Protokoll från vårmöte i Linköpings Klätterklubb

Transkript

1 Protokoll från vårmöte i Linköpings Klätterklubb Datum: Tid: 18:30 Plats: Hangarens konferensrum 1. Mötet öppnas Mötet förklarades öppnat av ordförande Sofia Dannert kl Godkännande av dagordning Godkändes som den föreslogs. 3. Val av mötesordförande och mötessekreterare Till mötesordförande valdes Sofia Dannert. Till mötessekreterare valdes Sara Friberg. 4. Val av två justerare och tillika rösträknare Till justerare tillika rösträknare valdes Mattias Strand och Ludwig Ring. 5. Fråga om stadgeenlig kallelse Mötet godkände att kallelsen gått ut på rätt sätt, i rätt tid. 6. Fastställande av röstlängd En röstlängd fastställdes på 18 personer (se bilaga). Samtliga närvarande var röstberättigade. 7. Verksamhetsberättelse för 2015 Verksamhetsberättelsen lades till handlingarna (se bilaga). 8. Förvaltningsberättelse för 2015 Peter Rosander, 2015 års kassör, föredrog förvaltningsberättelsen för 2015 och den lades till handlingarna. Diskussion: Missat att söka LOK-stöd på våren (ca 300), förebyggs genom att dokumentera bättre, vilket tillsammans med en utgift för tröjor till juniortränare resulterat i att juniorverksamheten har gått minus. Mer transparens kring juniorträningen önskas då resor, löner, anmälningsavgifter, inköp av selar och skor med mera ingår i budgetposten. Eventuellt kan en uppföljningsmall skapas. 9. Revisionsberättelse för 2015 Revisionsberättelsen för 2015 lades till handlingarna (se bilaga). Revisorn rekommenderar mötet att bevilja 2015 års styrelse ansvarsfrihet. 10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 2015 Mötet beviljade 2015 års styrelse ansvarsfrihet.

2 11. Vision/ambition 2016 Ungefärlig planering inför året med bl a utepremiär, byggdagar och andra aktiviteter (se bilaga). En mer fullständig planering blir tillgänglig för klubbens medlemmar inom snar framtid. 12. Val av valberedning Mötet beviljade förslaget att välja Johanna Hoxell som valberedning. Ambitionen är att hitta minst 1 person ytterligare att ingå i valberedningen och mötet uppdrog därför åt styrelsen att fyllnadsvälja 1-2 personer. 13. Motioner 1: Motion om permanent surfplatta för att spela musik i hallen (se bilaga) Styrelsens svar: Ger mindre nytta än det kostar, i dagsläget är det inget problem att spela musik som vi gör. Kostnaden för ett företagskonto på Spotify samt licenskostnader med mera går upp emot 100/mån. Motionen avslogs. 2: Motion om försäljning av gamla och udda klättergrepp (se bilaga) Tillägg: Eventuellt kan grepp bytas på travers-/uppvärmingsväggen. Styrelsens förslag: I första hand byta ut grepp på traversväggen, hallgruppen avgör sedan hur de vill göra sig av med övriga grepp. Förslag 1: Styrelsens förslag. Förslag 2: Motionen som den inkom. Förslag 3: Styrelsen och hallgruppen tar hand om frågan. Förslag 3 bifölls. 3: Motion om införande av familjeväggkort (se bilaga) Styrelsens svar: Föreslår att avslå motionen då styrelsen inte anser att det är dyrt. Önskar tydligare motivering till varför det är dyrt, då det jämfört med andra motsvarande klätterhallar är relativt billigt. Motionen avslogs. 4: Motion om ändring av stadga för styrelsens storlek (se bilaga) Styrelsens svar: Föreslår att motionen beviljas. Diskussion: Motionen stödjer att mer ansvar kan läggas på utskott och engagerade medlemmar utanför styrelsen. Bör dock finnas möjligheter för styrelsen att fyllnadsvälja även om styrelsens invalda storlek uppfyller den undre gränsen. Det ansågs även vara riskabelt att sätta en så låg undre gräns, styrelsen är då beslutsmässig när endast 4 personer är närvarande.

