Projektplan 1(21) Projektnamn: Hitta och jämför hjälpmedel Projektägare: Lena Franzén Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller JA Beslut att starta Genomförandefasen, BP2 x NEJ Kommentar: Beslut att inte starta Genomförandefasen, BP2 Beslut att bordlägga beslutet Datum: 2014-03-25 Datum: 2014-03-25 Underskrift Styrgruppsordförande Underskrift Projektledare Håkan Vestergren Anna Dahlström Namnförtydligande Namnförtydligande
Projektplan 2(21) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BAKGRUND OCH SYFTE 6 2. MÅL 7 2.1. Effektmål 7 2.2. Projektmål 7 3. KRAV PÅ PROJEKTET, FÖRUTSÄTTNINGAR OCH AVGRÄNSNINGAR 8 3.1. Förutsättningar 8 3.2. Miljö 8 3.3. Avgränsningar 8 4. KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT OCH VERKSAMHETER 9 5. PLANER 9 5.1. Tidplaner 9 5.2. Resursplan 13 5.3. Budget och finansiering (kostnadsplan) 14 6. PROJEKTORGANISATION 15 6.1. Organisationsplan 15 6.2. Roller, ansvar och befogenheter 16 6.3. Externa kontakter 16 6.4. Extern styrgrupp 17 6.5. Intern styrgrupp DP hjälpmedelsdatabas 17 7. KOMMUNIKATION 18 7.1. Kommunikationskanaler 18 7.2. Möten 18
Projektplan 3(21) 7.3. Intressentanalys 18 7.4. Kommunikationsplan till projektets intressenter 18 7.5. Dokumentationsplan 19 8. KVALITET 20 8.1. Kvalitetsstrategier 20 8.2. Granskningar och bedömningar 20 8.3. Kvalitetssäkring av externa leverantörer 20 8.4. Projektrutiner 20 8.5. Säkerhet 20 9. RISKER OCH MÖJLIGHETER 21 10. LEVERANS OCH ÖVERLÄMNINGSPROCEDUR (BP4 OCH EV. BP3:OR) 21 11. PROJEKTAVSLUT (BP5) 21 12. REFERENSER 21
Projektplan 4(21) Revisionshistorik Version Datum Författare Kommentar 0.1 2013-05-29 Anna Dahlström 0.2 2013-05-31 Anna Dahlström 0.3 2013-06-05 Anna Dahlström 0.4 2013-06-19 Anna Dahlström 1.0 2013-08-30 Anna Dahlström 2.0 2014-03-25 Anna Dahlström Första version Baserad på projektets senaste version av projektplan Granskat av SKL och CeHis (nuvarande Inera) Kompletterad text om samverkan med berörda organisationer Kompletterad med delar som saknas jämfört med CeHis (nuvarande Inera) mall för projektbeskrivning Omarbetad efter ny uppdragsstruktur och -upplägg Slutlig version efter synpunkter från styrgrupp Uppdatering efter omfattande omplanering av projektet (SLL ansvarar för allt, omkastade go lives) Referenser Nr Dokument, beskrivning Version, datum 1 Ansökan om medel för att utveckla webbtjänst om hjälpmedel på 1177.se Hitta och jämför hjälpmedel (regeringsbeslut 12/5416, 2012-10-31) 2 Hitta och jämför hjälpmedel, webb-tjänst om hjälpmedel på 1177.se, Bilaga till ansökan Webbtjänst om hjälpmedel på 1177.se, Dnr 12/5416) 3 Förstudie om jämförande webbtjänst om hjälpmedel och hjälpmedelsdatabasens framtid 2012-10-25 2012-10-02 2011-10-20 4 Uppdrag om konsumentprodukter (SKL:s diarienummer 12/6448) 2012-11-15
Projektplan 5(21) Förkortningar Ord CeHis NKS SAD SFTI SLL VGR WCAG Förklaring Center för ehälsa i samverkan Nationell kundservice System Architecture Document Single Face To Industry Stockholms läns landsting Västra Götalandsregionen Web Content Accessibility Guidelines
