l andstinget \ II DALARNA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantradesdatum 2012-02-22 Paragrafer 1-13 Sida 1 (11 ) Plats och tid Kompetenscentrum, Tallbacken hus 1 g, Falu lasarett Kl 10.00-14.00 Ordinarie ledamöter Elin Noren (s) ordförande Sten G Johansson (v) 1:e vice ordförande Christina Bröms (c) 2:e vice ordförande Sören Aspgren (s) Thomas Näslund (s) Birgitta Hiertner (m) Tjänstgörande ersättare Närva ran de ersättare Övriga Föredragande Sekreterare Övriga tjänstemän Utses att justera Underskrifter Sekreterare Ordförande Mathias Westin (c), ersättare för Pär Sixtensson (m) Britt-Marie Esseli (s) Bertil Ström (s) Asa Nilser (fp) 1-8 An ders Roos, förvaltningschef Lena Wikström Martin Ekberg, ekonomichef Hanna Becker, t f personalchef C hristin a Bräms oitua f%/m~ Lena Wikström Justerande Organ BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Servicenämnden Sammanträdesdatum 2012-02-22 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift ;2012 -() 3 -(},Z Datum för anslags 02t?/.2 -() 3 -,2 3 nedtagande Landstingets huvudkontor o/uta Z'l/{mö??
2012-02-22 2(11) INNEHALL Sid nr 1 Motet oppnas..................... 3 2 Fastställande av dagordning... 3 3 Protokollsjustering... 3 4 Anmälningsärenden... 3 5 Anmälan av beslut på delegation... 4 6 Verksamhet.................. 5 7 Personal... 6 8 Ekonomi... 8 9 Bokslut 2011... 8 10 Internkontroll... 9 11 Miljöärende Fredriksbergstvätten...... 10 12 Upphandling Kostservice Säter... 11 13 Mötet avslutas... 11
2012-02-22 3(11) 1 Mötet öppnas Ordföranden förklarar mötet öppnat och hälsar alla välkomna. Närvarolistan prickas av. 2 Fastställande av dagordning Den till dagens sammanträde utsända dagordningen godkännes och fastställes. 3 Protokollsjustering a t t utse Christina Bröms att jämte ordföranden justera sammanträdesprotokollet. 4 Anmälningsärenden Service nämnden beslutar a t t anteckna anmälningsärendena till protokollet. a) Protokollsutdrag fullmäktige 180,2011-11-21-22 "Finansplan 2012-2015, Budget 2012" Onr L011/03252 b) Anvisningar för uppföljning på förvaltningsnivå 2012 Onr L011/03252 Skrivelse från Central förvaltning, ekonomienheten daterad 2011-12-07. " Period- och Delårsrapporter samt Arsbokslut är förvaltningarnas återrapportering tilllandstingsledning och politiker för att redovisa hur uppdraget sköts under året. Ett viktigt syfte med rapporterna är att kontinuerligt uppmärksamma awikelser från fastställda planer och redovisa åtgärder för att uppnå politiskt beslutade uppdrag och mål".
