BYGGSTANDARDISERINGEN -IT-- -BYGG--- -OCH--- -FASTIGHET--- -2002--- Förvaltningshandlingar 2000 Etapp 1 - Inventering Slutrapport Författare Kjell Svensson, Håkan Yngve, Christer Bergenudd Medförfattare Jan-Olov Arremo, Jan Forslund, Susanna Uhlin Finansiärer IT Bygg och Fastighet 2002: Byggherreföreningen Fastighetsbranschens Utvecklingsforum OFF-Gruppen SABO NUTEK 1999-10-29
Innehållsförteckning Innehållsförteckning Inledning 1 Läsanvisning 1 1 Förvaltningshandlingar 2000 3 1.1 Bakgrund 3 1.2 Relation till annan utveckling inom området 3 1.3 Samordning med andra projekt 4 1.4 Syfte, och strategi 6 1.5 Vision och mål 8 1.6 FH 2000-projektets metodik 10 1.7 Utvecklingsarbetet i FH 2000-projektet 11 1.8 Syfte med och resultat av etapp 1 11 2 Krav och förutsättningar för informationshantering inom FM-området 13 2.1 Vad är facilities management? 13 2.2 Vad är information och informationssystem? 14 2.3 Informationshantering i Facilities Management 15 2.4 IT-stöd för framtidens FM-organisationer 16 3 Modeller som beskriver FM-processerna 17 3.1 Processynsättet 17 3.2 FM-verksamhet i processperspektivet 21 3.3 Generell struktur för processer i FM-verksamheten 25 3.4 Tillämpningar av den generella strukturen i specifika FM-processer 30 3.5 Hur FM-processmodellerna kan utnyttjas i kvalitetsarbetet 31 3.6 FM-processen i ett "klassifikationsperspektiv" 31 3.7 FM-processen ur ett "terminologiperspektiv" 32 4 Begrepps- och objektsmodeller (för FM) 34 4.1 Bakgrund 34 4.2 Olika modelltyper 35 4.3 Byggproduktmodeller för FM-bruk 38 4.4 Ett konkret förslag till byggproduktmodell för FM-bruk (SA-modellen) 44 4.5 Affärsmodell/verksamhetsstyrningsmodell för FM 46 5 Klassifikationssamordning 48 5.1 Introduktion 48
5.2 Klassifikationssamordningens metodik 49 5.3 Resultat 52 5.4 Analys 55 5.5 Diskussion 56 6 Terminologisamordning 58 6.1 Introduktion 58 6.2 Terminologisamordningens metodik 60 6.3 Resultat 61 6.4 Analys 65 6.5 Diskussion 65 7 Drift- och underhållsdokumentation 67 7.1 Introduktion 67 7.2 Arbetssätt 68 7.3 Resultat och analys 71 7.4 Fortsatt utveckling 82 8 Byggproduktdokumentation 84 8.1 Inledning 84 8.2 Metod 84 8.3 Resultat 85 8.4 Analys 86 8.5 Diskussion 93 9 Fortsatt arbete 95 Referenslista 97 Allmän litteratur 100 Bilaga 1 Sammanfattning av gjorda studiebesök/inventeringar 108 Bilaga 2 FM-begreppets innebörd och omfattning 116 Bilaga 3 Generell modell för FM-processer 119 Bilaga 4 Tillämpning av processmodellen på en specifik FM-process 123 Bilaga 5 Kort beskrivning av EXPRESS och EXPRESS_G 127 Bilaga 6 Byggproduktmodell för FM-bruk - SA-modellen 132 Bilaga 7 Utkast till egenskapstabell för utrymmen 134 Bilaga 8 Ordlista 137 Bilaga 9 Bilagor till "Drift- och underhållsdokumentation" 155 Bilaga 10 Preliminär checklista för struktur och innehåll i verksamhetsbeskrivning, utrymmesprogram och byggnadsprogram 158 Bilaga 11 Förvaltningshandlingar 2000, Etapp 2, projektbeskrivning 162
Inledning Publicering av resultat Det är viktigt att resultaten av projektet Förvaltningshandlingar 2000 (FH 2000) snabbt når ut till praktiskt verksamma i branschen efterhand som olika delresultat kommer fram. Samtidigt behövs en sammanhållen avrapportering per etapp för att tillgodose behov hos uppdragsgivare, finansiärer m fl samt för att ha som gemensam plattform för efterföljande etapp. Därför redovisas resultaten på två olika nivåer med olika målgrupper. 1) Som en sammanhållen rapport per utvecklingsetapp där målgruppen i första hand är uppdragsgivare och medverkande i andra pågående FoU-projekt inom området. Denna redovisning innehåller såväl teoretiska grunder och modeller som praktiska resultat. Denna rapport utgör den sammanhållna avrapporteringen av etapp 1 av projektet FH 2000. 2) Som kortfattade minirapporter, "nyhetsblad" eller artiklar publicerade via Internet, i tidskrifter eller på annat sätt. Målgrupp är i första hand praktiskt verksamma i branschen. Dessa redovisningar koncentreras till beskrivningar av praktiska resultat och föreslagna tillämpningar o dyl. Material som primärt kan vara utgångspunkt för denna typ av resultatredovisning är de praktiska resultat som finns i denna rapports bilagor. Denna rapport utgör således den sammanhållna avrapporteringen av etapp 1 av FH 2000-projektet. Utgångspunkter för denna avrapportering är följande. Primär målgrupp är projektets uppdragsgivare och FoU-verksamma i branschen. För att säkerställa kopplingen till projektplanen [Svensson et al, 1998] redovisas också viktiga avsnitt ur denna. Den innehåller också en beskrivning av projektarbetets planerade fortsättning i etapp 2. Läsanvisning Rapporten är uppdelad på nio kapitel och en serie bilagor. Innehållet i dessa delar beskrivs kortfattat nedan för att underlätta för läsaren att orientera sig i rapporten. 1. Fakta om projektet Kapitlet beskriver FH 2000-projektet historiska bakgrund och hur projektet är relaterat till annat pågående utvecklingsarbete inom området. Vidare beskrivs projektets syfte och strategi samt dess vision och mål. Avslutningsvis beskrivs kortfattat projektarbetets etappindelning och mer specifikt denna etapps syfte och resultat. 2. Krav och förutsättningar för informationshantering inom FM-området Kapitlet beskriver två begrepp som är centrala utgångspunkter för FH 2000-projektet - Facilities Management (FM) och modern informationsteknik. Vidare beskrivs varför dessa två företeelser med stor fördel kan kombineras och hur detta arbete bör disponeras. Kapitlet representerar en kravanalys för FH 2000-projektet, dvs beskriver varför informationsteknik bör utnyttjas i FM-arbetet och principiellt hur detta skall göras. 1
