Välkommen till Borgholms Kommun Borgholm Energi AB/Elnät Ölands Kommunalförbund! Information från Personalavdelningen till Dig som är nyanställd Reviderad 2016-12-21
Personalavdelningen På personalavdelningen arbetar: Ann Nilsson, HR-Chef tfn. 85030 Lena Adin, Lönehandläggare tfn. 85034 Titti Magnusson, Lönehandläggare tfn. 85039 Susanne Höglander, Löne- och systemansvarig tfn. 85031 Margita Westring, Personalkonsulent tfn. 85099 Lina Hallin, Hälsosamordnare tfn. 85281 Monika Nordh Cangemark, HR-Specialist tfn. 85629 Vakant, HR-Specialist tfn. 85236 Du är välkommen att kontakta oss när Du har frågor kring din anställning. Vi finns på Stadshuset vid Torget i Borgholm. Personal- och arbetsmiljöhandbok Här nedan finner du en kortare sammanställning av information som du även finner i dess helhet i kommunens personal- och arbetsmiljöhandbok på kommunens interna hemsida Bokhyllan/personal- och arbetsmiljöhandbok. I handboken hittar du information kring vad som gäller för dig som anställ i Borgholms kommun. Här finns bl.a. våra policydokument, rutiner, lokala avtal, checklistor/blanketter. Löne- och ekonomisystemet Löne- och ekonomisystemet är ett system för anställda att rapportera sin arbetstid, semester, mertid/övertidsarbete samt resor. Här hittar du din lönespecifikation och kan se hur många semesterdagar du har kvar att ta ut. Via löne- och ekonomisystemet attesterar arbetsledaren frånvaro, löner och fakturor. Anställningsvillkor För dig som är anställd vid Borgholms Kommun, Borgholm Energi/Elnät och Ölands Kommunalförbund: Din anställning regleras i kollektivavtalet HÖK (Huvudöverenskommelse) och bilaga AB (Allmänna Bestämmelser). För dig som är anställd vid Räddningstjänsten: Din anställning regleras i kollektivavtalet RiB 15.
Arbetsmiljö På varje enhet ska det finnas skyddsombud för respektive fackförening. Arbetsskada Arbetsskada/olycksfall i arbetet anmäls till chefen. För vidare information hänvisas till Arbetsmiljöhandboken där du även finner blanketterna som används. Arbetstid/Flextid Flexibel arbetstid ger anställda möjlighet att inom givna tidsramar, själva bestämma arbetstidens förläggning, om verksamheten så medger. I nuläget gäller detta endast administrativ personal (ej chefer). Följande regler gäller: Flextid 07.00-09.00 Fast tid 09.00-15.30 Flextid 15.30-18.00 (tid under vilken en anställd valfritt får påbörja sin arbetsdag) (obligatorisk närvarotid på arbetsplatsen med avbrott för lunch någon gång mellan kl. 11:30 13:00) (tid under vilken anställd valfritt får sluta sitt arbete under en arbetsdag) Dag före röd dag, samt dag före midsommarafton finns möjlighet att sluta kl. 12.00 inom den ordinarie flextidsramen. Dagen före julafton slutar arbetsdagen kl. 12.00. Lunchrasten är minst 30 minuter och räknas ej in i arbetstiden. Det ligger på chefens ansvar att se till att respektive förvaltningsavdelning är bemannad under växelns öppethållande 07:30 16:30 samt att bestämma normalarbetstiden. Bisyssla Arbetstagare skall på begäran lämna uppgift om bisysslor. Om bisysslan helt eller delvis bedöms kunna inverka hindrande på arbetsuppgifter kan arbetsgivaren förbjuda bisysslan. Fackförbund I kommunen har vi ett femtontal olika fackliga organisationer, varav de fem största är Kommunal, Lärarförbundet, Vision, Lärarnas Riksförbund och Vårdförbundet. Friskvård Vi har ett jättefint gym på Ekbacka i Borgholm. På Åkerbohemmet i Löttorp finns ett avslappningsrum för samtliga anställda. Vi erbjuder också subventionerade priser på tränings- och badkort på Borgholms Badhus, Hälsans Hus och Åkerbobadet i Löttorp, Puls & Träning i Borgholm/Kalmar och Malkars i Kalmar/Färjestaden/Nybro. Läs mer på interna hemsidan under rubrik Trikumo.
