Grundkurs för Microsoft Excel 2003

1 (224) Grundkurs för Microsoft Excel 2003 Med detta kursmaterial hoppas jag att du får en rolig och givande introduktion till kalkylprogrammet Excel. Efter att du gått igenom kursmaterialet ska du ha fått kunskap om hur du skapar formler, funktioner och diagram. Du kommer även få kunskaper om Excels olika sätt att formatera celler mm. Jag hoppas du kommer att upptäcka helt nya användningsområden i dagliga användandet av datorn med hjälp av det här kursmaterialet. Kursmaterialet är indelat i tre beståndsdelar: 1. Lästext 2. Övningar med steg för steg-hjälp 3. Fria individuella övningar För att kunna göra många av övningarna i kursmaterialet måste du ha tillgång till övningsfiler. Dessa övningar installerar du enklast från Internet på adressen www.datageni.se. En detaljerad beskrivning om hur du hämtar dessa finns efter innehållsförteckning i kursmaterialet. Mycket nöje! Stefan Ärlemalm STEFAN ÄRLEMALM GRUNDKURS I EXCEL 2003

2 (224) Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 HÄMTA ÖVNINGSFILER... 9 Vad är Microsoft Excel?... 11 Vad används programmet till?... 11 Vilka har nytta av Excel?... 11 Vilka är fördelarna med att arbeta med ett kalkylprogram?...11 Hur ska detta kursmaterial användas?... 11 Vilket är målet med kursen?... 11 Vilka program ingår i Microsoft Office System 2003... 12 NYHETER I OFFICE 2003... 13 Egen programmapp... 13 XML... 13 IRM... 14 EXCELS HISTORIA... 15 NYHETER I EXCEL 2003... 16 Smarta etiketter... 16 Åtgärdsfönstret... 16 STARTA EXCEL... 17 DEFINITIONER/SKÄRMBILD... 17 MUS... 18 Välj kommando med mus... 18 PERSONLIGT ANPASSADE MENYER... 20 Verktygsfält... 21 Standardverktygsfältet... 21 Övning 1... 21 SKILLNADER MELLAN MENYALTERNATIV OCH VERKTYGSKNAPPAR... 22 Använda menyn:... 22 Använda knappen:... 22 DIALOGRUTOR... 23 Textruta... 23 Kombinationsruta... 24 Listruta... 24 Rotationsruta... 25 Kryssruta... 25 Alternativruta... 26 Rullningslister... 26 Flikar... 27 Kommandoknapp... 27 Muspekare... 28 Standardverktygsfältets funktion... 29 Formateringsverktygsfältets funktion... 30 Personligt anpassade verktygsfält... 30 HJÄLPPROGRAMMET... 31 HJÄLPMENYN... 31 Office Online... 32 Identifiera och reparera... 32 TANGENTBORDET... 33 Välj meny med tangenter... 33 FLYTTA MARKÖREN MED MUS... 34 Flytta markören med tangentbordet... 35 Övning 2... 35 Växla mellan kalkylblad... 36 GRUNDLÄGGANDE KALKYLERING... 37 SKRIV TEXT OCH TAL... 37 Övning 3... 37 REDIGERA TEXT.... 39 STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

3 (224) Övning 4... 40 RADERA HELA CELLENS INNEHÅLL... 40 ÅNGRA... 40 BREDDA KOLUMNER... 40 MARKERA... 41 MARKERA MED MUS... 41 Markera celler bredvid varandra... 41 Markera en rad... 41 Markera en kolumn... 41 Markera hela kalkylbladet... 42 Markera celler som ej ligger intill varandra sk Splittrad markering.... 42 MARKERA MED TANGENTER... 43 RADERA OMRÅDEN I EXCEL... 43 SPARA EN ARBETSBOK SOM NÅGOT... 44 Övning 5... 45 Namnregler för arbetsböcker... 45 SPARA ARBETSBOK... 46 ÖPPNA ARBETSBOK... 46 Senaste dokumenten... 48 Mer om öppna en arbetsbok... 48 STÄNG EN ARBETSBOK... 50 Övning 6... 50 NY ARBETSBOK... 51 Övning 7... 51 RADERA... 51 Övning 8... 51 Övning 9... 52 BERÄKNINGAR... 53 DE FYRA RÄKNESÄTTEN... 53 Inskrift av formel från tangentbordet... 54 Skriv en formel med Klickmetoden... 55 Övning 10... 56 Övning 11... 57 Övning 12... 57 Övning 13... 57 Övning 14... 58 Övning 15... 58 Prioriteringsregler... 59 Övning 16... 59 Övning 17... 60 Övning 18... 60 Övning 19... 60 Övning 20... 60 Övning 21... 60 Extra övningar om prioriteringsregler... 61 Övning 22... 61 Övning 23... 61 Övning 24... 61 SUMMERING... 62 Exempel på summeringsformler:... 62 Summera ett intervall (sammanhängande område)... 63 Övning 25... 63 Summa med markering... 64 Övning 26... 64 SUMMERA ETT STÖRRE SAMMANHÄNGANDE CELLOMRÅDE... 65 Övning 27... 65 SUMMERA ICKE SAMMANHÄNGANDE CELLER OCH CELLOMRÅDEN... 66 Övning 28... 66 Övning 29... 67 Snabbsummering utan formel... 68 Övning 30... 68 STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

