Protokoll. Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden 64-74

2 s sammanträde 64. Flerårsstrategi handling Flerårsstrategi handling 2 66 Attestanter 67. Gymnastikens hus i Alingsås ekonomiska förening 68. SK Mjörn 69. Förskott på 2012 års projektbidrag 70. Bidragshantering till föreningar med verksamheter som är närstående Socialnämndens och vård- och äldreomsorgsnämndens ansvarsområde 71. Revisionernas årliga granskning år Meddelanden 73. Anmälan av delegationsbeslut enligt Kultur- och fritidsnämndens delegationsordning 74. Övriga frågor

3 Plats och tid Event & Ungdomscenter kl. 17:00-19:45 paragrafer Beslutande Övriga deltagare Utses att justera Kent Perciwall (kd) Birgitta Carlsson (s) Catharina Stenberg (s) Anders Hummel (s) Yoonis Hassan (s) Karin Johansson (m) Hasse Hasselhuhn (m) Bo Lundgren(m) Linda Brodén (fp) Helena Helldin (fp) Kersti Ingeborn (mp) Jan Gustafsson (v) Ingbritt Johansson (c) Lars-Gunnar Svensson (s) Dimitrios Diamantopoulos (s) Rolf Hedberg (fp) Katarina Gustavsson (mp) Lennart Karlsson (kd) Anders Rylander, controller Peyman Emami, controller Lena Eriksson, föreningskonsulent Britta Malmberg, förvaltningschef Carina Rydén, förvaltningssekreterare Birgitta Carlsson (s) Justeringens plats och tid , kl 14:30 Biblioteket Sekreterare Carina Rydén Ordförande Kent Perciwall Justerande Birgitta Carlsson Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kulturhusets närarkiv Carina Rydén

4 Information och överläggningar A/ Idrottsråd Göteborgsregionen B/ Ekonomisk månadsuppföljning oktober Dnr KFN C/ Ekonomisk uppföljning november samt helårsprognos år 2011 D/ Uppdraget att göra konceptutveckling simhallen utifrån målgrupperna E/ Kulturmötesplatser F/ Sjuktal förvaltningsövergripande

5 KFN 64 Dnr KFN Flerårsstrategi (handling 1) Ärendebeskrivning Enligt styrmodell skall respektive nämnd upprätta åtaganden kopplade till kommunens 12 prioriterade mål. Utifrån nämndernas åtaganden skall respektive förvaltning upprätta åtagande gentemot sin nämnd. Förvaltningens åtaganden skall godkännas och antas av nämnden. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterad till den 17 november år Vid sammanträde 13 december år 2011 gjordes redaktionell ändring i tillhörande handling Verksamhetsbeskrivning/syfte i stycket bibliotek. Förvaltningen har lämnat följande yttrande samt förslag till beslut. Kultur och fritidsförvaltningen har tilldelats följande kommunbidrag: tkr tkr tkr Kultur och fritidsförvaltningen har upprättat 17 åtaganden gentemot Kultur och fritidsnämnden. Förvaltningens åtagande år kopplade till de åtagande som nämnden gjort. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag till förvaltningens åtaganden. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 28 november år 2011, 54 Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag till förvaltningens åtaganden i reviderad version daterad i ärende KFN. EXP: Kommunstyrelsen

6 KFN 65 Dnr KFN Flerårsstrategi (handling 2) Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade den 25 maj 2011, 79 om en ny styrmodell för Alingsås kommun. Enigt modellen skall fullmäktige med utgångspunkten i visionen besluta om prioriterade mål för mandatperioden, där alingsåsaren är i fokus. Till målen skall sedan fullmäktige koppla mätbara indikatorer och nämnder och styrelser skall beskriva sina åtaganden för att målen skall nås. De prioriterade målen är tillsammans med den ekonomiska ramen grunderna för kommunstyrelsens och nämndernas arbete med underlaget till flerårsstrategi för Alingsås, som kommunfullmäktige skall behandla den 23 november I flerårsstrategin kopplas relevanta indikatorer för ekonomi, kvalitet och volym till vart och ett av fullmäktiges prioriterade mål för att göra dem mätbara. I flerårsstrategin fastställs också budgeten för det kommande året och de ekonomiska ramarna för de nästkommande två åren. Utifrån fullmäktiges prioriterade mål, indikatorer och den ekonomiska ramen beskriver nämnderna sina åtaganden. Åtagandena anger vad som är möjligt att uppnå utifrån givna förutsättningar. Kultur och fritidsnämnden antog nämndens flerårsstrateg för perioden Sedan dess har det identifierats ett behov att justera nämndens åtaganden samt utöka nämndens åtaganden. Sedan nämnden antog flerårsstrategin för har de ekonomiska förutsättningarna dessutom förändrats. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterad till den 17 november år Vid sammanträde 13 december år 2011 gjordes redaktionell ändring i tillhörande handling Verksamhetsbeskrivning/syfte i stycket bibliotek. Förvaltningen har lämnat följande yttrande samt förslag till beslut. Sedan nämnden antog flerårsstrategin för (KFN 43) så har det identifierats ett behov av att genomföra redaktionella förändringar av nämndens åtaganden. I förvaltningens förslag har nämndernas åtaganden förenklats och förtydligats. Dessutom har det tillkommit ytterligare ett åtagande. Åtagandet är kopplat till det första av de prioriterade målen. Åtagandet är genensamt för kultur och fritidsnämnden, socialnämnden, barn och ungdomsnämnden och utbildningsnämnden. Åtagandet lyder: Bidra till att ge goda uppväxt villkor för barn och unga. Sedan nämnden antog flerårsstrategin för (KFN 43) har nämndens ekonomiska förutsättningar förändrats. Till följd av att ombyggnationen av Nolhagahallen har förskjutits har nämndens ram minskats med tkr (avsedda för förväntad hyreshöjning), dessa medel återkommer i nämndens ram för Nämnden har erhållit 400 tkr för ökade föreningsbidrag, dessa medel minskas under 2013 till 200 tkr. Dessutom har uppräkningen av nämndens kommunbidrag justerats från 2% till 1,25%. Nämndens investeringsram har även förändrats.

