JÖNKÖPINGS KOMMUN Valnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2015-05-25 1 Plats och tid Kajutan, Rådhuset, Jönköping, kl. 13.30 14.45 Beslutande Tommy Bernevång-Forsberg (KD), ordförande Åke Johansson (C) 1:e vice ordf Mikael Rydberg (S) 2:e vice ordf Martin Hytting (M) tjg-ersättare Johanna Storbjörk (S) Övriga närvarande Lars Bertilsson (M), ersättare Alf Gustavsson (S), ersättare Gabriella Sjöberg (S), ersättare Malena Tovesson, kanslichef/valnämndens sekreterare Ulla Freijd, administratör Kristin Svensson, administratör Utses att justera Åke Johansson (C) Justeringens plats och tid Rådhuset, Jönköping, 2015-06-04 Paragrafer 12-18 Underskrifter Organ Sekreterare Ordförande Justerande Malena Tovesson Tommy Bernevång-Forsberg Åke Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Valnämnden Sammanträdesdatum 2015-05-25 Datum för anslags uppsättande 2015-06-05 Datum för anslags nedtagande 2015-06-22 Förvaringsplats för protokollet Stadskontoret, Rådhuset, Jönköping Underskrift Malena Tovesson Justerandes sign
JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 Innehåll 12 Fastställande av dagordning samt val av justerare 3 13 Utbildningsdag för hösten 2015 4 14 Information om utvärderingsenkät från valåret 2014 5 15 Ekonomisk uppföljning samt jan-april 2015 6 16 VIP 2016 7 17 Konton till förtroendevalda i valnämnden 8 18 Övriga ärenden 9
JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 12 Fastställande av dagordning samt val av justerare Dagordningen fastställes i befintligt skick och inga övriga frågor noteras. Till justerare utses Åke Johansson. Protokollet justeras 2015-06-04 kl 14.00. 16 och 17 är beslutsärenden.
JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 13 Utbildningsdag hösten 2015 Valnämndens sekreterare arbetar vidare med att bjuda in valprövningsnämnden och valmyndigheten till Jönköping under hösten 2015 för information om den nya vallagen. Peter Blomsterberg från Länsstyrelsen i Jönköpings län kommer att kontaktas för att få frågan om Länsstyrelsen kan ta över värdskapet för en sådan utbildninsg. Valnämndens sekreterare har kvar uppdraget att bjuda in stadbyggnadsförvaltningen till ett sammanträde 2015, då de hade förhinder vid dagens sammanträde. De ska informera om den nya översiktsplanen och de planerade bostadsområden (nybyggnation och förtätningar) som kommer att växa fram i första hand till 2018, men även till 2022 och som innebär att valdistrikt kan behöva ändras.
JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 14 Information om utvärderingsenkät från valåret 2014 Valnämndens kansli har fått i uppdrag att genomföra en framåtsyftande utvärdering genom att skicka ut en enkät till de personer som arbetade som ordförande och vice ordförande under de båda valen 2014 och redovisa denna utvärdering vid sammanträdet i maj 2015. Utvärdering är inte genomförd på grund av tidsbrist inom valnämndens kansli, men arbete pågår och när enkäten är genomförd kommer den att presenteras för valnämnden.
JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 15 Ekonomisk uppföljning jan-april 2015 Valnämndens sekreterare informerar om den ekonomiska uppföljningen för jan-april 2015 och konstaterar att hyran på sience park där valnämnden förvarar sitt valmaterial inte är budgeterad för 2015. Valnämnden förväntas därmed göra ett underskott 2015 på 60 000 kr. Denna hyreskostnad kommer att föras in i budgetarbetet inför 2016.
JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 16 VIP 2016 Valnämndens kansli har utarbetat ett förslag till verksamhets- och investeringsplan inför 2016. Valnämnden begär att få utöka sin ram från 42 000 kr med 115 000 kr till 157 000 kr under 2016. Den utökade ramen ska täcka kostnader för lokaler, som uppgår till 85 000 kr per år, där valnämndens valurnor, skärmar och kontorsmaterial samt valkuvert förvaras. Den utökade ramen ska även täcka ökade utbildnings- samt arvodeskostnader till valnämnen. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse, daterad 2015-05-25. Yrkanden Åke Johansson (C) och Mikael Rydberg (S) yrkar bifall till förslaget. VALNÄMNDENS BEHANDLING Valnämndens beslut Valnämndens kanslis förslag till verksamhets- och investeringsplan inför 2016 godkänns och överlämnas till stadskontoret inför kommunstyrelsens behandling. Beslutet expedieras till: Stadskontoret
JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 17 Konton till förtroendevalda i valnämnden Valnämndens sekreterare informerar om att alla ledamöter har en kommunal e- postadress. En diskussion förs om valnämnden ska bli digital och i så fall med vilken teknisk lösning.valnämnden kan få handlingar via kommunens mail eller netpublicator och genom kommunleasade läsplattor eller privata läsplattor. Yrkanden Mikael Rydberg (S) yrkar att valnämnden ska besluta att valnämnden ska använda sig av digitala handlingar och ge valnämndens sekreterare i uppdrag att ta fram en teknisk lösning för nämnden. VALNÄMNDENS BEHANDLING Valnämndens beslut Valnämnden ska använda sig av digitala handlingar. Valnämndens sekreterare får i updrag att ta fram en teknisk lösning för valnämnden när det gäller digitala handlingar. Beslutet expedieras till: Valnämndens sekreterare
JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 18 Övriga ärenden Valnämndens ordförande informerar om SKL:s rapport 310 val 2014. http://webbutik.skl.se/sv/artiklar/310-val-2014-ars-kommun-ochlandstingsval.html.