4 (224) Övning 31... 69 Övning 32... 69 Övning 33... 69 Övning 34... 69 Övning 35... 69 Övning 36... 69 Övning 37... 69 Övning 38... 69 Övning 39... 69 Övning 40. - Extraövning... 69 MER OM MARKERING... 70 INSKRIFT I MARKERAT OMRÅDE... 70 Övning 41... 70 SUMMERA FLERA CELLER SAMTIDIGT... 71 Övning 42... 71 TA BORT RADER... 71 Övning 43... 71 ÄNDRA TECKENSNITTSSTORLEK... 72 Övning 44... 72 ÄNDRA FORMATET PÅ FLERA RADER... 73 Övning 45... 73 FÖRÄNDRA TECKENSTORLEKEN FÖR HELA ARBETSBLADET.... 73 Övning 46... 73 SPLITTRAD MARKERING... 74 Övning 47... 74 FORMATERING OCH JUSTERING... 74 Kolumnbredd... 74 Övning 48... 74 Övning 49... 75 Kolumnbredd via meny... 76 Radhöjd... 76 Övning 50... 76 INFOGA RAD... 77 Övning 51... 77 TA BORT RAD... 78 Övning 52... 78 JUSTERING... 79 Övning 53... 79 Justering via menyval... 80 Övning 54... 81 Centrering över kolumner... 82 Övning 55... 82 Fet och kursiv stil... 82 Övning 56... 82 Teckensnitt och storlek... 83 Övning 57... 84 Formathämtning... 85 Övning 58... 85 KANTLINJER OCH FÄRG... 85 Övning 59... 85 TA BORT RUTNÄT FRÅN BILDSKÄRM... 87 Övning 60... 87 KANTLINJER VIA MENYVAL... 87 FÄRG... 88 MÖNSTER... 89 AUTOFORMAT... 89 Övning 61... 89 Ta bort formatinställning... 90 UTSKRIFT... 91 Övning 62... 91 Menyn Skriv ut... 91 Övning 63... 92 Utskriftsformat... 92 Övning 64... 93 STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

5 (224) Marginaler... 93 Övning 65... 93 Centrering... 94 Övning 66... 94 Sidhuvud/sidfot... 95 Snabbval via knappar i sidhuvudet... 96 Övning 67... 97 Övning 68... 97 Övning 69... 99 FÖRHANDSGRANSKNING... 99 Övning 70... 101 SIDBRYTNINGAR... 101 Övning 71... 101 Ta bort sidbrytning... 102 BILDSKÄRMSVISNING... 102 Övning 72... 102 FLYTTA... 103 Flytta med mus (Drag and Drop)... 104 Övning 73... 104 Flytta med verktygsknappar... 105 Övning 74... 105 Flytta med menyval... 105 Övning 75... 105 Flytta med höger musknapp... 106 Övning 76... 106 Flytta med tangenter... 107 Övning 77... 107 Övning 78... 107 Övning 79... 107 KOPIERA... 108 Kopiera med verktygsknappar... 109 Övning 80... 109 Kopiera formler med mus... 109 Övning 81... 109 Övning 82... 110 Övning 83... 110 Övning 84... 110 Övning 85... 110 Kopiera med fyllfunktionen... 111 Övning 86... 111 ABSOLUT OCH RELATIV REFERENS... 112 BYTA REFERENSTYP VID INSKRIFT AV FORMEL... 113 BYTA REFERENSTYP I EFTERHAND... 113 Övning 87... 114 Övning 88... 115 Övning 89... 116 Övning 90... 117 Övning 91... 117 Övning 92... 117 Övning 93... 117 Övning 94... 117 TALFORMAT OCH SERIER... 118 TALFORMAT... 118 Övning 95... 118 Verktygsknappar... 119 Övning 96... 119 Övning 97... 120 Textformat... 121 Övning 98... 121 Datumformat... 122 Övning 99... 122 Övning 100... 122 STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