Företagshälsovård Vi har avtal med Previa. Alla besök ska föregås av en beställning som görs av närmaste chef via en rekvisition. Blankett finns på interna hemsidan i Personal- och arbetsmiljöhandboken. Förmåner Ögonlaseroperation och IVF-behandling till bruttolöneavdrag Terminalglasögon - gratis synundersökning och 500 kr till bågarna Alternativ pensionslösning vid årslön som överstiger 8,5 prisbasbelopp (376 550 kr år 2016) (380 800 kr år 2017) Minnesgåva och uppvaktning för dig som tjänstgjort hos arbetsgivaren i 25 år Försäkringar Som anställd är du försäkrad. De försäkringar som finns är följande: AGS-KL Avtalsgruppsjukförsäkring KOM-KL Omställningsavtal TFA-KL Trygghetsförsäkring vid arbetsskada TGL-KL Tjänstegrupplivförsäkring Tjänstereseförsäkring AGS-KL och TFA-KL administreras av AFA www.afa.se/privatperson TGL-KL administreras av KPA http://www.kpa.se/privatperson/kund-hososs/tjanstepension/efterlevandeskydd/tjanstegrupplivforsakring-tgl-kl/ KOM-KL administreras av Omställningsfonden. Vill du veta mer om försäkringar kan du gå vi respektive länk och läsa om försäkringarna, läsa i broschyrer som finns tillhanda på enheter eller kontakta personalavdelningen för ytterligare information. Interna hemsidan Inom kommunens datorer http://intinfo.borgholm.it/ Hemifrån kommer du åt vår interna hemsida genom http://intinfo.borgholm.se/ Internpost Om du skickar post till andra förvaltningar inom Kommunen/Energibolaget ska du använda den interna postgången. Det finns internkuvert att använda för detta ändamål. IT Vid problem eller frågor som rör datorer vänder ni er till IT-avdelningen, tel. 85400, helpdesk@borgholm.se Jäv Kravet på opartiskhet vid handläggning av ärende ska alltid beaktas. Bestämmelser om detta finns bl a i Förvaltningslagen. Helt allmänt bör sägas att du inte bör handlägga ärenden som rör dig själv eller dina anhöriga, eller som på annat sätt påverkar dina personliga eller ekonomiska förhållanden. Du ska själv anmäla jävsförhållande till din chef.
Kvitto Inköp skall i största möjliga mån ske genom de försäljningsställen vi har avtal med, mot faktura. Om man har haft eget utlägg för kostnad som inte har kunnat genomföras med faktura, kan man mot kvitto och i fylld blankett Personligt utlägg få tillbaka pengar. Utbetalning görs en gång i kvartalet. Läs mer under rubriken Lön och utlägg i Personal- och arbetsmiljöhandboken. Konstklubben Konst Clava Medlemsansökan sänds med internpost till personalavdelningen. Ev. frågor besvaras av ordf. Gertrud Henricson via mail gertrud.henricson@utb.borgholm.se. Läs mer om konstklubben genom att följa länken till Konst Clavas sida från den interna hemsidan. Lediga tjänster Både externa och interna lediga tjänster anslås på kommunens externa hemsida och på kommunens officiella anslagstavla som finns vid stadshusets huvudentré. De lediga tjänsterna söker du genom Visma recruit (som tidigare hette offentliga Jobb). Ledighet Du har rätt till viss ledighet enligt lag och avtal t ex vid: Sjukfrånvaro Vård av barn/tillfällig föräldrapenning Föräldraledighet Partiell tjänstledighet. Nedsättning av arbetstiden upp till en fjärdedel till dess att barnet fyller 8 år, eller börjar andra klass Studier Förtroendemannauppdrag Närståendevård Enskild angelägenhet, t.ex. i samband med nära anhörigs dödsfall. Lokalbokning För att boka lokal och/eller tekniska hjälpmedel så som konferenstelefon eller videokanon behöver du ett inlogg kontakta Servicecenter tel. 85000. Det är samma inloggningsuppgifter som du använder för bilbokning. Läkarintyg Läkarintyg ska vid sjukfrånvaro lämnas till arbetsgivaren fr.o.m. den 8:e dagen. Löneutbetalning Lönen utbetalas den 27:e varje månad via Swedbank. Om den 27:e är en helgdag betalas lönen ut närmaste vardagen före. I december utbetalas lönen sista vardagen före julafton. Om du har månadslön får du lönen utbetalad innevarande månad. För timavlönad personal utbetalas lönen månaden efter intjänandemånaden. Vi tillämpar inte förskottsbetalningar.