7 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 28 november år 2011, 55 Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag till reviderad flerårsstrategi för Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag till reviderad flerårsstrategi för EXP: Kommunledningskontoret

8 KFN 66 Dnr KFN Attestlista 2012 Ärendebeskrivning Attestlistan reglerar vilka personer som har rätt att attestera fakturor och andra ekonomiska transaktioner inom förvaltningen. Enligt Alingsås kommuns reglemente för ekonomiska transaktioner skall nämnderna årligen utse attestanter för respektive förvaltning. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterad till den 10 november år 2011 och har lämnat följande yttrande samt förslag till beslut. Nytt i attestlistan för 2012 är att ansvaret för att attestera (granska) fakturor och utbetalningar skall, så lång som möjligt, göras av de personer som beställer varor och tjänster. Detta för att säkerställa kontrollen av inköpen och utbetalningarna. Därmed är det några nya personer med i 2012 års attestlista jämfört med 2011 års attestlista. Den nya attestlistan är även anpassad efter de personalförändringar som kommer att ske de närmsta månaderna. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag till attestlista för Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 28 november år 2011, 56. Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag till attestlista för 2012.

9 KFN 67 Dnr KFN Ansökan om utökat bidrag för år 2010 och nytt avtal från och med år 2011 Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämnden beslutade att ge föreningen i uppdrag att försöka hitta lösningar till att stärka ekonomin samt att förvaltningen tillsamman med föreningen försöka hitta långsiktiga lösningar för att säkra verksamheten för barn och ungdomar som idag finns i Gymnastiken hus. Beslutet innehöll också att förvaltningen skulle återkomma till nämnden senast i december Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterad till den 31 oktober år 2011 samt har ärendet varit med på arbetsutskottet 7 november år 2012 för att därefter återremiteras till Kultur- och fritidsförvaltningen för ytterligare förtydliganden, AU 51. Kultur- och fritidsförvaltningen har lämnat följande yttrande samt förslag till beslut. Föreningen har under andra halvan av 2011 sagt upp vaktmästartjänsten samt kanslisten. Vaktmästarfunktionen avslutades i juni och kanslifunktionen på 50% avslutas i februari En arbetsgrupp i föreningen för att hitta sponsorer har startats under hösten. Inom kommunen finns idag inga lokaler som kan täcka gymnasternas behov. Till övriga verksamheter som finns i huset kan det finnas andra lokaler. Föreningen har i dagsläget inför 2012 ett behov på 300 tkr för att klara året. En lösning är att Alingsås Idrottsförenings Gymnastiksektion bildar en egen förening och kan med det erhålla ett högre anläggningsbidrag på ca 100 tkr. Vidare har Gymnastikens Hus ekonomisk föreningen ett behov på ett extra bidrag på 200 tkr för att säkra verksamheten. Kultur- och fritidsförvaltningen kan i bokningssystemet vara föreningen behjälpliga med att boka in hyresgäster i lokalerna. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur- och fritidsnämnden beviljar Gymnastikens Hus ekonomisk föreningen stöd Föreningen skall lämna sin ekonomi öppen för revision på bekostad av Kultur- och fritidsförvaltningen. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 28 november år 2011, 57.