6 (224) Specialformat... 122 Övning 101... 122 Valutaformat... 124 Övning 102... 124 Anpassat cellformat... 125 Övning 103... 125 TALSERIER... 128 Övning 104... 128 Skapa en serie med hjälp av menyval... 129 Övning 105... 129 Datumserie... 130 Övning 106... 130 Övning 107... 130 Övning 108... 131 Egna listor med serier... 132 Övning 109... 132 Använda lista... 133 Övning 110... 133 Ta bort en anpassad lista i Excel... 133 Övning 111... 133 AFFÄRSGRAFIK... 135 GENOMGÅNG AV DIAGRAMGUIDEN... 135 Steg 1 av diagramguiden... 136 Steg 2 av diagramguiden... 137 Steg 2 fliken serier... 138 Steg 3 av diagramguiden... 138 Steg 4 av diagramguiden... 141 Verktygsfältet diagram... 142 Menykommandon... 144 Skapa ett separat diagramblad... 145 Övning 112... 145 FÖRÄNDRA DIAGRAM... 147 Ändra teckensnitt... 147 Övning 113... 147 Byta diagramtyp... 148 Ändra enstaka objekt... 149 Flytta enstaka objekt... 149 Fri text... 150 Ändra bakgrundsfärg... 151 Ändra stapelfärg och mönster... 152 Radera objekt... 152 Ändra en stapel... 153 SKAPA ETT DIAGRAM I KALKYLBLADET... 153 Övning 114... 153 Ändra storlek... 154 Flytta diagram... 155 Dataetiketter... 155 Att göra rätt urval... 156 Övning 115... 156 Ändra linjens utseende... 157 Ändra skala på y-axel... 158 Övning 116... 159 Övning 117... 159 Övning 118... 159 FÖRDJUPNING DIAGRAM... 160 Övning 119... 160 Övning 120... 160 AVANCERADE DIAGRAM... 161 DIAGRAM UTAN AXLAR... 161 Övning 121... 161 STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

7 (224) DIAGRAM MED TVÅ AXLAR (PRIMÄR- OCH SEKUNDÄRAXEL)... 165 Övning 122... 165 SKAPA OLIKA DIAGRAMTYPER I SAMMA DIAGRAM... 167 Övning 123... 167 SKAPA ETT GANT-SCHEMA... 169 Övning 124... 169 LÄGGA TILL DATA I ETT BEFINTLIGT DIAGRAM... 175 Övning 125... 175 Övning 126... 176 Övning 127... 177 BLAD... 178 Övning 128... 178 KOPIERA FORMLER I BLAD... 179 Övning 129... 179 VÄXLA BLAD... 179 Övning 130... 179 Övning 131... 179 Övning 132... 179 ÄNDRA NAMN PÅ BLAD... 180 Övning 133... 180 Ändra inbördes ordning på blad... 181 INFOGA NYTT BLAD... 181 Övning 134... 181 TA BORT BLAD... 182 Övning 135... 182 Kopiera blad inom samma arbetsbok... 183 Övning 136... 183 Kopiera blad till annan arbetsbok... 184 Övning 137... 184 GRUPPREDIGERING... 185 Övning 138... 185 ÄNDRA GRUNDINSTÄLLNING FÖR BLAD... 187 VERKTYGSFÄLT... 188 VISA VERKTYGSFÄLT... 188 Med höger musknapp... 188 LISTA/DATABAS... 189 SORTERA... 189 Sortera med verktygsknappar... 189 Övning 139... 189 Sortera via meny... 189 Övning 140... 190 Övning 141... 190 Övning 142... 190 AUTOFILTER/URVAL... 190 Övning 143... 190 VISA ALLA... 191 Övning 144... 191 Övning 145... 192 FLERA URVAL... 192 Övning 146... 192 ANPASSAT AUTOFILTER... 192 Övning 147... 192 Övning 148... 193 Övning 149... 193 Övning 150... 193 Övning 151... 193 Övning 152... 193 Övning 153... 193 FORMULÄR... 194 Övning 154... 194 STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

