Återrapportering Korttidsboende och växelvård Viktigt att veta innan du börjar: Grovplanera alla insatserna! Endast grovplanerade insatser dyker upp i återrapporteringen. Det innebär att du bör kontrollera så att samtliga insatser du ska återrapportera är grovplanerade innan du börjar för att undvika dubbelarbete. Så kontrollerar du att du har grovplanerat: Gå till listan Mina processer och titta på kolumnen som heter Planerade insatser (markerad i bilden nedan). Klickar du högst upp i kolumnen (dvs. på det ljusblå fältet som heter Planerade insatser) kan du sortera på de som är grovplanerade (ifyllda) och inte grovplanerade (de tomma fälten). Målet är här att du ska tömma Mina processer på beställningar som inte har grovplanerats. Klicka på processen som inte är grovplanerad och öppna den. Gå därefter till fliken som heter Genomförande och därefter till fliken Grovplanering (Grovplanering ligger under genomförande, mellan personal och genomförandeplan). 1
1) Gå till grovplanering under fliken Genomförande 2) Det ska finnas en planerad omfattning för varje insats, dvs. Totalt planerad omfattning (med vit pil på bilden) ska finnas och den planerade omfattningen skall överensstämma exakt med det som står som den beställda omfattningen. 3) För att lägga till planerad omfattning, klicka på knappen Lägg till ny och klicka sedan på OK. 4) Avsluta med att klicka på färdigställ steg den gröna pilen i bilden ovan. 2
Töm inkomna beställningar på nya och avbeställda insatser: Beställningar som inte tagits emot (och grovplanerats) kan inte återrapporteras. Innan du ska återrapportera insatserna ska du alltså ta emot samtliga nya beställningar. Lathunden förutsätter att du kan ta emot en ny beställning i Combine. Genom att ta emot och bekräfta avbeställningarna förhindrar du att insatser ligger dubbelt i återrapporteringen. Det är mycket viktigt att du gör detta. Vi kan inte garantera att din ersättning faller ut rätt om du återrapporterar på en insats som egentligen är avbeställd. Hur du tar emot en avbeställning: Avbeställningar finns i listan över Inkomna beställningar. I kolumnen som heter Best. status står det avbeställd. Försäkra dig om att du inte har några avbeställningar innan du börjar återrapportera. Samtliga avbeställningar ska tas emot innan du börjar återrapportera. Öppna avbeställningen genom att dubbelklicka på processraden. Skapa ett slutredigeringsdokument (en sk. Avbeställningsbekräftelse) på samma sätt som du gör en beställningsbekräftelse. När du är klar klickar du på Bekräfta beställning. 3
När du klickat på Bekräfta beställning kommer det upp en ruta där du meddelas om att insatserna nu kommer att avslutas. Du ska klicka ja. Du kan börja återrapportera när: 1) Inkorgen med nya beställningar och avbeställningar är helt tom. 2) Du har försäkrat dig om att samtliga beställningar är grovplanerade genom att gå till Mina processer och kontrollera i kolumnen Planerade insatser att ingen av processerna har ett tomt fält där. 4
Återrapportering av insatser: Vad du behöver är en lista över det antal dygn brukarna spenderat hos er under den månad som ska återrapporteras. Längre bak i lathunden kommer vi gå igenom scenarion, som t.ex. hur man gör vid sjukhusvistelse. Återrapporteringsregler: Korttidsboende: Ersättning för antal utförda vårddygn, plus två dygn vid akut sjukhusvistelse eller dödsfall. Avgift utgår för antal utnyttjade vårddygn. Växelvård: Ersätts för beviljad tid, dvs. x dygn/månad. Avgift utgår för utnyttjat antal vårddygn. Detta innebär att beloppet på kundens faktura beror av det antal dygn ni rapporterar in. Detta innebär att ni ska dra av hemresedagen när ni återrapporterar. Exempel: Måndag- Måndag blir totalt 7 dygn. 5
Gå till arbetsöversikt. Gå till återrapportering Gå till återrapportering av insatser. 6
1) Vill du återrapportera utföra insatser för en specifik kund skriver du in kundens personnr här. Vill du ha upp samtliga brukare lämnar du denna ruta tom. 2) Resurs är ert företag. Du kommer endast kunna välja de resurser du har tillgång till. 3) Denna ruta kan ni lämna tom. 4) Här skriver du in tidsintervallet som du vill återrapportera för t.ex. 140301-140331 5) Du kan låta samtliga rutor vara ibockade. I rullgardinslisten Dagsrapportering väljer du Återrapporteras för period. 6) Om du vill söka upp en återrapporterad månad i efterhand kan du här välja om du vill se insatser som är signerade, eller icke signerade. 7) Avvikelsetyper, t.ex. Ej utfört insats används ej för korttids eller växelvård. 8) Om du vill återrapportera en viss insats kan du välja den i de här kategorierna. Klicka på sök när du gjort ditt val. 7