Lönekonto Har du lönekonto i annan bank, kontakta Swebank i god tid innan första utbetalningen för överföring. Du ska inte meddela kontonummer till arbetsgivaren oavsett vilken bank du tillhör. Medarbetarsamtal Medarbetarsamtal ska den anställde ha minst en gång per år med sin chef. Organisationsnummer Borgholms Kommun: 212000 0795 Borgholm Energi AB: 556527 7455 Borgholm Energi Elnät AB: 556020 7622 Ölands Kommunalförbund: 222000 0216 Pension Din arbetsgivare sätter av en årlig avgift till din ålderspension på 4,5 % av lönen. Personalklubben Trikumo Anställda som arbetar 40 % eller mer är automatiskt medlemmar i personalklubben Trikumo som anordnar hälsojakten, personalfester, resor och andra aktiviteter. Vill du veta mer om Trikumo kan du läsa vidare på interna hemsidan. Resa i tjänsten Anställda som reser i tjänsten ska sträva efter att välja det billigaste transportsättet. För resa i tjänsten finns ett busskort samt kommunbilar som bokas genom Bilpoolen som du finner på interna hemsidan. Kontakta Servicecenter tel. 85000 för att få inloggningsuppgifter till bilbokningssystemet. Skulle alla busskort/kommunbilar vara bokade så bryter en lång resa en kortare. Alternativ två är att använda sig av hyrbilar genom Liljas i Borgholm. Som sista alternativ får man använda egen bil men endast vid kortare sträckor på ca 8 mil (tur och retur). Det är viktigt att du tar del av Resepolicy och Regler för kommunens bilar. Längre resor som innefattar andra färdmedel som tåg, buss, flyg och/eller övernattning bokas via vår reseservice Big Travel, www.bigtravel.se eller tel. 0470-73 19 33. Vid resor ska ett Travel Assistance Card medföras. Kortet är ett servicekort med viktiga telefonnummer om du skulle råka ut för skada. Kontakta ekonomiavdelningen tel. 85024 som tillhandahåller korten. Rökning Vår kommun har antagit riktlinjer kring tobaksrökning som innebär att du inte får röka under arbetstid, i våra lokaler eller i våra fordon och inte i direkt anslutning till arbetsplatsen.
Semester Semesterförmånerna regleras av våra avtal AB och Semesterlagen. Du ansöker om semester via Löne- och ekonomisystemet. Där kan du också se hur många dagar du har att ta ut. Sekretess Tänk på att innehållet i sekretessbelagda handlingar inte får diskuteras eller överhuvudtaget nämnas för den som inte har med handlingarna att göra i tjänsten. Pratar man sekretessbelagda uppgifter till någon obehörig, vare sig det sker muntligt eller genom att handlingen lämnas ut, kan man göra sig skyldig till brott mot sekretesslagen och bli straffad för det enligt brottsbalken. Fråga din närmsta chef om vad som gäller på din arbetsplats. Servicecenter Numret till Servicecenter är 85000. Ringer du från extern telefon är numret 0485-880 00. Använd alltid internnummer när du ringer inom kommunen. Servicecenter håller öppet vardagar 8.00 16.00, dag före röd dag 8.00 12.00. Sjukdom Från och med 1 januari 2017 Sjukanmälan görs till närmaste chef. Du som medarbetare rapporterar in sjukfrånvaron i löneoch ekonomisystemet. Friskanmälan görs sedan direkt vid återgång i arbete i löne- och ekonomisystemet. Manual hittar du i löne- och ekonomisystemets första sida. Sjuklön innebär att för: Dag 1 utges ingen sjuklön, karensdag Dag 2-14 i varje sjukperiod får du ersättning i form av sjuklön från arbetsgivaren med 80 % av lönen. Från dag 15 betalar försäkringskassan sjukpenning med 80 % av din anmälda inkomst. Dag 15-90 utbetalas även 10 % i sjuklön av arbetsgivaren. Från dag 91-365 kan ersättning enligt AGS-KL utges. Skattsedel/jämkning A-skattesedel ska lämnas in omgående vid nyanställning. Om inte detta görs dras skatt enligt gällande tabell i Borgholms kommun. Telefon/TRIO Var noga med att koda din telefon när du inte kan ta emot samtal; vid frånvaro pga. semester, sjukdom, tjänsteärende, lunch m.m. Ring 85333 för kodning via röststyrning, eller använd Outlook-kalendern (om du har mailen kopplad till telefonen). Det finns mycket information om TRIO Telefoni på interna hemsidan. Har du inte möjlighet att själv koda din telefon, meddela Servicecenter om din frånvaro. Timavlönad Anställda med timlön som bokas via TimeCarePool ska inte lämna någon tidrapport. Övriga anställda med timlön rapporterar sina tider i löne- och ekonomisystemet eller lämnar tidrapport till närmaste chef efter månadens sista arbetspass.
Tjänsteresa/Kurs Restiden till och från förrättningsställe, kurs, seminarium ersätts med färdtids-ersättning, om den sker utanför ordinarie arbetstid och utanför kommungränsen. Rapportering sker i Löneoch ekonomisystemet. Vid förrättning utanför Sverige rapporteras resa med blankett Reseräkning. Utrikes resor ska godkännas av KSau. Viktigt att styrka utlägg med kvitton i original. Traktamente kan erhållas vid endags- eller flerdygnsförrättning. Avmarkera de måltider som inte ingår i arrangemanget. Övertid utgår inte för konferens/kurs/seminarium. Vård av sjukt barn Från och med 1 januari 2017 För anställda med månadslön ska sjuk/friskanmälan vid vård av barn göras till närmaste chef och rapporteras sedan in i löne- och ekonomisystemet av medarbetaren på samma sätt som vid sjukdom. Den anställde anmäler själv till Försäkringskassan.