8 (224) STATISTISKA FUNKTIONER... 195 MEDELVÄRDE... 195 BAKGRUND... 195 Övning 155... 196 Övning 156... 196 FLER STATISTISKA FUNKTIONER... 197 FUNKTIONSGUIDEN... 197 Övning 157... 197 Övning 158... 199 Övning 159... 201 Övning 160... 201 BUDGET... 202 Övning 161... 202 Övning 162... 202 Övning 163... 202 Övning 164... 202 Övning 165... 203 Övning 166... 203 FINANSIELLA FUNKTIONER... 204 BETALNING... 204 Övning 167... 204 SLUTVÄRDE... 207 Övning 168... 207 Mer om finansiella funktioner... 208 Rak amortering... 208 Övning 169... 209 MÅLSÖKNING... 209 Övning 170... 209 Övning 171... 210 LOGISKA FUNKTIONER... 211 OM-FUNKTIONEN... 211 Övning 172... 211 Övning 173... 213 Övning 174... 213 Övning 175... 213 Övning 176... 214 Övning 177... 214 LETARAD... 214 Övning 178... 215 Övning 179... 218 Övning 180... 218 Letakolumn... 219 Övning 181... 219 ÖVRIGT... 220 SKYDDA CELLER... 220 Övning 182... 220 LÅSA FÖNSTER... 222 Övning 183... 222 Övning 184... 222 INTEGRATION I WINDOWSMILJÖN... 223 Övning 185... 223 FÖNSTERHANTERING... 223 Övning 186... 223 SLUTÖVNING... 224 Övning 187... 224 STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

39 (224) Redigera text. Fel uppkommer i nästan alla situationer när en kalkyl byggs upp. Stavfel, fel i formler eller slarvfel, rättas till med hjälp av redigeringsfunktionen. För att kunna radera enskilda tecken i en cell måste ordbehandlingsmarkören bli aktiv. Det finns tre sätt att aktivera ordbehandlingsmarkören, använd den metod som du tycker fungerar bäst. 1. Börja alltid med att placera markören i den cell där felet finns. 2. Dubbelklicka i cellen du vill förändra (ordbehandlingsmarkören blir aktiv i cellen). Eller 3. Ställ dig i cellen som ska redigeras och tryck på funktionstangenten Eller 4. Klicka med muspekaren i formelfältet. 5. Använd piltangenterna för att flytta insättningspunkten och DELETE samt BACKSTEG för att radera felaktiga tecken. Du kan också skriva in tecken som saknas. DELETE Raderar tecknet till höger om markören. BACKSTEG Raderar tecknet till vänster om markören. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

51 (224) Ny arbetsbok När du ska bygga upp en ny kalkyl måste en ny tom arbetsbok tas fram. Genom att klicka på knappen Nytt får du fram en ny arbetsbok i Excel. Eller Välj Arkiv - Nytt och Åtgärdsfönstret öppnas längst ut till höger på skärmen. Där kan du klicka på ikonen för en Tom arbetsbok. Övning 7. Tag fram en ny tom arbetsbok 1. Välj menyn Arkiv Nytt. 2. Klicka på Tom arbetsbok i Åtgärdsfönstret. Eller 3. Klicka på knappen Nytt. Radera Du kan radera text, tal eller formler i en cell genom att använda tangenten Delete. Övning 8. Öppna arbetsboken Diverse och aktivera bladfliken Radera 1. Radera onödig text i cellerna. Stäng arbetsboken och spara ändringarna. 1. Välj Arkiv - Öppna och markera arbetsboken Diverse. Klicka på knappen Öppna. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

62 (224) Summering Excel är ett kraftfullt hjälpmedel för dig som ska utföra olika slags beräkningar och simuleringar. Det finns inbyggda funktioner som underlättar arbetet för dig. Att summera tal är den vanligaste beräkningen som utförs i ett kalkylprogram. Excel har tagit hänsyn till detta och skapat ett verktyg som underlättar summering. Verktyget finns på verktygsfältet och ser ut så här: Exempel på summeringsformler: =SUMMA(A1:A5) Excel summerar alla celler från A1 till och med A5, kolon står för ett intervall (d.v.s. intervallet från A1 till och med A5). =SUMMA(A1:C4) Excel summerar ett större intervall d.v.s. alla celler från A1 till och med C4. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

