Kultur- fritidsnämnden 6-14
2 6 Information överläggningar...5 7 Årsredovisning 2014 Kultur- fritidsnämnden...6 8 Projektbidrag - Studiefrämjandet gällande Barret på bubblan...7 9 Årlig grundläggande granskning 2014...8 10 Avslut av elevhanteringssystem, Extens...10 11 Ansökan om projektbidrag Världsmusikfestival i Alingsås...11 12 Remiss - Ljusplan för Alingsås...13 13 Meddelande 2015...14 14 Delegation 2015...15
3 Plats tid Beslutande Övriga deltagare Kungsgatan 9, nämndsammanträdesrummet Sunnerö. Kl. 17.00 19.00. Ajournering kl. 18.00 18.15. Lena Klevenås (MP), ordförande Staffan Albinsson (C), vice ordförande Katrin Svensson (S) Dimitrios Diamantopolous (S) Niklas Samuelsson (S) Jan Gustafsson (V) Vidar Melkevik (MP) Karin Schagerlind (M) from 17.30 7-14. Linda Espeving (M) Emil Johansson (M) Lady France Mulumba (KD) Rolf Hedberg (FP) Lennart Lamarca (SD) Martin Lindberg (V) Katarina Ekenger (MP) Inger Carlborg (M) Britta Malmberg, förvaltningschef Annika Johnsen, projektledare Kulturhuset 6. Pär Hellsten, förvaltningssekreterare Paragrafer 6-14 Utses att justera Staffan Albinsson (C) utses att jämte ordföranden justera protokollet. Justeringens plats tid Kungsgatan 9 den 17 februari kl. 16.00. Sekreterare Ordförande Justerande Pär Hellsten Lena Klevenås (MP) Staffan Albinsson (C)
4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kultur- fritidsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2015-02-18 Datum för anslags nedtagande 2015-03-13 Förvaringsplats för protokollet Närarkivet hos Kultur- fritidsförvaltningen, Kungsgatan 9. Underskrift
5 KFN 6 Information Ordförande Lena Klevenås (MP) informerade om extra sammanträdestillfällen för arbetsutskott nämnd. Den 20 februari kl. 14.00 kallas arbetsutskottet den 26 februari kl. 17.00 kallas nämnden. Ordförande Lena Klevenås (MP) informerade om att förvaltningen bjuder in till rundvisning i verksamheterna inbjudan har skickats till respektive mailkorg. Information överläggningar A/ Förvaltningschef Nolhagabadets ombyggnation Förvaltningschefen Britta Malmberg informerade nämnden om att tilldelning av ombyggnationen av Nolhagabadet har överklagats. Någon ny tidplan för igångsättandet av ombyggnationen finns inte i dagsläget. Kulturhusets ombyggnation Verksamhetens projektledare Annika Johnsen visar Kulturhusets ritningar.
KFN 7 Dnr 2015.019 KFN 078 6 Årsredovisning 2014 Kultur- fritidsnämnden Ärendebeskrivning Kultur- fritidsnämnden gör årligen en årsredovisning för sin verksamhet. Årsredovisningen sänds vidare till kommunstyrelsen ingår som ett avsnitt i kommunens totala årsredovisning. Denna följer en gemensam mall för att vara jämförbar med övriga nämnder. Beredning Kultur- fritidsförvaltningen har i skrivelse den 4 februari lämnat följande yttrande. Kultur- fritidsförvaltningen har upprättat en årsredovisning enligt kommunens anvisningar föreslår att Kultur- fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag. Arbetsutskottet har den 9 februari behandlat ärendet, 1. Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag till årsredovisning för 2014 översänder den till kommunstyrelsen. Exp: KLK-ekonomiavdelning KS santeckning Miljöpartiet, Socialdemokraterna Vänsterpartiet lämnar följande protokollsanteckning: Internkontroll är ej gjord under 2014 men det redovisas att Kultur- fritidsnämnden på grund av bristande resurser inte kan uppfylla målen, vilket är en allvarlig risk som borde föranlett åtgärder. Kultur- biblioteks- fritidsplan är ej påbörjad av nämnden. Styrgrupp utsågs i maj, men kallades aldrig. Inte heller är löftet som låg till grund för beslutet i KF i nov 2013, att besvara en motion om en kulturstrategi för barn ungdomar, uppfylld. (Nämnden skulle, står det, uppfylla intentionerna under nästa år i samband med nämndens arbete med flerårs- kulturstrategi). Föreningar med verksamhet bara till vuxna har förlorat sina bidrag, de nya bidragsreglerna behöver utvärderas. Konsekvenser för beslutet att avveckla en hel yrkeskår, biblioteksassisterna, för verksamheten på biblioteket behöver utvärderas.