Projektplan 6(21) 1. Bakgrund och syfte (ref 1-4) Det finns i dag en stor mängd hjälpmedel som på olika sätt underlättar livet för människor med funktionsnedsättningar. Information om de hjälpmedel som förskrivs inom landsting, regioner och kommuner lagras idag tillsammans med information om upphandlingsavtalen med leverantörerna i en databas, Hinfo. Hinfo används förutom vid förskrivning även vid olika former av informationssökning. Hinfo drivs gemensamt av leverantörerna, hjälpmedelsverksamheten och Hjälpmedelsinstitutet. Teknikleverantör är den privata aktören Amesto Solutions Logistics AB (huvudman och juridisk person). Alla parter som idag driver Hinfo är överens om att en dylik databas istället bör ägas av landsting och regioner tillsammans och ingå i Nationell ehälsa. Projektet Hitta och jämför hjälpmedel ska utveckla en hjälpmedelsdatabas som ersätter Hinfo. I utvecklingen ingår även de tekniska och användargränssnitt som behövs. För att ett hjälpmedel ska ge så stor nytta som möjligt är det viktigt att valet av hjälpmedel utgår från individens unika behov. Det finns samtidigt ett önskemål om att personer med funktionsnedsättning ska bli mer delaktiga och få större inflytande i samband med val av det hjälpmedel som passar bäst för dem. Projektet Hitta och jämför hjälpmedel ska genom att utveckla en interaktiv jämförelsetjänst göra det lättare för invånare att jämföra olika hjälpmedel. Tjänsten ska finnas på 1177.se, där det redan går att få information om funktionsnedsättningar och hjälpmedel. Genom att komplettera befintligt material med ytterligare information och tjänster kring hjälpmedelsval, kan ett anpassat temaområde för hjälpmedel skapas. Härigenom ska personer med funktionsnedsättningar på en samlad plats få information och vägledning som är relevant utifrån just deras behov. Utvecklingen av denna tjänst är ett steg i arbetet med att främja en mer jämlik hälso- och sjukvård som Staten och Sveriges Kommuner och Landsting träffade en överenskommelse om i juni 2011. Det finns även en viljeriktning hos regeringen att stärka invånarna genom ökad information om konsumentprodukter. Ett steg i den riktningen är ett uppdrag till Hjälpmedelsinstitutet om att genomföra en utredning om konsumentprodukter som alternativ till eller komplement till medicintekniska produkter (ref 4). Hitta och jämför hjälpmedel ska införliva konsumentprodukter i viss utsträckning (se 2.2 Projektmål och 4 Kopplingar till andra projekt och verksamheter). Stockholms läns landsting (SLL) driver projektarbetet i samverkan med Hjälpmedelsinstitutet, sjukvårdshuvudmän, leverantörer av hjälpmedel, utvecklingsleverantörer, förvaltningsorganisationerna för de nya tjänsterna samt andra berörda intressenter. Vid tiden då den här versionen av projektplanen fastställs är projektet halvvägs in i genomförandefasen. Projektplanen kommer därför i vissa avseenden att vara enbart framblickande.