94 (224) Centrering I fliken för marginaler finns också möjligheten att centrera din kalkyl vid utskrift. Om du skulle skriva ut en kalkyl, utan att centrera. Skulle den se ut så här: Kalkyl utan centrering Kalkyl med centrering, både vågrätt och lodrätt Övning 66. 1. Aktivera bladet Valstatistik i arbetsboken Diverse. 2. Förhandsgranska din kalkyl i menyn Arkiv Förhandsgranska. 3. Klicka på knappen Format och klicka på fliken Marginaler. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

124 (224) Valutaformat En vanlig formatering i Excel är att formatera om celler till valuta. Övning 102. 1. Klicka på bladet Övning 8 i arbetsboken Format. 2. Skriv följande och skapa formler i B5 och B11. 3. Markera cellerna B3:B11. 4. Välj Format - Celler och klicka på fliken Tal om den inte är aktiverad. 5. Välj kategorin Valuta. 6. Välj pund genom att klicka på listpilen under Symbol. 7. Avsluta med OK. Spara arbetsboken. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

183 (224) Kopiera blad inom samma arbetsbok Du kan kopiera eller flytta ett blad inom en arbetsbok eller till andra arbetsböcker. För att kunna flytta/kopiera till andra arbetsböcker måste de vara öppna. Övning 136. 1. Öppna arbetsboken Blad. 2. Vi ska nu kopiera bladet Öst så att vi snabbt kan skriva in talen som gäller för det västra marknadsområdet. Det finns flera sätt att kopiera ett blad inom samma arbetsbok. 3. Håll ned CTRL och peka på bladet som ska kopieras. Dra med musen ett steg till höger. En kopia bildas när du släpper musknappen. 4. Dubbelklicka på fliken för att byta namn till Väst. 5. Skapa ytterligare en kopia och döp det bladet till Total. 6. Radera siffrorna på fliken Total, men behåll rubrikerna och etiketterna. 7. Skapa formler som summerar de två marknadsområdena till bladet Total. (Det är visserligen samma siffror som står på de olika bladen.) Du kan både använda dig av autosummering eller formel som börjar med likhetstecken. Kopiera formeln till övriga celler. Spara och stäng arbetsboken. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

184 (224) Kopiera blad till annan arbetsbok Du kan också kopiera eller flytta ett blad från en arbetsbok till en annan. Övning 137. 1. Öppna arbetsboken Blad. 2. Markera ett valfritt blad i kalkylen. 3. Välj menyn Redigera - Flytta eller kopiera blad. 4. Klicka på listpilen och välj Ny bok. Här kan man också välja en redan befintlig arbetsbok, men den måste vara öppnad för att finnas med i listan för Till bok:. 5. Om ett blad kopieras till en ny arbetsbok behöver du inte bestämma var i den kopian ska hamna. Din nya arbetsbok, kommer nämligen bara innehålla ett enda blad. Annars hade du behövt välja mellan vilket blad din nya sida skulle hamna. Obs! Glöm inte att klicka på Skapa en kopia, annars flyttas bladet. 6. Avsluta med OK. Den nya arbetsboken får det kopierade bladet. Spara den nya arbetsboken under namnet En kopia och stäng den sedan. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

199 (224) Övning 158. 1. Aktivera bladet Extra i arbetsboken Funktion. 2. Räkna ut summan för de olika cellerna i cell D10 och placera cellmarkören i cell D11. 3. Klicka på listpilen till verktygsknappen för funktionsguiden och välj alternativet Fler funktioner. 4. Klicka på listpilen till funktionskategorin och välj Statistik. 5. Leta reda på funktionen STDAVP, markera den och klicka på OK. En dialogruta visar sig på skärmen där Excel antar att du vill ha standardavvikelsen på ett cellområde, som är helt fel. Eftersom cellområdet inte stämmer får vi antingen skriva in de riktiga cellreferenserna i rutan Tal1 eller så kan vi dra med muspekaren över området B4:E8. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003