Chefen & Nätverk
INNEHÅLL Nätverk som metod för utveckling 4 Olika slags nätverk 5 Välj dina nätverk 6 Framgångsfaktorer 8 Vårda ditt nätverk 10 Starta eget nätverk 11 Lästips 15 Ledarna februari 2011 2
Begreppet nätverk används i många sammanhang och inom många områden, efterhand har det blivit ett vardagligt begrepp som ofta används utan närmare eftertanke. I denna skrift innebär begreppet ett antal människor som står i relation till varandra och därigenom skapar arenor för utbyte av erfarenheter, idéer och kunskaper. Nätverkstanken slog igenom på 1960-talet och har utvecklats sedan dess. Ditt nätverk består av alla de kontakter du skapat genom åren. Du kan dela in dina kontakter i ditt privata nätverk och ditt professionella nätverk, ibland finns samma personer i båda. Ditt professionella nätverk är viktigt att underhålla. Här finns personer som kan vara viktiga för dig såväl i din roll som chef som i din roll som anställd. Vårdar du ditt nätverk idag? Saknar du personer att diskutera problemlösning med? Skulle du vilja vidga ditt nätverk? Är detta frågor du känner igen eller andra liknande då vill vi med denna skrift ge en introduktion och vägledning till att verka genom nätverk. 3
Nätverk som metod för utveckling Ditt nätverk har olika karaktär där en del utgörs av enskilda personer som du har kontakt med på olika sätt utifrån era gemensamma behov. Utbyte av erfarenheter, kontakter och kunskap är det som utgör kittet. En del av det som beskrivs i denna skrift är tillämpbart även på denna typ av nätverkskontakter. En annan del av ditt nätverk utgörs av att du ingår i olika grupperingar av nätverkskaraktär där ni träffas med en viss regelbundenhet kring vissa frågor eller intresseområden. Detta arbetssätt har något andra förutsättningar som kommer att behandlas i denna skrift. I nätverket ges möjlighet till utvecklingsinriktat lärande som handlar om att du som individ själv tar ansvar för att identifiera, tolka, formulera och ifrågasätta. Det innebär att reflektera. Arbetet drivs framåt av gemensamma intressen. Samarbetet bygger på en frivillighet med jämlika relationer. Nätverksarbetets syfte är att ge stöd och stimulans. Utvecklingsprocessen som startat måste aktivt hållas igång. 4
Olika slags nätverk Det finns olika slags nätverk som har olika mål, syften och arbetsformer. För att öka din kunskap om nätverksbyggande vill vi kort beskriva några olika former av nätverk. Nätverk kan vara alltifrån de personer som ingår i din adressbok till mer organiserade nätverk av olika slag. Privata nätverk Här ingår alla de människor du umgås med nu och tidigare. Kort sagt alltifrån dina barndomskamrater, din släkt till din tandläkare, frisör och bankman. En del av ditt privata nätverk är vilande och andra delar är aktivt. Vilka ingår i ditt privata nätverk? Är det några du vill återuppta kontakten med? Professionella nätverk I det professionella nätverket ingår alla de människor som du har eller haft att göra med i din yrkesutövning, t ex arbetskollegor, chefer, kunder, leverantörer och konsulter. Brukar du spara kontaktuppgifter? Håller du kontakt med tidigare arbetskollegor? I så fall växer ditt professionella nätverk med tiden. Har du gjort ett medvetet val här, dvs vilka vill du ha aktiva och vilka vill du ha vilande? Organiserade nätverk En speciell slags organiserade nätverk är de organisationer du är medlem i t ex Ledarna, branschorganisationer, Rotary. Men det kan även vara att du är medlem i ett eller flera nätverk som inte är organisationer utan sammansatta pga att ni har ett gemensamt intresse. Organiserade nätverk har en ledare eller samordnare och ett organisatoriskt mål. Deltagarna är jämbördiga och bär ett gemensamt ansvar att driva arbetet framåt. Det är upp till alla att se till att arbetet blir givande. Det tar kraft från alla att vara med, men det man får ut av att delta ska ge mer än det som du bidrar med. Vilka organiserade nätverk är du idag medlem i? Är det något du saknar i din professionella vardag för att vara en framgångsrik chef? Skulle ett deltagande i ett professionellt nätverk vara en del i din kompetensutveckling? Behöver du vara nyskapande i din bransch? Vore ett utökat professionellt nätverk ett bidrag till förbättrade resultat? Alumni Har du gått på högskola/universitet är chansen stor att dessa har en Alumniverksamhet. Handelshögskolan