Projektplan 7(21) 2. Mål 2.1. Effektmål Projektets effektmål är att hjälpmedelsdatabasen ägs av landsting och regioner tillsammans och ingår i Nationell ehälsa, det vill säga ett neutralt ägande att genom följsamhet mot SFTI:s standard för informationsinnehåll och -format bidra till att effektivisera inköpsprocessen för hjälpmedel och därigenom också medge att kommande lagkrav inom e-handelsområdet blir uppfyllda. att öka intressenternas möjligheter att påverka innehåll och funktionalitet i databasen att via öppna jämförelser stärka hjälpmedelsanvändare genom ökad information och därmed bättre förutsättningar att välja hjälpmedel (gäller hjälpmedelsanvändare med Fritt val) alternativt större inflytande i samband med val av hjälpmedel (normal förskrivning) att i samband med val av hjälpmedel öka delaktigheten hos personer med behov av hjälpmedel att via ett temaområde på 1177.se bidra till att personer med behov av hjälpmedel på ett enkelt sätt kan få information och relevant vägledning. För driftskostnader, se 2.2 Projektmål. 2.2. Projektmål Projektmål för Hitta och jämför hjälpmedel är följande: Invånartjänsten Tema Hjälpmedel ska vara tillgänglig för invånare på 1177.se senast den 1 juli 2014 (ref 2), go live är enligt plan den 3 juni 2014. Tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning ska vara beaktad särskilt. Hjälpmedelsanvändarna ska ha fått information om den nya invånartjänsten i tillräcklig omfattning och tid före start. Informationen ska vara anpassad efter målgruppens behov och förutsättningar (ref 2). En ny hjälpmedelsdatabas med tillhörande tekniska och användargränssnitt ska vara i full funktion senast den 15 september 2014. Databasens tekniska tillgänglighet ska vara som idag eller högre. Hjälpmedelsdatabasen ska vara anpassad och förberedd för e-handel i aspekten SFTI:s standard för informationsinnehåll och -format (SFTI/ESAP 6). Hjälpmedelsdatabasen ska så långt som det är rimligt, och utifrån vad utredningen om konsumentprodukter visar, vara förberedd för att kunna hantera en utökad mängd konsumentprodukter. Information om konsumentprodukter ska vara införlivad på 1177.se i form av redaktionellt material. Projektet ska genomföras med en intäkt från Inera som uppgår till totalt 16,5 miljoner kronor över projektets livslängd. För projektets budget, se separat projektkalkyl.
Projektplan 8(21) Drift, teknisk förvaltning, support och tjänsteförvaltning för invånartjänsten och hjälpmedelsdatabastjänsten (här ingår även kundservice) ska inte vara dyrare än för dagens hjälpmedelsdatabaslösning. Kostnaden idag är 5 miljoner kronor per kalenderår. 3. Krav på projektet, förutsättningar och avgränsningar 3.1. Förutsättningar Projektet behöver specifika förutsättningar enligt nedan. 3.2. Miljö N/A Projektets aktiviteter är sammankopplade med annan verksamhet och andra projekt hos 1177/Vårdguiden inom SLL. Resurser till projektet bör också för bästa resultat rekryteras från en rad olika enheter inom SLL. Det är en förutsättning för projektets progress att planering och struktur hos den berörda verksamheten fungerar tillsammans med projektets planering. Projektet behöver erhålla resultatet av det kravarbete som SFTI:s arbetsgrupp Hjälpmedelsbeställningar (e-handel) gör utifrån bland annat kommande lagkrav inom e-handelsområdet. Det gäller exempelvis utformningar och benämningar av informationsfält. 3.3. Avgränsningar Följande avgränsningar görs: Tjänsten Tema Hjälpmedel kommer vid go live att visa hjälpmedel från de leverantörer som har valt att vara del av migreringen från Hinfo till hjälpmedelsdatabasen kompletterade med hjälpmedel från ytterligare leverantörer som bidrar med egna så kallade Validatorfiler. Informationen som visas mellan go live av Tema Hjälpmedel och go live för hjälpmedelsdatabasen är utläst under mars-april, och kan under den perioden inte ändras. Projektets omfattning när det gäller konsumentprodukters eller konsumentproduktområdens visning på 1177.se är begränsad till redaktionellt material. I projektet ingår att utveckla en databas med funktionalitet likvärdig den som Hinfo har idag. Utveckling av annan, ny funktionalitet (exempelvis för e-handel) ingår inte. Dock ska databasen förberedas för e-handel i aspekten informationsinnehåll och -format enligt STFI:s standard (enligt 2.2 Projektmål). Projektet ansvarar inte för att inhämta kommande lagkrav inom e-handelsområdet och översätta dessa till krav på hjälpmedelsdatabasen. Projektets omfattning när det gäller hjälpmedelsdatabasen/hjälpmedelsdatabastjänsten och konsumentprodukter är begränsad till att eventuellt göra IT-utvecklingsmässig förberedelse.