3. Generella modeller som beskriver FM-processerna Detta kapitel beskriver FM-verksamheten utifrån ett processynsätt. Kapitlet förklarar först processynsättet generellt ur olika perspektiv. Därefter redovisas hur detta synsätt kan tillämpas på FMverksamheten. Slutligen beskrivs FM-verksamheten med hjälp av såväl generella som specifika processmodeller och vilka konsekvenser dessa modeller har för både kvalitets-, klassifikations- och terminologiarbete. 4. Begrepps- och informationsmodeller för FM Detta kapitel beskriver generellt FM-arbetets behov av bättre informationshantering. Vidare beskrivs olika typer av informationsmodeller som på ett avgörande sätt kan medverka till detta, såsom begreppsmodeller, objektsmodeller och byggproduktmodeller. Därefter analyseras vilken information som en byggproduktmodell för FM-bruk bör hantera, varefter ett konkret förslag till en sådan modell redovisas. Avslutningsvis initieras arbetet att utveckla en s k affärsmodell eller verksamhetsstyrningsmodell för FM-verksamhet. Kapitlen 2, 3 och 4 representerar tillsammans en aktuell beskrivning som är grundläggande och sammanhållande för FH 2000-projektets olika delar. Beskrivningen skall vara enkel att förstå av alla olika intressenter i projeketet. Beskrivningen bildar sedan utgångspunkt för det fortsatta projektarbetet och skall vidareutvecklas i samverkan med olika branschrepresentanter. Kapitel 3 och 4 tillsammans representerar en domänanalys, dvs att de ger en (modellbaserad) beskrivning av FM-verksamhetens processer och informationsstrukturer. 5. Klassifikationssamordning 6. Terminologisamordning Kapitlen 5 och 6 beskriver principerna för och nyttan av att ha ett branschgemensamt klassifikationssystem och en branschgemensam terminologi inom (byggande och) fastighetsförvaltning, som täcker hela processen från verksamhetsanalys och programarbete i tidiga skeden till utvärdering av kvalitet och prestanda i förvaltning och nyttjande. En gemensam klassifikation och terminologi är nödvändig för att uppnå bl a IT BoF:s genomförandemål om informationsutbyte och effektivare processer och som hela branschen arbetar för. Kapitlen beskriver även hur en enhetlig terminologi och ändamålsenlig klassifikation kan bidra till att förverkliga FH 2000-projektets mål och visioner. 7. Drift- & underhållsdokumentation 8. Byggproduktdokumentation Kapitlen 7 och 8 innehåller en grundläggande analys av informationsbehoven inom sina respektive tillämpningsområden. Dessa analyser baseras på en inventering av goda exempel, processanalyser och utifrån pågående utveckling inom tillämpningsområdet. Resultatet är preliminära informationsstrukturer som i etapp 2 av projektet skall vidarebearbetas till mer allmängiltiga och stabila informationsstrukturer. Bilagor 1-11 Bilagorna innehåller beskrivningar som kan vara utgångspunkt for konkreta tillämpningar i det enskilda fastighetsföretaget eller för en resultatredovisning som kompletterar rubricerad rapport. 2
1 Förvaltningshandlingar 2000 1.1 Bakgrund Förvaltningshandlingar 2000 (FH 2000) är ett branschgemensamt utvecklingsprojekt med ambitionen att åstadkomma ett gemensamt och sammanhängande system för hantering av fastighetsinformation. Projektet administreras av Byggstandardiseringen (BST) och ingår i den svenska bygg- och fastighetssektorns gemensamma utvecklingsprogram IT Bygg och Fastighet 2002 (IT BoF 2002), vars övergripande mål är en gemensam IT-plattform för bygg- och fastighetssektorn som möjliggör ett effektivt informationsutbyte över öppna nät. Projektet finansieras till 60% av näringslivet genom Byggherreföreningen, OFF-Gruppen, SABO samt tio företag inom Fastighetsbranschens Utvecklingsforum, nämligen ABB Facilities Management AB, Akademiska Hus, AP Fastigheter AB, Castellum AB, Diligentia AB, Lundbergs Fastigheter AB, Piren AB, Sveriges Fastighetsägareförbund, Fastighets AB Tornet och Vasakronan AB. Återstående 40% av finansieringen sker genom statliga anslag från Nutek och Byggforskningsrådet. Denna branschgemensamma satsning på att lösa frågor kring informationshantering och informationssystem innebär att de samlade kostnaderna för utvecklingsarbetet minimeras, samtidigt som resultatet blir en branschgemensam lösning som kommer alla till del. Projektet initierades 1995 av Byggstandardiseringens tekniska kommitté TK 17 Byggdokumentation och Sveriges Fastighetsägareförbund, Byggherreföreningen och SABO. Det var från början tänkt att resultera i en handbok som skulle komplettera Bygghandlingar 90, som är byggbranschens rekommendationer för redovisning av byggprojekt. Informationsteknikens snabba utveckling har dock påverkat projektets inriktning sedan dess. Som ett första steg genomfördes en förstudie, Förvaltningshandlingar 2000, av Jan Karpe Konsult AB, med BST som huvudman och med finansiellt stöd från ett antal branschorganisationer och företag [Karpe, 1997]. Förstudien lyfte fram behovet av en gemensam informationsstruktur och skissade hur det fortsatta utvecklingsarbetet borde läggas upp. Som ett andra steg genomförde UFOS (Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor) ett utvecklingsprojekt, "Fastighetsföretagets informationsbehov "[Yngve, 1998]. Projektet inventerade fastighetsföretagets processer och gjorde en översiktlig analys av informationsbehovet. Det pekade också ut ett flertal områden där fortsatt utveckling behövs. 1.2 Relation till annan utveckling inom området Ett projekt av stor betydelse för FH 2000 är projektet Förvaltningsklassifikation med Svensk Byggtjänst som huvudman. Projektet är finansierat av Byggforskningsrådet och branschorganisationer. I likhet med förstudien och UFOS-projektet, betonas i detta projekt behovet av en gemensam informationsstruktur för företagsoberoende förvaltningsinformation, som även bör vara samordnad med IT-strukturer i program- och projekteringsskedena, dvs med bl a BSAB-systemet. Projektet lägger därmed också grunden för en samordning mellan BSAB och befintlig systematik inom förvaltning, t ex Aff (Avtal för fastighetsförvaltning). Aff är f ö ett bra exempel på utvecklingsprojekt som resulterat i en produkt som fått stor spridning som hjälpmedel för avtal och upphandling av fastighetsentreprenader. Den breddning av Aff-kommittén som därefter genomförts bekräftar också att det finns ett klart behov av branschgemensamma hjälpmedel och strukturer. En annan viktig förutsättning för utvecklingen av Förvaltningshandlingar 2000 är den forskning och utveckling som sedan flera år pågår kring processmodeller och representation av byggnadsverk med hjälp av s k byggproduktmodeller. Denna forskning bedrivs såväl internationellt som nationellt. Ett i detta sammanhang centralt projekt är det s k STIMEF-projektet [Svensson, 1998b] som handlar om 3