3 Motionen bifölls. Stadgeändringen är inte tillräckligt formulerad och en ny måste formuleras för att en ändring ska kunna göras. Följande är föreslagen: Styrelsen består av minst fem och max elva ledamöter, förutom ordförande och kassör. Stadgeändringen beviljas. 14. Övriga frågor 1. Utbyggnationen Hangarens planer för utbyggnation har inte blivit budgeterade i kommunfullmäktiges budget för åren 2016/2017. Sofia Dannert och Richard Lilja har varit på möte med kommunen och de beviljar oss inga pengar. Eventuellt kan klubben själva stå för kostnaden av utbyggnationen, detta är dock ej särskilt troligt. Klubbens nästa steg om detta är aktuellt är att prata med Lejonfastigheter. Klubbmedlemmar uppmanas ta detta vidare till media och politiker. 15. Mötet avslutas Ordföranden förklarade mötet avslutat kl Sara Friberg Ludwig Ring Mattias Strand Sekreterare Justerare Justerare

4 Röstlängd för vårmöte i Linköpings Klätterklubb den 15 april 2016 Peter Rosander Erik Hansson Oskar Landemark Robert Jansson Peter Kjellström Jon Bjärkefur Christoffer Malmgren Ludwig Ring Michael Silvin Mattias Strand Henrik Malmsten Petter Johansson Richard Lilja Johanna Hoxell Andreas Hansson Sara Friberg Morgan Huber Sofia Dannert

5 LKK Vårmöte 2016 Motion Richard Lilja Köpa in en surfplatta med ett spotifykonto och skruva fast på väggen så vi alltid har musik. Motion Richard Lilja Vi har ett antal klättergrepp som är av äldre udda serier som i princip aldrig används. Mitt förslag är att samla ihop dessa och sälja. Lite pengar in för klubben och någon kan få en bouldervägg i garaget. Motion 3 Införande av familjeväggkort! Nuvarande avgiftmodell för medlemsavgifter och väggkort är orimlig för barnfamiljer. För att vara med i juniorträningsgruppen på måndagar förväntas förälder med grönt kort vara med och säkra barnen. Även om inte väggkort krävs för att säkra vid barnens träning så blir den totala kostnaden väldigt hög för en barnfamilj där alla vill vara aktiva klättrare. Exempel, två vuxna och två barn. Medlemskap: 2*30 + 2*200 = 90 Väggkort 1 år (inklusive juniorträning för barnen) 2* *110 = 440 Summa: 530 Vi föreslår att klubben inför ett familjeväggkort där totalkostnaden endast marginellt överstiger kostnaden för väggkort för två vuxna, förslagsvis 240 inklusive juniorträningsavgift för barnen. Då blir den totala kostnaden för ett års träning för barnen, medlemskap och väggkort för en familj med två vuxna och två barn 330. Mvh Olof Dahlqvist Leinhard, Anette Karlsson, Tommy Hedin

6 Motion 4 Ändring av stadga för styrelsens storlek Patrik Wahlund Jag föreslår en modifiering av stadgan som säger att styrelsen måste vara minst ordförande och kassör + 7 ledamöter. Alltså totalt 9 personer. Att styrelsens storlek är storleksbestämd anser jag begränsar valmöjligheterna för valberedningen att välja de ledamöter och därmed det antal ledamöter som denne finner lämpligt. Det försämrar även situationen vid eventuella bortfall från styrelsen. Mitt förslag är att ändra den undre gränsen till ordförande och kassör + 5 ledamöter samt införa en övre gräns på ordförande och kassör + 11 ledamöter. Just dessa siffror är tagna för att det blir ojämnt antal personer i styrelsen, vilket medför att beslut blir lättare att ta (alltid en sida som blir majoritet). Från tidigare års styrelser har vi även lärt oss att det kan vara en nackdel med för många styrelsemedlemmar, då det ofta blir långdragna diskussioner och svårt att fördela arbetet.