KFN 8 Dnr 2014.133 KFN 552 7 Projektbidrag - Studiefrämjandet gällande Barret bubblan Ärendebeskrivning Ärendet gäller beviljande av projektbidrag till barnteater. Barret Bubblan är en interaktiv musik dramaföreställning för förskolan. Föreningen ansöker hos Kultur- fritidsnämnden om ett bidrag på 109 000 kr. Beredning Kultur- fritidsförvaltningen har i skrivelse den 4 februari lämnat följande yttrande. Musik drama är båda viktiga verktyg som stimulerar till lärande utveckling. Genom att Barret Bubblan är en uppsökande musikteater underlättar de för förskolebarn att ta del av professionell scenkonst som riktar sig till barn. Föreställningen riktar sig till föreningsbidragens prioriterade målgrupp. Verksamheten gynnar samhällsnyttan genom att skapa mervärde hos de barn som ges möjlighet att se föreställningen bli inspirerade till fortsatt lärande personlig utveckling. För att nå så många barn som möjligt förläggs föreställningarna på förskolor. Budgeten täcker tio stycken dubbelföreställningar på förskolor runt om i kommunen samt fyra stycken enkelföreställningar att spela under kommunens kulturarrangemang. Om bidraget beviljas utbetalas det med 50 % i förskott resterande 50 % efter att projektet redovisats. Arbetsutskottet har den 9 februari behandlat ärendet, 6. Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden beviljar projektbidraget på 109 000 kr. Exp: Arrangörerna Föreningskonsulent Rut Vernersdotter
KFN 9 Dnr 2015.007 KFN 500 Årlig grundläggande granskning 2014 8 Ärendebeskrivning Enligt kommunallagens 9 kapitel 9 är revisionens uppgift att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen. Enligt kommunallagen skall revisorerna pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande om den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. 2014 har revisorerna, med bakgrund av sin väsentlighets- riskbedömning, beslutat att genomföra en årlig grundläggande granskning. Särskild vikt har lagts på att granska nämndernas arbete med fullmäktiges mål intern kontroll samt ledamöternas uppfattningar om kommunens styrmodell. Granskningen har genomförts som en enkätundersökning med nämndernas ledamöter samt genom en genomgång av nämndernas protokoll. Beredning Kultur- fritidsförvaltningen har i skrivelse den 4 februari lämnat följande yttrande. Av Kultur- fritidsnämndens 21 ledamöter har tio besvarat enkäten varav åtta ordinarie två ersättare. Nämndens ledamöter är mycket nöjda med hur arbetet i nämnden fungerar samt anger att såväl samarbetet inom nämnden, dess styrning uppföljning samt samarbetet med förvaltningen fungerar bra eller mycket bra. Alla ledamöter är också nöjda med tillgången till kvalitativa underlag. En stor andel av ledamöterna menar dock att nämnden inte får tillräckliga resurser för att fullfölja sitt uppdrag vilket innebär en risk att verksamheten inte kan bedrivas ändamålsenligt. Ledamöterna ger styrmodellen höga betyg, även om flera respondenter uppger att de saknar uppfattning om modellens olika delar. Ledamöterna upplever även nämndens internkontroll som god även om en majoritet av ledamöterna upplever att deras insyn i arbetet kunde bli bättre. Utifrån det som har framkommit i den grundläggande granskningen gör revisorerna den bedömningen att Kultur- fritidsnämndens styrning tydligt påverkas av dess åtaganden därmed fullmäktiges prioriterade mål. Nämndens åtaganden är många till antalet endast en liten del av dessa har berörts i protokoll under året. Nämnden skiljer inte heller tydligt på riktade uppdrag åtaganden. Revisorerna rekommenderar därför Kultur- fritidsnämnden att tydliggöra nämndens löpande arbete med åtaganden samt riktade uppdrag i syfte att bidra till måluppfyllelse avseende fullmäktiges prioriterade mål. Revisorerna gör vidare den bedömningen att det är positivt att ledamöterna upplever nämndens internkontroll som god även om en majoritet av ledamöterna upplever att deras insyn i arbetet kunde bli bättre. Revisorerna rekommenderar därför Kultur- fritidsnämnden att stärka ledamöternas insyn i arbetet med intern kontroll. Kultur- fritidsförvaltningen tar till sig de bedömningar rekommendationer som revisorerna för fram i revisionen förbinder sig att vidta åtgärder utifrån dessa rekommendationer i syfte att avhjälpa de brister som finns.