10 s beslut Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden beviljar Gymnastikens Hus ekonomisk föreningen stöd med kronor år Föreningen skall lämna sin ekonomi öppen för revision på bekostad av Kultur- och fritidsförvaltningen. EXP: Gymnastikens hus

11 KFN 68 Dnr KFN Vesterbodarna 1:227 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslöt redan att kommunen successivt skulle sälja kommunala bolag, mark, fastigheter samt anläggningar som ej behövs för att driva den kommunala kärnverksamheten. Vidare beslöt kommunfullmäktige att sälja ett antal kommunala fastigheter. En del av fastigheterna har hyrts av olika föreningar. Innan en försäljning skall göras av nämnden, som idag är samhällsbyggnadsnämnden, skall samråd ske med kultur- och fritidsnämnden. I budget 2007 fick kultur- och fritidsnämnden ett särskilt anslag avsett att användas vid dylika försäljningar, av lokaler till föreningar. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterad till den 25 oktober år 2011 och har lämnat följande yttrande samt förslag till beslut. Samhällsbyggnadsförvaltningen och Kultur- och fritidsförvaltningen har fört en dialog med Sportklubben Mjörn om köp av fastigheten (marken) Västra bodarna 1:227, i dagligt tal kallat Dala. Föreningen äger idag fastigheten men inte marken. Samhällsbyggnadsförvaltningen har värderat försäljningsvärdet till föreningen på tomten om kronor. Föreningen kan själva betala kronor. Föreningen har redovisat till Kultur- och fritidsförvaltningen vilka planer de har för verksamheten i huset och de kan se en utveckling. De är medvetna om att föreningen renoverar och underhåller fastigheten och att de för detta ändamål inte får bidrag från Kulturoch fritidsnämnden. Övriga kringkostnader såsom lagfart mm står föreningen för själva. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur- och fritidsnämnden beviljar Sportklubben Mjörn kronor i bidrag under förutsättning att Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att sälja fastigheten (marken) Västra bodarna 1:227 till föreningen för kronor. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 28 november år 2011, 58.

12 s beslut Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden beviljar Sportklubben Mjörn kronor i bidrag under förutsättning att Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att sälja fastigheten (marken) Västra bodarna 1:227 till föreningen för kronor. EXP: SK Mjörn, Samhällsbyggnadsnämnden

13 KFN 69 Dnr KFN Förskott på 2012 års projektbidrag Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterat 21 november år 2011 och lämnat följande yttrande och förslag till beslut. Kultur- och fritidsnämnden beviljade, 15 februari 5, projektbidrag med kronor per år, 2011 och 2012 till föreningen Gräfsnäsparken. Föreningen har skött sina åtaganden under Föreningen har i dagens läge ont om likvida medel. Det EU-medel föreningen är beviljat för projektet M2012 kommer inte att betalas ut förrän februari mars För att föreningen skall klara sina kostnader fram till dess, har man muntligen begärt ett förskott på hela bidraget gällande Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur- och fritidsnämnden beviljar föreningen Gräfsnäsparken kronor i förskott på projektbidraget gällande Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 28 november år 2011, 59. Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden beviljar föreningen Gräfsnäsparken kronor i förskott på projektbidraget gällande EXP: Gräfsnäsparken

14 KFN 70 Dnr KFN Bidragshantering till föreningar med verksamheter som är närstående Socialnämndens och vård- och äldreomsorgsnämndens ansvarsområde Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämnden ansvarar idag för bidragsgivning till föreningar med barn- och ungdomsverksamhet, kulturföreningar, musikföreningar, lokalhållande föreningar samt folkbildningsorganisationer. Nämnden fördelar omkring 6,6 miljoner i föreningsbidrag / år. Nämnden ger även föreningar viss service i form av utbildningar, uthyrning av lokaler, hjälp med att starta föreningar, samt upprätthållande av ett publikt föreningsregister. Servicen Kultur & fritid erbjuder ges även till organisationer som tillhör annan förvaltnings bidragsgivning. Socialnämnden handlägger drygt 900 tkr i bidrag till handikapp- och hjälporganisationer varav 500 tkr beviljas till Kvinnojouren Olivia som har en mycket nära relation till nämndens verksamhet. Vård- och äldreomsorgsnämnden fördelar 250 tkr i bidrag till pensionärsföreningar varav 50 tkr ges till föreningar när de utför uppdrag för nämndens verksamheter. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterat 21 november år 2011 och lämnat följande yttrande och förslag till beslut. Det är inget ovanligt att föreningar, eller dess medlemmar, som beviljas bidrag av annan nämnd söker upp kultur- och fritidsförvaltningen för hjälp med ekonomiska bidrag till verksamhet som ligger dem varmt om hjärtat. Det är inte heller ovanligt att synpunkten om att bidragsgivningen handläggs av 4 olika förvaltningar är förvirrande och svårt att förstå, förs fram. Tjänstemän inom Kultur- och fritids, social och vård- och äldreomsorgsförvaltningen har gemensamt diskuterat frågan och är överens om att handläggningen av föreningsbidrag bör ske på en och samma förvaltning. Vinsten är att ge föreningar bästa och mesta service och bemötande oavsett vilken typ av förening det berör.

