy för förlorad alla Ej påbörjad 2013-10-26 123a policy förlorad arbetsinkomst uppdra åt Henric att till nästa möte lägga fram ett förslag för en ny Henric Ej påbörjad 2013-10-26 123b Ekonomi kontakta och meddela SVEA att förbundet avsäger sig rätten till Albin Pågående 2013-10-26 123d Medlemskap säga upp medlemskapet hos LSU, Samba och Forum Hanna Ej påbörjad 2013-10-26 123d Medlemskap undersöka kostnaderna för medlemskapet i Sensus och återkoppla till Albin Avslutad 2013-10-26 123e Kundfordringar hämta ut de SIE4-filer som finns hos Scouterna Albin Avslutad 2013-10-26 123e Kundfordringar ansvara för förfarandet gällande inkrävning av scoutförbundets Albin Påbörjad 2013-10-26 124a Undersökning Kårservice placera länkar till Scoutnets manual och supportforum på förbundets Ulf Avslutad 2013-10-26 124a Undersökning Kårservice kontakta Katarina på Scouterna gällande fakturahanteringen i Ulf Avslutad 2013-10-26 124b KFUM mervärde att sammanfatta styrelsens tankar gällande en undersökning bland Sandra & Carin Ej påbörjad 2013-10-26 124b KFUM mervärde ta kontakt med KFUM Sverige med specialförbund för ett gemensamt Sandra & Carin Ej påbörjad 2013-10-26 124c ALMA 2015 till nästkommande möte inkomma med ett beslutsunderlag Henric & Albin Pågående 2013-10-26 124d FM2014 till nästkommande möte hittat en FM arrangör för 2014. Henric Pågående 2013-10-26 124e Ungdomsstyrelsen svara Mattias Wihlgaard att istället ta kontakt med Scouterna rörande Hanna Avslutad 2013-10-26 124f Almas framtid sammanställa samt analysera de olika alternativ som finns för Albin Pågående 2013-10-26 124f Almas framtid ta kontakt med Scouterna respektive KFUM Sverige gällande Henric Pågående 2013-10-26 127 Kommande möten bjuda in Ingrid till mötet i Stockholm Hanna Ej påbörjad 2013-10-26 127 Kommande möten bjuda in ROKO till mötet i Stockholm Carin Ej påbörjad
KFUK-KFUMs scoutförbund Titel Sammanfattning av ROM Sammanfattning av ROM I helgen hölls KFUM Sveriges Riksombudsmöte i Örebro med ca 150 personer på plats. Glädjande var det stora deltagarantalet under 26 år, och det engagemang som fanns bland alla mötesdeltagare. Den stora frågan under helgen var den strukturproposition som styrelsen för KFUM Sverige tagit fram tillsammans med specialförbundens styrelser. Denna behandlade en omorganisering av KFUM-rörelsen, där KFUM Sverige omvandlas till en medlemsorganisation istället för en paraplyorganisation med anslutna specialförbund. Propositionen innehöll också förslag på nya stadgar, som då är skrivna för den nya organisationen. Propositionen bifölls med stor majoritet. Detta beslut innebar också att Triangelförbundet kunde fatta ett andra upplösningsbeslut (det första togs vid ordinarie förbundsmöte under våren) och att Triangelförbundets medlemmar kommer att direktanslutas till KFUM Sverige. Mycket av KFUM Sveriges arbete de kommande två åren kommer att bestå i att fortsätta arbetet med den nya organisationen och övertagande av Triangelförbundets verksamhet. Det kommer också att genomföras ett identitetsarbete Andra frågor som diskuterades var miljö, där mötet tog ett fördjupat ställningstagande för KFUM Plattform/Y Climate Actions arbete. KFUM tog också ställning för att HBTQ-frågor skall lyftas på internationell nivå samt att KFUM ska delta på Stockholm Pride. En ny styrelse valdes, Anna Magnusson fick förnyat förtroende som ordförande och Thomas Holmberg, tidigare ledamot, är ny vice ordförande. Sida 1 (1)