2012-02-22 4(11) c) Bekräftelse angående upphörande av livsmedelsanläggning, Cafe La Rätt, Noret 128:4, Mora kommun Skrivelse från Mora Orsa Miljökontor 2012-01-24 Dnr LD12J00481 5 Anmälan av beslut på delegation a t t anteckna anmälda delegationsbeslut till protokollet. Anmäles följande enligt delegering från servicenämnden till förvaltningschef, se 67, 2011-12-05 Beslut om upphandling - av transporter av livsmedel Falun - Mora 2012-2013 - av kostförsörjning vid Ludvika lasarett Dnr LD12J00330 Anmäles följande enligt delegering från fullmäktige till förvaltningschef /fullmäktige 183/10 rev 53/11 och 99/11) Servicenämndens reglemente 21 Beslut om externa avtal - Serviceavtal mellan Landstinget Dalarna och AGA Linde Healthcare, avseende förebyggande underhåll på medicinska gasanläggningar i Falun, Mora, Avesta, Ludvika, Borlänge. Gäller 2010-10-01-- 2014-03-31 Dnr LD12J00086 - Tillägg till Serviceavtal mellan FOODit Kostsystem AB, Göteborg och Landstingsservice Dalarna gällande utökat antal funktioner i MatiIda fr o m 2010-10-08 Dnr LD12J00084 - Avtalsförlängning mellan Landstinget Dalarna och Ragn-Sells AB, Borlänge. Gäller 2012-02-15-- 2012-08-14 Dnr LD12/00083 - Avtal Kortlösen Obemannad miljö mellan Swedbank Card Services AB och Landstinget Dalarna Dnr LD11/03643 - Driftsäkerhetsavtal - Förebyggande service mellan Atlas Copco Compressor AB och Landstingsservice Dalarna, Avesta. Gäller 2011-10-01-- 2016-09-30 Dnr LD12J00259
2012-02-22 5(11) - Driftsäkerhetsavtal - Förebyggande service mellan Atlas Copco Compressor AB och Landstingsservice Dalarna, Mora. Gäller 2011-10-01-2016-09-30. Onr L012100260 - Avtal mellan YrkesAkademin och Landstingsservice Dalarna avseende utbildning för kostservice medarbetare vid Falu lasarett. Gäller 2012-01-01-2012-12-31. Onr L012100326 - Avtal mellan Landstinget Dalarna och Ernst & Young AB avseende uppdrag att tillhandahålla konsulttjänster. Gäller 2011-12-01-- 2012-12-31. Onr L011J03632 6 Lägesrapport Verksamhet Handläggare: Anders Roos a t t anteckna informationen till protokollet. Verksamhetsrapport Arets sista månader har präglats av stor efterfrågan på våra tjänster. Produktionen har gått för högtryck och detta har gällt även under juloch nyårshelgerna. Hela året har präglats aven återhållsamhet avseende alla kostnader som vi kunnat påverka. Detta har givit resultat i vårt bokslut som långt överstiger de förväntningar som ställts på förvaltningen. Efter lång väntan och handläggning har de sista chefstjänsterna tillsatts inom den nya organisationen. Förberedelser för outsourcingaffären av Cafe- och butik i Mora har genomförts, vilket mynnat ut i ett treårigt avtal med företaget Fazer Restauranger AB som övertagit verksamheten från och med den 1 februari 2012. En arbetsgrupp har bildats för att göra en analys för vilket behov och vilka önskemål som finns på service inför inflyttningen i den nya vårdbyggnaden vid Falu lasarett. Arbetsgruppen skall i ett senare skede även analysera hur vi inom förvaltningen på bästa sätt även kan förbättra servicen till samtliga kunder inom Landsting Dalarna.
