ifyllnadsanvisningar Förord Dessa ifyllnadsanvisningar skrevs ursprungligen 1998, när Hemslöjdens arkivprojekt övergick till Hemslöjdens samlingar. Sedan dess har programvaran uppdaterats och nya ordlistor tillkommit. Men dessa, nu minimalt redigerade anvisningarna för hur de olika fälten fylls i gäller fortfarande. En del kompletteringar och råd finns också i sammanställningen Frågor och svar sist i dessa anvisningar. 2012-05-24 Inledning För databasen Hemslöjdens samlingar används en specialanpassad form av databasen Sofie, som tagits fram av Västerbottens museum. Blanketten har anpassats för att passa de föremål som finns i hemslöjdsföreningarnas samlingar. Eftersom blanketten ska passa många olika typer av föremål får man ibland hoppa över fält vid inskrivningen. För att lätt kunna söka i databasen Hemslöjdens samlingar behöver vi följa vissa principer vid ifyllandet av blanketten. Vet man inte svaret på alla frågor vid första inmatningen kan man fylla på ytterligare vid senare tillfälle. För att databasen ska vara till nytta och glädje i framtiden är det viktigt att de uppgifter som skrivs in i de enskilda fälten är riktiga. Om det finns uppgifter, som idag inte kan kontrolleras, bör man istället föra in dessa uppgifter i anmärkningsfältet och samtidigt skriva enligt tradition, troligtvis eller ange varifrån uppgiften kommer. Databasen har sökmöjlighet i alla fält, även beskrivningsfältet. Men för att man ska ha glädje av snabb sökning eller ha möjlighet att sortera är det viktigt att de enskilda fälten fylls i så noga som möjligt. I fälten för sakord, klassifikation, samhör med projekt, material, teknik och färg kan man bara använda godkända ord, så kallade auktoriteter, detta är för att det ska var lätt att söka i och använda databasen. Följande ifyllnadsanvisningar ska vara en hjälp för dem som fyller i blanketterna. Tillsammans med sakordsregister, lathund för klassificering samt ordlistor för material, teknik och färg hoppas vi att arbetet ska flyta bra.
Blanketthuvud Föreningskod Inv.nr. Koden bygger på en kombination av den gamla länsbokstaven och föreningens förkortning och fastställs i samråd mellan hemslöjdsföreningen, den som äger samlingarna och den centrala databashavaren. Koden tillsammans med inventarienumret gör att föremålen kan skiljas i den centrala databasen. Inventarienumret är föremålets unika nummer, alltså det nummer föremålet är märkt med. I PM nr 3 står mer om hur man märker föremålen. I inventarienummerfältet kan enbart siffror skrivas. Om föremålet är märkt också med bokstäver, gäller följande: - Om bokstäverna utgör föreningskod skrivs de i föreningskodsfältet. - Om det är bokstäver som betecknar litt/subnr, skrivs de i den efterföljande litt/subnr-fältet. - Om föremålet är märkt med gammalt inventarienummer med bokstäver i annan form än ovan, kan det bli aktuellt att ge föremålet ett nytt nummer. Diskutera frågan med den centrala projektledningen, innan du gör någon åtgärd. Litt/subnr. Om föremålet består av flera delar och de är märkta med bokstäver (littera) eller undernummer (subnummer) efter kolon, skrivs dessa in här. Exempel: Ett par vantar är märkta 33:1 och 33:2. I Inv.nr.-fältet skriver man 33 och i Litt/subnr-fältet 1 2 (utan :). Sakord Sakordet anger vad det är för föremål. Sakordet är den mest detaljerade nivån i det klassificeringssystem på vilket vi bygger databasen Hemslöjdens samlingar. Den vidaste nivån är Klassifikation 1 och därunder Klassifikation 2. Hela klassifikationssystemet bygger på ett system med godkända begrepp i ett sakordsregister, ursprungligen utarbetat av Västerbottens museum för Sofie-programmet. Vi följer detta, men har också fyllt på med en del egna ord, främst Sakord. Hjälpmedel för klassificeringen är Lathund för klassificering samt det Sakregister som finns att ladda ner från Västerbottens läns museums webbplats, du hittar det under Sofie7 och Manualer. Klassifikation 1 och 2 I klassifikationsfälten skrivs de två övergripande indelningarna, som tillsammans med sakordet anger vad det är för föremål man beskriver på blanketten. Denna tredelade klassifikation gör det lätt