i Stockholm har 12 000 alumni spridda över världen, KTH ca 8 000. Internationellt är det på motsvarande sätt. Gemensamt för alla är att det i alumniverksamheten ingår olika service, aktiviteter och ett stort globalt nätverk inom en mängd verksamheter. Har du en högskolebakgrund? Finns alumniverksamhet på din högskola? Är du med i alumninätverket? För dig som inte har högskolebakgrund men har annan utbildningsbakgrund från t ex folkhögskola undersök om din utbildningsinrättning har en likartad verksamhet för sina tidigare studenter/elever. Om så är fallet, skulle det vara intressant för dig? Företagsnätverk Ett annat slags nätverk är företagsnätverk dvs att företag arbetar tillsammans i nätverk. Det är vanligt inom många branscher som konsulter, byggföretag m fl. Fördelen är att ha tillgång till kompetens som du bara behöver ibland eller som flera företag kan dela på. Ett annat slags företagsnätverk kan vara samverkan inom en region för att tillsammans verka för vissa gemensamma mål. Kompetensförsörjning och utveckling av metoder kan ske i nätverksform. 5
Välj dina nätverk Inventering Du behöver göra en inventering för att identifiera och beskriva olika nätverk som existerar i din omvärld och som du har kontakt med. Med nätverk menas nätverk i allmän mening och även de delar i ditt personliga nätverk som du skulle identifiera som professionellt. Börja med att göra en lista över alla personer du har/haft en relation till och föreningar eller organisationer du är medlem i. Skriv därefter ned och sortera/strukturera så att du har en bra bild av ditt nuläge. I samband med denna inventering kan du tänka på vilka i ditt befintliga nätverk som är kritiska respektive mindre kritiska relationer. De kritiska relationerna är sådana som genererar din framgång som chef och ledare, medan de mindre kritiska har en lägre grad av inflytande. Exempel på sammanställning över dina nätverk Bransch Aktivt Vilande Eget nätverk Studentkontakter Samarbetspartners Konsultföretag AB Föreningar Rotary Idrottsförening Verkstad Kommunikation X X X X Organisationer Ledarna...... Facklig verksamhet X Behovsanalys Steg 1. När du betraktar din sammanställning av dina nuvarande nätverk fundera över om du känner dig nöjd eller om det är några förändringar du behöver göra. En bra utgångspunkt i denna analys är att reflektera över ditt ledarskap och på så sätt utforska vad du behöver utveckla. En annan utgångspunkt är det resultat din verksamhet/ enhet uppnår. Är det områden som rör verksamhetsmålen du behöver utveckla? Finns inspiration eller kunskap att hämta i nätverk du inte är medlem i? Vill du själv starta ett nätverk för att arbeta med vissa frågor? 6
Exempel på sammanställning över din behovsanalys Aktivt Vilande Mitt behov av Behovet täcks idag genom Behovet behöver täckas kompletterande information följande aktiva nätverk genom aktivering av för att utveckla vilande nätverk och/eller mitt ledarskap utökning av mina nätverk Öka mitt coachande förhållningssätt Saknas Kurskollegor från chefsutbildning Mitt behov av Behovet täcks idag genom Behovet behöver täckas kompletterande information följande nätverk genom aktivering av för att utveckla vilande nätverk och/eller verksamhet jag ansvarar för utökning av mina nätverk Nya konkurrenter Min branschorganisation Tidigare kollegor Steg 2. Ett kompletterande steg är att du ser över vilka av de aktiva nätverken du ska inaktivera och därmed göra vilande. Detta för att ge plats till nya nätverk/nätverkspersoner för att tillgodose dina och verksamhetens behov. Steg 3. När du gjort din behovsinventering och funnit att du behöver utöka ditt nätverk, är nästa steg att identifiera organiserade nätverk eller personer du skulle vilja ha i ditt nätverk. Med stöd av dina behov kan du genom personer i ditt nuvarande nätverk finna de kompletterande nätverkskontakterna. Varje person du känner har ett eget nätverk, vilket är en tillgång för dig i detta sammanhang. I annat fall är sökning via organisationer och internet en annan väg att finna uppslag. Vad som gäller för att få tillgång till nätverk skiljer sig åt. En del nätverk kräver att du blir rekommenderad av någon i nätverket enligt Rotaryprincipen. Andra får du tillgång till i kraft av dina personliga och kompetensmässiga kvaliteter. När du står utanför ett nätverk behöver du söka information om vad som krävs för att komma in. Men som alltid gäller det att ha resurser, något att erbjuda, för att komma in. Nätverk bygger på ömsesidigt utbyte. 7