Projektplan 9(21) I projektet ingår inte teknisk utredning av lämplig plattform/it-lösning för konsumentprodukter om det skulle visa sig vara en annan än aktuell hjälpmedelsdatabas. I projektets åtagande ingår inte att ansvara för eller genomföra integrationer mellan hjälpmedelsdatabasen och sjukvårdshuvudmäns och leverantörers verksamhetssystem eller teknisk anpassning, däremot bistå med stöd under integration och införande. I projektet ingår att skapa ett temaområde för hjälpmedel, inte för funktionsnedsättning. Projektet ansvarar för planering och facilitering av leverantörernas laddning av den nya hjälpmedelsdatabasen med information. Leverantörerna ansvarar för att informationen faktiskt laddas. Projektet ansvarar inte för att utöka informationsmängden i Hinfo eller i den nya hjälpmedelsdatabasen. 4. Kopplingar till andra projekt och verksamheter Nr Beskrivning Ansvarig Datum 1 Uppdrag om konsumentprodukter (Hjälpmedelsinstitutet) Utredningen ger input till både utvecklingen av databasen och till det redaktionella materialet på 1177.se. 2 Tjänstepaketering av Hitta och jämför (utbrytning från 1177.se till egen plattform) Delar av utvecklingsteamet behöver fortsätta över till Hitta och jämför hjälpmedel när Tjänstepaketeringen är klar. Projektledare Ulla-Britt Blomquist, Hjälpmedelsinstitutet Projektledare Anna Rajkowska, Stockholms läns landsting Löpande under året Bedömt klart november 2013 5. Planer 5.1. Tidplaner 5.1.1 Detaljerad tidplan Den detaljerade tidplanen (baseline) finns i ett separat dokument. Samtidigt som denna projektplan godkändes, godkändes även tidplanen, daterad 2014-03-26. Varken projektplan eller tidplan kommer att uppdateras med nya versioner på grund av ändringar i tidplanen så länge som externa leveranser, milstolpar och beslutspunkter och ligger kvar. 5.1.2 Övergripande tidplan Den övergripande tidplanen ser ut enligt nedan.
Projektplan 10(21) jan jan/feb feb feb feb feb/mar mar mar mar mar mar/apr apr apr apr apr/maj maj maj maj maj/jun jun jun jun jun jun/jul jul jul jul jul/aug aug aug aug aug sep sep sep sep 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 20-jan 27-jan 03-feb 10-feb 17-feb 24-feb 03-mar 10-mar 17-mar 24-mar 31-mar 07-apr 14-apr 21-apr 28-apr 05-maj 12-maj 19-maj 26-maj 02-jun 09-jun 16-jun 23-jun 30-jun 07-jul 14-jul 21-jul 28-jul 04-aug 11-aug 18-aug 25-aug 01-sep 08-sep 15-sep 22-sep HjmDB Utveckla M1 Utveckla M2M3 Göra QA fokus 1177 Göra driftmiljöförberedelse (MS) HjmDB i driftmiljö 1177 28 mar (MS) 100 % prestanda 1177 11 apr Göra datainläsning ETT Validera (projektet) Göra utbudspilot/-test 7 apr Skapa defaultutbud 17 apr 23 apr Göra initial utbudsplanering Utveckla delta Göra QA allt Göra acceptanstestning slut Validera (sjvhm, hjmlev) Hantera återrapport validering Produktionssätta nya PK (MS) HjmDB i prodmiljö PK 29 aug Göra manuell dataladdning (Excel) Göra datainläsning TVÅ Tillsätta roller etc. Göra slutlig konfiguration Köra utbildning (MS) Go live hjmdb 15 sep Uppdatera leverantörsdata Uppdatera utbudsplanering (MS) Erbjudande tjänst utskickat 25 apr (MS) Sjvhm och hjmlev avtalade 30 maj (MS) Sjvhm och hjmlev registrerade 20 jun Tema Hjälpmedel Utveckla Integrations-/prestandatesta Göra informationsinsats (MS) Go live 1177 3 jun