utveckling av standardiserade informationsmodeller för fastighetsförvaltning. Detta projekt har sin utgångspunkt i avhandlingsarbete på KTH [Svensson, 1998a] som i sin tur har sin utgångspunkt i ett antal utvecklingsprojekt inom området IT i byggande och förvaltning genomförda på Byggnadsstyrelsen, se t ex [Svensson och Falk, 1994] och [Svensson och Bröchner, 1996]. STIMEF-projektet är numera i praktiken en integrerad del av FH 2000-projektet. 1.3 Samordning med andra projekt IT Bygg och Fastighet 2002 har bl a till syfte att samordna bygg- och fastighetsbranschens olika projekt för en gemensam IT-utveckling. Under etapp 1 har FH 2000 ingått i ett specifikt samverkansprojekt med titeln Terminologisamordning och internationalisering av bygg- och fastighetsbranschens affärs- och teknikkommunikation för varor, tjänster och projekt - IT Bygg och Fastighet 2002. Detta samverkansprojekt omfattar, inklusive FH 2000, nio olika projekt som behandlar olika aspekter på informations- och dokumenthantering inom byggande och förvaltning. Flertalet av dessa har under den period som denna rapport avser befunnit sig på förstudiestadiet, varför samordningsarbetet i huvudsak bestått av identifiering av samordningsbehov i det följande utredningsarbetet. Eftersom projekten kommer att löpa parallellt måste samordningen ske kontinuerligt, som en integrerad del i utredningsarbetet, och huvudsakligen baseras på informella personkontakter mellan projekten. Tillämpning av IFC i Sverige, etapp 1 och 2. Projektledning: Olle Thåström, Svensk Byggtjänst. Projektets första etapp har omfattat studier av IFC:s uppbyggnad och jämförelse med näraliggande produktmodeller samt aktivt deltagande i IAI:s arbete. Etapp 2 syftar till att testa hur klassifikationen kan kopplas till IFC:s strukturer. Målet är att kunna tillämpa BSAB 96 och att påverka utvecklingen av IFC. Modelleringen av processer och informationsstrukturer inom FH 2000 utgår från det produktmodelltänkande som etablerats av STEP och IAI. Informationsbehoven inom drift, underhåll och andra processer inom fastighetsverksamhet kommer troligen att ställa nya krav på produktmodellerna. De erfarenheter som kommer ut av tillämpningen inom FH 2000 bör därför beaktas i den fortsatta utvecklingen inom IFC och STEP. Gränssnitt för referensinformation i plan-, bygg- och fastighetssektorn, delprojekt 1: Vision och projektplanering. Projektledning: Olle Thåström, Svensk Byggtjänst. Projektet omfattar förberedelse av ett projekt för utveckling av hjälpmedel för hantering av referensinformation, t ex lagar, regler, standard, funktionskrav, kvalitets- och miljösystem, samt kunskapsinformation utifrån olika aspekter och referenser till lösningar. Lösningsmodellen anlägger ett livscykelperspektiv, där förvaltaren är en av många olika användare som behöver tillgång till ändamålsenligt presenterad referensinformation. Förvaltarnas användarkrav specificeras inom FH 2000 och bildar sedan underlag för utvecklingen av ett lämpligt användargränssnitt. Terminologisamordning, delprojekt 1 och 2 och Terminologi-webb, uppbyggnad. Projektledning: Lars Häggström, Svensk Byggtjänst. 4
Projektet omfattar samordning av och stöd till det terminologiarbetet som bedrivs inom IT BoF 2002. Befintlig terminologi och projektterminologi läggs in i en terminologiwebb, som består av en hemsida, länkar till terminologikällor och en databas. Delprojektet Terminologisamordning inom FH 2000 har definitionsmässigt till uppgift att samordna den grundläggande terminologin inom fastighetsverksamhet med motsvarande terminologi inom andra samverkande processer. BSAB Demonstrator. Projektledning: Lars Häggström, Svensk Byggtjänst. Projektet omfattar utarbetande av ett dataprogram som demonstrerar hur information i olika tillämpningar (beskrivning, kalkyl, ritning mm) kan fås att samverka med hjälp av BSAB-systemet. I etapp 3 av FH 2000 kommer Demonstratorn kunna användas även för att demonstrera olika tillämpningar av den nya strukturen för fastighetsinformation. Metadata för dokument i byggande och förvaltning. Projektledning: Kurt Löwnertz, SWECO. Projektet omfattar förberedelse av ett internationellt standardiseringsprojekt som syftar till at stödja införandet av elektronisk dokumenthantering genom att definiera och standardisera metadata, dvs data om dokument som hanteras och utbyts elektroniskt inom byggande och förvaltning. Arbetet kommer bl a att baseras på de processmodeller och den informationsstruktur som utarbetas inom FH 2000. Framtida standardiseringsbehov för IT-producerade tekniska dokument. Projektledning: Håkan Blom, Tyréns Byggkonsult. Projektet omfattar utredning och identifiering av standardiseringsbehov som följer av den förändring av dokument och dokumenthantering som informationstekniken väntas medföra. Ständigt ökade miljökrav har, tillsammans med de nya möjligheter som informationstekniken erbjuder, medfört ett livscykelperspektiv på den information som hanteras inom byggande och förvaltning. Det kommande standardiseringsarbetet bör alltså utgå från detta synsätt, som innebär att projektering, byggande, underhåll etc betraktas som mer eller mindre återkommande delprocesser under en byggnads livstid. De processmodeller och den informationsstruktur som utarbetas inom FH 2000 kommer då att utgöra en värdefull del av det svenska bidraget till det internationella standardiseringsarbetet. Klassifikation av byggnadsverk och utrymmen - Initiering. Projektledning: Lars Häggström, Svensk Byggtjänst. Projektet omfattar inventering av intresse och behov hos olika aktörer inom bygg-, fastighets- och anläggningssektorn vad gäller klassifikation av byggnadsverk och utrymmen samt utarbetande av en projektbeskrivning för det egentliga utredningsarbetet. Klassifikationen föreslås ingå i BSAB-systemet och ha formen av tabeller med koder, rubriker och definitioner. Delprojektet Klassifikationssamordning inom FH 2000 har definitionsmässigt till uppgift att samordna projektet med pågående klassifikationsarbete inom ramen för BSAB-systemet. Klassifikation av utrymmen har särskild betydelse för informationshantering i samband med programarbete, projektering och underhåll. 5