Framgångsfaktorer för organiserade nätverk Utifrån gjorda erfarenheter av nätverksarbete kan följande lista av framgångsfaktorer vara till glädje i dina nuvarande och framtida nätverk. Syfte och mål med samarbetet Det krävs en tydlig och bärande idé bakom nätverket. Speciellt vid uppbyggnaden av nätverket är det viktigt att snabbt komma igång med att skapa goda förutsättningar och ett bra samarbete. Upprätta arbets- och tidplan En gemensam arbetsplan ger ett mer aktivt deltagande med en bred förankring från alla deltagare i nätverket. Det bidrar till att förväntningarna på insatser från var och en i nätverket blir tydliga. De flesta organiserade nätverk brukar arbeta under ett år till att börja med. Om man har långsiktighet som en viktig del i sitt nätverk kan det vara lämpligt att göra en årlig utvärdering. Känna att det lönar sig Deltagande i nätverket ska vara till nytta för organisationen och kompetensutvecklande för dig själv. I ett nätverk finns möjlighet till öppen dialog. Att bygga nätverk är en ömsesidig handling, intresse måste finnas att själv bidra med något. Man bör vara uppmärksam på när nätverket spelat ut sin roll och det är dags att gå vidare på egen hand, när nätverkssamarbetet inte längre ger dig något. Delaktighet och engagemang Det är viktigt att alla prioriterar nätverksträffarna annars dras motivationen ner hos de andra och nätverket faller sönder eftersom varje deltagare har en funktion. Alla behöver känna engagemang för att ambitionen ska upprätthållas och motivationen för deltagande bibehållas. Jämbördiga deltagare Alla deltar på samma villkor. Därför bör deltagarna vara på samma nivå men gärna vara olika gällande yrkeserfarenhet och sakkunskap. Samtidigt kan ett nätverk tjäna på att ha olika hierarkiska nivåer representerade om man i erfarenhetsutbytet på ett moget sätt drar nytta av denna olikhet. I annat fall kan det verka hämmande. Syftet med nätverket får vara vägledande för hur man väljer att se på denna fråga. Ge och ta Alla behöver vara intresserade av att bidra med erfarenheter för att få något tillbaka och av det skälet är ett fritt informationsflöde av stor vikt. Viljan måste finnas att dela med sig av sina erfarenheter och kunskaper för att få del av andras. Det behöver finnas förhållanden som gynnar dialog och utforskande. Att tvingas tänka kring sin egen verksamhet är viktigt. Reflektion får deltagarna att se det som är bra och dåligt och utvecklas utifrån det. Av det skälet är det angeläget att nätverket når fram till ett reflekterat arbete och inte bara bekräftande. Öppenhet och tillit Öppenhet har ett nära samband med hur väl deltagarna känner varandra och den tillit som finns. Det är ett öppet klimat som behöver eftersträvas för att kunna arbeta med dialog och reflektion som verktyg. På så sätt når man fram till att vara kritiska vänner. En överenskommelse om att vissa uppgifter stannar inom nätverket kan vara nödvändig för att gynna öppenhet och tillit. Erfarenheter visar att ett nätverk ej bör överstiga 15 personer. 8
Samordnare En samordnare eller någon form av ledare för nätverket är bra eftersom det är en förutsättning för att nätverket ska fungera. Däremot kan man ha roterande ansvar för nätverksträffarna. Tid Det måste finnas tid till träffar, tid för reflekterande och efterarbete. Avstånd Långa avstånd gör det bättre med färre träffar, men att träffarna då istället varar under en längre period. En längre träff första gången är en fördel för det fortsatta arbetet. Fysiska avstånd minskar i betydelse idag med vår utvecklade teknik. En del nätverk du är medlem i kanske bara finns på nätet. Ingen teknik kan dock helt ersätta fysiska möten. Delaktighet och förankring Av vikt är att ha behörighet och förankring i den egna organisationen. Det behöver finnas möjlighet att kunna se deltagandet i nätverket som en del i det dagliga arbetet. Att ha stöd från ledningen i den egna organisationen är av stor vikt för att deltagandet i nätverket ska få legitimitet. 9