2012-02-22 6(11) Ett stort internt arbete har genomförts för att kunna redovisa NMI och NKI. Ett antal arbetsmiljöutredningar har genomförts på grund av oro på vissa arbetsplatser. Stora förberedelser görs inom förvaltningen för att säkerställa de tillkommande transportuppdragen. Påbörjat benchmarkingarbete via Best Service nätverk. Följande fyra processer kommer att analyseras; Materielförsörjning, Lokalvård, Patientkost, Textilhantering. Förhandling/överläggning pågår med Landstingsfastigheter avseende ett nytt driftavtal för de fastigheter som vi sköter och handlägger. Kontinuerligt träffas samtliga styrgrupper där representanter från våra olika kunder ingår. Med hänvisning till sänkning av restaurangrnomsen har priset för luncher sänkts med tre kronor vid restaurang Gastronomen. 7 Lägesrapport Personal Handläggare: Hanna Becker a t t anteckna informationen till protokollet. Förvaltningen Landstingsservice hade 412 medarbetare anställda år 2011. Detta är en minskning av antalet medarbetare med 32 st. medarbetare, vilket förklaras aven personalövergång till Nämnden för kostsamverkan under april 2011 samt att vissa vakanta tjänster inte återbesatts mot bakgrund av Landstingets sparkrav på förvaltningen. Antalet deltidsarbetande medarbetare uppgår till 21,3 % av totalt antal anställda för år 2011, varav 30,6 % är kvinnor och 6,3 % är män. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden vid förvaltningen har ökat från 92,4 % avseende år 2010 till 93,8 % under år 2011. Antalet pensionsavgångar uppgår till 12 st. under år 2011. Sjukfrånvaron vid förvaltningen fortsätter att minska mot bakgrund av ett aktivt rehabiliteringsarbete, förändrade arbetssätt, systematiskt arbetsmiljöarbete samt närvarande chefer. Antalet sjukdagar per
2012-02-22 7(11} medarbetare uppgår till 17,9 sjukdagar, vilket är en förbättring från föregående år. Vid det norra området har Kommunal under december 2011 lämnat in en anmälan till Arbetsmiljöverket gällande bristande arbetsmiljö vid lastkajen, Mora Lasarett. Diskussioner samt aktiva åtgärder pågår för att förbättra arbetsmiljön vid arbetsstället. Arbetsmiljöutredningar Under år 2011/2012 har 4 st. arbetsmiljöutredningar avseende den psykosociala arbetsmiljön genomförts vid förvaltningen Landstingsservice. Arbetsmiljöutredningarna har genomförts via intervjuer med samtliga berörda medarbetare, chefer samt fackliga företrädare. Under februari 2012 påbörjades en utvärdering av genomförda arbetsmiljöutredningar vid förvaltningen. Utvärderingen planeras vara delvis slutförd under mars 2012. Enkät Nöjd Medarbetarindex NMI Under november/december månad år 2011 genomförde Landstingsservice en medarbetarenkät avseende bl.a. trivsel samt psykosocial arbetsmiljö vid förvaltningen. I princip samtliga medarbetare och chefer vid förvaltningen svarade på enkäten. NMI för hela förvaltningen Landstingsservice uppgår till 76 %, vilket innebär att förvaltningen uppnå målet för NMI år 2011. Vid Landstingsservices driftområden uppgår NMI till 62 % för det Norra området (inkl. Nämnden för Kostsamverkan), 72 % för det Södra området samt 80 % för det Mellersta området. Resultatet av medarbetarenkäten kommer under februari/mars 2012 att analyseras och följas upp med olika aktiviteter inom förvaltningen. VPL och Chefsutvecklingsprogrammet Förvaltningen har uppnått sitt mål inom personalarbetet genom att i princip samtliga medarbetare och chefer är självskattade och bedömda i enlighet med VPL-modellen. Under februari 2012 har förvaltningsledningen ett första möte med Landstingsservice Talangpool. Förvaltningens Chefsutvecklingsprogram pågår och under våren 2012 genomförs 5 st. utbildningsdagar internt inom Landstingsservice med bl,a. utbildning inom arbetsrätt, alkohol- och drogrehabilitering samt hygienaspekter.