Resursklassifikation, förstudie. Projektledning: Lars Häggström, Svensk Byggtjänst. Projektet omfattar inventering av behov av resursklassifikation gällande inbyggnadsvaror, maskiner och byggplatsutrustning, redskap och verktyg, kläder och skyddsutrustning samt förbrukningsvaror och, om bedömningen är positiv, en projektbeskrivning för det egentliga klassificeringsarbetet. FH 2000-projektet behandlar drift - och underhållsprocesserna och deras behov av resursklassifikation. 1.4 Syfte och strategi Projektets syfte FH 2000-projektets syfte är att skapa bättre förutsättningar för Sveriges fastighetsbransch och FMaktörer att utnyttja IT:s potential och därmed på ett avgörande sätt medverka till effektivare FMarbete och ökad kundnytta. Projektets syfte definierar och sätter ramar för FH 2000-projektet och utgör utgångspunkt för det arbete som görs i projektet. Det bidrar också till att behålla fokus under arbetet. Två viktiga och grundläggande sakförhållanden för FH 2000-projeket är följande. Det delvis nya synsätt på fastighetsförvaltning som kallas facilities management (även på svenska tills vidare). De nya förutsättningar och möjligheter för bl a fastighetsförvaltningsverksamheten som den nya informationstekniken ger. Dessa nya omständigheter innefattas i begreppen informationssamhället, kommunikationssamhället och IT-samhället. FM-arbete innebär samarbete mellan olika parter och samverkan mellan olika verksamheter, dvs organisatoriskt arbete. Exempel på samarbete och samverkan i FM-verksamheten är följande. Mellan olika FM-funktioner såsom lokalförsörjning, uthyrning, serviceleverans. Mellan FM-verksamhet och projekterings- och byggprocesserna, dvs under byggproduktens hela livscykel. Mellan FM-verksamhet och primärverksamhet, t ex vårdverksamhet och olika stödfunktioner mellan FM-leverantör och nyttjare. Mellan olika kategorier av medarbetare/aktörer inom FM-organisationen, t ex mellan tekniker och ekonomer eller mellan t ex planerare och utförare. Mellan olika typer av information, t ex ritningar och textdokument eller mellan information på papper (icke digitalt format) och information i datorer (digitalt format). Mellan olika generationer av informationssystem, t ex mellan gammal och ny databas. Samverkan och samarbete bygger på kommunikation, dvs informationsutbyte. Ett sätt att effektivisera informationshanteringen är att utnyttja IT som också erbjuder allt större möjligheter att understödja integration av olika slag. IT har blivit det effektivaste redskapet i strävan att rationalisera verksamheter och förbättra deras kvalitet. Tyvärr har FM-branschen hittills inte kunnat tillämpa IT på ett effektivt och nöjaktigt sätt, dvs på ett sätt som tillåter att IT:s möjligheter optimalt utnyttjas i FMverksamheten. Exempel på konkreta brister dagens informationshantering i FM-arbetet är följande. Information som behövs i en viss arbetsuppgift saknas eller har brister, t ex kan den ritning som behövs vid en lokaldiskussion saknas eller vara inaktuell. 6
Många olika informationssystem måste användas parallellt. Samma information finns på flera ställen och måste underhållas och ibland t o m återskapas parallellt. Det är resurskrävande att initialt förse informationssystemen med data och att därefter à jourhålla informationen. Tillgången till information för analyser, styrning, uppföljning och erfarenhetsåterföring blir begränsad. Kommunikation och beslutsfattande i organisationer är beroende av information. Avgörande för kvaliteten och effektiviteten i FM-verksamheten är således tillgången till korrekt information och bra informationssystem. När fastighetsföretaget utvecklas till ett tjänsteföretag med ett brett utbud av tjänster, som omfattar även ett rent verksamhetsstöd, ställer detta naturligtvis också specifika krav på informationssystemen. En FM-organisation arbetar kundfokuserat och har behov av att kunna samordna olika typer av kundkontakter såsom beställningar, felanmälningar, kundservice, kundinformation m m på ett generellt och samordnat sätt. FM-organisationens informationssystem bör stödja och effektivisera detta. I dagens näringsliv, som präglas av global konkurrens med krav på snabba förändringar och anpassningar, ökar kraven på FM-verksamheten. Framför allt handlar det om krav på att tillhandahålla kreativa arbetsmiljöer på rätt plats och med rätt utformning och service. FM-organisationen måste kunna anpassa sig till kundens behov på ett snabbt och effektivt sätt, vilket kräver tillgång till rätt information för att kunna fatta snabba och rätta beslut. En förbättrad informationshantering kan också leda till antingen ökade intäkter och/eller minskade kostnader. Exempel på värdeskapande effekter i affärsprocessen genom en bättre informationshantering är följande: nöjda kunder bättre beslutsunderlag, som leder till riktigare beslut effektivare styrning, planering och genomförande genom kontinuerlig tillgång till information mer ändamålsenliga byggnader genom bättre erfarenhetsåterföring från nyttjande och förvaltning funktionell verksamhetsmiljö som är anpassad till kundernas behov och som bidrar till primärverksamhetens lönsamhet och utveckling effektivare utnyttjande av lokaler och lokalutrustning Information är också en resurs, som kan marknadsföras och säljas som en produkt t ex som information som underlättar den specifika byggnadens användning. Ett bra informationssystem för FM skall hantera FM-företagets information och bidra till att divergerande FM-funktioner styrs mot ett gemensamt, sammanhållet mål. Resultat blir lägre lokalkostnader, bättre arbetsmiljö, mera prisvärda servicetjänster med högre kvalitet och prestanda. Och lönsammare fastighetsföretag! Projektets strategi FH 2000-projektets strategi är att utveckla en branschgemensam och stabil infrastruktur för frekvent använd FM-information samt att, med denna som utgångspunkt, utveckla anvisningar, rekommendationer och standarder m m för hur information i olika dokument och datoriserade informationssystem skall struktureras och redovisas. Strategien definierar det tillvägagångssätt eller den metodik som används för att uppnå projektets syfte. Tillvägagångssättet för FH 2000-projektet att nå sitt syfte är att, i samverkan mellan specialister och praktiskt verksamma branschaktörer, utveckla, testa och dokumentera en branschgemensam infrastruktur för FM-information baserad på en helhetssyn på FM. Detta skall möjliggöra bättre utnyttjande 7
