Fastighetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(8) Plats och tid Konferensrummet, Roothvillan, 13,30-16,00 Beslutande Ledamöter Lennart Haraldsson, (S), ordförande Bo Hasselblad (M) Sören Söderström (C) Marianne Sandberg (M) Tjänstgörande ersättare Lars-Åke Bergstrand (S) ersättare för Elisabet Edlund (S) Övriga närvarande Ersättare Tommy Risarp (KD) Närvarorätt Övriga närvarande Rikard Spalle, förvaltningschef fastighet 15-20 Jennie Rothman, nämndsekreterare 15-20 Daniel Tornberg, ekonom 15 Sören Sandborg, byggnadsingenjör och verksamhetschef 20 Justering Utses att justera Bo Hasselblad (M) Justeringens plats och tid Justerande paragrafer 2014-05-07 15-20 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Jennie Rothman Lennart Haraldsson Bo Hasselblad ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(8) Förteckning över fastighetsutskottets ärenden Ärende Sidnummer 15 Ekonomi uppföljning... 3 16 Personal - uppföljning... 4 17 Information från verksamheten... 5 18 Försäljning av brandstationen i Björsäter förslag till beslut... 6 19 Förrådsbyggnader Facettenområdet - utredningsuppdrag... 7 20 Studiebesök i fastigheten Facetten... 8 Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(8) Fu 15 Ekonomi uppföljning s beslut Utskottet godkänner informationen. Daniel Tornberg, controller, redovisar fastighetsförvaltningens utfall för perioden januari-mars 2014. Prognosen är att fastighetsförvaltningen kommer att kunna hålla budget och lämna ett överskott på cirka 3 miljoner kronor. Det prognostiserade överskottet kan bland annat förklaras av lägre mediakostnader till följd av en mild vinter, återhållsam start av underhållet (underhållsinventering och planer är nu klara), en vakant stabstjänst som kommer att tillträdas först vid halvårsskiftet samt att städverksamheten gör ett visst överskott. Fastighetsekonomin och i synnerhet underhållsbudgeten för kommunfastigheter håller på att gås igenom för att undersöka om det är möjligt att framöver sänka internhyrorna. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(8) Fu 16 Personal - uppföljning s beslut Utskottet godkänner informationen. I samband med att Riksbyggen tar över skötsel av det nya kooperativa äldreboendet Kopparsvanen och att man tappar en del andra mindre städuppdrag minskar den totala andelen städuppdrag inom kommunens städverksamhet. Några tidigare långtidssjukskrivna lokalvårdare är nu också på väg tillbaka i mer arbete. Städverksamheten håller därför på att se över sin bemanning. Inom fastighetsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har en utredare anställts som bland annat kommer att arbeta med utredningsarbete, statistik, bidragsansökningar av olika slag samt vikariera för nämndsekreteraren under dennes föräldraledighet. Den nya utredaren börjar sin anställning 28 juli. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(8) Fu 17 Information från verksamheten s beslut Utskottet godkänner informationen. Fastigheten Gullvivan Rikard Spalle berättar att kommunen har skickat över kontraktsförslag till sammanslutningen som vill köpa fastigheten Gullvivan, den så kallade Tjänstebostaden, i Grebo. Det är totalt 4 avtal gällande köp av fastighet, arrende av marken, mediakostnader och avbetalning av investering av elmätare för fastigheten. Avtalen inkluderar en återköpsklausul för båda parter som gäller i 2 år enligt detta förslag. Kommunen inväntar nu svar angående kontraktsförslagen. Björsäters servicehus Kommunen har ett hyresavtal för Björsäters servicehus till och med våren 2016. Efter att vård- och omsorgsförvaltningen har flyttat ur lokalen har kommunen fått in ett antal nya hyresgäster som hyr lokaler i fastigheten. De nya hyresgästerna är företagare och det finns ytterligare några företag som är intresserade av att hyra lokaler i fastigheten. Hyresgästerna är själva positivt engagerade för att få fler hyresgäster till lokalerna. Dialog förs med fastighetsägaren om visst underhåll av fastigheten. Hyresintäkterna för de uthyrda lokalerna täcker inte kommunens totala hyreskostnad för fastigheten. Kommunen