Projektplan 11(21) 5.1.3 Leveranser Lev.nr Beskrivning Mottagare (utöver Inera) Datum L0 Rapport utredningsfas Databas Övergripande teknisk lösning Backlog Arkitekturella beslut inför utveckling 1177.se Övergripande kravbild inklusive resultat målgruppsanalys Övergripande teknisk lösning Upplägg och innehåll temasida (motsvarande) 2013-04-04 L1 Invånartjänsten Tema Hjälpmedel Förvaltningsorganisation SLL 2014-06-03 L2 SAD, verksamhetsdokument, informationsdokument, arkitekturella beslut invånartjänst Förvaltningsorganisation SLL 2014-06-10 L3 Dokumentation drift invånartjänst Förvaltningsorganisation SLL Driftleverantör invånartjänst 2014-06-10 L4 Dokumentation teknisk förvaltning och support invånartjänst Förvaltningsorganisation SLL Leverantör teknisk förvaltning och support invånartjänst 2014-06-10 L5 L6 L7 L8 Dokumentation verksamhetsförvaltning invånartjänst Hjälpmedelsdatabas och hjälpmedelsdatabastjänst SAD, verksamhetsdokument, informationsdokument, arkitekturella beslut hjälpmedelsdatabas Dokumentation verksamhetsförvaltning hjälpmedelsdatabas Förvaltningsorganisation SLL 2014-06-10 Förvaltningsorganisation VGR 2014-09-15 Förvaltningsorganisation VGR 2014-09-22 Förvaltningsorganisation VGR 2014-09-22 L9 Dokumentation drift hjälpmedelsdatabas Förvaltningsorganisation VGR) Driftleverantör hjälpmedelsdatabas 2014-09-22 L10 Dokumentation teknisk förvaltning och support hjälpmedelsdatabas Förvaltningsorganisation VGR Leverantör teknisk förvaltning och support hjälpmedelsdatabas 2014-09-22 L11 Projektslutrapport Förvaltningsorganisation SLL 2014-10-15
Projektplan 12(21) 5.1.4 Beslutspunkter och viktigare milstolpar utöver leveranser (från och med BP2) Datum BP MS Beskrivning 2013-08-20 BP2 Etablering klar, projektplan godkänd styrgruppsmöten BP3 Delleveranserna godkänns och fortsatt genomförande verifieras 2014-03-21 MS Projektplan 2.0 godkänd 2014-03-06 MS Tekniskt gränssnitt Tema Hjälpmedel fastställt i slutversion 2014-03-14 MS Tekniskt gränssnitt professionen fastställt i slutversion 2014-04-11 MS Utveckling M2M3 klar 2014-05-09 MS Utveckling delta klar 2014-04-25 MS Affärsmodell godkänd 2014-04-25 MS Erbjudande ny tjänst (hjälpmedeldatabas) utskickat 2014-05-30 MS Alla sjukvårdshuvudmän och hjälpmedelsleverantörer avtalade 2014-09-17 MS Hjälpmedelsdatabasen överlämnad till förvaltning 2014-05-23 MS Initial utbudsplanering klar 2014-04-15 MS Alla datainladdning inför go live Tema Hjälpmedel klar 2014-09-05 MS All datainladdning inför go live hjälpmedelsdatabas klar 2014-03-31 MS Utveckling Tema Hjälpmedel klar 2014-06-03 MS Tema Hjälpmedel överlämnad till förvaltning 2014-09-22 BP4 Genomförande klart 2014-07-15 BP5 Avveckling klar
Projektplan 13(21) 5.2. Resursplan Resursplanen för projektgruppen ser från och med 1 januari 2014 till och med projektslut ut enligt tabellen nedan. Utöver nedanstående finns också IT-utvecklingsresurser, för hjälpmedeldatabasen respektive för Tema Hjälpmedel. Mindre resursbehov kan komma att finnas av jurister, externa granskare av redaktionellt material med mera. Roll Antal timmar Period Säkrade Projektledare 1 254 jan - okt ja Delprojektledare invånartjänst 297 jan - jun ja Delprojektledare hjälpmedeldatabas 807 jan maj (plus sep) ja IT-arkitekt 371 jan - maj ja Kravställare/PO hjälpmedelsdatabas 660 jan - maj ja Införandeansvarig 619 jan - sep delvis PO invånartjänst 248 jan - mar jan Förvaltningskompetens invånartjänst 150 mar - maj nej Redaktörer 1 687 jan - maj ja Ansvarig informationsinsats invånartjänst 99 mar - maj ja Utbildningskompetens 140 mar - maj (plus aug) nej Hjälpmedelsdatabaskompetens 132 mar - maj ja Resurser för förberedelse för och etablering av förvaltning, anslutningar till hjälpmedelsdatabastjänsten och utbildning 2 000 (ca) jan - sep till största delen