av informationen och informationssystemen i FM-arbetet och tillåta överföring och sambruk av information mellan aktörer och system inom och mellan de organisationer som medverkar i FM-arbetet. Strategien har valts och definierats utifrån en tilltro, att den har en stor möjlighet att lyckas genom att den bygger vidare på ett tillvägagångssätt som redan har använts med framgång. Det föreslagna tillvägagångssättet tillämpades tidigt inom byggindustrin i Sverige och utomlands (ursprungligen bara för pappersbaserad information) och är idag ett vanligt sätt att effektivisera och rationalisera informationshanteringen inom många olika typer av industrier och annan organisatorisk verksamhet. I FH 2000-projektet ingår flera delinsatser, som alla skall medverka i arbetet att utveckla, testa och dokumentera en infrastruktur för FM-information. Under projektarbetet kommer successivt konkreta delresultat (produkter) som är direkt användbara i den praktiska FM-verksamheten att genereras. 1.5 Vision och mål Projektets vision FH 2000-projektets vision kan beskrivas enligt följande. FM-branschen kan tillgodose högt ställda krav på informationshantering och informationstillgänglighet både i externa relationer (t ex lokalanvändare, beställare, konsulter, entreprenörer, leverantörer, myndigheter och intresseorganisationer) och i intern verksamhet. FM-branschen har tillgång till en stabil, standardiserad infrastruktur för relevant information. En kärna i denna informationsstruktur är information som beskriver förvaltningsobjektet och dess användning. Informationen kan följa förvaltningsobjektet under hela dess livscykel, även efter ägarbyte. Resultatet är bättre kvalitet på lokaler och tjänster och därmed ökad kundnytta och lönsammare fastighetsföretag. Projektets vision skall ge en samlad bild av en önskad framtid vad gäller informationshantering inom FM-verksamheten. Projektets vision liksom dess mål beskriver önskvärda tillstånd i framtiden. Projektets mål definierar styrparametrar inom ramen för projektets vision. Målen beskriver ett önskat läge vid en viss tidpunkt som i detta fall är situationen när FH 2000-projektet är avslutat. Målen skall vara realistiska, konkreta och mätbara, annars bör det vara möjligt att på annat sätt verifiera att de har uppnåtts. Den intelligenta bostaden (och distansarbetsplatsen) Bredbandstekniken gör att bostaden kan vara uppkopplad mot Internet dygnet runt och med överföringshastigheter som är flera tusen gånger snabbare än dagens telefonmodem. All maskinell utrustning i bostaden (dator, TV, radio, telefon, spis, kyl/frys, tvättmaskin m m ) blir ansluten till det lokala nätverket, som i sin tur blir en del av det globala nätverket. Den privata bostaden blir vid behov en del av den publika sfären. Internet-baserad husautomation Husautomationen är ansluten till Internet via ett standardiserat format. Driftinstruktioner laddas ner som webbsidor direkt i den reglercentral/rumscentral som styr klimat etc i det enskilda rummet. Styrning och övervakning kan härigenom momentant anpassas efter användarens behov. Digital brukarinformation Digital brukarinformation via Internet är verklighet redan i dag i många fastighetsföretag. Men genom att integrera en enkel modell över området, lokalen eller lägenheten kan funktionaliteten utökas och många processer effektiviseras. Hyresgästen kan få aktuell direktinformation om status för en viss funktion eller utrustning. Om ventilationen krånglar i en visst utrymme kan kunden få direkt besked om att problemet är känt, att reparatör är på väg osv. Kunden kan digitalt diskutera behov av anpassningar, omflyttningar eller ombyggnader och via modellen snabbt få tillgång till förslag på lösningar. 8
Både som utgångspunkt för arbetet mot de visioner som beskrivs ovan och för kommunikation och beslutsfattande i FM-verksamheten krävs information. Denna information kan avse följande. Fysiska resurser, t ex tomt med infrastruktur, byggnader med tillbehör. Spatiala resurser, t ex rum och utrymmens lokalisering, kvaliteter och användning. Verksamhetsservice, t ex underhåll, säkerhet, skydd och hälsa, restaurangverksamhet eller städning Personella resurser, t ex personalregister, löneadministration och hyresgästregister. Finansiella resurser, t ex marknadsinformation, konkurrentinformation eller finansiell information. En kärna i denna informationsmängd är olika typer av information (t ex administrativ, ekonomisk eller teknisk) om förvaltningsobjektet och dess relation till den verksamhet som den används i. Information och kunskaper behövs för genomförande av alla de aktiviteter som ingår i FM-verksamheten. Grundläggande delar i denna verksamhet är följande. Relationen till en dynamisk kärnverksamhet (FM-verksamhetens kunder). Relationen till andra samarbetsparter, t ex byggprocessens aktörer, service- och materialleverantörer och myndigheter, där också relationen till kunderna är primär. Arbete med drift och underhåll av befintliga förvaltningsobjekt. Arbete med att kontinuerligt anpassa och utveckla befintliga förvaltningsobjekt. Arbete med förbättra och FM-organisationens processer, dvs den interna effektiviteten. Arbete med förbättra kvalitet och kostnadseffektivitet på den produkt eller tjänst som levereras. En strävan är att FM-arbetet skall kunna utföras med enkel tillgång till relevant och ändamålsenligt presenterad information, som kan överföras och delas mellan alla olika atörer i FM-arbetet eller i dess omgivande verksamheter. Om informationen finns i elektroniskt format ökar dramatiskt möjligheterna till allas tillgång till information, informationens rörlighet och möjligheterna att realisera eller verkställa ändringar eller förändringar. Det innebär också en ändrad syn på relationen mellan byggnaden, IT och informationssystem. Möjligheter med och positiva konsekvenser av en förbättrad informationshantering är t ex följande. En ökad livslängd och bättre kvalitet hos förvaltningsobjekten. Bättre understöd från FM-verksamheten till primärverksamheten, dvs bättre kundorientering. Bättre kvalitet i den enskilde medarbetarens arbetssituation. Bättre förutsättningar för planering, genomförande och uppföljning av FM-arbetet. Projektets mål FH 2000-projektets mål är följande. FM-branschen skall kunna tillämpa modern metodik för systemutveckling och informationshantering, dvs modellbaserad och objektorienterad metodik. Informationssystemen använder samordnade process- och produktmodeller och utgår från en branschbaserad IT-strategi. FM-branschen skall förfoga över en begreppsklassifikation som gör det möjligt att sortera och selektera information för olika syften. Denna klassifikation bör följa internationell standard och utgå från den systemteori som internationell standard och BSAB-systemet bygger på. FM-branschen skall ha tillgång till en gemensam begreppsvärld som förenklar jämförelser inom och mellan företag, tillåter s k benchmarking och följer internationell standard. FM-branschen skall ha tillgång till ändamålsenlig och standardiserad information för drift- och underhållsdokumentation. 9
