Protokoll från styrelsemöte i Linköpings Klätterklubb Datum: 2014-03-11 Tid: 19:00-22:26 Plats: Hangaren Närvarande: Mattias Strand Ordförande Jon Bjärkefur Andreas Hansson Jimmy Klinteskog Henrik Malmsten Peter Rosander Michael Silvin Anna Stockborn Ludwig Ring Patrik Wahlund Richard Lilja Ombyggnationsansvarig 1. Mötet öppnas Ordförande Mattias Strand hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Val av mötesordförande och mötessekreterare Till mötesordförande valdes Mattias Strand. Till mötessekreterare valdes Andreas Hansson. 4. Val av justerare Till justerare valdes Anna Stockborn. 5. Adjungeringar Ombyggnationsansvarig, Richard Lilja, adjungerades till mötet. 6. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll lades till handlingarna. 7. Ombyggnation Richard har varit i kontakt med Hans Mayer och de har tillsammans med Anna tittat på lokalerna och alternativ för ombyggnation. De har pratat med entreprenörer och ska få ett prisförslag inom några veckor. Richard visade upp ritningar och olika lösningar diskuterades bland annat trappa, där styrelsen tycker att en vanlig trappa är lämpligare än en spiraltrappa för att lättare kunna flytta stora saker upp och ner. Michael informerade Richard om förutsättningar för certifiering som behöver tas hänsyn till vid ombyggnationen. 8. Ansvarsgrupper Andreas från väggansvarsgruppen föredrog nuvarande status för nyckelbrickor; hur många brickor som finns och vilka som har dem. Styrelsen beslutade att dra in nyckelbrickor från de som inte
längre behöver dem för styrelsearbete eller förtroendeposter, samt att hallgruppen ska tilldelas två nyckelbrickor; en bricka omgående, och en då det finns tillräckligt antal brickor för att tillgodose behovet av väggansvariga. 9. Förändring av städning Styrelsen beslutar att föreslå till vårmötet att utöka budgetposten för lokaldrift med 30 000 kr för att göra det möjligt att anlita städfirman för städning en gång i veckan i stället för som i dagsläget en gång i månaden. Om förslaget går igenom kommer det innebära att ansvaret för städning kan lyftas av från väggansvariga. 10. Klubbresa En boulderresa till Kjugekull planeras den 25 april till 27 april. Resan sker i egna bilar på egen bekostnad, men styrelsen hjälper till att samordna samåkning. Övernattning sker i stugor med fyra bäddar till ett pris av 595 kr per stuga och natt. Styrelsen beslutar att klubben stöder resan ekonomiskt med max 300 kr per person. Detta görs genom att ta in en anmälningsavgift på 100 kr från medlemmar som vill åka med, och att klubben betalar boendet, vilket beräknas kosta mellan 300 kr och 400 kr per person beroende på antal deltagare. 11. Boulderrummet Michael har pratat med firman som lade in bouldermattan. De har lovat att skicka fler lagningslappar i kardborrebandsmaterial, motsvarande de vi fått tidigare, men större. Lappar bör komma inom kort, då tillverkningen av dem skulle ske den första veckan i mars. Styrelsen är inte övertygad om att laglapparna kommer att lösa problemet eftersom mattan har fortsatt att gå sönder mer och mer på flera ställen, men ska prova den föreslagna lösningen. Mattfirman har meddelat att de tittar på en bättre lösning, men tror att denna lösning kommer att vara tillräcklig. Ommålningen av boulderrummet följdes också upp och styrelsen konstaterade att det inte blivit riktigt bra på grund av att färgborttagningen och slipningen inte riktigt fungerade. 12. Riksintressen för friluftsliv Michael har pratat med länsstyrelsen i Östergötland som håller på att kartlägga områden som betraktas som riksintressen för friluftsliv. Några av våra klätterberg, däribland Grebo och Stegeborg (genom vattensystemet runtomkring) ingår i de nya intresseområdena. Michael har kompletterat länsstyrelsens beskrivning av områdena med att klättring bedrivs där. 13. Ledbyggarhelg vecka 12 Många från styrelsen är bortresta den helgen och det är därför problem att få fram ett tillräckligt antal person som kan organisera arbetet under alla dagarna. Styrelsen beslutar att rivningen inleds under onsdagen samt grepptvätt sker på torsdagen för att det ska fungera med ansvariga. Ludwig får i uppdrag att hyra in en skylift onsdag till söndag. Jimmy påpekar att en del var irriterade vid senaste boulderbyggarhelgen för att det bara serverades smörgåsar (problem med förmånsbeskattning av riktig mat). Styrelsen fortsätter att utvärdera alternativ. Det har också varit problem med att utlägg uppgått till stora summor pengar och att det tar en tid att få ersättning. För att komma runt det problemet kan kassören ge förskott till de som vet att de kommer behöva göra stora utlägg i samband med byggarhelger.