Vårda ditt nätverk Nätverk bygger på ömsesidighet och relationsbyggande därför är det viktigt att du vårdar dina nätverk såväl privata som professionella. Beroende på vilken slags relation du har till dina nätverk och nätverkspersoner ser din aktivitet olika ut. Generellt är att man ofta får tillbaka det man själv ger. Därför är din aktivitet i de organiserade nätverken viktig för vilken slags utdelning du kommer att få. I personnätverket gäller samma sak med att upprätthålla kontakten på olika sätt mellan träffarna. Några kanske du träffar väldigt sällan men ni kan ändå ha en för båda givande kontakt genom att ni håller varandra uppdaterade. Nätverk är som en trädgård, om man inte vårdar den så växer den igen eller vissnar och ger ingenting tillbaka. Nätverket är en tillgång När du blir rekryterad till en ny befattning är det inte bara din kompetens och erfarenhet din nya arbetsgivare får, utan även ditt nätverk som är en immateriell tillgång. Du använder ditt nätverk för att utveckla både ditt ledarskap och den verksamhet du ansvarar för. På motsvarande sätt när du rekryterar en ny medarbetare, så tar du i urvalsprocessen hänsyn till examina, erfarenheter, kompetens och psykologiska faktorer. En annan aspekt är individens nätverk. Är det uppdaterat, brett eller smalt, användbart för verksamheten och kan det användas för att öka kundkretsen? I ditt eget utvecklingssamtal med din chef och på motsvarande sätt i de utvecklingssamtal du har med dina medarbetare, kan det vara lämpligt att integrera en genomgång av det professionella nätverket. Det innefattar genomgång av det aktuella nätverket, identifiering av brister i nätverket sett i relation till behov, samt mål för det kommande året avseende nätverksutveckling. 10
Starta eget nätverk Ett sätt att utöka sitt nätverk är att öka sina nätverkskontakter men också att starta ett eget organiserat nätverk. Det kan du göra på många olika sätt, alltifrån att tillsammans med några personer i ditt nätverk initiera mer organiserade träffar då ni har ett antal frågor och behov gemensamma, till att du själv finner att det idag inte finns ett nätverk som täcker dina behov och därför tar saken i egna händer. Utifrån din behovsanalys formulerar du vilket syfte ditt nätverk ska ha och vilka frågor/områden som ska behandlas. Med den bakgrunden skissar du på vilka slags personer du vill ska ingå i nätverket för att uppnå syftet. Det kan avse typ av kompetens, erfarenhet och bransch som blivande nätverksmedlemmar behöver besitta. Här börjar din omvärldsanalys med att undersöka var du kan finna dessa personer. Ofta kan svaret finnas närmare än vad du tror. Bara genom att i lämpliga kanaler sprida att du har för avsikt att starta ett nätverk med ett angivet mål, kommer du att få uppslag och tips på personer att kontakta. Du kanske själv blir kontaktad av personer som skulle vilja vara med. Ett stöd i bildandet av ditt nätverk får du under rubriken Framgångsfaktorer, se sid 8. En annan aspekt är att vara medveten om att nätverk genomgår olika utvecklingsfaser. Utvecklingsfaser Födelse-nätverket uppstår genom att du som initiativtagare sätter igång nätverket och letar upp intresserade som vill delta. Var tydlig med vilka kompetensprofiler de personer ska ha som du vill ha med i nätverket. Detta är en av framgångsfaktorerna. Tillsammans enas ni om syfte och mål. Tillväxt-arbetet går vidare och nya ansluter till ditt nätverk. Det blir mer attraktivt att vara med då arbetet är i gång. Du kanske t o m kommer att behöva begränsa antalet. Mognad-nätverket har nu funnit sina arbetsformer. Omdefinition eller avslut-nätverket kommer till en punkt där det sker en förändring med nya målsättningar som framkommer när de gamla omdefinieras. Ett nytt syfte får det att leva vidare eller att upphöra då syftet är uppnått. Ur detta kan nya konstellationer växa fram och bli starten på nya nätverk. Målsättningen och syftet ska inte enbart formuleras av dig som initiativtagare utan gemensamt med övriga i nätverket. Om någon person dominerar starkt finns en risk att övriga deltagare avbryter sitt deltagande eftersom de tappar intresset och känner sig överkörda. Viktigt att tänka på för dig som tagit på dig ledarrollen i nätverket är att skapa en anda av förtroende i gruppen. Förtroende bygger på trovärdighet, acceptans, öppenhet och konsekvens. Detta är något som alla i nätverket är delansvariga för att uppnå och du som ledare betyder mycket som förebild. Ett stöd i ditt nätverksbyggande är att känna till de olika stadier som alla grupper genomgår. Den som presenteras här är enligt FIRO (fundamental interpersonal relationship orientation). Teorin utvecklades av en amerikansk psykolog, Will Schutz, när han gjorde studier i amerikanska flottan, framförallt av gruppers effektivitet. Hans upptäckter har sedan överförts på grupper i allmänhet. 11