7 Vision 2016 Februari Klubbkväll/Prata med styrelsen Mars Bygghelg repvägg + tävling Bygghelg boulderrum + tävling? Vårmöte April Utepremiär rep Fest? Maj Bygghelg repvägg Vårstädning + grillning Klippstädning? Juni Bygghelg boulderrum Juli Utflykt klättring + kajak?

8 Augusti September Bygghelg repvägg + tävling? Resa Oktober Höststäd Något slags event November BANFF Höstmöte December Bygghelg repvägg

9 Verksamhetsberättelse LKK 2015 Styrelsen Styrelsen hade följande sammansättning: Ordförande Michael Silvin Kassör Peter Rosander Ledamot Jon Bjärkefur Ledamot Sofia Dannert Ledamot Kajsa Goffrich, avgick 13/1 Ledamot Andreas Hansson Ledamot Tommy Hedin Ledamot Daniel Hirschberg, avgick 7/4 Ledamot Robert Janson Ledamot Jimmy Klinteskog Ledamot Ludwig Ring Ledamot Anders Ydremark. Övriga förtroendeposter: Revisor Henrik Malmsten Vice Revisor: Mattias Strand Valberedning Patrik Wahlund Väggansvarigansvarig Andreas Hansson Utlåningsansvarig Ludwig Ring Kindergartengruppen Niklas Hjortsmarker Webbmaster Infogruppen Junioransvarig Tommy Hedin Prova På ansvarig Patrik Wahlund Säkerhetsansvarig Hallgruppen Informationsansvarig Robert Janson Ledbyggningsansvariga Hallgruppen Boulderrumsansvarig Hallgruppen Tävlingsansvarig Aktivitetsgruppen Accessansvarig Utomhusgruppen Reseansvariga Aktivitetsgruppen Festansvariga Aktivitetsgruppen Städansvarig Hallgruppen

10 Styrelsemöten och medlemsmöten Under året hade styrelsen elva protokollförda styrelsemöten. Det har också varit två ordinarie medlemsmöten, ett på våren och ett på hösten, samt ett extrainsatt medlemsmöte på sommaren. Ekonomi Klubben har en fortsatt god ekonomi med en utgående balans på ca i slutet av Resultatet för 2015 blev rejält över budget med ett resultat på nästan plus Därtil ska den budgeterade avsättningen för ombyggnationen om läggas för att se skillnaden mellan rörelsens faktiska intäkter och kostnader. Anledningen till den stora vinsten är primärt ett stort överskott ifrån externgruppsverksamheten, plus där budget var 35 00, och att kostnader för klubbaktiveter var mot budgeterat Medlemmar Klubben hade 480 medlemmar 2015 vilket innebar en ökning på 50 medlemmar jämfört med Klätterhallen Klätterhallen i Hangaren har varit öppen sju dagar i veckan med undantag av vissa helgdagar. Öppethållande och inträdeskontroll har hanterats av LFK:s reception i Hangaren, enligt avtal. LFK har även haft uthyrning av viss klätterutrustning. Utöver receptionens öppettider har LKK haft klätterhallen öppen fram till ca 22:00 de flesta måndagar till torsdagar under skoltid, då väggansvariga har varit på plats. Under våren målades delar av boulderrummet om och i slutet på oktober blev bouldermattan renoverad. Juniorträning Under 2015 har klubben haft drygt 59 barn och ungdomar i juniorgrupperna (vilket är en ökning med 97% mot 2014, ändå står det ännu fler i kö inför 2016 och med 1,5 år i väntetid). Inför vårterminen togs fyra nya tränare in och totalt har vi varit 15 tränare fördelat på de fem träningsgrupperna. På måndagar har juniorgruppen för ungdomar äldre än 15 år tränat, och det har även gjorts ett test med en ny träningsgrupp bestående av föräldrar som säkrar sina egna barn. Detta har tagits fram främst på grund av den stora kön som stadigt växer, och gruppen har fungerat mycket bra och varit ett framgångsrikt test. På lördagarna så har det även hållits lite möjlighet till självständig träning, vilket har varit väldigt uppskattat av de som haft svårt att träna på andra tider, eller de som helt enkelt vill få in fler pass i veckan. Här har det funnits krav på antingen eget grönt kort eller medföljande förälder med grönt kort. Utöver detta så har det även hållits dubbla pass på onsdagarna med grupper i åldrarna år och år. Kindergartengrupp Under 2015 fanns en kindergartengrupp som hade klättring varannan söndag.