14. Uppföljning av tidigare punkter 1. Saknade protokoll Det underskrivna protokollet från 2013-10-15 saknades i väggansvarsskåpet. Däremot fanns höstmötesprotokollet och kan anslås. 2. Inköp Nya klätterrep har betalats och bör komma snart. Jimmys och Patriks grepp har också köpts in. 3. Prislista för besökare i kassan Jimmy har inte hunnit ta fram en prislista att anslås i kassan. I stället får Anna i uppdrag att ta fram rätta prisuppgifter och Ludwig i uppdrag att sätta ihop en layout. Vi vill att det ska stå på svenska och engelska både vad man kan betala för i kassan och vad det kostar att skaffa väggkort och medlemsskap. 4. Vårmöte De förberedelser som kunnat göras har gjorts revisorn har fått material från kassören samt protokoll och vet när vi behöver ha hans revisionsberättelse. Om motioner kommer in från medlemmarna så hanteras det via styrelselistan och vid behov genom ett extrainsatt styrelsemöte. 5. Festpolicy Mattias håller på att ta fram en festpolicy. 6. Hål i boulderrummet Arbete pågår - skivor för att laga hålen har köpts in och finns i förrådet. 7. Tavelplats till sysslolösningen Mattias ska meddela sysslolösningen vad som gäller för att anslå information i klätterhallen. 8. Biblioteksansvar Andreas tar kontakt med Per Lundqvist om att posten biblioteksansvarig försvinner och går in i hallgruppens ansvar, samt efterfrågar material / nyckelbricka. 9. Informationsblad om förmånsbeskattning av mat Informationsbladet har tagits fram och finns tillgängligt. 10. Utökad städning Kajsa tar in offerter på städning inför medlemsmötet. 11. Rep i boulderrummet Repet som hängde i boulderrummet har plockats ner. Repet finns i förrådet så att Simon kan hämta upp det när det passar. 12. Lamineringsmaskin Jon har tittat på inköp av en lamineringsmaskin av högre kvalitet för att laminera märklappar till repväggen. Kostnaden är 3100 kr för en maskin som kan laminera A3 samt 200
lamineringsfickor. Styrelsen tycker att det blir väl dyrt i förhållande till att helt enkelt låta tryckeriet laminera åt oss. Ludwig får i uppdrag att beställa provtryck på Tyvek, det material som vattentåliga kartor trycks på. 15. Övriga frågor 1. Grepp utan problem i boulderrummet Jimmy har fått frågan om det är OK att sätta upp grepp i alla de hål som inte används till några problem i ett område på boulderrumsväggen. Tanken är att göra det möjligt att klättra och träna fritt med valfria grepp. Styrelsen beslutar att det går bra att prova i ett par veckor, men den som vill göra det måste först tydligt märka upp befintliga leder i området. Hallgruppen får i uppdrag att titta på hur stort område som behövs och utarbeta detaljerna. 2. Inköp av grepp Grepp från Lapis har kommit och finns i hallen. De stora tufor som Jon önskat är också på gång. 3. Sportis Camp Mattias har blivit kontaktad av Sportis Camp angående att utnyttja Hangaren i år igen, och ska vara med på ett möte med dem. Patrik får i uppdrag att räkna på hur många timmar det blev förra året och ta fram ett pris för i år. 4. Kinda Kanal Ludwig har blivit kontaktad av någon som skriver en guide till Kinda Kanal, och meddelat dem att vi inte är intresserade av att medverka i dagsläget, men att Naturfirman kanske är det. 5. Nya ankare till topprepen Michael har fått ett förslag från Svenska Klätterförbundet på hur kombinerade ankare för topprep och ledklättring kan konstrueras med ett fast kedjeankare för topprepet och karbiner för ledklättring. Michael får i uppdrag att räkna på kostnaden och vid behov lägga ett förslag om utökad budget till vårmötet. 6. Alternativ ersättning till provapåsäkrare Några provapåsäkrare har uttryckt önskemål att i stället för kontant ersättning få tillgång till nyckelbricka så att de kan vara i Hangaren när som helst. På grund av bristen på nyckelbrickor är det inte möjligt att göra. 7. Ersättning för resa med egen bil Om man använder egen bil för klubbens räkning i samband med till exempel ledbyggarhelger så utgår milersättning. Kassören kan lämna närmare detaljer. 8. Tydligare dagordningar Önskemål har kommit om att få tydligare dagordningar till styrelsemötena så att man vet vad som ska tas upp på varje punkt. Mattias tar åt sig av önskemålet. 9. Instruktörsaspiranter från LKK I avtalen med de som håller utbildningar i Hangaren finns en skrivelse om att en instruktörs-
aspirant från LKK ska ha möjlighet att delta vid kurser. Styrelsen ser detta som något som den som är intresserad av att utbilda sig till instruktör själv kan ta upp med kurshållaren; skulle situationen uppstå att flera är intresserade så får styrelsen ta ställning till problemet då. 10. Väggregler och att förklara säkringsteknik Frågor har förekommit om det är tillåtet för medlemmar att lära ut hur man säkrar i Hangaren. Av väggreglerna framgår att man inte får hålla kurs om man inte är auktoriserad instruktör. Styrelsen vill inte ha ett förbud mot att påpeka när någon gör fel i hallen; tvärtom är det bra om medlemmar kan säga till när de ser att någon gör något olämpligt. Det är därför inte förbjudet för medlemmar att informellt förklara säkringsteknik, men en person utan grönt kort får inte prova att säkra på egen hand. 16. Nästa möte Nästa möte är vårmöte tisdagen den 8 april kl 19 i Hangarens konferensrum. 17. Mötet avslutas Ordförande förklarade mötet avslutat. Andreas Hansson Sekreterare Anna Stockborn Justerare