Hej Hanna och scoutsturelsen Här kommer lite klargörande kring vår ansökan. Det stämmer som du skriver att i ansökan står det att vi har börjat. Efter scouternas nya organisationsförändring har vi fått börja om lite i regionen och rannsakat oss själva och vår omgivning för att fundera på vårt uppdrag i relation till vår verksamhet och hur vi på ett bättre sätt ska kunna möta den verklighet som finns ute i samhället. Jag förmodar att ni i scoutförbundet brottas med samma tankar... För att tänka nytt så har vi bl.a. brainstormat verksamhetsutveckling i regionstyrelsen och arrangerat studiebesök i Danmark. I somras var regionstyrelsen och några föreningsrepresentanter (inbjudan gick ut via vårt Nyhetsbrev) på KFUM-KFUK Danmarks festival Wonderful Days för att få ny inspiration och verksamhetsidéer. Resan till Wonderful Days finansierades med medel sökta från Triangelförbundets fond samt regionen. Förra måndagen åkte Per Berg och Lena över sundet och besökte Dansk Flyktinghjälp www.drc.dk som bland annat har en avdelning som arbetar med flyktingungdomar i Danmark www.dfunk.dk Målet med den resan var att ta reda på och få idéer till hur man kan arbeta med flyktingungdomar. Och vad vi som världens största ungdomsorganisation kan göra på hemmaplan? Dessa båda resor har redan inspirerat till en mindre projektansökan till Sparbanksstiftelsen för framtagande av aktivitetsmodul, nya idéer för kommande sommarkollon och inte minst föreningars verksamhetsutveckling. Projektidéen till Mentorsprojektet kommer från en scoutledare Per-Martin Holmberg som önskade ungdomsutbildning för ledare- vi har sen idén inkom utvecklat idéen ganska mycket. Mentorsprojektet är fortfarande i en uppstartsprocess eftersom vi behöver jobba en hel del med grunden, målsättningen och utvecklingen av projektet för att det ska bli framgångsrikt både för målgruppen ungdomar utanför föreningslivet och för oss som organisation. Vi har tillsatt en arbetsgrupp som förutom Lena består av Anna Boo, Lucas Lennartsson och Jon Bolmstedt (alla i regionstyrelsen), Mattias Stillfors (ung social entreprenör som sökt ett ideellt projekt att utveckla sina tankar kring ledarskap i, i samband med sina masterstudier. Mathias brinner för att hitta det nytänkande ledarskapet och har ett bra kontaktnät med universitet och ledare inom företag och mentorskap. Han har också erfarenhet i att leda egna företag) och Birgitta Viklund (f.d. Sjukvårdsdirektör och de senare åren chef för demokratioch medborgardialog inom Region Skåne. Nu har Birgitta startat ett företag som konsult där hon vill arbeta med ledarskap och dialog med prioritering mot den civila sektorn. Birgitta har i sin roll som chef på Region Skåne suttit i ett flertal samverkansorganisationer med andra sociala rörelser, högskolan i Malmös sociala arbete med mera. Birgitta har en bred erfarenhet från att delta i mentorsprogram men också från att organisera dem. Hon är en ovärderlig dörröppnare för oss i gruppen med sitt breda kontaktnät, men också en inspiratör och ett namn som gentemot våra samarbetspartners står för kvalitet. Eftersom Birgitta är nystartad i sitt konsultföretag kommer hon att kosta en del pengar för oss, som vi ser som helt nödvändigt att ta för att komma igång med projektet.. I arbetsgruppen sitter också Anna Ferrington, från Sensus utvecklingsenhet med speciellt ansvar i Sensus att arbeta mot KFUM. Sensus bidrar också med Anna Thim som har en flerårig erfarenhet av projektansökningar och arbetsmetoder för att jobba fram bra projektideer. För att utveckla nya projekt så behöver vi nya influenser och personer med breda kontaktnät!