att söka och sortera föremål i databasen. Båda fälten har auktoritet, de godkända orden finns i Lathund för klassificering. Exempel: En matta: Klassifikation 1: Textilier; Klassifikation 2: Golv; Sakord: Matta. En träsked: Klassifikation 1: Husgeråd; Klassifikation 2: Skedar; Sakord: Sked. Realnr Realnummer bygger på ett internationellt ämnesklassifikationssystem, som används av många museer. Numren finns angivna i sakordsregistret. De finns också mer detaljerat utvecklade i boken Outline. Varje fält bygger på en tresiffrig klassifikation. Med hjälp av realnummerfälten finns därmed möjlighet att klassificera föremålet ytterligare. Exempel: En vävd duk klassificeras efter huvudsystemet Textilier, Bord, Duk; om duken är en julduk kan man i realnummerfälten förutom 352 för Hemtextil också skriva 527 för Högtider och festdagar. En stallykta klassificeras Belysning, Lyktor, Stallykta; för att ytterligare markera att det är en stallykta kan man förutom realnummer 354 för Belysning också skriva realnummer 231 för Djurskötsel.
Antal Antalssiffran hänvisar till sakordet och anger det antal lika delar föremålet består av. Exempel: Ett par vantar 2; ett dussin likadana servetter 12; en byrå med lösa lådor 1; en näverburk med lock 1. I beskrivningsfältet skriver man i de två sista fallen hur många lådor det finns eller att det gäller en burk med lock. Specialbenämning Här skrivs eventuella lokal/dialektala benämningar på föremålet eller specialbenämningar som ytterligare förtydligar sakordet. Man kan skriva in flera ord, vilka då skiljs med kommatecken och efterföljande mellanslag. Endast första ordet ska ha stor bokstav, om det inte rör sig om egennamn. Exempel: Sakordet Korg Svampkorg, rumpkorg eller Sakordet Halsbeklädnad Golkrokstrasu, rysstrasu. Samhör med Om föremålet hör nära samman med andra föremål anges dessa här. Exempel: Om föremålet är en kjolsäck, nr 58, till en komplett dräkt, skriver man de övriga delarnas nummer: 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 59, 60 eller om detta inte får rum 55 57, 59 89. Samhör med projekt I detta fält finns möjlighet att skriva om föremålet tillhör ett projekt. Vi kan bara skriva in godkända projekttitlar, vilka fastställs tillsammans med den centrala databashavaren. Vi har valt att här använda auktoriteter, för att det ska vara lätt att hitta och ha en överblick över alla projekt för hela landet. Men detta innebär inte att vi får glömma alla små, lokala projekt. Därför är det viktigt att de projektnamn som inte skrivs in i detta fält skrivs in i beskrivningsfältet. Uppgifter om tillverkningen Tillverkare Det finns plats för två tillverkare. Om det skulle vara fler tillverkare, skrivs dessa 1 och 2 i beskrivningsfältet. Fyll i namn- och ortsfälten så detaljerat du kan, men är du osäker är det bättre att lämna fälten tomma. Om person- och ortnamn se vidare under rubrik Namn- och ortsbeteckningar nedan. Inmatningsblankettens alla årtalsuppgifter har fält för tidskoder, se vidare under rubrik Tidskod nedan. Formgivare 1 och 2 Om föremålet formgivits eller bearbetats av någon skriver man in personens namn här. Det finns plats för två personer. Om det skulle vara fler, skrivs dessa in i beskrivningsfältet. Om tidskoder samt person- och ortnamn se nedan. Historik I detta fält kan man skriva in tidigare ägare eller användare av föremålet. Ofta har det varit flera personer som varit ägare/brukare. Grundregeln är att man skriver in den senaste ägaren/brukaren. Alla övriga skrivs i beskrivningsfältet. Ibland har samlingarna genom köp, gåva eller föreningsombildning övergått från en ägare till en annan. Då är det här man skriver bildaren av samlingen. Om tidskoder samt person- och ortnamn se nedan. Exempel: Samlingen kommer ursprungligen från NN hemslöjdsförenings butik i B-stad. För att inför eventuell historikskrivning eller utställning lätt kunna söka fram alla föremål från den butiken, skriver man i efternamnsfältet NN hemslöjdsförening. I ortsfältet skriver man B-stad. Om föremålet dessutom ägts eller brukats av en enskild person, skriver man dennes namn i beskrivningsfältet. Om tidskoder se nedan.