Projektplan 14(21) 5.3. Budget och finansiering (kostnadsplan) 5.3.1 Finansiering Uppdraget från Socialdepartementet är finansierat med högst 16,5 miljoner kronor, varav 3 miljoner under 2012, 10,5 miljoner 2013 och 3 miljoner 2014. SLL:s finansiering från Inera är enligt aktuell överenskommelse 16,5 miljoner kronor, inklusive medel upparbetade i tidigare faser, det vill säga fram till och med den 30 juni 2013. 5.3.2 Kostnader Projektkalkylen redovisar alla kostnadsposter detaljerat (separat dokument). Alla resurskostnader utgår ifrån resurssatta och tidsestimerade aktiviteter i tidplanen. Det finns även ett ekonomiuppföljningsdokument där samtliga kostnader är periodiserade per månad, med prognos och utfall. SLL och VGR ansvarar för eventuell finansiering utöver den från Inera.
Projektplan 15(21) 6. Projektorganisation 6.1. Organisationsplan Organisationen ser ut enligt bilden nedan. Ansvars- och utförandefördelningen ser enligt tabellen nedan. Område Ansvarar Utför Projektet med alla dess leveranser (helheten) SLL Flera IT-utveckling av hjälpmedelsdatabasen SLL Visuera (via VGR) Förberedelse för komplett förvaltning av hjälpmedelsdatabasen och hjälpmedelsdatabastjänsten Anslutning av sjukvårdshuvudmän och leverantörer till hjälpmedelsdatabastjänsten Införande av databasen hos sjukvårdshuvudmän och leverantörer SLL SLL SLL VGR Nationell kundservice (NKS) och VGR SLL Tema Hjälpmedel (helheten) SLL Flera IT-utveckling av Tema Hjälpmedel SLL Valtech
Projektplan 16(21) Förberedelse för komplett förvaltning av invånartjänsten SLL SLL Redaktionell uppbyggnad av Tema Hjälpmedel SLL SLL Informationsinsats gällande Tema Hjälpmedel SLL SLL 6.2. Roller, ansvar och befogenheter Projektledare planerar, leder, fördelar samt följer upp arbetet inom projektet samt planerar och hanterar hjälpmedelsleverantörernas dataladdning av hjälpmedelsdatabasen Delprojektledare planerar, koordinerar och följer upp arbetet inom delprojektet. Redaktör tar fram struktur och innehåll i temaområdet, tillsammans med olika typer av redaktionell kompetens samt ansvarar för kontakten med det redaktionella nätverket. IT-arkitekt tar fram övergripande tekniska lösningar, utreder tekniska frågor och tar fram nödvändig arkitekturell dokumentation. Införandeansvarig planerar, driver på och följer upp integrationen och den tekniska anpassningen hos sjukvårdshuvudmännen och stöttar i det arbetet.ytterligare en uppgift är utbildning för både sjukvårdshuvudmän och leverantörer från planering till genomförande. Utredare kravställare produktägare hanterar de utredningsfrågor som uppstår under genomförandefasen och kravhanterar både i aspekten insamling och avstämning av nya krav och ägande under utvecklingen. Arbetsgrupps- och referensgruppsarbete som rör databasen ingår också här. Förvaltningskompetens förbereder för förvaltning bland annat i form av planering, kalkylering och framtagning av nödvändig dokumentation. Ansvarig informationsinsats Tema Hjälpmedel planerar, driver och/eller genomför den informationsinsats som ingår i uppdraget. 6.3. Externa kontakter Utöver de två utvecklingsleverantörerna arbetar projektet också tillsammans med sakkunniga inom hjälpmedelsområdet framför allt hos Hjälpmedelsinstitutet men också inom sjukvårdshuvudmännens hjälpmedelsverksamhet samt verksamhetsrepresentanter i olika grupperingar, exempelvis arbetsgrupper och referensgrupper. Även leverantörer är representerade i olika grupper. Eventuellt kommer också experter på tillgänglighet hos webbsidor engageras. Särskilt inom invånartjänstdelen kommer brukarföreningar att informeras och/eller engageras.