Nedan finns en förklaring för de knappar som finns i menyraden. Arbetsspara då och då medan du fyller i din utförda tid. Skulle ni ha utfört en insats som inte är beställd av kommunen kan ni fylla i den här. Öppnar en detaljvy där du kan ange utfört av, utförd omfattning, kommentarer och avvikelsetyp. Om denna knapp lyser ska ni inte använda den. Ett varningsmeddelande dyker upp om ni klickar på den, vilket förhindrar eventuella misstag. Här kan ni välja till, eller ta bort vilka kolumner ni vill se när ni återrapporterar. Se nedan för mina tips på användbara kolumner. Massignera dina återrapporterade insatser med den här knappen. Denna knapp kryssar i samtliga boxar till vänster i bild. Praktiskt om ni vill spara samtliga återrapportera insatser eller massredigera ikryssade. Kryssar ut samtliga boxar till vänster. Om det inte skulle gå att spara en tidrapport på grund av eventuella felmeddelanden. Skulle någon av dina återrapporterade tider inte bli godkända av myndigheten har du möjlighet att korrigera dem i efterhand. Låser upp en signerad (återrapporterad) rad om du skulle behöva korrigera den. Här följer ett tips på de kolumner som är viktiga när du återrapporterar: På knappen välj kolumner kan du välja vilken information du vill se. Nedan följer ett tips på de kolumner som är nödvändiga (om du vill kan du naturligtvis ha fler kolumner öppna): Beställd insats Enhet Kundens namn Planerad insats Planerad omfattning Signerad Utförd omfattning 8
När du är färdig bör du ha en ruta som ser ut på det här sättet: Notera att det syns tydligt vilka insatser som är korttidsplats och vilka som är växelboende. Under planerad omfattning ser du det antal dagar som beställts av myndigheten. Du ser också enheten (dagar, veckor osv.) som insatsen är beställd i. Till vänster och höger har du också två lodräta rader med check-box-rutor. Den vänstra bockar du i när du vill arbetsspara eller ange vilka insatser du vill massredigera. Den högra raden med check-rutor (under kolumnen signerad) använder du när du är helt klar och vill skicka återrapporteringen till myndigheten. Klicka en gång med pekaren i fältet som heter Utförd omfattning. Här ska du skriva in det antal vårddygn som utförts. Tänk på att du inte ska inkludera hemresedagen. Fältet blir rött om den utförda tiden är mindre än det som beställts, grön om den överensstämmer med det som är beställt och blått om det överstiger det som är beställt. Om en korttidsvistelse avbrutits mitt i på grund av sjukhusvistelse ska du inkludera dessa dagar i återrapporteringen. Istället ska du ange att brukaren varit frånvarande se senare i lathunden. 9
När du fyllt i samtliga rader är det dags att signera och skicka in insatserna till myndigheten. För att skicka insatserna till myndigheten gör du så här: Välj kryssa i alla - Välj Alla sidor Välj Massredigera ikryssade Bocka i rutan Ska signeras och Lämna Har utförts av samt Har utförts enligt planerad tid tomma! Klicka på Spara tidrapport - DU ÄR KLAR! 10
Vid sjukhusvistelse: Om en brukare tillfälligt avbryter sin korttidsvistelse med anledning av ett sjukhusbesök har ni rätt till ersättning för de två första dygnen. Brukaren, däremot, ska inte betala för de dygn han/hon är på sjukhus. Så här gör ni: 1) Om en korttidsvistelse avbryts mitt i på grund av att kunden vistas på sjukhus i två dygn ska du skriva in den totala tiden i återrapporteringen. Exempel: Beställningen gäller korttidsplats mellan den 10 januari till den 30 januari (totalt 20 vårddygn). Kunden vistas på sjukhus mellan 16-18 januari (2 vårddygn) och återvänder sedan till korttidsplatsen. Vad ni då gör är att rapportera in 20 vårddygn i återrapporteringsvyn. 2) Sedan lägger ni in frånvaron enligt instruktionerna nedan: Du kan söka på frånvaron under en viss månad, alternativt frånvaron för en viss kund, beroende på den sökinformation du skriver in i den grå rutan. Vill du lägga till en ny frånvaroperiod klickar du på Lägg till ny (se röd rektangel). 11
Skriv in kundens personnr som 19xxxxxx-xxxx för att försäkra dig om att tjänsten hittar rätt brukare. Det kan även fungera om du skriver in efternamn. Skriv in frånvaroperioden och var noga med att ange anmälningsdatumet som samma datum som kunden åkte till sjukhuset. Detta för att markera att det inte är planerad sjukhusvistelse. När du är färdig, klicka på Spara fråvaro RESULTAT: Det inrapporterade medför att ni får ersättning för samtliga dagar som ni lagt in i återrapporteringen. Frånvaron som ni lagt in medför att kunden inte betalar för de dagar han/hon vistades på sjukhus. 12