Protokoll från styrelsemöte i Linköpings Klätterklubb

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Linköpings Klätterklubb Datum: Tid: 19:00-22:03 Plats: Hangaren Närvarande: Mattias Strand Ordförande Jon Bjärkefur Kajsa Goffrich Andreas Hansson Robert Janson Jimmy Klinteskog Henrik Malmsten Peter Rosander Michael Silvin Hanna-Stina Stenwald Anna Stockborn Ludwig Ring Patrik Wahlund 1. Mötet öppnas Ordförande Mattias Strand hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes efter att punkt 7, ansvarsområden, skjutits in. 3. Val av mötesordförande och mötessekreterare Till mötesordförande valdes Mattias Strand. Till mötessekreterare valdes Andreas Hansson. 4. Val av justerare Till justerare valdes Kajsa Goffrich. 5. Adjungeringar Inga adjungeringar fanns. 6. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll lades till handlingarna. Michael Silvin fick i uppdrag att utreda var/om den underskrivna kopian av mötesprotokoll finns. 7. Ansvarsområden Styrelsen beslutar om fördelning av ansvarsområden enligt följande: Hallansvariga Väggansvarigansvarig Infoansvarig Provapåansvarig Junioransvarig Säkerhetsansvarig Jimmy Klinteskog och Jon Bjärkefur Peter Kjellström Anna Stockborn Patrik Wahlund Peter Rosander Michael Silvin

2 Aktivitetsansvarig Utomhusansvarig Ombyggnationsansvarig Accessansvarig Inköpsansvarig Utlåningsansvarig Robert Janson Jimmy Klinteskog Richard Lilja Kajsa Goffrich Ludwig Ring Ludwig Ring Respektive ansvarig kan också knyta en grupp till sig för att hjälpa till i arbetet. En miljöansvarig utses ej, utan miljöarbetet hanteras genom att vi tar fram en policy som sedan appliceras i varje sammanhang där det är relevant. Posten biblioteksansvarig försvinner och ansvaret faller in under hallansvariga. Mattias Strand får i uppdrag att kontakta tidigare biblioteksansvarig. 8. Mat i samband med klubbaktiviteter Skatteverket bedömer att lagad mat som serveras i samband med andra medlemsaktiviteter är en skattepliktig förmån för mottagaren. Vi har två alternativ: Antingen får vi hålla oss till enklare mat, smörgåsar och liknande, eller så måste vi samla in personuppgifter från alla som äter och skicka in till Skatteverket. Styrelsen beslutar att tillåta bägge alternativen och att det är upp till den som ordnar aktiviteten att styra. I de fall lagad mat serveras ska den ansvariga för aktiviteten samla in de nödvändiga uppgifterna från deltagarna. Henrik får i uppdrag att ta reda på exakt vilken information som behövs för att lämna kontrolluppgifterna och Kajsa får i uppdrag att skriva ett informationsblad om det. 9. Väggansvar Väggansvarsgruppen har haft möte och tagit fram en handlingsplan för städning, antal väggansvariga och pass, utbildning i grönt kort, samt brickor. Arbetsbördan för väggansvariga har ökat sedan väggansvarssystemet infördes det finns fler i Hangaren som smutsar ner, den falldämpande mattan har gjort det svårare att städa, och kraven på utbildning för att examinera grönt kort har ökat. Gruppen föreslår därför att lyfta bort städningen från de väggansvariga och i stället köpa in ytterligare städning från städfirman, till en uppskattad årskostnad av kr (i dagsläget betalar vi ca kr för städningen) och samtidigt följa upp städningen bättre och se till att det sköts bra och täcker våra behov. Styrelsen beslutar att gå vidare enligt gruppens förslag. Om städkostnaden inte ryms inom budget tas kostnaden upp på vårmötet för godkännande från medlemmarna. Väggansvarsgruppen får specificera exakt vad som ska städas och sedan ta kontakt med några olika städbolag och ta in offerter; därefter i samråd med kassören beställa städning. Henrik får i uppdrag att undersöka varför budgeten drogs över Väggansvarsgruppen får fortsätta att utreda larmbrickor och uppföljning av gruppernas arbete sätts som en återkommande punkt på dagordningen för kommande styrelsemöten. 10. Hallgruppen Hallgruppen har internt fördelat ansvarsområden och satt upp en mailinglista för att organisera sitt arbete. Affischer har anslagits inför kommande boulderbyggardagar och ommålning. Rivning av grepp på en vägg har påbörjats och den stora lila tufan har tagits ner. Ett test har gjorts med slipning, men våra egna slipmaskiner hade dålig effekt på väggen och skakar för mycket, så gruppen har för avsikt att hyra in bättre slipmaskiner, samt passande dammsugare för att samla upp slipdammet. Detaljer för hur arbetet bör genomföras diskuterades: Mattan ska täckas med plast (ej papp) redan under slipningen och boulderrummet skärmas av från resten av hallen. Färg kommer att köpas från Flügger färg. Ingen friktionsinblandning i färgen planeras.