11 Prova På Under 2015 har klubben haft drop in prova på varje tisdag mellan under skolterminerna med uppehåll över sommaren och julen. Dessutom har det varit drop in prova på de två första torsdagarna vid terminsstart samt på skolloven, detta för att täcka upp den ökade belastningen under dessa perioder. Under Musikhjälpen hjälpte klubben till och det var då fritt fram för alla att komma och klättra. Detta var mycket uppskattat och bidrog till att fler fick upp ögonen för klättring. Klubbaktiviteter Ledbyggarhelger och problembyggarhelger Två stycken ledbyggarhelger ordnades på repväggen, 24 25/1 och 26 28/11. Det anordnades också två problembyggarhelger i boulderrummet, 19 22/3 och 8 11/10 Boulderbyggarkvällar Ett koncept för boulderbyggarkvällar togs fram av hallgruppen. Kvällarna hölls en vardagskväll varannan vecka, med uppehåll över sommaren, totalt nio boulderbyggarkvällar under Klubbkläder Under våren fanns det möjlighet att beställa kläder med klubbtryck. Det hela flöt på smidigt men till nästa gång kan visningen av kläderna förbättras, så att det blir mindre omständigt. Organiserad klätterträning Under våren arrangerades det en träningsserie på sex träningspass i hangaren av Peter Kjellström. Passen är riktad till LKK medlemmar med grönt kort och som har klättrat regelbundet minst ett halvår. Tävlingar Två bouldertävlingar arrangerades i samband med bygghelger i boulderrummet. Boulder weekend 22/3 och Boulder weekend II 11/10. Bibliotek LKK förfogar över ett 20 tal böcker och filmer samlade i ett bibliotek för utlåning till sina medlemmar. Lån ifrån biblioteket som finns i Hangaren är avgiftsfritt och in och utlåning administreras av klubbens väggansvariga. Listan över tillgängliga böcker och filmer finns på klubbens hemsida. Kurser Kurser har under 2015 hållits av Naturfirman och Sysslolösningen.

12 Resor Klubben anordnade en Boulderresa till Fontainebleau 27/3 4/4 strax utanför Paris. Det blev en trevlig resa med totalt 6 deltagare från klubben. En 16 minuter lång film klipptes ihop och kan beskådas på Youtube under Klubben bidrog med 30 per deltagare för inköp av baguetter och besök på Buffalo Grill. Musikhjälpen Klubben deltog under Musikhjälpen i Linköping genom att ställa upp med ett prova på tillfälle på 2 h till Musikhjälpens auktion. Vi erbjöd också drop in prova på hela veckan där man fick delta genom en donation till Musikhjälpen. Totalt samlade vi in drygt Som en trevlig bonus fick klätterklubben bra exponering i media genom ett inslag om vårt engagemang för Musikhjälpen på SVT Nyheter Öst och även genom en artikel i Linköpings Posten. Utbyggnation Det har diskuterats flitigt med Hangaren, Kommunen och Lejonfastigheter om att bygga ut hangaren. Även Frisksportarna och Budoklubben vill att Hangaren ska bli större. Ritningsförslag har tagits emot och diskuterats. En medlemsenkät genomfördes för att få en uppfattning av hur medlemmarna ställer sig till att bygga ut och vilka behov vi har. Vi hade ett extra insatt medlemsmöte för att diskutera klubbens ekonomiska befogenheter. Det var totalt 4 stycken utbyggnadsträffar i hangaren under Mars och April där Richard och Robert pratade med medlemmar om deras önskemål för utbyggnad. Informationskällor Medlemsbrevet började skickas ut på månadsbasis till de medlemmar som skrivit upp sig på klubben maillista. En sida på Facebook skapades för att kunna sprida information på ett smidigare sätt i den plattformen jämfört med en grupp.