Beskrivning av föremålet Material Materialfälten har auktoritet, vilket innebär att man måste följa den för databasen framtagna materialordlistan i Ordlistor. Observera också anvisningen på ordlistan att man ibland måste skriva materialet i två nivåer (Trä Björk eller Metall Järn). Skriv det mest dominerande materialet först. Det finns plats för fem material, fortsätt i beskrivningsfältet om det behövs. Vid sökning söker datorn igenom alla fem fälten samtidigt. Teknik Teknikfälten har auktoritet, vilket innebär att man måste följa den för databasen framtagna teknikordlistan i Ordlistor. Observera också anvisningen på ordlistan att man ibland måste skriva tekniken i två nivåer (Vävt Tuskaft eller Målat Marmorerat). Skriv den mest dominerande tekniken först. Det finns plats för fem tekniker, fortsätt i beskrivningsfältet om det behövs. Teknikbeteckningen ska alltid ange hur ett föremål är tillverkat vävt, broderat, svarvat, drejat osv. Vid sökning söker datorn igenom alla fem fälten samtidigt. Färg Mått Tillverkningstid Formgivningstid Modellnamn Även färgfälten har auktoritet. De godkända orden finns i Ordlistor. Det finns plats för tre färger, fortsätt i beskrivningsfältet om det behövs. I beskrivningsfältet kan man också beskriva färgerna mer nyanserat än man kan göra med de fåtal färger som finns i ordlistan. Skriv de mått som är aktuella för föremålet. Alla längdmått skrivs i millimeter. Skriv här när föremålet är tillverkat. För föremål som varit i föreningens produktion kan man skriva den tidsperiod det gäller. Om man vet exakt vilket år just detta föremål tillverkades skriver man då det i beskrivningsfältet. Om tidskoder se nedan. Skriv här när föremålet formgavs eller togs fram för produktion. Om tidskoder se nedan. I detta fält skriver man modellnamnet om föremålet har ett sådant, exempelvis Äppelblom, Rosen osv. Ibland kanske föremål, som sålts genom engros, har ett väl inarbetat artikelnummer i stället. Även detta är möjligt att skriva här. Om det finns både artikelnummer och modellnamn, kan man skriva båda med kommatecken och mellanslag mellan. Exempel: PP135, Rosen Signering/märkning Om föremålet är signerat eller märkt skriver man här av vad som står. Det kan vara en signatur på ett keramikföremål eller en broderad märkning och årtal på en åkdyna. Om föremålet istället är märkt med ett bomärke/tecken kan man skriva "Bomärke" eller "Tecken". I beskrivningsfältet beskriver man hur bomärket/tecknet ser ut. För speciella märkningar kan man också lägga in en detaljbild tillsammans med föremålsbilden. Observera att den signering det här rör sig om är sådan som sitter fast i och hör till själva föremålet, alltså inte gamla märklappar och liknande.