3 Ommålningen under boulderbyggardagarna beräknas kosta ca kr, fördelat på maskinhyra kr, färg kr, rollers och plast kr, mat och dryck kr. Därtill sedvanliga kostnader för hyra av bil och tvätthall vid grepptvätt. Styrelsen godkänner att hallgruppen går vidare med ommålningen. 11. Svenska Klätterförbundet Jim Wasmuth från förbundsstyrelsen har kontaktat Mattias för att de söker en kvinnlig kandidat till förbundsstyrelsen. Det finns kommittéer som utför det faktiska arbetet, så det handlar bara om att delta i 6 fysiska möten och 2 telefonmöten per år och tycka till. Anna är intresserad av att kandidera själv, men skickar också ut frågan på våra informationskanaler. Valet till styrelsen sker vid förbundsmötet den mars på Bosön. Michael kan tänka sig att åka dit och styrelsen utser honom till klubbens representant vid förbundsmötet. 12. Uppföljning av punkter från tidigare möten 1. Ombyggnation Richard har sökt kontakt med Hans men inte fått kontakt än. Han har däremot fått tag på ritningar från Erik. 2. Drickabacksklättring Patrik har kontaktat frågeställaren och meddelat klubbens inställning i frågan. 3. Inköp Nya rep är på gång, för endast 1.21 euro per meter. Om det finns intresse från medlemmar så kan det gå att skicka en gemensam beställning av rep genom klubben. Gimmekraftböcker är på gång. En offert på grepp från Crux är på gång. Förstahjälpenlådan har fyllts på. Ludwig har beställt 25 larmbrickor från larmfirman. I dagsläget säger larmfirman att vi inte själva kommer kunna registrera in brickorna utan att de kommer behöva vara inblandade vid varje tillfälle. 4. Prislista i kassan Jimmy ska ordna med prislista att anslå i kassan, snart. 5. Uppklättringar Det har hållits fyra uppklättringstillfällen hittills och totalt två personer har varit intresserade av att göra uppklättringar. 6. Vårmötet Tidpunkten för vårmötet närmar sig och kallelse med dagordning måste skickas ut fem veckor i förväg, vilket kommer vara före nästa styrelsemöte. Verksamhetsberättelse tas fram gemensamt på Google Drive av de som hållit i verksamheter under det föregående året; Mattias tar med hjälp av Janne fram ett utkast att fylla i. Henrik skickar den ekonomiska berättelsen till revisorn så att den kan granskas i god tid. Arbetet samordnas via styrelselistan.