FM-branschen skall ha tillgång till en funktionell dokumentation av byggprodukten, anpassad också till förvaltningens behov, tillämpbar i både pappersbaserad och i digital (modellbaserad) informationshantering och baserad på internationell standard. På vägen mot FH 2000-projektets vision enligt ovan har ett antal konkreta mål identifierats. FH 2000- projektet är organiserat som ett antal delprojekt. Vart och ett av dessa mål utgör kärnan i ett delprojekt inom FH 2000-projektets ram. Dessa delprojekt representerar aktuella och konkreta önskemål från branschen. Bild 1:1 beskriver hur FH 2000-projektets mål direkt återspeglas i projektets struktur av fem delprojekt. Byggproduktdokumentation Klassifikationssamordning Modellering av processer och informationsstrukturer Terminologisamordning Drift- & underhållsdokumentation Bild 1:1 FH 2000-projektets grundstruktur Delprojekten Klassifikationssamordning och Terminologisamordning representerar grundläggande resurser i FM-verksamhetens informationshantering och skall understödja arbetet i de övriga delprojekten. Delprojektet Modellering är det sammanhållande kittet mellan övriga delprojekt. Det representerar också FH 2000-projektets länk till IT samt utveckling och användning av datoriserade informationssystem. Detta delprojekt skall leverera FH 2000-projektets process- och produktmodeller. Delprojekten Byggproduktdokumentation och Drift & underhållsdokumentation representerar FH 2000-projektets länk till de konkreta processerna i dagens fastighetsföretag. 1.6 FH 2000-projektets metodik I FH 2000-projektet skall hela problemområdet informationshantering i FM-arbetet studeras och lösningar som kan tillämpas i hela branschen skall skapas. Detta förutsätter att en helhetssyn tillämpas i arbetet. Angreppssättet i FH 2000-projektet är därför att studera och analysera verkligheten dels utifrån ett helhetsperspektiv, dels utifrån ett traditionellt arbetssätt, där man genom att studera delarna försöker skapa sig en bild av helheten (analytiskt synsätt). Helhetsperspektivet innebär att man lägger stor vikt vid just helheten, dvs strukturen hos och relationerna mellan delarna. Båda ansatserna utgår från FH 2000-projektets syfte och strategi. I projektet representerar delprojektet Modellering av processer och informationsstrukturer primärt helhetssynsättet medan delprojekten Drift- och underhållsdokumentation och Byggproduktdokumentation innebär detaljerade studier av två viktiga delområden. Delprojekten Klassifikationssamordning och Terminologisamordning är nödvändiga stödaktiviteter till projektet. Inom det sammanhållna FH 2000-projektets ram skall de olika delprojekten samverka till en helhetslösning som kan tillämpas av hela FM-branschen/sektorn. 10
En mängd komponenter eller objekt med inbördes relationer, som är förenade till en helhet kallas i detta sammanhang för system * Därför används ofta i strikt vetenskapliga sammanhang termen systemsynsätt som synonym till helhetssynsätt. Systemsynsättet lägger stor vikt vid helheten, strukturen och relationerna mellan delarna inom ett komplext problemområde, i stället för att enbart studera de enskilda delarnas egenskaper. Vid inventering, analys och beskrivning av stora och komplicerade problemområden är systemanalys en fördelaktig metodik. 1.7 Utvecklingsarbetet i FH 2000-projektet FH 2000-projektarbet planeras i nuläget omfatta totalt cirka fyra år och fyra etapper, som samtliga även kommer generera direkt tillämpliga delresultat som anvisningar, mallar, checklistor m m. Etappindelningen kan beskrivas enligt följande. Etapp 1 Inventering, som slutrapporteras i denna rapport, bestod huvudsakligen av en inventering av branschens krav och behov, goda lösningar, externa projekt, informationskällor och experter som kan stå till projektets förfogande. Resultatet från etapp 1 ska utgöra en gemensam plattform för det fortsatta arbetet. För denna plattform är gemensamma grundläggande utgångspunkter och helhetsyn viktiga delar. Etapp 2 Analys och resultat består av fortsatt analys och vidareutveckling av resultaten från etapp 1 i samverkan med branschen. Arbetet resulterar i förslag till modeller, strukturer, mallar och andra resultat som kan stödja och effektivisera informationshanteringen i FM-arbetet. Arbetet i etapp 2 innebär en ökad fokusering mot de konkreta delarna av projektarbetet. I viss omfattning kan implementeringsarbete göras redan i denna etapp. Etapp 3 Tillämpning och test omfattar planering och genomförande av tillämpning, test och vidareutveckling av de prototyper som definierats inom etapp 2. Etapp 4 Sammanfattning och implementering omfattar fastställande av en branschgemensam infrastruktur för fastighetsinformation och framtagande av anvisningar, rekommendationer, standarder m m som ska underlätta dess implementering i fastighetsbranschen. 1.8 Syfte med och resultat av etapp 1 Syftet med etapp 1 var att etablera en plattform för det fortsatta projektarbetet. I detta arbete ingick en inventering av bl a processer, informationsbehov och goda exempel. Ett viktigt mål med etapp 1 var att kartlägga behov av branschgemensamma standarder, rekommendationer och klargöra var gränsen går mellan "branschstandard" och sådana tillämpningar som utvecklas i företagen internt eller av leverantörer av IT-stöd och andra hjälpmedel. För att identifiera goda exempel och kartlägga behov av utveckling har en serie av studiebesök/inventeringar hos ett ganska stort antal företag och organisationer. De utvalda studieobjekten har vart och ett på olika sätt bedömts kunna tillföra projektet konstruktiva input av olika slag. I bilaga 1 sammanfattas dessa studiebesök och inventeringar. Huvudresultatet av etappen 1 är de olika konkreta men preliminära utgångspunkter som beskrivs både i huvudtexten och i flertalet av rapportens bilagor. Dessa resultat utgör kärnor för det fortsatta arbetet i FH 2000-projektet. * System = en samling element som är inbördes förbundna (beroende) och som därmed utgör en strukturerad helhet; en ordnad helhet vars delar är inbördes förbundna efter bestämda regler, lagar eller principer. Def. i Filosofilexikonet. Filosofer och filosofiska begrepp från A till Ö, Forum, 1988. 11
Ytterligare ett konkret resultat av arbetet i etapp 1 av projektet är en insikt om att projektet bör döpas om till Förvaltningsinformation 2000, i kortform FI 2000. I analogi med detta borde delprojekten Drift- & underhållsdokumentation respektive Byggproduktdokumentation döpas om till Drift- & underhållsinformation respektive Byggproduktinformation. 12