13 Balansrapport 2015 Bankkonton Swedbank transaktionskonto Swedbank placeringskonto SBAB placeringskonto Summa bankkonton Balans Kommentar ,53 kr ,05 kr , ,78 kr Fordringar Långfristiga fordringar 4 500,0 Deposition larmbrickor Kundfordringar ,99 kr Kundfakturor med förfallodatum 2016 Upplupna intäkter ,0 Receptionsinbetalning för december Summa fordringar ,99 kr Summa tillgångar ,77 kr Skulder Leverantörsskulder Deposition larmbrickor Upplupna kostnader Förutbetalda medlemsavgifter Förutbetalda väggkort Förutbetalda junioravgifter Summa kortfristiga skulder 0, ,0 Receptionskostnader HT 2015 och ,0 medlemsavgift till SKF , ,0 0, ,0 Utgående balans ,77 kr Tillgångar - skulder

14 Resultatrapport 2015 Intäkter Budget 2015 Resultat 2015 Skillnad Not Medlemsavgifter Engångsavgifter Bidrag Externa kursarrangörer Övriga intäkter kr kr Klubbkläder Summa intäkter kr kr Kostnader Lokaldrift Riksförbund Vägg Grepp Rep Klubbaktiviteter kr kr kr kr kr kr kr Ny bouldermatta kr kr kr Inga resor anordnade. Administration Utomhustillbehör kr kr 5 00 Inköp till lokal Övriga kostnader kr kr kr kr Klubbkläder Intern representation Arvoderingar Utbyggnadsfond kr kr Summa kostnader kr kr Jämförelse av utfall och budget så kan man notera att det är primärt två poster som sticker ut. Den ena är klubbaktiviteter där vi har en budget på men enbart spenderat kr. Den andra posten är externgrupper som är budgeterat att gå men gick Juniorträningens resultat belastas av tröjinköp. Detta har gjort två år i rad och klubben har nu ett stort lager tränartröjor. Det är dock ganska stor omsättning av tränare, vilket ökar åtgången av tröjor. Aktiviteter Tävling Juniorträning kr kr Tröjor till juniortränare -9500, kr kr missat LOK-stöd våren ca 3000 Tröjor prova på/externgrupper Prova-på Externgrupper Kurser kr kr kr kr Summa aktiviteter kr kr Resultat kr kr

15 Revisionsberättelse För Linköpings Klätterklubb gällande verksamhetsår 2015 Vid granskning av Linköpings Klätterklubbs räkenskaper och förvaltning gällande verksamhetsåret har dessa funnits i god ordning. Revisionen har utförts i enlighet med god revisionssed i Sverige. Revisionen har innefattat att granska ett urval av underlagen, att pröva redovisningsprinciperna och styrelsens tillämpning av dem samt att bedöma den samlade informationen i årsbokslutet. Vid revisionen har väsentliga beslut, åtgärder eller förhållanden granskats för att kunna bedöma om styrelsen eller någon styrelseledamot har handlat i strid med klubbens stadgar eller årsmötesbeslut. Redovisningen bedöms ge en rättvisande bild av föreningens resultat och ställning i enlighet med god revisionssed i Sverige. Jag tillstyrker att vårmötet fastställer resultaträkningen och balansräkningen samt beviljar styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret Linköping den 17 februari 2016 Henrik Malmsten Förtroendevald revisor