Projektplan 17(21) 6.4. Extern styrgrupp Projektets externa styrgrupp består av följande medlemmar: Håkan Vestergren, Sveriges Kommuner och Landsting (ordförande) Mikael Johansson, Center för ehälsa i samverkan (beställare) Arne Thureson, Landstinget Dalarna (representant för landsting/regioner, ordförande i styrgruppen för Hinfo) Sophie Pettersson, Kvistberga Group AB (representant för leverantörer, medlem i styrgruppen för Hinfo) Anders Larsson, Hjälpmedelsinstitutet Ulla-Britt Blomquist, Hjälpmedelsinstitutet Lena Franzén, intern projektägare SLL. Föredragande är huvudprojektledaren. 6.5. Intern styrgrupp DP hjälpmedelsdatabas Projektets interna styrgrupp för hjälpmedelsdatabasen består av följande medlemmar: Kim Nordlander, Stockholms läns landsting Lena Franzén, Stockholms läns landsting Christine Salvén, Västra Götalandsregionen Bo Svensson, Västra Götalandsregionen Föredragande är delprojektledaren för hjälpmedelsdatabasen. Huvudprojektledaren deltar på mötena.
Projektplan 18(21) 7. Kommunikation 7.1. Kommunikationskanaler Projektet kommer utöver traditionella former att kommunicera och informera internt via Projectplace. Extern kommunikation kommer att bland annat gå via kanalerna informationsbrev i olika nätverk, cehis.se, Hinfos styrgrupp, sammankomster för Hinfoansvariga, Hinfos intressentmöte, Sesam användarförenings forum, projektets arbetsgrupper och referensgrupper, projektets kontaktpersoner i alla landsting och fristående kommuner, Hjälpmedelsinstitutet med flera. 7.2. Möten Möte Syfte/resultat Ansvarig Deltagare Frekvens/tid Styrgruppsmöte externt Lämna statusrapport, lyfta frågor för beslut från styrgruppen (hela projektet) PL Styrgrupp extern Månadsvis Projektmöte Informera om projektläge, korttidsplanera, följa upp progress, lyfta frågor och problem PL Projektgrupp Varje vecka Projektledare projektägare Redovisa avvikelser, lyfta upp risker och frågor för beslut PL Projektägare SLL och PL Vid behov Styrgruppsmöte internt Lämna statusrapport, lyfta frågor för beslut från styrgruppen (delprojekt hjälpmedelsdatabas) DPL hjälpmedelsdatabas Styrgrupp intern Varannan vecka Projektledaren deltar på Hinfos regelbundna styrgruppsmöten. 7.3. Intressentanalys Direkt involverade parter är utöver utförarorganisationen med framför allt SLL och VGR, sjukvårdshuvudmän i form av hjälpmedelsverksamhet inom alla landsting och kommuner, hjälpmedelsleverantörer som ska ha information i databasen samt Hjälpmedelsinstitutet. Samtliga, identifierade intressenter finns i projektets intressentanalys (separat dokument). 7.4. Kommunikationsplan till projektets intressenter Kommunikation och information till projektets intressenter beskrivs i projektets kommunikationsplan med tillhörande intressentanalys och aktivitetsplan (separata dokument).
Projektplan 19(21) 7.5. Dokumentationsplan De viktigaste dokumenten som projektet ska producera finns listade under Fel! Hittar inte referenskälla. Fel! Hittar inte referenskälla.. Projektet kommer att ta fram en mängd dokument inför exempelvis förvaltning förvaltningsplaner, tjänstebeskrivningar, processer, rutiner, instruktioner etc. Projektet har upprättat en dokumentförteckning.