2012-02-22 8(11) 8 Ekonomi Handläggare: Martin Ekberg a t t anteckna informationen till protokollet. Ekonomirapport Första periodrapporten för år 2012 utkommer efter februari månad. Enkät Nöjd Kundindex NKI Under slutet av år 2011 genomfördes en undersökning av nöjdkund. Metoden som användes var enkäter i pappersformat som skickades ut till förvaltningens kunder. Utfallet sammanställdes i ett index där resultatet blev 89 % nöjda kunder. Vid mötet redovisas enkätresultatet. Bilaga 8 9 Bokslut 2011 Dnr LD11/01663 Handläggare: Martin Ekberg a t t godkänna redovisat bokslut för 2011 Det ekonomiska resultatet 2011 för förvaltningen blev + 4,1 Mkr. Det positiva resultatet innebär att Landstingsservices samtliga ekonomiska mål och åtaganden uppfyllts under året. Se bokslutet i sin helhet i bifogat dokument. Bilaga 9a Redovisar Landstingsservice - resultathistorik; De senaste fem åren, 2007-2011 Bilaga 9b
2012-02-22 9(11) Efter ovanstående redovisning ger Nämndens ledamöter förvaltningen en eloge och tackar för ett fantastiskt arbete för att ha nått ett så positivt resultat, trots alla besparingsåtgärder. Positivt är också att medarbetarnas talanger tas tillvara. Ledamöterna framhåller att de känner stolthet att sitta i nämnden. 10 Internkontrollplan Dnr LD11/00667 Handläggare: Martin Ekberg a t t för punkt a) godkänna redovisad återrapportering av 2011, samt a t t för punkt b) följa de centrala direktiven för internkontrollsområden som därmed ersätter tidigare internkontrollplan för 2012. a) Aterrapportering av 2011 års interkontrollprocesser. Bilaga punkt 10a b) Internkontrollplanens processer efter centrala direktiv, tidigare beslut utgår. Bi/aga punkt 1 Db Landstingsstyrelsen beslutade 2012-01-30, 10 att införa gemensamma interna kontrollområden för samtliga nämnder inom Landstinget Dalarna Dnr LD11/03692 Processer som skall kontrolleras 2012 är; - Delegeringsbestämmelser - Attestinstruktioner - Upphandling och avtal - Anställningsprocessen
2012-02-22 10(11) 11 Miljöärende Fredriksbergstvätten Handläggare: Anders Roos Dnr LD12/00391 a t t anteckna informationen till protokollet. Länsstyrelsen har till Landstinget Dalarna insänt en ansvarsutredning gällande Fredriksbergs bruk. Bilaga 11 Landstinget Dalarna bedrev i slutet av ad-talet en kemtvättanläggning i förhyrda lokaler i nämnda fastighet. Fakta kring kemtvättanläggningen: Dåvarande Fredriksbergstvätten AB bedrevs i förhyrda lokaler i gamla pappersbruket i Fredriksberg en kemtvättanläggning mellan åren 1986 till 1990. Detta med anledning av att man genom en upphandling av Försvarets Materielverk antagits som leverantör av textilförsörjning till de militära anläggningarna i mellersta Sverige. Kravet var att kunna både tvätta med vatten och även kemtvätta visst gods. Därför uppfördes en kemtvättanläggning i gamla pappersbruket Vad är en kemtvättmaskin? En kemtvättmaskin har ett helt slutet system för att återvinna tvättvätskan. På den tiden användes perkloretylen som var ett effektivt sätt att lösa alla typer av fetter och oljor dessutom tillsattes en "tensid" eller tvättmedel som tog bort resterande smuts. Det fanns en ånguppvärmd destillator på respektive maskin som värmde upp perkloretylenen till ånga som sedan kyldes ner till vätska som sen magasinerades i tankar under maskinen. På så sätt renades tvättvätska och kunde återanvändas. Restprodukterna såsom grus, ludd, oljor och annat avfall blev kvar i destillatorn som rengjordes en gång per vecka. Resterna samlades upp i fat som sedan sändes till Sakab för destruktion. Maskinparken var ny och hade separata kolfilter för utsläpp till luften. Perklorförlusterna mättes kontinuerligt och uppföljning gjordes löpande för att därigenom fånga eventuella felkällor och läckage tidigt. Samtliga mätvärden sändes till Länsstyrelsen. Verksamheten följde strikt de krav som då fanns för att driva en kemtvättanläggning.
2012-02-22 11 (11) 12 Upphandling av patientkost till Säters sjukhus Handläggare: Anders Roos Dnr LD11/02891 a t t ge förvaltningschefen i uppdrag att upphandla varm mat för Säters sjukhus. Service nämnden beslutade vid sitt sammanträde 2011-12-05, 66 att förlänga avtalet med Skonbo AB ett år gällande kostförsörjning vid Säters sjukhus. Det beslutades vidare att diskussion om nytt avtalsinnehåll skulle startas upp. Ordföranden och förvaltningschefen tillsammans med Birgit Pallin, kostchef i Falun träffade i december nuvarande leverantör för ett studiebesök och diskussion om företagets framtidsplaner. 13 Mötet avslutas Ordföranden avslutar mötet.