Tidskoder I inmatningsblankettens årtalsfält finns rutor för tidskoder. Om man vet exakt årtal skrives detta och då lämnas tidskodsrutorna tomma. Men om man endast har ungefärliga tidsangivelser skriver man i rutan C(=cirka), F(=före), E(=efter) eller T(=talet). Exempel: Man vet att föremålet formgavs före 1955 skriv då 1955 F. Man vet att slöjdaren föddes tidigast 1893 och dog före 1957 skriv då Född 1893 E och Död 1957 F. Man vet att föremålet fanns i hemslöjdsbutiken på 1940-talet skriv då tillverkningstid 1940 T. Orter och namn För alla fält som anger orter och namn gäller att man ska skriva de förhållanden som gällde när föremålet tillverkades. Det gäller exempelvis om en person har flyttat, om läns- eller kommungränserna har ändrats eller om länet eller kommunen har bytt namn. Detta gäller även om en person har bytt namn. För att förhindra missförstånd när det gäller personer, kan man förtydliga genom att skriva båda namnen i beskrivningsfältet. Beskrivning/ Anmärkning Beskriv först föremålet kortfattat i löpande text, så att man tillsammans med övriga fält på blanketten även utan bild ska kunna förstå vad det är för föremål. En bra regel är att i första meningen alltid ha med det aktuella sakordet. Om föremålet består av lösa delar, skriver man hur många delar det totalt är. Exempel: en ask med löst lock eller en byrå med fem lådor. Här skriver man också av texten på eventuellt vidhäftade märklappar, exempelvis prisuppgifter eller andra uppgifter om föremålet. Här fortsätter man med de uppgifter man inte fått rum med i de begränsade fälten och här kan man mer detaljerat än i ovanstående fält beskriva material, teknik och färg. Här skriver man också eventuella litteraturhänvisningar eller om man vet att man kan hämta ytterligare uppgifter om föremålet eller tillverkaren någon annanstans. Här skriver man också om det finns arbetsritningar eller andra papper som hör samman med föremålet. Kom ihåg att alla uppgifter om föremålets historia tillför viktig kunskap, så försök få med så mycket uppgifter som möjligt. Fältet har rullningslist och kan alltså rymma många textrader! Uppgifter om förvärv Samtidigt förvärvat Förvärvat från Förvärvsdatum Förvärvsomständighet Om föremålet kommit till samlingarna tillsammans med flera andra föremål, skriver man här de andra föremålens inventarienummer. Exempel: 123, 125, 126. Om föremålet förvärvats till samlingarna från en person eller organisation skriver man namn och ort här. Om person- och ortnamn se ovan. Ange förvärvsdatum så noga som möjligt. Om du inte vet exakt datum skriver du istället 1950-tal, Ca 1955 eller Före 1960. Skriv här på vilket sätt föremålet kommit till samlingarna. Exempel: Gåva, Inköp, Testamente
Tidigare inv.nr Tidigare samling Diarienr Negativnr Katalogiserat av Om föremålet fått ett nytt nummer skriver man här det gamla numret, som föremålet är märkt med. Både siffror och bokstäver kan skrivas in här. Om föremålet har flera gamla märkningar, skriver man in alla. Om föremålet tidigare tillhört någon speciell samling, anges denna här. Man kan här också ange om föremålet kommer från en tidigare inventering. Här finns möjlighet att hänvisa till eventuella diarieförda handlingar, som hör samman med föremålet. Negativnumret skapas i samband med fotograferingen och blir den länk som binder samman textblanketten och bilden/bilderna i databasen. Numret bygger på en kombination av föreningskod, inventarienummer och fotograferingssätt. Här skriver man signaturen för den som gör katalogiseringen av föremålet. Den regionala databashavaren ansvarar för att en signaturlista upprättas och hålls aktuell. Det kan i framtidens källforskning vara intressant och viktigt att veta vem som gjort beskrivningen. Katalogiserat datum Datum skrivs likadant som i inskrivningsfältet, exempelvis 1997-09-09. Inskrivet av/ Inskrivet datum Dessa två fält fylls automatiskt i när du som inskrivare loggar in i databasen.