Projektplan 20(21) 8. Kvalitet 8.1. Kvalitetsstrategier 8.1.1 Produktion Projektet kommer att ha en agil, det vill säga lättrörlig, ansats för att löpande kunna dra nytta av de erfarenheter som görs inom och mellan de olika faserna. Även utvecklingsarbete kommer att bedrivas enligt en agil modell. Syftet med det här upplägget är att säkerställa att invånares och andra intressenters behov tillgodoses på bästa sätt och att de mest effektfulla insatserna prioriteras. Inga ändringar av projektplanen eller andra väsentliga ändringar kommer att göras utan beslut från styrgruppen. Projektet kommer att inhämta erfarenheter från tidigare, liknande projekt exempelvis Nya hitta och jämför och Hitta och jämför tandvård. 8.1.2 Kravdialog, förankring I utredningsfasen ingick kravinsamling och formulering av kravbilder för båda huvudområdena. Kravinsamling och förankring genomförs på en mängd olika sätt via insamling och analys av tidigare gjort arbete, via målgruppsanalys, via intervjuer och arbetsoch referensgruppsarbete tillsammans med olika intressenter/roller. Kraven dokumenteras i så kallade user stories, vilka är direkt input till utvecklingen. Den agila modellen innehåller sedan en metod för kravhantering under utvecklingsfasen. 8.2. Granskningar och bedömningar Tema Hjälpmedel har vid ett par tillfällen granskats av Funka Nu. För Tema Hjälpmedel har också en värdering av uppfyllelse av riktlinjer för tillgänglighet (WCAG, Web Content Accessibility Guidelines) gjorts. 8.3. Kvalitetssäkring av externa leverantörer De agila metoder som tillämpas innebär successiv testning och med efterföljande leveransgodkännanden. Leveranserna godkänns av produktägaren. 8.4. Projektrutiner Projektet följer projektmodellen Projektil. 8.5. Säkerhet Information styrs kontrollerat till tänkta mottagare, exempelvis tilldelas behörigheter till olika delar av Projectplace. Känsliga dokument läggs inte på Projectplace. I övrigt N/A. Projektet, och i praktiken utvecklingsleverantören Visuera, ansvarar för att sjukvårdshuvudmäns och hjälpmedelsleverantörers information i hjälpmedelsdatabasen skyddas på tillbörligt sätt.
Projektplan 21(21) 9. Risker och möjligheter Risker och deras hantering dokumenteras i projektets riskbemötandeplan (separat dokument). De högst klassade riskerna lyfts upp i de månatliga statusrapporterna och på varje styrgruppsmöte. 10. Leverans och överlämningsprocedur (BP4 och ev. BP3:or) I båda utvecklingsdelarna engageras kommande förvaltningsorganisationer i tillräcklig utsträckning och tid för överlämning. Förvaltningsresurser kommer också att utföra aktiviteter inom ramen för projektet, exempelvis planera förvaltningen och ta fram nödvändig dokumentation. Planerade överlämningsmöten genomförs och tjänsterna övergår i förvaltning efter dessa möten samt godkännande av leveranserna. 11. Projektavslut (BP5) Efter att projektet är avslutat så kommer VGR, på uppdrag av Inera, att förvalta databasen och databastjänsten och SLL förvalta invånartjänsten. Projektet är avslutat när alla leveranser är gjorda och godkända av beställare och mottagare slutrapporten är godkänd av projektägaren all projektdokumentation är arkiverad på bestämd plats ansvarig är utpekad för att följa upp projektets nytta för verksamheten projektägaren har förklarat projektet avslutat. 12. Referenser Referenser Nr Dokument, beskrivning Version, datum 1 Ansökan om medel för att utveckla webbtjänst om hjälpmedel på 1177.se Hitta och jämför hjälpmedel (regeringsbeslut 12/5416, 2012-10-31) 2 Hitta och jämför hjälpmedel, webb-tjänst om hjälpmedel på 1177.se, Bilaga till ansökan Webbtjänst om hjälpmedel på 1177.se, Dnr 12/5416) 3 Förstudie om jämförande webbtjänst om hjälpmedel och hjälpmedelsdatabasens framtid 2012-10-25 2012-10-02 2011-10-20 4 Uppdrag om konsumentprodukter (SKL:s diarienummer 12/6448) 2012-11-15