2 Krav och förutsättningar för informationshantering inom FM-området Kapitlet beskriver två begrepp som är centrala utgångspunkter för FH 2000-projektet - Facilities Management (FM) och modern informationsteknik. Vidare beskrivs varför dessa två företeelser med stor fördel kan kombineras och hur detta arbete bör disponeras. Kapitlet representerar en kravanalys för FH 2000-projektet, dvs beskriver varför informationsteknik bör utnyttjas i FM-arbetet och principiellt hur detta skall göras. Avslutningsvis diskuteras något om kraven på IT-stöd för framtidens fastighetsföretag. 2.1 Vad är facilities management? En global trend sedan flera år tillbaka är att företag och organisationer i allt högre utsträckning koncentrerar sig på sin kärnverksamhet. Därmed uppstår ett behov av att organisera och samordna det som inte är kärnverksamhet, dvs stödtjänster av olika slag, inklusive tillhandahållande av den fysiska miljön där verksamheten bedrivs. Det var när man i början av 80-talet i bl a USA började samordna fastighetsförvaltning, lokalförsörjning och andra stödtjänster som begreppet Facilities Management myntades. Det finns ingen självskriven definition av begreppet Facilities Management (FM). En övergripande helhetssyn och förståelse av FM är nödvändig för att uppnå optimal organisatorisk effektivitet. En i detta sammanhang användbar definition av FM [efter Svensson, 1998a] är följande, som bygger på en jämförelse av ett flertal definitioner av FM och som har hämtats i facklitteratur inom området. Denna definition innehåller fyra delar, nämligen aktiviteten, föremålet för aktiviteten, aktivitetens kund och målet för aktiviteten. Facilities Management är: den kontinuerliga ledningen och genomförandet av arbetet med att tillhandahålla och samordna (aktivitet) verksamhetsutrymmen inklusive utrustning och stödtjänster (föremål) i samverkan med den nyttjande organisationens olika delar och verksamheter (kund) på ett sätt som tillfredsställer kunden (primärverksamheten) och ger bästa nytta för pengarna (mål). En viktig aspekt på FM-verksamheten är att denna skall utföras på ett självständigt sätt för att uppnå definierade mål (som är att tillhandahålla ändamålsenliga utrymmen och service). Detta förutsätter ett proaktivt arbetssätt, dvs att man arbetar utifrån egna analyser och initiativ med ambitionen att förebygga problem eller skapa möjligheter, snarare än reaktivt, då man arbetar som reaktion på utifrån kommande händelser och krav och med tonvikt på att lösa redan uppkomna problem. Det innebär också att den egna verksamheten skall följas upp genom kontroll, utvärdering och styrning. FM-arbetet hanterar inte bara utrymmena utan också allt som behövs för att göra dessa användbara i en viss verksamhet. Likaså är utrustning i utrymmena, och olika typer av tjänster/service i anslutning till dessa, viktiga delar av FM-arbetets verksamhetsfält. FM samordnar utrymmena och övriga stödtjänster på ett sådant sätt att FM bidrar till koncernnytta och ökad lönsamhet i kärnverksamheten. De stödtjänster som riktas direkt till primärverksamheten eller de anställda i primärverksamheten får en allt större betydelse och utgör också i många organisationer, rent värdemässigt, en större del än den fastighetsanknutna servicen. FM-arbetet genomförs i nära samverkan med den organisation och verksamhet som använder aktuella utrymmena. Denna verksamhet benämns primärverksamheten. Exempel på primärverksamheter i olika organisationer ges i tabell nedan. 13
Tabell 2:1 Primärverksamheter i olika organisationer Typ av organisation Bostadsföretag Fastighetsbolag Hotell Sjukhus Skola Universitet Primärverksamhet Tillhandahålla bostäder Förse hyresgäster med ändamålsenliga bostäder och lokaler Tillhandahålla logi inkl. kost till hotellgäster Tillhandahålla behandling och vård av sjuka Tillhandahålla undervisning Tillhandahålla undervisning och möjliggöra forskning FM-arbetet kan i likhet med annat organisatoriskt arbete bedrivas målinriktat. I detta fall är målet att skapa och vidmakthålla verksamhetsutrymmen och verksamhetsmiljö som ur användarens (kundens) perspektiv är optimala i primärverksamheten. FM är en mångfacetterad verksamhet med många olika funktioner. Informationsbehovet är brett och omfattande. Informationssystem för FM skall tillgodose alla de varierande typer av information som behövs i FM-verksamhetens olika funktioner, t ex följande. Ledningsfunktionens behov av information för analys och planering. Ägarefunktionens behov av information för planering och genomförande av finansiell planering, köp, försäljning och förvaltning. Kontrollfunktionens behov av information för budgetering/planering, kontroll och rapportering. Marknadsfunktionens behov av information för analys, marknadsföring och försäljning. Förvaltarfunktionens behov av information i samband med uthyrning, planering och upphandling. Byggherrefunktionens behov av information i samband med anskaffning och förändring. Drifts- eller utförarfunktionens behov av information för produktion och leverans av tjänster. Dessutom skall informationssystemen kunna tillgodose informationsbehovet till aktörer i omvärlden som FM-organisationen måste kommunicera med. I första hand gäller detta kunder och nyttjare men även myndigheter, intresseorganisationer och leverantörer. 2.2 Vad är information och informationssystem? Ett informationssystem är, kort och gott, ett system som hanterar information. En mer utförlig definition, som är användbar i detta sammanhang, är som följer. Ett informationssystem är enligt Buchingham et al., [1987] ett system som samlar in, lagrar, bearbetar och lämnar information, som är relevant för en organisation eller för samhället, på ett sådant sätt att informationen blir tillgänglig och användbar för den som vill använda den, inklusive ledning, personal, kunder och medborgare. Ett informationssystem är ett användartillvänt system, som kan, men inte nödvändigtvis behöver, innebära användning av datorer. Denna definition poängterar bl a följande frågeställningar. Hur hanteras informationen av informationssystemen? samlar in, lagrar, bearbetar och lämnar information. Detta innebär att ett informationssystem inkluderar en rad informationshanteringsaktiviteter såsom datafångst, överföring, lagring, återvinning, bearbetning eller presentation av information eller data. Alla dessa olika typer av informationshantering föranleder olika krav på informationssystemet. 14