forts: KFN 9 Dnr 2015.007 KFN 500 9 Arbetsutskottet har den 9 februari behandlat ärendet, 3. Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden tar förvaltningens yttrande som sitt eget översänder till kommunrevisorerna. Exp: Kommunrevisorerna
KFN 10 Dnr 2015.017 KFN 036 Avslut av elevhanteringssystem, Extens 10 Ärendebeskrivning Kultur- fritidsnämnden har att fatta beslut om gallring av elevhanteringssystemet Extens. Extens har använts inom Kulturskolans verksamhet för elevhanteringssystem sedan 1993. Beslut om gallring innebär att förvaltningen medges förstöra den information som inte längre anses vara till nytta för verksamheten. Beredning Kultur- fritidsförvaltningen har i skrivelse den 4 februari lämnat följande yttrande. Alingsås kommun använder sig av Procapita som elevhanteringssystem. Frågan om ett byte av elevhanteringssystem aktualiserades i med att Kulturskolan önskade använda det system kommunen i övrigt använder sig av. Kulturskolan har sedan årsskiftet 2014/2015 också gått över till Procapita genom ett avtal Tieto. Detta för att det inom kommunen finns stor kompetens i det systemet därmed minskar sårbarheten. Procapita är kopplat gentemot Skatteverkets folkbokföringsregister vilket underlättar registrering administration av elever i Kulturskolan. Det gamla systemet kommer att försvinna i med att avtalet löpt ut; för att hantera den information som finns i Extens behöver nämnden fatta beslut om att gallra systemet. Vissa dokument i systemet omfattas av nämndens dokumenthanteringsplan behöver således arkiveras, medan övriga dokument behöver gallras. Arbetet med arkivering pågår för tillfället. Arbetsutskottet har den 9 februari behandlat ärendet, 7. Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden medger gallring av elevhanteringssystemet Extens efter att nödvändiga åtgärder vidtagits för att säkra dokument enligt nämndens dokumenthanteringsplan. Exp: Kulturskolan, Kommunarkivet, Kanslichefen
KFN 11 Dnr 2015.021 KFN 552 11 Ansökan om projektbidrag Världsmusikfestival i Alingsås Ärendebeskrivning Ärendet gäller en ansökan om projektbidrag. Världsmusikfestivalen är avsedd att vara en del av Framtidsveckan, som är ett koncept initierat av Studiefrämjandet. Målsättningen med Framtidsveckan är att det skall vara ett brett samarbetsprojekt, byggt på lokalt engagemang med starkt underifrån perspektiv. Syftet med själva världsmusikfestivalen är att bjuda publiken (barn, unga vuxna) på en upplevelse av kvalitativ musik från världens alla hörn visa på olika kulturers mångfald rikedom. Avsikten är att genom musikens kraft verka för ett hållbart, globalt mångfacitterat samhälle med musiken som en transformerande kraft universellt språk. Evenemanget är planerat att äga rum på Palladium den 27 mars 2015. Festivalen kommer att omfatta fem 45-minuterskonserter. Föreningen ansöker hos Kultur- fritidsförvaltningen om ett bidrag på 68 700 kr. Beredning Kultur- fritidsförvaltningen har i skrivelse den 4 februari lämnat följande yttrande. Projektets primära mål är att genomföra en folkmusikfestival främjar internationella kontakter nyskapande verksamhet. Ytterliggare ett mål är att på sikt starta en världs- folkmusikgrupp i Alingsås som arbetar med att arrangera konserter på Palladium. Projektet främjar förståelse för andra kulturer vilket kan ha en positiv effekt på intigrationen i samhället. Pengarna är ämnade att täcka gage resekostnader för tillresta artister. Sparbanken Alingsås, Musikcentrum Väst är också tillfrågade som finansiärer med en insats om 15 000 kr respektive 10 000 kr. Arbetsutskottet har den 9 februari behandlat ärendet, 5. Arbetsutskottets förslag till beslut i Kultur- fritidsnämnden Kultur- fritidsnämnden beviljar projektbidraget på 68 700 kr. Yrkande Staffan Albinsson (C), Karin Schagerlind (M) Lennart Lamarca (SD) yrkar avslag på arbetsutskottets förslag till beslut. Lena Klevenås (MP), Katrin Svensson (S) Jan Gustafsson (V) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag till beslut.