För att utveckla nya projekt så behöver vi nya influenser och personer med breda kontaktnät! Konceptet har presenterats för Sensus, Fryshuset i Malmö och Malmö Högskola. Sensus är redan med och Fryshuset är positiva. Malmö högskola och Mötesplats Sociala innovationer (www.socialinnovation.se/sv/) ska Lena och Birgitta träffa på fredag. Ansökan som vi skickade till er är inte på något sätt fullständig utan en projektbeskrivning i korta drag som Lena hade färdig på paddan att skicka över till er. Tillsammans med Sensus, och AnnaThim håller vi nu på att utforma en projektbeskrivning enligt LFA-modellen (Logical Framework Approach). Projektbeskrivningen ska sedan användas för att skriva ansökningar för att få finansiering för att kunna genomföra projektet i den skala som vi har tänkt. Vi har redan kommit till en punkt då vi, regionen KFUM Syd, satsar ekonomiskt även om vi har en väldigt stram ekonomi. Som ni kanske har förstått har vi redan nu kostnader, för att ta fram en bra projektbeskrivning som vi kan gå vidare med för att söka finansiering, för projektets uppstart i både arbetstid och konsultarvode. KFUM Syd har beslutat att satsa på projektet men vi kommer att behöva söka externfinansiering för att genomföra projektet. För att söka externfinansiering har vi valt att satsa på en arbetsgrupp som till stor del består av ideella men även av personer som gör detta på arbetstid. Projektet kommer att genomföras, naturligtvis under förutsättning att vi får externfinansiering, eftersom vi satsar på det vi verkligen tror på och vi tror på Mentorsprojektet! När vi kom till ROM hade vi inga tanka på att söka uppstartspengar från förbunden. Men vi konstaterade tidigt att det här är ett projekt som kommer att gå att sprida i hela KFUM rörelsen och det kommer att gynna hela KFUM rörelsen. Efter helgen insåg vi att vi hade en möjlighet att involvera er lite redan nu i projektet och bestämde oss för att snabbt skicka in en förfrågan till er. Det bör nämnas att det är KFUM som kommer att stå vid rodret på detta projekt, även om de andra organisationerna är med och det är vi alla överens om. Självklart är vi tacksamma för ett bidrag från er. /Lena Pålsson KFUM Syd
ANSÖKAN Mentorsprojektet Vem är med? Organisationer; KFUM Syd, Sensus, Fryshuset Malmö, Malmö högskola Mål /Syfte Syftet men mentorsprojektets olika delar är att fokuserat kunna utveckla och behålla de ledare och experter som finns inom organisationen men även knyta till oss icke aktiva ungdomar som organisationen behöver för att möta framtiden. personlig utveckling bra ledare förebilder ledarutveckling synliggöra KFUM, Fryshuset och Sensus Målgrupp Ungdomar inom gymnasie eller högskolan som i första hand inte är aktiv i föreningslivet. KFUM Föreningar som ser värdet av nya unga ledare för att möte framtiden. Erfarna ledare som vill få kännedom om dagens unga och dess tankar och funderingar. Projektstart Projektslut del 1 Tidsplan februari 2015 februari 2014 september 2015 projektstart PR material, kontakta skolor ang adepter mars/april rekrytera mentorer och föreningar, färdigställa program, maj utbilda mentorer, vad är uppdraget? bearbeta skolor juni/juli färdigställa allt material augusti rekrytera adepter 13-14 sept Uppstartsmöte mentorer/adepter sept 14- juni15 (ca var 5 vecka) föreläsningar/träffar för alla adepter och mentorer vecka 37, 43, 49-2014 vecka 3, 8, 13, 18-2015 vecka 23-2015 avslutningsträff Mentorskapsprogrammet juli-sept 2015 sammanställa utvärdering Högskolan? Exempel på fysiska föreläsningar/workshops för mentorer och adepter ungas värderingar mångfalds (multireligösa guider? sensus) dagens unga-morgondagens vuxna droger/missbruk demokrati inflytande
ungas engagemang vad utmärker en kreativ miljö? bemötande av psykisk ohälsa Vad utmärker en plats som människor trivs i? Utvärdering Mätbara mål:hur många ledare har vi fått? mentorer utvärderingsfrågor adepter utvärderingsfrågor föreningar utvärderingsfrågor Varför mentorskap inom KFUM? - Utveckla ett insiktsfullt, tryggt, tydligt och engagerande ledarskap - stöd i olika roller Utveckla olika nätverk och överföra/utbyta kompetens. Grundtanken för mentorsprogram inom KFUM Mentorskapet skall utgå från adeptens behov av att utvecklas som människa och i sin ledarroll. Ett lyckat mentorskap förutsätter att mentorer, adepter och föreningar är överens om målet med mentorskapet. Mentorskap är en process som bygger på respekt och ömsesidigt förtroende. genom stöd och ifrågasättande utmanas adepten att våga pröva nya vägar och nya agerande. Ett väl fungerande mentorskap blir ett ömsesidigt kontinuerligt lärande i vardagen och kompletteras av föreläsningar och workshops med fokus på ungdomsarbete. Varje relation i ett mentorskap är unik! En mentor är en anförtrodd guide och rådgivare med större erfarenhet. Mentorn har ett starkt intresse av att utveckla någon. Mentorns största uppgift är att möjliggöra en utveckling genom att utmana och stödja. Vem passar som mentor inom KFUMs mentorprogram? Vi söker mentorer som kan vara lyssnare, bollplank, stöd, rådgivare, guide, gott exempel, en utmanare, en tränare, som är öppen, trygg och konfidentiell. Risker Orealistiska förväntningar. Adepten förväntar sig eller kräver för mycket av mentorn. Viktigt att undvika denna fallgrop genom att förväntningar definieras tydligt redan från början. Mentorn tar över. Mentorn fokusera för mycket på sig själv och sina erfarenheter utan att utgå från adeptens behov och funderingar. Brister i konfidentialitet. För att kunna utveckla denna typ av relation är det viktigt att mentorn uppfattas som förtroendeingivande och inte delar med sig av det som sagts i förtroende. Framgångsfaktorer för mentorskapet Personkemin måste stämma Tydliggöra förväntningar Adeptens engagemang Finansiärer?