frågor och svar Frågor och svar var ursprungligen ett nyhetsbrev som användes under Access-projektet inom Hemslöjdens samlingar 2006 och 2007. I detta dokument finns nu samlat sådana råd och anvisningar därifrån som inte bakats in i ifyllnadsanvisningarna, ordlistor eller andra lathundar. Katalogisering av skisser När det gäller katalogisering av skisser följer vi samma princip som mönster. Det innebär att Klassifikation 1 är Textilt arbete, Klassifikation 2 Skisser och Sakordet Skiss. Sedan kan man specificera ännu tydligare genom att i Specialbenämningsfältet skriva Broderi, Stickning, Vävning eller liknande, beroende på vad det är. Prover provsamling En vanlig fråga är vad skillnaden är mellan Klassifikation 2 Prover och Provsamlingar. Provsamling används då proverna är en enhetlig, avgränsad samling: en provbok, ett antal prover som hör samman och ligger ihop (i en egen specialask, sammansydda till en liten provbok eller liknande). Det kan också vara en samling som tillhört en viss person, kommer från en skola eller liknande. Grunden är att Provsamlingar används enbart då det verkligen är en liten enhetlig samling. Dräktdelar Klassificering av inte helt färdiga delar till dräkter en hel rynkad underkjolsdel, ett tillklippt och broderat bindmössesiden, ett färdigbroderat men inte fållat halskläde, en tillklippt väst och liknande bör klassificeras som Dräkt respektive Dräkttillbehör. I Specialbenämningsfältet skrivs Del av underkjol, Del av bindmössa osv. På så sätt kan dräktintresserade lättare hitta allt som hör till dräkter. För den väv- eller broderiintresserade finns dessutom sökvägen via teknik. Observera gränsen mellan ett vävprov, en linnebit med broderi m.m. och en dräktdel som är tillklippt eller på annat sätt tydligt visar att det är en dräkt/dräktdetalj. De förra klassificeras Textilier, Prover osv. Dräkttyger m.m. Vävprover, skisser, mönster och liknande till folkdräkter eller kyrkliga föremål klassificeras Textilier, Prover, Vävprov respektive Textilt arbete, Skisser, Skiss respektive Textilt arbete, Mönster, Mönster. För att sedan dessutom kan särskilja kyrkliga föremål, dräktdelar och liknande kan man komplettera med realnummer. Realnummer: Dräkt 291; Kyrkliga föremål 795
Litt/sub-nummer Som det står i Ifyllnadsanvisningarna ska exempelvis ett par vantar märkas 33:1 och 33:2 (eller möjligen :a/:b om samlingarna redan har bokstäver). I detta fall ska det vara en blankett, i fältet Antal skrivs 2, och i fältet Litt/subnr 1 2. Om det hade varit tre par hade antalet blivit 6 och subnumren 1-6. Det är viktigt att föremålen verkligen märks med litt/subnr det ger en vink om att det ska finnas ett par. Det ger också möjlighet att tydligt skriva noteringar på blanketten eller i låneregistret när en av vantarna exempelvis ingår i en utställning eller är utlånad. Ett udda exempel Kanske detta udda exempel kan vara en vägledning i andra katalogiseringsfall. Ett par stickade muddar är redan inmärkta och registrerade tillsammans med fem stickor (en ursprunglig gåva). Där skrevs muddarna, 99:1 2, på en blankett och stickorna 99:3 7 på en blankett. Antalet blir 2 respektive 5. I fältet Samhör med skrevs 99:3 7 respektive 99:1 2. På så sätt är både stickorna och muddarna sökbara i framtiden. Om det varit en nyregistrering skulle de fått varsitt nr, alltså 99:1 2 respektive 100:1 5. Kapslar/pärmar När en kapsel/låda/pärm innehåller många ark som i sin