forts: KFN 11 Dnr 2015.021 KFN 552 12 Tilläggsyrkande Staffan Albinsson (C) yrkar på ett tilläggsyrkande: Kultur- fritidsnämnden uppdrar åt förvaltningen att förhandla med de sökande i syfte att i samverkan skapa ett kontinuerligt utbud av världsmusik på försök. Propositionsordning Ordförande förklarar att hon ställer proposition på arbetsutskottets förslag till beslut mot Staffan Albinsson (C) m.fl. avslagsyrkande finner bifall till arbetsutskottets förslag. Votering Votering är begärd ska verkställas. Ordföranden förklarar de som önskar bifalla arbetsutskottets förslag svarar JA de som önskar bifalla avslagsyrkande svarar NEJ. Staffan Albinsson (C) Katrin Svensson (S) Dimitrios Diamantopolous (S) Niklas Gustavsson (S) Jan Gustafsson (V) Vidar Melkevik (MP) Karin Schagerlind (M) Linda Espeving (M) Emil Johansson (M) Lady France Mulumba (KD) Rolf Hedberg (FP) Lennart Lamarca (SD) Lena Klevenås (MP) JA NEJ Med sju stycken NEJ-röster mot sex stycken JA-röster finner ordföranden bifall till avslagsyrkandet. Ordföranden frågar om det är Kultur- fritidsnämndens mening att godkänna Staffan Albinssons (C) m.fl. tilläggsyrkande finner att så är fallet. Kultur- fritidsnämndens beslut 1. Kultur- fritidsnämnden avslår projektbidragsansökan om Världsmusikfestival i Alingsås. 2. Kultur- fritidsnämnden uppdrar åt förvaltningen att förhandla med de sökande i syfte att i samverkan skapa ett kontinuerligt utbud av världsmusik på försök Exp: Arrangören, Föreningskonsulent Rut Vernersdotter
KFN 12 Dnr 2014.129 KFN 210 Remiss - Ljusplan för Alingsås 13 Ärendebeskrivning Evenemanget Lights in Alingsås har genomförts varje år sedan 1999 under oktober månad. I januari 2001 beslutade Kommunfullmäktige att evenemanget skulle bli en långsiktig satsning inom kommunens dåvarande Vision 2010. Målet var att Alingsås skulle vara en plats för internationell experimentell ljussättning av det offentliga rummet. I oktober 2002 utvecklades tanken om den permanenta ljussättningen ytterligare det beslutades att ett ljussättningsprogram skulle tas fram under arbetets gång blev programmet en slags guide för ljussättning med namnet Alingsås Ljusguide. Våren 2011 fick samhällsbyggnadskontoret uppdrag att uppdatera Alingsås ljusguide samt att ta fram en ny ljusplan. Kultur - Fritidsförvaltningen har från den tidpunkten deltagit i framtagandet av ljusplanen tillsammans med de tidigare involverade aktörerna: samhällsbyggnadskontoret, kommunledningskontoret, tekniska förvaltningen Alingsås energi. Beredning Kultur- fritidsförvaltningen har i skrivelse den 29 januari lämnat följande yttrande. Kultur- fritidsförvaltningen välkomnar att en ljusplan av detta slag tas fram genom sitt innehållsrika, informativa intressanta utförande med upplysande illustrationer. Det har tillkommit en ovärderlig kunskapskälla som tidigare saknats. Förvaltningen vill särskilt lyfta fram: att det finns ett dokument med mål syfte som på ett klart tydligt sätt anger huvudriktningen för all ljussättning i Alingsås. att ljusplanen skall fungera som en gemensam grundläggande kunskapsbas för såväl kommunen som privata fastighetsägare. att det definieras prioriterade platser stråk, att det är genomtänkt uppmärksammat med tryggt jämställt ljus att det ges en praktisk vägledning att välja belysningsutrustning. att ljusplanen skall fungera som ett underlag en hjälp i för olika aktörer som ansvarar för ljussättning olika former. Arbetsutskottet har den 9 februari behandlat ärendet, 8. Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden tar förvaltningens yttrande som sitt eget översänder till samhällsbyggnadsnämnden för fortsatt beredning. Exp: Samhällsbyggnadsnämnden
KFN 13 Dnr 2015.002 KFN 500 Meddelande 2015 14 Följande meddelanden för februari finns att redovisa för Kultur- fritidsnämnden. Kultur- fritidsförvaltningens FSG protokoll Reglemente för Kommunala Rådet för Funktionshinder dnr: 2015.016 KFN Kulturrådet Uppräknade tariffer i MU-avtal dnr: 2015.024 KFN Skrivelse till Kultur- fritidsnämnden dnr: 2015.011 KFN Studieförbundet SISU idrottsutbildarna 2015 Magasin FOU i Väst nr 1 2015 Magasin Riksteatern, Scenen nr 1 2015 Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden lägger meddelanden för februari till handlingarna.
KFN 14 Dnr 2015.003 KFN 500 Delegation 2015 15 Ärendebeskrivning Kultur- fritidsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till arbetsutskottet, ordförande tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning (2012-06-11, 27). Dessa beslut skall redovisas till kultur- fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att Kultur- fritidsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Anställningar Arbetsutskottets beslut om återremiss gällande Flerårsstrategi omlokalisering av verksamhet vid Arena I. Projektbidragsbeslut Dnr: 2015.023 KFN Internationella kvinnodagen 2014.096 KFN Crafterwork 2014.096 KFN Slöjdklubb Hemsjö 2014.122 KFN Alingsås judoklubb 2014.114 KFN AMTS 2014.098 KFN PR på Vimpeln 2014.120 KFN Friskis Svettis 2014.099 KFN Sommarfotbollsskola 2014.096 KFN Barret bubblan Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden lägger de delegerade besluten till handlingarna.