Lite förenklat hävdade Schutz att en grupp alltid befinner sig i någon av tre huvudstadier. Stadierna kännetecknas av gruppmedlemmarnas vilja att tillhöra gruppen, finna sin roll och att öppna sig för varandra. Dessa tre faser upprepar sig den tid gruppen består. utvecklingsstadier, igen och igen över hela sin livscykel. När en ny grupp bildas eller får en ny chef startar hela processen om i Tillhörafasen. Detta är viktigt att tänka på som ledare. Enligt FIRO-teorin går gruppen igenom följande Utvecklingsstadium Tillhörafasen som kännetecknas av en försiktighet, alla är måna om att bli accepterade av de andra. En undersökande fas. Normer och roller i gruppen är oklara. Vill jag vara här? Rollsökningsfasen som kännetecknas av att man nu söker sina roller och ledaren testas. Här prövas gruppens förmåga att hantera konflikter. En rollsökande fas. Vem är ledaren, hur stort inflytande har man själv och hur tas ens kompetens tillvara? Krav på typ av ledarskap Tydligt ledarskap med fokus på att tillsammans med gruppen enas om mål och normer för arbetet. Ledarskap som kännetecknas av personlig mognad och hög grad av integritet för att därmed på ett respektfullt sätt kunna hantera meningsmotsättningar. Öppenhetsfasen som kännetecknas av att gruppen nu kan koncentrera sig på de uppgifter som ska lösas. Klimatet är öppnare och det finns bättre förutsättningar för att hantera problem som kan uppstå. Hur ska vi lösa uppgiften på bästa sätt? Ledarskap som kännetecknas av delegering då gruppen nu har uppnått en mognad med en hög grad av självständighet. Att en ny person kommer till, eller grupper slås ihop, är exempel på sådant som gör att gruppen återgår från öppenhet till tidigare stadier. Om inte problemen blir lösta i en fas backar gruppen ett eller flera steg. Av det skälet finns många grupper som aldrig passerar Tillhörafasen då man inte vågade sig igenom Rollsökningsfasen, dvs ledaren saknade förmågan att hantera meningsmotsättningar i gruppen. Detta är en modell som du har glädje av i din traditionella ledarroll och bra att känna till när du startar ett nätverk för att på ett bättre sätt förstå det som händer i gruppen. I nätverket har ni ett gemensamt ansvar, men där du som initiativtagare är samordnare av nätverket och därmed intar en ledarroll. 12
Extern medverkan För att få kunskapspåfyllning i nätverket kan externa medverkande anlitas som föreläsare eller processledare. Det är något man enas om och planerar gemensamt. Samverkan med andra nätverk kan också vara ett sätt att ytterligare intensifiera nätverkets kompetens beroende på mål och syfte. Plats Beroende på nätverkets budget och geografisk spridning av deltagarna kan platsen för träffarna variera. Ett bra sätt att ses kan vara på varandras arbetsplatser för fördjupad kunskap om olika verksamheter. Ett komplement kan vara att man reser bort tillsammans, alternativt varvat med studiebesök eller andra aktiviteter som stärker nätverkets syfte. 13
Egna anteckningar 14
Lästips www.ledarna.se Johny Alm Nätverksguiden Finn kontakter genom Ledarna Som medlem i Ledarna har du möjlighet att delta i ett flertal olika chefsaktiviteter, t ex utbildningsdagar, seminarier. Här har du ett ypperligt tillfälle att träffa andra chefer om du vill starta ett nätverk. Du kan också på ledarna.se ansluta dig till olika forum på nätet.
Vårdar du ditt nätverk idag? Saknar du personer att diskutera problemlösning med? Skulle du vilja vidga ditt nätverk? Är detta frågor du känner igen eller andra liknande då vill vi med denna skrift ge en introduktion och vägledning till att verka genom nätverk. Begreppet nätverk används i många sammanhang och inom många områden, efterhand har det blivit ett vardagligt begrepp som ofta används utan närmare eftertanke. I denna skrift innebär begreppet ett antal människor som står i relation till varandra och därigenom skapar arenor för utbyte av erfarenheter, idéer och kunskaper. Besöksadress: S:t Eriksgatan 26. Postadress: Box 12069, 102 22 Stockholm. Tel: 08-598 99 000. Fax: 08-598 99 010. Ledarnas servicecenter: 0200-87 11 11. www.ledarna.se