tur innehåller ett eller flera vävprover får varje ark ett litt/subnummer, märk på baksidan se PM-märkning; alltså NNN99:1, NNN99:2 osv Om alla föremål kan beskrivas på samma blankett gör man det. Då blir antalet samma som antal ark. Det fältet ger en vink om hur många ark som ska finnas i kapseln. Men det är viktigt att det i beskrivningsfältet framgår hur många enskilda prover det gäller. Om det är mycket skiftande prover vad gäller material och teknik och om det är mycket intressanta prover kan man skriva varje ark på en blankett. Man vinner att varje enskild teknik/material är snabbt sökbar, men "förlorar" exempelvis tid att göra alla blanketter. Alltså ett fall att tänka praktiskt avgör från fall till fall. Om någon i en framtid tycker att vi inte varit tillräckligt detaljerade, kan man åtgärda det då. Ett tredje alternativ är att dela i "grupper". Om exempelvis de först fyra arken är bomullsvävprover, de två nästa rölakansmattsprover och nästa fem dräkttyger i kypertversioner, kan man skriva första blanketten för NNN99:1 4, antal 4; nästa 99:5 6, antal 2; nästa 99:7 11, antal 5 osv. Då kan man precisera material och teknik för de olika grupperna. Alltid när det blir fler blanketter till ett nummer är det viktigt att i fältet Samhör med verkligen notera de övriga undernumren. Och att i beskrivningsfältet också nämna att de aktuella arken ingår i en helhet. Om pärmen/mappen har en sådan dignitet att även den behöver/bör beskrivas (klädd med handvävt tyg eller så) bör den ha ett eget nummer och då det första, alltså NNN99:1. Ortsbestämning kyrkliga föremål När det gäller föremål, prover, skisser som exempelvis hör till kyrkor och församlingar kan det vara bra att snabbt kunna söka och sortera på olika församlingar/socknar. För att det ska fungera enkelt kan man använda historikfältets rutor. Ange där kommun/härad/socken/ort som är relevanta i sammanhanget. Mått Små textilprover på ark behöver Ni inte mäta alla prover, lämna måttfälten tomt. För plagg och liknande kan det vara svårt att veta hur de ska mätas. Det är OK med bara ett mått, exempelvis längd på kjol eller rock, i det senare fallet mäts från nacke till nederkant.
Fotografering Tänk på att inte ha för mycket tomrum runt föremålen vid fotograferingen. Om så behövs kan bilderna också beskäras till rektangulär form. Stora dukar, mattor och liknande är från början fotograferade antingen hela eller som en del. Avgör från fall till fall vilket som är bäst och enklast. Det viktiga är att bilden eller bilderna speglar föremålet. För en stor rutig förningsduk kan en bild av en fjärdedel, ett hörn, vara ett bra alternativ. Ibland kanske en översiktsbild och en detalj är att föredra. Om en blankett beskriver flera skedar, fästmöknippen eller liknande kan en bild med alla delarna tillsammans räcka. Om det är något som man vill peka på tydligare kan man lägga detaljbilder efter. Textilprover uppsatta på ark bör fotograferas hela arket. Om det är prover som är av stort intresse kan de också närbildsfotograferas för en kompletterande bild. Bakgrund vid fotograferingen har från början varit en grå teaterflanell. Den var matt och så tät att det verkligen var neutralt och dessutom var strukturen så att föremålen lätt fäste på underlaget. Den filten kan vara svår att få tag i. Men det viktiga är att bakgrunden är neutral och att inte strukturen lyser igenom vid fotograferingen. 2010-08-31 Gunilla Mattsson