4 7. Festpolicy Mattias tar fram ett förslag till festpolicy och skickar ut på styrelselistan. 8. Ledbyggarutbildning Ett nytt kurstillfälle har dykt upp den mars och styrelsen beslutar att på samma villkor som tidigare föreslagits finansiera kursavgift, boende och resa. Jon och Jimmy bokar direkt och skickar fråga till Peter K och Richard om huruvida de också har möjlighet att åka denna helg. Inbjudan av ledbyggarinspiratör läggs därmed åt sidan för tillfället. 9. Information om upphittat En ny informationsskylt till upphittatlådan har satts upp där de som tappat saker får veta att de måste hämta upp dem inom en viss tid innan sakerna kastas. 10. Tavelplats till Sysslolösningen Mattias meddelar Fredrik att han får sätta upp en tavla motsvarande Naturfirmans tavla och flytta om så att de bägge får plats intill varandra. Tills vidare sätter Fredrik upp sina lappar på sitt skåp. 11. Skador i boulderrummet Michael har mätt upp skadorna på mattan och kontaktat mattläggarfirman. Hallgruppen får reparera hålen i väggen vid nödutgången i samband med övrig renovering i boulderrummet. 12. Nya väggregler Ludwig har satt upp nya väggregler. Anna får i uppdrag att meddela på hemsidan och i Facebookgruppen att väggreglerna ändrats. 13. Foton på styrelsen Jimmy uppdaterar fotona av styrelsen på anslagstavlan. 14. Kalla duschar i omklädningsrummen Jon har undersökt problemet och fått veta av receptionen att det finns en begränsad kvot på varmvatten, så att värmeväxlaren slår ifrån efter att den dagliga mängden överskridits. Kvoten räcker inte längre till när allt fler börjat utnyttja duscharna. Hangaren ska öka mängden. 13. Övriga frågor 1. Repet i boulderrummet Kajsa har hört mycket klagomål på repet då hon har varit väggansvarig. Dels är de som klättrar på repet i vägen för andra; dels gungar barn i repet på ett riskabelt sätt. Hallgruppen får i uppdrag att omgående ta ner repet. 2. Medlemskort och årsklistermärken till gröna kort Klätterverket och Karbin i Stockholm har infört ett system med klistermärken med årtal som ska sättas på de gröna korten. Om någon kommer dit och inte har ett, eller har ett för gammalt, klistermärke kan de bli tvungna att göra en ny uppklättring. Vi har fått en uppsättning klistermärken.

5 Vi har också fått medlemskort för Svenska Klätterförbundet. Bådadera finns i väggansvarsskåpet och väggansvariga kan dela ut dem till de som vill ha. Henrik stämmer av med Peter att det är OK, och Anna informerar medlemmarna om att märken och kort finns. 3. Tävling Ingen i hallgruppen har möjlighet att hålla i en bouldertävling i samband med boulderbyggarhelgen. Jon får i uppdrag att se om någon medlem är intresserad av att hålla i en tävling; styrelsen är positiv till att tävling hålls om möjligt. 4. Märkningssystem Kort för uppsättning på leder har förberetts med provtryck och några kort visades upp. För att förbättra kontrasten beslutas att sätta en vit kontur på siffrorna. Ett stort antal plastkort kommer behöva lamineras och vi har två lamineringsmaskiner i klubben samt möjlighet att låna en av Michael vid behov, men det är lite oklart vilken kapacitet de har. Jon kollar upp maskiner och pris till nästa möte för att eventuellt köpa in en kraftfullare maskin. 5. Infomail Hur ofta vill vi skicka ut dessa och vad ska finnas med? På ett antal punkter har noterats att Anna ska informera. Vi bör inte skicka ut informationsmail för ofta. Lämpligen får Anna skicka ut ett utkast till styrelselistan när det är dags, så kan den som eventuellt saknar något eller har något nytt som snart borde informas om, komplettera innan det går iväg. 6. Utomhusklättring Tjugekull Det har visat sig vara svårt att få tag i boende till påsk så aktiviteten flyttas till helgen efter. Klubben kan maximalt sponsra resa och boende med 300 kr per person (en medlemsavgift). Vi räknar med resa fredag till söndag. När vi vet hur många som är intresserade får vi ta ställning till om vi ska hyra en minibuss eller kanske rent av anlita ett bussbolag. 7. Säkerhetsfråga Michael har när han varit i Hangaren sett en person säkra på ett olämpligt sätt, med grigri som helautomatiskt säkringssystem. Trots tillsägelse skedde ingen bättring vad gör man? Normalt sett ska man kunna få hjälp av väggansvarig, men i detta fallet var det den väggansvarige som klättrade. Att fysiskt slänga ut människor är inte något vi vill börja göra. Kontakt tas med Peter K angående att varna den väggansvarige. 8. Byte av hjälpvikter till mjuka säckar Markus Svensson har önskat att vi ska byta från de hårda hjälpvikterna vi har idag till mjuka viktsäckar. Styrelsen tycker det låter som en bra idé och ber Markus att skicka en inköpsförfrågan med information om var de kan köpas och vad de kostar till inköpsansvarig. 14. Nästa möte Nästa möte hålls tisdagen den 11 mars kl 19 i Hangarens konferensrum. 15. Mötet avslutas Ordförande förklarade mötet avslutat.

6 Andreas Hansson Sekreterare Kajsa Goffrich Justerare