Innovationsfonden Lunds universitet? Region Skåne Social Investeringsfond? Tillväxtverket? Nästa steg Idemöte i början av november KFUM Syd söker härmed 10 000 kr av KFUK-KFUMs scoutförbund till en förstudie och uppstart för att undersöka förutsättningar, samarbetspartner, ungdomsintresse, finansiärer mm.
Rambudget beslutad av FM 2013
Budgetförslag 2014 Kostnadsställe Kostnadsställe/Projekt Beskrivning Projekt Intäkter Kostnader Differens Delbudgetansvarig Not 10 Förbundet 200 000 kr 193 613 kr 6 387 kr Albin Askman Junhede 1000 Övergripande/Allmänt 200 000 kr 63 613 kr 136 387 kr 1100 Arkivering - kr 130 000 kr - 130 000 kr 20 Alma 800 000 kr - kr 800 000 kr Henric Axeheim 7200 Alma övrigt - kr - kr - kr 2012 2012 - kr - kr - kr 2013 2013 - kr - kr - kr 2014 2014 800 000 kr - kr 800 000 kr 2015 2015 - kr - kr - kr 30 Kommunikation - kr 11 200 kr - 11 200 kr Ulf Klingnäs 3000 Övergripande KST - kr - kr - kr 3600 Marknadsföring - kr 1 200 kr - 1 200 kr 3260 Webb - kr 10 000 kr - 10 000 kr 40 Projekt & arrangemang 35 000 kr 66 550 kr - 31 550 kr Albin Askman Junhede 4000 Övergripande KST - kr - kr - kr 4151 Årsmöte 15 000 kr 45 000 kr - 30 000 kr Henric Axeheim 4160 Roverscouternas Riksting 20 000 kr 21 550 kr - 1 550 kr Rasmus Björklund/ROKO 4200 Riksroverscoutkommitténs Höstkurs 6 000 kr 14 000 kr - 8 000 kr Rasmus Björklund/ROKO 50 Utbildning 9 000 kr 10 000 kr - 1 000 kr Anna-Karin Stensson 5000 Övergripande KST - kr - kr - kr 5330 Djurhajkerna 9 000 kr 10 000 kr - 1 000 kr En Djurhajk ska anordnas med denna budget, Ej sagt vilken dock, 5340 Järvhajk - kr - kr - kr 5346 Warghajk - kr - kr - kr 5349 Bäverhajk - kr - kr - kr 5355 Lohajk - kr - kr - kr 60 Ledning - kr 217 550 kr - 217 550 kr Albin Askman Junhede 6000 Övergripande KST - kr - kr - kr 6100 Styrelse - kr 168 700 kr - 168 700 kr 6130 Valberedning - kr 12 850 kr - 12 850 kr 6600 Riksroverscoutkommité - kr 36 000 kr - 36 000 kr Rasmus Björklund/ROKO 6310 Scouternas riksorg - kr - kr - kr 70 Kansli - kr 945 035 kr - 945 035 kr Albin Askman Junhede 7000 Övergripande KST - kr - kr - kr 7100 Kanslidrift - kr 631 035 kr - 631 035 kr 7110 Ekonomi - kr 302 000 kr - 302 000 kr 7120 IT - kr 12 000 kr - 12 000 kr 80 Medlemsservice 60 000 kr 75 000 kr - 15 000 kr Albin Askman Junhede 8000 Övergripande KST 90 Förvaltningar och anläggningar - kr - kr - kr Inga anläggningar kvar, 9000 Övergripande KST Resultat 1 104 000 kr 1 518 948 kr - 414 948 kr