15 Kultur- och fritidsförvaltningen är den mest lämpade förvaltningen att hantera bidrag till föreningar, eftersom det är en del i förvaltningens uppdrag samt att digitala verktyg finns där. Att lägga all bidragsgivning till föreningar på en och samma förvaltning ger också en helhetssyn och en lika behandling av föreningarna. Föreningarnas tillgänglighet till tjänstemän ökar eftersom Kultur- och fritidsförvaltningen har en tjänst inriktad på stöd till föreningar. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur- och fritidsnämnden beslutar 1. att överta bidragshanteringen från socialnämnden för de föreningar som har verksamhet som ligger nära nämndens ansvarsområde. Övertagandet gäller enbart bidragssumman om 400 tkr medföljer. Bidragsreglerna som socialnämnden har skall fortsätta gälla under att överta bidragshanteringen från vård- och äldreomsorgsnämnden för de föreningar som har verksamhet som ligger nära nämndens ansvarsområde. Övertagandet gäller enbart om bidragssumman om 200 tkr medföljer. Bidragsreglerna som vård- och äldreomsorgsnämnden har skall fortsätta gälla under Övertagandet av bidragen sker under förutsättning att reglementen för respektive förvaltningen ändras av kommunfullmäktige, gällande bidragsgivning. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 28 november år 2011, 60. Kultur- och fritidsnämndens beslut 1. att överta bidragshanteringen från socialnämnden för de föreningar som har verksamhet som ligger nära nämndens ansvarsområde. Övertagandet gäller enbart bidragssumman om 400 tkr medföljer. Bidragsreglerna som socialnämnden har skall fortsätta gälla under att överta bidragshanteringen från vård- och äldreomsorgsnämnden för de föreningar som har verksamhet som ligger nära nämndens ansvarsområde. Övertagandet gäller enbart om bidragssumman om 200 tkr medföljer. Bidragsreglerna som vård- och äldreomsorgsnämnden har skall fortsätta gälla under Övertagandet av bidragen sker under förutsättning att reglementen för respektive förvaltningen ändras av kommunfullmäktige, gällande bidragsgivning. EXP: Socialnämnden, Vård- och äldreomsorgsnämnden, Kommunstyrelsen

16 KFN 71 Dnr KFN Revisorernas årliga granskning år 2011 Ärendebeskrivning Kommunallagen och god revisionssed förutsätter att all verksamhet granskas årligen. Med all verksamhet avses en översiktlig granskning av den styrning som nämnder och förvaltningar utövar för att uppfylla de uppgift och nå de mål som de fått av fullmäktige. Revisorerna har under året genomfört en dialog/utbildning med nämnden med fokus på intern kontroll. Som en del av den årliga granskningen önskar revisionen skriftligt svar via mail på frågor i brev daterat senast 20 december år Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har besvarat frågorna samt komunicerat frågorna och svaren på Kultur- och fritidsnämndens sammanträde och lämnat följande förslag till beslut. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur- och fritidsnämnden ställer sig bakom svaren på frågorna från revisorerna. Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden ställer sig bakom svaren på frågorna från revisorerna. EXP: Revisionen, Kommunstyrelsen

17 KFN 72 Meddelanden Meddelanden till Kultur- och fritidsnämnden KF 156, Flerårsstrategi för Alingsås kommun Brev från Noltorps särskola Dnr KFN Anhållan om bidrag Alingsås Idrottsförening (AIF) Utställningsrapport Den svenska spelmarknaden 2010, Lotteriinspektionen från Förvaltningens samverkansgrupp (FSG) 25 oktober 2011

18 KFN 73 Dnr KFN Anmälan av delegationsbeslut enligt kultur- och fritidsnämndens delegationsordning, 2011 Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till arbetsutskottet, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning ( , 97). Dessa beslut skall redovisas till kultur- och fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att kulturoch fritidsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Följande delegationsbeslut har redovisats under perioden Delegat Britta Malmberg Ärende KFN, Om projektbidrag till Musikens dag 2011 Ärende KFN, Rapport om förskottsutbetalning 2011 Alingsås Ryttarsällskap Ärende KFN, Programsamråd för detaljplan i östra Ingared Ärende KFN, Tilläggsavtal hyresavtal fastigheten Bandvävaren 5 i Alingsås kommun Provanställning förvaltningsledningen, staben, from Tidsbegränsad anställning avdelningschef Kulturhuset, biblioteket Kultur- och fritidsnämndens beslut Redovisning av delegationsbeslut godkänns.

19 KFN 74 Övriga frågor Kultur- och fritidsnämnden ger Kultur- och fritidsförvaltningschefen i uppdrag att säga upp hyresavtalet med ABAR gällande Alströmerska magasinet från och med