kommer framöver att marknadsföra lokaler i fastigheten via Objektvision och förmodligen ytterligare något mer media som exempelvis Hemnet. En ny rutin har införts som innebär att en representant från fastighetsförvaltningen årligen kommer att träffa samtliga kontraktsansvariga för hyresgäster i kommunens lokaler och gå igenom hyresavtalet och dess villkor inkluderat uppsägningstider för att i framtiden undvika att hyresavtal sägs upp för sent. På gång inom fastighetsförvaltningen Årets underhållsarbeten har nu kommit igång och ombyggnaden av företagarnas kundentré på Facetten har bland annat inletts. 2 företag kommer att flytta in i Facetten till sommaren och anpassningsarbetet av lokalerna löper på. Ett annat företag byter lokaler inom Facetten och i de lokaler som företaget lämnar kommer kommunal verksamhet att flytta in bland annat hemtjänsten. Antalet hyresgäster behöver ökas i fastigheten Facetten och det kommer att rekryteras en marknadsförare för kommersiella fastigheter. Rekryteringsprocessen kommer att påbörjas inom kort. Många av de befintliga lokalerna kräver dock att anpassningsåtgärder genomförs för att lokalerna ska kunna hyras ut. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(8) Fu 18 Dnr 2014-KS0238/253 Försäljning av brandstationen i Björsäter förslag till beslut s beslut föreslår kommunfullmäktige att besluta att sälja fastigheten Blidsäter 1:23, enligt föreslaget köpekontrakt, för 210 000 SEK tvåhundratiotusen kronor. Åtvidabergs kommun äger fastigheten Blidsäter 1:23 (Brandstation, Björsäter). På fastigheten finns en garagebyggnad. Byggnaden nyttjas inte längre då värnverksamheten har upphört. Fastigheten har idag ett bokfört markvärde på cirka 25 000 kr. Kommunen har fått en förfrågan om att sälja fastigheten till en privatperson som tidigare varit verksam inom brandvärnet. Kommunen har inte längre något behov av fastigheten. Kommunen har kostnader för fastigheten som den står idag. Kostnaderna består av mediakostnader samt kostnader för yttre skötsel. Då det inte föreligger några framtida behov av byggnaden kan det även bli aktuellt med en rivningskostnad. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Försäljning Brandstation Björsäter, daterad 2014-04-17 Köpekontrakt, förslag Fastighetsrapport, daterad 2014-04-22 Expediering Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(8) Fu 19 Förrådsbyggnader Facettenområdet - utredningsuppdrag s beslut Utskottet beslutar att ge fastighetsförvaltningen i uppdrag att utreda en eventuell rivning av plåt- och tegelbyggnadnaden mellan ÅSSA-huset och Bruksmuseumet samt även träplanket i anslutning till byggnaden mellan ÅBG-fastigheten och parkeringen vid Facetten. I den gamla industrimiljön i anslutning till Gamla Torget finns en lägre plåt- och tegelbyggnad mellan ÅSSA-huset och Bruksmuseumet som idag bland annat används som kallförråd. Byggnaden avskiljer ÅSSA-gården från Gamla Torget och en eventuell rivning av byggnaden skulle kunna öppna upp ytan mot Gamla Torget och också skapa ett mer enhetligt utseende bland byggnaderna i området. En utredning av om en rivning av byggnaden är möjlig bör göras. I direkt anslutning till byggnaden mellan den stora parkeringen vid Facetten och ÅBGfastigheten finns en yta som är omgärdad av ett träplank. Ytan har tidigare bland annat används som sopförvaring av restaurangskolan. En eventuell rivning av planket bör också ingå i utredningen. Beslutsunderlag Karta över industriområdet Facetten, daterad 2014-04-30 Expediering Fastighetsförvaltningen Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(8) Fu 20 Studiebesök i fastigheten Facetten s beslut Utskottet tackar för studiebesöket och informationen. Utskottet gör ett studiebesök med rundvandring i fastigheten Facetten. Sören Sandborg som är byggnadsingenjör och arbetar som verksamhetschef med ansvar för drifttekniker, kundkontakter och uthyrning av lokaler i industrifastigheterna visar runt i och utanför fastigheten Facetten. Utskottet besöker också ÅBG-fastigheten dit biblioteket kan komma att flyttas framöver. Ordförandes