Vilken information hanteras av informationssystemet? information som är relevant för en organisation eller för samhället. Detta innebär att informationssystemet skall utvecklas utifrån organisationens och det omgivande samhällets informationsbehov. Detta informationsbehov, t ex typ och mängd av information, klarläggs av organisationens syfte och aktiviteter. Vilket är informationssystemets syfte?.på ett sådant sätt att informationen blir tillgänglig och användbar för den som vill använda den, inklusive ledning, personal, kunder och medborgare. Detta betyder att informationssystemet måste hantera och presentera informationen på ett sådant sätt, att den blir användbar för många olika kategorier av användare. FM-arbetet involverar en lång rad av olika aktörer. Informationssystemet skall inte enbart tillgodose FM-organisationens eget informationsbehov. Det är minst lika viktigt att andra aktörer, t ex hyresgäster/lokalbrukare, leverantörer, driftentreprenörer, konsulter och myndigheter får tillgång till relevant information. Av tidigare beskrivningar i detta kapitel framgår att FM-arbetet i normalfallet i sig bedrivs som ett organisatoriskt arbete och måste samverka med andra organisationers arbete, t ex primärverksamhet och byggprojekt. Detta innebär att organisationers uppbyggnad och organisatorisk verksamhets behov och krav är viktiga utgångspunkter för FM-arbetet. Informationsteknik (IT) är ett begrepp som omfattar alla möjliga typer av teknik/teknologi som används för att skapa, lagra, överföra, presentera eller på annat sätt hantera information som behövs i en verksamhet. Organisatoriska verksamheter har blivit alltmer informationsbaserade och informationsberoende. Arbetet, oavsett vilken typ, datoriseras alltmer och verksamheten förutsätter personligt informationsstöd. 2.3 Informationshantering i Facilities Management FM-organisationen behöver olika typer av strategier för att utveckla sin informationshantering. De viktigaste strategierna är följande. Informationsstrategi. Denna syftar till att klarlägga vilken information som behövs i verksamheten och vilka ändamål denna tjänar. Övergripande strategier som fokuserar på information och tillgänglighet till information kopplat till företagets övriga affärsmål, strategiska mål och framgångsfaktorer är utgångspunkter för arbetet. Strategin skall klarlägga hur man skall hantera informationen för att planera, genomföra och kontrollera FM-arbetet och medverka till effektivare verksamhet och tillfredsställa kundnyttan på bästa sätt. Informationen skall betraktas som en tillgång i FMverksamheten på samma sätt som professionell arbetskraft och kapital. Informationssystemstrategi. Denna syftar till att klarlägga hur FM-organisationens information skall inordnas i olika informationssystem och hur dessa ska samordnas. Strategin innefattar strategier för val av informationssystem, principer och riktlinjer för informationssystemens uppbyggnad och samordning. Viktiga faktorer är härvidlag bl a anpassning till befintliga system, överföring av data mellan systemen med hjälp av standardiserade format, överföringsprotokoll och databaser samt objektorienterad systemteknik. Användarvänliga system och gränssnitt är ytterligare en viktig aspekt att diskutera i informationssystemstrategin. En specifik frågeställning som hanteras i FH 2000-projektet är samordningen av information och informationssystem mellan produktbestämningsskedet och produktframställningsskedet samt produktanvändningsskedet. I delprojekten Drift- & underhållsdokumentation och Byggproduktdokumentation är således frågeställningar om informationssystem- och informationsstrategi grundläggande. Hård- och mjukvarustrategi. Denna syftar till att klarlägga principer för val av IT-lösningar. Här ingår principer för val av hårdvaru- och mjukvaruplattformar. Detta innefattar t ex nätverk, kommunikationslösningar, operativsystem, maskinvaror och standardprogramvaror samt användargränssnitt. Sammantaget beskriver detta FM-verksamhetens användning av IT. Aktuell IT är t ex 15
informationsutbyte via Internet, multimediateknik samt relevanta tillämpningar av t ex STEP/IFC, klassifikation och Stanli. Strategin bör också innehålla en vision av en framtida tillämpning av IT i FM-verksamheten. 2.4 IT-stöd för framtidens FM-organisationer Framtidens samhälle är ett kunskapssamhälle och ett kommunikationssamhälle. Den nya företagen och "de nya ekonomierna" och människorna som arbetar och bor kommer att ställa nya krav på den fysiska miljön. Kraven är naturligtvis mångfacetterade och mycket skiftande, men några karaktäristiska drag kan urskiljas: Kreativa miljöer som stöder kunskapsutveckling och kommunikation. Detta gäller både i företag, myndigheter, skolor, högskolor, sjukhus etc. Detta ställer krav på bl a rätt lokalisering, tillgång till infrastruktur och service av olika slag, förutom alla de krav som ställs på den enskilda bebyggelsen och på miljön i byggnaderna. Flexibla miljöer som snabbt - mycket snabbare än i dag - kan anpassas till kundens krav. Det är särskilt nödvändigt för företag som arbetar på en konkurrensutsatt marknad där snabba produktionsomställningar är en förutsättning för att bibehålla konkurrenskraft och marknadsandelar. Nya former för ägande och nya finansieringsformer. Många företag och organisationer frigör kapital från egna fastighetsbestånd för att få större rörelsefrihet i sin kärnverksamhet. Det är fastighetsföretagen och FM-organisationerna som skall tillhandahålla och utveckla den fysiska verksamhetsmiljön och boendemiljön i kunskaps- och kommunikationssamhället! Detta föranleder olika frågor: Vilka krav ställer detta på fastighetsföretag och FM-organisationer? Vilka krav ställer detta på FM-företagens företagskultur, ledarskap och medarbetare? Hur skall fastighetsföretagen utvecklas för att bli vinnare? Det ligger kanske lite utanför FH 2000-projektets ram att ge svar på dessa frågor. Däremot måste FMorganisationen ha effektiva system för verksamhetsstyrning, system som kan hantera företagets affärsmål, strategier, processer och som kan mäta och följa upp hur företaget utvecklas mot sin mål. I den fortsatta utvecklingen av FH 2000-projektet är det viktigt att utveckla informationsstrukturer som ger stöd även åt den mer affärsmässiga delen av informationshanteringen, där informationsmodeller som ger stöd åt den mer operativa processerna kan integreras med övergripande system för ledningsinformation och verksamhetsstyrning. Dessa aspekter på FH 2000-projektet behandlas vidare i delkapitel 4.5. 16